KODEKS ETYCZNY POSTAWMY SOBIE WŁAŚCIWE PYTANIA STRONA 2 OD REDAKCJI STRONA 3 ŚCIEŻKA POSTĘPU STRONA 4 NASZE ZASADY STRONA 6 NASZE PRAKTYKI Phil Boorman - Getty
SZEŚĆ KLUCZOWYCH WARTOŚCI REXEL Zapewniamy klientom najlepszą obsługę Łączymy siły dla sukcesu Zachęcamy do innowacji Angażujemy ludzi w rozwijanie swoich talentów Ufamy sobie nawzajem Doceniamy różnice Michel Labelle Rexel opracował strategię rozwoju i prowadzenia działalności, zwaną Energy in Motion która określa 6 kluczowych wartości, ilustrujących naszą tożsamość. W tym nowym rozdziale historii Rexel, niezwykle ważne było, aby te wprowadzone wytyczne znalazły odzwierciedlenie w naszym kodeksie etycznym. Postępowanie etyczne koncernu jest ścieżką postępu, będącego podstawą naszej działalności zawodowej, przyczyniającej się do ochrony naszego wizerunku, zwiększania zaufania naszych partnerów i zapewniania naszego trwałego wzrostu. Każdy pracownik Rexel powinien postępować zgodnie ze standardami etyki zawodowej, której zasady zostały szczegółowo opisane w tym kodeksie. Zalecamy, aby uważnie się z nim zapoznać i mieć go zawsze pod ręką aby móc do niego wrócić w przypadku problemów natury etycznej. W przypadku wątpliwości dotyczących tego jak się zachować, kontaktujcie się bez wahania z odpowiednim regionalnym korespondentem do spraw etyki. Sukces całego procesu zależeć będzie od waszego indywidualnego zaangażowania. Zachęcamy Was do stawiania sobie właściwych pytań. Członkowie Komitetu Wykonawczego OD REDAKCJI KODEKS ETYCZNY STRONA 2
ŚCIEŻKA POSTĘPU Rexel oczekuje od swych pracowników, że zawsze będą postępować w sposób zgodny z etyką, aby wzmacniać i zachowywać wzajemne zaufanie i szacunek klientów, akcjonariuszy, dostawców, współpracowników, partnerów oraz społeczności w których działają. Strategia opisana w tym przewodniku będzie przedmiotem corocznej wewnętrznej oceny, aby można było oszacować rezultaty i utrzymać dynamikę ciągłego postępu. 2W jaki sposób stawiać pytania? Frank Artuso 1W jaki sposób rozpoznać trudną sytuację? Kodeks etyczny nie omawia wszystkich konkretnych sytuacji, z którymi mogą Państwo mieć do czynienia. Pytania poniżej mogą pomóc w rozpoznaniu trudnych sytuacji i unikaniu ich. 1- Czy dana sytuacja jest opisana w Kodeksie Etycznym? 2- Czy moja decyzja będzie miała negatywne skutki dla koncernu Rexel? 3- Czy dokonuję tego wyboru w sposób całkowicie nieskrępowany? 4- Jak moje działanie zostałoby ocenione przez otoczenie? Pytania należy stawiać swojemu zwierzchnikowi lub dyrektorowi, który będzie najlepiej wiedział, jak pomóc Państwu w rozwiązaniu problemu natury etycznej. Można również zwrócić się do lokalnego korespondenta ds. etyki. Jego dane są dostępne na stronie internetowej: http://www.rexel.com/en/engagements/ethic/ 3Dialog i poufność Państwa pytania będą rozpatrywane w poszanowaniu poufności. Rexel zachęca do szczerej dyskusji i zakazuje podejmowania jakichkolwiek środków karnych wobec kogokolwiek, kto sygnalizowałby lub próbował rozwiązać problem o charakterze etycznym. Poruszane przez Państwa kwestie zostaną rozwiązane. KODEKS ETYCZNY STRONA 3
NASZE ZASADY Są one częścią reguł ładu korporacyjnego Rexel i mają zastosowanie na wszystkich poziomach organizacyjnych koncernu. Stanowią zespół praktyk stosowanych w ramach społecznej odpowiedzialności Rexel wewnątrz firmy, jak również w jej relacjach z kontrahentami (akcjonariusze, klienci, dostawcy, usługodawcy i społeczności lokalne). Każdy pracownik, ale też i współpracownik Grupy Rexel, może skontaktować się ze specjalistą ds. etyki w filii koncernu, dzięki formularzowi dostępnemu on-line na stronie: http://www.rexel.com/en/engagements/ethic/. Rickard Kilstrˆm 4Wdrożenie zasad Kodeksu Etycznego Kodeks Etyczny ma zastosowanie we wszystkich krajach, w których znajdują się oddziały Grupy Rexel. Kodeks ten obowiązuje wszystkich pracowników, niezależnie od zajmowanych przez nich stanowisk oraz pełnionych obowiązków. W skali lokalnej istnieje możliwość dodawania kolejnych przepisów, celem dostosowywania Kodeksu do danego ustawodawstwa krajowego. 