WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji KGP /2012 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

2 2

3 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę R/12/001 Wykorzystanie środków unijnych na badania naukowe przez jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Gospodarki. Departament Gospodarki Skarbu Państwa I Prywatyzacji NIK. Podstawa prawna Art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 1. Kontrolerzy Jednostka kontrolowana Kierownik jednostki kontrolowanej 1. Zdzisław Kaszuba, główny specjalista k. p., upoważnienie do kontroli nr z dnia 19 czerwca 2012 r.; 2. Ryszard Lewiński, specjalista k. p., upoważnienie do kontroli nr z dnia 11 lipca 2012 r. Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów w Warszawie 2. al. Jerozolimskie 202, Warszawa Jan Jabłkowski, Dyrektor PIAP. II. Dane identyfikacyjne projektu TALOS Program UE/Obszar Projekt Identyfikator 7 Program Ramowy Współpraca / Bezpieczeństwo TALOS (Transportable Autonomous patrol for Land border Surveillance) FP7-SEC Umowa o Grant Nr z 16 maja.2008 r. Koszt projektu ogółem w tym PIAP Dofinansowanie z 7PR w tym PIAP Dotychczasowe płatności dla PIAP Okresy sprawozdawcze EUR EUR ( ,94 zł) EUR EUR ( ,36 zł) ,85 EUR ( ,07 zł), z tego: a) ,22 EUR ( ,52 zł) prefinansowanie b) ,63 EUR ( ,55 zł) płatności okresowe Sprawozdania za: Dz.U. z 2012 r., poz Dalej PIAP lub Instytut. 3

4 III. Ocena kontrolowanej działalności Ocena ogólna Uzasadnienie oceny Wydatki niekwalifikowalne Inne nieprawidłowości Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie 3 wiarygodność sprawozdań finansowych, będących podstawą do otrzymanego dofinansowania badań naukowych projektu TALOS ze środków unijnego, 7 Programu Ramowego. NIK nie stwierdziła istotnych naruszeń legalności i poprawności dokonanych transakcji oraz wiarygodności systemów rachunkowych i księgowych w zakresie kwalifikowalności kosztów osobowych, kosztów podwykonawstwa, innych kosztów bezpośrednich i pośrednich oraz poprawności zastosowanych kursów wymiany walut, a także prawidłowości identyfikacji wpływów (w tym z tytułu odsetek). Stwierdzone koszty niekwalifikowalne (określone w podrozdziale II.14. Załącznika II do Umowy o Grant) wyniosły łącznie 904,61 zł (tj.0,01% kwoty dofinansowania), tj.: ,42 zł koszty te zaksięgowano jako kwalifikowalne, niezgodne z krajowymi przepisami o rachunkowości (pkt 1, lit. d podrozdziału II.14.), ,19 zł koszty, które nie zostały poniesione wyłącznie dla osiągnięcia celów i zamierzonych wyników projektu (pkt 1, lit. e podrozdziału II.14.). Akceptowanie dokumentu, który nie spełniał wszystkich wymogów dowodu księgowego, określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości 4. IV. Opis ustalonego stanu faktycznego 5 1. Kwalifikowalność kosztów osobowych Ocena pozytywna Prawidłowo została obliczona stawka godzinowa oraz ogólne koszty osobowe. Prawidłowo został zarejestrowany czas pracy pracowników. Status zatrudnienia oraz warunki zatrudnienia personelu spełniają zasady określone w Umowie o Grant. Procedura nr 1 W odniesieniu do każdego pracownika wchodzącego w skład próby złożonej z 20 osób, kontroler uzyskał pochodzące z systemu płacowego, informacje o kosztach osobowych dotyczących tych pracowników (wynagrodzenie zasadnicze i koszty ponoszone przez pracodawcę) wraz z danymi na temat liczby efektywnie przepracowanych godzin, pochodzącymi z rejestru godzin pracy każdego pracownika. W odniesieniu do każdego pracownika wybranego do próby, kontroler ponownie obliczył stawki godzinowe poprzez podzielenie rzeczywistych kosztów osobowych przez normatywny roczny czas pracy (140 godzin miesięcznie w okresie od dnia 1 czerwca 2008 r. do dnia 31 grudnia 2010 r.) oraz rzeczywiste efektywnie przepracowane godziny (w okresie od dnia 1 stycznia 2011 r. do dnia 31 maja 3 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 4 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.). 5 Zgodnie z FP7 Grant Agreement Annex VII Form D Terms of Reference for the Certificate of Financial Statements). 4

