TRACES. Podręcznik użytkownika Dokumenty wejścia Część II. Przeznaczony dla właściwych organów (PKG/DPE/DPI w UE/EFTA )

Transkrypt

1 Podręcznik użytkownika Dokumenty wejścia Część II Przeznaczony dla właściwych organów (PKG/DPE/DPI w UE/EFTA ) Certyfikacja I. CVED Wspólne weterynaryjne dokumenty wejścia II. CED Wspólnotowe dokumenty wejścia III. DECLAR Deklaracje IV. CHED-PP Wspólne zdrowotne dokumenty wejścia dotyczące roślin i produktów roślinnych TRACES Zdrowie i Konsumenci

2 Spis treści I. Wprowadzenie... 5 I.1. Zakres podręcznika użytkownika Dokumenty wejścia Część II... 5 I.2. Skróty i definicje... 6 I.3. Języki robocze... 6 I.4. Nowe wersje systemu TRACES... 7 I.5. Dostęp... 8 I.5.1. Dostęp do danych i ochrona danych... 8 I.5.2. Ostrzeżenie o zabezpieczeniach... 8 I.5.3. Środowiska... 9 I.5.4. Rejestracja konta I.5.5. Logowanie i wylogowanie I Logowanie I Wylogowanie I Problemy z logowaniem I.5.6. Personalizacja menu systemu TRACES I.5.7. Aktualności systemu TRACES I Strona startowa I Biuletyn informacyjny II. Menu Dokumenty weterynaryjne...16 II.1. Wprowadzenie II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji II.2. Wyszukiwanie urzędowego dokumentu wejścia II.2.1. CED/CVEDA/CVEDP/CHED-PP II.2.2. DECLAR II.2.3. Sposoby obejścia i ograniczenia II.3. Uzyskanie Pomocy w podjęciu decyzji (HTD) II.3.1. Podstawa prawna II.3.2. Nakazane badania fizyczne II Górna część: Nakazane badania fizyczne II Dolna część: Rady dotyczące eksploracji danych (System ekspertów) II.3.3. Podobne przesyłki odrzucone II.3.4. Wzmocniona kontrola II Wdrażanie II Odliczanie przesyłek II Wykluczenie konkretnych przypadków II Zatrzymanie programu wzmocnionej kontroli II.3.5. Środki ochronne / 98

3 II.4. Certyfikacja Części II (Decyzja) II.4.1. DECLAR II.4.2. CED/CVEDA/CVEDP/CHED-PP II Zakładka Organ kontrolny II Zakładka Kontrole II Zakładka Badania laboratoryjne II Zakładka Dopuszczenie II Zakładka Odrzucenie II.4.3. Opcje przedkładania II.4.4. Podpis II.5. System wczesnego ostrzegania o niebezpiecznej żywności i paszach (RASFF) II.5.1. Wypełnianie powiadomienia RASFF II Zakładka Wybór bieżącego RASFF II Zakładka Informacje ogólne/produkt II Zakładka Ryzyko/Środek/Partia II Zakładka Pochodzenie/Dystrybucja II Zakładka Odrzucenie/Inne II Zakładka Zagrożenie II.5.2. Opcje przedkładania II.5.3. Drukowanie powiadomienia RASFF II.5.4. Działania następcze w RASFF II.6. POWIADOMIENIE EUROPHYT (DOSTĘPNE WKRÓTCE) II.6.1. WYPEŁNIANIE POWIADOMIENIA EUROPHYT II ZAKŁADKA WYBIERANIE BIEŻĄCEGO OSTRZEŻENIA II ZAKŁADKA PLIK Z DANYMI O PRZEJĘCIU II ZAKŁADKA RYZYKO/ŚRODEK II ZAKŁADKA POCHODZENIE/DYSTRYBUCJA II.6.2. OPCJE PRZEDKŁADANIA II.6.3. Drukowanie powiadomienia EUROPHYT II.7. Przedkładanie Części III (Kontrola) III. Funkcje urzędowych dokumentów wejścia...66 III.1. Dokonywanie zmian w urzędowym dokumencie wejścia III.1.1. Dokonywanie zmian w przedłożonych urzędowych dokumentach wejścia (Część I) 66 III.1.2. Dokonywanie zmian w certyfikowanych urzędowych dokumentach wejścia (Części I i II) 67 III Wypełnianie ostatecznych wyników badań laboratoryjnych o statusie w oczekiwaniu na wynik 3 / 98

4 III Korygowanie szczegółów w Części I (Przesyłka) lub Części II (Decyzja) III.2. Usuwanie lub anulowanie urzędowego dokumentu wejścia III.2.1. Usuwanie III.2.2. Anulowanie III.3. Drukowanie urzędowych dokumentów wejścia III.3.1. Przedłożone urzędowe dokumenty wejścia III.3.2. Niewypełnione wzory urzędowych dokumentów wejścia III.4. Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES III.4.1. Kontrole ilości III.4.2. Zabezpieczony dostęp IV. Pozostałe menu w systemie TRACES...81 IV.1. Hurtownia danych w systemie TRACES IV.2. Qlikview IV.3. Raporty IV.4. Użytkownicy i organizacje IV.4.1. Użytkownicy IV.4.2. Zmiana hasła / zmiana pytania sprawdzającego i odpowiedzi sprawdzającej IV.4.3. Zmiana profilu użytkownika IV.4.4. Partnerzy biznesowi IV.5. Opublikowane listy zakładów IV.6. Zarządzanie pomocą w podjęciu decyzji IV.6.1. Program Wzmocnione kontrole IV.7. Prawodawstwo IV.8. Informacje V. Najczęściej zadawane pytania...94 V.1. Komunikat ostrzegawczy: Wielokrotne przedkładanie dokumentu jest zabronione V.2. Komunikat ostrzegawczy: Wyjątek w zakresie bezpieczeństwa: brak uprawnień do wykonania żądanej operacji V.3. Komunikat ostrzegawczy: Nie znaleziono świadectwa V.4. Komunikat ostrzegawczy: GEN (ostrzeżenie o nieoczekiwanym błędzie) VI. Dalsze informacje i dane kontaktowe / 98

5 I. Wprowadzenie I.1. Zakres podręcznika użytkownika Dokumenty wejścia Część II W niniejszym podręczniku użytkownika przedstawiono podstawowe zasady i funkcje systemu TRACES w zakresie certyfikacji (Część II) następujących urzędowych dokumentów wejścia przez właściwy organ PKG/ DPE/DPI w UE: CED: 1 2 wspólnotowych dokumentów wejścia dotyczących paszy i żywności niepochodzących od zwierząt CVEDA: 3 wspólnych weterynaryjnych dokumentów wejścia dotyczących zwierząt CVEDP: 4 wspólnych weterynaryjnych dokumentów wejścia dotyczących produktów pochodzenia zwierzęcego DECLAR: 5 deklaracji; 6 oraz CHED-PP: 7 wspólnego zdrowotnego dokumentu wejścia dotyczącego roślin i produktów roślinnych W razie potrzeby opisy są uzupełnione zrzutami ekranu interfejsu użytkownika systemu TRACES, których celem jest lepsze zilustrowanie wyglądu i sposobu działania systemu TRACES. Celem niniejszego podręcznika jest przyspieszenie pracy użytkownika dzięki zapobieganiu niedokładnościom i błędom w pisowni. Niniejszy podręcznik użytkownika należy czytać w połączeniu z zestawem narzędzi systemu TRACES 8, umożliwiającym dostęp do dalszych podręczników użytkownika systemu TRACES, filmów video i szablonów. Zestaw narzędzi systemu TRACES zawiera wszystkie wymagane informacje w jednym dokumencie. System TRACES służy jako punkt kompleksowej obsługi europejskiego prawodawstwa w dziedzinie weterynaryjnego zdrowia publicznego, obejmującego produkty pochodzenia zwierzęcego, żywe zwierzęta i produkty uboczne pochodzenia zwierzęcego, oraz zdrowie roślin. W odniesieniu do wdrażania ogólnego prawodawstwa UE zachęca się jednak do kontaktu z właściwymi organami krajowymi lub oficjalnymi służbami UE w celu uzyskania informacji na temat wymogów dotyczących przemieszczania i innych danych. Wszystkie informacje na temat systemu TRACES znajdują się na oficjalnych stronach internetowych Komisji dotyczących zdrowia i konsumentów 9. Tutaj można również znaleźć prezentacje systemu TRACES Rozporządzenie Komisji (WE) nr 669/2009: 2 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1152/2009: 3 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 282/2004: 4 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 136/2004: 5 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 142/2011: 6 Tj. zgłoszeń wymaganych w ramach przywozu półproduktów zgodnie z rozdziałem 20 załącznika XV do rozporządzenia Komisji (UE) nr 142/2011 lub przywozu produktów z kości, rogów, kopyt i produktów pochodnych zgodnie z rozdziałem 16 tego załącznika. 7 Dyrektywa Rady 2000/29/WE: 8 Zestaw narzędzi systemu TRACES: 9 Szczegółowe informacje na temat systemu TRACES: 10 Prezentacje w systemie TRACES: 5 / 98

6 I.2. Skróty i definicje Pełny wykaz wszystkich skrótów i akronimów związanych z systemem TRACES znajduje się w podpozycji Porozmawiajmy o systemie TRACES oraz w pozycji Ogólne cechy systemu TRACES w zestawie narzędzi systemu TRACES 11. I.3. Języki robocze Przed zalogowaniem do systemu TRACES, jak i w interfejsie użytkownika istnieje możliwość wybrania jednego z trzydziestu dwóch 12 języków, w zależności od preferencji użytkownika: Kod języka Język Kod języka Język bs bośniacki lv łotewski bg bułgarski mk macedoński cs czeski mt maltański da duński nl niderlandzki de niemiecki nw norweski el grecki pl polski en angielski pt portugalski es hiszpański ro rumuński et estoński ru rosyjski fi fiński sk słowacki fr francuski sl słoweński hr chorwacki sr serbski hu węgierski sv szwedzki il islandzki sq albański it włoski tr turecki lt litewski zh chiński Po zmianie języka następuje przekierowanie na ogólną stronę startową systemu TRACES. 11 Zestaw narzędzi systemu TRACES: 12 Są to 22 języki urzędowe Unii Europejskiej (irlandzki nie jest uwzględniony) oraz albański, bośniacki, chiński, chorwacki, islandzki, macedoński, norweski, serbski, turecki i rosyjski. 6 / 98

7 I.4. Nowe wersje systemu TRACES W celu usprawnienia funkcji systemu TRACES i dostosowania ich do wymogów prawnych oraz potrzeb i życzeń użytkowników, system jest stale ulepszany. Odbywa się to etapami. Z chwilą, gdy aktualizacja jest dostępna, nowa wersja systemu TRACES zostaje instalowana online. Powiadomienia o nowych wersjach systemu TRACES są regularnie publikowane w celu objaśniania użytkownikom systemu TRACES ulepszeń i modyfikacji w interfejsie użytkownika i funkcjach 13. Aby zweryfikować informacje podane w powiadomieniach o nowych wersjach systemu TRACES istnieje możliwość sprawdzenia wersji systemu TRACES, która jest zainstalowana online. Podwójne kliknięcie na mapę Europy/obrazek krowy w prawym górnym rogu okna systemu TRACES powoduje wyświetlenie następującej informacji w górnym banerze: numer wersji systemu TRACES (np ); data wersji, w formacie dd/mm/rrrr (np. 01/10/2012); środowisko systemu TRACES (np. TRACES_TRAINING_TRACES01). Po przesunięciu kursora myszy na mapę Europy/obrazek krowy informacja ta wyświetli się jako etykietka narzędzia. 13 Przegląd powiadomień o nowych wersjach systemu TRACES znajduje się we wprowadzeniu do zestawu narzędzi systemu TRACES na stronie: 7 / 98

8 I.5. Dostęp I.5.1. Dostęp do danych i ochrona danych W ramach przestrzegania rygorystycznych zasad dotyczących dostępu i wizualizacji danych zarówno handlowych, jak i niezwiązanych z handlem oraz w celu zapewnienia ochrony danych 14 do każdego profilu użytkownika systemu TRACES przypisane są restrykcyjne uprawnienia do dostępu. Ma to zastosowanie zarówno do użytkowników będących podmiotami gospodarczymi, jak i użytkowników związanych z właściwymi organami. Z oświadczeniem o polityce ochrony prywatności systemu TRACES można zapoznać się w różnych językach dostępnych w systemie TRACES, klikając przycisk Oświadczenie o ochronie danych osobowych w prawym górnym rogu okna systemu TRACES po zalogowaniu. Użytkownicy systemu TRACES związani z właściwymi organami, ze względu na swoją rolę w certyfikacji urzędowych dokumentów wejścia, mają wyjątkowy przegląd wszystkich urzędowych dokumentów wejścia 15 odrzuconych na granicach UE 16. I.5.2. Ostrzeżenie o zabezpieczeniach Wchodząc do systemu TRACES użytkownik może natknąć się na ostrzeżenie o zabezpieczeniach, zawierające prośbę o wyrażenie zgody na wejście na stronę internetową. Jest to ustawienie konfiguracyjne systemu TRACES i jest w pełni godne zaufania. Elementy zabezpieczające na poziomie dostępu do aplikacji, zatwierdzania urzędowych dokumentów 14 Rozporządzenia (WE) nr 45/2001: 15 Obejmuje to wyłącznie urzędowe dokumenty wejścia CVEDP i CVEDA. 16 Nie ma zastosowania żadne ograniczenie czasowe. 8 / 98

9 wejścia i prywatności komunikacji obejmują szyfrowanie zabezpieczonych informacji wymienianych między klientami a serwerami (https, SSL). Podpis elektroniczny jeszcze bardziej zwiększa szybkość, wydajność i identyfikowalność oraz usprawnia funkcjonowanie środków zapobiegających fałszowaniu w oparciu o zasady bezpieczeństwa spełniające wymogi prawne dotyczące podpisu elektronicznego. Jeżeli pojawia się Ostrzeżenie o zabezpieczeniach, należy kliknąć na Pokaż certyfikat, aby zobaczyć większą liczbę szczegółów przed wykonaniem kolejnych operacji, a następnie należy kliknąć Tak, aby rozpocząć korzystanie z systemu TRACES. Klient importuje certyfikaty HTTPS takie, jak SSL (ang. Secure Sockets Layer ) i TLS (ang. Transport Layer Security ), z serwera do lokalnej aplikacji lub środowiska, oznaczając je jako zaufane. Tego rodzaju ostrzeżenie nie jest więc w rzeczywistości generowane przez system TRACES, ale przez serwer, na którym umieszczono certyfikat. I.5.3. Środowiska Środowisko produkcyjne systemu TRACES dostępne jest na stronie: Jest to środowisko świata rzeczywistego systemu TRACES, ponieważ każda zmiana danych powoduje automatyczne powiadomienie zaangażowanych podmiotów gospodarczych i właściwych organów. Użytkownicy systemu TRACES powinni sprawdzić właściwości i funkcje systemu TRACES w jednym z dwóch środowisk testowych systemu TRACES. Więcej informacji na temat korzystania ze środowisk SZKOLENIE i DOPUSZCZENIE można znaleźć w pozycji Testowanie funkcjonalności systemu TRACES zestawu narzędzi systemu TRACES Zestaw narzędzi systemu TRACES: 9 / 98

