PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA

Transkrypt

1 PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA Handel premium dla WINDOWS Wersja 3.40

2 Spis treści II Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy MATRIX.PL SA jest zabronione. Copyright MATRIX.PL SA. Wszelkie prawa zastrzeżone. Portions of this program Copyright Btrieve Technologies, Inc. All Rights Reserved. Btrieve jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Btrieve Technologies, Inc. Microsoft, MS-DOS są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation. Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Novell i NetWare są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Novell, Inc. NetWare Loadable Module (NLM) jest znakiem towarowym firmy Novell, Inc. Adobe, Adobe Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System SYMFONIA premium jest nową nazwą handlową Systemu Zarządzania SYM- FONIA. Opracowanie i skład: MATRIX.PL SA Wydanie V Warszawa, maj 2004

3 Spis treści Spis treści I Wstęp 1 O rodzinie systemów SYMFONIA...1 Prezentacja programów...2 Możliwości programu Handel premium...4 Szybki dostęp do informacji...4 Planowanie i prowadzenie polityki cenowej i polityki sprzedaży...5 Raporty i zestawienia...5 Rozliczanie transakcji...5 Prowadzenie gospodarki magazynowej...6 Współpraca z innymi egzemplarzami programu...6 Współpraca z programami systemu Symfonia...6 Wymiana danych z innymi programami...7 Układ dokumentacji...8 Korzystanie z podręczników drukowanych...8 Korzystanie z dokumentów elektronicznych...9 Korzystanie z pomocy kontekstowej...9 Aktualność informacji...12 Zastrzeżenia...12 R O Z D Z I A Ł 1 Podstawowe zasady obsługi programu 13 Okna programu...13 Nawigacja...15 Organizacja danych...16 Grupowanie danych w katalogach...16 Grupowanie danych według rodzajów...17 Grupowanie danych według kryteriów wyboru...17 Wprowadzanie danych...19 Wykorzystanie danych z kartotek podczas wprowadzania danych...19 Słowniki...21 Rodzaje...21 Notatki...21 Metoda "przeciągnij i upuść"...21 Kalkulator...21 Kalendarz...22 Przetwarzanie danych...22 Raporty...22 Operacje...25 Grupowe operacje na dokumentach...25 Przykłady wykorzystania operacji grupowych...26

4 Spis treści II Zestawienia...27 R O Z D Z I A Ł 2 Podstawowe pojęcia i dane 32 Firma...32 Towary...34 Definiowanie towarów...35 Rodzaje towarów...41 Przyciski narzędziowe...41 Kontrahenci...42 Definiowanie kontrahentów...42 Rodzaje kontrahentów...44 Pracownicy i Urzędy...45 Definiowanie Pracowników i Urzędów...45 Rodzaje Pracowników i Urzędów...46 Dokumenty...47 Powiązania między różnymi kategoriami dokumentów...48 Łączenie i rozłączanie dokumentów...48 Poruszanie się w oknach dokumentów handlowych i magazynowych...49 Dane podstawowe...50 Strona danych o towarach...53 Strona płatności (tylko dokumenty handlowe)...57 Strona Inne...58 Rodzaje dokumentów...60 Operacje na wystawionym dokumencie...61 Pieniądze...62 Rozrachunki...62 Płatności...64 Płatności wewnętrzne...66 Rejestry pieniężne...67 R O Z D Z I A Ł 3 Administracja 71 Rozpoczęcie pracy z programem...71 Rejestracja i aktywacja programu...71 Konfigurowanie drukarek...71 Drukarki tekstowe...72 Drukarki graficzne...74 Drukarki fiskalne...75 Firma - zakładanie, aktywacja, ustawienia, parametry...79 Zakładanie firmy...79 Zmiana nazwy lub numeru NIP...80 Uzupełnianie informacji o firmie...80 Ustalanie parametrów pracy...81 Użytkownicy programu i ich uprawnienia...82 Numeracja dokumentów...82

