Zalecenia w zakresie systemu deklarowania wydatków i prognoz płatności w ramach PO IiŚ 2014-2020 ZATWIERDZAM -/- Waldemar Sługocki Sekretarz Stanu Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju Warszawa, dnia 19 października 2015 r.
Spis treści Rozdział 1 Podstawy prawne... 3 Podrozdział 1.1 Podstawa wydania zaleceń... 3 Podrozdział 1.2 Najważniejsze akty prawne i dokumenty... 3 Rozdział 2 Zakres regulacji... 4 Rozdział 3 Skróty i terminy... 5 Rozdział 4 Założenia procesu certyfikacji... 5 Rozdział 5 Deklaracje wydatków... 8 Rozdział 6 Procedura składania wersji papierowej deklaracji wydatków... 10 Rozdział 7 Roczne zestawienie wydatków... 10 Rozdział 8 Rejestr kwot wycofanych i odzyskanych... 11 Rozdział 9 Prognozy płatności... 11 Podrozdział 9.1 Przygotowanie prognoz płatności... 11 Podrozdział 9.2 Harmonogram płatności... 11 Załączniki... 13
Rozdział 1 Podstawy prawne Podrozdział 1.1 Podstawa wydania zaleceń Zgodnie z art. 125 ust. 1 i 2c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 IZ odpowiada za zarządzanie programem operacyjnym zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami oraz udostępnia instytucjom pośredniczącym i wdrażającym informacje, które są istotne odpowiednio dla wykonywania ich zadań i wdrażania operacji. Zalecenia w zakresie systemu deklarowania wydatków i prognoz płatności w ramach PO IiŚ 2014-2020 wchodzą w życie w ciągu 7 dni od daty zaakceptowania przez właściwego członka kierownictwa Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, wskazanej na stronie tytułowej. Podrozdział 1.2 Najważniejsze akty prawne i dokumenty 1) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz.Urz.UE L 347/320 z dnia 20 grudnia 2013 r.), zwane dalej rozporządzeniem ogólnym. 2) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.Urz.UE L 298/1 z dnia 26 października 2012 r.). 3) Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiające szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi (Dz.Urz.UE L 286/1 z dnia 30 września 2014 r.). 4) Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 2015/207 z dnia 20 stycznia 2015 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzoru sprawozdania
z postępów, formatu dokumentu służącego przekazywaniu informacji na temat dużych projektów, wzorów wspólnego planu działania, sprawozdań z wdrażania w ramach celu Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia, deklaracji zarządczej, strategii audytu, opinii audytowej i rocznego sprawozdania z kontroli oraz metodyki przeprowadzania analizy kosztów i korzyści, a także zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1299/2013 w odniesieniu do wzoru sprawozdań z wdrażania w ramach celu Europejska współpraca terytorialna (Dz.Urz.UE L 38/1 z dnia 13 lutego 2015 r.). 5) Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U.2014.1146 j.t.), zwana dalej ustawą wdrożeniową. 6) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U.2013.885 j.t.), zwana dalej ustawą o finansach publicznych. 7) Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. z 2009 r., Nr 223, poz. 1786). 8) Decyzja Komisji Europejskiej z 16 grudnia 2014 r. zatwierdzająca Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2014-2020. 9) Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata 2014-2020 z dnia 31 marca 2015 r. zwane dalej wytycznymi w zakresie warunków certyfikacji. 10) Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020 z dnia 3 marca 2015 r. 11) Zalecenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju dla instytucji zaangażowanych w realizację PO IiŚ 2014-2020 w zakresie procedur kontrolnych, korygowania wydatków oraz systemu rocznych rozliczeń (dokument w przygotowaniu). Rozdział 2 Zakres regulacji 1) Niniejsze Zalecenia przedstawiają proces deklarowania i certyfikacji wydatków w Programie Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko, w szczególności sposób sporządzania i przekazywania deklaracji wydatków (na poziomie krajowym) i wniosków o płatności okresowe (od IZ do KE), prognoz płatności oraz określają wzory wymaganych dokumentów i formularzy.
