Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Środowiskowym Domu Samopomocy dla osób z zaburzeniami psychicznymi w Klępczewie

Transkrypt

1 K-S IL Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Środowiskowym Domu Samopomocy dla osób z zaburzeniami psychicznymi w Klępczewie Jednostka kontrolowana: Środowiskowy Dom Samopomocy Razem Łatwiej Klępczewo Lekowo Podmiot prowadzący: Gmina Świdwin Kontrolujący: Iwona Lorenc - starszy inspektor wojewódzki, kierująca kontrolą, Małgorzata Lewińska - starszy inspektor wojewódzki, na podstawie upoważnienia Nr 5/2015 z dnia 03 marca 2015r. (akta kontroli str. 1-14) Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli: kontrolę przeprowadzono w dniach marca 2015 r. Przedmiot i okres kontroli: organizacja i funkcjonowanie środowiskowego domu samopomocy w okresie od 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli. Ustalenia zawarte w protokole oparto o informacje udzielone przez Kierownika Środowiskowego Domu Samopomocy w Klępczewie Panią Sylwię Żmuda Kowalczyk oraz skontrolowaną dokumentację i oględziny jednostki. Prowadzenie i rozwój infrastruktury środowiskowych domów samopomocy dla osób z zaburzeniami psychicznymi należy do zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie (art.18 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r., poz.163). Zgodnie z art. 22 pkt 1 przywołanej ustawy ustalanie sposobu wykonywania zadań z zakresu administracji rządowej realizowanych przez jednostki samorządu terytorialnego jest zadaniem wojewody. Sposób funkcjonowania środowiskowych domów samopomocy, kwalifikacje osób świadczących usługi oraz standardy usług świadczonych przez domy określa rozporządzenie Ministra pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy (Dz. U. Nr 238, poz.1586 z późn. zm.), które weszło w życie 1 stycznia 2011 r. 1

2 USTALENIA OGÓLNE DOTYCZĄCE ZASAD FUNKCJONOWANIA ŚRODOWISKOWEGO DOMU SAMOPOMOCY. Środowiskowy Dom Samopomocy w Klępczewie Razem Łatwiej został powołany Uchwałą Nr XXXI/259/2013 Rady Gminy Świdwin z dnia 31 października 2013 r. w sprawie utworzenia gminnej jednostki organizacyjnej. Rozpoczął działalność w grudniu 2013 r., jako samodzielna jednostka organizacyjna Gminy Świdwin, działająca w formie jednostki budżetowej. Na podstawie ww. Uchwały jednostce przekazano mienie określone w załączniku nr 1 do Uchwały oraz nadano Statut. (akta kontroli str.15-19) Środowiskowy Dom Samopomocy w Klępczewie funkcjonuje w oparciu o następujące dokumenty: Statut nadany ww. Uchwałą Nr XXXI/259/2013 Rady Gminy Świdwin, Regulamin Organizacyjny wprowadzony Zarządzeniem Nr 5/2014 Kierownika Środowiskowego Domu Samopomocy w Klępczewie z dnia 17 lutego 2014 r. Regulamin został zatwierdzony Zarządzeniem Nr WG 17/2014 z dnia 17 lutego 2014 r. Wójta Gminy Świdwin w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Środowiskowego Domu Samopomocy Razem Łatwiej w Klępczewie i pozytywnie zaopiniowany przez Dyrektora Wydziału Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego (pismo z r. znak: S EG). (akta kontroli str ) Zgodnie z 4 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy funkcjonowanie Domu określają również: program działalności sporządzony odrębnie dla każdego typu Domu, plany pracy na dany rok. Program Działalności oraz Plany Pracy na 2014 r. i 2015 r. zostały przekazane i w następstwie zaopiniowane przez wojewodę zachodniopomorskiego oraz zatwierdzone Zarządzeniem Wójta Gminy Świdwin. Do stosowania zostały wprowadzone wewnętrznymi Zarządzeniami kierownika