Poakcesyjny Program Wsparcia Obszarów Wiejskich. Zakres Zadań i Obowiązków (Terms of Reference and Scope of Work)

Transkrypt

1 Poakcesyjny Program Wsparcia Obszarów Wiejskich Zakres Zadań i Obowiązków (Terms of Reference and Scope of Work) Konsultant ds. kampanii informacyjno-promującej modernizację procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników Przedmiotem Zakresu Zadań i Obowiązków (TOR) dotyczącego kampanii informacyjnopromującej modernizację procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników są działania informacyjne i promujące oraz narzędzia niezbędne do ich realizacji opracowane przez agencję Public Relations, zwaną dalej Konsultantem. I. Informacje wprowadzające 15 września 2006 roku została zawarta umowa o realizacji przez Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS) Poakcesyjnego Programu Wspierania Obszarów Wiejskich (PPWOW), w części programu dotyczącej modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników. Poakcesyjny Program Wsparcia Obszarów Wiejskich (PPWOW) jest realizowany przez Rząd Rzeczpospolitej Polskiej na podstawie umowy pożyczki z Międzynarodowym Bankiem Odbudowy i Rozwoju (Bankiem Światowym). Obejmuje on swym zakresem trzy obszary: Komponent A - "Reforma administracyjna KRUS" - polegająca na wsparciu reformy KRUS poprzez modernizację procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników, Komponent B - "Program Integracji Społecznej", którego celem jest wzmocnienie integracji społecznej w słabo rozwiniętych gminach wiejskich poprzez wsparcie potencjału samorządów lokalnych w zakresie wyszukiwania, planowania i wdrażania inicjatyw i projektów na rzecz społeczności lokalnych, Komponent C - "Kampania promocyjno-informacyjna o działaniach na rzecz integracji społecznej i reformy administracyjna KRUS". Na mocy umowy, część środków finansowych została przeznaczona na wzmocnienie potencjału administracyjnego i analitycznego KRUS poprzez dokonanie zmian organizacyjnych i administracyjnych, polegających m.in. na wdrożeniu nowoczesnego, zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego automatyzację procesów pracy. W ramach podjętych działań zainicjowano proces ujednolicania platformy techniczno-systemowej wykorzystywanej do obsługi świadczeń i ubezpieczeń oraz integrację posiadanych zasobów danych osobowych. Modernizacja procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników umożliwi sukcesywne zwiększanie efektywności i bardziej przejrzyste zarządzanie ubezpieczeniami oraz lepsze wykorzystanie istniejących zasobów. 1

2 II. Informacje ogólne o KRUS Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego powstała na mocy ustawy z 20 grudnia 1990 roku (tekst jednolity: Dz.U Nr 50 poz. 291 ze zm.) w celu realizacji zadań związanych z pełną obsługą ubezpieczenia społecznego rolników. Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego kieruje Prezes, który jest centralnym organem administracji państwowej, podległym ministrowi właściwemu do spraw rozwoju wsi. Prezesa Kasy powołuje i odwołuje Prezes Rady Ministrów na wniosek ministra właściwego do spraw rozwoju wsi. Interesy ubezpieczonych i świadczeniobiorców reprezentuje w KRUS Rada Ubezpieczenia Społecznego Rolników, której członkowie powoływani są przez ministra właściwego do spraw rozwoju wsi, spośród kandydatów zgłoszonych przez społeczno-zawodowe organizacje rolników i związki zawodowe rolników indywidualnych o ogólnokrajowym zasięgu, po przeprowadzeniu konsultacji ze zgłaszającymi organizacjami. Rada Rolników ma prawo kontrolować i oceniać działalność Kasy. W ramach KRUS wyodrębnia się: Centralę, 16 Oddziałów regionalnych, 256 Placówek terenowych, 6 Centrów Rehabilitacji Rolników