Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 1407/2011 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 26 września 2011 r. Postanowienia ogólne Instrukcja postępowania z papierami wartościowymi występującymi w Urzędzie Miejskim w Radomiu w formie formularzy In blanco 1 1. Papiery wartościowe występujące w Urzędzie Miejskim w Radomiu w formie formularzy in blanco są to formularze powszechnego uŝytku, tj. druki akcydensowe oraz inne formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmoŝona kontrola oraz w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym naduŝyciom, wynikającym z ich nieuprawnionego stosowania. 2. Do papierów wartościowych występujących w Urzędzie Miejskim w Radomiu w formie formularzy in blanco zalicza się przechowywane w jednostce weksle. 3. Przepisy instrukcji naleŝy stosować równieŝ do innych papierów wartościowych mających postać formularzy in blanco, dla których nie ustalono odrębnego sposobu postępowania. 4. Ilekroć w instrukcji mowa jest o: a. papierach lub papierach wartościowych rozumie się przez to formularze, o których mowa w 1 pkt 2 i 3, b. Urzędzie rozumie się przez to Urząd Miejski w Radomiu, c. komórce organizacyjnej rozumie się przez to komórkę organizacyjną Urzędu Miejskiego w Radomiu, w której przetwarzane są papiery wartościowe w związku z realizacją merytorycznych zadań, d. macierzystej komórce organizacyjnej rozumie się przez to komórkę organizacyjną Urzędu Miejskiego w Radomiu, której pracownicy przyjęli na stan papier wartościowy z zewnętrz, e. ewidencji rozumie się przez to ewidencję papierów wartościowych prowadzoną w komórce organizacyjnej na potrzeby prowadzonej w niej gospodarki papierami wartościowymi, f. kasie rozumie się przez to kasę Urzędu Miejskiego w Radomiu, g. kasjer rozumie się przez to pracownika kasy Urzędu Miejskiego w Radomiu 5. Papiery wartościowe naleŝy objąć ewidencją i ścisłą kontrolą ich obrotu, a takŝe właściwie zabezpieczyć przed kradzieŝą, zniszczeniem i uŝyciem przez osoby nieuprawnione. - 1 -
6. Instrukcja określa sposób postępowania z papierami wartościowymi w komórkach organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Radomiu. 7. Szczegółowe zasady dotyczące deponowania papierów wartościowych określone zostały w Instrukcji gospodarki kasowej, stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 671/2007 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 23 października 2007r. w sprawie: gospodarki kasowej w Urzędzie Miejskim w Radomiu. Organizacja gospodarki 2 1. Gospodarka papierami wartościowymi polega na: prowadzeniu ewidencji oraz pozostałej dokumentacji towarzyszącej, w której dokumentowana jest historia kaŝdego papieru wartościowego w Urzędzie Miejskim w Radomiu od momentu wpływu do momentu wypływu, protokolarnego zniszczenia formularzy zbędnych lub uprawnionego wykorzystania, uniemoŝliwieniu dostępu do nich osób nieuprawnionych, zapewnieniu ich bezpieczeństwa fizycznego. 2. Gospodarkę papierami wartościowymi prowadzą pracownicy Urzędu realizujący zadania, w toku których wchodzą w posiadanie papierów wartościowych, o których mowa w 1 pkt 2 i 3. Ewidencja i obrót 3 1. Ewidencje papierów wartościowych naleŝy prowadzić odrębnie dla kaŝdej macierzystej komórki organizacyjnej w księdze (księgach) o ponumerowanych stronach. Na ostatniej stronie ewidencji naleŝy wpisać: ewidencja zawiera stron, słownie, kolejno ponumerowanych (jeśli nie posiada ona juŝ takiego nadruku) oraz dodatkowo naleŝy ją przesznurować i końcówki sznurka zabezpieczyć przed dowolnym rozwiązywaniem, a następnie zaopatrzyć podpisem kierownika komórki organizacyjnej, w której prowadzona jest gospodarka papierami wartościowymi. Ewidencję przechowuje i udostępnia kierownik macierzystej komórki organizacyjnej. 2. Pracownicy, o których mowa w 2 pkt 2, w celu dokonania wpisów do ewidencji, o której mowa w 3 pkt 1 oraz uzyskania potwierdzenia złoŝenia papieru w depozycie (od kasjera), pobierają ewidencję od kierownika macierzystej komórki organizacyjnej. Po wykonaniu ww. czynności niezwłocznie zwracają ewidencję. 3. Podstawą zapisów w ewidencji papierów wartościowych są wiarygodne i podpisane przez uprawnione osoby dokumenty: dla przychodu pismo przewodnie, w załączeniu do którego, przekazany został papier wartościowy lub inny dokument - 2 -