10 I.5.4. Rejestracja konta Rejestracja właściwych organów Porządek zadań w ramach systemu TRACES Administrator systemu TRACES Zapisz Status użytkownika: ZATWIERDZONY Nowy lub Nowy administrator regionalny w menu Użytkownicy w systemie TRACES Powiadomienie przesłane do WOL Status użytkownika: ZATWIERDZONY Konta użytkowników związanych z właściwymi organami może tworzyć krajowy administrator państwa członkowskiego za pośrednictwem menu Użytkownicy i organizacje oraz podmenu Użytkownicy. 1. Należy kliknąć przycisk Nowy administrator regionalny, aby utworzyć administratorów regionalnych systemu TRACES. 2. Należy kliknąć przycisk Nowy, aby utworzyć: użytkowników związanych z właściwymi organami centralnymi; użytkowników związanych z punktem kontroli granicznej/wyznaczonym miejscem wprowadzania/ wyznaczonym miejscem przywozu; użytkowników związanych ze specjalną lokalną jednostką weterynaryjną Użytkownicy związani z właściwymi organami odpowiedzialnymi za składy celne (art. 12 ust. 4 dyrektywy Rady 97/78/WE ustanawiającej zasady regulujące organizację kontroli weterynaryjnej produktów wprowadzanych do Wspólnoty z państw trzecich) oraz użytkownicy związani z właściwymi organami odpowiedzialnymi za departamenty zamorskie i niektóre wyspy (decyzja Komisji 94/641/WE ustanawiająca zasady mające zastosowanie do kontroli weterynaryjnych, które mają być przeprowadzone w odniesieniu 10 / 98

11 Konta użytkowników związanych z właściwymi organami można rejestrować w systemie TRACES jako konta użytkowników Zwykłych lub Zbiorowych. Konto właściwego organu zarejestrowane przez administratora krajowego w systemie TRACES staje się zatwierdzone natychmiast po zgłoszeniu. Do właściwego organu zostaje wysłane powiadomienie informujące o utworzeniu konta użytkownika 19. Powiadomienie zawiera bezpośrednie łącze do systemu TRACES wraz z nazwą użytkownika i hasłem. do produktów przywożonych na niektóre wyspy greckie z państw trzecich) pod pewnymi warunkami mogą wydać i certyfikować zarówno urzędowe dokumenty wejścia, jak i urzędowe dokumenty handlowe. Przedmiotowe właściwe organy w systemie TRACES nazywa się specjalnymi lokalnymi jednostkami weterynaryjnymi (SLJW). Status ten jest nadawany przez administratorów Komisji na uzasadniony wniosek państw UE/EFTA. 19 Więcej informacji można znaleźć w poradniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES. 11 / 98

12 Więcej informacji na temat rejestracji konta użytkownika można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym pod adresem TRACES Toolkit 20. UWAGA: Opcja Proszę kliknąć tutaj, aby zarejestrować nowego użytkownika, dostępna na stronie logowania systemu TRACES, jest przeznaczona jedynie dla podmiotów gospodarczych 21, a nie użytkowników związanych z właściwymi organami. 20 Zestaw narzędzi systemu TRACES: 21 Więcej informacji można znaleźć w rozdziale I.5.4 Rejestracja konta poradnika użytkownika Dokumenty wejścia Część I lub w poradniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES. 12 / 98

13 I.5.5. Logowanie i wylogowanie I Logowanie Należy wejść na stronę startową systemu TRACES, wpisać swój login (adres ) w polu , wpisać swoje hasło i kliknąć przycisk Zaloguj (login) 22. Po zalogowaniu w prawym górnym rogu ekranu pojawi się konto użytkownika. I Wylogowanie Należy kliknąć przycisk Wyloguj w prawym górnym rogu ekranu i potwierdzić zamiar wylogowania, klikając przycisk OK Konto użytkownika zostaje dezaktywowane po pięciu kolejnych nieudanych próbach zalogowania. Aby ponownie aktywować konto, należy skontaktować się ze swoim właściwym organem. 23 Po 30 minutach braku aktywności nastąpi automatyczne wylogowanie. 13 / 98

14 I Problemy z logowaniem Więcej informacji na temat problemów z logowaniem można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym pod adresem zestawu narzędzi systemu TRACES 24. I.5.6. Personalizacja menu systemu TRACES Użytkownik może dostosować menu systemu TRACES, znajdujące się po lewej stronie, do swoich potrzeb. Menu, z których korzysta się rzadziej, można zwinąć, natomiast częściej wykorzystywane menu można rozwinąć. Zmiany te są zapisywane w profilu użytkownika systemu TRACES, w związku z czym mają zastosowanie do wszystkich sesji systemu TRACES do czasu wprowadzenia nowych zmian. 24 Zestaw narzędzi systemu TRACES: 14 / 98

15 I.5.7. Aktualności systemu TRACES I Strona startowa Po zalogowaniu do środowiska (rzeczywistego) produkcyjnego 25 na stronie startowej systemu TRACES ukazują się zarówno informacje na temat systemu TRACES, jak i ważne informacje dotyczące zdrowia, takie jak środki ochronne. Zachęca się do regularnego sprawdzania na stronie startowej systemu TRACES aktualności dotyczących następujących tematów: Informacje ogólne i sugestie Zagrożenia i ogniska choroby Informacje sanitarne, np. wzory urzędowych dokumentów wejścia Aktualizacje techniczne i nowe wersje systemu TRACES Grupy robocze i spotkania I Biuletyn informacyjny Ukazujący się co dwa miesiące biuletyn informacyjny systemu TRACES zawiera ogólne informacje na temat systemu TRACES, faktów i liczb, seminariów, sesji szkoleniowych i warsztatów, ustawodawstwa oraz spraw w przygotowaniu. Użytkownik może zamówić ten bezpłatny serwis informacyjny administrowany przez Dyrekcję Generalną ds. Zdrowia i Konsumentów za pośrednictwem tego łącza Więcej informacji można znaleźć w pozycji I.5.3 Środowiska. 26 Biuletyn informacyjny systemu TRACES: 15 / 98

16 II. Menu Dokumenty weterynaryjne II.1. Wprowadzenie Użytkownicy będący właściwymi organami związanymi z PKG/DPE/DPI i z właściwym organem centralnym (WOC) są uprawnieni do przedłożenia Części I (Przesyłka) urzędowego dokumentu wejścia i przejścia do certyfikacji Części II (Decyzja). Użytkownicy związani z właściwymi organami odpowiedzialni za składy celne (art. 12 ust. 4 dyrektywy Rady 97/78/WE ustanawiającej zasady regulujące organizację kontroli weterynaryjnej produktów wprowadzanych do Wspólnoty z państw trzecich) oraz użytkownicy związani z właściwymi organami odpowiedzialni za departamenty zamorskie i niektóre wyspy (decyzja Komisji 94/641/WE ustanawiająca zasady mające zastosowanie do kontroli weterynaryjnych, które mają być przeprowadzone w odniesieniu do produktów przywożonych na niektóre wyspy greckie z państw trzecich) pod pewnymi warunkami mogą wydać i poświadczyć zarówno urzędowe dokumenty wejścia, jak i urzędowe dokumenty handlowe. Przedmiotowe właściwe organy w systemie TRACES nazywa się specjalnymi lokalnymi jednostkami weterynaryjnymi (SLJW), przy czym status ten jest nadawany przez administratorów Komisji na uzasadniony wniosek państw UE/EFTA Więcej informacji dotyczących przedkładania Części I urzędowego dokumentu wejścia można znaleźć w podręczniku użytkownika Dokumenty wejścia Część I, również dostępnym w ramach zestawu narządzi systemu TRACES 27. II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji Za pośrednictwem systemu TRACES właściwe organy związane z PKG/DPE/DPI i SLJW oraz z właściwymi organami centralnymi są także uprawnione do certyfikacji przesyłki, tj. części Decyzja (Części II). Oznacza to, że oprócz działań związanych z przedkładaniem, dotyczących Części I urzędowego dokumentu wejścia, dostępne są dwa dodatkowe działania dotyczące procesu poświadczania Części II: 1. Zapisz w toku umożliwia właściwemu organowi tymczasowe przechowanie urzędowego dokumentu wejścia przed podjęciem ostatecznej decyzji (Część II). 2. Zatwierdź/Przedłóż decyzję umożliwia właściwemu organowi podjęcie ostatecznej decyzji (Część II) dotyczącej urzędowego dokumentu wejścia. Ponieważ system TRACES jest systemem internetowym, funkcjonującym w trybie online, przedłożenie jest natychmiastowe 28. W przypadku dokumentów DECLAR opcje przedkładania związane z Częścią II są również dostępne dla podmiotu gospodarczego Zestaw narzędzi systemu TRACES: 28 Więcej informacji na ten temat można znaleźć w poradniku użytkownika Zarządzenie powiadomieniami, również dostępnym ramach wraz z zestawem narzędzi systemu TRACES. 29 Szczegółowe informacje dotyczące przedkładania przedstawiono w pozycji II.4.3 Opcje przedkładania. 16 / 98

17 Zapisz jako szkic STATUS ŚWIADECTWA: Szkic ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Nieukończona Część I NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Szkic WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * tylko bezpośredni współpracownicy powiązani z tym samym zakładem lub organem Przedłóż do poświadczenia STATUS ŚWIADECTWA: Nowy ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończona Część I NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Nowe WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia (LJW) * CED/CVED: WO miejsca wprowadzenia (PKG) CZĘŚĆ I Przegląd porządku zadań w ramach poświadczania TRACES - V5 Klonuj jako CVED STATUS ŚWIADECTWA PO KLONOWANIU: Szkic, Nowe, W toku, Zatwierdzone w zależności od decyzji podjętej przez Transitair lub PGG ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Część I lub Część II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Szkic, Nowy, W toku, Oryginał lub Odrzucone w zależności od decyzji podjętej przez Transitair lub urzędnika PKG WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * CVED: w zależności od decyzji podjętej przez Transitair lub PKG UWAGA: przycisk ten jest dostępny jedynie dla Transitair i urzędników PKG w świadectwach IMPORT Usuń STATUS ŚWIADECTWA: Usunięte ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: nd NADRUKOWANY ZNAK WODNY: nd WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * Brak Zapisz w toku STATUS ŚWIADECTWA: W toku ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Nieukończona Część II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: W toku WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * tylko bezpośredni użytkownicy powiązani z tym samym organem Odrzuć STATUS ŚWIADECTWA: Odrzucone ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończona Część I i II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Odrzucone WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia, przeznaczenia i tranzytu * CED/CVED: Wszystkie PKG w UE oraz WO miejsca wprowadzenia, państw przeznaczenia i tranzytu Zatwierdź / Przedłóż decyzję STATUS ŚWIADECTWA: Zatwierdzone ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończona Część I i II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Oryginał WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia, przeznaczenia i tranzytu * CED/CVED: WO miejsca wprowadzenia, państwa przeznaczenia i tranzytu UWAGI: * Wersja świadectwa (V1, V2...) będzie widoczna obok Numeru referencyjnego TRACES, wskazując, czy zmiana Części I lub II została dokonana przez WO. * Świadectwo zostanie wstępnie zatwierdzone, jeżeli decyzja w sprawie Części II została podjęta przez WO z ograniczonym dostępem CZĘŚĆ II CZĘŚĆ III Anuluj STATUS ŚWIADECTWA: Anulowane ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończona Część I i II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Anulowane WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia, przeznaczenia i tranzytu * CED/CVED: WO miejsca wprowadzenia, państwa przeznaczenia i tranzytu UWAGA: Nie ma możliwości anulowania odrzuconych przesyłek! Wycofane STATUS ŚWIADECTWA: Wycofane ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończone Części I i II NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Wycofane WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia, przeznaczenia i tranzytu * CED/CVED: WO miejsca wprowadzenia, państwa przeznaczenia i tranzytu UWAGA: WO państwa pochodzenia może wycofać świadectwa w terminie do 3 miesięcy po zatwierdzeniu Kontrola STATUS ŚWIADECTWA: Zatwierdzone ZAWARTOŚĆ ŚWIADECTWA: Ukończone Części I, II i III NADRUKOWANY ZNAK WODNY: Oryginał WIDOCZNOŚĆ DLA UŻYTKOWNIKÓW: * IntraTrade/IMPORT: WO państwa pochodzenia, przeznaczenia i tranzytu * CED/CVED: WO miejsca wprowadzenia, państwa przeznaczenia i tranzytu UWAGA: do jednego świadectwa można dodać kilka kontroli 17 / 98

18 II.2. Wyszukiwanie urzędowego dokumentu wejścia W menu Dokumenty weterynaryjne należy wybrać jeden z mających zastosowanie rodzajów urzędowych dokumentów wejścia: Wspólnotowy dokument wejścia (CED) ; CVED dla zwierząt ; CVED dla produktów pochodzenia zwierzęcego ; Deklaracja urzędowa ; CHED-PP ;... i określić co najmniej jedno z kryteriów wyszukiwania 30, związane głównie z Częścią I (Przesyłka) urzędowego dokumentu wejścia. Użytkownik związany z właściwym organem może z łatwością wyszukiwać urzędowe dokumenty wejścia, których jeszcze nie poświadczono (Część II), zaznaczając kryterium wyszukiwania Do przetworzenia. Kryteria wyszukiwania można stosować pojedynczo 31 lub w połączeniu z innymi kryteriami wyszukiwania. Ponieważ niektóre z kryteriów różnią się w odniesieniu do CED/CVEDA/CVEDP i DECLAR, poniżej przedstawiono pewne konkretne kryteria wyszukiwania dla różnych rodzajów dokumentów. 30 Aby przeszukać dane w szerszym zakresie, w większości kryteriów wyszukiwania systemu TRACES można posłużyć się symbolem wieloznacznym %. Ponadto system TRACES nie rozróżnia wielkich i małych liter przy wyszukiwaniu danych. Na przykład: wpisanie CVEDP.EN% w polu Numer referencyjny świadectwa (co najmniej 8 znaków) umożliwia wyszukanie wszystkich CVEDP dostępnych dla danego użytkownika. 31 Kryterium Status świadectwa nie może być użyte samodzielnie. 18 / 98

19 II.2.1. ced/cveda/cvedp/ched-pp W celu uzyskania dodatkowych kryteriów wyszukiwania dotyczących procedury przeładunku/transferu, podziału przesyłek itd. należy kliknąć przycisk Zaawansowane. Opcje wyszukiwania Numer referencyjny świadectwa Status świadectwa Odnosi się do niepowtarzalnego numeru referencyjnego systemu TRACES który jest automatycznie przydzielany do urzędowego dokumentu wejścia. Informacje dotyczące statusu urzędowych dokumentów wejścia można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach poświadczania. Do przetworzenia Wyszukiwanie przedłożonych właściwym organom urzędowych dokumentów wejścia, których jeszcze nie poświadczono. Zaawansowane Do przeładunku (To Tranship) Wyszukiwanie urzędowych dokumentów wejścia objętych procedurą przeładunku, w odniesieniu do określonych urzędowych dokumentów wejścia dla przesyłek, które mają zostać przeładowane przez drugi punkt kontroli granicznej UE. 19 / 98

20 Opcje wyszukiwania Zaawansowane Po przeładunku Wyszukiwanie urzędowych dokumentów wejścia objętych procedurą przeładunku, w odniesieniu do określonych urzędowych dokumentów wejścia przetworzonych wraz z wyszukaniem wstępnego urzędowego dokumentu wejścia i wyświetleniem kolejnych dokumentów. Zaawansowane Podzielony CVED Wyszukiwanie urzędowych dokumentów wejścia (CED/CVEDP) objętych procedurą podziału, w odniesieniu do określonych urzędowych dokumentów wejścia, które zostały podzielone wraz z wyszukaniem wstępnego urzędowego dokumentu wejścia i wyświetleniem kolejnych dokumentów. Zaawansowane - Skontrolowane Zaawansowane Odrzucenie w toku Wyszukiwanie urzędowych dokumentów wejścia, do których dodano Część III (Kontrola). Wyszukiwanie urzędowych dokumentów wejścia z brakującymi danymi dotyczącymi odrzucenia. 20 / 98