5 III Spis treści Wypełnianie danymi kartotek kontrahentów i towarów...83 Magazyny...84 Wprowadzanie stanów początkowych towarów w magazynach...84 Organizacja pracy programu...85 Zabezpieczenie danych...95 Czynniki wpływające na bezpieczeństwo danych...96 Organizacja wykonywania kopii bezpieczeństwa...97 Zarządzanie danymi firmy...99 Archiwizacja danych Wymiana danych z innymi programami Format Format Praca w środowisku rozproszonym R O Z D Z I A Ł 4 Zaopatrzenie 104 Cena zakupu i cena bazowa Określanie zapotrzebowania na towary Stany minimalne i maksymalne Rezerwacje towarów Niezrealizowana sprzedaż i zakup Niezrealizowane zamówienia własne i obce Sprzedaż i zakup towarów Tworzenie zamówień Przesyłanie zamówień do kontrahentów Wystawianie dokumentów zakupu Na podstawie dokumentu papierowego Na podstawie dokumentów Przyjęcie do magazynu Na podstawie dokumentu Zamówienie własne Na podstawie Kontraktu wystawienie Faktury zaliczkowej Poprzez import dokumentów sprzedaży od kontrahenta jako własnych dokumentów zakupu Wystawianie dokumentów magazynowych do dokumentów zakupu R O Z D Z I A Ł 5 Gospodarka magazynowa 111 Tworzenie i likwidacja magazynów Operacja Inwentaryzacja Tworzenie nowego arkusza inwentaryzacyjnego Poruszanie się w oknie arkusza inwentaryzacyjnego Wprowadzanie stanów początkowych towarów Przyjmowanie towarów do magazynu Dostawy towarów Okno Dostawa towaru Dokumenty przychodu (PZ, PW)...115

6 Spis treści IV Wydawanie towarów z magazynu Rozliczanie wartości towarów w magazynie Obliczanie wartości wydanego towaru Rezerwacje Sposób wyboru dostaw dla realizacji wydań Dokumenty rozchodu (WZ, RW) Dokument Korekta wartości magazynu Przemieszczanie towarów między magazynami Spis z natury Przecena Powiązanie wystawiania dokumentów handlowych i magazynowych Wystawianie zewnętrznych dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych Wystawianie dokumentów handlowych na podstawie dokumentów magazynowych R O Z D Z I A Ł 6 Sprzedaż 128 Czynniki określające politykę sprzedaży Współpraca z kasami fiskalnymi Eksport danych towarów do kasy fiskalnej Faktura do paragonów fiskalnych Współpraca z drukarkami fiskalnymi Wystawianie dokumentów sprzedaży Bezpośrednie tworzenie dokumentów Tworzenie dokumentów sprzedaży na podstawie zamówień Tworzenie dokumentów sprzedaży na podstawie dokumentów magazynowych144 Pobieranie od kontrahentów zamówień w postaci elektronicznej Import zamówień Zamówienia z programu Doradca Handlowy Zamówienia z programu Sklep Internetowy Wystawianie dokumentów magazynowych do dokumentów sprzedaży R O Z D Z I A Ł 7 Rozliczenia finansowe 147 Wystawianie dokumentów płatności do dokumentów handlowych Rozliczanie dokumentów handlowych istniejącymi płatnościami Współpraca z programami księgowymi Dekretowanie dokumentów - schematy księgowań Eksport danych dokumentów do programów księgowych Uzgadnianie danych Integracja z programem FK...155

7 V Spis treści D O D A T E K A Przegląd parametrów pracy, uprawnień użytkowników, zestawień i operacji 160 Przegląd parametrów pracy firmy Kontrola danych Zasady obliczeń Domyślne tryby edycji i prezentacji dokumentów Ochrona danych Parametry druku i zestawień Parametry dokumentów i zasady ich numeracji Parametry polityki sprzedaży Wykonywanie procedur Inne Import danych ze sklepu internetowego Przegląd uprawnień użytkowników Prawa dostępu do kartotek Prawa do kontrahentów Prawa do towarów Prawa do dokumentów handlowych Prawa do dokumentów magazynowych Prawa do dokumentów płatności Prawa w zakresie polityki sprzedaży Inne Uprawnienia specjalne Przegląd zestawień Zestawienia dostępne w kartotekach dokumentów Zestawienia dostępne w kartotece kontrahentów Zestawienia dostępne w oknie danych kontrahenta Zestawienia dostępne w kartotekach pracowników i urzędów Zestawienia dostępne w oknie danych pracownika lub urzędu Zestawienia dostępne w kartotece towarów Zestawienia dostępne w kartotece dostaw towaru Zestawienia dostępne w oknie danych towaru Zestawienia dostępne w kartotece pieniędzy Przegląd operacji Operacje dostępne w każdej z kartotek Grupowe operacje na dokumentach Pozostałe operacje dostępne w kartotekach dokumentów Operacje dostępne w kartotece kontrahentów Operacje dostępne w oknie danych kontrahenta Operacje dostępne w kartotekach pracowników i urzędów Operacje dostępne w oknie danych pracownika lub urzędu Operacje dostępne w kartotece towarów Operacje dostępne w oknie danych towaru Operacje dostępne w kartotece pieniędzy Operacje dostępne w oknie Raporty płatności...196