oraz Ośrodek Szkoleniowo Rehabilitacyjny. KRUS prowadzi samodzielną gospodarkę finansową. Podstawy finansowe ubezpieczenia i działalności KRUS stanowią następujące fundusze: Fundusz emerytalno-rentowy tworzony ze składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe, z refundacji ze środków Funduszu Ubezpieczeń Społecznych na pokrycie określonych wydatków oraz z uzupełniającej dotacji budżetu państwa. Jest przeznaczony na finansowanie świadczeń z ubezpieczenia emerytalno-rentowego, emerytur i rent z innego ubezpieczenia społecznego, wypłacanych łącznie ze świadczeniami z ubezpieczenia emerytalno-rentowego, wraz z dodatkami, refundacji określonych kosztów Funduszowi Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli taką refundację przewidują przepisy emerytalne oraz ubezpieczeń zdrowotnych. Fundusz Składkowy Ubezpieczenia Społecznego Rolników tworzony ze składek na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie oraz z innych źródeł określonych w statucie funduszu składkowego, zapewnia pełne pokrycie wydatków funduszu składkowego. Środki z tego funduszu przeznaczone są na finansowanie: świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego, chorobowego i macierzyńskiego, bezpośrednich kosztów funkcjonowania Rady Rolników, kosztów zarządzania tym funduszem i wykonywania jego zobowiązań jako osoby prawnej, działalności KRUS dotyczącej inicjowania i wspierania rozwoju ubezpieczeń dla rolników i ich rodzin przez towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, odpisu na fundusz administracyjny w wysokości do 9% planowanych wydatków funduszu składkowego, odpisu na fundusz prewencji i rehabilitacji w wysokości do 5% planowanych wydatków, niedoboru funduszu administracyjnego oraz funduszu prewencji i rehabilitacji. 2

3 Fundusz administracyjny jest tworzony z odpisów od funduszu składkowego w wysokości do 9% planowanych wydatków funduszu składkowego, odpisów od funduszu emerytalnorentowego w wysokości do 3,5% planowanych wydatków funduszu emerytalno-rentowego oraz refundacji przez właściwe instytucje kosztów związanych z realizacją ubezpieczenia zdrowotnego oraz realizacją innych zadań powierzonych Prezesowi Kasy na podstawie odrębnych przepisów. Finansowane są z niego koszty obsługi ubezpieczenia (z wyjątkiem kosztów pokrywanych ze środków funduszu składkowego lub funduszu prewencji i rehabilitacji) oraz koszty obsługi zadań w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Fundusz prewencji i rehabilitacji jest tworzony z odpisów od funduszu składkowego w wysokości do 5% planowanych wydatków oraz z dotacji budżetowej i przeznaczony jest na prowadzenie przez KRUS działalności na rzecz zapobiegania wypadkom przy pracy rolniczej i rolniczym chorobom zawodowym, pomoc ubezpieczonym i osobom uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia, którzy wykazują całkowitą niezdolność do pracy w gospodarstwie rolnym, ale rokują jej odzyskanie w wyniku leczenia i rehabilitacji, albo zagrożonym całkowitą niezdolnością do pracy w gospodarstwie rolnym. Fundusz motywacyjny może być tworzony w ramach odpisu na fundusz administracyjny. Dysponuje nim Prezes KRUS, w porozumieniu z Przewodniczącym Rady Ubezpieczenia Społecznego Rolników, na podstawie regulaminu uchwalonego przez Radę Rolników. Wypłaty z tego funduszu są realizowane poza limitami wynikającymi z przepisów o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej. Środki funduszu są wypłacane w formie nagród uznaniowych. KRUS realizuje szereg zadań wyodrębnionych z powszechnego systemu ubezpieczeń, w tym m.in.: obsługę rolników w sprawach dotyczących obejmowania ubezpieczeniem społecznym rolników i opłacania składek na to ubezpieczenie przyznawania