2) Zalecenia obowiązują Instytucję Zarządzającą, Instytucję Zarządzającą projektami pomocy technicznej, Instytucje Pośredniczące i Instytucje Wdrażające zaangażowane w realizację Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Rozdział 3 Skróty i terminy 1) Użyte w niniejszych Zaleceniach skróty oznaczają: a) IP Instytucja Pośrednicząca, b) IW Instytucja Wdrażająca, c) IZ Instytucja Zarządzająca pełniąca funkcję IC POIiŚ (zadania te realizuje jeden z wydziałów Departamentu Systemu Wdrażania Programów Infrastrukturalnych w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju), d) IZ PT PO IiŚ Instytucja Zarządzająca projektami pomocy technicznej PO IiŚ (zadania te realizuje jeden z wydziałów Departamentu Programów Infrastrukturalnych w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju), e) KE Komisja Europejska, f) IKPC - Instytucja Koordynująca Proces Certyfikacji, g) MIiR Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, h) PO IiŚ Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2014-2020. 2) Następujące terminy użyte w Zaleceniach oznaczają: a) Zalecenia Zalecenia w zakresie systemu deklarowania wydatków i prognoz płatności w ramach POIiŚ 2014-2020, b) SL2014 aplikacja główna centralnego systemu teleinformatycznego, c) SRHD aplikacja raportująca centralnego systemu teleinformatycznego, d) rok obrachunkowy okres obejmujący okres od 1 lipca roku n do 30 czerwca roku n+1, e) wniosek o płatność - wniosek o płatność beneficjenta. Rozdział 4 Założenia procesu certyfikacji 1) Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko pełni funkcję Instytucji Certyfikującej, zgodnie z zapisami art. 9 ust. 2 pkt. 6 ustawy wdrożeniowej.
2) System certyfikacji wydatków opiera się na modelu kaskadowym, tj. wnioski o płatność beneficjentów stanowią podstawę do sporządzania przez IW deklaracji wydatków przekazywanych do IP. IP na ich podstawie oraz zatwierdzonych przez siebie wniosków o płatność beneficjenta projektu pomocy technicznej tworzy deklarację wydatków i przekazuje ją do IZ. W przypadku braku IW, IP agreguje dane z wniosków o płatność beneficjentów w deklarację wydatków i przekazuje ją do IZ 1. 3) Schemat przekazywania wniosków o płatność beneficjentów oraz deklaracji wydatków prezentuje Rys. 1. 4) IZ PT PO IiŚ otrzymuje do weryfikacji wnioski o płatność beneficjenta projektu pomocy technicznej. Na podstawie zatwierdzonych wniosków o płatność IZ PT PO IiŚ sporządza deklarację wydatków i przekazuje ją do IZ. 5) Dane w deklaracjach wydatków przekazywanych do IZ agregowane są na poziomie priorytetu. 6) IZ weryfikuje otrzymane deklaracje wydatków zgodnie z wewnętrznymi procedurami. Po akceptacji ww. dokumentów sporządza wniosek o płatność okresową od IZ do KE. 7) Deklaracje wydatków są sporządzane i przesyłane do właściwych instytucji wyłącznie przy wykorzystaniu SL2014, z zastrzeżeniem pkt. 8. Dodatkowo do każdej deklaracji wydatków przekazywane są załączniki w formie papierowej i elektronicznej, określone w rozdziale 5. 8) W przypadku, gdy z powodów technicznych nie jest możliwe sporządzenie i przesłanie deklaracji wydatków za pośrednictwem SL2014, właściwa instytucja postępuje zgodnie z zapisami pkt. 3.4 rozdziału 3 wytycznych w zakresie warunków certyfikacji., tj. stosuje procedurę postępowania w przypadku zgłoszenia awarii SL2014 przez Użytkowników określoną w Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020. Właściwa instytucja zobowiązana jest do poinformowania instytucji nadrzędnej, jeżeli w jej ocenie stwierdzone problemy mogą mieć potencjalny wpływ na proces certyfikacji, w tym przede wszystkim, jeżeli powinien ulec zmianie termin przesyłania deklaracji wydatków. Właściwa instytucja może złożyć deklarację wydatków w formie papierowej zgodnie z zapisami rozdziału 6 Zaleceń. 1 Nie dotyczy Planów Działań Pomocy Technicznej w sektorze transportu, środowiska i energetyki na lata 2014-2016, w ramach których wnioski o płatność IP składane do IZ PT PO IiŚ będą zawierały odpowiednio wydatki IW lub beneficjentów w tych sektorach
Rys. 1 Schemat przekazywania wniosków o płatność beneficjentów i deklaracji wydatków w ramach PO IiŚ 2 Komisja Europejska EUR Instytucja Zarządzająca pełniąca funkcję IC PLN Instytucja Zarządzająca (PT PO IiŚ) Wniosek o płatność do KE Instytucja Pośrednicząca PLN Deklaracje Wnioski o płatność beneficjenta Beneficjent PLN LUB Instytucja Wdrażająca PLN 2 Schemat uproszczony w przypadku Planów Działań Pomocy Technicznej. Nie obejmuje wnioskowania o płatność od IW/GDDKiA/PKP PLK S.A. do IP.