8 Spis treści VI Indeks 198

9 Wstęp O rodzinie systemów SYMFONIA Rodzinę systemów SYMFONIA, wspomagających zarządzanie w firmach handlowych i usługowych tworzą systemy SYMFONIA start, SYMFONIA premium i SYMFONIA forte. Wszystkie te systemy zostały zaprojektowane i napisane specjalnie dla środowiska WINDOWS. System Zarządzania SYMFONIA start przeznaczony jest dla najmniejszych firm. Tworzą go programy w wersji jednostanowiskowej, obsługujące tylko jedną firmę. Obecnie są to programy FAKTURA start, MAŁA KSIĘGOWOŚĆ start i HANDEL start. Wykorzystują one jako motor baz danych oprogramowanie firmy Pervasive Software. System Zarządzania SYMFONIA premium wspomaga zarządzanie w małych i średnich firmach. Tworzące go programy umożliwiają obsługę wielu firm i równoczesną pracę wielu użytkowników w sieci. Podobnie, jak programy systemu SYMFONIA start także wykorzystują jako motor baz danych oprogramowanie firmy Pervasive Software. Obecnie są to programy FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ, ANALIZY FINANSOWE, ŚRODKI TRWAŁE, KADRY I PŁACE, PŁACE, PRZELEWY, HANDEL, FAKTURA PRO, MAŁA KSIĘGOWOŚĆ PRO. System Zarządzania SYMFONIA forte przeznaczony jest dla większych, nowocześnie zarządzanych firm. Wykorzystuje jako motor baz danych MS SQL SERVER Zapewnia wysoką wydajność i bezpieczeństwo pracy bez względu na liczbę danych czy użytkowników. Jako jedyny polski system wspomagający zarządzanie, SYMFO- NIA forte została wyposażona w technologię MICROSOFT VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS (VBA) umożliwiającą bezpieczne i szybkie dostosowanie funkcjonalności aplikacji do indywidualnych potrzeb Użytkownika. SYMFONIA forte tworzą programy FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ forte, ŚRODKI TRWAŁE forte, KADRY I PŁACE forte, DORADCA HANDLOWY forte, SKLEP INTERNETOWY forte, ANALIZY FINAN- SOWE forte. W przyszłości system zostanie rozszerzony o program HANDEL forte. We wszystkich systemach zastosowano system wymiany informacji pomiędzy programami oraz wewnętrzny język programowania, pozwalający na tworzenie własnych mechanizmów wykorzystywania informacji zgromadzonych w bazach danych. Programy wchodzące w skład wszystkich systemów rodziny SYMFONIA, działają samodzielnie lub współpracują ze sobą wymieniając dane.

10 2 Wstęp Prezentacja programów Analizy Finansowe Program wspomaga i przyspiesza pracę działów finansowo-ekonomicznych w firmie. Umożliwia szybkie przygotowanie dowolnych analiz danych zarejestrowanych w programie FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ. Wykorzystuje wzbogacony o dodatkowe funkcje arkusz kalkulacyjny MS EXCEL. Zawiera gotowe wzorce podstawowych raportów i zestawień. Program występuje tylko w wersji premium. Finanse i Księgowość Program realizuje wszystkie zasadnicze operacje księgowe - budowanie planu kont, księgowanie dokumentów, automatyczne obliczanie bilansu zamknięcia, prowadzenie rozrachunków i rozliczeń, generowanie dostarczonych z programem lub zdefiniowanych przez użytkownika zestawień i sprawozdań. Program występuje w wersjach premium i forte. Mała Księgowość premium Program przeznaczony jest do prowadzenia ewidencji i rozliczeń podatkowych obowiązujących w małych firmach, prowadzących uproszczoną księgowość. Obsługuje wynagrodzenia pracownicze, ewidencję wyposażenia, środki trwałe i wykorzystywanie prywatnych pojazdów do celów służbowych. Ułatwia i przyspiesza prawidłowe rozliczanie podatków z Urzędem Skarbowym. Program występuje w wersjach start i premium. Funkcjonalność wersji premium została rozszerzona w stosunku do wersji start o następujące możliwości: obsługa wielu firm współpraca z programem PŁATNIK praca wielostanowiskowa Środki Trwałe Program wspomaga pracę działu księgowego, ułatwiając ewidencjonowanie, wyliczanie, amortyzację, aktualizację i umarzanie środków trwałych, niskocenowych składników majątku oraz wartości niematerialnych i prawnych. Prowadzi także ewidencję miejsc użytkowania środków. Program występuje w wersjach premium i forte. Faktura premium Program w całości obsługuje sprzedaż w firmach usługowych i handlowych (nie posiadających magazynu). Wystawia wszystkie niezbędne dokumenty sprzedaży. Rozlicza transakcje gotówkowe i bezgotówkowe zachodzące w firmie. Pozwala zaplanować i prowadzić określoną politykę sprzedaży. Obsługuje drukarki fiskalne. Program występuje w wersjach start i premium. Funkcjonalność wersji premium została rozszerzona w stosunku do wersji start o następujące możliwości: obsługa wielu firm praca wielostanowiskowa grupowanie danych w katalogach

