Wniosek o płatność końcową

Transkrypt

1 Wniosek o płatność końcową w ramach otwartego naboru nr 9 wniosków o granty na projekty dotyczące wsparcia w zakresie przedsięwzięć związanych z turystyką w ramach projektu Wieloaspektowy Program rozwoju Sami Sobie w mikroregionie Dolina Strugu współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Kompendium informacji oraz instrukcja wypełniania Kwalifikowalność i ewidencja wydatków: Beneficjent zobowiązany jest do przestrzegania obowiązujących postanowień, zasad oraz reguł wynikających z procedur, wytycznych, instrukcji oraz informacji Operatora Dotacji, dostępnych m.in. na stronie internetowej Całkowite koszty kwalifikowalne projektu badane są na etapie budżetowania, jak również na etapie rozliczenia końcowego. Całkowitymi kosztami kwalifikowalnymi projektu na etapie rozliczenia projektu stają się wydatki, które zaraportowano w trakcie realizacji całego projektu; Warunkiem uznania wydatków za kwalifikowalne jest poniesienie ich przez Beneficjenta, w związku z realizacją projektu zgodnie z zasadami racjonalnej gospodarki finansowej, w szczególności relacji nakładów do rezultatów. Beneficjent zobowiązany jest do realizacji wszystkich działań projektowych w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę, z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz powinien dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów, pod rygorem uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowalne w ramach realizowanego projektu, a więc Beneficjent przy wyborze osób/podmiotów realizujących działania projektowe lub przy wyłanianiu ich wykonawców nie może wybrać oferty od osoby/podmiotu, z którą pozostaje w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności tych osób. Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z należytą starannością, ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie; Beneficjent jest zobowiązany do osiągnięcia celu i wskaźników określonych we wniosku o dofinansowanie; Beneficjenci prowadzący księgi rachunkowe i sporządzający sprawozdania finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości (pełna księgowość) wyodrębnia w swoich dotychczas prowadzonych księgach rachunkowych dodatkowe konta księgowe przeznaczone do ewidencjonowania transakcji związanych z otrzymaną dotacją oraz uwzględnia zmiany w swojej polityce rachunkowości. Może tego dokonać poprzez wprowadzenie dodatkowych kont pozwalających na wyodrębnienie operacji

2 związanych z danym projektem, tak aby możliwe było wyodrębnienie ewidencji środków pieniężnych, wyodrębnienie ewidencji rozrachunków, wyodrębnienie ewidencji kosztów, wyodrębnienie ewidencji przychodów, wyodrębnienie ewidencji środków trwałych oraz ich umorzenia lub wprowadzenie odpowiedniego kodu księgowego (operacyjnego) dla wszystkich transakcji związanych z projektem, gdzie wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzenie zestawień w określonym przedziale czasowym, ujmujących wszystkie operacje związane z projektem. Każdy beneficjent realizujący projekty w ramach Funduszu dostosowuje swój wykaz kont do specyficznych warunków prowadzonej działalności, uwzględniając sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Również oznaczanie kont księgowych oraz ich numeracja leży w gestii beneficjenta (dotyczy NGO); Beneficjenci, którzy otrzymali dofinansowanie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów w kolumnie Uwagi lub Adnotacje powinni dokonywać dodatkowego, odpowiedniego oznaczenia (symbol, numer, wyróżnik) operacji realizowanej w ramach projektu. Wybór oznaczenia, jego rodzaj i formę pozostawia się w gestii beneficjenta (np. numer umowy/kolejny numer porządkowy). Sposób prowadzenia ewidencji księgowej przez Beneficjentów powinien umożliwiać wyodrębnienie zdarzeń gospodarczych związanych z otrzymaniem dotacji oraz z wydatkowaniem pochodzących z niej środków, sporządzanie sprawozdań, przeprowadzenie kontroli wykorzystania tych środków oraz o ewentualnej kwalifikowalności podatku VAT. Rekomendowany wykaz załączników do wniosku o płatność końcową: Poświadczona za zgodność z oryginałem kopia regulaminu dokonywania zamówień ze środków publicznych (dotyczy NGO); Poświadczona za zgodność z oryginałem kopia papierowej wersji stosowanej Polityki Rachunkowości wraz z Zakładowym Planem Kont, przyjęta w danej instytucji z wyodrębnionymi kontami analitycznymi do ewidencji kosztów, wydatków i przychodów projektu oraz rozrachunków (np. w formie aneksu do polityki rachunkowości lub wyciąg z polityki rachunkowości dotyczący projektu - dotyczy NGO); Wydruki z systemu finansowo-księgowego według wydatków, kosztów, (ewentualnie) przychodów projektu za okres realizacji projektu, a także wydruki z kont rozrachunków. Wydruki księgowań z systemu finansowo- księgowego jednostki muszą być podpisane przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie księgowości w jednostce lub osobę upoważnioną (dotyczy NGO);

