esupplier A User Guide for 3M s Vendors

Transkrypt

1 esupplier A User Guide for 3M s Vendors Lekcja 1: Jak Zacząć...2 Wylogowanie się...2 Otwieranie Nowego Okna...3 Pobranie do Programu Excel...3 Powiększanie i pomniejszanie ekranu...4 Co to jest Voucher albo Numer Vouchera (Voucher Number)?...4 Lekcja 2: Faktury...5 Lekcja 3: Płatności...9 Lekcja 4: Przegląd Salda Kont...13 Lekcja 5: Pokwitowania...15 Lekcja 6: Zamówienia...18 Page 1 of 22 3M 24/06/2010

2 Lekcja 1: Jak Zacząć Wylogowanie się Aby opuścić system, należy kliknąć na link Wylogowanie się (Sign Out) w prawym górnym rogu ekranu (ilustrowany powyżej). Dziękujemy. Menu Główne/ Strona Główna (Main Menu / Home Page) W każdej z lekcji zaczynamy od Menu Głównego (Main Menu) albo Strony Głównej (Home Page). Jest to strona, która pojawia się po zalogowaniu do Programu PeopleSoft. Można łatwo powrócić do Menu Głównego/Strony Głównej poprzez kliknięcie na link Główna (Home) w prawym górnym rogu każdego ekranu PeopleSoft. Page 2 of 22 3M 24/06/2010

3 Otwieranie Nowego Okna Jeśli przeglądasz informacje, takie,jak faktury i chciałbyś odszukać kolejny dokument nie tracąc informacji na obecnym ekranie- kliknij na link Nowe Okno (New Window) w prawym górnym rogu ekranu. Pobranie do Programu Excel Jedną z największych zalet tego programu jest możliwość pobrania przeglądanych informacji do arkusza kalkulacyjnego w Excel. Gdziekolwiek zobaczysz tę ikonę, możesz na nią kliknąć a PeopleSoft automatycznie pobierze to do Programu Excel. Page 3 of 22 3M 24/06/2010

4 Powiększanie i pomniejszanie ekranu Można zmniejszyć wygląd Menu po lewej stronie ekranu, aby zrobić więcej miejsca dla danych na ekranie. Aby to uczynić- kliknij na ikonę - obok słowa Menu Aby powrócić do Menu, kliknij na tę samą ikonę. Co to jest Voucher albo Numer Vouchera (Voucher Number)? Patrząc na ekran w naszym przewodniku, często można zauważyć słowo Voucher. Kiedy 3M księguje fakturę od dostawcy do systemu PeopleSoft, następuje wygenerowanie wewnętrznego numeru. Jest to Voucher albo Numer Vouchera (Voucher Number). Numer ten może być bardzo przydatny, jeśli zaistnieje potrzeba skontaktowania się z przedstawicielem 3M. Page 4 of 22 3M 24/06/2010

5 Lekcja 2: Faktury Z Menu Głównego (ilustrowanego poniżej), kliknij Przegląd Informacji o Płatnościach (Review Payment Information). Pojawią się następujące opcje. Kliknij na link Faktury (Invoices): Page 5 of 22 3M 24/06/2010

6 Pojawi się strona Opcje Filtrowania Faktur (Review Invoices Filter Options). Proponujemy, aby wyszukiwać faktury używając jednego z następujących kretyriów: Od Numeru Faktury Do Numeru Faktury (From Invoice Number - To Invoice Number) Od Dnia Do Dnia (From Date - To Date) Od Kwoty Do Kwoty (From Amount - To Amount) Po wpisaniu kreterium wyszukiwania należy kliknąć Szukaj (Search). Uwaga: Jeśli istnieje duża ilość zamówień zajmie to systemowi minutę lub dwie na ich odnalezienie.aby przyspieszyć szukanie proszę być bardzo specyficznym i ograniczyć przedział czasowy (Od Dnia Do Dnia) do okresu 3-4 miesięcy. Używając przykładu ilustrowanego na górze ekranu, użytkownik szuka faktury od 01/03/2007 do 01/08/2007. Po kliknięciu Szukaj (Search)pojawi się strona Lista Faktur (Invoice List). Page 6 of 22 3M 24/06/2010