5 2012 r.), po czym porównał uzyskane wyniki ze stawkami godzinowymi rozliczonymi i wykazanymi przez Instytut. Nie stwierdzono nieprawidłowości. Procedura nr 2 Pracownicy rejestrują swój czas pracy comiesięcznie z wykorzystaniem systemu komputerowego. Wybrane rejestry czasu pracy zostały zatwierdzone przez kierownika projektu lub innego przełożonego. Procedura nr 3 Badanie umów o pracę 20 losowo wybranych pracowników, wykazało, że: są oni zatrudnieni bezpośrednio przez Instytut, zgodnie polskim prawem (czyli zgodnie z ustawodawstwem krajowym), pracują pod wyłącznym nadzorem technicznym PIAP i na jego wyłączną odpowiedzialność, są wynagradzani zgodnie z zasadami obowiązującymi w Instytucie (czyli ze zwykle stosowanymi praktykami PIAP). Procedura nr 4 Koszty osobowe rozliczone w sprawozdaniu finansowym obliczano na podstawie kosztów faktycznie poniesionych na realizację projektu. PIAP nie stosował zasady rozliczania przeciętnych kosztów osobowych. 2. Kwalifikowalność kosztów podwykonawstwa Ocena pozytywna Zlecenie prac podwykonawcom nastąpiło zgodnie z zasadą uzyskania najlepszego stosunku wartości do ceny, z zachowaniem przejrzystości wyboru i równego traktowania. Procedura nr 5 W Umowie o Grant nie przewidziano udziału strony trzeciej w realizacji projektu. Procedura nr 6 Badanie dokumentacji przetargowej dwóch zawartych umów podwykonawstwa wykazało, że procedury przetargowe zostały przeprowadzone prawidłowo oraz że PIAP przeprowadził pisemną analizę stosunku jakości do ceny w celu dokonania ostatecznego wyboru podwykonawcy. 5

6 3. Kwalifikowalność innych kosztów bezpośrednich Ocena pozytywna: Zakupiony sprzęt został właściwie zaksięgowany i zamortyzowany. Koszty podróży zostały generalnie prawidłowo określone i przypisane do projektu. Kwota stwierdzonych nieprawidłowości nie miała istotnego znaczenia dla pozytywnej oceny cząstkowej. Koszty materiałów prawidłowo zostały określone i przypisane do projektu. Procedura nr 7 Dokonano porównania 34 pozycji sprzętu rozliczonego w ramach projektu z księgami rachunkowymi i odpowiednimi fakturami. PIAP udokumentował związek sprzętu z projektem na fakturze oraz dokumentacji zakupu, a w stosownych przypadkach zakupionego wcześniej sprzętu, również w księgach rachunkowych projektu. Wartość aktywów była zgodna z fakturami i zgodnie z zasadami unijnymi dotyczącymi projektu nie rozliczono w ramach kosztów projektu podatku od wartości dodanej (VAT) ani innych podatków pośrednich. Metoda amortyzacji zastosowana do rozliczenia sprzętu w ramach projektu została porównana ze stosowaną przez PIAP polityką rachunkowości i stwierdzono zgodność tych metod. Procedura nr 8 PIAP przypisywał koszty podróży do projektu poprzez umieszczenie danych projektu na fakturach i zamówieniach, w sposób umożliwiający ich zidentyfikowanie w księgach rachunkowych projektu. Kwoty rozliczonych kosztów zostały porównane z fakturami i stwierdzono, że są identyczne. Nie rozliczono podatku od wartości dodanej (VAT) ani innych podatków pośrednich. Stwierdzono jednak, poniżej przedstawione nieprawidłowości, które ze względu na relatywnie niski wymiar finansowy nie miały wpływu na pozytywna ocenę cząstkową. 1. Stwierdzono dwa przypadki niezgodnego z 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju 6 rozliczenia delegacji zagranicznych dwóch pracowników Instytutu. W przypadku podróży służbowej jednego z pracowników delegowanemu wypłacono pełną wysokość diet za czas podróży, bez stosownego potrącenia 15% kwoty z tytułu uzyskania przez delegowanego częściowego wyżywienia, tj. śniadania. Wartość zawyżenia wyniosła 147,31 zł (wg wyliczenia: wartość diety 32 GBP/dobę x 6 dób x 15% x kurs NBP z dnia 29 maja 2009 r. dla 1 GBP = 5,1148 PLN). W przypadku podróży służbowej Innego pracownika wartość zawyżenia wyniosła 54,11 zł (wg wyliczenia: wartość diety 45 EUR/dobę x 2 dni x 15% x kursu NBP z dnia 30 lipca 2010 r. dla 1 EUR = 4,0080 PLN). W wyniku tych pomyłek, popełnionych przez osoby rozliczające i zatwierdzające delegacje (samodzielną księgową odpowiedzialną za 6 Dz.U. z 2002 r. Nr 236, poz ze zm. 6