i wypłaty świadczeń pieniężnych z ubezpieczeń: emerytalno-rentowego oraz wypadkowego, chorobowego i macierzyńskiego prowadzenia działalności prewencyjnej na rzecz upowszechniania zasad bezpieczeństwa pracy w gospodarstwach rolnych oraz eliminowania zagrożeń w miejscu pracy i życia rolników, prowadzenia dobrowolnej, nieodpłatnej rehabilitacji leczniczej dla osób uprawnionych do świadczeń KRUS, zagrożonych niezdolnością do pracy, bądź trwale lub okresowo całkowicie niezdolnych do pracy w gospodarstwie rolnym. KRUS na zlecenie Państwa, m.in. wypłaca świadczenia kombatanckie dla inwalidów wojennych, obsługuje ubezpieczenie zdrowotne rolników oraz ich domowników, emerytów i rencistów, a także członków ich rodzin, pełniąc jednocześnie na rzecz NFZ funkcję płatnika składek na to odrębne ubezpieczenie. KRUS prowadzi dwuinstancyjny system orzecznictwa lekarskiego w związku z ustalaniem prawa ubezpieczonych w KRUS do świadczeń zależnych od niezdolności do pracy w gospodarstwie rolnym lub medycznej oceny stanu zdrowia. W pierwszej instancji orzeczenia wydają lekarze rzeczoznawcy, w drugiej instancji komisje lekarskie Kasy. 3

4 Z dniem wejścia Polski do UE, KRUS realizuje zadania związane z koordynacją zabezpieczenia społecznego w krajach Unii Europejskiej. Ustawa o ubezpieczeniu społecznym rolników wyróżnia dwa rodzaje ubezpieczenia: ubezpieczenie emerytalno-rentowe oraz ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie, jak również dwa tryby objęcia ubezpieczeniem obowiązkowy i dobrowolny. W ramach KRUS ubezpieczeniem społecznym objętych jest osób, ubezpieczeniem zdrowotnym osób oraz emerytów i rencistów (wg danych KRUS na 2010 rok). Więcej informacji na III. Informacje o modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników W 2005 roku eksperci Banku Światowego dokonali analizy i oceny działalności KRUS. W Raporcie Ocena Struktury Organizacyjnej KRUS (i) Ocena KRUS jako organizacji; (ii) Zalecenia w kwestii niezbędnych zmian w KRUS; oraz (iii) Komentarze dotyczące Strategii IT KRUS zostały wyszczególnione obszary szczególnie wymagające modernizacji i reformy oraz ich wpływ na proces informatyzacji. Podkreślono brak integralności i kompatybilności systemów IT oraz centralnej bazy danych dla systemów dziedzinowych, nie ukończenie procesu wdrożenia sieci rozległej WAN oraz występowanie znaczących różnic w zakresie użytkowanego sprzętu czy oprogramowania przez poszczególne oddziały regionalne czy jednostki terenowe, co powodowało nieefektywność działania samej organizacji, jak i procesów oraz obowiązujących procedur administracyjnych. Ponadto zauważono brak jednolitej polityki m.in. w zakresie utrzymania infrastruktury techniczno-systemowej czy bezpieczeństwa, jak również zdefiniowanego i udostępnionego na zewnątrz katalogu usług dla instytucji publicznych takich, jak: Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Narodowy Bank Polski, Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Główny Urząd Statystyczny oraz pokrewne instytucje z Unii Europejskiej. Główne systemy informatyczne, działając w strukturze rozproszonej, wspomagały KRUS w zakresie: obsługi świadczeń obsługi ubezpieczeń obsługi wypadkowości i rehabilitacji raportowania i statystyki kadr i płac finansów i księgowości ewidencji środków trwałych i magazynu. Ponadto wykorzystywano różnorodne aplikacje umożliwiające bieżące utrzymanie infrastruktury techniczno-systemowej, tj. systemów operacyjnych dla stacji roboczych i 4

