7 Internet Shipping. Twoje potrzeby. Nasze rozwiązania. Podręcznik użytkownika. Wersja PRZEDSIĘBIORSTWO FAIR PLAY

Transkrypt

1 7 Internet Shipping Podręcznik użytkownika Wersja 03. PRZEDSIĘBIORSTWO FAIR PLAY Twoje potrzeby. Nasze rozwiązania.

2 SPIS TREŚCI. Wstęp 3. Środowisko aplikacji 7 Internet Shipping przegląd 4. Logowanie do plikacji 4. główna aplikacji 5.3 Tabela raportowa 6.4 Nawigacja 7 3. Funkcje aplikacji 7 Internet Shipping 8 3. Wysyłka przygotowanie listu przewozowego Dane Odbiorcy i Nadawcy Definiowanie przesyłki Zamówienie kuriera bezpośrednio po wypełnieniu listu przewozowego 0 3. Wysyłka seryjna Import z pliku. Przygotowanie wielu listów przewozowych na podstawie bazy Odbiorców Import Allegro pobranie danych Odbiorców bezpośrednio z konta serwisu aukcyjnego 3.3 Zamów kuriera 3 4. Raporty 4 4. Anulowanie zamówienia 4 5. Rozliczenia 5 6. Konfiguracja 6 6. Konfiguracja - Szablony 6 6. Konfiguracja - Raporty Konfiguracja - Odbiorcy Konfiguracja - Nadawcy Konfiguracja Rachunki bankowe 9 7. Wsparcie 0

3 .Wstęp Drogi użytkowniku, w niniejszym dokumencie pragniemy zapoznać Cię bliżej z aplikacją wysyłkową 7 Internet Shipping, zaawansowanym narzędziem, dostępnym wyłącznie dla Klientów podejmujących z nami współpracę w ramach Oferty dla Przedsiębiorców. Aplikacja 7 Internet Shipping została zaprojektowana tak, aby wspierać kompletny proces wysyłkowy Twoich przesyłek. Pozwala na szybkie przygotowanie listów przewozowych, utworzenie bazy Twoich Odbiorców, kontrolę realizacji doręczenia oraz rozliczenie za zamówione usługi. Duży nacisk położyliśmy na wysoką użyteczność tego narzędzia starając się, aby wszystkie wykonywane za jego pomocą czynności były jak najbardziej intuicyjne. Instrukcja użytkowania przeprowadzi Cię przez kolejne funkcje dostępne w aplikacji i wskaże zależności pomiędzy wszystkimi dostępnymi w niej modułami funkcjonalnymi. W treści instrukcji poza opisem działania poszczególnych funkcji 7 Internet Shipping - znajdziesz pola oznaczone jako Tip, zawierające praktyczne wskazówki jak najbardziej efektywnie wykorzystać możliwości aplikacji. W przypadku jakichkolwiek pytań odnośnie działania aplikacji, do Twojej dyspozycji pozostaje adres is_pomoc@siodemka.com, pod którym znajdziesz fachową pomoc techniczną. 3

4 . Środowisko aplikacji 7 Internet Shipping przegląd W tym miejscu chcielibyśmy zapoznać Cię ze środowiskiem pracy z aplikacją 7 Internet Shipping. Projektując aplikację staraliśmy się, aby rozmieszczenie elementów, sposób nawigacji po niej i dostęp do poszczególnych jej funkcji podlegały tej samej konwencji w obszarze całej aplikacji, tak, aby użytkowanie jej było maksymalnie intuicyjne i abyś nie musiał zastanawiać się gdzie możesz znaleźć potrzebną Ci opcję. Aplikacja ma jednak charakter złożony, pozwala na wykonanie wielu operacji, dlatego wszystkie jej opcje zostały pogrupowane tematycznie i rozmieszczone w porządku odpowiadającym kolejności wykonywanych podczas przygotowania przesyłki czynności. W tym rozdziale poznasz ogólne zasady nawigacji po środowisku aplikacji.. Logowanie do aplikacji Po pomyślnym zakończeniu rejestracji na podany przez Ciebie adres (będący Twoim loginem) otrzymasz generowane automatycznie hasło dostępu do aplikacji. Po pierwszym zalogowaniu wymagana będzie jego zmiana. Hasło możesz zmienić także w dowolnym momencie z poziomu panelu konfiguracyjnego (patrz 6.). Po zapisaniu zmian możesz rozpocząć korzystanie z aplikacji. 4