jednostki. (akta kontroli str ) Kontrolujący zapoznali się ze sprawozdaniem za 2014 r., które zostało przekazane do Wydziału Spraw Społecznych ZUW oraz do Wójta Gminy Świdwin pismami z dnia tj. w terminie zgodnym ze wskazanym w 25 ust.3 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy. (akta kontroli str ) TYP DOMU, LICZBA MIEJSC I FREKWENCJA Na podstawie zatwierdzonego przez wojewodę programu działalności Środowiskowy Dom Samopomocy Razem Łatwiej w Klępczewie został określony jako Dom typu A, B i C. Z dokumentu Zestawienie uczestników Środowiskowego Domu Samopomocy w Klępczewie wynika że jako uczestnicy Domu typu A zostało zakwalifikowanych 6 osób, typu B i C po 7 osób. 2

3 Nikt z uczestników nie jest całkowicie lub częściowo ubezwłasnowolniony. Sześć osób nie jest w pełni sprawna ruchowo. Osoby te nie korzystają ze sprzętu ortopedycznego. Nikt nie ponosi odpłatności za uczestnictwo (akta kontroli str ) Dom dysponuje 30 miejscami przeznaczonymi dla mieszkańców Gminy Świdwin. Na podstawie ewidencji uczestników stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą przyjęto do ŚDS 37 osób. Dom opuściło 17 osób. Na podstawie list obecności ustalono stan uczestników w poszczególnych miesiącach tego okresu, który wynosił: 2014 r. w styczniu i lutym - 15 osób z których 5 nie uczestniczyło cały miesiąc w zajęciach oraz 2 klubowiczów, w marcu 14 osób (1 osoba przyjęta 31 marca), w kwietniu 15 osób (1 osoba przyjęta 30 kwietnia), w maju 15 osób, w czerwcu 16 osób z których 2 osoby nie uczestniczyły cały miesiąc w zajęciach, w lipcu 15 osób, w sierpniu 15 osób z których 1 osoba nie uczestniczyła cały miesiąc w zajęciach, we wrześniu 16 osób, w październiku i w listopadzie 15 osób, w grudniu 24 osoby z których 1 osoba nie uczestniczyła cały miesiąc w zajęciach r. w styczniu 24 osoby z których 1 osoba nie uczestniczyła cały miesiąc w zajęciach, w lutym 25 osób z których 5 osób nie uczestniczyło cały miesiąc w zajęciach. Aktualnie na liście obecności znajdują się nazwiska 20 osób skierowanych przez GOPS w Świdwinie oraz 2 klubowiczów. Frekwencja w wybranych miesiącach 2014 r. na zajęciach, obliczona na podstawie liczby uczestników na liście obecności wynosiła: w maju 2014 r. (15 uczestników) - 71,33 % we wrześniu 2014 r. (16 uczestników) - 67,61%, w lutym 2015 r. (25 uczestników) - 56,80 %. W dniu kontroli w zajęciach uczestniczyło 8 osób. Wobec powyższego stwierdzono brak pełnego wykorzystania miejsc w okresie kontrolowanym. (akta kontroli str ) Jako załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego wprowadzono Regulamin Frekwencji z którego m.in. wynika, że nie zgłoszone wcześniej nieobecności uczestnika na zajęciach są weryfikowane przez kierownika ŚDS oraz zgłaszane do GOPS celem oceny uzasadnienia nieobecności. W związku z istniejącą sytuacją kierownik jednostki złożyła pisemne wyjaśnienie w którym jako przyczynę niskiej frekwencji podaje niski poziom wiedzy mieszkańców( ) na temat działania tego typu Ośrodków wsparcia, ponieważ do czasu powstania ŚDS w Klępczewie miało miejsce niewiele działań skierowanych do osób niepełnosprawnych. Ponadto wyjaśnia, że pracownicy socjalni w początkowym okresie razem z psychologiem odwiedzali środowiska osób skierowanych do ŚDS celem zmotywowania ich do aktywnego uczestnictwa( ).Obecnie nadal ( ) kontynuują działania w celu nakłonienia tych osób ( ) do przyjazdu do ŚDS, aby ( )poznać zasady działania Domu i formy podejmowanej 3