5Zgodność z obowiązującym prawem oraz jego przestrzeganie Rexel przestrzega oraz stosuje przepisy zawarte w Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka, konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy, a także wszelkie lokalne przepisy oraz rozporządzenia dotyczące aspektów społecznych, ekonomicznych, technicznych oraz środowiskowych. Żaden z pracowników grupy Rexel, w ramach swych obowiązków służbowych, nie powinien dopuścić do naruszenia jakiegokolwiek przepisu lokalnego prawa, twierdząc że działa w interesie Grupy Rexel. Pracownik Rexel zgłaszający jakiekolwiek wątpliwości dotyczące stosowania przepisów prawa powinien się z tym zwrócić do swojego korespondenta ds. etycznych. Rexel aktywnie angażuje się też w działania społecznie odpowiedzialnego biznesu i od 2011 r. wspiera Global Compact, światową umowę zawartą z inicjatywy ONZ. KODEKS ETYCZNY STRONA 4
Huntstock - Getty NASZE ZASADY 7Szacunek, różnorodność oraz poszanowanie godności osobistej Rexel szanuje godność każdego ze swoich pracowników i nie toleruje molestowania ani dyskryminacji w jakiejkolwiek formie. Rexel zatrudnia pracowników na zasadzie równouprawnienia, gwarantując, iż wszelkie decyzje związane z rekrutacją, szkoleniami, wynagrodzeniem, awansem oraz rozwojem kariery są podejmowane w oparciu o wymagania przypisane konkretnemu stanowisku, umiejętności oraz zdolności pracownika lub kandydata. 9Jawność Publikować wiarygodne informacje dotyczące działań podejmowanych przez przedsiębiorstwo, struktur przedsiębiorstwa, sytuacji finansowej oraz wyników działalności. Grupa Rexel kładzie szczególny nacisk na jasne i zrozumiałe prezentowanie wszelkich informacji wykraczających poza kwestie finansowe, szczególnie gdy chodzi o kwestie ładu korporacyjnego oraz zarządzania ryzykiem, będące dodatkowymi elementami polityki społecznej i środowiskowej. 6Odpowiedzialność i kontrola wewnętrzna Rexel wymaga od swoich filii wydajnego i rozsądnego zarządzania zasobami, tak aby działalność była prowadzona w sposób zrównoważony. Rexel ma na uwadze środowisko, zdrowie i bezpieczeństwo swoich pracowników. Rexel przykłada dużą wagę do rozpoznawania ryzyka związanego z prowadzeniem działalności handlowej oraz do zarządzania tym ryzykiem. Stworzono system wewnętrznej kontroli, którego zadaniem jest dbanie o to, aby działalność samego przedsiębiorstwa oraz jego partnerów była prowadzona z poszanowaniem przepisów prawa, regulaminów oraz uchwał wydawanych przez kadrę kierowniczą wyższego szczebl. Rexel stosuje odpowiednie procedury, które prowadzą do wymiany dobrych praktyk i do zawiązywania pomiędzy grupą Rexel a udziałowcami relacji opartych na wzajemnym zaufaniu. 8Swoboda wypowiedzi Rexel propaguje wśród swoich pracowników prawo do swobody wypowiedzi, przestrzega przysługującego pracownikom prawa do zrzeszania się w związkach zawodowych oraz podejmuje ze wszystkimi pracownikami konstruktywny dialog dotyczący kwestii o istotnym dla całego przedsiębiorstwa znaczeniu. Reprezentanci pracowników otrzymują wszelkie informacje oraz niezbędne narzędzia do wypełniania swoich obowiązków. 10 Konkurencja Rexel broni zasad wolnej i uczciwej konkurencji. Grupa szkoli swych pracowników z zakresu postępowania zgodnego z prawem antymonopolowym. Działa w duchu uczciwej konkurencji i w sposób niezależny ustala swoje strategie handlowe. KODEKS ETYCZNY STRONA 5