21 Opcje wyszukiwania Zaawansowane Badania laboratoryjne w toku (Pending laboratory test) Wyszukiwanie urzędowych dokumentów wejścia z brakującymi danymi dotyczącymi badań laboratoryjnych. Bezpośredni dostęp Umożliwia użytkownikowi związanemu z właściwymi organami wyszukanie urzędowego dokumentu wejścia niezależnie od tego, czy jego organ jest czy nie jest wyznaczony jako PKG/DPE/DPI. W przypadku przeładunku/transferu właściwy organ powiązany z drugim PKG/DPE/DPI może użyć przycisku Bezpośredni dostęp, aby wyszukać początkowy urzędowy dokument wejścia. II.2.2. declar Opcje wyszukiwania Numer referencyjny świadectwa Numer referencyjny świadectwa w systemie TRACES Status świadectwa Do przetworzenia (Do zatwierdzenia) Odnosi się do (nieobowiązkowego) lokalnego numeru referencyjnego, który może być określony w rubryce I.2 Numer referencyjny świadectwa. Odnosi się do niepowtarzalnego numeru referencyjnego systemu TRACES, który jest automatycznie przydzielany do urzędowego dokumentu wejścia. Informacje dotyczące statusu urzędowych dokumentów wejścia można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach poświadczania. W celu ułatwienia przedkładania urzędowych dokumentów wejścia na granicy UE, dane zatwierdzone w Części I dokumentu DECLAR można automatycznie przenieść do dokumentu CVEDP. Funkcja ta nosi nazwę klonowania. Właściwy organ może wyszukiwać dokumenty DECLAR nie sklonowane jeszcze do CVEDP, korzystając z przycisku Do przetworzenia. 21 / 98

22 Opcje wyszukiwania Sklonowane (Duplikat) W celu ułatwienia przedkładania urzędowych dokumentów wejścia na granicy UE, dane zatwierdzone w Części I dokumentu DECLAR mogą zostać automatycznie przeniesione ( sklonowane ) do CVEDP po kliknięciu przycisku Duplikat. Użytkownik związany z właściwym organem może wyszukiwać dokumenty DECLAR, które zostały już sklonowane. II.2.3. Sposoby obejścia i ograniczenia Poza wykorzystaniem kryteriów wyszukiwania w systemie TRACES, urzędowy dokument wejścia można również wyszukać dzięki wykorzystaniu jego niepowtarzalnego numeru referencyjnego świadectwa w szczególny sposób: Wybrać odpowiedni adres URL spośród podanych poniżej i wprowadzić numer referencyjny systemu TRACES na końcu tego adresu w następujący sposób 32 : Zgodnie z zasadami dostępu do danych (biznesowych), użytkownik musi być zgłoszony w urzędowym dokumencie wejścia, aby uzyskać dostęp do tego dokumentu. W przeciwnym wypadku wyświetli się następujący komunikat ostrzegawczy: Wyjątek w zakresie bezpieczeństwa: użytkownik nie jest uprawniony do przeprowadzenia żądanej operacji. Aby utrzymać czystą bazę danych systemu TRACES, po trzech miesiącach usuwa się nieprzetworzone urzędowe dokumenty wejścia o statusie Szkic i Nowy 33. Uwaga Państwa nienależące do UE Państwa nienależące do UE, które korzystają z systemu TRACES w celu certyfikacji dokumentów IMPORT, mogą uzyskiwać dostęp do urzędowych dokumentów wejścia wydanych po sklonowaniu ich zatwierdzonych dokumentów IMPORT. 32 Legenda: XX = kod ISO państwa, w którym znajduje się PKG lub DPE/DPI. YYYY = rok przedłożenia NNNNNNN = niepowtarzalny numer referencyjny systemu TRACES. 33 Do nieprzetworzonych CVEDP ma zastosowanie wyjątek: jedynie nieprzetworzone CVEDP o statusie Szkic usuwane są po upływie trzech miesięcy. 22 / 98

23 II.3. Uzyskanie Pomocy w podjęciu decyzji (HTD) W trakcie procesu certyfikacji za pośrednictwem modułu Pomoc w podjęciu decyzji systemu TRACES właściwy organ może uzyskać dodatkowe informacje zwrotne na temat: 1. odpowiedniej (skonsolidowanej) podstawy prawnej; 2. nakazanych badań fizycznych (jeżeli takie były); 3. podobnych odrzuconych przesyłek (jeżeli takie były); 4. środków ochronnych (jeżeli takie były). Przedmiotową funkcję HTD wdrożono w odniesieniu do wszystkich urzędowych dokumentów wejścia w celu ostrzegania, informowania i wspierania właściwych organów w trakcie procesu decyzyjnego. Informacje zwrotne zawsze zależą od rodzaju i pochodzenia zgłaszanego towaru i wgląd może być nieobowiązkowy lub obowiązkowy. Moduł HTD pojawia się jedynie przy przedkładaniu Części II urzędowego dokumentu wejścia 34. II.3.1. Podstawa prawna W module HTD zakładka Podstawa prawna udostępnia właściwym organom przegląd całego obowiązującego prawodawstwa dotyczącego rodzaju i pochodzenia zgłaszanego towaru. W systemie TRACES wyświetla się łącze do wersji skonsolidowanej rozporządzenia UE lub większej ich liczby w bieżącym języku roboczym systemu TRACES, opublikowanych na oficjalnej stronie internetowej Eur-Lex 35. Wgląd we wspomniane informacje prawne jest nieobowiązkowy. 34 Po przedłożeniu Części II moduł HTD nie będzie już dostępny/wyświetlany. Wyjątek ma zastosowanie w sytuacji, gdy urzędowe dokumenty wejścia objęte są powiadomieniami systemu RASFF. 35 Strony internetowe Eur-Lex: 23 / 98

24 II.3.2. Nakazane badania fizyczne W zależności od rodzaju i pochodzenia towaru zgłaszanego w CED i CVEDP 36, w zakładce Nakazane badania fizyczne wyświetlają się: 1. nakazane badania fizyczne zgodnie z prawodawstwem UE 37 (górna część); 2. Rady dotyczące eksploracji danych (Data Mining Advice) systemu TRACES zwane również Systemem ekspertów 38 (dolna część). Wgląd we wspomniane informacje jest nieobowiązkowy. W odniesieniu do CVEDP funkcja ta nie jest aktywowana w przypadku państw nienależących do UE. II Górna część: Nakazane badania fizyczne W górnej części zakładki Nakazane badania fizyczne, w odniesieniu do każdego kodu nomenklatury (produktu) wybranego w urzędowym dokumencie wejścia, wyświetla się: liczba kontroli fizycznych przeprowadzonych przez wszystkie PKG w państwie, do którego należy dany PKG, w roku (kalendarzowym); oraz liczba kontroli fizycznych przeprowadzonych przez obecny PKG w roku (kalendarzowym). Liczba ta zostaje obliczona wyłącznie w odniesieniu do państwa pochodzenia. Rok referencyjny i państwo referencyjne są wskazane. II Dolna część: Rady dotyczące eksploracji danych (System ekspertów) W dolnej części zakładki Nakazane badania fizyczne, w odniesieniu do każdego kodu nomenklatury (produktu) wybranego w urzędowym dokumencie wejścia, wyświetlają się Rady dotyczące eksploracji danych (System Ekspertów). 36 Nie dotyczy to innych rodzajów urzędowych dokumentów wejścia, takich jak CVEDA i DECLAR. 37 CED: rozporządzenia Komisji (WE) nr 669/2009 oraz nr 1152/2009. CVEDP: decyzja Komisji 94/360/WE. 38 Obecnie dostępne jedynie w odniesieniu do przesyłek CVEDP. 24 / 98

25 Wspomniane rady, które mają na celu poprawę w zakresie wyrywkowego przeprowadzania kontroli na granicy UE, są wsparte procesem analizy danych oraz identyfikacji wzorców w informacjach. Co najmniej trzy prognostyczne modele systemu ekspertów mają zastosowanie do kontroli fizycznych i badań laboratoryjnych poddanych certyfikacji urzędowych dokumentów wejścia: 1. model europejski ukierunkowany na wszystkie urzędowe dokumenty wejścia tego samego rodzaju; 2. model państwa ukierunkowany na wszystkie urzędowe dokumenty wejścia tego samego rodzaju oraz z tego samego państwa PKG; 3. model PKG ukierunkowany na wszystkie urzędowe dokumenty wejścia tego samego rodzaju oraz z konkretnego organu PKG; II.3.3. Podobne przesyłki odrzucone W zależności od rodzaju i pochodzenia towaru zgłaszanego w CED, CVEDA i CVEDP 39, właściwy organ może mieć potrzebę dokonania wglądu do podobnych przesyłek odrzuconych pochodzących z tej samej organizacji, regionu lub państwa i odrzuconych przez inny właściwy organ na granicy UE. Wgląd do zakładki Podobne odrzucone jest obowiązkowy, natomiast wgląd do odrzuconych przesyłek wskazanych w tej zakładce (przez przycisk Otwórz ) jest nieobowiązkowy. W odniesieniu do CVEDA i CVEDP funkcja ta nie jest aktywowana w przypadku państw nienależących do UE. 39 Funkcja ta nie jest dostępna w odniesieniu do dokumentu DECLAR. 25 / 98

26 II.3.4. Wzmocniona kontrola Wykorzystując powiadomienie systemu wczesnego ostrzegania o niebezpiecznej żywności i paszach (RASFF) przedłożone przez właściwy organ na granicy UE 40, krajowy punkt kontaktowy RASFF może zwrócić się do Komisji Europejskiej o zatwierdzenie aktywacji programu wzmocnionej kontroli zanim będzie on miał zastosowanie do wszystkich właściwych organów na granicy UE 41. Program wzmocnionej kontroli jest zgodny z art. 24 dyrektywy Rady 97/78/WE. Szczegółowe informacje na temat wszystkich programów wzmocnionej kontroli są dostępne za pośrednictwem menu Zarządzanie pomocą w podjęciu decyzji i podmenu Wzmocniona kontrola. II Wdrażanie Sama certyfikacja Części I (Przesyłka) CVEDP obejmującego ten sam zakład pochodzenia i kod towaru w ramach programu wzmocnionej kontroli powoduje wygenerowanie komunikatu ostrzegawczego wymagającego otwarcia Wzmocnionej kontroli w zakładce Pomoc w podjęciu decyzji : Wzmocniona kontrola: Wprowadzono wzmocnioną kontrolę w odniesieniu do towaru {0} i organizacji {1}. Aby uzyskać więcej informacji, proszę otworzyć zakładkę Pomoc w podjęciu decyzji / Wzmocniona kontrola. Wszelka wsteczna zmiana danych (masa, kod towaru, zakład itp.) w Części I CVEDP 42 skutkuje ponownym przeliczeniem parametrów w zakładce Pomoc w podjęciu decyzji, w szczególności mających zastosowanie warunków dotyczących programu wzmocnionej kontroli, przy składaniu decyzji. 40 Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.5. System wczesnego ostrzegania o niebezpiecznej żywności i paszach (RASFF). 41 Program wzmocnionej kontroli może jednak być również zapoczątkowany bezpośrednio przez punkt kontaktowy RASFF Komisji Europejskiej na poziomie nie tylko danego zakładu, lecz także na poziomie regionu lub państwa. W takim przypadku program nie odnosi się bezpośrednio do powiadomienia systemu RASFF związanego z urzędowym dokumentem wejścia. 42 Nowy lub W toku. 26 / 98

27 Zakładka Wzmocniona kontrola zapewnia przegląd wyników wszystkich przeprowadzonych już kontroli, wprowadzając rozróżnienie na: aktywną (pierwszą, górną) część przeglądu: dotyczy ona wyników kontroli przesyłek poddanych certyfikacji ( Zatwierdzone / Odrzucone ) oraz przesyłek W toku objętych programem wzmocnionej kontroli; powiązana (druga, dolna) część przeglądu: dotyczy ona wyników kontroli związanych z programem wzmocnionej kontroli, w tym: A. przesyłek objętych programem, których masa netto wynosi mniej niż 10,0 % masy podanej w początkowym urzędowym dokumencie wejścia; B. przesyłek, które były objęte programem, ale zostały zastąpione przez właściwe organy; C. wszystkich kolejnych przesyłek podlegających podziałowi, w których początkowa przesyłka jest objęta programem; D. przesyłek objętych programem, w odniesieniu do których podano rozbieżne przyczyny odmowy; E. przesyłek objętych programem, w odniesieniu do których istnieją trzy zestawy niekorzystnych wyników kontroli oraz do których ma zastosowanie status Nałożona kontrola ; oraz F. wszystkich przesyłek w toku, które powinny być objęte programem, ale których nie można (jeszcze) przenieść do aktywnej części przeglądu, ponieważ inne przesyłki w toku oczekują na ostateczną decyzję. W przypadku, gdy program wzmocnionej kontroli zostanie uruchomiony w wyniku badania laboratoryjnego, trzeba przeprowadzić to konkretne badanie laboratoryjne 43. W związku z tym w zakładkach Kontrole i Badania laboratoryjne podany jest wstępnie charakter badań. 43 W związku z tym program wzmocnionej kontroli niekoniecznie odnosi do konkretnego badania laboratoryjnego. 27 / 98

28 Opcja Wzmocniona kontrola jest automatycznie zaznaczona jako przyczyna w rubryce 29. Badania laboratoryjne i nie można wybrać opcji W oczekiwaniu na wynik, ponieważ przesyłka musi zostać zatrzymana w PKG UE i właściwe organy muszą wypełnić CVED zgodnie z wymaganiami programu. Kiedy program wzmocnionej kontroli ma zastosowanie, w dolnej części Rady dotyczące eksploracji danych w zakładce Nakazane badania fizyczne 44 w Pomocy w podjęciu decyzji wyświetla się następująca informacja: Rady systemu ekspertów są niedostępne Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.3.2. Nakazane badania fizyczne. 45 Komunikat ostrzegawczy wyświetla się również w odniesieniu do przesyłek, które są niezgodne (rubryka 19), które są przeznaczone do tranzytu do państwa trzeciego (rubryka 18) lub które są przeznaczone do przeładunku (rubryka 17). 28 / 98

29 II Odliczanie przesyłek CVEDP przechodzące już proces certyfikacji 46 z kontrolami w ramach tej samej kategorii zagrożenia (ta sama przyczyna odmowy, np. skażenie chemiczne) można odliczyć w ramach tego samego programu wzmocnionej kontroli. Wielkość przesyłek W odliczaniu uwzględniane są tylko przesyłki o masie netto stanowiącej co najmniej 10 % całkowitej masy netto przesyłki, która spowodowała uruchomienie programu wzmocnionej kontroli: Wzmocniona kontrola: prowadzona jest wzmocniona kontrola w odniesieniu do przesyłki {0} i organizacji {1}, ale wskazana w świadectwie masa netto jest poniżej wartości progowej. Aby uzyskać więcej informacji, proszę przejść do Pomocy w podjęciu decyzji / Wzmocnionej kontroli. CVEDP nie osiągające tej minimalnej masy są jednak wymienione w szczegółach Powiązane kontrole w programie wzmocnionej kontroli. Decyzje w toku Tylko dziesięć pierwszych kolejnych podobnych przesyłek przybywających do PKG UE uwzględnia się w odliczaniu. Jeżeli decyzje dotyczące tych przesyłek nadal są w toku 47, dodatkowe przesyłki przychodzące do PKG UE nie zostają uwzględnione w odliczaniu, ale muszą być zatrzymane w PKG: Wzmocniona kontrola: wciąż jeszcze prowadzona jest wzmocniona kontrola w odniesieniu do przesyłki {0} i organizacji {1}, ale w dalszym ciągu oczekuje się na wyniki kontroli. Proszę zajrzeć do zakładki Pomoc w podjęciu decyzji / Wzmocniona kontrola. Przesyłki te można zwolnić zanim poznane zostaną wnioski z programu wzmocnionej kontroli pod warunkiem, że zostaną one poddane kontrolom wymaganym w ramach programu, a wyniki będą zadowalające. Decyzje podjęte w odniesieniu do tych przesyłek nie kolidują z odliczaniem, chyba że w międzyczasie rozpoczęła się inna seria kolejnych przesyłek. CVEDP dotyczące tych przesyłek zostaną wyświetlone w powiązanych szczegółach programu wzmocnionej kontroli. 46 Certyfikacja: Zapisz w toku, Zatwierdzenie lub Odrzucenie. 47 CVEDP ma status W toku. Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. 29 / 98