4 przez Dom aktywności. W dalszej części wyjaśnienia pisze, że Gmina wystąpi z propozycją zawarcia porozumienia z Gminą Brzeżno.. (akta kontroli str. 80) Środowiskowy Dom Samopomocy w Klępczewie działa od poniedziałku do piątku w godzinach Zarządzeniem Nr 9/2014 Kierownika Środowiskowego Dom Samopomocy w Klępczewie z dnia 2 kwietnia 2014 r. wprowadzono Regulamin Uczestnika określający jego prawa i obowiązki. Uczestnicy potwierdzają podpisem fakt zapoznania się z Regulaminem. (akta kontroli str.81-85) ŚDS nie funkcjonował z powodu przerwy wakacyjnej w okresie r. oraz w dniu r. tj.11 dni roboczych w roku kalendarzowym, co jest zgodne z 6 ust.3 cyt. rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy. O przerwie w funkcjonowaniu Domu został pisemnie poinformowany Wydział Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz Wójt Gminy Świdwin (pismo z dnia 25 czerwca 2014 r.). (akta kontroli str.86) Na podstawie ramowego planu zajęć ustalono, że przykładowy dzienny rozkład zajęć przedstawia się następująco: przygotowanie do zajęć, przyjazd uczestników, trening umiejętności społecznych, spotkanie przy kawie, omawianie bieżących spraw z uczestnikami, terapia zajęciowa w pracowniach, w dniach wtorek piątek masaż relaksacyjny lub zajęcia logopedyczne, środa konsultacje psychologiczne, posiłek (drugie śniadanie), trening umiejętności spędzania czasu wolnego, zajęcia świetlicowe, rekreacyjno sportowe itp wyjazd uczestników. Na tej podstawie stwierdzono, że kontrolowana jednostka spełnia wymogi określone w 6 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy, zgodnie z którymi dom powinien zapewniać co najmniej 6 godzin zajęć z uczestnikami. (akta kontroli str ) POMIESZCZENIA I WYPOSAŻENIE Środowiskowy Dom Samopomocy w Klępczewie mieści się w jednokondygnacyjnym, podpiwniczonym budynku po dawnej szkole. Wokół budynku na powierzchni 0,32 ha znajduje się teren rekreacyjno sportowy porośnięty trawą, na którym zasadzono krzewy i wydzielono rabaty dla roślin ozdobnych. Teren jest wykorzystywany do rekreacji uczestników, w tym celu ustawiane są meble ogrodowe. W okresie wiosenno - letnim odbywają się tam pikniki. Z tyłu budynku znajduje się boisko sportowe. Ponadto do Domu przylegają zurbanizowane tereny niezabudowane o pow. 0,81 ha. Ogrodzenie wokół Domu jest zdemontowane, brak jest zamykanej bramy wjazdowej. W związku z brakiem zabezpieczenia teren wykorzystywany jest w godzinach wieczornych przez mieszkańców wsi jako teren spacerowy oraz do libacji alkoholowych. Na teren mają również nieograniczony dostęp dzikie zwierzęta, co również wiąże się z niebezpieczeństwem dla uczestników. 4

5 Powoduje to, że otoczenie nie w pełni zapewnia spokój i bezpieczeństwo uczestnikom zajęć. Teren jest monitorowany. Kierownik Domu wystąpiła z pismem do Wójta Gminy Świdwin oraz do Wydziału Spraw Społecznych ZUW w sprawie pozyskania środków na zabezpieczenie i zamknięcie terenu. (akta kontroli str.89) Na podstawie oględzin budynku stwierdzono, że jednostka jest pozbawiona barier architektonicznych. Budynek posiada 5 podjazdów dla wózków inwalidzkich tj. 3 przy drzwiach wejściowych i 2 wewnątrz na holu. Z oględzin pomieszczeń wynika, że szerokość holu, szerokość otworów drzwiowych i brak progów przy wejściach do pomieszczeń umożliwia poruszanie się po Domu osobom na wózkach inwalidzkich. Podłogi wyłożone są nawierzchnią antypoślizgową. Budynek podzielony jest na 2 strefy: Strefa Uczestnika i Strefa Klubowicza. Dom zawarł w dniu r. umowę użyczenia z Gminą Świdwin i przekazał na potrzeby świetlicy wiejskiej 3 pomieszczenia Strefy Klubowicza w zamian za nieodpłatny