NASZE PRAKTYKI Są one w szczególności związane z działalnością Rexel. Określają reguły i zachowania, które mają umożliwić każdemu znalezienie właściwego rozwiązania dla skomplikowanych sytuacji. 11 Zakupy Wszelkie zakupy grupy Rexel są dokonywane w celu realizacji określonych i zgodnych z prawem założeń biznesowych, a warunki zakupów są jasne i przejrzyste dla naszych dostawców. Wspomniane zakupy są prowadzane przy zachowaniu należytej przejrzystości, w trybie przetargowymi z formalnie ustalonymi zobowiązaniami dla każdej ze stron. 12 Prezenty Pracownicy Rexel nie mogą wręczać ani otrzymywać jakichkolwiek prezentów, które mogłyby zostać uznane za sprzeczne z prawem, lub które mogłyby pośrednio lub bezpośrednio zaszkodzić przedsiębiorstwu albo drugiej stronie. Prezenty powinny być dobrane stosownie do sytuacji, a ich wartość powinna być marginalna i symboliczna. Prezenty nie mogą w żaden sposób wywierać niewłaściwego nacisku na stronę obdarowaną. Co się tyczy ofert promocyjnych, prezenty nie mogą w żadnym bądź razie zastępować faktycznej sprzedaży. Niezależnie od wartości prezentów, wymiana albo wręczanie prezentów czy upominków musi zostać uprzednio omówione z bezpośrednim przełożonym. Prezenty nigdy nie powinny mieć formy gotówkowej lub jej podobnej. Kim Holte KODEKS ETYCZNY STRONA 6
Kim Holte 13 Korupcja i łapówki Rexel odrzuca wszelkie formy korupcji i nie ucieka się do nieuczciwych środków, mających na celu uzyskanie korzyści lub poczynienie wyjątków nieprzewidzianych przez miejscowe prawo. Łapówki pieniężne lub wręczanie wartościowych przedmiotów, darowizn, pożyczek, rabatów lub przeznaczanie zbyt wysokich sum na koszty reprezentacji, wykorzystywanie funduszy lub dóbr jednostek prawnych Rexel, mających na celu wpłynięcie na decyzję, niezależnie od tego jakiej byłaby ona natury, jest surowo zakazane. NASZE PRAKTYKI 14 Klienci Priorytetem Grupy jest zaufanie klienta. Rexel jest otwarty na oczekiwania klientów i stara się je jak najlepiej zaspokajać. Jednym z elementów polityki Grupy Rexel jest informowanie klientów o warunkach sprzedaży towarów i usług oraz o swych zobowiązaniach. Takie działanie umożliwia szybkie rozwiązywanie jakichkolwiek sporów i skarg, bez zbędnych kosztów czy formalności. 15 Konkurencja Rexel przestrzega zasad funkcjonowania rynku. Zabrania się zwłaszcza zawierania wszelkich umów i postępowania w sposób mający na celu porozumienie się z konkurencją w zakresie cen lub komponentu cen sprzedawanych dóbr, ograniczania dostępu do rynku innym przedstawicielom konkurencji czy podziału źródeł zaopatrzenia. Rexel traktuje w sposób sprawiedliwy swoich klientów i/lub dostawców. Pracownicy korzystają z legalnych środków, aby uzyskać informacje na temat konkurencji. Jeśli pracownicy uczestniczą w spotkaniach dla przedstawicieli branży, tworzą lub zlecają stworzenie notatek i raportu ze spotkania. Jeżeli podczas spotkania dochodzi do wymiany poufnych informacji handlowych należy je opuścić. 16 Konflikt interesów Funkcję podczas wypełniania swoich obowiązków pracownicy powinni zapobiegać wystąpieniu konfliktu interesów. Przez konflikt interesów rozumie się sytuację, w której czynności lub interesy pracownika wchodzą w konflikt z jego/ jej zobowiązaniami wobec grupy Rexel. Pracownicy zawsze przedkładają interesy Rexel nad swoje pośrednie lub bezpośrednie interesy i nie dążą do żadnych osobistych korzyści. Pracownicy powinni unikać sytuacji, w których oni sami, członkowie ich rodzin lub powinowaci będą faktycznie korzystać, lub sprawiać wrażenie korzystania, z powiązań łączących Rexel z klientami oraz dostawcami. Pracownicy są zobowiązani do powiadomienia swoich zwierzchników lub swojego korespondenta ds. etycznych o zaistnieniu sytuacji mogącej wywołać konflikt interesów, teraz lub w przyszłości. KODEKS ETYCZNY STRONA 7