11 Wstęp 3 Handel Program wspomaga sprzedaż i zarządzanie gospodarką magazynową (pełna ewidencja stanów magazynowych). Umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży, magazynowych, zakupu i płatności. Obsługuje firmy wielooddziałowe. Umożliwia zaplanowanie i prowadzenia określonej politykę sprzedaży. Współpracuje z drukarkami i kasami fiskalnymi oraz czytnikami kodów kreskowych. Program występuje w wersjach start i premium. Funkcjonalność wersji premium została rozszerzona w stosunku do wersji start o następujące możliwości: obsługa wielu firm obsługa firm wielooddziałowych praca wielostanowiskowa grupowanie danych w katalogach brak ograniczenia liczby asortymentów Kadry i Płace Program zarządza płacami oraz danymi kadrowymi pracowników i firmy. Wspomaga planowanie, ewidencję czasu pracy i płac (umożliwia wykorzystywanie danych z modelu kadrowego do automatycznego naliczania płac). Umożliwia prowadzenie kompletnej dokumentacji kadrowo-płacowej. Program występuje w wersjach premium i forte. Płace Program wspomaga zarządzanie płacami w firmie. Uwzględnia różne sposoby wynagradzania. Przyspiesza comiesięczne i roczne rozliczenia - generuje listy płac, potrzebne zestawienia, druki i raporty, drukuje przelewy. Zapewnia tajność płac. Wspomaga rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Program występuje tylko w wersji premium. Przelewy Program umożliwia wypełnianie formularzy przelewów oraz ich nadruki na gotowych szablonach (możliwość drukowania formularzy w wariancie standardowym oraz w wersji z pokwitowaniem), a także na szablonach zdefiniowanych przez użytkownika. Współpracuje z programem MS EXCEL, umożliwiając przesyłanie danych o przelewach. Program występuje tylko w wersji premium. Doradca Handlowy Program klasy CRM (Customer Relationship Management) czyli Zarządzania Relacjami z Klientami. Wspomaga pracę w zakresie obsługi klienta, wspiera służby handlowe i marketingowe firmy. Program obsługuje procesy biznesowe zachodzące w dziedzinie marketingu i sprzedaży zapewniając gromadzenie i stałą wymianę informacji oraz planowanie i przebieg współpracy z kontrahentami. Program występuje tylko w wersji forte. Sklep Internetowy Program zapewniający korzystanie z nowoczesnej formy handlu - handlu elektronicznego. Dzięki jego zastosowaniu można zwiększyć rynki zbytu, zareklamować swoją

12 4 Wstęp działalność, zaistnieć w Internecie prezentując centrum informacyjne. W bazie danych programu nie ma ograniczenia na ilość produktów. Zapewniono także automatyczne przeliczanie ceny brutto na netto i odwrotnie. Grafika robiona na zamówienie umożliwia pełną integrację wyglądu sklepu ze stroną internetową, materiałami reklamowymi i wizerunkiem firmy. Program występuje tylko w wersji forte. Możliwości programu Handel premium Zadaniem programu jest wspomaganie działania firm poprzez ułatwienie rejestracji zdarzeń gospodarczych i wystawiania odpowiednich dokumentów. Obecna wersja programu jest dostosowana do obsługi zmian prawnych związanych z akcesją Polski do Unii Europejskiej. Udostępnia on wiele narzędzi, ułatwiających zarządzanie działalnością w firmach handlowych i usługowych. Najistotniejsze cechy tego programu to: Szybki dostęp do informacji Program ułatwia porządkowanie, przechowywanie i wyszukiwanie danych, umożliwiając: Segregowanie informacji na wiele różnych sposobów, w zależności od potrzeb użytkownika oraz zmiany organizacji informacji w każdym momencie pracy z programem. Szybkie i proste wyszukiwanie informacji według różnych kryteriów. Szybkie wprowadzanie danych do kartotek - możliwość tworzenia wzorców dla zapisywanych informacji. Szybkie i łatwe wystawianie dokumentów Program umożliwia: Rejestrowanie dokumentów zakupu VAT i dokumentów importowych. Wystawianie dokumentów magazynowych. Wystawianie dokumentów sprzedaży dla sprzedaży objętej podatkiem VAT (także walutowych), sprzedaży nie podlegającej VAT oraz sprzedaży na eksport. Możliwość umieszczania w dokumentach sprzedaży VAT towarów nie podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Definiowanie nowych typów dokumentów dostosowanych do potrzeb użytkownika na podstawie zdefiniowanych w programie wzorców dokumentów. Elastyczne zarządzanie numeracją dokumentów. Możliwe jest określenie w parametrach pracy programu sposobu kontroli numeracji dokumentów podczas ich wystawiania, a także symbolu serii, szablonu numeru dokumentu oraz zakresu ciągłości numeracji dokumentów. Grupowe tworzenie, wystawianie i drukowanie dokumentów w przypadku powtarzalnego wystawiania dużej liczby dokumentów.