transport uczestników na zajęcia i z zajęć. Na powierzchni 694,86 m², w tym 150,00 m² Strefy Klubowicza znajdują się następujące pomieszczenia: duży hol na którym zamontowano zamykane szafy przeznaczone do przechowywania odzieży wierzchniej uczestników, pracownia kulinarna, jadalnia pełniąca również funkcję pracowni ogólnej, 2 pracownie ogólne, w tym 1 w strefie klubowicza, pracownia polisensoryczna, pracownia do zajęć plastycznych i technicznych, 2 pracownie komputerowe, w tym 1 w strefie klubowicza, pracownia rehabilitacyjna, pracownia do treningu samoobsługi i zaradności życiowej, pokój do indywidualnego poradnictwa, pełniący funkcję pokoju wyciszeń, pracownia higieny, pracownia aktywizacji (w strefie klubowicza), 2 łazienki z natryskiem, w tym jeden tzw. najazdowy, 2 toalety dla osób niepełnosprawnych, 2 toalety damskie, 2 toalety męskie, 1 toaleta dla personelu, 3 pomieszczenia biurowe (pokój kierownika, pokój pracowników, archiwum), pomieszczenia gospodarcze (magazynki na sprzęt oraz przedmioty do treningów). Powierzchnia użytkowa przypadająca na jednego uczestnika wynosi 23,16 m², (18, 16 m² bez pomieszczeń Strefy Klubowicza), a zatem placówka spełnia warunek określony w 18 pkt 2 rozporządzenia, zgodnie z którym powierzchnia użytkowa przypadająca na 1 uczestnika powinna wynosić nie mniej niż 8 m². (akta kontroli str.90-93) Jednostka posiada odpowiedni sprzęt do realizacji zadań wspierająco rehabilitacyjnych m.in. pralkę automatyczną, żelazko, 3 kuchenki: indukcyjną, gazowo - elektryczną i mikrofalową, 2 lodówki, zamrażarkę, robot kuchenny, sprzęt do zajęć sportowych, sprzęt rehabilitacyjny (m.in. rower stacjonarny, bieżnię, rotory do kończyn 5

6 górnych i dolnych, stepper), 5 stanowisk z dostępem do Internetu, urządzenie wielofunkcyjne, aparat fotograficzny, kamerę, sprzęt muzyczny, nagłaśniający, RTV, sprzęt do prac ogrodowych, do majsterkowania, do treningu samoobsługi i higieny osobistej oraz materiały plastyczne. Ponadto pracownię polisensoryczną wyposażono m.in. w kolumnę wodną, łóżko wodne, wyspę światłowodową, drabinę ledową, niebo gwiaździste i panele sensoryczne. STRUKTURA ZATRUDNIENIA W Środowiskowym Domu Samopomocy na podstawie umowy o pracę zatrudnione są 4 osoby w wymiarze pełnego etatu oraz 3 osoby na podstawie umowy cywilnoprawnej (psycholog, lekarz psychiatra i księgowa) i 1 osoba w ramach Porozumienia o wykonywanie świadczeń wolontarystycznych (sprzątaczka). Kierownik Domu posiada wymagane na tym stanowisku w 9 ust.1 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy kwalifikacje oraz staż pracy na stanowisku, na którym miała bezpośredni kontakt z osobami z zaburzeniami psychicznymi. Zespół wspierająco - aktywizujący został powołany Zarządzeniem Nr 12/2013 kierownika ŚDS z dnia 27 grudnia 2013 r. w jego skład wchodziły 3 osoby: kierownik jednostki oraz psychiatra i psycholog. Obecnie obowiązuje Zarządzenie Nr 3/2015 z dnia 04 lutego 2015 i Zespół tworzą: kierownik jednostki, 2 terapeutów, młodszy opiekun oraz psycholog i lekarz psychiatra. (akta kontroli str.94-95) Aktualnie obowiązują n.w. umowy cywilnoprawne: umowa z psychologiem zawarta na okres od r. w której ustalono normę czasu pracy 12 godzin miesięcznie co odpowiada wymiarowi 0,07 etatu (w okresie kontrolowanym poprzednie umowy zawarto na okres r r. i r.) umowa z lekarzem psychiatrą zawarta na okres r. w której ustalono normę czasu pracy 5 godzin miesięcznie co odpowiada wymiarowi 0,03 etatu. (w okresie kontrolowanym poprzednią umowę zawarto na okres r.) Dodatkowo w okresie