Rozdział 5 Deklaracje wydatków 1) W deklaracji wydatków mogą zostać ujęte wydatki spełniające m.in. warunki wymienione w art. 131 rozporządzenia nr 1303/2013, a w przypadku występowania w projekcie pomocy publicznej mogą zostać przedstawione tylko te wydatki kwalifikowalne oraz zaliczki, które zostały zrefundowane/wypłacone beneficjentowi. W przypadku deklarowania wydatków i zaliczek dotyczących projektów objętych pomocą publiczną, wypłata dofinansowania powinna nastąpić nie później niż do dnia akceptacji deklaracji przez osobę upoważnioną ze strony instytucji składającej deklarację wydatków. Dodatkowo deklarowane zaliczki dotyczące projektów objętych pomocą publiczną nie mogą przekraczać 40% całkowitej kwoty pomocy, która ma zostać udzielona beneficjentowi na dany projekt. 2) Deklaracja wydatków sporządzana jest odrębnie dla każdego funduszu. Kwoty wyrażone są w złotych polskich (PLN). 3) Korygowania deklaracji wydatków dokonują, co do zasady, instytucje, które agregują zatwierdzone wnioski o płatność w deklaracji wydatków. Poprzez korygowanie należy rozumieć dodawanie lub usuwanie wniosków o płatność, wypłaconych zaliczek podlegających certyfikacji, kwot odzyskanych oraz kwot wycofanych. 4) Instytucja weryfikująca deklarację wydatków może zwrócić się do instytucji składającej deklarację wydatków o jej skorygowanie. 5) Na każdym poziomie weryfikacji ww. dokumentów, instytucja dokonująca weryfikacji deklaracji wydatków może samodzielnie korygować wnioskowaną kwotę na zasadach i w wysokościach, o których mowa w Zaleceniach Ministra Infrastruktury i Rozwoju dla instytucji zaangażowanych w realizację PO IiŚ 2014-2020 w zakresie procedur kontrolnych, korygowania wydatków oraz systemu rocznych rozliczeń 3. Dane pomniejszenie dokonywane jest jednokrotnie. 6) Deklaracje wydatków należy składać do IZ najlepiej raz na miesiąc, ale nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, z uwzględnieniem pkt. 8. W celu realizacji kwartalnej prognozy płatności, ostatnia deklaracja wydatków jest składana do IZ nie później niż do 18 dnia ostatniego miesiąca kwartału. Terminy oraz częstotliwość składania deklaracji wydatków od IW do IP określa IP. 7) Ostatnią deklarację wydatków za rok obrachunkowy n, IP składa w terminie do 18 lipca roku n+1 i przed pierwsza deklaracją wydatków za kolejny rok obrachunkowy. Ostatnia 3 Dokument w przygotowaniu
deklaracja wydatków obejmuje wydatki zatwierdzone, zaliczki wypłacone oraz kwoty wprowadzone do rejestru obciążeń na projekcie najpóźniej do 30 czerwca roku n+1. 8) Deklaracje wydatków są składane z częstotliwością wskazaną w pkt. 6 od momentu złożenia pierwszej deklaracji. 9) IW/IP składają w formie elektronicznej wraz z każdą deklaracją wydatków Rejestr Korekt i Nieprawidłowości zgodnie z zasadami określonymi w Zaleceniach Ministra Infrastruktury i Rozwoju dla instytucji zaangażowanych w realizację PO IiŚ 2014-2020 w zakresie procedur kontrolnych, korygowania wydatków oraz systemu rocznych rozliczeń 4 oraz w formie papierowej wyciąg z Rejestru Korekt i Nieprawidłowości dla kwot wycofanych/odzyskanych/wyłączonych objętych bieżącą deklaracją wydatków tylko dla części tabeli (kolumny 20-34). 