SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA przetargu nieograniczonego na zadanie Promocja miasta Stargardu Szczecińskiego przez stowarzyszenie sportowe z siedzibą w Stargardzie Szczecińskim. UWAGA - Wykonawcy, którzy pobrali niniejszą specyfikację ze strony internetowej zamawiającego i chcą uzyskać status uczestnika postępowania, mają obowiązek dokonać pisemnego zgłoszenia faxem do zamawiającego z podaniem pełnej nazwy, adresu, nr telefonu i faxu oraz adresu z treścią: Informujemy, że specyfikację istotnych warunków zamówienia pobraliśmy ze strony internetowej oraz prosimy o zarejestrowanie nas jako uczestnika postępowania przetargu nieograniczonego na zadanie Promocja miasta Stargardu Szczecińskiego przez stowarzyszenie sportowe z siedzibą w Stargardzie Szczecińskim. Na wniosek wykonawcy zamawiający potwierdzi fakt otrzymania zgłoszenia (pocztą elektroniczną). Wskazany adres poczty będzie służył do komunikowania się pomiędzy wykonawcą i zamawiającym (patrz wymogi cz. VI pkt 4 porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami). Postępowanie przeprowadzane jest w oparciu o ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ((Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163). Zamawiający Gmina-Miasto Stargard Szczeciński, ul. Czarnieckiego 17, Stargard Szczeciński. telefon: , , faks , urzad@um.stargard.pl, inzynier@um.stargard.pl Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony. I. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Promocja miasta Stargardu Szczecińskiego przez stowarzyszenie sportowe z siedzibą w Stargardzie Szczecińskim, które prowadzi zespół uczestniczący w ogólnopolskich rozgrywkach ligowych. Warunkiem efektywnej promocji miasta przez stowarzyszenie sportowe jest tworzenie pozytywnego wizerunku Stargardu Szczecińskiego na terenie całego kraju podczas rozgrywek sportowych. 2. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie następujących zadań promocyjnych: 1) umieszczenia herbu miasta z napisem Stargard Szczeciński na koszulkach i dresach zawodników (górna część, przód stroju), nie mniejszego niż: wysokość: 9 cm, szerokość: 9 cm oraz napisu: Stargard Szczeciński na spodenkach zawodników-wysokość liter: minimum 6 cm, 2) umieszczenia herbu miasta, adresu strony internetowej we wszelkich anonsach, informacjach oraz ogłoszeniach, zapowiadających lub komentujących rozgrywki, zamawianych przez Wykonawcę, 3) umieszczenia podczas wszystkich zawodów sportowych rozgrywanych na terenie miasta Stargardu Szczecińskiego: - 2 nośników reklamowych w kształcie prostopadłościanu o wymiarach minimalnychpodstawa: 50x25 cm i wysokości 100 cm. Na każdym z nich umieszczony musi być: herb miasta o wymiarach 40x40 cm i napis napisów reklamowych (folia o wymiarach minimalnych 300cmx70cm). Na reklamie musi znaleźć się herb miasta o wymiarach minimalnych 50x50 cm oraz napis o wymiarach minimalnych 50x200cm, 4) umieszczenia herbu miasta, adresu strony internetowej oraz informacji o mieście we wszystkich wydawnictwach Wykonawcy, 1

2 5) umożliwienie bezpłatnego wykorzystania wizerunku drużyny w materiałach promocyjnych przygotowanych przez Miasto Stargard Szczeciński, 6) umieszczenia herbu miasta i napisu na tablicy służącej jako tło podczas konferencji prasowych, przed i pomeczowych oraz spotkań informacyjnych z mediami, 7) udziału członków drużyny w spotkaniach z młodzieżą organizowanych przez Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim, po wcześniejszym ustaleniu terminu, 8) przekazywania przez Wykonawcę informacji do opublikowania na stronie miejskiej o wynikach meczów po każdych rozgrywkach. 3. Formę graficzną, wielkość, kolorystykę, miejsce umieszczenia herbu i napisów oraz treść merytoryczną informacji należy każdorazowo uzgadniać z Zamawiającym. 4. Wykonanie zakresu przedmiotu zamówienia dotyczącego nośników reklamowych należy potwierdzić dokumentacją fotograficzną. 5. Zamawiający dopuszcza, dodatkowo, oprócz realizacji zadania w sposób opisany w pkt 2 traktowany jako obowiązek, możliwość świadczenia usług promocyjnych w zakresie szerszym według propozycji wykonawcy patrz kryteria oceny oraz załącznik nr 3. II. Warunki i wymogi zamówienia: Warunkiem przyjęcia oferty jest przyjęcie przez wykonawcę pełnego zakresu i wymogów zadania opisanego częścią I ( Opis przedmiotu zamówienia) oraz przyjęcie pozostałych poniższych wymagań (pkt 1-9), które znajdą się w umowie oraz spełnienie warunków (pkt 10-12). 1. Termin związania ofertą 30 dni od daty otwarcia ofert. 2. Termin realizacji zamówienia od daty zawarcia umowy do 30 czerwca 2007 r. 3. Nie dopuszcza się możliwości składania ofert wariantowych przewidujących odmienny niż określony cz. I niniejszej specyfikacji sposób wykonania zamówienia, z zastrzeżeniem pkt 3 cz. I, oraz ofert częściowych. 4. W niniejszym postępowaniu nie jest wymagane wnoszenie wadium. 5. Nie przewiduje się zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt Zamawiający nie wymaga wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 7. Wynagrodzenie wykonawcy będzie miało charakter ryczałtowy. 8. Wynagrodzenie wykonawcy będzie regulowane z konta Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim na konto Wykonawcy w dwóch równych ratach: I rata do 15 marca 2007 r. II rata do 30 kwietnia 2007 r. 9. Warunki płatności: 1) Warunkiem przekazania drugiej raty będzie przedłożenie Zamawiającemu sprawozdania zawierającego przynajmniej pisemny opis wykonanego zadania, kopie protokołów ze wszystkich rozegranych meczy w okresie trwania umowy, dokumentację fotograficzną potwierdzającą wykonanie zadań z zakresu przedmiotu zamówienia dotyczącego nośników reklamowych oraz działań promocyjnych, dokumentację fotograficzną z meczy. 2) Termin płatności: do 14 dni od daty otrzymania faktury. 10. O zamówienie ubiegać się mogą kluby i stowarzyszenia sportowe mające siedzibę w Stargardzie Szczecińskim, prowadzące zespół uczestniczący w ogólnopolskich rozgrywkach ligowych. 11. Warunkiem uczestnictwa w postępowaniu jest rozgrywanie zawodów sportowych na terenie całego kraju w obiektach zapewniających dobre warunki promocji (hale, stadiony itp.), z których przeprowadzane są transmisje lub relacje telewizyjne. 12. Wykonawca nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy Prawo zamówień publicznych. 2

3 III. Instrukcja dotycząca sporządzania oferty. A. Opakowanie i oznaczenie ofert. Oferta winna być umieszczona w zamkniętej kopercie wewnętrznej opakowanej zamkniętą kopertą zewnętrzną. Zarówno koperta zewnętrzna jak i wewnętrzna winna być oznaczona - Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim, Wydział Promocji, Rozwoju Gospodarczego, Turystyki i Integracji Europejskiej Oferta promocja miasta Stargardu Szczecińskiego przez stowarzyszenie sportowe z siedzibą w Stargardzie Szczecińskim nie otwierać przed 19 lutego 2007 r. godz Koperta wewnętrzna winna być dodatkowo opisana nazwą i adresem wykonawcy, aby umożliwić jej odesłanie w przypadku gdy oferta złożona zostanie po terminie. B. Sporządzanie oferty. Wszystkie dokumenty tworzące Ofertę winne być sporządzone w języku polskim. Walutą oferty jest złoty polski; wszystkie ceny jednostkowe, kwoty i sumy ujęte w ofercie powinny być wyrażone w złotych polskich. Koszty sporządzenia oferty ponosi wykonawca. C. Zawartość oferty. Oferta winna zawierać: 1. OFERTA PRZETARGOWA wg wzoru zał. nr 1; 2. OŚWIADCZENIA zgodnie z załącznikiem nr 2; 3. Wypełniony załącznik nr 3 (opis wykonania oferowanej usługi); 4. Podstawowe informacje o stowarzyszeniu, a w nich m.in.: ile lat stowarzyszenie istnieje; profil i skala działalności, osiągnięcia, klasa ogólnopolskich rozgrywek, w których klub uczestniczy itp; 5. Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za usługę; 6. Aktualny odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 7. Każda strona oferty winna być ponumerowana i podpisana. Oferta winna być podpisana przez osoby uprawnione do dokonywania czynności prawnych i podejmowania zobowiązań w imieniu przedsiębiorstwa (zgodnie z odpisem potwierdzającym zarejestrowanie działalności gospodarczej ). Wykonawca winien ustosunkować się do wszystkich wymagań określonych w punktach od 1. do 7. pod rygorem odrzucenia oferty. Żądane dokumenty składane powinny być w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Zamawiający zastrzega sobie prawo zażądania (na etapie badania oferty) przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii, gdy przedstawiona przez wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwość co do jej prawdziwości. IV. Istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do umowy. 1. Wymagania cz. II dotyczące terminów, charakteru wynagrodzenia, warunków płatności. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od umowy z winy wykonawcy zgodnie z art.635 kodeksu cywilnego, oraz art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych. Okolicznościami, w których następuje odstąpienie od umowy z winy wykonawcy może być w szczególności realizowanie usługi w sposób nie gwarantujący należytego wywiązania się z umowy, 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy zespół prowadzony przez stowarzyszenie przestanie rozgrywać mecze w ogólnopolskich rozgrywkach ligowych. 3

4 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo, obok prawa dochodzenia odszkodowania na prawach ogólnych, do stosowania kary za odstąpienie od umowy z winy wykonawcy - 20% wartości brutto wynagrodzenia wynikającego z oferty za cały zakres zamówienia. 4. W sprawach nie uregulowanych umową - obwiązywać będą właściwe przepisy kodeksu cywilnego. 5. Załącznikami do umowy będzie niniejsza specyfikacja i oferta Wykonawcy. V. Analiza ofert, wybór oferty najkorzystniejszej. 1. Sprawdzenie ofert i ich zgodności z wymaganiami. Komisja ustala czy: a) ofertę wniesiono w wymaganym terminie; b) oferta została prawidłowo podpisana ( oferta winna być podpisana przez osoby uprawnione do dokonywania czynności prawnych i podejmowania zobowiązań w imieniu przedsiębiorstwa zgodnie z odpisem potwierdzającym zarejestrowanie działalności gospodarczej) c) oferta jest zgodna z wymaganiami ustawy Prawo zamówień publicznych i niniejszej specyfikacji. W przypadkach opisanych art. 24 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający Wykonawcę wyklucza. Oferta spełniająca przesłanki zastosowania art. 89 zostaje odrzucona (z zastrzeżeniem art. 26 ust. 3 i 4 ustawy Prawo zamówień publicznych patrz cz. III C Zawartość oferty). Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 2. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej. Wybór ofert najkorzystniejszej komisja przetargowa przeprowadzi w oparciu o kryterium: 1. najniższej ceny brutto 45 % oraz 2. efektywności promocji miasta 55%: Ocena odbędzie się w skali punktowej pkt dla obu kryteriów. Przy kryterium ceny najwyżej punktowana będzie oferta o najniższej cenie netto (100 pkt), pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów (proporcjonalność liniowa) w stosunku do ceny najtańszej. Przy kryterium efektywności promocji najwyżej punktowana będzie oferta stanowiąca najskuteczniejszą promocję miasta na podstawie informacji zadeklarowanych przez Wykonawcę w Załączniku nr 3 (100 pkt), pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów w stosunku do promocji najefektywniejszej. Ocenie podlegać będzie: - klasa rozgrywek ogólnokrajowych, w których zespół uczestniczy; - efektywność sposobu i metod promocji miasta zaproponowane przez wykonawcę; - informacja o liczbie potencjalnych odbiorców działań promocyjnych; - informacje o przeprowadzanych transmisjach lub relacjach telewizyjnych z rozgrywek; - sukcesy sportowe wykonawcy oraz rozpoznawalność jego nazwy w kraju. 3. Aukcja elektroniczna zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej bez zastosowania aukcji elektronicznej. VI. Informacje dodatkowe. 1. Zamkniętą kopertę zawierającą ofertę należy złożyć w kancelarii ogólnej Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim ul. Czarnieckiego 17 w terminie do 19 lutego 2007 r. do godz Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego 19 lutego 2007 r. o godz w pok. nr Wykonawcy mają prawo zwracać się do zamawiającego o wyjaśnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia na zasadach art. 38 ustawy pzp. Wyjaśnienia specyfikacji stanowić będą jej integralną część. 4. Sposób porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami: 4