5 . Środowisko aplikacji 7 Internet Shipping przegląd. główna aplikacji Po zalogowaniu do aplikacji na stronie głównej znajdziesz osobistą skrzynkę pocztową, na którą będziemy wysyłać istotne informacje na temat planowanych aktualizacji aplikacji oraz obowiązujących promocji. Dostęp do strony głównej masz zapewniony z poziomu dowolnego widoku aplikacji, po kliknięciu na logotyp umieszczony w lewym górnym rogu każdego ekranu. ) W tym miejscu znajdziesz najnowszą informację dotyczącą naszej oferty oraz powiadomienia o planowanych bądź trwających promocjach ) Tu znajduje się archiwum aktualności 7 Internet Shipping 3) 3 W boksie Twoje wiadomości znajdują się powiadomienia adresowane do Ciebie. 4) 4 Zakładki główne pozwalające na szybki dostęp do wszystkich funkcjonalności aplikacji: Wysyłka - obejmuje wszystkie funkcjonalności związane z procesem przygotowania przesyłek - utworzenie listu przewozowego (patrz 3.), kolejkowanie przygotowanych przesyłek czy zamówienie kuriera po ich odbiór (rozdział 3.3). Raporty - klikając w ten przycisk uzyskasz dostęp do tabeli raportowej zestawiającej aktualne informacje o statusie realizacji zleconych przez Ciebie usług doręczenia przesyłek. Rozliczenia - moduł aplikacji obsługujący płatności on-line za zamówione przez Ciebie usługi. W tym miejscu pobierzesz faktury oraz szczegółowe zestawienia zamówionych usług oraz dokonasz za nie płatności. Konfiguracja - w tej zakładce otrzymujesz dostęp do bazy Twoich adresatów, zbioru utworzonych przez Ciebie szablonów przesyłek oraz ustawień aplikacji, dzięki którym spersonalizujesz środowisko pracy w programie. Wsparcie tu znajdziesz narzędzia do rozwiązywania problemów moduł FAQ aktualizowaną na bieżąco listę najczęściej zadawanych przez użytkowników aplikacji pytań wraz z odpowiedziami na nie oraz wskazówkami, web chat umożliwiający połączenie z konsultantem, zbiór dokumentów do pobrania. Opisane wyżej zakładki główne zostały ułożone w porządku odpowiadającym naturalnej kolejności czynności wykonywanych podczas przygotowania przesyłek. W dalszej części instrukcji wszystkie moduły opisane są szczegółowo zgodnie z tym schematem. 5) 5 Moduł notatki to podręczne narzędzie do tworzenia i edycji notatek tu zapiszesz to wszystko o czym nie chciał byś zapomnieć podczas przygotowywania swoich przesyłek. 5

6 . Środowisko aplikacji 7 Internet Shipping przegląd.3 Tabela raportowa Wszystkie tabele raportowe występujące w aplikacji wyposażone zostały w zestaw podobnych funkcji. Różnice między nimi wynikające ze specyficznych funkcji jakim są dedykowane zostały opisane są w dalszej części dokumentu. Standardowa tabela raportowa zawiera: Moduł wyszukiwania, wyposażony w listę rozwijaną służącą do określania kryterium wyszukiwania oraz pole do wprowadzenia poszukiwanej frazy bądź jej fragmentu. Wszystkie rekordy zapisane w bazie zostaną przeszukane według zadanego kryterium po wciśnięciu przycisku szukaj. Stronicowanie dla wygody pracy z tabelami każda z nich została podzielona na kolejne strony, pomiędzy którymi możesz się przełączać klikając w paginator zamieszczony na górze oraz dole każdej tabeli. Ilość wierszy wyświetlanych na każdej stronie tabeli możesz określić samodzielnie w panelu Konfiguracja (patrz rozdział 6.). Widok poszczególnych kolumn - dla każdej tabeli zdefiniowane zostały wymagane kolumny, pozostałe możesz włączać i wyłączać zależnie od Twoich potrzeb. Zmian w tym zakresie dokonasz w panelu Konfiguracja (patrz 6.). Akcje indywidualne to czynności które możesz wykonać na jednym, wybranym wierszu z tabeli. Najczęściej znajdziesz tu opcję edycji zapisanego w tabeli wyniku. Akcje globalne to czynności, które wykonujesz na wybranym zbiorze wierszy tabeli. Akcje dotyczyć będą wszystkich pozycji z tabeli, dla których zaznaczysz checkbox obecny zawsze w pierwszej kolumnie każdej tabeli raportowej. Wykonanie wszystkich akcji wymaga Twojego potwierdzenia, aby zmniejszyć ryzyko pomyłki. 6

