Wymagania dotyczące zasady informowania i promowania. Gdańsk, 19.10.2015 Podmiot realizujący przedsięwzięcia współfinansowane z funduszy UE jest zobowiązany do informowania o uzyskanym dofinansowaniu. Spełnienie obowiązków informacyjno-promocyjnych jest jednym z warunków przekazania dofinansowania, jak i właściwego rozliczania UWAGA: koszty działań informacyjno-promocyjnych stanowią koszty pośrednie, które są rozliczane ryczałtowo. 2
Obowiązki informacyjne: 1) oznaczać znakiem Funduszy Europejskich (wraz z odpowiednią nazwą programu) i znakiem Unii Europejskiej wszystkie działania informacyjne i promocyjne dotyczące projektu (jeśli takie działania będą prowadzone), np. ulotki, broszury, publikacje, notatki prasowe, strony internetowe, newslettery, mailing, materiały filmowe, materiały promocyjne, konferencje, spotkania, wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu, które są podawane do wiadomości publicznej, np. dokumentację przetargową, ogłoszenia, analizy, raporty, wzory umów, wzory wniosków, dokumenty i materiały dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, np. zaświadczenia, certyfikaty, zaproszenia, materiały informacyjne, programy szkoleń i warsztatów, listy obecności, prezentacje multimedialne, kierowaną do nich korespondencję, umowy. UWAGA: Wszystkie oznaczenia na przedmiotach służących promocji FE powinny być wykonane w sposób trwały, trudny do usunięcia. Nie ma obowiązku zamieszczania dodatkowej informacji słownej o programie oraz o funduszu współfinansującym projekt. Zestaw znaków zawiera wszystkie niezbędne informacje. 3 Należy stosować się do zasad Regulaminu korzystania ze znaków Funduszy Europejskich określającego zasady korzystania ze znaków FE i UE. UWAGA: Znak FE oraz znak UE muszą być: umieszczone w widocznym miejscu, odpowiednie do rodzaju i skali materiału, przedmiotu lub dokumentu, czytelne dla odbiorcy i wyraźnie widoczne. Zakaz umieszczania znaków np. na wewnętrznej, niewidocznej stronie przedmiotów. Jeśli przedmiot jest tak mały, że nie można na nim zastosować czytelnych znaków FE i UE, nie można go używać do celów promocyjnych. 4
2) umieścić plakat lub tablicę (informacyjną i/lub pamiątkową) w widocznym miejscu realizacji projektu. Plakat : A3 (297x420 mm), lub, oma przedstawiać : nazwę beneficjenta, tytuł projektu, cel projektu (opcjonalnie), wysokość wkładu Unii Europejskiej w projekt, zestaw znaków, adres portalu www.mapadotacji.gov.pl (opcjonalnie), można umieścić także dodatkowe informacje o projekcie (zachowując zasadę czytelności), umieszczony w miejscu realizacji projektu, form wsparcia przez cały okres trwania projektu, danego wsparcia. 3) umieścić na stronie internetowej, podstronie/zakładce (jeśli taka istnieje) znaki UE i FE, krotki opis projektu: cele projektu, planowane efekty, wartość projektu i dofinansowania FE. 4) przekazywać osobom i podmiotom uczestniczącym w projekcie informację, że projekt uzyskał dofinansowanie, np. w formie odpowiedniego oznakowania konferencji, warsztatów, szkoleń, wystaw, targów; dodatkowo możesz przekazywać informację w innej formie, np. słownej podczas np. szkoleń. 5) dokumentować przeprowadzone działania informacyjne i promocyjne w projekcie poprzez: zrzuty z ekranu, zdjęcia, program spotkania, skany dokumentów, kopie artykułów, 5 Istnieje możliwość zaplanowania dodatkowych działań informacyjnych i promocyjnych (bezkosztowe, niskokosztowe). Np.: umieszczanie naklejek lub tabliczek na sprzęcie kupionym w ramach projektu, przygotowanie na swoich stronach internetowych dokumentacji fotograficznej projektu przygotowanie strony/podstrony internetowej projektu, działania w mediach społecznościowych, przygotowanie informację prasowej i przekazanie medii, organizowanie spotkań informacyjnych na temat realizowanego projektu, organizowanie konferencji prasowej, zaprezentowanie projektu na spotkaniach, konferencjach, targach branżowych, wydarzeniach promujących projekty unijne, wypowiadanie się publicznie na temat projektu. Przedmioty promocyjne (typu gadżety): nie rekomendowane do promocji projektów i na cele reprezentacyjne, których nie można jednoznacznie uznać za związane z promocją projektu, Nie rekomendujemy produkcji i dystrybucji przedmiotów promocyjnych. Oznacza to, że wykorzystać tego typu przedmioty promocyjne możesz tylko jako element wspierający inne działanie. Przy tym powinno się dokonać takiej selekcji materiałów promocyjnych, aby były dobrze dopasowane do celu komunikacyjnego działania. Jeśli uda się osiągnąć cel komunikacyjny bez korzystania z gadżetów, to należy z nich zrezygnować. 6
Należy zwrócić uwagę na tytuł projektu i skrócony opis projektu we wniosku. Po konkursie będzie publikowana lista projektów, która znajdzie się na stronie organizatora i na portalu Funduszy Europejskich, w celu zapewnienia wszystkim zainteresowanym dostęp do informacji o projektach współfinansowanych z Funduszy Europejskich. UWAGA: zaplanowane działania informacyjne i promocyjne należy przedstawić we wniosku o dofinansowanie w punkcie 4.5 wniosku Sposób zarządzania projektem, w formie opisu promocji projektu. UWAGA: projektodawca informując o projekcie i realizując działania promocyjne musi przestrzegać zasad równości szans i niedyskryminacji, w tym zasady dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans K i M. 7 W przypadku wątpliwości dotyczących wypełniania obowiązków informacyjnych lub realizacji działań promocyjnych? skontaktuj się z opiekunem projektu instytucji, z którą podpisałeś umowę skontaktuj się z Punktem Konsultacyjnym przy danej instytucji: tel. (58) 32-61-822 lub 58 32-61-807; mail: efs@wup.gdansk.pl; II piętro, pokój nr 211 skontaktuj się z konsultantami Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich Lista punktów na stronie internetowej: www.funduszeeuropejskie.gov.pl/punkty wejdź na stronę www.funduszeeuropejskie.gov.pl/promocja, gdzie znajdziesz m.in.: przykłady dobrych praktyk, odpowiedzi na często zadawane pytania, wzory plakatów oraz tablic informacyjnych i pamiątkowych. 8
Dziękuję za uwagę 9