Laurent Zylberman NASZE PRAKTYKI 18 Dostawcy Rexel dąży do nawiązania takiej współpracy z dostawcami, aby klienci Rexel mogli korzystać z jak najszerszego asortymentu produktów oraz z doskonałych usług. Rexel postępuje zgodnie z zasadą bezstronności w relacjach ze swoimi dostawcami i bierze pod uwagę wszystkich stron. Rexel oczekuje, że jego partnerzy handlowi oraz dostawcy będą przestrzegali zasad wyszczególnionych w niniejszym kodeksie. 20 Lojalność i kultura wśród pracowników Wszyscy pracownicy są zobowiązani do uprzejmego i lojalnego zachowania względem kolegów. Każdy pracownik, niezależnie od zajmowanego stanowiska oraz statusu, jest zobowiązany do szczerości i otwartości w kontaktach ze współpracownikami oraz do unikania celowego wprowadzania w błąd kolegów. Wszystkie komunikaty, pisemne bądź ustne, powinny być sformułowane w odpowiedni, jasny i profesjonalny sposób. 17 Środowisko naturalne W ramach swojej działalności grupa Rexel nieustannie dąży do ograniczania swego wpływu na środowisko, zwłaszcza poprzez ograniczenie wykorzystania surowców (energia, papier, opakowania), produkcji odpadów i emisji gazów cieplarnianych (emitowanych głównie przez łańcuch dostawczy). Rexel działa także na rzecz rozwoju i rozpowszechniania rozwiązań, które wspomagają wydajność energetyczną w budynkach klientów i w zakładach przemysłowych. 19 Dokładność ksiąg rachunkowych Grupa Rexel przywiązuje wielką wagę do poprawności ksiąg rachunkowych oraz do jakości i wiarygodności publikowanych informacji finansowych. Zakazane są wszelkie praktyki mające na celu zafałszowanie ksiąg rachunkowych. Pracownicy Grupy pod żadnym pozorem nie są upoważnieni do zatwierdzania lub dokonywania płatności w imieniu i na rzecz podmiotów prawnych lub Grupy, z zamiarem przeznaczenia całości lub części wspomnianej płatności na cel inny niż określony w stosownych księgach rachunkowych lub w sprawozdaniu finansowym. 21 Majątek przedsiębiorstwa Z majątku przedsiębiorstwa należy korzystać tylko w uzasadnionych celach zawodowych. Majątek przedsiębiorstwa składa się z nazwy przedsiębiorstwa, informacji dotyczących samego przedsiębiorstwa, jego obiektów, towarów, materiałów, sprzętu komputerowego, oprogramowania oraz pojazdów. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do dbania o poprawne korzystanie, konserwację oraz utrzymywanie powierzonych im materiałów roboczych, tak aby wspomniane urządzenia mogły pracować przez długi okres czasu. KODEKS ETYCZNY STRONA 8
22 Poufność 24 Sprzęt komputerowy NASZE PRAKTYKI Wszelkie powierzone pracownikom informacje dotyczące grupy Rexel pozostają własnością Grupy. Każdy pracownik jest zobligowany do przedsięwzięcia wszelkich środków ostrożności, aby zapewnić poufność informacji, które nabył podczas wykonywania swojej pracy. Pracownicy powinni dbać o zachowanie wszystkich reguł dotyczących rozpowszechniania, kopiowania, archiwizowania oraz niszczenia dokumentów. Żadne poufne lub niejawne informacje nie będą rozpowszechniane oraz wykorzystywane w jakikolwiek sposób celem osiągnięcia osobistych korzyści. 23 Bezpieczeństwo i higiena pracy Każdy pracownik grupy Rexel jest zobowiązany do przestrzegania stosownych normi przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Wmiarę możliwości pracownicy w przypadku wystąpienia ryzyka muszą podjąć stosowne kroki oraz do bezzwłocznie informować przełożonych o jakichkolwiek potencjalnych zagrożeniach oraz o sposobach usprawnienia praktyk związanych z bezpieczeństwemi higieną pracy. Pracownicy nie powinni wykonywać swoich obowiązków pod wpływem substancji mogących wpływać na ich zdrowie, stan umysłu, zdolność oceny sytuacji, lub które mogą negatywnie oddziaływać na przedsiębiorstwo. Rexel zapewnia pracownikom wyposażenie informatyczne i do komunikacji przeznaczone do celów służbowych. Rozsądne korzystanie z urządzeń do celów prywatnych jest tolerowane, jeśli jest zgodne z wewnętrznymi praktykami. Komputery grupy Rexel oraz dostęp do internetu nie powinny nigdy być wykorzystywane do przeglądania, wysyłania i pobierania treści, które uważa się za niestosowne, nieprzyzwoite, niezgodne z dobrymi obyczajami lub z postanowieniami niniejszego Kodeksu Etycznego. W kwestiach związanych z mediami społecznościowymi, każdy pracownik powinien wykazać się lojalnością w stosunku do swojego przedsiębiorstwa, a opisywane na ich łamach kwestie osobiste nie mogą w żadnym wypadku być kojarzone z Rexel. 25 Ścieżka kariery W oparciu o swoją politykę, Rexel oferuje swoim pracownikom możliwości dalszego rozwoju kariery. Rexel promuje wewnętrzną mobilność, przeznacza fundusze na nieustanne szkolenia i rozwój pracowników, podkreślając jednocześnie konieczność zachowania równowagi pomiędzy życiem zawodowyma osobistym pracowników. KODEKS ETYCZNY STRONA 9 Fotolia
26 Wynagrodzenie Stosowana w firmie Rexel polityka wynagrodzeń opiera się na zasadzie sprawiedliwości oraz na następujących 30 czynnikach: wymagania danego stanowiska, istniejące wewnętrzne siatki wynagrodzeń, warunki zatrudnienia na rynku lokalnym, indywidualne wyniki pracownika oraz ogólne rezultaty przedsiębiorstwa. NASZE PRAKTYKI 27 Dyskryminacja Bezwzględnie zakazana jest jakakolwiek forma dyskryminacji pracowników ze względu na pochodzenie etniczne, kolor skóry, płeć, wyznanie, przekonania polityczne, sytuację rodziną oraz pochodzenie społeczne. Decyzje podejmowane w procesie rekrutacji, warunki rozwoju oraz awansu opierają się tylko i wyłącznie na wymaganiach dotyczących danego stanowiska oraz na umiejętnościach pracownika. 28 Molestowanie Celem zapewnienia efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, każdy z pracowników grupy Rexel powinien mieć zapewnione pozytywne środowisko pracy, wolne od przemocy, w szczególności natury psychicznej i seksualnej. Grupa Rexel podejmuje niezbędne kroki aby zapobiec lub ukarać jakiekolwiek odstępstwa od wspomnianej zasady. 29 Kontakty z mediami Wszelkie komunikaty przeznaczone dla mediów muszą być opracowywane przy współpracy z albo za zgodą Działu Komunikacji Grupy Rexel, po to, by zachować spójność komunikatu oraz jego zgodność z wizerunkiem Grupy. (zgodność z wartościami, strategią Grupy oraz jej wizerunkiem wizualnym i graficznym). Wszyscy pracownicy, którzy nie zostali upoważnieni do reprezentowania Grupy są zobowiązani, przed wyrażeniem swoich opinii, do wydania oświadczenia, że przemawiają tylko i wyłącznie we własnym imieniu, oraz że ich opinie w żaden sposób nie odzwierciedlają opinii Grupy. Przynależność do partii politycznych i innych organizacji Rexel szanuje prawo swoich pracowników do przynależności do partii politycznych oraz innych organizacji. Niemniej jednak, działania takie nie mogą naruszać wizerunku lub działalności Grupy oraz w żadnym wypadku nie mogą wywierać wpływu na oficjalne stanowisko Grupy Rexel. Co więcej, żaden pracownik czy przedstawiciel nie jest upoważniony do bezpośredniego lub pośredniego angażowania Grupy w czynności, które mają na celu udzielenie poparcia jakiejkolwiek partii politycznej, lub do wykorzystywania swojego statusu pracownika Grupy Rexel w celach politycznych. KODEKS ETYCZNY STRONA 10
Pytania należy stawiać swojemu zwierzchnikowi lub dyrektorowi, który będzie najlepiej wiedział, jak pomóc Państwu w rozwiązaniu problemu natury etycznej. Można również zwrócić się do lokalnego korespondenta ds. etyki. Jego dane są dostępne na stronie internetowej: http://www.rexel.com/en/engagements/ethic/ REXEL Direction des Ressources humaines 13, boulevard du Fort-de-Vaux 75017 Paris France TEl. +33 (0)1 42 85 85 00 Fax +33 (0)1 42 85 92 05 www.rexel.com ETHICS_PL Fotolia