13 Wstęp 5 Rejestrowanie wszystkich lub wybranych dokumentów sprzedaży VAT (w zależności od obowiązujących w firmie zasad obsługi sprzedaży VAT) na drukarce fiskalnej. Wymaga to: Zainstalowania drukarki fiskalnej i prawidłowe określenie jej konfiguracji. Odpowiedniego określenia parametrów fiskalizacji w definicji typu dokumentu. Wystawianie dokumentów sprzedaży na podstawie dokumentów WZ i dokumentów zakupu na podstawie dokumentów PZ. Planowanie i prowadzenie polityki cenowej i polityki sprzedaży Możliwość zdefiniowania dla każdego towaru czterech cen sprzedaży (trzy ceny netto, jedna brutto), oraz prowadzenia cenników w walutach. Możliwość odrębnego określenia domyślnych warunków sprzedaży dla każdego z kontrahentów. Możliwość definiowania indywidualnych cen i upustów na dany towar lub rodzaj towaru dla konkretnego kontrahenta lub rodzaju kontrahenta. Możliwość definiowania kwotowych i procentowych upustów ilościowych dla towaru lub rodzaju towaru. Możliwość przeprowadzenia zmiany cen dla grupy towarów oraz zmiany warunków sprzedaży w grupie wybranych kontrahentów. Pomoc w naliczaniu cen nabycia oraz bieżących cen sprzedaży. Raporty i zestawienia Program umożliwia tworzenie następujących zestawień: Zestawień operacji handlowych i magazynowych: globalnych za wybrany okres według dokumentów, kontrahentów i towarów. szczegółowych dla wybranego kontrahenta według dokumentów i towarów. szczegółowych dla wybranego towaru według dokumentów i kontrahentów. w ujęciu chronologicznym, z podziałem według użytkowników. Zestawień umożliwiających kontrolę rozrachunków i terminów płatności. Zestawień rejestrów dokumentów handlowych i magazynowych. Cenników dla wybranych towarów. Rozliczanie transakcji Przy wystawianiu dokumentu handlowego występuje równolegle transakcja pieniężna, polegająca na przyjęciu gotówki (czeku, karty płatniczej, itp.), lub rejestrująca fakt przyszłej zapłaty (np. przelew bankowy). Informacje o wszystkich dokonanych oraz należnych wpłatach i wypłatach pieniężnych przechowywane są w kartotece Pieniądze. Umożliwia to: Definiowanie, rejestrowanie i wystawianie dokumentów dotyczących płatności o różnym charakterze. Możliwość grupowania wpłat i wypłat pieniężnych w rejestrach. Rozliczanie rozrachunków i płatności.

14 6 Wstęp Tworzenie raportów płatności, także raportów kasowych. Prowadzenie gospodarki magazynowej Program HANDEL premium umożliwia: Prowadzenie wielu (maksymalnie 219) magazynów. Drukowanie adresów i nazw magazynów na dokumentach. Stosowanie trzech jednostek miary dla towarów. Rozliczanie towarów w cenach rzeczywistych metodami FIFO, LIFO lub według wskazanej dostawy. Automatyczne, półautomatyczne bądź ręczne wystawianie odpowiednich dokumentów magazynowych powiązanych z dokumentami handlowymi. Wystawianie dokumentów handlowych na podstawie dokumentów magazynowych. Współpraca z innymi egzemplarzami programu Egzemplarze programu HANDEL premium zainstalowane na różnych komputerach mogą wymieniać miedzy sobą dane. Ułatwia to pracę w firmach o strukturze rozproszonej i umożliwia wymianę dokumentów z kontrahentami wykorzystującymi ten program. Praca w środowisku rozproszonym Poszerzenie funkcjonalności metod eksportu i importu o możliwość importu całego układu dokumentów umożliwia przenoszenie pełnych danych oddziału do programu HANDEL premium pracującego w centrali. Aby zaimportować dokumenty należy wybrać szablon hmioddz.ams i wskazać pliki wygenerowane z oddziału poprzez eksport do FK w formacie 3.0. Dokumenty importowane są do odpowiednich kartotek programu z pominięciem bufora i są oznaczone jako 'KOPIA' dokumentu. Współpraca między firmami pracującymi z programem Handel premium Program umożliwia wymianę dokumentów handlowych i magazynowych między firmami poprzez ich przesyłanie w plikach tekstowych. Dokument wyeksportowany z poziomu kartoteki poprzez Eksport danych Eksport dokumentów można następnie zaimportować do bufora w innej firmie wykorzystując szablon hmin.ams. Możliwe jest zaimportowanie zamówień własnych klienta jako zamówień obcych lub obcego dokumentu sprzedaży jako własnego dokumentu zakupu. Współpraca z programami systemu Symfonia Program współpracuje z następującymi programami wchodzącymi w skład systemów SYMFONIA premium i SYMFONIA forte: Finanse i Księgowość oraz Finanse i Księgowość forte Program HANDEL premium współpracuje z programami FK i FK forte poprzez obiekt integracji. Jest to odrębnie instalowany produkt, umożliwiający bezpośrednie przesyłanie dokumentów do bufora programu FK, oraz synchronizację odpowiednich kartotek i rozrachunków kontrahentów programu HANDEL forte i programu FK.