30 Serie Jeżeli wyniki kontroli fizycznych (niezależnie od tego, czy są powiązane z badaniami laboratoryjnymi, czy nie) dziesięciu kolejnych przesyłek produktów z tym samym kodem towaru i pochodzących z tego samego zakładu lub państwa objętego programem wzmocnionej kontroli są zadowalające, program zostaje wstrzymany. Jeżeli jednak wyniki kontroli pierwszej serii (I) są niezadowalające, odliczanie zaczyna się od 1 w odniesieniu do drugiej serii (II). Trzecia seria (III) może zostać uruchomiona z tego samego powodu. Różne serie oznacza się za pomocą cyfr rzymskich (I, II, III). Po trzeciej serii niezadowalających wyników, pojawia się komunikat ostrzegawczy nakazujący systematyczne prowadzanie kontroli w przypadku kiedy złożenia w PKG podobnej przesyłki. W wykazie programów wzmocnionej kontroli obok przedmiotowego programu pojawia się wykrzyknik. Ponadto przesyłane jest powiadomienie do punktu kontaktowego RASFF Komisji Europejskiej, informujące o nieustającym problemie: Procedura wzmocnionej kontroli dotyczącej zakładu {0} właśnie zakończyła się wynikiem negatywnym. Komisja Europejska może wstrzymać wzmocnioną kontrolę i w takim przypadku zostanie ona oznaczona jako wstrzymana. II Wykluczenie konkretnych przypadków Kiedy CVEDP jest w toku i kontrola fizyczna (rubryka 28) jest oznaczona jako niezadowalająca bez podania przyczyny odmowy (lub z przyczyną inną niż podana na potrzeby programu wzmocnionej kontroli) (rubryka 36), jest to uwzględniane bezpośrednio w odliczaniu. CVEDP pojawi się w aktywnej sekcji (górna, pierwsza część) Wyników wzmocnionej kontroli 48. W zależności od liczby zakończonych wzmocnionych kontroli, można go później ponownie wprowadzić w powiązanej części przeglądu. Kiedy jednak CVEDP w toku zostanie (ostatecznie) zatwierdzony z późniejszą zmianą informacji, które spowodowały jego włączenie do programu wzmocnionej kontroli (tj. kod towaru lub zakład pochodzenia 48 Oznacza to, że CVEDP nie pojawi się w sekcji Wyniki powiązanej wzmocnionej kontroli. 30 / 98

31 podlegające kontroli), zostaje on wyłączony z wykazu CVEDP podlegających programowi i nie przeszkadza już w zamknięciu programu. CVEDP w ramach programu wzmocnionej kontroli ze statusem w toku można wyłączyć z wymagań dotyczących badań laboratoryjnych na podstawie uzasadnionego wniosku właściwego organu danego państwa członkowskiego. Tranzyt lub przeładunek w transporcie z jednego państwa nie należącego do UE do innego przesyłek z zakładów objętych programem wzmocnionej kontroli nie podlega wymaganiom programu. Uwaga: Wniosek o wyłączenie Na uzasadniony wniosek właściwego organu przekazany do punktu informacyjnego systemu TRACES (sanco-traces@ec.europa.eu) przesyłkę można wyłączyć z programu wzmocnionej kontroli. Wnioskowi o wyłączenie muszą towarzyszyć: numer referencyjny CVEDP w systemie TRACES; kod CN; oraz uzasadnienie wniosku. Tylko punkty kontaktowe RASFF Komisji Europejskiej mogą wyłączyć przesyłkę z programu wzmocnionej kontroli. CVED musi mieć status w toku. Kiedy przesyłka zostaje wyłączona, odpowiedni CVED zostaje usunięty z aktywnej części przeglądu i kolejność CVED ulega zmianie. II Zatrzymanie programu wzmocnionej kontroli Programy wzmocnionej kontroli są automatycznie wstrzymywane po dziesięciu kolejnych pomyślnych wynikach kontroli fizycznych w jednej z trzech serii (status Wypełniona ). Wstrzymanie może również nakazać punkt kontaktowy RASFF Komisji Europejskiej po trzech seriach niekorzystnych badań lub w razie potrzeby (status Nałożona kontrola ). Kiedy punkt kontaktowy RASFF Komisji Europejskiej kończy program, status kontroli zmienia się na wstrzymana. 31 / 98

32 II.3.5. Środki ochronne W zależności od charakteru i pochodzenia towaru, którego dotyczy CED, CVEDA i CVEDP, właściwy organ może być zobowiązany do odrzucenia przesyłki, kiedy aktywowany jest środek ochronny w odniesieniu do danego dokumentu 49. Wgląd do tej zakładki jest obowiązkowy. W odniesieniu do CVEDA i CVEDP funkcja ta nie jest aktywowana w przypadku państw nienależących do UE. 49 CVEDA: art. 18 dyrektywy Rady 91/496/EWG. CVEDP: art. 22 dyrektywy Rady 97/78/WE. 32 / 98

33 II.4. Certyfikacja Części II (Decyzja) Jedynie właściwe organy w PKG/DPI/DPE UE mogą zainicjować, uzyskać dostęp i podpisać Część II urzędowego dokumentu wejścia (dopuszczenie lub odrzucenie przesyłki), korzystając w tym celu z menu Dokumenty weterynaryjne. Do dokumentów DECLAR, które są dostępne głównie dla podmiotów gospodarczych, ma zastosowanie wyjątek, natomiast właściwe organy mogą również uzyskiwać dostęp do deklaracji Informacje dotyczące zdrowia. W celu dokonania certyfikacji urzędowego dokumentu wejścia użytkownik musi wyszukać 50 i kliknąć przycisk Otwórz, znajdujący się pod urzędowymi dokumentami wejścia, które jeszcze wymagają certyfikacji (Część II Decyzja). II.4.1. declar Część II dokumentu DECLAR odnosi się do deklaracji importerów UE (podmiotów gospodarczych) stwierdzających, że Informacje dotyczące zdrowia w odniesieniu do pewnych produktów ubocznych są zgodne z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 142/2011. Jeżeli rubryka w deklaracji Informacje dotyczące zdrowia nie zostanie zaznaczona, ten tekst zostanie automatycznie wykluczony z wydruku dokumentu DECLAR. 50 Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.2 Wyszukiwanie urzędowego dokumentu wejścia. 33 / 98

34 II.4.2. ced/cveda/cvedp/ched-pp Część II dokumentów CED, CVEDA, CVEDP i CHED-PP przedstawia informacje dotyczące zakończenia kontroli urzędowych oraz dopuszczenia lub odrzucenia przesyłki. Sposób postępowania w celu dokonania certyfikacji urzędowego dokumentu wejścia jest identyczny. Oficjalny opis rubryk z Części II Decyzja znajduje się w następujących załącznikach: rozporządzenia Komisji (WE) nr 669/2009 i 1152/2009 CED; rozporządzenie Komisji (WE) nr 282/2004 CVEDA; rozporządzenie Komisji (WE) nr 136/2004 CVEDP; dyrektywa Rady 2000/29/WE CHED-PP. Niektóre rubryki w różnych zakładkach systemu TRACES 51 przedstawiono jednak poniżej: Organ kontrolny ; Kontrole ; Badania laboratoryjne ; Dopuszczenie ; Odrzucenie. II Zakładka Organ kontrolny Rodzaj Rubryka Informacje CVEDP CVEDA CED CHED- PP 25. Numer referencyjny CVED 27. Numer referencyjny CVED II.1 Numer referencyjny CED II.2 Numer referencyjny CHED Jeżeli właściwy organ zainicjował Część I urzędowego dokumentu wejścia i kliknął opcję Zatwierdź, numer referencyjny systemu TRACES zostanie wpisany (automatycznie) po podpisaniu dokumentu. 51 Nie uwzględnia się tu dokumentu DECLAR, ponieważ dotyczy to deklaracji Informacje dotyczące zdrowia. 34 / 98

35 Rodzaj Rubryka Informacje CVEDP CVEDA CED CHED- PP 42. Numer referencyjny dokumentu celnego 43. Numer referencyjny dokumentu celnego II.2 Numer referencyjny dokumentu celnego II.21 Numer referencyjny dokumentu celnego Jeżeli nic nie zostanie wpisane, numer referencyjny dokumentu celnego pozostaje niewypełniony. CVEDP CHED- PP CVEDP CVEDA CED CHED- PP CVEDP CVEDA CED CHED- PP 43. Kolejny CVED oraz 24. Poprzedni CVED II.22. Kolejny CHED oraz II.1. Poprzedni CHED 39. Pełna nazwa PKG/uprawnionego organu 41. Pełna nazwa PKG/właściwego organu Pełna nazwa DPE II.19. Dane identyfikacyjne deklarowanego miejsca wprowadzenia 40. Urzędowy lekarz weterynarii 42. Urzędowy lekarz weterynarii Urzędowy inspektor II.20. Urzędowy inspektor Dotyczy to przesyłek produktów zwierzęcych i produktów pochodzenia zwierzęcego w tranzycie, które są przechowywane i zwalniane stopniowo. Jeżeli rubryki te mają zastosowanie, są wypełniane automatycznie. Więcej informacji dotyczących podziału przesyłki można znaleźć w pozycji III.4. Podział przesyłki podręcznika użytkownika Dokumenty wejścia Część I Rubryka ta zostaje automatycznie wypełniona (w trybie tylko do odczytu ) informacjami z Części I urzędowego dokumentu wejścia i jest związana z Osobą odpowiedzialną za ładunek / Osobą odpowiedzialną za przesyłkę (w UE). W przypadku przeładunku lub transferu wymagane kontrole przeprowadza wymieniony PKG/DPE/DPI/PK. Rubryka ta zostaje automatycznie wypełniona nazwą użytkownika certyfikującego dokument. Jeżeli właściwy organ jest zbiorowym użytkownikiem, zostanie on poproszony o wyznaczenie Urzędowego lekarza weterynarii/ inspektora z rozwijanego menu. Data decyzji w tej rubryce zostanie ustalona w momencie podpisania urzędowego dokumentu wejścia. Data jest automatycznie wpisywana na podstawie strefy czasowej Brukseli (GMT +1). 35 / 98

36 II Zakładka Kontrole Rodzaj Rubryka Informacje CVEDP CVEDA CED CHED- PP 26. Kontrola dokumentów 26. Kontrola dokumentów II.3. Kontrola dokumentów II.3. Kontrola dokumentów Dotyczy to obowiązkowego sprawdzenia świadectw zdrowia lub dokumentów towarzyszących przesyłce. W przypadku zwierząt, w odniesieniu do których ma zastosowanie model niezharmonizowany, istnieją dodatkowe opcje dodatkowe gwarancje i wymogi krajowe. W razie niezadowalających wyników badań laboratoryjnych istnieje możliwość natychmiastowego odrzucenia urzędowego dokumentu wejścia bez wpisywania innych kontroli. CVEDP CVEDA CED CHED- PP 27. Kontrola tożsamości 28. Kontrola tożsamości II.11. Kontrola tożsamości II.4. Kontrola tożsamości Dotyczy to sprawdzenia spójności pomiędzy świadectwami zdrowia lub dokumentami towarzyszącymi i przesyłką zgłoszoną w PKG/ DPE/DPI UE. W przypadku zwierząt opcja Odstępstwo odnosi się do procedury przeładunku. CED II.4. Przesyłka wyznaczona do kontroli bezpośrednich Jeżeli wybrano opcję Tak, użytkownik ma obowiązek wpisać odpowiedni wynik w rubryce Kontrola fizyczna. 36 / 98

37 Rodzaj Rubryka Informacje CVEDP CVEDA CED CHED- PP 28. Kontrola fizyczna 29. Kontrola fizyczna II.12. Kontrola fizyczna II.5. Kontrola fizyczna Kontrolę fizyczną należy przeprowadzić zgodnie z obowiązującym prawodawstwem. CVEDA 31. Kontrola dobrostanu Dotyczy warunków transportu oraz statusu dobrostanu zwierząt po przyjeździe. 37 / 98

38 Rodzaj Rubryka Informacje CVEDP CVEDA CED CHED- PP 29. Badania laboratoryjne 30. Badania laboratoryjne II.13. Badania laboratoryjne II.6. Badania laboratoryjne Określenie badania laboratoryjnego jest możliwe, gdy: przeprowadzono pełną kontrolę tożsamości. Zwykła kontrola plomb uniemożliwia wprowadzenie jakichkolwiek szczegółowych danych w sekcji Badania laboratoryjne w zakładce Kontrole ; przeprowadzono kontrolę fizyczną (wynik zadowalający lub niezadowalający). Odstępstwo od kontroli fizycznej uniemożliwia wprowadzenie jakichkolwiek szczegółowych danych w sekcji Badania laboratoryjne w zakładce Kontrole. Należy wprowadzić: datę: próbna data musi być wcześniejsza lub równa dacie zatwierdzenia urzędowego dokumentu wejścia; powód badania laboratoryjne: należy kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się z prawej strony, wybrać jeden z gatunków wpisanych w Części I i kliknąć przycisk Wybierz z lewej strony, aby wpisać badania laboratoryjne związane ze zdrowiem zwierząt, zdrowiem publicznym lub higieną żywności, a także ewentualnie zastosowaną metodę laboratoryjną. Jako wynik badania należy zaznaczyć W oczekiwaniu na wynik, gdy ma miejsce badanie próbek, a towar musi zostać natychmiast zwolniony. Zwolnienie (zatwierdzenie) przesyłki z wynikami laboratoryjnymi o statusie W oczekiwaniu na wynik jest dostępne jedynie w odniesieniu do CVEDP i CVEDA. W tym kontekście do momentu wprowadzenia wyników do PKG przesyłane jest co tydzień następujące powiadomienie: Należy wpisać wnioski z badań laboratoryjnych o statusie w oczekiwaniu na wynik w odniesieniu do następujących CVED: Jeżeli w ciągu 60 dni od daty zatwierdzenia nie zostaną wpisane żadne wyniki, cotygodniowy monit jest również wysyłany do WOC danego PKG. Nie można zarządzać tymi powiadomieniami z menu Profil użytkownika. 38 / 98

39 Rodzaj Rubryka Informacje Można zmienić charakter badania lub dodać badanie po otrzymaniu wyników analizy. W kategorii Pozostałości badania laboratoryjnego wprowadzono kategorie ogólne (wielkimi literami), aby umożliwić kierowanie zapytań ogólnych oraz wsteczne wpisywanie konkretnych wyników analiz w zakładkach Kontrole i Badania laboratoryjne. W niektórych przypadkach można wpisać ostateczne wyniki badań laboratoryjnych W oczekiwaniu na wynik i zmienić status z W oczekiwaniu na wynik na Zadowalające / Niezadowalające po zatwierdzeniu urzędowego dokumentu wejścia. Więcej informacji można znaleźć w pozycji III.1.2. DOKONYWANIE zmian w certyfikowanych urzędowych dokumentach wejścia. W przypadku zmiany na Zadowalające status urzędowego dokumentu wejścia pozostaje Zatwierdzony. W przypadku zmiany na Niezadowalające status urzędowego dokumentu wejścia zmienia się na Wycofany. Więcej informacji na temat porządku zadań w ramach certyfikacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. 39 / 98

40 II Zakładka Badania laboratoryjne Badania laboratoryjne w sekcji Badania laboratoryjne w zakładce Kontrole automatycznie wygenerują możliwość dodania szczegółowych danych dotyczących pobierania próbek w zakładce Badania laboratoryjne. Można to zrobić w odniesieniu do każdego referencyjnego badania laboratoryjnego. Oznacza to, że istnieje wyraźne powiązanie między zakładką Kontrole i zakładką Badania laboratoryjne. Wpisanie szczegółowych danych w zakładce Badania laboratoryjne jest obowiązkowe jedynie w przypadku odrzucenia, które pociąga za sobą powiadomienie RASFF 52, w którym to przypadku użytkownik otrzymuje następujący komunikat ostrzegawczy: Badania laboratoryjne: zakładka badania laboratoryjne jest obowiązkowa, ponieważ świadectwo zostało odrzucone z przyczyn związanych ze zdrowiem publicznym. Każde odniesienie do badania laboratoryjnego zawiera sekcję zarezerwowaną dla Zgłaszającego 53, a także dla użytkownika związanego z Laboratorium 54. Skorzystanie z zakładki Badania laboratoryjne umożliwia: wydrukowanie Protokołu pobrania próbki, który można przesłać do laboratorium; powiadomienie władz laboratorium drogą elektroniczną, jeżeli występują one w systemie TRACES i są określone w zakładce urzędowego dokumentu wejścia Badania laboratoryjne ; otrzymanie drogą elektroniczną wyników badania z laboratorium określonego w urzędowym dokumencie wejścia; oraz automatyczne wypełnienie szczegółowych informacji dotyczących RASFF w formularzu powiadomienia RASFF (jeżeli jest to wymagane). 52 Powiadomienie RASFF odnosi się jedynie do przesyłek CVEDP. 53 Tj. użytkownik systemu TRACES związany z właściwymi organami na granicy UE. 54 Więcej informacji na temat użytkowników związanych z laboratoriami można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES. 40 / 98