3 Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie, bądź wydruki, narzędzi księgowych, które podmiot gospodarczy zobowiązany jest stosować na podstawie obowiązujących przepisów, tj. podatkowa księga przychodów i rozchodów z wyszczególnionymi pozycjami dotyczącymi projektu (dotyczy beneficjentów prowadzących działalność gospodarczą); Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie umów z podmiotami zewnętrznymi dostawcami, kopie zamówień; Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty (dowody zapłaty stanowią tylko i wyłącznie wyciągi bankowe, potwierdzenia wykonania przelewu nie stanowią dowodu zapłaty). Należy złożyć opisane faktury lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej godnie z wymogami projektowymi. Opis musi znajdować się na oryginale faktury lub innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej dotyczącego projektu. Z opisu musi jednoznacznie i bezpośrednio wynikać związek dokumentu z projektem. Wzór opisu dokumentu księgowego do pobrania ze strony Operatora Dotacji Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzające odbiór/wykonanie prac/dostaw (protokoły zdawczo-odbiorcze) lub dokumenty potwierdzające przyjęcie środka trwałego na ewidencję środków trwałych (OT, tabele amortyzacyjne). W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowanekopie protokołów odbioru urządzeń, z podaniem miejsca ich składowania; Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie lub wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych, środków trwałych niskocennych lub z ewidencji wartościowoilościowej (dotyczy NGO oraz beneficjentów prowadzących działalność gospodarczą); Oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów bankowych z rachunku Beneficjenta potwierdzające poniesienie wydatku; Oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie raportów kasowych, dowodów kasowych KP i KW, potwierdzenia zasilenia i wypłaty środków pieniężnych z rachunków bankowych oraz równoważne potwierdzenia dokonanych płatności gotówkowych; Dokumentacja fotograficzna potwierdzająca wywiązanie się z wydatkowania środków zgodnie z przeznaczeniem (zdjęcia zakupionych środków trwałych, sprzętu, wyposażenia, miejsca realizacji projektu, inwestycji remontowo- budowlanych z każdego etapu prac) z widocznym oznakowaniem zgodnym z Wytycznymi informacji i promocji dla SPPW; Próbki/egzemplarze materiałów informacyjno-promocyjnych: foldery, ulotki, wydruki ze stron internetowych, itp. z widocznym oznakowaniem zgodnym z Wytycznymi informacji i promocji dla SPPW;

4 Dokumentacja potwierdzająca zgodność realizacji wydatków w ramach realizacji zamówień współfinansowanych ze środków publicznych krajowych i zagranicznych, w stosunku do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych (zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie oraz zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień w ramach SPPW, do których nie ma zastosowania ustawa z Prawo zamówień publicznych), tj. dokumentacja z przeprowadzonego postępowania ofertowego: zapytania ofertowe, oferty, załączniki do ofert- specyfikacja, notatki z wyboru oferty, oświadczenia, klauzule, kosztorysy; Kosztorys powykonawczy- w przypadku robót budowlanych; Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie innych dokumentów potwierdzających prawidłową realizację całości projektu, zgodnie z zakresem rzeczowo - finansowym projektu; Elektroniczna wersja wniosku o płatność na nośniku CD (tożsama z wersja papierową); Poświadczona za zgodność z oryginałem kopia zaświadczenia o wpisie do ewidencji innych obiektów hotelarskich prowadzonej przez gminę (dotyczy beneficjentów, którzy otrzymali wsparcie na założenie działalności agroturystycznej). Poświadczanie za zgodność z oryginałem oraz podpisywanie dokumentów: Kopie załączników sporządzane przez Beneficjenta muszą być poświadczane za zgodność z oryginałem na każdej stronie. Poświadczanie zgodności z oryginałem powinno zawierać: klauzulę np. za zgodność z oryginałem / zgodnie z oryginałem oraz czytelny podpis osoby /jednej z osób podpisujących umowę, lub innej osoby do tego upoważnionej (wówczas należy dołączyć odpowiednie pełnomocnictwo) lub parafkę z imienną pieczątką. W przypadku dokumentów wielostronicowych dopuszcza się możliwość potwierdzania za zgodność z oryginałem na pierwszej stronie dokumentu zamieszczając: klauzulę np. za zgodność z oryginałem od strony X do strony X oraz czytelny podpis lub parafkę wraz z imienną pieczątką osoby upoważnionej. Załączniki wielostronicowe powinny być zszyte i mieć ponumerowane strony (dopuszczalna jest forma odręczna numeracji- nie dotyczy faktur i wyciągów bankowych. Kopie faktur oraz dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej należy potwierdzać za zgodność z oryginałem na każdej stronie oddzielnie avers i revers); Wniosek o płatność końcową powinien być czytelnie podpisany (lub parafowany z imienną pieczątką) przez osoby upoważnione, tj. osoby podpisujące umowę lub przez pełnomocnika osobę legitymująca się stosownym upoważnieniem.