7 Strona Lista Faktur (Invoice List) pozwoli na przegląd ogólnych informacji o fakturach a także na szczegółowy dostęp do określonych faktur. Można uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat określonej faktury poprzez kliknięcie na numer faktury w kolumnie Numer Faktury (Invoice Number). Pojawi się strona Szczegóły Faktury. Przewijając stronę w dół pojawi się więcej informacji. Przykład poniżej: Page 7 of 22 3M 24/06/2010

8 Ze strony ilustrowanej powyżej można przejrzeć następujące szczegóły poprzez kliknięcie na link albo ikonę, która pojawi się obok pola opisu: Poszczególna linia produktu, która składa się na fakturę Lista płatności przeznaczonych dla danej faktury Szczegóły płatności dokonanych dla danej faktury Zamówienia, które 3M wysłało w powiązaniu z daną fakturą Uwaga: 1) Status Zatwierdzenia (Approval Status) jest albo Zatwierdzony Do Zapłaty (Approved for Payment),Odrzucony (Denied) lub Nierozstrzygnięty (Pending). Status Płatności (Payment Status) jest: Do Zapłaty (To Be Paid),Zapłacony w Całości (Paid in Full) lub Zatwierdzony do Zapłaty (Approved for Payment). 2) W tej wersji Programu PeopleSoft linki do Pokwitowań (Receipts)nie są dostępne na stronie Szukanie Faktury. Jeśli istnieje potrzeba odnalezienia danych na ten temat proszę kierować się do: Lekcja 5 Pokwitowania. Page 8 of 22 3M 24/06/2010

9 Lekcja 3: Płatności Z listy głównej Menu, ilustrowanej poniżej, wybierz Przegląd Informacji o Płatnościach (Review Payment information). Zobaczysz teraz następujące opcje. Kliknij link Płatności (Payments): To przeniesie Ciebie do strony Przegląd Płatności Opcje Filtrowania (Review Payments Filter Options): Page 9 of 22 3M 24/06/2010

10 Strona Opcje Filtrowania pozwoli Ci na wyszukanie płatności. Wybierz swoje kryterium i kliknij przycisk Szukaj (Search). By przyspieszyć Twoje wyszukiwanie polecamy szukanie płatności poprzez: Numer faktury Od daty płatności do daty płatności W przykładzie poniżej, użytkownik wyszukuje płatności miedzy 01/05/2007 a 01/08/2007: Pojawia sie strona Wykonana Płatność ( Payments Made ): Page 10 of 22 3M 24/06/2010

11 Ta strona pozwala Ci na podgląd informacji z listy płatności, według kryteriów wyszukiwania, które podałeś. Page 11 of 22 3M 24/06/2010

12 Możesz przejrzeć szczegóły określonych płatnośłci poprzez kliknięcie na numer porządkowy w kolumnie zatytuowanej Referencja ( Reference ). To przeniesie Ciebie do strony Szczegóły Płatności (Payment Details): Kliknij na przycisk rolki po prawej stronie ekranu by przewinąć w dół I zobaczyć pozostałe informacje: Uwaga: Jeśli więcej niż jedna faktura była wliczona do tej płatności, numer faktury będzie umieszczony na dole tego ekranu w części zatytuowanej Zawiadomienie o Płatności ( Payment Advice ). Page 12 of 22 3M 24/06/2010

13 Lekcja 4: Przegląd Salda Kont Z listy głównej Menu, ilustrowanej poniżej, kliknij link Przegląd Informacji o Płatnościach (Review Payment Information): Zobaczysz teraz następujące opcje. Kliknij link Salda Kont (Account Balances): Pojawi sie strona Lista Faktur (Invoice List), pokazująca wszystkie faktury przypadające do zapłaty. Page 13 of 22 3M 24/06/2010

14 By zobaczyć szczegółowe informacje dla każdej faktury, użytkownik może kliknąć na link numeru faktury usytuowanego w kolumnie zatytułowanej Numer Faktury (Invoice Number). Pojawi sie teraz strona Szczegóły Faktury (Invoice Details). Na tym ekranie użytkownik może przejrzeć pozycje faktury włącznie z ich ID, opisem, ceną jednostkową i kwotą towaru. Pole Lista Płatności (Payment Schedule) ukazuje się kiedy faktura wyznaczona jest do zapłaty. Page 14 of 22 3M 24/06/2010