7 sprawdzenie pod względem rachunkowym prawidłowości rozliczenia delegacji, głównego księgowego odpowiedzialnego za akceptację rozliczenia delegacji, oraz zastępcę dyrektora ds. handlowych i administracyjnych odpowiedzialnego za akceptację rozliczenia delegacji w ramach nadzoru kierownictwa PIAP) zawyżone zostały koszty projektu TALOS o łączną kwotę 201,42 zł. [akta kontroli, str (Księgowanie delegacji), (Księgowanie delegacji), (Rozliczenie delegacji), (Rozliczenie delegacji), (Pytanie/Kontroler), 2234 (Wyjaśnienia/PIAP)] 2. Nieprawidłowo rozliczono koszty innej podróży służbowej zagranicznej do rozliczenia przyjęto dokument, który nie spełniał wszystkich wymogów dowodu księgowego, określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W rozliczeniu kosztów delegacji zagranicznej nr 103 z 2010 r., jako potwierdzenie wydatku za pobyt w hotelu osoby delegowanej, przyjęto dokument pod angielską nazwą Statement. Brak w nim było danych osoby delegowanej oraz nie podano daty jej zameldowania (w pozycji Check-in ). Data wydrukowania dokumentu Print Date (10/11/10) jest tożsama z datą przybycia do hotelu (pozycja Arrival ). Z tego względu, pomimo że w kolejnych pozycjach wyszczególniona jest data wyjazdu (10/12/10 Departure ), numer pokoju (113 Room ) i ilość osób (1/0/0/0 Persons ), to treść dokumentu Statement nie dokumentuje jednoznacznie operacji gospodarczej tj. zapłaty za nocleg w hotelu osoby delegowanej. NIK nie podziela stanowiska PIAP wyrażonego w wyjaśnieniach z dnia 17 września 2012 r., że brak na rachunku nazwiska osoby przebywającej w hotelu, narodowości tej osoby, daty jej zameldowania, podpisów osoby meldującej i zameldowanej wynika ze stosowanego przez hotel systemu informatycznego i zakresu niezbędnych wymaganych danych. Jako przykład właściwego udokumentowania poniesionych kosztów noclegów w trakcie delegacji zagranicznej NIK wskazuje na inny dowód źródłowy, tj. fakturę nr , wystawioną za świadczenie usługi pobytu hotelowego przez tę samą sieć hotelową, w tym samym kraju i odnoszącą się do podobnego okresu pobytu. Hotel, wystawiając ww. fakturę wskazał, m.in., imię i nazwisko osoby delegowanej, adres, datę zameldowania, nazwę i opis operacji gospodarczej ( Daily Room Charge ). Ponadto, dokument nosi nazwę Faktury ( Tax Invoice ), a nie Wyciągu z rachunku ( Statement ). Ponadto (w kontekście dodatkowych wyjaśnień z dnia 28 września 2012 r.,) NIK zwraca uwagę, że zgodnie z art. 13 ust. 4 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w przypadku braku właściwego rachunku istniała możliwość złożenia przez delegowanego pracownika stosownego oświadczenia o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Osoba delegowana oświadczenia takiego nie złożyła. Osoba sprawdzająca pod względem formalnym i rachunkowym rozliczenie delegacji oraz główny księgowy odpowiedzialny za akceptację rozliczenia, nie wyegzekwowali natomiast obowiązku jego złożenia. Złożenie przez delegowanego ustnych wyjaśnień, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości nie może być traktowane jako dowód księgowy. Złożenie pisemnego oświadczenia przez delegowanego nastąpiło dopiero w dniu 26 września 2012 r., w związku z prowadzoną kontrolą NIK. [akta kontroli, str (Rozliczenie delegacji), 2146 (Statement), (Pytanie/Kontroler), (Wyjaśnienia/PIAP), 2159 (Faktura), (Wyjaśnienia dodatkowe/piap)] 7