15 Wstęp 7 Po zdefiniowaniu odpowiednich schematów księgowań program automatycznie dekretuje eksportowane do programu FK dokumenty. Wymieniane są również dane opisujące kontrahentów, pracowników i urzędy. Możliwe jest także automatyczne uzgadnianie zawartości kartotek kontrahentów, pracowników i urzędów wykorzystywanych przez oba programy. W przypadku kontrahentów, których kartoteki zostały uzgodnione z kartoteką programu FK i dla których oraz istnieje w danych programu HANDEL jakikolwiek dokument (wystawiony lub w buforze) możliwe jest uzgadnianie rozrachunków pomiędzy danymi programu HANDEL premium a danymi z FK. Mała Księgowość premium Współpraca z tym programem polega na automatycznym dekretowaniu wystawionych dokumentów, przekazywaniu do programu MP informacji zawartych w wystawionych dokumentach, a także na przekazywaniu danych opisujących kontrahentów, pracowników i urzędy. Informacje te są przekazywane w postaci plików tekstowych zapisanych w odpowiednim formacie. Możliwe jest także automatyczne uzgadnianie zawartości kartotek kontrahentów, pracowników i urzędów, z których korzystają oba programy. Doradca Handlowy forte Współpraca ta polega na uzgadnianiu zawartości kartoteki towarów programu HAN- DEL premium z kartoteką produktów programu DORADCA HANDLOWY oraz na automatycznym przekazywaniu do programu HANDEL zamówień klientów zarejestrowanych przez program DORADCA HANDLOWY. Sklep Internetowy forte Współpraca ta polega na przekazywaniu z programu HANDEL premium do programu SKLEP INTERNETOWY danych o kontrahentach i towarach, a z programu SKLEP IN- TERNETOWY do programu HANDEL premium - danych o złożonych przez klientów zamówieniach. Wymiana danych z innymi programami Współpraca między programem HANDEL premium a innymi programami polega na wymianie plików tekstowych z danymi. W tym przypadku użytkownik musi sam określić, jakie dane i w jakim formacie mają być wymieniane. Dzięki wykorzystaniu różnych bibliotek programowych (DLL) program HANDEL premium (i inne programy systemu SYMFONIA ) mogą wykorzystywać różne formaty danych dla wymiany danych między sobą (np. między dwoma egzemplarzami programu HANDEL premium zainstalowanymi w różnych firmach - do wymiany dokumentów handlowych w postaci elektronicznej) lub wymiany danych z innymi programami (np. edytorami tekstów, arkuszami kalkulacyjnymi itp. Obecnie dostępne są dwa formaty wymiany danych: Format 2 i Format 3. Format 2 W formacie tym dane dotyczące kolejnych pozycji kartoteki zapisywane są w osobnych liniach pliku tekstowego. Pierwsza linia tego pliku może zawierać nazwy pól. Poszczególne pola danych rozdzielone są separatorami pól. Pola tekstowe (które mogą zawierać dowolne znaki, także takie, które zostały zdefiniowane jako separato-