41 Niektóre pola danych dotyczących Badań laboratoryjnych zaznaczono poniżej: Tytuł Zgłaszający Laboratorium Badanie laboratoryjne Rodzaj próbki Laboratorium Data zwolnienia Metoda badania laboratoryjnego Wnioski Informacje Jeżeli w urzędowym dokumencie wejścia określono laboratorium, otrzyma ono drogą elektroniczną Protokół pobrania próbki, tak by automatycznie włączyć wyniki badania laboratoryjnego do urzędowego dokumentu wejścia. Laboratoria można wybierać na poziomie europejskim. Wszystkie właściwe organy, w tym laboratoria, mogą być utworzone przez Komisję Europejską jedynie na wniosek właściwego organu. Może być już wypełnione Badaniem laboratoryjnym wybranym w zakładce Kontrole. Wprowadzenie, zmiana lub ponowny wybór są możliwe za pomocą przycisku Wybierz i zostaną pokazane w zakładce Kontrole. Należy wybrać z rozwijanej listy. Jeżeli na liście brakuje Rodzaju próbki, należy skontaktować się z Zespołem TRACES. Data zwolnienia jest w formacie dd/mm/rrrr i musi być późniejsza niż data pobrania próbki. Metodę badania laboratoryjnego można wybrać z menu lub opisać w polu przeznaczonym na dowolny tekst. Zaleca się jednak skorzystanie z menu z funkcjami wyboru, aby ułatwić pobieranie sprawozdań w systemie TRACES i tłumaczenie danych w systemie TRACES. Wnioski w zakładce Badania laboratoryjne są zarezerwowane dla użytkownika związanego z laboratorium prowadzącym badania, natomiast wnioski określone w rubryce Badania laboratoryjne w zakładce Kontrole są zarezerwowane dla właściwego organu zatwierdzającego urzędowy dokument wejścia. Należy zauważyć, że opcja W oczekiwaniu na wynik nie jest opcją dla użytkowników związanych z władzami laboratorium; w odniesieniu do tej kwestii należy przejść do zakładki Kontrole. Więcej informacji można znaleźć w pozycji II Zakładka Kontrole. Właściwe organy mogą włączyć do systemu TRACES wyniki analizy kontrolnej oraz drugiej analizy. 41 / 98

42 42 / 98

43 II Zakładka Dopuszczenie Zakładka Dopuszczenie jest wypełniana automatycznie zgodnie z informacjami zamieszczonymi w zakładce Przeznaczenie w Części I urzędowego dokumentu wejścia 55. Rodzaj Rubryka Informacje NIE dopuszczone Proszę wypełnić zakładkę Odrzucenie. CVEDP CVEDA CED CHED- PP 30. Zatwierdzone (dopuszczone) do przeładunku 33. Zatwierdzone (dopuszczone) do przeładunku II.5. Zatwierdzone (dopuszczone) do przesłania II.9. Dopuszczono do przeładunku/ przesłania Więcej informacji na temat procedury przeładunku lub transferu można znaleźć w pozycjach II A i II B. 55 Przeznaczenie urzędowego dokumentu wejścia określone w zakładce Dopuszczenie w Części II (Decyzja) można zmienić, jedynie zmieniając informacje w zakładce Przeznaczenie w Części I (Przesyłka). 43 / 98

44 Rodzaj Rubryka Informacje CVEDP CVEDA 31. Zatwierdzone (dopuszczone) do tranzytu 34. Zatwierdzone (dopuszczone) do tranzytu CVEDP CVEDA CED CHED- PP 32. Zatwierdzone (dopuszczone) na rynek wewnętrzny 35. Zatwierdzone (dopuszczone) do ostatecznego przywozu II.14. Do dopuszczenia do swobodnego obrotu II.11. Dopuszczone do swobodnego obrotu CVEDP CVEDP CVEDA 33. Zatwierdzone (dopuszczone) pod warunkiem skierowania 34. Zatwierdzone (dopuszczone) do procedury określonego składu (art. 12 ust. 4 i art. 13) 36. Zatwierdzone (dopuszczone) do odprawy czasowej Rubryka ta odnosi się do art. 8 i 15 dyrektywy Rady 97/78/WE. Opcja Zatwierdzone pod warunkiem skierowania jest otwarta jedynie wówczas, gdy przesyłka została zgłoszona jako Na rynek wewnętrzny (w rubryce 21) w Części I CVEDP. Rubryka Szczegóły kontrolowanych punktów (miejsc) przeznaczenia jest obowiązkowa. Rubryka ta odnosi się do art. 12 ust. 4 i art. 13 dyrektywy Rady 97/78/WE. Opcja Zatwierdzone do procedury określonego składu (art. 12 ust. 4 i art. 13) jest otwarta jedynie wówczas, gdy przesyłka została zgłoszona jako Dla przesyłek NIEzgodnych (w rubryce 22) w Części I CVEDP. Rubryka Szczegóły kontrolowanych punktów (miejsc) przeznaczenia jest obowiązkowa. Opcja Zatwierdzone do odprawy czasowej jest otwarta jedynie wówczas, gdy zarejestrowane konie zostały zgłoszone jako Tymczasowa odprawa koni (w rubryce 20) w Części I CVEDA. 44 / 98

45 II A. Przeładunek/Transfer z PKG/DPE/DPI do PKG/PK W przypadku przeładunku/transferu z PKG/DPE/DPI do PKG/PK, w systemie TRACES generowane są dwa urzędowe dokumenty wejścia. Po zadowalającej kontroli dokumentów PKG/DPE/DPI wprowadzenia może zatwierdzić urzędowy dokument wejścia na podstawie jednej z następujących (Część I): rubryki 18. Przeładunek do (CVEDA); rubryki 17. Przeładunek do (CVEDP); rubryki I.20 Do przesłania (transferu) do (CED); rubryki I.19. Do przeładunku/przesłania (transferu) (CHED-PP). Numer referencyjny systemu TRACES pierwszego urzędowego dokumentu wejścia odpowiada danemu państwu właściwego organu w miejscu wprowadzenia. Kolejny PKG/PK jest niezwłocznie powiadamiany o zatwierdzeniu tego urzędowego dokumentu wejścia. Korzystając z opcji Przeładuj znajdującej się poniżej tego dokumentu (lub w nim), można następnie certyfikować kolejny urzędowy dokument wejścia 56. Numer referencyjny systemu TRACES kolejnego urzędowego dokumentu wejścia odpowiada państwu kolejnego PKG/PK. 56 Podmiot gospodarczy związany z kolejnym PKG/PK również ma dostęp do przycisku Przeładuj, ale musi skorzystać z przycisku Bezpośredni dostęp, aby wyszukać odpowiedni urzędowy dokument wejścia. 45 / 98

46 Kolejny urzędowy dokument wejścia automatycznie będzie zawierał wszelkie szczegółowe dane dotyczące przesyłki pochodzące z dokumentu zatwierdzonego przez PKG/DPE/DPI wprowadzenia 57. Kolejny PKG/PK ma jednak uprawnienia do poprawienia lub dodania większości informacji przekazanych do kolejnego urzędowego dokumentu wejścia. Z chwilą gdy kolejny urzędowy dokument wejścia zostaje zatwierdzony lub odrzucony, powiadamiany jest PKG/DPE/DPI wprowadzenia. Związek pomiędzy pierwszym i kolejnymi dokumentami urzędowymi jest ustalany automatycznie. W urzędowych dokumentach wejścia dostępnych w trybie online hiperłącza w zakładce Referencje (Część I) pokazują numer referencyjny w systemie TRACES kolejnego lub poprzedniego urzędowego dokumentu wejścia. W wydrukowanej wersji urzędowego dokumentu wejścia numery referencyjne pierwszego oraz kolejnego urzędowego dokumentu wejścia są podane w odpowiednich rubrykach. Pierwszy urzędowy dokument wejścia: 57 W przypadku CED kolejny PKG/PK musi wskazać Osobę odpowiedzialną za przesyłkę (rubryka I.4.) i wpisać informacje dotyczące środków transportu (rubryka I.11.). 46 / 98

47 Kolejny urzędowy dokument wejścia: Jeżeli zostaje wygenerowana Część Kontrola (Część III), automatycznie wyświetla ona szczegółowe dane dotyczące kolejnego PKG/PK w celu zapewnienia kontynuacji. 47 / 98

48 Wyszukiwanie urzędowych dokumentów wejścia podlegających procedurze przeładunku jest dostępne na ekranie wyszukiwania: Zaawansowany oraz Do przeładunku w przypadku urzędowych dokumentów wejścia, które mają być opracowane przez kolejny PKG/PK 58 ; Zaawansowany i Przeładowany w przypadku urzędowych dokumentów wejścia, które zostały opracowane przez PKG/PK 59. W przypadku gdy kolejny dokument jest zainicjowany przez podmiot gospodarczy, PKG/DPE/PK może wyszukać go, aktywując kryteria wyszukiwania Przeładowany lub Do przetworzenia. II B Przeładunek do państwa nie należącego do UE 60 W przypadku przeładunku do państwa trzeciego nie jest niezbędne wpisywanie nazwy PKG/DPE/DPI UE tworzącego urzędowy dokument wejścia w rubryce Przeładunek do (Część I). Ponadto nie sprawdza się ponownie rodzaju organizacji wpisanego w rubryce Dokumenty weterynaryjne 61 ; umożliwia to dokonanie wyboru zakładów, które nie są wymienione jako zakłady posiadające zezwolenie na wywóz do UE. 58 Tj. pierwsze/poprzednie urzędowe dokumenty wejścia. 59 Tj. kolejne urzędowe dokumenty wejścia. 60 Funkcja ta nie ma zastosowania w odniesieniu do CED lub CHED-PP. 61 W przypadku CVED. 48 / 98

49 II Zakładka Odrzucenie Jeżeli przesyłka zostaje odrzucona na granicy UE, właściwy organ musi wypełnić zakładkę Odrzucenie, określając czy przesyłka jest przeznaczona do: powrotnego wywozu/ponownej wysyłki; zniszczenia (utylizacji); przetworzenia (przekształcenia) (w przypadku produktów); uboju (w przypadku zwierząt); eutanazji (w przypadku zwierząt); wykorzystania w innych celach (w przypadku żywności i paszy niepochodzących od zwierząt); środka lub środków wprowadzonych w odniesieniu do przesyłki (w przypadku CHED-PP). W przypadku odrzucenia należy podać co najmniej jedną Przyczynę odmowy 62. Mimo że szczegóły dotyczące przyczyn odmowy są obowiązkowe, właściwy organ może podjąć decyzję o odrzuceniu przesyłki, nie podając natychmiast szczegółów dotyczących działań następczych oraz kontrolowanych miejsc przeznaczenia w odniesieniu do: CVEDP: rubryka 35. Niezatwierdzone (niedopuszczone) (powrotny wywóz, zniszczenie lub przetworzenie) oraz rubryka 37. Szczegóły kontrolowanych punktów (miejsc) przeznaczenia ; CVEDA: rubryka 38. Niezatwierdzone (niedopuszczone) (powrotny wywóz, ubój lub eutanazja) oraz rubryka 39. Szczegóły kontrolowanych punktów (miejsc) przeznaczenia ; CED: rubryka II.16 Niezatwierdzone (niedopuszczone) (odesłanie, zniszczenie, przekształcenie lub użycie do innych celów) oraz rubryka II.18 Informacje dotyczące kontrolowanego miejsca przeznaczenia ; CHED-PP: rubryki II.15 NIEDOPUSZCZONE oraz II.17 Szczegóły dotyczące kontrolowanych miejsc docelowych (II.11, II.15). 62 W przypadku CHED-PP użytkownik może skorzystać z przycisku Dodaj, aby określić (co najmniej jedną) Przyczynę odrzucenia. 49 / 98

50 Kiedy CVED zostaje zatwierdzony, pojawia się komunikat sygnalizujący, że rubryki te należy wypełnić w terminie 60 dni od decyzji: Odrzucenie NIE DOPUSZCZONE - należy wprowadzić szczegóły dotyczące rubryki NIE DOPUSZCZONE w terminie 60 dni. Komunikat będzie wysyłany do PKG raz w tygodniu w celu przypomnienia o wszystkich urzędowych dokumentach wejścia, w odniesieniu do których te rubryki nie zostały wypełnione. Jeżeli chodzi o produkty, po 60 dniach cotygodniowy monit będzie wysyłany do PKG oraz jego właściwego organu centralnego (WOC). Wspomnianymi powiadomieniami nie można zarządzać za pośrednictwem powiadomień, które można wybierać w podmenu Profil użytkownika 63. Aby wypełnić tę rubrykę wstecznie, właściwy organ musi: wyszukać dany urzędowy dokument wejścia 64 ; kliknąć przycisk Otwórz znajdujący się pod urzędowym dokumentem wejścia; wypełnić rubrykę 35 (CVEDP), 38 (CVEDA) lub II.16 (CED); kliknąć Przedłóż działanie NIE DOPUSZCZONE. Podpisanie urzędowego dokumentu wejścia Więcej informacji na temat podmenu Profil użytkownika można znaleźć w pozycji IV.4.4. Profil użytkownika. 64 Wyszukiwanie CVED, w odniesieniu do którego brakuje szczegółów dotyczących odrzucenia, jest dostępne na ekranie wyszukiwania Zaawansowane i Odrzucenie w toku. Więcej informacji na temat wyszukiwania urzędowych dokumentów wejścia można znaleźć w pozycji II.2. Wyszukiwanie urzędowego dokumentu wejścia. 65 Więcej informacji na temat podpisania urzędowego dokumentu wejścia można znaleźć w pozycji II.4.4. Podpis. 50 / 98

51 II.4.3. Opcje przedkładania W odniesieniu do certyfikacji urzędowego dokumentu wejścia w systemie TRACES (Część II; Decyzja) dostępne są następujące opcje: Opcje zapisywania Anuluj i wróć do menu Zapisz w toku Przedłóż decyzję Drukuj Powrót do podmenu Dokumenty weterynaryjne i anulowanie wszystkich działań wykonanych podczas certyfikacji urzędowego dokumentu wejścia. Jeżeli użytkownik nie zapisał jeszcze swojego urzędowego dokumentu wejścia, wszystkie informacje wprowadzone w Części I i II zostaną utracone. Zapisanie Części I i II urzędowego dokumentu wejścia, który nie został jeszcze certyfikowany. Jest to pośredni, nieobowiązkowy etap przed ostateczną certyfikacją Części I i II urzędowego dokumentu wejścia (dopuszczenie lub odrzucenie przesyłki przez PKG/DPE/DPI/PK), np. w celu zakończenia kontroli. Opcji tej można również użyć w celu wypełnienia urzędowego dokumentu wejścia na różnych etapach i w różnych miejscach. Wpisywanie i zapisywanie wyników kontroli musi być zgodne z logicznym porządkiem. Dokument otrzymuje status W toku. W przypadku dokumentu o statusie W toku nie będą wysyłane żadne powiadomienia dotyczące przedłożenia tego dokumentu. Wszystkie obowiązkowe informacje dotyczące zgłoszonej przesyłki (Części I i II) musiały zostać wprowadzone, aby właściwy organ miał możliwość wyciągnięcia wniosków dotyczących tej przesyłki. Opcja ta obejmuje ostatni etap związany z Częścią I i II urzędowego dokumentu wejścia. Urzędowy dokument wejścia otrzymuje status Zatwierdzony lub Odrzucony. Jeżeli przesyłka ma zostać odrzucona oraz w zależności od przyczyn odmowy lub ostrzeżeń zaznaczonych w urzędowym dokumencie wejścia użytkownika, system TRACES może automatycznie wygenerować powiadomienie RASFF lub EUROPHYT. Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.5. System wczesnego ostrzegania o niebezpiecznej żywności i paszach (RASFF) oraz II.6. Powiadomienie EUROPHYT. Więcej informacji można znaleźć w pozycji III.3. Drukowanie urzędowych dokumentów wejścia. 51 / 98