7 . Środowisko aplikacji 7 Internet Shipping przegląd.4 Nawigacja 7 Internet Shipping jest złożoną aplikacją, pozwalająca na wykonanie bardzo wielu operacji. Dlatego nawigacja po aplikacji przebiega w wymagający tego przypadkach na trzech poziomach, od ogólnego do bardzo szczegółowego. 3 4 Z poziomu każdej strony aplikacji dostępne jest główne menu programu, pozwalające w każdej chwili na przełączenie się pomiędzy różnymi funkcjami programu. Niektóre zakładki główne, obejmują dużą liczbę dostępnych opcji. W takim przypadku (ilustracja) są one pokategoryzowane tematycznie w czytelny sposób za pomocą zakładek zlokalizowanych na górze. Nazwa każdej zakładki określa jednoznacznie zagadnienie którego dotyczy jej zawartość. W zilustrowanym przykładzie widzimy zawartość zakładki głównej Konfiguracja z aktywną zakładką tematyczną Raporty, w której zebrane zostały funkcje konfiguracyjne dotyczące raportów wysyłek. W celu uniknięcia wyświetlania wszystkich dostępnych w danej zakładce tematycznej funkcji jednocześnie także ich zawartość w niektórych przypadkach została zorganizowana w zakładki funkcyjne, opatrzone jednoznacznymi tytułami. Na ilustracji widzimy aktywną zakładkę funkcyjną Dane adresowe, poniżej pozostałe, nieaktywne zakładki: tabeli zamówienia kuriera, zestawienia rozliczeń oraz pozostałych ustawień aplikacji. Jednocześnie tylko jedna z takich grup opcji pozostaje aktywna, dzięki temu widzisz tylko mały wycinek interesujących Cię opcji konfiguracyjnych, co jest czytelne i zmniejsza ryzyko popełnienia pomyłki. Każda z zakładek funkcyjnych oddaje do Twojej dyspozycji określony zestaw funkcji. W zilustrowanym przypadku z poziomu zakładki funkcyjnej Dane adresowe możesz zdecydować, które kolumny tabeli bazy Odbiorców będą wyświetlane oraz w jakiej kolejności. Zapamiętanie wybranych ustawień ma miejsce po naciśnięciu przycisku Zapisz zmiany. 7

8 3. Funkcje aplikacji 7 Internet Shipping 3. Wysyłka przygotowanie listu przewozowego Zakładka Wysyłka zawiera wszystkie funkcje niezbędne do przygotowania i nadania przesyłek. Domyślną zakładką tematyczną jest tutaj Przygotuj list przewozowy. W tym miejscu zaczyna się standardowy proces przygotowania przesyłki, podzielony na części: określenie danych adresowy oraz zdefiniowanie szczegółów przesyłki. 3.. Dane Odbiorcy i Nadawcy Aby przygotować list przewozowy uzupełnij pola formularza Dane Odbiorcy. Utworzenie listu przewozowego z poprawnymi danymi Odbiorcy spowoduje zapisanie ich w bazie Twoich odbiorców, w zakładce Konfiguracja (patrz rozdział 6.3). Zapisani Odbiorcy są dostępni z poziomu listy rozwijanej Książka adresowa. Dla Twojej wygody została ona wyposażona w opcję autouzupełniania po wprowadzeniu w pole Książki pierwszych 3 znaków nazwy Odbiorcy zobaczysz podpowiedzi w postaci wszystkich zapisanych Odbiorców, których nazwa zawiera wpisany przez Ciebie ciąg znaków. Tip: Kiedy baza Twoich Odbiorców zostanie zasilona danymi, uzupełnienie tej części formularza sprowadzi się do wyboru właściwej pozycji z listy dostępnych w książce adresowej W tym miejscu wyświetlane są dane domyślnego Nadawcy. Możesz je zmienić uruchamiając tryb edycji, która ma miejsce w nowym widoku aplikacji. Zmienione dane możesz zapisać - w ten sposób znajdą się one w bazie nadawców będą dostępne do dalszej edycji z poziomu zakładki Konfiguracja (patrz 6.4). Po uzupełnieniu danych Odbiorcy i Nadawcy klikając w zakładkę funkcyjną Przesyłka/usługi przełączysz się do drugiego kroku formularza. 8