8 W 2011 r., w celu usprawnienia procesu rozliczenia delegacji zagranicznych, w Instytucie wprowadzono obowiązek składania Oświadczenia pracownika do rozliczenia delegacji zagranicznej, co ma ograniczyć możliwość popełnienia błędów przy naliczaniu diet oraz ryczałtów należnych pracownikowi z tytułu odbycia podróży służbowej, jak w przypadkach opisanych w wystąpieniu pokontrolnym. Procedura nr 9 PIAP przypisywał koszty materiałów do projektu poprzez umieszczenie danych projektu na fakturach i zamówieniach, w sposób umożliwiający ich identyfikację w księgach rachunkowych projektu. Rozliczone koszty zostały porównane z fakturami i stwierdzono, że są identyczne. Nie rozliczano w kosztach projektu podatku od wartości dodanej (VAT) lub innych podatków pośrednich. Stwierdzono jeden przypadek rozliczenia wydatku niekwalifikowalnego. 3. Do kosztów projektu TALOS (w kategorii materiały ) zostały zaliczone i ujęte w księgach rachunkowych koszty zakupu 13 biletów o łącznej wartości 485,98 zł netto. Fakturę wystawiła Kopalnia Soli Wieliczka SA., a merytorycznie zaakceptowała kierownik projektu. Na fakturze tej wykazano również zakup usługi przewodnika o wartości 217,21 zł netto. W ocenie NIK było to niezgodne z zapisami punktu II.15 Określanie kosztów bezpośrednich i pośrednich części B Umowy w sprawie przyznania grantu 7PR Załącznik II Warunki Ogólne dla projektu TALOS, który określa że poniesiony koszt uznany za kwalifikowalny powinien być kosztem w sposób bezpośrednio związanym z badaniami i rozwojem w zakresie bezpieczeństwa lub jako koszt pośredni, bezpośrednio powiązany z poniesionym kosztem bezpośrednim w zakresie badań i rozwoju w zakresie bezpieczeństwa. Jak wyjaśnił w dniu 18 września 2012 r. główny księgowy spotkanie miało służyć nawiązaniu bezpośrednich relacji wśród konsorcjantów i zapewnieniu sprawnej komunikacji pomiędzy nimi oraz zbliżeniu pomiędzy różnymi kulturami narodowymi występującymi w projekcie. W ocenie NIK brak było bezpośredniego, merytorycznego związku pomiędzy spotkaniem osób wchodzących w skład konsorcjum projektu TALOS dotyczącym ustalenia kwestii związanych z badaniami i rozwojem technicznym w ramach projektu, a imprezą towarzyszącą temu spotkaniu (zwiedzanie Kopalni Soli w Wieliczce). Nie ma też bezpośredniego związku o charakterze badawczo-rozwojowym pomiędzy zwiedzaniem kopalni a realizacją przez PIAP funkcji integracyjnej partnerów Konsorcjum. [akta kontroli, str (Księgowanie/Faktura/KS Wieliczka, 2243 (Faktura/KS Wieliczka ), (Pytanie/Kontroler), (Wyjaśnienia/PIAP)] 4. Kwalifikowalność kosztów pośrednich Ocena pozytywna: Koszty pośrednie zostały właściwie zidentyfikowane, alokowane (przypisane) i zaksięgowane. Procedura nr 10 8