5 serwerów, aplikacji bazodanowych, antywirusowych i ochrony dostępu, poczty elektronicznej czy aplikacji biurowych. W przyjętej na lata strategii informatycznej i komunikacyjnej (ICT - Information and Communication Technologies), zwanej strategią biznesową ekrus, podstawowym celem działania było usprawnienie obsługi rolników ubezpieczonych i świadczeniobiorców poprzez wdrożenie nowoczesnego Zintegrowanego Systemu Informatycznego. Zintegrowany System Informatyczny, budowany zgodnie z Ustawą o Informatyzacji, Krajowymi Ramami Interoperacyjności i priorytetami Planu Informatyzacji Państwa, wraz z szeregiem usprawnień organizacyjno-technicznych, umożliwi: wsparcie usług związanych z kompleksową obsługą rolników - ubezpieczonych i świadczeniobiorców zapewnienie systemowych mechanizmów współpracy KRUS z innymi instytucjami sektora publicznego w kraju i za granicą integrację posiadanych systemów informatycznych i wykorzystanie istniejących rozwiązań i zasobów koncentrację na statutowej działalności KRUS budowę nowoczesnej platformy komunikacyjnej i mechanizmów zarządzania sprawami opartymi na procesowym modelu funkcjonowania KRUS budowę nowoczesnego systemu zarządzania informacją dla Kierownictwa KRUS oraz systemu długoterminowej archiwizacji dokumentów obniżenie kosztów utrzymania systemów informatycznych m.in. poprzez redukcję ilości stosowanych technologii. Wdrożenie strategii ICT wymagające przygotowania odpowiedniego oprogramowania i wyposażenia sprzętowego, gwarantującego funkcjonalność systemu ICT, jest skorelowane z szeregiem wzajemnie uzupełniających się działań, takich jak: wdrożenie Systemu Wspomagania Zarządzania, który umożliwi kompleksowe zarządzanie organizacją w zakresie kadr, płac, gospodarki materiałowej i innych kluczowych obszarów, a także m.in. precyzyjne generowanie raportów dotyczących procesów administracyjnych wdrożenie Systemu WorkFlow i modernizacja systemów przetwarzania pozwoli na integrację niezależnie działających systemów informatycznych obsługujących m. in. wypłatę świadczeń, rejestrację składek i inne statutowe obowiązki KRUS, wdrożenie narzędzi ułatwiających automatyzację pracy, śledzenie przepływów i moderowanie podstawowych procesów finansowych wdrożenie Systemu Archiwizacji pozwoli na kompleksową i długoterminową archiwizację danych, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Przy zachowaniu zasad regulujących bezpieczeństwo i dostęp do danych historycznych, zostaną wprowadzone narzędzia do zarządzania zawartością bazy danych i składowaniem dokumentów 5

6 zapewnienie bezpieczeństwa polegające na wprowadzeniu jednolitych w KRUS zasad bezpieczeństwa przetwarzania informacji w budowanych i wdrażanych systemach informatycznych modernizacja infrastruktury ICT (zakup sprzętu i oprogramowania) modernizacja poprzez obejmie wszystkie jednostki organizacyjne KRUS i ułatwi osiągnięcie jednolitych standardów wyposażenia ICT. Zrealizowanie założeń programu ma doprowadzić do poprawy efektywności i przejrzystości funkcjonowania KRUS. Harmonogram realizacji powyższych działań reformujących ICT w KRUS: wdrożenie systemu Workflow (platformy integracyjnej) i modernizacja systemów przetwarzania (harmonogram: ). wdrożenie systemu wspomagania zarządzania (harmonogram: ) wdrożenie systemu długoterminowej archiwizacji dokumentów (harmonogram: ) IV. Cele działań informacyjnych i promujących Modernizacja procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników ma kluczowe znaczenie dla usprawnienia zarządzania ubezpieczeniami społecznymi rolników. Celem działań informacyjnych, promujących i szkoleniowych jest budowanie świadomości modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników oraz zwiększenie poziomu znajomości efektów wynikających z jej realizacji (działania reformujące ICT w KRUS w ramach Komponentu A PPWOW) poprzez: zapewnienie kompleksowej, rzetelnej oraz stałej informacji o modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników dostosowanej do specyfiki grup docelowych budowanie świadomości społecznej dotyczącej korzyści związanych z przeprowadzeniem modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników utrwalenie przekonania, że modernizacja procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników pozwoli na sukcesywne zwiększanie efektywności zarządzania ubezpieczeniami społecznymi rolników budowanie pozytywnego wizerunku KRUS jako instytucji zaangażowanej we wdrażanie nowoczesnych rozwiązań w celu usprawnienia procesów w zakresie systemu ubezpieczenia społecznego rolników uzyskanie poparcia dla usprawnienia procesu zarządzania zmianami w organizacji KRUS. 6

7 V. Grupy docelowe Działania informacyjne i promujące, dotyczące Modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników, będą kierowane przede wszystkim do beneficjentów systemu, pracowników KRUS oraz ogółu społeczeństwa. Wstępnie zidentyfikowani odbiorcy kampanii informacyjno-promującej: pracownicy KRUS (dyrektorzy jednostek terenowych KRUS, kadra kierownicza KRUS, pracownicy pozostałych szczebli) * odpowiednie informowanie i przygotowanie kadr KRUS, mające na celu aktualizację wiedzy (poprzez m.in. system szkoleń /warsztatów) na temat elementów i procesów wdrażania Modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników i modernizacji systemu informatycznego KRUS beneficjenci systemu ubezpieczeń społecznych rolników (ubezpieczeni i świadczeniobiorcy) związki zawodowe rolników organizacje reprezentujące rolników administracja centralna i jednostki samorządu terytorialnego (przedstawiciele administracji różnego szczebla) środowiska zawodowe i eksperckie partnerzy instytucjonalni i społeczni (związki komunalne, organizacje pozarządowe, podmioty edukacyjne, ugrupowania polityczne, liderzy opinii publicznej) media opinia publiczna VI. Zakres działań / zadania Konsultanta Konsultant będzie zobowiązany do opracowania strategii działań informacyjnych i promujących dotyczących modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników, ze szczególnym uwzględnieniem efektów tej modernizacji. Konsultant dokona weryfikacji i identyfikacji grup docelowych wraz z odpowiednim dostosowaniem treści przekazu i jego formy do potrzeb oraz możliwości ich percepcji, w sposób umożliwiający prowadzenie optymalnych i skutecznych działań informacyjnopromujących, zapewniających realizację przyjętych celów. Przygotowana przez Konsultanta strategia, stanowiąca część jego oferty technicznofinansowej, powinna zawierać: koncepcje przekazów informacyjnych narzędzia i metodologie działań informacyjnych, promujących, edukacyjnych i szkoleniowych wykaz proponowanych kanałów dotarcia harmonogram działań wraz z wyceną. 7

8 Do zadań Konsultanta będzie należało realizowanie bieżących działań zgodnie z uzgodnioną i zaakceptowaną przez KRUS strategią informacyjno-promującą oraz bieżące doradztwo i komunikacja z grupami docelowymi, a w szczególności: w obszarze komunikacji wewnętrznej pracownicy KRUS: o przygotowanie i przeprowadzenie sondażu wśród pracowników nt. zmian wprowadzanych w związku z modernizacją procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników o przygotowanie pakietu informacyjnego dla pracowników o opracowanie treści materiałów informacyjnych (listów, ulotek, broszur, plakatów) dla pracowników w ramach potrzeb, jednak nie mniej niż 10 w trakcie trwania kontraktu o przygotowanie i redakcja profilowanego biuletynu wewnętrznego / e- newslettera publikowanego i dystrybuowanego raz w miesiącu o redakcja i zamieszczanie informacji na tablicach ogłoszeń w ramach potrzeb, jednak nie mniej niż raz w miesiącu o stworzenie i dystrybucja wśród pracowników FAQ (Frequently