9 3. Funkcje aplikacji 7 Internet Shipping 3.. Definiowanie przesyłki Kliknięcie w drugą zakładkę funkcyjną spowoduje wywołanie funkcji walidacji wprowadzonych przez Ciebie danych Odbiorcy i Nadawcy. Wszystkie pola zawierające błędy zostaną oznaczone na czerwono. Krok drugi formularza stanie się dostępny po wprowadzeniu ich korekty. 3 4 W tym miejscu określisz parametry wysyłanej przesyłki. Wymiary lub waga paczki niedopuszczone do wysyłki regulaminowo/warunkami oferty będą oznaczane jako błędne. W przypadku jednorazowego wysyłania więcej niż jednej paczki w przesyłce określ wagę oraz wymiar tylko największej z nich. W tym miejscu określisz rodzaj przygotowywanej przesyłki. Z listy rozwijanej wybierz jedną z pozycji: koperta, paczka lub paleta. Wybranie opcji Paleta spowoduje automatyczne uzupełnienie pól Wymiary największej Paczki/palety wartościami domyślnymi dla przesyłek paletowych. Maksymalna waga takiej przesyłki to 800 kg. Wybierz standard usługi według którego chcesz zrealizować wysyłkę oraz zdecyduj, które z dostępnych usług dodatkowych będą Ci potrzebne. Wszystkie parametry przesyłki określone przez Ciebie w dwóch powyższych krokach możesz teraz zapisać jako Szablon przesyłki, nadając mu własną nazwę która ułatwi Ci jego identyfikację. Wszystkie zapisane przez Ciebie szablony znajdują się w panelu Konfiguracja w odpowiedniej zakładce tematycznej, z poziomu której możesz nimi dowolnie zarządzać. Tip: Zapisywanym szablonom nadawaj jednoznaczne nazwy, sugerujące przedmiot wysyłki bądź adresata. Przyśpieszy to pracę z aplikacją umożliwiając łatwe odszukanie właściwego rekordu na liście Szablonów. 5 6 Zapisane Szablony stają się dostępne z poziomu listy rozwijanej Wybierz szablon przesyłki. Po uzupełnieniu formularza możesz zdecydować o zapisaniu przesyłki w celu jej późniejszego nadania. Zapisana przesyłka zostanie wyświetlona na liście przesyłek oczekujących na nadanie w zakładce tematycznej Zamów kuriera (patrz 3.3). Tip: jeśli realizujesz większą przesyłkę do wielu Odbiorców, sugerujemy zapisywanie wszystkich utworzonych listów przewozowych na zestawieniu Zamów kuriera do późniejszej wysyłki. Pozwoli Ci to na ponowną weryfikację poprawności wszystkich danych i umożliwi wysłanie jednego zamówienia po jednoczesny odbiór wszystkich przesyłek przez Kuriera. Wysyłanie indywidualnych zgłoszeń dla każdej przesyłki będzie skutkowało wydłużeniem czasu oczekiwania na odbiór wszystkich przesyłek. 7 Wypełnienie formularza możesz sfinalizować nadaniem przygotowanej w ten sposób przesyłki od razu. Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno zamówienia, szczegółowo opisane poniżej. 9

10 3. Funkcje aplikacji 7 Internet Shipping 3..3 Zamówienie kuriera bezpośrednio po wypełnieniu listu przewozowego W celu zamówienia kuriera po odbiór przygotowanej przesyłki określ preferowany termin jego przyjazdu () podaj także opcjonalnie informacje, które usprawni proces jej doręczenia. Wysłanie zamówienia potwierdzisz przyciskiem Zamów. Przesyłka bądź przesyłki, po odbiór których zamówiłeś w ten sposób kuriera zostaną wyświetlone w zestawieniu głównym w zakładce Raporty (patrz rozdział 4). Tam znajdziesz aktualną informację o statusie realizacji zamówionej właśnie usługi. 3. Wysyłka seryjna Druga zakładka tematyczna zawiera funkcje służące do importowania masowo danych Odbiorców na potrzeby dużych akcji wysyłkowych. Aplikacja 7 Internet Shipping oddaje do Twojej dyspozycji dwa moduły importu danych z pliku lub z posiadanego przez Ciebie konta w serwisie Allegro.pl. W obu przypadkach pomyślny import danych oznacza automatyczne utworzenie listów przewozowych, zawierających zaimportowane dane Odbiorców. Po zakończeniu importu, listy te zostaną wyświetlone w zestawieniu Zamów kuriera gdzie będziesz mógł sprawdzić ich poprawność i dokonać ich edycji przed wydrukiem. 3.. Import z pliku Przygotowanie wielu listów przewozowych na podstawie bazy Odbiorców Druga zakładka tematyczna zawiera funkcje służące do importowania masowo danych Odbiorców / Przesyłek na potrzeby dużych akcji wysyłkowych. Pomyślny import danych oznacza automatyczne utworzenie listów przewozowych, zawierających zaimportowane dane Odbiorców oraz wypełnione parametry paczek. Po zakończeniu importu listy te zostaną wyświetlone w zestawieniu Zamów kuriera gdzie będziesz mógł sprawdzić ich poprawność i dokonać ich edycji przed wydrukiem. W celu zaimportowania danych Odbiorców do bazy aplikacji wybierz plik z którego chcesz pobrać dane. W zakładce Wsparcie znajdziesz dokument szczegółowo specyfikujący pliki importu danych. Znajdziesz tam informacje jakie dane i w jakiej postaci są wymagane, aby import danych przebiegł bezbłędnie. W celu usprawnienia przygotowania większej ilości takich samych przesyłek, adresowanych do różnych Odbiorców aplikacja umożliwia w tym miejscu wybór szablonu przesyłki, który posłuży do uzupełnienia tworzonych podczas importu listów przewozowych danymi przesyłki. 0