5 a) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, zapytania oraz inne informacje zamawiający i wykonawcy przekazują wyłącznie drogą elektroniczną, adres zamawiającego na który należy przesyłać korespondencję s.dluzewska@um.stargard.pl, zamawiający kierował będzie korespondencję na adres poczty elektronicznej wykonawcy podany w zgłoszeniu faxem o pobraniu specyfikacji, b) Przepis art. 27 ust. 3 ma zastosowanie wyłącznie w sytuacji gdy wykonawca nie dysponuje pocztą elektroniczną, c) Każda ze stron zobowiązana jest do niezwłocznego potwierdzenia faktu otrzymania przesyłki elektronicznej poprzez funkcję żądaj potwierdzenia przeczytania lub funkcję odpowiedz nadawcy. Brak potwierdzania przesyłek zamawiający traktować będzie jako naruszenie zasad postępowania, d) W przypadku problemów technicznych z odbiorem poczty elektronicznej lub zmiany wskazanego adresu, wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie zamawiającego. Brak takiego zgłoszenia zwalnia zamawiającego za skutki proceduralne spowodowane nie otrzymaniem przez wykonawcę korespondencji, e) Zamawiający zamieszczał będzie na stronie internetowej informacje wymagane przepisami ustawy pzp. 5. Ze strony Zamawiającego pracownikami uprawnionym do kontaktowania się z wykonawcami są: Jakub Majerski - tel. (91) , fax w sprawach dotyczących procedury postępowania przetargowego oraz Arkadiusz Kocikowski tel. (91) i Sylwia Dłużewska tel. (91) w sprawach dotyczących zakresu usługi. 6. W toku niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zastosowania ma procedura środków ochrony prawnej zgodnie z Działem VI ustawy Prawo zamówień publicznych z zastrzeżeniem art. 4a. 7. Podpisanie umowy nastąpi w terminie do 10 dni od daty uprawomocnienia się rozstrzygnięcia postępowania, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą. PRZEWODNICZĄCY KOMISJI PRZETARGOWEJ Stargard Szczeciński, 9 luty 2007 r. 5

6 Załącznik nr 1 OFERTA PRZETARGOWA Przedmiot oferty: Promocja miasta Stargardu Szczecińskiego przez stowarzyszenie sportowe z siedzibą w Stargardzie Szczecińskim w pełnym zakresie (rozdz. I Przedmiot zamówienia) oraz na wszystkich warunkach i wymaganiach specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający: Gmina-Miasto Stargard Szczeciński Wykonawca: (pełna nazwa, adres,) Oferowana przez nas Cena Ofertowa wynosi: CENA OFERTOWA netto słownie złotych :...zł Podatek VAT wg obowiązujących przepisów (22%) -...zł CENA BRUTTO...zł słownie:... Podpisano: (podpisy osób posiadających pełnomocnictwa ) (pieczątka firmowa) 6

7 Załącznik nr 2 Oświadczenia 1. Oświadczamy, że oferta odnosi się do pełnego zakresu opisanego w części I, na wszystkich warunkach i wymaganiach niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 2. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami przetargu określonymi niniejszą specyfikacją i przyjmujemy je bez zastrzeżeń. 3. Oświadczamy, zgodnie z art.22 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, że: 1) posiadamy uprawnienia do wykonywania działalności potrzebnej do realizacji przedmiotowego zamówienia, 2) posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenia oraz potencjał techniczny, a także dysponujemy osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 3) znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 4) nie podlegamy wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy Prawo zamówień publicznych. 4. Oświadczamy, że składając ofertę pozostajemy nią związani 30 dni licząc od terminu składania ofert. 5. Oświadczamy, że jesteśmy podatnikiem podatku VAT. Nasz nr NIP Oświadczamy, że w przypadku wybrania oferty, umowę podpisywały będą: (imię i nazwisko) (pełniona funkcja w stowarzyszeniu) (imię i nazwisko) (pełniona funkcja w stowarzyszeniu) pieczątka firmowa wykonawcy oświadczenia data, podpis osób składających 7

8 Załącznik nr 3 Opis wykonania oferowanej usługi Oprócz realizacji zadania opisanego w cz. I Przedmiot zamówienia oferujemy dodatkowo świadczenie promocji poprzez : Informacje odnoszące się do poniższych warunków zamówienia. O zamówienie ubiegać się mogą kluby i stowarzyszenia sportowe mające siedzibę w Stargardzie Szczecińskim, prowadzące zespół uczestniczący w ogólnopolskich rozgrywkach ligowych. Warunkiem uczestnictwa w postępowaniu jest rozgrywanie zawodów sportowych na terenie całego kraju w obiektach zapewniających dobre warunki promocji (hale, stadiony, itp.), z których przeprowadzane są transmisje lub relacje telewizyjne. Informacje odnoszące się do poniższych ocen Ocenie podlegać będzie: - efektywność sposobu i metod promocji miasta zaproponowane przez wykonawcę; - informacja o liczbie potencjalnych odbiorców działań promocyjnych; - informacje o przeprowadzanych transmisjach lub relacjach telewizyjnych z rozgrywek; - sukcesy sportowe wykonawcy oraz rozpoznawalność jego nazwy w kraju. 8