od do r. obowiązywała umowa z instruktorem rekreacji ruchowej na świadczenie usług fitness w wymiarze 3 godzin miesięcznie. Zatrudnienie zespołu wspierająco - aktywizującego wynosi zatem 4,1 etatu. Zgodnie z 12 ust.1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy minimalne zatrudnienie w zespole Środowiskowego Domu Samopomocy w Klępczewie powinno wynosić 3,66 etatu (na 6 osób zakwalifikowanych jako uczestnik typu A - 0,86 etatu, na 24 osoby zakwalifikowane jako uczestnicy typu B i C - 2,80 etatu). W związku z powyższym stan zatrudnienia w kontrolowanej jednostce spełnia wymogi standardu określonego w cyt. rozporządzeniu. Wymagania kwalifikacyjne pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej w tym m.in. w środowiskowych domach samopomocy określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1786). Analiza akt osobowych wszystkich pracowników zespołu wspierająco - aktywizującego wykazała, że osoby te spełniają wymogi formalne związane z przygotowaniem zawodowym na pełnionych stanowiskach. Stwierdzono natomiast że na dzień kontroli staż pracy osoby wymienionej w poz. 3 załącznika do protokołu Wykaz pracowników Środowiskowego Domu Samopomocy 6

7 w Klępczewie (wg stanu na dzień kontroli) wynosił 3 miesiące. Jest to niezgodne z 11 ust.1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy w myśl którego pracownicy są obowiązani posiadać co najmniej półroczne doświadczenie zawodowe polegające na realizacji usług dla osób z zaburzeniami psychicznymi. Osoba ta w okresie r. świadczyła w ŚDS usługi w ramach Porozumienia o wykonywaniu świadczeń wolontarystycznych. (akta kontroli str ) W myśl 23 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy, kierownik domu lub upoważniony przez niego pracownik organizuje, co najmniej raz na 6 miesięcy zajęcia i szkolenie dla pracowników w zakresie tematycznym związanym z funkcjonowaniem domu. W 2014 r. pracownicy ŚDS uczestniczyli w 1 szkoleniu zewnętrznym dla pracowników ŚDS w zakresie metod i technik pracy z podopiecznymi. Udział w ww. szkoleniu został udokumentowany certyfikatem ukończenia szkolenia, który znajduje się w aktach osobowych pracowników. Ponadto kierownik ŚDS przeprowadziła 2 szkolenia wewnętrzne nt. Podniesienia kompetencji zawodowych w pracy na rzecz osób z zaburzeniami psychicznymi i Seksualności osób niepełnosprawnych oraz dodatkowo dotyczące ochrony danych osobowych. Po przeanalizowaniu tematów i terminów szkoleń stwierdzono, że pracownicy zespołu brali udział w szkoleniach o tematyce zgodnej z ww. przepisem. (akta kontroli str ) ŚWIADCZONE USŁUGI Środowiskowy Dom Samopomocy w Klępczewie jest dziennym ośrodkiem wsparcia dla osób dorosłych z zaburzeniami psychicznymi, mającymi trudności w samodzielnej egzystencji i funkcjonowaniu społecznym. Do podstawowego zakresu działania Domu należą: rehabilitacja społeczna, a w szczególności podtrzymywanie i wspieranie w dążeniu do samodzielności i zaradności życiowej oraz budowanie umiejętności społecznych i interpersonalnych, wsparcie w zakresie zapewnienia psychiatrycznej opieki zdrowotnej poprzez stałą współpracę z lekarzem psychiatrą oraz psychoedukację, podtrzymywanie i wzmacnianie więzi rodzinnych i środowiskowych, integracja uczestników Domu ze środowiskiem poprzez mobilizowanie do aktywności poprzez organizację i udział w imprezach integracyjnych, spotkaniach, wyjazdach turystycznych oraz promocję ich twórczości, organizowanie i rozwijanie różnych form i metod pracy terapeutycznej oraz socjalnej w celu osiągnięcia optymalnych efektów pracy. Działania Domu obejmują: terapię zajęciową, treningi umiejętności życiowych i społecznych, terapię indywidualną i grupową, zwiększenie aktywności społecznej uczestników. Na podstawie rocznych planów pracy na rok 2014 i 2015 oraz dzienników pracy zespołu wspierająco - aktywizującego stwierdzono, że kontrolowana jednostka realizuje następujące działania wspierająco - aktywizujące: 1. W obszarze rehabilitacji społecznej: 7