Asked Questions lista najczęściej zadawanych pytań wraz z odpowiedziami) dotyczących modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników o opracowanie harmonogramu oraz zorganizowanie szkoleń medialnych dla pracowników Centrali KRUS i oddziałów regionalnych w ramach potrzeb, jednak nie mniej niż 10 spotkań w trakcie trwania kontraktu wraz z opracowaniem treści materiałów szkoleniowych o opracowanie harmonogramu oraz zorganizowanie spotkań szkoleniowoinformacyjnych z pracownikami w ramach potrzeb, jednak nie mniej niż 10 spotkań w trakcie trwania kontraktu wraz z opracowaniem treści materiałów szkoleniowych o pełnienie roli wewnętrznego doradcy w odniesieniu do działań promocyjnych i informacyjnych dla Kierownictwa KRUS o przygotowanie prezentacji oraz materiałów szkoleniowych i informacyjnych dotyczących modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników na spotkania wewnętrzne kadry kierowniczej w miarę potrzeb o szkolenie medialne dla Kierownictwa KRUS o opracowanie i w miarę potrzeb wdrażanie procedur kryzysowych o zarządzanie ewentualną sytuacją kryzysową o bieżące świadczenie usług konsultingowych i doradczych w zakresie komunikacji wewnętrznej o inne działania rekomendowane przez Konsultanta * treść wszystkich materiałów informacyjnych i promujących musi uzyskać akceptację przed ich publikacją w obszarze komunikacji zewnętrznej beneficjenci i potencjalni beneficjenci: o opracowanie rekomendacji wizualizacji graficznej (lajt motiv) kampanii 8

9 o przygotowanie pakietu informacyjnego o przygotowanie i opublikowanie informatora (broszury) o aspektach i korzyściach płynących z modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników w wersji elektronicznej / papierowej o redagowanie materiałów oraz bieżąca aktualizacja strony internetowej KRUS o platforma edukacyjna - specjalistyczny portal KRUS zaproponowanie minimum trzech propozycji nazwy platformy rekomendacje dotyczące konstrukcji i zawartości merytorycznoinformacyjnej platformy współpraca z wybraną przez KRUS firmą w zakresie przygotowywania i wdrażania oraz obsługi platformy edukacyjnej opracowywanie, redakcja i bieżąca aktualizacja materiałów informacyjnych w miarę potrzeb, jednak nie mniej niż 15 w trakcie trwania kontraktu przygotowanie, opracowanie i przeprowadzenie ankiety elektronicznej nt. zmian wprowadzanych w związku z modernizacją procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników organizacja wirtualnego Punktu Informacyjnego o opracowanie treści oraz rekomendacje do rozwiązań graficznych i propozycji projektów materiałów informacyjno-promujących (m. in. ulotki, plakaty, broszury) w ramach potrzeb, jednak nie mniej niż 12 w trakcie trwania kontraktu o nadzór, koordynacja oraz udział w organizacji informacyjnych kampanii regionalnych (cyklów spotkań, szkoleń, seminariów związanych z wybranymi zagadnieniami problemowymi dotyczącymi modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników) w ramach potrzeb, jednak nie mniej niż 20 w trakcie trwania kontraktu o przygotowanie prezentacji oraz materiałów szkoleniowych i informacyjnych dotyczących modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników na spotkania zewnętrzne z beneficjentami o organizowanie we współpracy z KRUS dyżurów ekspertów (w ramach potrzeb) o opracowanie i bieżące aktualizowanie Q&As (Questions&Answers listy pytań i odpowiedzi ), FAQ o opracowanie i w miarę potrzeb wdrażanie procedur kryzysowych o zarządzanie ewentualną sytuacją kryzysową o bieżące świadczenie usług konsultingowych i doradczych w zakresie relacji z beneficjentami o inne działania rekomendowane przez Konsultanta * treść wszystkich materiałów informacyjnych i promujących musi uzyskać akceptację przed ich publikacją w obszarze komunikacji zewnętrznej związki zawodowe, organizacje reprezentujące rolników o przygotowywanie treści materiałów informacyjnych (np. pisma przewodnie, listy, informatory) 9