5 Kompletowanie załączników do wniosku o płatność końcową: Zaleca się ułożenie załączników do wniosku o płatność końcową w sposób przejrzysty i logiczny, w następującej kolejności: - faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej, - wyciąg z rachunku bankowego, - protokół odbioru dostaw/usług lub wykonania prac, - umowa z wykonawcą/zamówienie, - dokumentacja dotycząca rozeznania rynku/postępowania ofertowego. Dokumenty dotyczące kilku faktur należy skopiować i dołączyć do właściwej faktury. Formularz wniosku o płatność końcową: Formularz wniosku o płatność końcową dostępny jest do porania na stronie internetowej Operatora Dotacji Wniosek o płatność końcową należy wypełnić elektronicznie. Wnioski sporządzone odręcznie nie będą przyjmowane. Sposób, miejsce oraz termin złożenia wniosku o płatność końcową: Wszystkie kwoty we wniosku należy podać zapisem arytmetycznym z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (nie należy zaokrąglać do pełnych złotych); Żadne pole we wniosku o płatność końcową nie może pozostać puste; W polach, które beneficjenta nie dotyczą należy wpisać n/d lub 0,00; Wniosek o płatność końcową należy złożyć w wersji papierowej i tożsamej wersji elektronicznej w 1 egzemplarzu; Załączniki do wniosku o płatność końcową należy złożyć w wersji papierowej w 1 egzemplarzu, dla dokumentacji zdjęciowej możliwa forma elektroniczna; Komplet dokumentów, czyli wniosek o płatność końcową w wersji papierowej i elektronicznej wraz z załącznikami w wersji papierowej w należy złożyć w opisanym segregatorze; Wniosek o płatność końcową musi być przedłożony przez Beneficjenta do biura Operatora Dotacji w terminie 14 dni od zakończenia finansowego realizacji projektu określonego w umowie o dofinansowanie projektu. Wyjaśnienia do wybranych punktów wniosku o płatność końcową: punkt 3.1. Informacja finansowa:

6 - należy wykazać wszystkie wydatki poniesione w ramach realizacji projektu zgodnie z zakresem rzeczowo finansowym projektu; - kwota wydatków całkowitych należy wpisać kwoty z danej faktury lub innego dowodu - koszty kwalifikowalne należy wpisać kwoty z danej faktury lub innego dowodu księgowego. W przypadku, gdy np. faktura opiewa w całości na wydatki związane z realizacją projektu, które są kwalifikowalne, to kwota wydatków kwalifikowalnych jest równa kwocie dokumentu netto. Podatek VAT nie stanowi wydatku kwalifikowalnego, jeśli może być odzyskiwany. W przypadku, gdy Beneficjentowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, może on stanowić wydatek kwalifikowalny, wówczas kwota wydatków kwalifikowalnych przedstawionych do refundacji może być równa kwocie dokumentu brutto; - kwota dofinansowania należy wpisać kwoty obliczone jako kwota wydatków kwalifikowalnych * przyznany udział procentowy dofinansowania SPPW, np. 1000*60,00%= 600 zł; W przypadku, gdy faktura lub inny dowód księgowy dotyczy zarówno wydatków związanych z realizacją projektu, które są kwalifikowalne, jak i innych wydatków, które projektu nie dotyczą, należy wpisać tylko tę kwotę, która stanowi koszt kwalifikowalny. punkt 3.2. Zestawienie dokumentów - Lp. - należy wpisać liczbę porządkową; - Kategoria wydatków - należy wpisać rodzaj wydatku zgodnie z zakresem rzeczowofinansowym; - Numer dokumentu należy wpisać numer faktury lub innego dowodu - Data wystawienia - należy wpisać datę wystawienia faktury lub innego dowodu - Data zapłaty - należy wpisać datę zapłaty wynikającą z potwierdzenia zapłaty; - Nazwa towaru lub usługi - należy wpisać nazwę z faktury lub innego dowodu - Kwota dokumentu brutto - należy wpisać wartość brutto z faktury lub innego dowodu - Kwota dokumentu netto - należy wpisać wartość netto z faktury lub innego dowodu - Kwota wydatków kwalifikowalnych - należy wpisać kwotę wydatków kwalifikowalnych z danej faktury lub innego dowodu księgowego. W przypadku, gdy np. faktura opiewa w całości na wydatki związane z realizacją projektu, które są kwalifikowalne, to kwota wydatków kwalifikowalnych jest równa kwocie dokumentu netto. Podatek VAT nie stanowi wydatku kwalifikowalnego, jeśli może być odzyskiwany. W przypadku, gdy Beneficjentowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, może on stanowić wydatek kwalifikowalny, wówczas kwota wydatków kwalifikowalnych przedstawionych do refundacji może być równa kwocie dokumentu

7 brutto. W przypadku, gdy faktura lub inny dowód księgowy dotyczy zarówno wydatków związanych z realizacją projektu, które są kwalifikowalne, jak i innych wydatków, które projektu nie dotyczą, należy wpisać tylko tę kwotę, która stanowi koszt kwalifikowalny. punkt 4. Rozliczenie kwoty dofinansowania - Całkowita kwota dofinansowania kwota do pobrania z wiersza Razem kolumny 7 Kwota dofinansowania z pkt INFORMACJA FINANSOWA - wykaz wydatków zrealizowanych zgodnie z zakresem rzeczowo finansowym projektu.