15 Lekcja 5: Pokwitowania Z listy głównej Menu, ilustrowanej poniżej, wybierz link Zarządzanie Zamówieniami (Manage Order). Zobaczysz teraz następujące opcje. Kliknij na link Przegląd Pokwitowań : Pojawi się teraz strona Przegląd Pokwitowań Filter Opcji, pozwalającej na wyszukanie i przegląd pokwitowań 3M. Page 15 of 22 3M 24/06/2010

16 By przyspieszyć Twoje wyszukiwanie polecamy szukanie pokwitowań używając jednego z poniższych kryteriów i pozostawienie pustego pola Status pokwitowania. Od Daty Pokwitowania Do Daty Pokwitowania Od ID Zamówienia Do ID Zamówienia (Proszę zauważ, że szukanie ID pozycji Vendoru nie jest możliwe). W przykładzie poniżej, użytkownik szuka pokwitowania poprzez datę: Użytkownik wpisuje daty od 01/07/2007 do 31/07/2007 i wybiera przycisk Szukaj. Pojawia się teraz strona Linie Pokwitowania. Ta strona pozwala użytkownikowi na przegląd informacji pokwitowania i umożliwia dostęp do szczegółów linii pokwitowania. Page 16 of 22 3M 24/06/2010

17 By przejrzeć dalsze szczegóły kliknij na link odbiorcy ID w kolumnie zatytułowanej Odbiorca ID (Receiver ID). Pojawia się teraz strona Szczegóły Pokwitowania dla wybranego pokwitowania. Kliknij na przycisk rolki po prawej stronie ekranu by zobaczyć całą stronę, na której jest lista zawierająca każde zamówienie i informacje faktury zaksięgowanej na dane pokwitowanie. Page 17 of 22 3M 24/06/2010

18 Lekcja 6: Zamówienia Z Menu Głównego (ilustrowanego poniżej) kliknąć na link Zarządzać Zamówieniami (Manage Orders). Pokarzą się następujące opcje. Kliknij na link Zamówienia - PO (Purchase Orders). Page 18 of 22 3M 24/06/2010

19 Pojawi się strona Opcje Filtrowania Zamówień (Purchase Orders Filter Options), która pozwoli wyszukać i przejrzeć zamówienia 3M. Aby przyspieszyć szukanie proponujemy zostawić box Zamówienie czeka na potwierdzenie (PO s Waiting for Acknowledgement) niezaznaczony a także szukać zamówienia używając jednego z następujących kryteriów: Od PO ID Do PO ID (From PO ID To PO ID) Od Dnia Do Dnia (From Date To Date) (Proszę zauważyć, że szukanie produktu dostawcy nie jest możliwe.) Po wpisaniu kreterium wyszukiwania należy kliknąć Szukaj (Search). Uwaga: Jeśli istnieje duża ilość zamówień zajmie to systemowi minutę lub dwie na ich odnalezienie.aby przyspieszyć szukanie proszę być bardzo specyficznym i ograniczyć przedział czasowy do okresu 3 miesięcy. Page 19 of 22 3M 24/06/2010

20 Na przykładzie poniżej użytkownik wyszukuje po Numerze Zamówienia (PO Number). Proszę zauważyć, że użytkownik określił zakres Numerów Zamówienia: Od Numeru Zamówienia (From PO ID) Do Numeru Zamówienia (PO ID) Rezultaty wyszukiwania wyświetlone są na ekranie Lista Zamówień (Purchase Order List), ukazując stan oraz kwotę łączną Zamówienia. Page 20 of 22 3M 24/06/2010

21 Klikając na Szczegóły Nagłówka (Header Details) można odnaleźć 3M Business Unit, który wystawił dane Zamówienie a także Nazwę Nabywcy. Jest to szczególnie pomocne, gdy wysyła się faktury do więcej niż jednej 3M firmy. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat określonego Numeru Zamówienia należy kliknąć na link Numer Zamówienia w kolumnie Numer Zamówienia (Purchase Order). Pojawi się ekran Szczegóły Zamówienia (Purchase Order Details). Faktury zaksięgowane na dany Numer Zamówienia będą wyświetlone na dole ekranu jako: Lista Faktur (Invoice List). Można również uzyskać informacje na temat faktur. Należy kliknąć na link Faktura (Invoice). Aby uzyskać więcej informacji na ten temat proszę kierować się do: Lekcja 2- Faktury. Page 21 of 22 3M 24/06/2010

22 Page 22 of 22 3M 24/06/2010