52 II.4.4. Podpis Aby certyfikować urzędowy dokument wejścia, system TRACES żąda podania hasła użytkownika. Po wpisaniu hasła należy kliknąć Podpisz zatwierdzenie. Można zaznaczyć rubrykę Użyj tego samego hasła przy wszystkich kolejnych podpisach, aby system zapamiętał hasło przez cały czas trwania sesji. Sesje kończą się automatycznie po 30 minutach braku aktywności. 52 / 98

53 II.5. System wczesnego ostrzegania o niebezpiecznej żywności i paszach (RASFF) W celu uniknięcia ponownego wpisywania do Portalu RASFF danych wprowadzonych już do urzędowego dokumentu wejścia 66, utworzono łącze między systemem TRACES i RASFF. Łącze to umożliwia właściwemu organowi na granicy UE łatwe przedłożenie wcześniej wypełnionego powiadomienia RASFF 67 krajowemu punktowi kontaktowemu RASFF. Powiadomienie RASFF można wydrukować po przedłożeniu w systemie TRACES 68. Moduł RASFF nie jest aktywowany w przypadku państw nienależących do UE 69. Właściwe organy w państwach nienależących do UE (LJW i WOC) mają jednak dostęp do powiadomień RASFF natychmiast po ich zatwierdzeniu przez Komisję Europejską, za pośrednictwem dokumentu IMPORT przedłożonego w systemie TRACES lub za pośrednictwem odpowiadającego mu (sklonowanego) CVEDP. II.5.1. Wypełnianie powiadomienia RASFF W odniesieniu do przywozu Produktów zwierzęcych, Produktów pochodzenia zwierzęcego oraz Paszy i żywności niepochodzących od zwierząt (CVEDP/CED), zakładka RASFF pojawia się z chwilą podjęcia decyzji (Część II) o odrzuceniu przesyłki z przyczyn związanych ze zdrowiem publicznym, tj. z jednej z następujących przyczyn 70 : Urzędowy wejścia CVEDP CED CVEDP CED CVEDP CED CVEDP CED dokument Przyczyny odrzucenia RASFF 7. Niezgodność z wymogami higieny 3. Niewystarczająca higiena 8. Skażenie chemiczne 4. Zanieczyszczenie chemiczne 9. Skażenie mikrobiologiczne 5. Zanieczyszczenie mikrobiologiczne 10. Inne, należy utworzyć powiadomienie RASFF 6. Inne, należy utworzyć powiadomienie RASFF W odniesieniu do przywozu Żywych zwierząt (CVEDA) przeznaczonych do uboju (rubryka 16), zakładka RASFF pojawia się z chwilą podjęcia decyzji (Część II) o odrzuceniu przesyłki z przyczyn związanych ze zdrowiem publicznym, tj. z jednej z następujących przyczyn 71 : 66 Nie dotyczy to DECLAR ani CHED-PP. 67 Dwie trzecie pól powiadomienia RASFF są już wypełnione automatycznie danymi wpisanymi w urzędowym dokumencie wejścia. 68 Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.5.3. Drukowanie powiadomienia RASFF. 69 Moduł RASFF jest również aktywowany w przypadku państw stowarzyszonych UE (Norwegii, Szwajcarii, Andory, San Marino, Islandii i Wysp Owczych). 70 W odniesieniu do CVEDP: rubryka 36 oraz niezadowalające wyniki badań laboratoryjnych w rubryce W odniesieniu do CVEDA: rubryka 37 oraz niezadowalające wyniki badań laboratoryjnych w rubryce / 98

54 Urzędowy wejścia CVEDA dokument Przyczyny odrzucenia RASFF 7. Klauzula dotycząca środków bezpieczeństwa 8. Zwierzęta chore lub wzbudzające podejrzenia 9. Niezadowalające wyniki badań 14. Inne, należy utworzyć powiadomienie RASFF Różne elementy powiadomienia RASFF muszą być wypełnione w celu odrzucenia urzędowego dokumentu wejścia. Powiadomienie RASFF można wydrukować po przedłożeniu w systemie TRACES 72. Powiadomienie RASFF przedstawiono w interfejsie użytkownika systemu TRACES w pięciu zakładkach: Informacje ogólne/produkt; Dochodzenie/Partia; Pochodzenie/Dystrybucja; Odrzucenie/Inne; Zagrożenie. 72 Więcej informacji można znaleźć w pozycji III.3. Drukowanie urzędowych dokumentów wejścia. 54 / 98

55 II Zakładka Wybór bieżącego RASFF Z chwilą odrzucenia urzędowego dokumentu wejścia zawierającego co najmniej jeden czynnik uruchamiający RASFF 73, powiadomienie RASFF jest automatyczne przedstawiane w systemie TRACES ( Bieżące powiadomienie RASFF ). Z (już) odrzuconym urzędowym dokumentem wejścia można powiązać dodatkowe powiadomienia RASFF, otwierając dokument i klikając Nowe powiadomienie RASFF. II Zakładka Informacje ogólne/produkt Następujące pola są obowiązkowe: 1. rodzaj powiadomienia; podstawa powiadomienia; 16. kategoria produktu. 73 Więcej informacji na temat czynników uruchamiających RASFF można znaleźć w pozycji II.5.1. Wypełnianie powiadomienia RASFF. 55 / 98

56 II Zakładka Ryzyko/Środek/Partia Następujące pola są obowiązkowe: 22. obawa; 24. zakres. II Zakładka Pochodzenie/Dystrybucja 56 / 98

57 II Zakładka Odrzucenie/Inne Załączniki Do powiadomienia RASFF można dodawać załączniki, takie jak tekst, skany i zdjęcia, w każdym formacie (.doc,.jpeg,.ppt,.zip,.pdf itp.) w rozmiarze nie większym niż 2Mp. Rubryka 60. Załączone dokumenty w wydruku powiadomienia RASFF 74 zawiera liczbę załączonych dokumentów. Krajowy punkt kontaktowy RASFF i punkt kontaktowy RASFF Komisji Europejskiej mogą oglądać, usuwać, dodawać i zmieniać pliki. Pliki te są przechowywane w bazie danych przez sześć miesięcy i w tym okresie są dostępne. 74 Więcej informacji na temat wydruku powiadomienia RASFF można znaleźć w pozycji II.5.3. Drukowanie powiadomienia RASFF. 57 / 98

58 II Zakładka Zagrożenie Następujące pola są obowiązkowe: 5. kategoria zagrożenia. II.5.2. Opcje przedkładania Opcje zapisywania Anuluj i wróć do menu Zapisz w toku Powrót do podmenu Dokumenty weterynaryjne i anulowanie wszystkich działań wykonanych podczas wypełniania powiadomienia RASFF (oraz certyfikacji urzędowego dokumentu wejścia). Jeżeli użytkownik ani razu nie zapisał jeszcze swojego powiadomienia RASFF (ani urzędowego dokumentu wejścia), wszystkie wprowadzone informacje zostaną utracone. Zapisanie powiadomień RASFF, które nie zostały jeszcze całkowicie wypełnione. Jest to pośredni, nieobowiązkowy etap przed ostatecznym przedłożeniem powiadomienia RASFF użytkownika (oraz urzędowego dokumentu wejścia). Opcji tej można użyć w celu wypełnienia powiadomienia RASFF na różnych etapach i w różnych miejscach. Powiadomienie RASFF (oraz urzędowy dokument wejścia) otrzymuje status W toku. Na tej podstawie nie można jeszcze certyfikować urzędowego dokumentu wejścia. W przypadku powiadomienia RASFF (oraz urzędowego dokumentu wejścia) o statusie W toku nie będą wysyłane żadne powiadomienia dotyczące przedłożenia tego powiadomienia (oraz dokumentu). 58 / 98

59 Opcje zapisywania Przedłóż decyzję II.5.3. Wszystkie obowiązkowe informacje dotyczące powiadomienia RASFF (oraz urzędowego dokumentu wejścia) musiały zostać wprowadzone, aby właściwy organ miał możliwość automatycznego przesłania powiadomienia RASFF właściwym organom. Opcja ta obejmuje ostatni etap związany z powiadomieniem RASFF (oraz urzędowym dokumentem wejścia). Status powiadomienia RASFF zmienia się na Nowy, a status urzędowego dokumentu wejścia na Odrzucony. Drukowanie powiadomienia RASFF Po przedłożeniu powiadomienia RASFF właściwy organ na granicy UE może wydrukować powiadomienie RASFF, przechodząc do menu Dokumenty weterynaryjne, wybierając odpowiednie podmenu: CVED dotyczący zwierząt; CVED dotyczący produktów zwierzęcych; Wspólnotowy dokument wejścia (CED). Należy wyszukać odrzucony urzędowy dokument wejścia, do którego powiązano RASFF, korzystając z numeru referencyjnego świadectwa w systemie TRACES lub statusu RASFF 75. Należy otworzyć odrzucony urzędowy dokument wejścia i kliknąć zakładkę RASFF. Tylko opcja Drukuj w zakładce RASFF umożliwi użytkownikowi wydrukowanie powiadomienia RASFF Statusy RASFF: Anulowane, Potwierdzone, Nowe, Odrzucone, Potwierdzone oraz Ze wzmocnioną kontrolą. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w Porządek zadań RASFF i wzmocnionych kontroli. 76 Użytkownik może wydrukować sam urzędowy dokument wejścia bez powiadomienia RASFF, korzystając z opcji Drukuj dostępnej bezpośrednio po otwarciu dokumentu. 59 / 98

60 II.5.4. Działania następcze w RASFF Powiadomienie RASFF i program wzmocnionej kontroli również są ściśle powiązane w systemie TRACES. Wykorzystując powiadomienie RASFF przedłożone przez właściwy organ na granicy UE, krajowy punkt kontaktowy RASFF może zwrócić się do punktu kontaktowego RASFF Komisji Europejskiej o zatwierdzenie aktywacji programu wzmocnionej kontroli zanim będzie on miał zastosowanie do wszystkich właściwych organów na granicy UE. Program wzmocnionej kontroli w systemie TRACES jest zgodny z art. 24 dyrektywy Rady 97/78/WE. Szczegółowe informacje na temat wszystkich programów wzmocnionej kontroli są dostępne za pośrednictwem menu Pomoc w podjęciu decyzji i podmenu Wzmocnione kontrole 77. Więcej informacji na temat działań następczych w odniesieniu do powiadomienia RASFF oraz wdrażania programu wzmocnionej kontroli w systemie TRACES można znaleźć w podręczniku użytkownika RASFF i wzmocnione kontrole przeznaczonym dla punktów kontaktowych RASFF i punktów kontaktowych RASFF Komisji Europejskiej. 77 Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.3.4.Wzmocniona kontrola. 60 / 98

61 II.6. powiadomienie europhyt (dostępne wkrótce) 78 W celu uniknięcia ponownego wpisywania do Portalu EUROPHYT danych wprowadzonych już do CHED-PP, utworzono łącze między systemem TRACES i EUROPHYT. Łącze to umożliwia właściwemu organowi na granicy UE łatwe przedłożenie wcześniej wypełnionego powiadomienia EUROPHYT 79 krajowemu punktowi kontaktowemu EUROPHYT. Powiadomienie EUROPHYT można wydrukować po przedłożeniu w systemie TRACES 80. II.6.1. wypełnianie powiadomienia europhyt W odniesieniu do przywozu roślin i produktów roślinnych, zakładka EUROPHYT pojawia się z chwilą podjęcia decyzji (Część II) o odrzuceniu przesyłki CHED-PP i zaznaczenia jednej z trzech opcji utworzenia ostrzeżenia EUROPHYT 81. Różne elementy powiadomienia EUROPHYT muszą być wypełnione w celu odrzucenia CHED-PP. Powiadomienie EUROPHYT można wydrukować po przedłożeniu w systemie TRACES 82. Powiadomienie EUROPHYT przedstawiono w interfejsie użytkownika systemu TRACES w trzech zakładkach: Plik z danymi o przejęciu ; Ryzyko/Środek ; Pochodzenie/Dystrybucja. II zakładka wybieranie bieżącego ostrzeżenia Z chwilą odrzucenia CHED-PP zawierającego co najmniej jedno ostrzeżenie EUROPHYT 83, powiadomienie EUROPHYT jest automatycznie przedstawiane w systemie TRACES ( bieżące ostrzeżenie ). Z (już) odrzuconym CHED-PP można powiązać dodatkowe powiadomienia EUROPHYT, otwierając w tym celu dokument i klikając na Nowe ostrzeżenie. 78 Pozycja ta podlega zmianie! 79 Jedna trzecia pól powiadomienia EUROPHYT jest już wypełniona automatycznie danymi z urzędowego dokumentu wejścia. 80 Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.6.3. Drukowanie powiadomienia EUROPHYT. 81 Należy dokonać wyboru między do państw członkowskich, do EPPO i do państwa wywozu. 82 Więcej informacji można znaleźć w pozycji III.3. Drukowanie urzędowych dokumentów wejścia. 83 Należy dokonać wyboru między do państw członkowskich, do EPPO i do państwa wywozu. 61 / 98

62 II zakładka plik Z danymi O przejęciu II zakładka ryzyko/środek 62 / 98

63 II zakładka pochodzenie/dystrybucja 63 / 98

64 II.6.2. opcje przedkładania Opcje zapisywania Anuluj i wróć do menu Zapisz w toku Przedłóż decyzję Powrót do podmenu Dokumenty weterynaryjne i anulowanie wszystkich działań wykonanych podczas wypełniania powiadomienia EUROPHYT (oraz certyfikacji urzędowego dokumentu wejścia). Jeżeli użytkownik nie zapisał jeszcze swojego powiadomienia EUROPHYT (ani urzędowego dokumentu wejścia), wszystkie wprowadzone informacje zostaną utracone. Zapisanie powiadomień EUROPHYT, które nie zostały jeszcze całkowicie wypełnione. Jest to pośredni, nieobowiązkowy etap przed ostatecznym przedłożeniem powiadomienia EUROPHYT użytkownika (oraz urzędowego dokumentu wejścia). Opcji tej można także użyć w celu wypełnienia powiadomienia EUROPHYT na różnych etapach i w różnych miejscach. Status powiadomienia EUROPHYT (oraz urzędowego dokumentu wejścia) zmienia się na W toku. Na tej podstawie nie można jeszcze certyfikować urzędowego dokumentu wejścia. W przypadku powiadomienia EUROPHYT (oraz urzędowego dokumentu wejścia) o statusie W toku nie będą wysyłane żadne powiadomienia dotyczące przedłożenia tego powiadomienia (oraz dokumentu). Wszystkie obowiązkowe informacje dotyczące powiadomienia EUROPHYT (oraz urzędowego dokumentu wejścia) musiały zostać wprowadzone, aby właściwy organ miał możliwość automatycznego przesłania powiadomienia EUROPHYT właściwym organom. Opcja ta obejmuje ostatni etap związany z powiadomieniem EUROPHYT (oraz urzędowym dokumentem wejścia). Status powiadomienia EUROPHYT zmienia się na Nowy, a status urzędowego dokumentu wejścia na Odrzucony. II.6.3. Drukowanie powiadomienia EUROPHYT Po przedłożeniu powiadomienia EUROPHYT właściwy organ na granicy UE może je wydrukować, przechodząc do menu Dokumenty weterynaryjne i wybierając podmenu CHED-PP. Należy wyszukać odrzucony urzędowy dokument wejścia, do którego powiązano EUROPHYT, korzystając z numeru referencyjnego świadectwa w systemie TRACES. 64 / 98