8 a) trening umiejętności społecznych i interpersonalnych w tym: nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów społecznych, umiejętność współpracy w grupie i komunikowania się, umiejętność rozwiązywania problemów, umiejętność załatwiania spraw urzędowych, b) trening funkcjonowania w codziennym życiu i rozwoju osobistego uczestników w tym: trening kulinarny, trening nauki higieny i dbałości o wygląd zewnętrzny i estetykę otoczenia, trening zachowań prozdrowotnych i samodzielnego przyjmowania leków, trening umiejętności praktycznych, trening budżetowy, c) trening umiejętności spędzania czasu wolnego, w tym: wyrabianie aktywności sportowej, rekreacyjnej, kulturalnej, rozwijanie zainteresowań i talentów; 2. Terapię rozrywką i kulturoterapię, 3. Terapię zajęciową, 4. Terapię ruchową, zajęcia sportowe i rekreacyjne. 5. Poradnictwo psychologiczne. Dom umożliwia mieszkańcom spożywanie gorącego posiłku zupy lub drugiego dania, a w piątki na życzenie uczestników w formie tostów lub zapiekanek. Kierownik jednostki poinformowała, że wśród uczestników nie ma osób, które spełniałyby wymogi w zakresie podjęcia zatrudnienia, w tym również w Warsztatach Terapii Zajęciowej. W Środowiskowym Domu Samopomocy w Klępczewie zajęcia terapeutyczne realizowane są w pracowniach tematycznych. Odbywają się w 2 grupach. Każda grupa ma swojego opiekuna. Uczestnictwo w poszczególnych zajęciach jest dobrowolne. Usługi psychologiczne świadczone są indywidualnie i grupowo przez psychologa zatrudnionego na umowę cywilnoprawną w wydzielonym pomieszczeniu (pokoju wyciszeń). (akta kontroli str ) Dom nie dysponuje własnym środkiem transportu. Uczestnicy (16 osób) korzystają z transportu gminnego przeznaczonego do przewozu dzieci do szkół. Spośród dowożonych 2 osoby są odprowadzane przez opiekuna. Pozostałych 4 uczestników na zajęcia przychodzi samodzielnie. Kierownik ŚDS pismem z dnia r. zwrócił się do Wójta Gminy Świdwin o zabezpieczenie w rezerwie budżetowej na 2015 r. środków finansowych, jako wkładu własnego Gminy na zakup środka transportu wyłącznie do dyspozycji Domu. (akta kontroli str.107) W zakresie integracji ze środowiskiem ŚDS współpracuje ze świetlicą wiejską oraz Klubem Seniora w Klępczewie, młodzieżą z Zespołu Szkół w Lekowie oraz ŚDS w Sławoborzu, Świdwinie i w Połczynie Zdroju. Uczestnicy Domu brali udział w kiermaszach okolicznościowych i konkursach plastycznych oraz pikniku rodzinnym w ramach projektu GOPS Świdwin. We własnym zakresie organizowano wigilię oraz spotkanie wielkanocne z udziałem Wójta Gminy i członków rodzin, bal karnawałowy oraz imprezy okolicznościowe m.in.z okazji Dnia Kobiet, Walentynek itp., na które w ramach integracji zapraszano osoby ze środowiska. Uczestnicy ŚDS biorą także udział w imprezach sportowych jak w III Spartakiadzie Osób Niepełnosprawnych w Sławoborzu i w Turnieju Sołectw o Szablę Wójta. 8