11 3. Funkcje aplikacji 7 Internet Shipping Tip: jeśli przygotowywane przez Ciebie drogą importu danych przesyłki różnią się od siebie, nie wybieraj z listy żadnego szablonu lub uzupełnij dane szczegółowe w pliku. Tip: Dane każdej z przesyłek możesz określić indywidualnie po zaimportowaniu danych Odbiorców w zakładce Zamów kuriera (gdzie znajduje się zestawienie wszystkich przygotowanych do wysyłki przesyłek) lub bezpośrednio w importowanym pliku. Podczas importu danych tworzone są automatycznie listy przewozowe wypełnione danymi Odbiorców i jeśli wybrałeś z listy szablon przesyłki danymi przesyłek. W przypadku, kiedy importowane dane z pliku są niekompletne brak wśród nich wymaganych informacji (np.: kompletny adres) albo zawierają błąd (niewłaściwy format, np.: niepoprawny adres itp.) utworzony podczas importu list przewozowy zostanie standardowo zapisany w zestawieniu Zamów kuriera. Będzie on jednak posiadał status: błędne dane. Do momentu skorygowania występujących błędów dla takiej przesyłki nie będzie możliwe zamówienia kuriera.

12 3. Funkcje aplikacji 7 Internet Shipping 3.. Import Allegro pobranie danych Odbiorców bezpośrednio z konta serwisu aukcyjnego Import danych Odbiorców Allegro możliwy jest po zalogowaniu się na konto (3). Po zalogowaniu na konto Allegro zobaczysz zestawienie ostatnio zakończonych transakcji w formie tabeli W celu wyszukania określonych pozycji określ kryterium wyszukiwania za pomocą listy rozwijanej Wyszukaj według a następnie wprowadź wyszukiwany tekst w polu Szukaj po. Wybrane z zestawienia pozycje, których dane chcesz zaimportować do tworzonych automatycznie listów przewozowych oznacz za pomocą checkboxów w skrajnej lewej kolumnie tabeli. Przed importem danych dla każdej pozycji indywidualnie możesz: zmienić adres doręczenia określić wagę przesyłki określić kwotę pobrania, wprowadzając odpowiednie wartości w polach tekstowych Adres doręczenia zmienisz w wywołanym po naciśnięciu przycisku znajdującego się w każdym wierszu zestawienia oknie edycji. Przed importem wybranych (zaznaczonych) pozycji możesz przypisać do nich wybrany z listy rozwijanej szablon przesyłki. Uwaga! Jeśli dla importowanych pozycji określiłeś indywidualne wagi bądź kwoty pobrania, zastąpią one odpowiednie wartości zapisane w szablonie przesyłki. 6 Zaimportowane przesyłki zostaną zapisane w zestawieniu Zamów kuriera (patrz 3.3). W celu ułatwienia Ci pracy z aplikacją i zmniejszenia prawdopodobieństwa pomyłki dane z aukcji możesz zaimportować tylko raz po każdym logowaniu do serwisu. Po imporcie możliwość ponownego wykonania tej czynności będzie zablokowana.