65 II.7. Przedkładanie Części III (Kontrola) W ramach konkretnych procedur, takich jak tranzyt z państwa trzeciego do państwa trzeciego, przeładunek do innego PKG, ukierunkowanie przesyłek szczególnych lub niezgodnych itp., PKG wyjścia, PKG ostatecznego miejsca przeznaczenia lub właściwy organ odpowiedzialny za zakłady w miejscu przeznaczenia musi wdrożyć kontrolę 84. W tym celu właściwy organ musi otworzyć dokument urzędowy, kliknąć Kontrola i wstawić wszelkie szczegółowe dane w zakładce Kontrola. Właściwy organ, który certyfikował (Część II) urzędowy dokument wejścia, otrzymuje powiadomienie o przeprowadzonych kontrolach (Część III) i uzyskuje dostęp do wyników kontroli. Część dotycząca kontroli będzie uwzględniona w wydruku urzędowego dokumentu wejścia W innych przypadkach dodawanie szczegółów dotyczących Kontroli (Część III) do zatwierdzonego urzędowego dokumentu wejścia jest nieobowiązkowe. 85 Więcej informacji na temat drukowania urzędowego dokumentu wejścia można znaleźć w pozycji III.3. Drukowanie urzędowych dokumentów wejścia. 65 / 98

66 III. Funkcje urzędowych dokumentów wejścia III.1. Dokonywanie zmian w urzędowym dokumencie wejścia III.1.1. Dokonywanie zmian w przedłożonych urzędowych dokumentach wejścia (Część I) W ramach wybranego wzoru dokumentu użytkownik związany z właściwymi organami może dokonać żądanych zmian po prostu poprzez wyszukanie, otwarcie, wprowadzenie zmian i (ponowne) przedłożenie urzędowego dokumentu wejścia o statusie Szkic, Nowy i W toku. Urzędowe dokumenty wejścia o statusie Szkic są dostępne jedynie dla użytkownika systemu TRACES, który je przedłożył, oraz bezpośrednich współpracowników związanych z tym samym organem. W urzędowych dokumentach wejścia o statusie Nowy i W toku można dokonać zmian jedynie wówczas, gdy właściwy organ nie poświadczył jeszcze dokumentu. Użytkownicy systemu TRACES mogą z łatwością sprawdzić, czy wprowadzono zmiany do Części I poprzez sprawdzenie numeru wersji (- Vx) po numerze referencyjnym świadectwa w systemie TRACES. Podczas drukowania urzędowych dokumentów wejścia istotne może być szybkie zidentyfikowanie zmian wprowadzonych między drukowaniem a przetwarzaniem Części I dokumentu. 66 / 98

67 III.1.2. Dokonywanie zmian w certyfikowanych urzędowych dokumentach wejścia (Części I i II) W przypadku dokumentów już certyfikowanych (Część II) rozróżnia się: A. wprowadzanie wyników badań laboratoryjnych o statusie W oczekiwaniu na wynik 86 ; oraz B. korygowanie innych/różnych 87 szczegółów w Części I (Przesyłka) lub II (Decyzja). III Wypełnianie ostatecznych wyników badań laboratoryjnych o statusie w oczekiwaniu na wynik Aby wpisać wyniki badań laboratoryjnych o statusie W oczekiwaniu na wynik, należy: otworzyć dokument 88 ; przejść do zakładki Kontrole w Części Decyzja ; zaznaczyć wynik badania laboratoryjnego; kliknąć opcję Przedłóż wyniki badań laboratoryjnych 89 ; podpisać dokument 90. Przedłożenie niezadowalających wyników badań laboratoryjnych spowoduje automatyczne Wycofanie dokumentu Opcja W oczekiwaniu na wynik w odniesieniu do wyników laboratoryjnych jest dostępna jedynie dla CVEDA i CVEDP. Więcej informacji można znaleźć w pozycji II Zakładka Kontrole. 87 Inne tj. inne niż wpisywanie wyników badań laboratoryjnych o statusie W oczekiwaniu na wynik. 88 Należy skorzystać z kryterium wyszukiwania Zaawansowany W oczekiwaniu na wynik badań laboratoryjnych w celu łatwego wyszukania dokumentu. Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.2. Wyszukiwanie urzędowego dokumentu wejścia. 89 Ponieważ dokument urzędowy zasadniczo jest już przetworzony, wszystkie inne szczegółowe dane w Części I i II zostaną zaznaczone na szaro. 90 Więcej informacji na temat podpisania urzędowego dokumentu wejścia można znaleźć w pozycji II.4.4. Podpis. 91 Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. 67 / 98

68 III (Decyzja). Korygowanie szczegółów w Części I (Przesyłka) lub Części II Inne/różne szczegóły w Części I (Przesyłka) lub II (Decyzja) można łatwo skorygować, korzystając z przycisku Kopiuj jako zamiennik. Zamiast anulować urzędowy dokument wejścia i odtwarzać poprawną wersję od podstaw, właściwy organ może użyć przycisku Kopiuj jako zamiennik znajdującego się pod dokumentem, aby anulować oryginał i szybko odtworzyć nowy dokument, wykorzystując informacje z oryginału. Dlatego też funkcja Kopiuj jako zamiennik umożliwia użytkownikowi szybkie dokonanie zmiany już zatwierdzonego lub odrzuconego dokumentu. Przycisk Kopiuj jako zamiennik : Aby być w stanie sprawdzać i identyfikować wszelkie zmiany dokonane w urzędowym dokumencie wejścia, a także przyspieszyć wystawianie dokumentu, zaleca się korzystanie z omawianej funkcji Kopiuj jako zamiennik, gdy zachodzi potrzeba skorygowania Części I lub II. Hiperłącze zawierające numer zastąpionego dokumentu pojawi się w rubryce Numer referencyjny w nowym dokumencie, natomiast hiperłącze z numerem nowego dokumentu pojawi się w rubryce Numer referencyjny zastąpionego dokumentu. Umożliwia to łatwe zidentyfikowanie dokumentów będących zamiennikami i zamienionych dokumentów urzędowych. Data zastąpienia i tożsamość właściwego organu dokonującego zastąpienia pojawia się w odpowiednich rubrykach w interfejsie oraz na wydrukach dokumentu. 68 / 98

69 Hiperłącze w nowym dokumencie (interfejs): Hiperłącze w nowym dokumencie (wydruk): 69 / 98

70 Hiperłącza w dokumencie będącym zamiennikiem, który został z kolei zastąpiony przez inny dokument (interfejs): Hiperłącza w dokumencie będącym zamiennikiem, który został z kolei zastąpiony przez inny dokument (wydruk): 70 / 98

71 III.2. Usuwanie lub anulowanie urzędowego dokumentu wejścia III.2.1. Usuwanie Opcja Usuń jest dostępna dopiero wówczas, gdy przedłożona została Część I urzędowego dokumentu wejścia i ma status Szkic lub Nowy 92. Zarówno podmiot gospodarczy, jak i właściwy organ mają dostęp do dokumentu oraz do opcji Usuń. Urzędowy dokument wejścia nie będzie widoczny po usunięciu. Aby Usunąć urzędowy dokument wejścia, należy: 1. wyszukać określony dokument w jednym z podmenu Dokumenty weterynaryjne : Wspólnotowy dokument wejścia (CED) ; CVED dotyczący zwierząt ; CVED dotyczący produktów zwierzęcych ; Deklaracja urzędowa ; CHED-PP ; 2. kliknąć przycisk Otwórz znajdujący się pod urzędowym dokumentem wejścia; 3. kliknąć przycisk Usuń. 92 Więcej informacji na temat porządku zadań w ramach certyfikacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. 71 / 98

72 III.2.2. Anulowanie Opcja Anuluj jest dostępna dopiero wówczas, gdy wygenerowana jest Część II, tak więc dokument jest opatrzony statusem W toku lub Zatwierdzony 93. Jako że jedynie właściwy organ może wypełnić Część II urzędowego dokumentu wejścia, jedynie właściwy organ może Anulować dokument, który został już zainicjowany w systemie TRACES. Z przyczyn związanych z identyfikowalnością dokument pozostanie jednak po anulowaniu widoczny jako opatrzony statusem Anulowany. Aby Anulować urzędowy dokument wejścia, należy: 1. wyszukać określony dokument w jednym z podmenu Dokumenty weterynaryjne : Wspólnotowy dokument wejścia (CED) ; CVED dotyczący zwierząt ; CVED dotyczący produktów zwierzęcych ; Deklaracja urzędowa ; CHED-PP ; 2. kliknąć przycisk Otwórz znajdujący się pod określonym dokumentem; 3. kliknąć przycisk Anuluj. 93 Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. 72 / 98

73 III.3. Drukowanie urzędowych dokumentów wejścia Aby wydrukować urzędowy dokument wejścia w systemie TRACES niezbędne są: sprzęt komputerowy: drukarka; oprogramowanie: zaktualizowana wersja programu Adobe Acrobat Reader. Urzędowy dokument wejścia danego użytkownika musi być wydrukowany w języku państwa członkowskiego, w którym ma miejsce kontrola graniczna, oraz w co najmniej jednym z urzędowych języków państwa przeznaczenia. III.3.1. Przedłożone urzędowe dokumenty wejścia Aby wydrukować przedłożony urzędowy dokument wejścia należy: 1. wyszukać określony dokument w jednym z podmenu Dokumenty weterynaryjne : Wspólnotowy dokument wejścia (CED) ; CVED dotyczący zwierząt ; CVED dotyczący produktów zwierzęcych ; Deklaracja urzędowa ; CHED-PP ; 2. kliknąć przycisk Otwórz znajdujący się pod określonym dokumentem; 3. kliknąć przycisk Drukuj. Otworzy się kolejna strona internetowa, na której można wybrać co najmniej jeden lub większą liczbę języków, aby wydrukować przedłożony urzędowy dokument wejścia, który zostanie przesłany w jednym pliku PDF Obecny język roboczy zostanie wybrany domyślnie. Użytkownik może zaznaczyć lub odznaczyć każdą rubrykę języka, jakiego potrzebuje. 73 / 98

74 Status urzędowych dokumentów wejścia pojawia się jako znak wodny. Jedynie zatwierdzony urzędowy dokument wejścia jest opatrzony znakiem wodnym ORYGINAŁ. W przypadku statusu Nowy znak wodny nie występuje. Inne znaki wodne odnoszą się do statusów Anulowany, Szkic, Odrzucony lub Zastąpiony Więcej informacji na temat porządku zadań w ramach certyfikacji można znaleźć w pozycji II.1.1. Porządek zadań w ramach certyfikacji. 74 / 98

75 III.3.2. Niewypełnione wzory urzędowych dokumentów wejścia Użytkownicy systemu TRACES mogą odnaleźć wszystkie (niewypełnione) wzory urzędowych dokumentów wejścia w menu Dokumenty weterynaryjne w podmenu Wzory świadectw : jeden wzór CED: Wspólnotowy dokument wejścia (CED) ; dwa wzory CVED: CVED dotyczący zwierząt i CVED dotyczący produktów zwierzęcych ; dwa 96 wzory dokumentu DECLAR: Deklaracja urzędowa ; jeden wzór CHED-PP: CHED-PP. Aby wydrukować niewypełniony wzór dokumentu, należy: 1. kliknąć podmenu Wzory świadectw w menu Dokumenty weterynaryjne ; 2. wybrać żądany język z odpowiedniej rozwijanej listy 97 ; 3. wybrać żądany niewypełniony wzór urzędowego dokumentu wejścia: Wspólnotowy dokument wejścia (CED) ; CVED dotyczący zwierząt ; CVED dotyczący produktów zwierzęcych ; Deklaracja urzędowa 98 ; CHED-PP ; 2. kliknąć przycisk Drukuj znajdujący się pod niewypełnionym dokumentem. Niewypełniony wzór dokumentu zostanie wyświetlony w wybranym języku 99 w formacie PDF na innej stronie internetowej. 96 Tj. dwa wzory oprócz wzoru niezharmonizowanego. 97 Język, w którym użytkownik drukuje urzędowy dokument wejścia, musi być językiem stosowanym w państwie przeznaczenia i w jakichkolwiek krajach tranzytu. 98 Należy wybrać odpowiedni wzór dokumentu DECLAR z rozwijanej rubryki. 99 Należy powtórzyć te same czynności w przypadku każdego innego języka. 75 / 98

76 76 / 98

77 III.4. Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES są przesyłane do wszystkich zainteresowanych zatwierdzonych i aktywnych użytkowników systemu TRACES w celu informowania ich o niektórych działaniach, które są lub będą prowadzone w systemie TRACES. Powiadomienia te są wyszczególnione według kategorii: informacje dotyczące organizacji: tworzenie, dokonywanie zmian, zatwierdzanie, usuwanie; urzędowe dokumenty wejścia: tworzenie, zatwierdzanie, odrzucanie, kontrola, odrzucanie badań laboratoryjnych, anulowanie, usuwanie: IMPORT; CVEDA; CVEDP; CED; DECLAR; CHED-PP; INTRA; DOCOM; EXPORT. Powiadomienia w odniesieniu do CVEDP są sklasyfikowane według następujących kategorii: powiadomienia dotyczące możliwości dopuszczenia (zatwierdzenia) do tranzytu/przeładunku (rubryki 30 i 31); powiadomienia dotyczące możliwości dopuszczenia na rynek wewnętrzny (rubryka 32); powiadomienia dotyczące ukierunkowania (rubryka 33) oraz określonych procedur składu (rubryka 34); powiadomienia dotyczące braku możliwości dopuszczenia w przypadku utylizacji (zniszczenia) lub przetworzenia (przekształcenia) (rubryka 35). 77 / 98

78 W przypadku tranzytu z państwa trzeciego do państwa trzeciego, transferu lub przeładunku, automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES są przesyłane natychmiast z chwilą zatwierdzenia dokumentu, aby poinformować właściwe organy w danym PKG/DPI/DPE UE oraz nienależące do UE zainteresowane państwa przeznaczenia/dostawy za pośrednictwem systemu TRACES. W przypadku odrzucenia urzędowego dokumentu wejścia stworzonego w systemie TRACES państwa nienależące do UE otrzymują automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES. Użytkownicy systemu TRACES mogą dokonać wyboru automatycznych powiadomień drogą elektroniczną, jakie pragną otrzymywać, przechodząc do menu Użytkownicy i organizacje i do podmenu Profil użytkownika i zaznaczając odpowiednie pola wyboru. Otrzymywanie automatycznych powiadomień pocztą elektroniczną z systemu TRACES nie wpływa na dostęp do informacji w systemie TRACES w trybie online, które są aktualizowane natychmiast z chwilą jakiejkolwiek zmiany dokonanej przez właściwy organ. 78 / 98

79 III.4.1. Kontrole ilości Gdy liczba zwierząt lub masa towarów przekracza ustaloną wcześniej dopuszczalną wartość, niezwłocznie po przedłożeniu dokumentu zostaje wysłany komunikat ostrzegawczy wzywający użytkowników systemu TRACES do sprawdzenia ilości i jest on wysyłany ponownie aż do momentu zatwierdzenia urzędowego dokumentu wejścia. Wpisana ilość przekracza ustaloną dopuszczalną wartość: zatwierdź, aby potwierdzić tę ilość. W przypadku zatwierdzenia dokumentu z ilością przekraczającą ustaloną dopuszczalną wartość, do Komisji Europejskiej zostaje wysłane powiadomienie. Maksymalna liczba w przypadku żywych zwierząt jest następująca: Kod CN Gatunek Maksymalna ilość Parzystokopytne 300 Nieparzystokopytne 15 Trąbowce 15 Gryzonie Zajęczaki / 98