9 W ŚDS został opracowany projekt Bierz Kije i w drogę, który został złożony i w następstwie pozytywnie oceniony przez Koszalińską Agencję Rozwoju Regionalnego. Za przyznaną dotację w wys zł zakupiono sprzęt do nordic walking oraz gry dydaktyczne i towarzyskie dla uczestników. Imprezy dokumentowane są w formie Kroniki. Wyjazdy na imprezy odbywają się wynajmowanym środkiem transportu. (akta kontroli str ) DOKUMENTACJA ZBIORCZA I INDYWIDUALNA W celu dokumentowania świadczonych usług prowadzona jest dokumentacja zbiorcza oraz indywidualna uczestników. Dokumentację zbiorczą stanowią: 1. prowadzona w układzie chronologicznym ewidencja zawierająca następujące informacje: imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, PESEL, adres i nr telefonu, imię i nazwisko opiekuna, adres i nr telefonu opiekuna, datę przyjęcia, okres i przyczyny ponad 2 tygodniowej nieobecności (notatki służbowe, pisma uczestników itp. znajdują się ponadto w ich aktach osobowych ), informację o stanie zdrowia. 2. Listy obecności zwierające następujące informacje: imię i nazwisko, dni miesiąca, zaznaczenie nieobecności, podpis uczestnika. W ŚDS obowiązuje Zarządzenie Kierownika nr 11/2013 z dnia 27 grudnia 2013 r. w sprawie potwierdzania obecności uczestników na zajęciach w ŚDS Razem Łatwiej w Klępczewie, z którego wynika możliwość upoważnienia pracownika do potwierdzania za uczestnika jego udziału w zajęciach na liście obecności. 18 uczestników samodzielnie potwierdza swoją obecność podpisem. Obecność pozostałych 2 osób potwierdza 2 upoważnionych do tego pracowników. (akta kontroli str ) 3. Dziennik zajęć dokumentujący pracę zespołu wspierająco aktywizującego zawierający następujące informacje: datę, ogólny plan zajęć wspierająco aktywizujących, podpis prowadzącego. Dzienniki (2) prowadzone są odrębnie przez każdego terapeutę. Sposób dokumentowania w nich zajęć jest niezgodny z zapisem 24 ust.3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy, ponieważ nie zawiera wykazu osób uczestniczących w zajęciach, tematyki zajęć, sposobu realizacji zajęć oraz ewentualnych uwag o realizacji zajęć i aktywności uczestników. Bardzo ogólnie sporządzono okresowy plan zajęć wspierająco aktywizujących w poszczególnych pracowniach np. dla pracowni kulinarnej podane jest tygodniowe menu. 9

10 W związku z powyższym na podstawie ww. Dzienników kontrolujący nie ustalili w jakim zakresie były prowadzone poszczególne treningi oraz frekwencji i aktywności uczestników na zajęciach. (akta kontroli str.114) Dokumentację indywidualną uczestnika stanowią: kopia decyzji przyznająca miejsce w ŚDS, zaświadczenie lekarza rodzinnego, orzeczenie o niepełnosprawności, zaświadczenie lekarza psychiatry lub neurologa, notatka, uzgodnienie terminu przyjęcia do Domu, Indywidualny Plan Postępowania Wspierająco - Aktywizującego, Karta Oceny Postępu w Rozwoju Społecznym Uczestnika, Karta Obserwacji Uczestnika, Karta Osobowej Oceny Uczestnika, Karta Oceny Osobowości Uczestnika, Karta opinii o uczestniku zajęć, Karta pracy psychologa, Opinia psychologiczna, Karta Pracy Psychiatry, Oświadczenie zgoda na przetwarzanie danych osobowych przez ŚDS, Oświadczenie zgoda na publikację wizerunku w materiałach dot. działalności ŚDS, Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego. Dodatkowo dla niektórych uczestników prowadzone są: Karta Zajęć Indywidualnych w zakresie masażu relaksacyjnego prowadzona przez młodszego opiekuna mającego stosowne uprawnienia, Karta Zajęć Logopedycznych prowadzonych przez terapeutę mającego ukończone studia podyplomowe z zakresu logopedii. Podczas czynności kontrolnych sprawdzono szczegółowo dokumentację indywidualną następujących uczestników (40%) : ( ) Na podstawie skontrolowanej dokumentacji stwierdzono zasadność skierowania ww. osób do środowiskowego domu samopomocy. Indywidualne plany wspierająco - aktywizujące dla osób uczestniczących w ŚDS sporządzane są na okres od 4,5 do 5 lat. W pierwszym okresie pobytu ocena będąca wynikiem obserwacji uczestnika dokonywana jest po okresie 3 miesięcy. W jej następstwie sporządzane są indywidualne plany, które są oceniane co 6 miesięcy. W Planach wskazuje się formy wsparcia (treningi) jakich wymaga uczestnik. W ocenie oprócz wykazywania zmian w osobowości uczestnika i jego zachowaniu, oceniany jest również jego rozwój społeczny w obszarach: samoobsługi, komunikacji, uspołecznienia i możliwości udziału w poszczególnych zajęciach. Ocena dokonywana jest w skali bardzo dobry niedostateczny. Dokumentami pomocniczymi do sporządzenia i realizacji planów są Karty pracy psychiatry i psychologa oraz opinia psychologiczna w zakresie oceny możliwości psychofizycznej uczestnika. Dokumentacja nie zawiera natomiast notatek pracowników zespołu wspierająco - aktywizującego dotyczących aktywności uczestnika, jego zachowań i motywacji do udziału w zajęciach mających zastosowanie przy opracowywaniu planu ( 24 ust.2 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy). Uczestnicy są zapoznawani z zakładanymi wobec nich działaniami, co potwierdzają podpisem. Plany oraz oceny są podpisane przez członków zespołu. Kontrolującym przedstawiono protokóły ze spotkań zespołu wspierająco - aktywizującego z których wynika, że w 2014 r. celem spotkań była wymiana obserwacji i spostrzeżeń dot. uczestników, a w następstwie okresowa ocena indywidualnych planów. 10

11 Skontrolowano niżej wymienione decyzje administracyjne wraz z dokumentacją: 648/ / z dnia r. 977/ / z dnia r. 282 / / z dnia r. 618/ / z dnia r. 2194/ / z dnia r. 2290/02-141/ z dnia r. 308/02-141/ z dnia r. 1147/02-141/2014/272 z dnia r. 2291/02-3/ z dnia r. 303/02-3/ z dnia r. 1233/02-3/ z dnia r. 2181/ / z dnia r. 290/ / z dnia r. 2026/02-486/ z dnia r. 289/02-486/ z dnia r. 1103/ z dnia r. 277/ / z dnia r. 1469/ / z dnia r. 2183/ / z dnia r. Zgodnie z 7 ust.7 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy osobę kieruje się do domu na czas określony niezbędny do realizacji indywidualnego planu postępowania wspierająco - aktywizującego. Stwierdzono, że jeżeli po raz pierwszy uczestnik wystąpił o skierowanie do domu kierowany jest na okres trzech miesięcy. Ustalono natomiast, że pomimo sporządzenia długoterminowych indywidualnych planów (4,5 5 lat) kierownik ŚDS w 2014 r. zwracała się do GOPS z pismem o wydanie decyzji kierujących na okres 6 miesięcy. Aktualnie obowiązujące decyzje wydawane są na okres zgodny z czasem określonym do realizacji ich indywidualnych planów. (akta kontroli str ) Zgodnie z 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy (Dz. U. Nr 238, poz.1586 z późn. zm.) termin dostosowania domów do wymaganych standardów upływa z dniem 31 grudnia 2018 r. Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w Książce Kontroli Środowiskowego Domu Samopomocy pod pozycją 1. Przed podpisaniem protokółu kontroli, kontrolowany może zgłosić zastrzeżenie na piśmie dotyczące jego treści, w ciągu 7 dni od daty otrzymania do podpisu. Odmowa podpisania protokółu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. 11

12 Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz oznaczony nr 1 pozostaje w jednostce kontrolowanej. Protokół otrzymano dnia Protokół podpisano dnia. Kierownik jednostki kontrolowanej : Kontrolujący: Protokół sporządzono w dniu 01 kwietnia 2015 r. 12