10) IW/IP realizujące priorytety z udziałem instrumentów finansowych wraz z każdą deklaracją wydatków składają, w formie papierowej i elektronicznej, informację o wydatkach kwalifikowalnych w deklarowanych wnioskach o płatność poniesionych w ramach instrumentów finansowych według wzoru określonego w Załączniku 1c do Zaleceń. 11) Deklaracja wydatków (w sytuacji opisanej w rozdziale 6) oraz elementy deklaracji wydatków przekazywane w formie papierowej są podpisane przez osobę upoważnioną na każdej stronie zgodnie z kartą wzorów podpisów, o której mowa w pkt. 12. 12) IW/IP wraz z pierwszą deklaracją wydatków składają kartę wzorów podpisów osób upoważnionych do podpisywania deklaracji wydatków lub elementów deklaracji wydatków przekazywanych w formie papierowej. Karta jest aktualizowana każdorazowo przy zmianie osoby upoważnionej. Wzór karty wzorów podpisów określa Załącznik 2 do Zaleceń. 13) Procedury określone w Instrukcjach Wykonawczych IW/IP powinny zapewnić, aby deklaracja wydatków została zaakceptowana przez osobę upoważnioną. Akceptacja potwierdza, że obowiązki przewidziane w art. 125 ust 2 lit. e), ust. 4 lit. a), b), c), d) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 zostały spełnione. Po dokonaniu tej akceptacji następuje przesłanie deklaracji wydatków w SL2014 przez osobę posiadająca odpowiednie uprawnienia w systemie. Możliwe jest, aby osoba upoważniona do akceptacji deklaracji wydatków była jednocześnie osobą uprawnioną do jej przesłania w SL2014, wówczas przesłanie przez nią deklaracji wydatków w SL2014 jest równoznaczne z jej akceptacją. 4 Dokument w przygotowaniu
14) Instytucja zatwierdzająca deklarację wydatków przesyła informację zwrotną do instytucji składającej deklarację wydatków niezwłocznie po jej zatwierdzeniu. W przypadku dokonania korekt w zatwierdzonej deklaracji wydatków, przekazywana jest informacja o korektach wraz z podaniem ich przyczyny. Informacja może zostać przekazana na piśmie lub drogą elektroniczną. Rozdział 6 Procedura składania wersji papierowej deklaracji wydatków 1) W przypadku wystąpienia sytuacji opisanej w punkcie 8 rozdziału 4 Zaleceń, IP/IW może złożyć deklarację wydatków w formie papierowej za zgodą instytucji nadrzędnej. 3) Deklaracja wydatków w formie papierowej składana jest zgodnie ze wzorem zamieszczonym w Załączniku 1 5, 1a, 1b i 1c do Zaleceń. 2) IP może zebrać deklaracje wydatków od IW w podziale na działania. 3) Do deklaracji wydatków załącza się wszystkie wymagane załączniki zgodnie z zapisami rozdziału 5 Zaleceń. 4) Deklaracje wydatków sporządzone i przesłane do instytucji nadrzędnej w formie papierowej powinny zostać wprowadzone do SL2014 niezwłocznie po ustaniu awarii, nie później niż przed złożeniem kolejnej deklaracji w SL2014. Rozdział 7 Roczne zestawienie wydatków 1) Roczne zestawienie wydatków nie jest oparte na modelu kaskadowym. Roczne zestawienie wydatków tworzone jest przez IZ. 2) IP składa wygenerowany z SRHD raport dotyczący należności nieściągalnych 6 na koniec roku obrachunkowego w terminie wskazanym przez IZ. 3) IP na prośbę IZ składa inne informacje i wyjaśnienia na potrzeby dokonania rocznego zamknięcia programu. 4) IZ w oparciu o posiadane informacje, w tym na skutek wyników audytów i kontroli, może wyłączać wnioski o płatność z rocznego zestawienia wydatków. IZ informuje IP oraz IZ PT PO IiŚ o wyłączeniach wniosków o płatność wraz z podaniem przyczyny, po przekazaniu rocznego zestawienia wydatków do KE. 5) IZ informuje IP oraz IZ PT PO IiŚ o wnioskach o płatność końcową beneficjenta ujętych w rocznym zestawieniu wydatków. 5 Instrukcja wypełniania jest zgodna z instrukcją wypełniania modułu Deklaracja wydatków w SL2014. 6 Kwoty, które nie mogą zostać odzyskane