80 III.4.2. Zabezpieczony dostęp Bezpośredni dostęp w trybie online do informacji w systemie TRACES za pośrednictwem hiperłączy w automatycznych powiadomieniach drogą elektroniczną z systemu TRACES jest zabezpieczony poprzez użycie hasła w systemie TRACES. 80 / 98

81 IV. Pozostałe menu w systemie TRACES IV.1. Hurtownia danych w systemie TRACES Interfejs (BOXI) hurtowni danych w systemie TRACES (DWH) umożliwia właściwym organom oglądanie, organizowanie i stosowanie dostosowanych do ich potrzeb sprawozdań za pośrednictwem nawigatora sieciowego w celu monitorowania swoich działań. W środowisku produkcyjnym (świata rzeczywistego) 100 właściwe organy powinny mieć możliwość zalogowania się do DHW i kliknięcia na Hurtownię danych w systemie TRACES. Więcej informacji można znaleźć w podręczniku użytkownika DHW również opublikowanym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES Więcej informacji można znaleźć w pozycji I.5.3 Środowiska. 101 Zestaw narzędzi systemu TRACES: 81 / 98

82 IV.2. Qlikview Qlikview jest narzędziem analityki gospodarczej pozwalającym skonsolidować i zwizualizować dane z wielu źródeł w ramach jednej aplikacji i stosowanym w systemie TRACES w celu umożliwienia właściwym organom monitorowania swoich działań. W środowisku produkcyjnym (świata rzeczywistego) 102 właściwe organy powinny mieć możliwość zalogowania się do Qlikview i kliknięcia w łącze Qlikview. Więcej informacji można znaleźć w podręczniku użytkownika Qlikview również dostępnym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES Więcej informacji można znaleźć w pozycji I.5.3 Środowiska. 103 Zestaw narzędzi systemu TRACES: 82 / 98

83 IV.3. Raporty Menu upoważnia do wglądu do przesyłek CVEDA i CVEDP 104 odrzuconych na granicy UE 105. W tym celu należy kliknąć: Przesyłki odrzucone CVED-A ; Przesyłki odrzucone CVED-P. Aby sprecyzować wyszukiwanie CVED, można użyć kilku kryteriów wyszukiwania. Użytkownicy z UE/EFTA powiązani z PKG mają dostęp do wszystkich odrzuconych CVED z państw UE/EFTA. Państwa nienależące do UE mają dostęp tylko do CVED przedłożonych za pomocą zatwierdzenia dokumentów IMPORT na poziomie krajowym. Aby chronić prywatność danych handlowych, w odniesieniu do każdego profilu użytkownika systemu TRACES mają zastosowanie rygorystyczne zasady dotyczące dostępu. Funkcja ta nie jest dostępna w przypadku profili ADM. Możliwe jest również uzyskanie dodatkowych informacji za pośrednictwem Hurtowni danych w systemie TRACES Funkcja ta nie jest (jak dotąd) dostępna w odniesieniu do dokumentu CED ani DECLAR. 105 Brak ograniczeń czasowych. 106 Więcej informacji na temat łącza Hurtownia danych w systemie TRACES można znaleźć w pozycji IV.1. Hurtownia danych w systemie TRACES. 83 / 98

84 IV.4. Użytkownicy i organizacje IV.4.1. Użytkownicy Jako właściwy organ w systemie TRACES użytkownik jest wezwany do zarządzania w systemie TRACES podmiotami gospodarczymi, które podlegają jego kompetencji. Właściwy organ może zarządzać podmiotami gospodarczymi w systemie TRACES za pośrednictwem menu Użytkownicy i organizacje i podmenu Użytkownicy w następujących obszarach: tworzenie; (dez)aktywowanie; zatwierdzanie; usuwanie; (ponowne) łączenie właściwych organów;... Więcej informacji na temat zarządzania użytkownikami można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES 107. Organizacje W systemie TRACES organizacje mogą być tworzone przez podmioty gospodarcze i użytkowników związanych z właściwymi organami w czasie procesu certyfikacji dokumentu urzędowego. Tylko właściwe organy mogą jednak zarządzać organizacjami za pośrednictwem menu Użytkownicy i organizacje i podmenu Organizacje. 107 Zestaw narzędzi systemu TRACES: 84 / 98

85 Przed utworzeniem nowej organizacji należy w pierwszej kolejności sprawdzić (poprzez wyszukanie jej), czy nie figuruje już ona w systemie TRACES (zasada W pierwszej kolejności wyszukaj, utwórz w razie potrzeby ). Więcej informacji na temat zarządzania użytkownikami można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES 108. IV.4.2. Zmiana hasła / zmiana pytania sprawdzającego i odpowiedzi sprawdzającej109 Użytkownicy systemu TRACES w dowolnym momencie mogą zmienić swoje hasło oraz zabezpieczające pytanie i odpowiedź za pośrednictwem menu Użytkownicy i organizacje i podmenu Zmień hasło. 108 Zestaw narzędzi systemu TRACES: Więcej informacji można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami. 85 / 98

86 IV.4.3. Zmiana profilu użytkownika110 Podmenu Profil użytkownika w menu Użytkownicy i organizacje umożliwia: dokonywanie wyboru oraz anulowanie wyboru kategorii automatycznych powiadomień pocztą elektroniczną z systemu TRACES, jakie użytkownik pragnie otrzymywać 111 ; sprawdzanie właściwego organu powiązanego z profilem użytkownika systemu TRACES; dokonywanie zmian języka automatycznych powiadomień pocztą elektroniczną, rodzaju powiadomień (HTML/tekst) oraz innych danych związanych z użytkownikiem z wyjątkiem loginu (adres ). Aby zmienić adres , użytkownik musi zwrócić się do swojego administratora systemu TRACES o wystąpienie z formalnym wnioskiem do Zespołu systemu TRACES. 110 Więcej informacji można znaleźć w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami. 111 Więcej informacji można znaleźć w pozycji III.4. Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES. 86 / 98

87 87 / 98

88 IV.4.4. Partnerzy biznesowi W przypadku komunikacji B2B użytkownik może pobrać wykaz ulubionych partnerów biznesowych za pośrednictwem usług sieciowych z konta B2B w systemie TRACES i przenieść dane organizacji do lokalnej aplikacji w celu przedłożenia do B2B. W tym celu użytkownikom związanym z właściwymi organami na granicy UE udostępniono podmenu Partnerzy biznesowi w menu Użytkownicy i organizacje 112. Użytkownik związany z właściwymi organami może dodawać organizacje do wykazu uprzywilejowanych partnerów biznesowych za pośrednictwem menu Użytkownicy i organizacje i podmenu Organizacje, otwierając organizację i klikając dodaj partnera biznesowego. 112 Agenci celni w systemie TRACES/osoby odpowiedzialne za ładunek również mają dostęp do tego menu. 88 / 98

89 IV.5. Opublikowane listy zakładów Więcej informacji na temat wizualizacji i zarządzania zatwierdzonymi wykazami zakładów można znaleźć w części Zarządzanie organizacjami w podręczniku użytkownika Zarządzanie organizacjami, użytkownikami i organami, również dostępnym w ramach zestawu narzędzi systemu TRACES Zestaw narzędzi systemu TRACES: 89 / 98

90 IV.6. Zarządzanie pomocą w podjęciu decyzji IV.6.1. Program Wzmocnione kontrole Podmenu programu Wzmocnione kontrole dostępne dla użytkowników związanych z właściwymi organami powiązanych z PKG/DPE/DPI w UE jest zgodne z art. 24 dyrektywy Rady 97/78/WE. Szczegółowe informacje 114 na temat wszystkich programów wzmocnionej kontroli są dostępne za pośrednictwem menu Pomoc w podjęciu decyzji i podmenu Wzmocnione kontrole. 114 Tj. status, data wniosku, waga netto, początkowe świadectwo (jeżeli nie zostało złożone bezpośrednio przez Komisję Europejską), organizacja/region/państwo pochodzenia, zagrożenie, grupy kodów towarowych, status wzmocnionej kontroli itp. Uwaga: w odniesieniu do Wycofanych przesyłek może się pojawić komunikat ostrzegawczy, taki jak Wyjątek w zakresie bezpieczeństwa: brak uprawnień do wykonania żądanej operacji, gdy użytkownik będzie próbował uzyskać dostęp do dokumentu na początku programu wzmocnionej kontroli. 90 / 98

91 Kryterium wyszukiwania Status, który może mieć wartość Aktywny, Usunięty, Wypełniony, Nałożona kontrola, Nowy i Wstrzymany, odnoszą się do następującego porządku zadań w ramach RASFF: CVEDP: W toku Porządek zadań RASFF i wzmocnionej kontrolisystem TRACES RASFF W toku CVEDP: Odrzucony/Wycofany RASFF Nowy Potwierdź, ze wzmocnioną kontrolą Potwierdź Anuluj RASFF Potwierdzony (ze wzmocnioną kontrolą) RASFF Potwierdzony RASFF Anulowany Program wzmocnionej kontroli NOWY Zatwierdź, ze wzmocnioną kontrolą Zatwierdź Odrzuć Zatwierdź Odrzuć RASFF Zatwierdzony (ze wzmocnioną kontrolą) RASFF Zatwierdzony RASFF Odrzucony RASFF Valid RASFF Rejected Program wzmocnionej kontroli AKTYWNY Program wzmocnionej kontroli USUNIĘTY Program wzmocnionej kontroli USUNIĘTY Program wzmocnionej kontroli WYPEŁNIONY Program wzmocnionej kontroli NAŁOŻONA KONTROLA Program wzmocnionej kontroli WSTRZYMANY PK RASFF KE PK RASFF państw członkowskich PKG Przesyłka odrzucona Warunki ostrzeżenia RASFF spełnione 91 / 98

92 IV.7. Prawodawstwo Menu Prawodawstwo przekierowuje użytkownika do strony startowej EUR-Lex, czyli strony internetowej umożliwiającej dostęp do aktów prawnych Unii Europejskiej oraz innych dokumentów uznanych za dostępne dla ogółu społeczeństwa. 92 / 98

93 IV.8. Informacje Kliknięcie na przycisk Informacje w prawym górnym rogu okna systemu TRACES przekieruje użytkownika do zestawu narzędzi systemu TRACES 115 publikowanego na informacyjnej stronie internetowej CIRCABC 116. Zestaw narzędzi systemu TRACES 117 umożliwia dostęp do uzupełniających podręczników użytkownika, filmów i szablonów. W odniesieniu do urzędowych dokumentów wejścia zaleca się obejrzenie filmów instruktażowych na temat klonowania i przedkładania. Zestaw narzędzi systemu TRACES zawiera wszystkie użyteczne informacje w jednym dokumencie i stanowi pomoc podczas korzystania z systemu TRACES. 115 Zestaw narzędzi systemu TRACES: Centrum zasobów dotyczących komunikacji i informacji dla organów administracji, przedsiębiorstw i obywateli. 117 Zestaw narzędzi systemu TRACES: 93 / 98

94 V. Najczęściej zadawane pytania V.1. Komunikat ostrzegawczy: Wielokrotne przedkładanie dokumentu jest zabronione Komunikat ostrzegawczy Wielokrotne przedkładanie dokumentu jest zabronione może pojawić się podczas próby zatwierdzenia, przedłożenia, usunięcia itd. danych (urzędowy dokument wejścia, organizacja, konto użytkownika itp.) w systemie TRACES oraz w wyniku skorzystania z przycisków Cofnij i Dalej, które w rzeczywistości są przyciskami przeglądarki internetowej (MS Internet Explorer, Firefox Mozilla itp.). Ponieważ przyciski Cofnij i Dalej nie są częścią systemu TRACES, ale należą do przeglądarki internetowej, użytkownik nie może korzystać z nich, aby cofnąć działanie przeprowadzone w systemie TRACES. V.2. Komunikat ostrzegawczy: Wyjątek w zakresie bezpieczeństwa: brak uprawnień do wykonania żądanej operacji Komunikat ostrzegawczy Wyjątek w zakresie bezpieczeństwa: brak uprawnień do wykonania żądanej operacji może pojawić się na ekranie systemu TRACES w następujących sytuacjach: 1/ podczas próby zapisania zmian w urzędowym dokumencie wejścia, jeżeli jego status został już zmieniony przez innego użytkownika systemu TRACES. Istnieje możliwość, że jeden z pracowników właściwych organów w międzyczasie przetworzył już urzędowy dokument wejścia, certyfikując lub usuwając Część I (Przesyłka) urzędowego dokumentu wejścia, a zatem uzyskiwanie dostępu do urzędowego dokumentu wejścia ani przetwarzanie go nie jest już możliwe; 2/ podczas próby dostępu do jakiegoś urzędowego dokumentu wejścia, w odniesieniu do którego profil użytkownika systemu TRACES nie posiada właściwych uprawnień dostępu 118, np. wprowadzając numer referencyjny urzędowego dokumentu wejścia w pasku adresu przeglądarki internetowej. Więcej informacji można znaleźć w pozycji II.2.3. Obejścia i ograniczenia. 118 Np.: INTRA w przypadku użytkowników systemu TRACES powiązanych z PKG/DPE/DPI UE. 94 / 98

95 V.3. Komunikat ostrzegawczy: Nie znaleziono świadectwa Komunikat ostrzegawczy Nie znaleziono świadectwa może pojawić się na ekranie systemu TRACES, kiedy użytkownik próbuje uzyskać dostęp do Nowego urzędowego dokumentu wejścia, który został już usunięty przez innego użytkownika systemu TRACES, w następstwie przesłania automatycznego powiadomienia pocztą elektroniczną z systemu TRACES. Istnieje możliwość, że jeden z pracowników właściwych organów w międzyczasie usunął już urzędowy dokument wejścia. V.4. błędzie) Komunikat ostrzegawczy: GEN (ostrzeżenie o nieoczekiwanym Zachęca się do wypełnienia w systemie TRACES sprawozdania o problemach znajdującego się w zestawie narzędzi systemu TRACES 119. Sprawozdanie należy przesłać do Zespołu TRACES na adres sanco-traces@ec.europa.eu, dodając właściwy organ użytkownika w polu DW wiadomości Zestaw narzędzi systemu TRACES: Sprawozdanie dotyczące problemów znajduje się w zestawie narzędzi systemu TRACES. 95 / 98

96 VI. Dalsze informacje i dane kontaktowe Zdecydowanie zaleca się podmiotom gospodarczym TRACES kontakt z właściwym organem, który odpowie na pytania lub skieruje do stosownych właściwych organów. Do dyspozycji użytkownika są: zespół TRACES odpowiadający na pytania dotyczące funkcjonowania systemu TRACES, jako systemu internetowego: zestaw narzędzi TRACESktóry zawiera pozycję Plan awaryjny 121 i Zgłaszanie problemów 122 prezentacje TRACES sanco-traces@ec.europa.eu 124 Tel.: Faks: Strona internetowa zarządzania wykazami 125 w sprawach pytań dotyczących oficjalnych wykazów zakładów Strona internetowa RASFF 126 zawierająca informacje na temat systemu wczesnego ostrzegania o niebezpiecznej żywności i paszach. Zintegrowana Taryfa Celna Wspólnot Europejskich (TARIC) 127 zawierająca odpowiedzi na pytania dotyczące kodu CN stosowanego przez PKG. Strona internetowa programu BTSF 128 w sprawie pytań dotyczących programu Lepsze szkolenia na rzecz bezpieczniejszej żywności. Strona internetowa EUROPHYT 129 w sprawie pytań dotyczących roślin i produktów roślinnych. Punkt Informacyjny EXPORT 130 w sprawie pytań dotyczących wymogów i podatków w zakresie dostępu do rynku wewnętrznego, ceł przewozowych i należności celnych. 121 Plan awaryjny: Sprawozdanie dotyczące problemów: w budowie. 123 Prezentacje w systemie TRACES: Wpisać właściwy organ w polu DW wiadomości podczas kontaktowania się z zespołem TRACES. 125 Strona internetowa zarządzania wykazami: en.htm. 126 Strona internetowa RASFF: TARIC: Strona internetowa programu BTSF: Strona internetowa EUROPHYT: Punkt informacyjny EXPORT: 96 / 98