10 o nadzór, koordynacja oraz udział w organizacji spotkań, seminariów, szkoleń (w miarę potrzeb) * treść wszystkich materiałów informacyjnych i promujących musi uzyskać akceptację przed ich publikacją w obszarze komunikacji zewnętrznej media: o opracowanie i aktualizacja bazy kontaktów medialnych - listy mediów ogólnopolskich i regionalnych - telewizyjnych, radiowych, prasowych i internetowych, kluczowych z punktu widzenia procesu komunikacji o stworzenie pakietu informacyjnego przedstawiającego w wyczerpujący sposób różne aspekty Modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników o opracowanie i bieżące aktualizowanie Q&As, FAQ o prowadzenie Biura Prasowego we współpracy i pod nadzorem rzecznika prasowego KRUS bieżąca i pro aktywna współpraca z mediami bieżące przygotowanie i dystrybucja materiałów prasowych aranżacja profilowanych publikacji / wywiadów w mediach ogólnopolskich i branżowych dostosowanych do potrzeb (z uwzględnieniem specjalistycznych, opiniotwórczych portali internetowych), przynajmniej 12 (min znaków każda) aranżacja wywiadów radiowych i telewizyjnych, przynajmniej 5 w mediach ogólnopolskich oraz 16 w mediach regionalnych nawiązywanie współpracy eksperckiej (aranżacja wywiadów/publikacji ekspertów KRUS w wybranych mediach przynajmniej 6 w trakcie trwania kontraktu) aranżacja i koordynacja 2 czatów internetowych w trakcie trwania kontraktu stworzenie na stronie internetowej KRUS i aktualizacja zakładki Dla Prasy (materiały prasowe, materiały źródłowe, linki, materiały multimedialne, komunikaty) rejestr przygotowywanych informacji prasowych, notatek, artykułów prasowych oraz audycji radiowych i telewizyjnych (data sporządzenia, data wysłania, liczba odbiorców wiadomości, liczba odpowiedzi, liczba publikacji) przygotowanie, obsługa i moderowanie spotkań prasowych (przynajmniej 2 kończących ważne etapy modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników) - ustalenie terminu oraz wybór miejsca - opracowanie harmonogramu - przygotowanie propozycji programu - przygotowanie listy uczestników dostosowanej do tematu - opracowanie materiałów prasowych (w tym m. in. prezentacje multimedialne, notatki prasowe, materiały informacyjne) 10

11 - zaproszenie uczestników (w tym przygotowanie i dystrybucja zaproszeń oraz rejestracja zgłoszeń, przygotowanie listy obecności) - przygotowanie materiałów konferencyjnych (np. teczek, notesów, długopisów itp.) - koordynacja cateringu - zapewnienie sprzętu konferencyjnego niezbędnego podczas prezentacji (rzutnik, projektor, ekran, nagłośnienie etc.) - obsługa techniczna, w tym obsługa recepcyjna - dokumentacja fotograficzna / audio-video wraz z przygotowaniem materiałów na stronę KRUS - dystrybucja materiałów po spotkaniach - opracowywanie korespondencji i dystrybucja podziękowań do osób uczestniczących - monitoring mediów - przygotowanie i publikacja informacji i materiałów po spotkaniu - sporządzanie podsumowań spotkań i raportów o opracowanie treści artykułów sponsorowanych (w ramach potrzeb) o opracowanie i w miarę potrzeb wdrażanie procedur kryzysowych o zarządzanie ewentualną sytuacją kryzysową o monitoring mediów o bieżące świadczenie usług konsultingowych i doradczych w zakresie relacji z mediami o inne działania rekomendowane przez Konsultanta * treść wszystkich materiałów informacyjnych i promujących musi uzyskać akceptację przed ich publikacją w obszarze komunikacji zewnętrznej pozostałe grupy odbiorców: o przygotowywanie