16 8 Wstęp ry pól) są ujęte w ograniczniki tekstu. Można także określić sposób kodowania polskich znaków: WINDOWS lub DOS. Format 3 Jest to format wymiany danych pomiędzy modułami systemu SYMFONIA. W tym formacie zarówno liczba jak i kolejność występowania poszczególnych danych nie ma znaczenia, gdyż dane są rozpoznawane poprzez ich nazwę, a nie położenie w pliku danych. Jest to obecnie preferowany format wymiany danych. Układ dokumentacji Pełną dokumentację programu stanowią podręcznik drukowany, podręcznik elektroniczny, dokumenty w formacie PDF opisujące wybrane zagadnienia, oraz pomoc kontekstowa do programu. Aby otworzyć plik opisujący wprowadzane w programie zmiany, należy wybrać polecenie Pomoc Aktualności. Korzystanie z podręczników drukowanych Podręcznik użytkownika w postaci drukowanej zawiera pełny opis programu w układzie merytorycznym, czyli według grup tematycznych zagadnień obsługiwanych przez program. Podręcznik został zaprojektowany tak, aby sprostać potrzebom użytkowników o różnym doświadczeniu w pracy z programami komputerowymi. Można go czytać rozdział po rozdziale lub też wyrywkowo, zależnie od potrzeb. Informacje, których zrozumienie wymaga przeczytania innych fragmentów tekstu, oznaczone są stosownymi odnośnikami. Każdy z rozdziałów podręcznika został poprzedzony streszczeniem pozwalającym na szybkie zorientowanie się w jego treści. Oto krótki opis poszczególnych rozdziałów: 1 Podstawowe wiadomości o programie Omówienie podstawowych pojęć związanych z programem, sposobu nawigacji w programie oraz sposobów reprezentacji, organizacji, wprowadzania i przetwarzania danych. 2 Podstawowe pojęcia i dane Opis wymagań i procedury instalacji programu, oraz czynności, które należy wykonać, aby przygotować program do pracy, a także zagadnień dotyczących bieżącej pracy z programem 3 Administracja Opis zagadnień dotyczących administrowania programem 4 Zaopatrzenie Opis zagadnień dotyczących zaopatrzenia: kontroli stanów magazynowych, tworzenia zamówień oraz wystawiania dokumentów zakupu. 5 Gospodarka magazynowa Opis prowadzenia gospodarki magazynowej

17 Wstęp 9 6 Sprzedaż Opis zagadnień dotyczących sprzedaży: czynników określających politykę sprzedaży, wystawiania dokumentów sprzedaży oraz ich powiązań z dokumentami magazynowymi i dokumentami płatności 7 Rozliczenia finansowe Opis zagadnień dotyczących rozliczania transakcji handlowych, innych rozliczeń oraz współpracy z programami księgowymi. Dodatek A Przegląd parametrów pracy programu, uprawnień użytkowników, zestawień i operacji dostępnych w oknach kartotek oraz zestawień i poleceń dostępnych w oknach danych. Podręcznik drukowany jest zaopatrzony w szczegółowy spis treści oraz indeks, ułatwiające znalezienie interesujących czytelnika zagadnień. Korzystanie z dokumentów elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną, uaktualnioną w stosunku do podręcznika papierowego wiedzę o programie. Opisuje także zmiany w programie, jakie nastąpiły od ostatniego wydania drukiem. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie PDF. Oprócz tego do programu dołączane są inne dokumenty w tym formacie, opisujące wybrane zagadnienia. Sposoby korzystania z dokumentów w formacie PDF są szczegółowo opisane w systemie pomocy przeglądarki ACROBAT READER, dostarczanej wraz z oprogramowaniem i dokumentacją. Aby otworzyć podręcznik elektroniczny, należy wybrać polecenie Pomoc Podręcznik użytkownika. Aby uzyskać dostęp do pozostałych dokumentów w formacje PDF, należy wybrać polecenie Pomoc Dokumentacja. Korzystanie z pomocy kontekstowej Pomoc do programu stanowi interaktywne wyjaśnienie zawartości okien programu. Pliki pomocy prezentują w formie interaktywnej pełną wiedzę o programie i uczą początkującego użytkownika podczas bieżącej pracy z programem. Wywołanie pomocy kontekstowej Aby wywołać pomoc dotyczącą okna, należy wskazać okno kursorem i kliknąć lewym klawiszem myszki, a następnie przycisnąć klawisz F1. Można też kliknąć przycisk Pomoc, jeśli jest dostępny w wybranym oknie. Aby uzyskać pomoc dotyczącą elementu głównego okna programu, należy wybrać przycisk Pomoc. Gdy kursor zmieni kształt na nim element okna i kliknąć lewym klawiszem myszki., należy wskazać