potwierdzający fakt przekazania papieru wartościowego ze wskazaniem podstawy prawnej jego przekazania, dla rozchodu polecenie wydania papieru wartościowego. Niedopuszczalne jest dokonywanie w ewidencjach jakichkolwiek bezpodstawnych zapisów. 4. Papiery wartościowe naleŝy bezpośrednio po ich wpływie do Urzędu Miejskiego: sprawdzić zgodność z dokumentem dostawy. Fakt ten naleŝy odnotować odręcznie na dokumencie stanowiącym podstawę zaprzychodowania w ewidencji zaopatrując zapis w podpisy wszystkich osób uczestniczących w sprawdzeniu, zaprzychodować w stosownej ewidencji w momencie ich przyjęcia, podając liczbę i cech szczególne (np.: numery "od... do..." lub inne) przyjmowanych papierów, 5. Zapisy w ewidencji powinny być dokonywane atramentem lub długopisem na bieŝąco (niezwłocznie) oraz czytelnie. Ewentualny omyłkowy zapis naleŝy przekreślić tak, aby moŝna go było odczytać, a następnie wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna - obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności. 6. Po zaprzychodowaniu papieru wartościowego naleŝy wykonać kserokopię, którą pozostawia się w dokumentacji prowadzonej w macierzystej komórce organizacyjnej. Następnie, przedmiotowy papier naleŝy niezwłocznie zabezpieczyć poprzez umieszczenie w kopercie. Miejsca sklejenia koperty naleŝy opieczętować i zabezpieczyć bezbarwną taśmą klejącą. Kopertę naleŝy opisać tak, aby moŝliwa była identyfikacja jej zawartości bez otwierania i niezwłocznie przekazać za pokwitowaniem w depozyt do kasy, zachowując zasady określone w Instrukcji gospodarki kasowej, o której mowa w 1 pkt 6. Do czasu przekazania w depozyt, kopertę naleŝy zabezpieczyć, w ramach posiadanych w komórce organizacyjnej środków, w taki sposób, aby zminimalizować ryzyko jego utraty lub zniszczenia (np.; poprzez umieszczenie w sejfie lub szafce biurowej zamykanych na klucz). 7. Kasjer wydaje z kasy, za potwierdzeniem odbioru, papiery wartościowe z depozytu na pisemny wniosek macierzystej komórki organizacyjnej wskazanej w nim (imiennie) osobie. 8. Szczegółowy zakres, cel i termin moŝliwego wykorzystania papieru wartościowego innego niŝ weksel określa umowa i/lub inne przepisy. 9. Szczegółowy zakres, cel, termin moŝliwego wykorzystania weksla oraz sposób postępowania z wekslem po wygaśnięciu zobowiązania określa deklaracja wekslowa. Na stan Urzędu przyjmowane są wyłącznie weksle z deklaracją wekslową. 10. Dokumentację związaną z gospodarką papierami wartościowymi naleŝy prowadzić z poszanowaniem przepisów określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji - 3 -
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67). Po zakończeniu roku, kierownicy macierzystych komórek organizacyjnych, lub pracownicy przez nich wyznaczeni, dokonują podsumowania w ewidencjach poprzez oddzielenie linią ostatniego zapisu i zamieszczenie adnotacji o treści: W roku przyjęto na stan papierów wartościowych, wydano, wykorzystano, komisyjnie zniszczono. Ilość papierów wartościowych przyjętych w latach poprzednich i w dalszym ciągu będących na stanie urzędu wynosi. Łączna ilość druków, zdeponowanych w kasie na dzień 31 grudnia. r. wynosi:. Pod adnotacją naleŝy złoŝyć czytelny podpis i umieścić datę wykonania niniejszej czynności. Kserokopię przedmiotowej adnotacji przekazuje się do Wydziału Ochrony niezwłocznie, nie później niŝ do dnia 10 stycznia następnego roku. 11. Dokumentację związaną z gospodarką papierami wartościowymi naleŝy prowadzić z poszanowaniem przepisów określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67). Nadzór i kontrole. 4 1. Nadzór i kontrolę nad prawidłowym prowadzeniem gospodarki papierami wartościowymi sprawuje Wydział Ochrony. Celem kontroli jest okresowe sprawdzanie zgodności postępowania poszczególnych pracowników z zapisami instrukcji, natomiast nadzór w tym zakresie ukierunkowany winien być na prawidłowe funkcjonowanie całego systemu postępowania z papierami wartościowymi i wnioskowanie, w razie potrzeby, stosowanych w tym zakresie uzupełnień oraz koniecznych zmian uszczelniających lub porządkujących. Ustalenia końcowe. 5 1. W przypadku zaginięcia (zgubienia lub kradzieŝy) papierów wartościowych Prezydent Miasta Radomia, na wniosek kierownika komórki organizacyjnej w której zaginęły druki, powołuje zarządzeniem komisję, która niezwłocznie przeprowadzi inwentaryzację tego rodzaju papierów, ustalając ich liczbę i cechy (numery, serie, rodzaje oznakowania). Na tę okoliczność komisja spisze stosowny protokół zaginięcia druków. Ponadto naleŝy w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie popełnienia przestępstwa, powiadomić policję. Projekt zarządzenia przygotowuje kierownik komórki wnioskującej. 2. Papiery wartościowe, które utraciły swą uŝyteczność tj. takie, których nie moŝna wykorzystać zgodnie z przeznaczeniem, i których nie moŝna zwrócić podlegają komisyjnemu zniszczeniu (brakowaniu). Na wniosek komórki - 4 -
organizacyjnej, w której posiadaniu znajdują się te papiery, Prezydent Miasta Radomia powołuje zarządzeniem komisję, która niezwłocznie przeprowadzi inwentaryzację tego rodzaju papierów, ustalając ich liczbę i cechy (numery, serie, rodzaje oznakowania), dokona ich fizycznego zniszczenia i sporządzi protokół zniszczenia (brakowania). Projekt zarządzenia przygotowuje kierownik komórki wnioskującej. 3. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu papierów wartościowych powinny zawierać następujące dane: a. liczbę zaginionych papierów, b. dokładne cechy zaginionych papierów, tj. rodzaj druków, ich numery, serie, symbole oraz inne dane (cechy) dotyczące oznakowania tego rodzaju druków c. datę zaginięcia (stwierdzenia niedoboru) papierów, d. okoliczności (szczegółowo) zaginięcia papierów, e. dokładne miejsce zaginięcia papierów, f. nazwa i dokładny adres jednostki ewidencjonującej papiery, g. nazwisko i imię osoby, która sprawowała piecze na tymi papierami. 4. W przypadku zniszczenia papierów wartościowych osoba, na której stanie znajdują się dane papiery sporządza na tę okoliczność protokół. W ww. protokole naleŝy wskazać papiery, które uległy zniszczeniu podając ich nazwę oraz ich numery oraz podać przyczynę i okoliczności ich zniszczenia. Protokół ten wymaga akceptacji Prezydenta Miasta. Zniszczone papiery dołącza się do protokołu. Dokumentacja przechowywana jest w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę papierami wartościowymi w danej komórce organizacyjnej. 5. Błędnie wypełnione papiery wartościowe powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji "uniewaŝniam" lub "anulowano" wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności. Anulowane druki naleŝy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce albo teŝ dołączyć do księgi słuŝącej do ewidencji druków ścisłego zarachowania. 6. W przypadku zaistnienia zmian organizacyjnych powodujących konieczność alokacji dokumentacji, dokumentacja przekazywana jest, z zastrzeŝeniem o którym niŝej mowa, bezpośrednio do komórek organizacyjnych przejmujących te zadania. Na tę okoliczność zdający przygotowuje protokół zdawczo odbiorczy. - 5 -
Załącznik Nr 1 do Instrukcji postępowania z papierami wartościowymi występującymi w Urzędzie Miejskim w Radomiu w formie formularzy in blanco Ewidencja papierów wartościowych w.. Urzędu Miejskiego w Radomiu Lp.: Znak sprawy:* Rodzaj papieru wartościowego: Cechy szczególne** (np. seria i numer) Przyjęcie papieru wartościowego Od kogo wpłynął: Data przyjęcia: Przekazanie do depozytu Data przekazanie: Podpis przyjmującego (kasjera) 1 2 3 4 5 6 7 8-6 -
Zwrot z depozytu do komórki organizacyjnej*** Data pobrania : Podpis pobierającego Polecenie wydania papieru na zewnątrz**** Komu polecono wydać: Data pisma polecającego: Numer pisma polecającego : Uwagi***** 9 10 11 12 13 14 Legenda : * - numer sprawy (teczki), w której znajdują się dokumenty, w ślad za którymi wpłynął papier wartościowy. ** - jeŝeli papier wartościowy nie posiada indywidualnych znaków szczególnych naleŝy wpisać "brak". *** - w kol. 9 i 10 naleŝy wpisać "nie dotyczy" jeŝeli zwrot papieru wartościowego następuje bezpośrednio na zewnątrz z pominięciem komórki macierzystej. **** - jeŝeli papier wartościowy (weksel) został wykorzystany zgodnie z przeznaczeniem (a nie zwrócony) w kol. 11, 12 i 13 naleŝy opisać, kiedy i w jakich okolicznościach to nastąpiło. ***** - w kol. 14 naleŝy zamieścić informację na temat ewntualnego komisyjnego zniszczenia papierów wartościowych, które utraciły swą uŝyteczność, i które nie zostały zwrócone, podając (brakowania). datę i numer protokołu zniszczenia - 7 -