6) Dodatkowe informacje na temat rozliczenia rocznego znajdują się w rozdziale V Zaleceń Ministra Infrastruktury i Rozwoju dla instytucji zaangażowanych w realizację PO IiŚ w zakresie procedur kontrolnych, korygowania wydatków oraz systemu rocznych rozliczeń 7. Rozdział 8 Rejestr kwot wycofanych i odzyskanych 1) IW/IP/IZ na bieżąco prowadzi rejestr kwot podlegających odzyskaniu lub kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla projektu z wyodrębnieniem wkładu publicznego i dofinansowania, z uwzględnieniem zapisów pkt. 3 rozdziału 5. 2) IW/IP/IZ w ramach rejestru wskazanego w pkt. 1 prowadzi w SL2014 rejestr odsetek od tych kwot w podziale na odsetki karne i umowne. Poprzez odsetki umowne rozumie się odsetki naliczone za okres od dnia przekazania środków beneficjentowi do dnia zwrotu przed upływem terminu określonego w art. 207 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Przez odsetki karne rozumie się odsetki naliczone za okres po upływie ww. terminu do dnia dokonania zwrotu środków. Rozdział 9 Prognozy płatności Podrozdział 9.1 Przygotowanie prognoz płatności 1) Zgodnie z zapisami wytycznych w zakresie warunków certyfikacji, dane dotyczące prognoz wydatków deklarowanych do KE, powinny zostać przekazane przez IZ do IKPC w MIiR w terminie nie późniejszym niż 15 grudnia i 15 czerwca każdego roku. W związku z tym IP oraz IZ PT PO IiŚ zobowiązane są do przekazywania do IZ prognoz płatności nie później niż do dnia 5 grudnia/5 czerwca każdego roku oraz na prośbę IZ w terminach przez nią wskazanych. 2) IZ sporządza prognozy w oparciu o dane dostarczane przez IP oraz IZ PT PO IiŚ zgodnie ze wzorami formularzy prognoz płatności stanowiącymi Załączniki nr 3-5, które wypełniane są zgodnie z instrukcją zawartą w Załączniku nr 6 do Zaleceń. Podrozdział 9.2 Harmonogram płatności 8 1) IW/IP weryfikuje i zatwierdza harmonogramy płatności przygotowane przez Beneficjenta w SL2014 w zakładce Harmonogram płatności. 2) Częstotliwość składania/aktualizowania harmonogramu płatności przez Beneficjanta określa umowa o dofinansowanie. 7 Dokument w przygotowaniu 8 Nie dotyczy Pomocy Technicznej, w przypadku której harmonogramy płatności są ujęte we wniosku beneficjenta o płatność
3) Harmonogram płatności jest wykorzystywany przez poszczególne instytucje do sporządzania i weryfikacji prognoz płatności kierowanych do KE, o których mowa w wytycznych w zakresie warunków certyfikacji, jak również kwartalnych prognoz płatności, o których mowa w art. 192 ust. 5 ustawy o finansach publicznych.
Załączniki 1. Wzór deklaracji wydatków 1a. Lista wniosków o płatność 1b. Zaliczki 1c. Tabela instrumentów finansowych 2. Karta wzorów podpisów 3. Tabela prognozy płatności 4. Szczegółowy opis dotyczący kwot prognozowanych dla projektów pozakonkursowych, pomocy technicznej IW/GDDKiA/PKP PLK S.A. oraz dla konkursów 5. Szczegółowy opis prognoz dotyczący instrumentów finansowych 6. Instrukcja wypełniania formularzy prognoz płatności