13 3. Funkcje aplikacji 7 Internet Shipping 3.3 Zamów kuriera Zakładka tematyczna Zamów kuriera zawiera zestawienie wszystkich przygotowanych przez Ciebie do wysyłki przesyłek, za pomocą formularza Przygotuj list przewozowy (patrz 3.), zaimportowanych z pliku oraz Allegro. Z poziomu zestawienia wyślesz zgłoszenie odbioru przez Kuriera przygotowanych przesyłek W tabeli zestawienia znajdziesz wszystkie kluczowe informacje o przygotowanych przesyłkach umożliwiające ich szybką identyfikację. Pozycje w tabeli sortowane są w kolejności ich utworzenia. Tabela została wyposażona we wskaźnik źródła pochodzenia przygotowanych przesyłek widoczne po lewej stronie tabeli (Allegro bądź plik). Skrajna lewa kolumna tabeli zawiera checkboxy do zaznaczania przesyłek które chcesz wysłać. Moduł wyszukiwania umożliwi Ci szybkie odnalezienie przygotowanej przesyłki którą planujesz nadać. W polu Szukaj według określ kryterium według którego chcesz przeszukać bazę wszystkich zapisanych przesyłek, w sąsiednim polu wprowadź tekst, frazę bądź numer którego szukasz. W kolumnie status znajdziesz informacje o tym, czy przygotowana przez Ciebie przesyłka zawiera wszystkie wymagane dane oraz czy są one poprawne. Zamówienia kuriera dokonasz tylko dla pozycji o statusie zapisano. Dane przesyłek o statusie błąd możesz zmienić uruchamiając tryb ich edycji. Za pomocą przycisku Zamów kuriera dla wszystkich przesyłek ze statusem zapisano dla których zaznaczyłeś checkbox wyślesz zgłoszenie ich odbioru przez kuriera. Zamówienie kuriera skutkuje wygenerowaniem dwóch rodzajów dokumentów: Listów przewozowych dla każdej przygotowanej paczki, które wydrukujesz i nakleisz na opakowaniach paczek w widocznym miejscu Dokumentu wydania zbiorczego zestawienia wszystkich nadawanych jednocześnie przesyłek, które pokwituje kurier odbierając od Ciebie paczki. Dokument wydania jest dowodem podjęcia realizacji usługi. Uwaga! Przesyłki po które zamówiłeś kuriera zostaną usunięte z bieżącego zestawienia zostaną przeniesione do tabeli raportowej w głównej zakładce Raporty ( patrz kolejny rozdział). 3

14 4. Raporty Zakładka Raporty zawiera zestawienie wszystkich wysłanych przez Ciebie przesyłek. Znajdziesz tu pełną informację o aktualnym statusie ich doręczenia Moduł wyszukiwania umożliwiający wyszukiwaniu w zestawieniu przesyłek na podstawie wybranego przez Ciebie kryterium. Tabela raportowa zawierająca kompletne informacje o wysłanych przez Ciebie przesyłkach. W kolumnie Status znajdziesz informację o aktualnym statusie każdej przesyłki. W tym miejscu znajdziesz przyciski wywołujące różne zależne od bieżącego statusu danej przesyłki funkcje. Wśród nich znajdziesz: kontakt z Odbiorcą przesyłki bądź konsultantem naszej firmy oraz funkcję anulowania zamówienia (patrz 4.) odbioru przesyłek przez kuriera. Opcja eksportu pozwala na zapisanie danych zaznaczonych przesyłek w postaci pliku formatu csv. Przycisk pozwalający na ponowny wydruk listów przewozowych przyporządkowanych wszystkim zaznaczonym przesyłkom z listy Kolumna zawierająca numer dokumentu wydania do którego przypisana była dana przesyłka. Kliknięcie w numer spowoduje wyświetlenie dokumentu w formacie PDF. Na dokumencie wydania znajdziesz pełne zestawienie wszystkich przesyłek podjętych jednocześnie przez kuriera. 4. Anulowanie zamówienia Zamówienie możesz anulować w czasie 30 minut od jego wysłania, z poziomu tabeli raportowej. Wywołanie funkcji anulowania zamówienia powoduje wyświetlenie poniższego okna: Pole uwagi dodatkowe jest wymagane i przeznaczone jest na Twoją informację dotyczące powodu anulowania zgłoszenia, które mogą okazać się pomocne i usprawnić proces ponownego zamówienia. W związku z tym, że zamówienie kuriera może (i najczęściej dotyczy) większej ilości przesyłek okno zawiera także komunikat o tej liczbie przesyłek. 6 Tip: W związku z tym, że wszystkie przesyłki dla których jednocześnie zamówiłeś kuriera są przedmiotem tego samego zgłoszenia, nie jest możliwe anulowanie zamówienia tylko dla wybranych przesyłek. Anulowanie dotyczy wszystkich przesyłek wymienionych w dokumencie wydania. Dlatego przed dokonaniem zgłoszenia upewnij się że zaznaczyłeś tylko te pozycje, które faktycznie chcesz nadać. Anulowanie zamówienia i ponowne jego wystawienie dla innych przesyłek może poważnie wpłynąć na czas realizacji usługi. Uwaga! Anulowane przesyłki zostaną usunięte z zestawienia Raporty i ponownie znajdą się w tabeli Zamów kuriera z poziomu której będziesz mógł nadać je ponownie. 4

15 5. Rozliczenia W zakładce rozliczenia dokonasz płatności za zamówione usługi. W tabeli zestawione są wszystkie faktury VAT. ) Moduł wyszukiwania po numerze faktury bądź dacie jej wystawienia. ) W ostatniej kolumnie znajdziesz przycisk który przekieruje Cię za pośrednictwem serwisu PayU na stronę Twojego banku, gdzie będziesz mógł dokonać płatności za zamówione usługi. 3) 3 Zaznaczone checkboxem pozycje z tabeli zostaną po naciśnięciu przycisku wyświetlone w postaci PDF. 5

16 6. Konfiguracja W tej zakładce znajdziesz funkcje umożliwiające zarządzanie wszystkimi zapisanymi przez Ciebie podczas przygotowania i wysyłania przesyłek danymi. 6. Konfiguracja - Szablony Ta zakładka tematyczna umożliwia zarządzanie zapisanymi podczas przygotowania listów szablonami przesyłek. W lewej kolumnie zaznaczysz szablony, które chcesz trwale usunąć z listy za pomocą przycisku usuń. Przycisk służący do tworzenia nowego szablonu od podstaw. Wybór tej opcji spowoduje wyświetlenie formularza do definiowania przesyłek patrz 3... Tip: Usunięcie szablonu, który posłużył do przygotowania jeszcze nie wysłanych przesyłek nie ma wpływu na sposób ich wysyłania. 6

17 6. Konfiguracja 6. Konfiguracja - Raporty W zakładce raporty zmienisz ustawienia widoku każdej tabeli aplikacji. Kolejne zakładki funkcyjne są dedykowane kolejno każdej z nich: Zestawieniu Twoich Odbiorców, Tabeli przesyłek przygotowanych do nadania Zamów kuriera, Zestawieniu Twoich rachunków. 3 4 W tym miejscu możesz zdecydować które z wymienionych kolumn tabeli Odbiorców będą wyświetlane (zaznaczając odpowiednie checkboxy) oraz w jakiej kolejności zostaną wyświetlone przeciągając wybrane pozycje w górę lub w dół. Tu wybierzesz które, spośród wszystkich statusów nadanych przez Ciebie przesyłek będą wyświetlane w zestawieniu Raporty (patrz 4). Tu ustalisz jak długo w zestawieniu mają pozostawać przesyłki archiwalne (o zakończonej historii doręczenia). Zmienione ustawienia wymagają zapisania. Ostatnia zakładka funkcyjna pozwala na zmianę pozostałych ustawień aplikacji: Ustawienia dotyczące drukowania dokumentów (listów przewozowych oraz dokumentów wydania). W tym miejscu określisz sposób działania widżetu Notatki. Określ przedział czasowy, dla którego wyświetlane będą faktury w zakładce głównej Rozliczenia. Ustaw liczbę wierszy które będzie wyświetlana na każdej stronie każdej tabeli aplikacji. Mniej wierszy sprawia, że przeglądanie tabeli nie wymaga przewijania zawartości w dół strony, zwiększa jednak liczbę stron tabeli. Ustawienie pozwoli dopasować widok tabel do Twoich potrzeb i uczyni prace z aplikacja bardziej przyjazną. W tym miejscu zmienisz swoje hasło dostępu do aplikacji. Standardowo - zmiana wymaga wprowadzenia dotychczasowego hasła oraz dwukrotnego wprowadzenia nowego. Wszystkie wprowadzone w zakładce zmiany wymagają zapisania aby przyniosły efekt. 7

18 6. Konfiguracja 6.3 Konfiguracja - Odbiorcy ) Moduł wyszukiwania Odbiorców w bazie. ) W tym miejscu uruchomisz tryb edycji danych zapisanego Odbiorcy. Wybranie opcji spowoduje wyświetlenie okna edycji. 3) 3 W oknie edycji dokonasz zmiany dotychczasowych danych wyświetlonych w polach formularza. Dokonane zmiany potwierdzisz przyciskiem Zapisz. Do każdego z Odbiorców możesz przyporządkować także jeden z zapisanych wcześniej Szablonów przesyłek. 4) 4 W przypadku, gdy do Odbiorcy przypisany został Szablon przesyłki, nazwa pod jaką został on zapisany zostanie wyświetlona w kolumnie Szablon. Tip: Dzięki przypisaniu Szablonu przesyłki do Odbiorcy przygotowanie listu przewozowego stanie się prostsze, sprowadzi się bowiem wyłącznie do wybrania z książki adresowej właściwego Odbiorcy. W ten sposób tak dane Odbiorcy jak i parametry przesyłki zostaną uzupełnione automatycznie. 5) 5 Opcja dodawania nowego Odbiorcy spowoduje wyświetlenie okna edycji danych Odbiorcy. Pola formularza będą w tym przypadku puste. Po zapisaniu danych w tabeli Odbiorców pojawi się nowa pozycja, dostępna od razu także w książce adresowej (formularz list przewozowy patrz 3.). 6) 6 Opcja usuń dotyczy wszystkich zaznaczonych (checkboxem) zapisanych w zestawieniu Odbiorców. Uwaga! W przypadku, kiedy w momencie usuwania jednego z Odbiorców na jego dane wystawione są przygotowane (niewysłane) listy przewozowe wyświetlony zostanie informujący o tym komunikat: Potwierdzenie operacji usunięcia zapisanego Odbiorcy spowoduje, że jego dane trwale znikną z zestawienia Odbiorców, przygotowane zaś listy przewozowe zawierające jego dane adresowe, figurujące w tabeli Zamów kuriera (patrz 3.3) zmienią swój status na błąd dane niekompletne. Wysłanie tych przesyłek nie będzie możliwe do momentu uzupełnienia listów przewozowych danymi adresowymi Odbiorcy. 7) 7 Przycisk importu wywołuje funkcję pobrania danych Odbiorców z pliku. W przeciwieństwie jednak do operacji importu, opisanej w rozdziale 3..: Zaimportowani Odbiorcy zostaną dodani bezpośrednio do zestawienia Odbiorców (a nie jak w pierwszym przypadku do tabeli Zamów kuriera). Nie będzie możliwe zbiorcze przypisanie Szablonu przesyłki do wszystkich importowanych Odbiorców. 8

19 6. Konfiguracja 6.4 Konfiguracja - Nadawcy Z poziomu tej zakładki tematycznej możesz zarządzać zapisanymi adresami, z których będziesz nadawał swoje przesyłki. ) W tym miejscu uruchomisz tryb edycji danych zapisanych Nadawców. ) W tym zaś dodasz do zestawienia nową pozycję. 6.5 Konfiguracja Rachunki bankowe ) Zestawienie zawiera dane niezbędne do zidentyfikowania numeru konta bankowego. ) Po wyborze trybu edycji możesz zmienić dane opisujące wybrany jeden z Twoich zapisanych rachunków. 3) 3 Podczas edycji możesz także ustawić wybrany rachunek jako domyślny. To na rachunek domyślny zostaną przekazane środki z przesyłek pobraniowych. 4) 4 Rachunku domyślnego nie możesz usunąć dlatego nie znajdziesz przy nim checkboxa do zaznaczania pozycji do usunięcia. 5) 5 W tym miejscu możesz dodać nową pozycję do zestawienia w oknie analogicznym jak w trybie edycji danych, bądź usunąć pozycje. 9

20 7. Wsparcie Zakładka zawiera moduły pomocy, wspierające pracę z aplikacją. Moduł FAQ zawiera aktualizowane na bieżąco zestawienie najczęściej zadawanych pytań co do sposobu działania aplikacji oraz szczegółów oferty usługowej wraz z odpowiedziami na nie. Z listy rozwijanej wybierz zakres tematyczny pytania, odpowiedzi na które poszukujesz. Lista wszystkichpytań z zakresu zostanie wyświetlona poniżej. Kliknięcie na któreś z pytań wyświetli odpowiedź na to pytanie. Aplikacja 7 Internet Shipping została wyposażona w komunikator web chat, pozwalający na szybkie nawiązanie połączenia z naszym konsultantem, który odpowie na Twoje pytania i pomoże znaleźć rozwiązanie ewentualnego problemu. Po wywołaniu połączenia rozmowa będzie prowadzona w oknie tekstowym. Po zakończeniu rozmowy masz możliwość zapisania przebiegu całej konwersacji. Po kliknięciu w przycisk eksportuj rozmowę jej treść w postaci tekstowej zostanie wysłana na podany przez Ciebie podczas rejestracji usługi adres . 0

21 7. Wsparcie Ostatnia z zakładek funkcyjnych zawiera zestawienie dokumentów do pobrania w formacie PDF. Niektóre ze spraw, związanych z ofertą wymagają odręcznego podpisania przez Ciebie odpowiednich dokumentów - właśnie tu znajdziesz ich wzory. W tym miejscu możesz także pobrać niniejsza instrukcję oraz komplet dokumentów regulaminowych oferty.