materiałów informacyjnych (np. pisma przewodnie, listy, informatory) o nadzór, koordynacja oraz udział w organizacji spotkań informacyjnych na temat celów modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników oraz efektów jej wdrażania (w miarę potrzeb) * treść wszystkich materiałów informacyjnych i promujących musi uzyskać akceptację przed ich publikacją W celu zapewnienia odpowiedniej realizacji ww. zadań, Konsultant będzie współpracował również z innymi podmiotami zaangażowanymi w proces informowania o modernizacji procesów zarządzania i organizacji systemu ubezpieczenia społecznego rolników, a w szczególności takimi, jak: przedstawiciele KRUS Rzecznik Prasowy, komórki i jednostki organizacyjne KRUS, przedstawiciele MPiPS, Członkowie Zespołu Zarządzającego PPWOW. VII. Monitoring, ewaluacja, dokumentowanie i raportowanie działań o charakterze informacyjno-promującym 11

12 monitoring działań informacyjno-promujących i szkoleniowych stanowi ciągły i systematyczny proces polegający na zbieraniu, analizie danych i raportowaniu. Monitoring ma uwzględniać takie wskaźniki, jak np. o liczba odwiedzin strony internetowej KRUS/platformy edukacyjnej o liczba zorganizowanych spotkań prasowych + liczba uczestników o liczba zorganizowanych szkoleń / seminariów / warsztatów + liczba przeszkolonych osób + ankiety satysfakcji o liczba dyżurów eksperckich o liczba konsultacji za pomocą maili w wirtualnym Punkcie Informacyjnym o dane na temat realizacji budżetu o raporty na temat zrealizowanych działań informacyjno-promujących i szkoleniowych o analiza realizacji harmonogramu ewaluacja systematyczna i obiektywna ocena realizacji strategii i jej założeń, procesu realizacji i rezultatów pod względem takich czynników jak efektywność, skuteczność, adekwatność i trwałość podjętych działań. Celem jest badanie efektywności i skuteczności dotarcia do grup odbiorców, adekwatności i trwałości podjętych działań. Do zadań Konsultanta należy opracowanie i zaproponowanie metody ewaluacji dokumentowanie przeprowadzonych działań dokonywane przy wykorzystaniu: o materiałów na nośnikach elektronicznych o list obecności sporządzanych podczas szkoleń, konferencji, seminariów itp. o wycinków prasowych o bazy danych w formie zestawień tabelarycznych i ankiet o list dystrybucyjnych i mailingowych o fotografii (bazy zdjęć) o archiwizacji przygotowanych i wydanych materiałów, publikacji, broszur, ulotek i innych materiałów o charakterze informacyjno-promującym raportowanie sprawozdania z realizacji podjętych działań będą przekazywane w następujących terminach: o zestawienie miesięczne do 10 dnia następnego miesiąca o zestawienie kwartalne do 14 dni po zakończenia kwartału o zestawienie półroczne do 14 dni po zakończeniu okresu sprawozdawczego VIII. Czas trwania kontraktu Kontrakt obejmować ma okres od 1 marca 2011 r. do 30 czerwca 2011 r. 12

13 IX. Nadzór pracy Konsultanta Osoby nadzorujące wykonanie kontraktu: Kierownik Zespołu Zarządzającego PPWOW, Konsultant ds. informacji KRUS PPWOW oraz Przedstawiciel KRUS. X. Klauzula poufności Z uwagi na charakter kontraktu Konsultant będzie zobowiązany do zachowania w ścisłej tajemnicy, przez okres 3 (słownie: trzech) lat od momentu zawarcia kontraktu, wszystkich danych i informacji udostępnionych podczas wykonywania powierzonych zadań, niezależnie od formy ich przekazania lub uzyskania. Konsultant zobowiąże się podjąć wszelkie niezbędne działania w celu właściwego zabezpieczenia informacji poufnych przed ich nieuprawnionym ujawnieniem, w szczególności zobowiązać swoich pracowników i osoby, przy pomocy których będzie realizował kontrakt, do bezwzględnego zachowania w tajemnicy wszystkich udostępnionych informacji. 13