9 Dane dotyczące wysokości kosztów pośrednich, które zostały przypisane do projektu były zgodne z ujętymi w księgach rachunkowych za odnośny okres. Sprawdzające obliczenie przez kontrolera wskaźnika kosztów pośrednich wykazało jego zgodność ze stawką zastosowaną w sprawozdaniach finansowych. Kontroler uzyskał z systemu rachunkowego PIAP szczegółowy podział kosztów pośrednich, które zostały rozliczone w ramach kontraktu (projektu) i stwierdził zgodność poszczególnych kwot z danymi ujętymi w księdze głównej Instytutu. Koszty poniesione z tytułu działań niebędących działaniami badawczymi PIAP, takie jak produkcja, edukacja, marketing produktów lub usług itp. nie zostały uwzględnione w obliczeniach. W odniesieniu do każdej pozycji kosztów kontroler uzyskał potwierdzenie PIAP, że nie zawiera ona kosztów niekwalifikowalnych. Procedura nr 11 Uproszczona metoda obliczania kosztów pośrednich nie była stosowana. Informatyczny system rachunkowości Instytutu (niebędący systemem rachunkowości kasowej) umożliwia oddzielną identyfikację kosztów dla poszczególnych działów. Kontroler otrzymał rozliczenie kosztów pośrednich oraz korekty zapisów księgowych wraz z odniesieniem do odpowiednich pozycji w księgach rachunkowych. PIAP przedstawił odpowiednie obliczenia dokumentujące podstawę wprowadzenia dodatkowych pozycji w księgach rachunkowych. Kontroler potwierdził zgodność tych obliczeń ze stosownymi źródłami informacji otrzymanymi od PIAP. 5. Poprawność zastosowanego kursu wymiany walut Ocena pozytywna: Raportowane (przedstawiane w rozliczeniach) koszty zostały prawidłowo przewalutowane. Procedura nr 12 Porównanie zastosowanych kursów wymiany walut z obowiązującymi oficjalnymi kursami walut ogłaszanymi przez Unię Europejską wykazało, że PIAP zastosował właściwy kurs wymiany obowiązujący pierwszego dnia miesiąca następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego. 6. Prawidłowość identyfikacji wpływów Ocena pozytywna: Wpływy uzyskane w ramach projektu zostały prawidłowo zidentyfikowane. 9

10 Procedura nr 13 Kontroler zbadał księgi rachunkowe projektu TALOS i uzyskał zapewnienie ze strony PIAP, że wymienione w tych księgach kwoty stanowią kompletny zapis dochodów związanych z projektem. Kwota wpływów zawarta w rozliczeniu była zgodna z kwotą zapisaną w księgach rachunkowych projektu. 7. Prawidłowość identyfikacji wpływów z tytułu odsetek Ocena pozytywna: Wpływy z tytułu odsetek uzyskanych w ramach finansowania wstępnego zostały prawidłowo zidentyfikowane. Procedura nr 14 Uwagi Wnioski pokontrolne Porównano odpowiednie zapisy w księgach rachunkowych projektu TALOS z kwotami odsetek uwidocznionymi na wyciągach bankowych i stwierdzono zgodność tych kwot. V. Uwagi i wnioski Legalność i poprawność dokonanych transakcji leżących u podstaw rozliczeń środków na badania naukowe w ramach unijnego, Siódmego Programu Ramowego przez Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów w Warszawie oraz wiarygodność systemów rachunkowych i księgowych nie budzi zastrzeżeń. Zdaniem NIK, sprawozdania finansowe sporządzone przez Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów w Warszawie za lata są wiarygodne. Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy o NIK, Najwyższa Izba Kontroli wnosi o: 1) zapewnienie osobom, które mają odbyć podróż służbową zagraniczną, informacji o formie i treści dokumentu, poświadczającego poniesienie kosztów usługi hotelowej; 2) niezaliczanie do kosztów bezpośrednio związanych z realizacją projektu kosztów imprez towarzyszących realizacji projektu;. 3) rozważenie celowości dokonania stosownej korekty sprawozdania końcowego, uwzględniającej stwierdzone przez NIK wydatki niekwalifikowalne. 10

11 VI. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla Dyrektora Przemysłowego Instytutu Automatyki i Pomiarów w Warszawie, drugi do akt kontroli. Prawo zgłoszenia zastrzeżeń Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków Zgodnie z art. 54 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli Dyrektorowi Przemysłowego Instytutu Automatyki i Pomiarów w Warszawie przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Departamentu Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji NIK. Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Warszawa, dnia 15 października 2012 r. Kontroler (-) Zdzisław Kaszuba Główny specjalista k.p. Dyrektor Departamentu Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji NIK (-) Andrzej Otrębski