18 10 Wstęp Aby uzyskać pomoc dotyczącą elementu okna dialogowego, należy wybrać przycisk, znajdujący się w prawym górnym rogi okna. Gdy kursor zmieni kształt na, należy wskazać nim element okna i kliknąć lewym klawiszem myszki. Innym sposobem uzyskania pomocy na temat elementu ekranu jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy obszaru, dla którego potrzebna jest pomoc i wybranie polecenia Co to jest? Przeglądarka HTML Help Zawartość plików pomocy jest udostępniana przez przeglądarkę HTML Help. Domyślnie plik pomocy jest wyświetlany w oknie podzielonym na trzy części. Ramka położona poniżej paska tytułu, zawiera pasek narzędziowy. Po lewej stronie okna znajduje się ramka nawigacyjna, zawierająca zakładki Spis treści, Indeks i Wyszukaj. Po prawej stronie okna znajduje się ramka tematu, w której wyświetlany jest wybrany temat pomocy lub temat domyślny. Zmiana rozmiaru i pozycji okna przeglądarki Pozycję okna przeglądarki oraz jego rozmiary, a także rozmiary ramek nawigacji i tematu można łatwo zmieniać: Aby zmienić rozmiar ramki nawigacji lub tematu, należy wskazać kursorem rozdzielającą je linię. Gdy kursor zmieni się w podwójną strzałkę, należy przeciągnąć linię rozdzielającą ramki w prawo lub w lewo. Aby proporcjonalnie zmniejszyć lub powiększyć całe okno przeglądarki, należy wskazać kursorem dowolny narożnik okna. Gdy kursor zmieni się w podwójną strzałkę, należy przeciągnąć narożnik w nową pozycję. Aby zmienić wysokość lub szerokość okna przeglądarki, należy wskazać kursorem jedną z krawędzi okna. Gdy kursor zmieni się w podwójną strzałkę, należy przeciągnąć krawędź w nową pozycję. Aby zmienić pozycję okna przeglądarki na ekranie, należy kliknąć pasek tytułu i przeciągnąć okno na nowe miejsce. Okno przeglądarki jest wyświetlane w takim położeniu i rozmiarach, jakie zostały ustalone przy jej poprzednim użyciu. Znajdowanie tematu pomocy Aby wyszukać i wyświetlić temat w Spisie treści, należy kliknąć zakładkę Spis treści, na rozwijanej liście ważnych tematów odszukać wybrany temat, wskazać go kursorem i kliknąć. Aby wyszukać i wyświetlić temat w Indeksie, należy kliknąć zakładkę Indeks, wpisać w puste pole poszukiwane słowo kluczowe, wyszukać na przewijanej

19 Wstęp 11 liście odpowiednią pozycję indeksu (temat często jest przypisany do więcej niż jednej pozycji indeksu), wskazać ją kursorem i kliknąć. Aby wyszukać i wyświetlić tematy, w których występuje poszukiwane słowo lub fraza, należy kliknąć zakładkę Wyszukaj, wpisać w puste pole poszukiwane słowo lub frazę, wybrać z listy temat, wskazać go kursorem i kliknąć. Znajdowanie tematu za pomocą przycisków narzędziowych Na pasku narzędziowym przeglądarki HTML Help znajduje się pięć przycisków, których można użyć do znajdowania tematów: Wstecz - wyświetla poprzednio oglądany temat. Dalej - wyświetla następny z oglądanych poprzednio tematów. Zatrzymaj - zatrzymuje pobieranie strony internetowej. Odśwież - odświeża zawartość strony internetowej wyświetlanej w ramce tematu. Start - wyświetla stronę startową przeglądanego pliku pomocy Pasek narzędziowy może nie zawierać niektórych z wymienionych przycisków. Kopiowanie tematu Aby skopiować część tematu, należy zaznaczyć tekst, który ma być skopiowany, kliknąć prawym klawiszem myszki i wybrać polecenie Kopiuj. Następnie należy otworzyć dokument, do którego temat ma być skopiowany, umieścić kursor w miejscu, w którym ma się znaleźć kopiowana informacja i wybrać polecenie Wklej z menu Edycja. Aby skopiować cały temat, należy kliknąć prawym klawiszem myszki w ramce tematu, a następnie wybrać polecenie Zaznacz wszystko, ponownie kliknąć prawym klawiszem i wybrać polecenie Kopiuj. Powoduje to skopiowanie tematu do schowka. Następnie należy otworzyć dokument, do którego temat ma być skopiowany, umieścić kursor w miejscu, w którym ma się znaleźć kopiowana informacja i wybrać polecenie Wklej z menu Edycja. Drukowanie tematu pomocy Aby wydrukować bieżący temat pomocy, należy kliknąć prawym klawiszem myszki w ramce tematu, a następnie z menu pomocniczego wybrać polecenie Drukuj. Aby wydrukować bieżący temat pomocy wybrany ze spisu treści, należy kliknąć prawym klawiszem myszki pozycję spisu i wybrać polecenie Drukuj. Program umożliwia wydrukowanie wybranego tematu lub wybranego tematu i wszystkich podtematów.

20 12 Wstęp Aktualność informacji Program jest stale i na bieżąco aktualizowany. Aby zapoznać się z nowościami i zmianami dokonanymi po wydrukowaniu podręcznika, należy wybrać polecenie Pomoc Aktualności. Opisy wszystkich nowości oraz zmian, które nie zostały ujęte w tym podręczniku ani w systemie Pomocy można znaleźć także na naszych stronach internetowych pod adresem Zastrzeżenia Podczas pisania przewodnika przyjęto, że użytkownik zna podstawowe zasady obsługi programów w środowisku WINDOWS oraz stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Podane w przewodniku przykłady ilustrują wyłącznie sposób działania programu i nie mogą być traktowane jako źródło informacji dotyczących zagadnień handlowych, finansowych lub podatkowych. Rzeczywiste dane własnej firmy należy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. MATRIX.PL nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Wszystkie użyte w przykładach nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów.