LPO 4101-12-02/2013 P/13/119 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

LPO 4101-12-02/2013 P/13/119 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę P/13/119 Zarządzanie należnościami finansowymi w agencjach rolnych. Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu Kontroler Agata Nowak, specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr 86106 z dnia 11 czerwca 2013 r. (dowód: akta kontroli str. 1-2) Jednostka kontrolowana Kierownik jednostki kontrolowanej Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa Wielkopolski Oddział Regionalny w Poznaniu Andrzej Gross Prezes Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR lub Agencja) od 25 lutego 2013 r. 1 (dowód: akta kontroli str. 526) II. Ocena kontrolowanej działalności Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości 2 działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. Powyższą ocenę uzasadniają oceny cząstkowe oraz charakter stwierdzonych nieprawidłowości. W ocenie NIK w wyniku zmiany uregulowań wewnętrznych w zakresie podziału kompetencji poszczególnych jednostek organizacyjnych Agencji usprawniony został proces odzyskiwania zaległych należności. W Agencji opracowano i wdrożono procedury w zakresie rejestracji należności, prowadzenia procesu dochodzenia oraz stosowania ulg w ich spłacie. W związku z wprowadzoną w 2011 r. zmianą regulaminu organizacyjnego Agencji w zakresie prowadzenia spraw związanych z dochodzeniem zaległych należności, Oddział podejmował czynności zmierzające do odzyskania środków pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości w odniesieniu do wszystkich poddanych analizie postępowań. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły: - podejmowania działań zmierzających do odzyskania należności ze znacznym opóźnieniem, - przewlekłego procedowania sprawach udzielania ulg w spłacie należności oraz z naruszeniem przepisów o postępowaniu administracyjnym, - niepodejmowania działań w celu umorzenia z urzędu należności Agencji. 1 Dariusz Wojtasik Prezes ARiMR od 23 stycznia 2008 r. do 25 marca 2009 r.; Tomasz Kołodziej - Prezes ARiMR od 23 marca 2009 r. do 20 września 2012 r.; Zbigniew Banaszkiewicz p.o. Prezesa ARiMR od 21 września 2012 r. do 24 lutego 2013 r. 2 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. Jeżeli sformułowanie oceny ogólnej według proponowanej skali byłoby nadmiernie utrudnione, albo taka ocena nie dawałaby prawdziwego obrazu funkcjonowania kontrolowanej jednostki w zakresie objętym kontrolą, stosuje się ocenę opisową, bądź uzupełnia ocenę ogólną o dodatkowe objaśnienie. 2

Opis stanu faktycznego III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Działania organizacyjne mające na celu zapobieganie powstawaniu zaległych należności W wyniku wprowadzenia w listopadzie 2010 r. zmian w regulaminie organizacyjnym Agencji, zadania m.in. w zakresie rejestracji należności, prowadzenia procesu dochodzenia należności w ramach systemów wsparcia bezpośredniego, Planu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2004-2006 (PROW 2004-2006), Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 (PROW 2007-2013) zostały przypisane Oddziałom Regionalnym 3. Do 30 czerwca 2011 r. prowadzenie spraw związanych z dochodzeniem należności oraz stosowanie ulg w spłacie należności należało do Departamentu Zarządzania Należnościami w Centrali Agencji (DZN). Zakres zadań Oddziału obejmował od lipca 2011 r.: - przyznawanie pomocy finansowej beneficjentom w ramach PROW 2007-2013 (trzy działania) 4 ; - wydawanie decyzji o ustaleniu kwoty nienależnie pobranych płatności lub płatności pobranych w nadmiernej wysokości 5 ; - dochodzenie zaległych należności dla decyzji o ustaleniu kwoty nienależnie pobranych płatności lub płatności pobranych w nadmiernej wysokości wydanych z upoważnienia Prezesa Agencji do 31 lipca 2012 r. oraz dla decyzji wydanych od 1 sierpnia 2012 r. w postępowaniach, w których Dyrektor Oddziału był organem I instancji; - rejestrowanie należności; - wydawanie z upoważnienia Prezesa Agencji decyzji o zastosowaniu ulgi w spłacie należności od 10 lutego 2012 r. Sposób ustalania kwoty nienależnie lub nadmiernie pobranych płatności oraz dochodzenia należności został określony w regulacjach wewnętrznych Agencji, zwanych Książkami Procedur 6. W uregulowaniach wewnętrznych ARiMR nie było ujęte prowadzenie działań zapobiegających powstawaniu zaległych należności. Środki finansowe w ramach płatności bezpośrednich (20 analizowanych należności o łącznej wartości 163,34 tys. zł 7 ze 181 należności o łącznej wartości 408,56 tys. zł 8 ) przyznawane były w drodze decyzji przez Kierowników Biur 3 Zarządzenie Nr 119/2010 Prezesa Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z dnia 16 listopada 2010 r. 4 Program Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007 2013; działanie: Uczestnictwo rolników w systemach jakości żywności; Grupy producentów rolnych; Ułatwianie startu młodym rolnikom. 5 Z wyłączeniem PROW 2004-2006 oraz PROW 2007-2013 w ramach Wspierania gospodarowania na obszarach górskich i innych obszarach o niekorzystnych warunkach gospodarowania (ONW) w okresie od 10 lutego 2010 r. do 31 lipca 2012 r. Od 1 sierpnia 2012 r. właściwym w sprawie ustalenia kwoty nienależnie lub w nadmiernej wysokości pobranych płatności jest organ właściwy do rozstrzygnięcia w sprawie przyznania płatności lub pomocy finansowej ze środków publicznych, o których mowa w art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 9 maja 2008 r. o Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (Dz.U. Nr 98, poz. 634 ze zm.). 6 Książka procedur Książka procedur KP-611-156-ARiMR (od wersji 1 do 7) USTALANIE KWOT NIENALEŻNIE LUB NADMIERNIE POBRANYCH PŁATNOŚCI W RAMACH SYSTEMÓW WSPARCIA BEZPOŚREDNIEGO ORAZ Z TYTUŁU GOSPODAROWANIA NA OBSZARACH GÓRSKICH I INNYCH OBSZARACH O NIEKORZYSTNYCH WARUNKACH GOSPODAROWANIA (ONW); Książka procedur KP-611-108-ARiMR (od wersji 1 do 6) USTALENIE NIENALEŻNIE LUB NADMIERNIE POBRANYCH PŁATNOŚCI W RAMACH PLANU ROZWOJU OBSZARÓW WIEJSKICH NA LATA 2004-2006; Książka procedur KP-611-157-ARiMR (od wersji 1 do 5) USTALENIE NIENALEŻNIE LUB NADMIERNIE POBRANYCH PŁATNOŚCI W RAMACH PROW 2004-2006 ORAZ PROW 2007-2013; - Książka Procedur KP-611-12-ARiMR (wersje 1-8 wersja 7z, 8 z); Książka Procedur KP-611-97-ARiMR DOCHODZENIE NALEŻNOŚCI Z TYTUŁU KWOT WYPŁACONYCH W RAMACH PROJEKTÓW SAPARD FINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW PLANU ROZWOJU OBSZARÓW WIEJSKICH; - Książka Procedur KP-611-145-ARiMR (wersje 1-6) DOCHODZENIE NALEŻNOŚCI Z TYTUŁU KWOT WYPŁACONYCH W RAMACH: WPR (SG EFOIGR, EFRG, EFRROW) ORAZ PROGRAMU SAPARD FINANSOWANEGO ZE ŚRODKÓW PLANU ROZWOJU OBSZARÓW WIEJSKICH. KSIĘGA DŁUŻNIKÓW. 7 Należność główna wg decyzji. 8 Według stanu na 21 czerwca 2013 r. 3

Powiatowych. W 10 (spośród 12 analizowanych 9 należności ustalonych siedmioma decyzjami) sprawach dotyczących zaległych należności z tytułu pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości płatności w ramach PROW 2007-2013 organem I instancji w sprawie przyznania płatności był właściwy Kierownik Biura Powiatowego. W dwóch pozostałych sprawach organem I instancji w sprawie przyznania płatności był Dyrektor Oddziału 10. Decyzje administracyjne poprzedzone każdorazowo były wnioskami beneficjentów. (dowód: akta kontroli str. 184, 406-412, 495-498, 521-523) W przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. 2. Odzyskiwanie zaległych należności Opis stanu faktycznego Dochodzenie zaległych należności należało do zadań Oddziału od 1 lipca 2011 r. Według zarządzenia nr 119/2010 Prezesa Agencji z dnia 16 listopada 2010 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Agencji od 1 lipca 2011 r. Oddział rejestruje, prowadzi proces dochodzenia oraz wykonuje wszelkie czynności wierzyciela w toku postępowania egzekucyjnego, upadłościowego, naprawczego, likwidacyjnego w stosunku do wierzycieli wynikających z nadmiernie lub nienależnie pobranych środków w ramach systemów wsparcia bezpośredniego, PROW 2004-2006, PROW na lata 2007-2013, z wyjątkiem zadań należących do kompetencji innych jednostek organizacyjnych Agencji. (dowód: akta kontroli str. 3-19) Do zadań Wydziału Windykacji w Biurze Działań Społecznych i Środowiskowych oraz Płatności Bezpośrednich (Wydział Windykacji) należało m.in. 11 prowadzenie postępowań związanych z odzyskiwaniem zaległych należności w ramach: Sekcji Gwarancji Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnych (SG EFOiGR), Europejskiego Funduszu Rolniczego Gwarancji (EFRG). (dowód: akta kontroli str. 20-31, 471-493) Oddział od 1 lipca 2011 r. zobowiązany był do przygotowania dokumentów zgłoszenia należności, rejestracji spraw w systemie informatycznym, wysłania upomnienia. Upoważnienie do kierowania do dłużników upomnień w imieniu Prezesa Agencji Dyrektor Oddziału oraz Zastępca Dyrektora Oddziału otrzymali 28 lipca 2011 r. (dowód: akta kontroli str. 32-41, 428-429) Od 1 lutego 2012 r. do zadań Oddziału należało podejmowanie kompleksowych działań w celu dochodzenia należności przysługujących Agencji z zakresu płatności obszarowych, płatności rolnośrodowiskowych, wspierania gospodarowania na obszarach górskich i innych obszarach o niekorzystnych warunkach gospodarowania, rent strukturalnych, dostosowania do standardów Unii Europejskiej, wspierania gospodarstw niskotowarowych i zalesiania gruntów innych 9 Badaniem objęto 12 należności o łącznej wartości 209,01 tys. zł (należność główna wg decyzji) spośród 675 należności o wartości 798,31 tys. zł. 10 w ramach PROW 2007-2013 działanie 112 Ułatwianie startu młodym rolnikom. 11 Regulamin organizacyjny Wielkopolskiego Oddziału Regionalnego z 16 sierpnia 2011 r. oraz z 23 maja 2013 r. 4

niż rolne 12. Ww. czynności dotyczyły spraw zarejestrowanych przez Oddział po 1 lipca 2011 r. i nieprzekazanych do DZN oraz spraw rejestrowanych w Oddziale po 1 lutego 2012 r. Upoważnienia do wystawiania tytułów wykonawczych przeciwko dłużnikom upomnień w imieniu Prezesa Agencji oraz do załatwiania spraw dotyczących stosowania ulg w spłacie należności (umarzanie, rozkładanie na raty, odraczanie terminu spłaty) Dyrektor Oddziału oraz Zastępca Dyrektora Oddziału otrzymali 8 lutego 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 32-38, 49-50, 430-433, 519-520) W 2011 r. do obsługi spraw związanych z dochodzeniem należności wyznaczonych było dwóch pracowników Wydziału Windykacji. Od sierpnia 2012 r. do prowadzenia ww. spraw wyznaczono kolejnych trzech pracowników. Od stycznia 2012 r. do pracy w Wydziale przeniesiono dwóch pracowników zatrudnionych w innych komórkach Oddziału. W okresie od stycznia do marca 2012 r. do pracy w Wydziale oddelegowano trzech pracowników Biur powiatowych. Od września 2013 r. postępowania w zakresie dochodzenia należności prowadzone były przez sześciu pracowników, a dwóm pracownikom przypisano prowadzenie postępowań odwoławczych dotyczących ustalania kwot nienależnie lub nadmiernie pobranych płatności. Pracownicy Wydziału Windykacji od momentu nadania uprawnień do obsługi należności windykowanych w aplikacji ORACLE EBs mogli podejmować czynności w zakresie dochodzenia należności 13. (dowód: akta kontroli str. 188, 316-356, 463-464, 469-472) W wyjaśnieniach Zastępca Dyrektora Oddziału podał, że Centrala Agencji była poinformowana o problemach związanych z koniecznością obsługi spraw windykacyjnych, wynikających z dysproporcji pomiędzy liczbą prowadzonych spraw a zasobami i możliwościami kadrowymi, a także o zagrożeniach związanych z niedochowaniem terminów i przedawnieniem należności. (dowód: akta kontroli str. 469-472) Oddział realizował harmonogram zadań przekazany z Centrali Agencji 14 poprzez: - dokonywanie zmian osób prowadzących sprawę w systemie ORACLE EBs, - przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Biur Powiatowych w zakresie stosowania ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, - analizowanie przekazywanych z DZN spraw pod kątem zaawansowania obsługi. (dowód: akta kontroli str. 55-59, 403-404, 436-452) W Wydziale Windykacji prowadzony był tabelaryczny wykaz zarejestrowanych spraw windykowanych. W powyższym zestawieniu wskazywano nazwę producenta, znak sprawy, datę wydania decyzji w sprawie ustalenia kwoty nienależnie lub nadmiernie pobranej, kwotę należności. W ww. Rejestrze odnotowywano zdarzenie dotyczące sprawy np. wystawienie upomnienia lub tytułu wykonawczego. (dowód: akta kontroli str. 71-72, 79-80, 88, 109-171, 507-515) Poszczególnym pracownikom Wydziału Windykacji przypisano obsługę postępowań dotyczących dochodzenia należności z obszaru określonych Biur Powiatowych. Pracownicy zobowiązani byli do indywidualnego kontrolowania terminowości spłat m.in. cyklicznego weryfikowania spraw z wystawionym upomnieniem. (dowód: akta kontroli str. 188, 316-362, 507-516) 12 Płatności w ramach tych programów realizowane były na podstawie decyzji administracyjnych. 13 Od 26 lipca 2011 r. uprawnienia posiadało dwóch pracowników, dwóch pracowników od września 2012 r; Naczelnik Wydziału Windykacji w ramach weryfikacji prowadzonych postępowań od lutego 2011 r. 14 Załącznik do pisma Zastępcy Prezesa Agencji z 31 października 2012 r., zmieniony pismem z 25 kwietnia 2013 r. 5

Na księgę dłużników składały się dane wprowadzone do podsystemu informatycznego obsługującego proces dochodzenia należności WPR. Pracownicy Wydziału Windykacji m.in. rejestrowali należności w systemie ORACLE EBs, przeprowadzali import danych z ZSZIK 15 /PROW do EBS UE lub manualnie wprowadzali dane. Prowadzenie ewidencji księgowej obejmującej zdarzenia gospodarcze związane z płatnościami w ramach WPR należało do Departamentu Księgowości w Centrali Agencji. Biuro Finansowe Oddziału prowadziło ewidencję księgową w zakresie dochodów i wydatków związanych z funkcjonowaniem Oddziału (z wyłączeniem wynagrodzeń). (dowód: akta kontroli str. 211, 224, 242, 365-392, 413-427, 503-506) W latach 2010-2013 wartość należności Oddziału (nienależnie pobranych płatności lub płatności pobranych w nadmiernej wysokości) wyniosła 19 632,25 tys. zł. Przed wszczęciem postępowań zmierzających do odzyskania należności beneficjenci zwrócili w latach 2010-2013 (I półrocze) 12 107,87 tys. zł. W powyższym okresie wyegzekwowano zwrot należności w kwocie 5 319,22 tys. zł. (dowód: akta kontroli str. 465) Oddział od 6 lutego 2012 r. do 25 lipca 2013 r. otrzymał z DZN łącznie 1984 sprawy w których wartość należności wynosiła 4 647,53 tys. zł, w tym: - 936 sprawy, w których wartość należności wyniosła 1 806,32 tys. zł, w których wystawione były upomnienia, - 79 spraw, w których wartość należności wynosiła 330,87 tys. zł, w których wystawione były tytuły wykonawcze. (dowód: akta kontroli str. 439) W toku dochodzenia przez Oddział należności w ramach spraw przekazanych przez DZN wystawione zostały upomnienia w 453 sprawach, w których kwota należności wynosiła 821,312 tys. zł oraz tytuły wykonawcze w 966 sprawach, w których kwota należności wynosiła 1 857,18 tys. zł. (dowód: akta kontroli str. 439) Według stanu na 30 czerwca 2013 r. należności: - z tytułu dopłat bezpośrednich, z którymi zalegało 156 dłużników, wyniosły 433,73 tys. zł, - dotyczące dofinansowania w ramach PROW 2007-2013, z którymi zalegało 295 dłużników, wynosiły 726,41 tys. zł. (dowód: akta kontroli str. 69) Badaniem objęto 32 należności o łącznej wartości 372,35 tys. zł, w tym 12 należności z tytułu PROW 2007-2013 (209,01 tys. zł) oraz 20 należności z tytułu płatności bezpośrednich (163,34 tys. zł). (dowód: akta kontroli str. 84-171, 406-412) W odniesieniu do 20 należności z tytułu płatności bezpośrednich (10 decyzji/spraw): - działania Oddziału były rzetelnie dokumentowane, - w odniesieniu do siedmiu decyzji o ustaleniu należności z tytułu płatności bezpośrednich zostały wystosowane upomnienia oraz tytuły wykonawcze 16, w tym w trzech sprawach prowadzonych przez Oddział 17. W czterech sprawach (w tym 15 Zintegrowany System Zarządzania i Kontroli. 16 Nr sprawy: (9094-9015-00004303/07, 9094-9015-00004302/07); (64090-9015-00000454/11, 64090-9015-00000455/11); (64090-9015-00000441/11, 64090-9015-00000442/11); (9094-9015-00001206/10M, 9094-9015-00001208/10M); (64090-9015- 00000678/12, 64090-9015-00000677/12); (64090-9015-00000952/12, 64090-9015-00000953/12); (64090-9015-00001106/1, 64090-9015-00001107/12). 17 Decyzje w n. sprawach wydano po 1 lutego 2012 r.; Nr sprawy: (64090-9015-00000678/12, 64090-9015-00000677/12); (64090-9015-00000952/12, 64090-9015-00000953/12); (64090-9015-00001106/1, 64090-9015-00001107/12). 6

jednej, w której wystawiono również upomnienie) prowadzone było postępowanie w zakresie stosowania ulg w spłacie należności 18. (dowód: akta kontroli str. 84-87, 406-409, 507-515) Oddział, w trzech prowadzonych przez siebie sprawach dotyczących należności z tytułu jednolitej płatności obszarowej oraz uzupełniającej płatności obszarowej, podejmował czynności w celu odzyskania należności (wystawił upomnienie) po upływie ośmiu 19, dziewięciu 20 i dwunastu 21 miesięcy od daty uzyskania przez decyzję waloru ostateczności. Tytuły wykonawcze wystawiane były w odniesieniu do tych spraw po upływie 82 dni (dwie sprawy 22 ) i 83 dni (jedna sprawa 23 ) od daty wystawienia upomnienia. W dwóch sprawach, w których decyzje o ustaleniu kwoty nienależnie pobranej płatności lub płatności pobranej w nadmiernej wysokości wystawione zostały w 2011 r. i 2010 r. (sprawy zarejestrowane przez DZN) Oddział skierował do beneficjentów upomnienia w terminie 200 dni 24 od 28 lipca 2011 r. tj. daty upoważnienia Dyrektora Oddziału do wystawiania upomnień oraz 75 dni 25 od otrzymania dokumentacji z DZN, a tytuły wykonawcze wystawiane były po upływie odpowiednio 35 i 36 dni od daty wystawienia upomnienia. W stosunku do dwóch 26 z trzech analizowanych spraw 27 DZN nie podejmował działań w celu odzyskania należności do czasu przekazania sprawy do Oddziału. Komplet dokumentacji sprawy, w której czynności w zakresie odzyskania zaległych należności prowadzone były przez DZN, został przekazany do Oddziału po otrzymaniu przez Agencję z Urzędu Skarbowego zwrotu tytułu wykonawczego 28, w dwóch transzach we wrześniu 2012 r. i w lutym 2013 r. Termin przedawnienia powyższej sprawy upłynął 1 stycznia 2013 r. Przebieg ww. postępowania omówiono na stronie nr 9 i 10 niniejszego wystąpienia. (dowód: akta kontroli str. 84-87, 174-177, 406-409, 507-515) W odniesieniu do 12 należności z tytułu PROW 2007-2013 (siedem decyzji/spraw): - działania Oddziału były rzetelnie dokumentowane, - w odniesieniu do pięciu decyzji ustalających należności zostały wystosowane upomnienia oraz tytuły wykonawcze 29, a w dwóch sprawach prowadzone było postępowanie w zakresie stosowania ulg w spłacie należności 30. (dowód: akta kontroli str. 89, 410-412) Oddział, w czterech sprawach dotyczących należności z tytułu PROW 2007-2013, podejmował czynności w celu odzyskania należności (wystawił upomnienie) po 18 Nr sprawy: (64090-9015-00000754/11, 64090-9015-00000753/11); (64090-9015-00000441/11, 64090-9015-00000442/11); (64090-9015-00001114/12, 64090-9015-00001115/12); (64090-9015-00000035/13, 64090-9015-00000036/13). 19 Nr sprawy: (64090-9015-00001106/1, 64090-9015-00001107/12). 20 Nr sprawy: (64090-9015-00000952/12, 64090-9015-00000953/12). 21 Nr sprawy: (64090-9015-00000678/12, 64090-9015-00000677/12). 22 Nr sprawy: (64090-9015-00001106/1, 64090-9015-00001107/12); (64090-9015-00000678/12, 64090-9015-00000677/12). 23 Nr sprawy: (64090-9015-00000952/12, 64090-9015-00000953/12). 24 Nr sprawy: (64090-9015-00000454/11, 64090-9015-00000455/11). 25 Nr sprawy: (9094-9015-00001206/10M, 9094-9015-00001208/10M). 26 Nr sprawy: (64090-9015-00000454/11, 64090-9015-00000455/11); (9094-9015-00001206/10M, 9094-9015-00001208/10M). 27 z wyłączeniem dwóch spraw objętych postępowaniami w zakresie zastosowania ulg w spłacie należności. 28 Nr sprawy: (9094-9015-00004303/07, 9094-9015-00004302/07). 29 Nr sprawy: OR15-69010-OR500841/08; 6680-9015-00000359/12; (5560-0290-00000023/13, 5560-0290-00000025/13, 5560-0290-00000029/13, 5560-0290-00000032/13); (6680-9015-00000510/13, 6680-9015-00000511/13); 9094-0297- 00000182/10. 30 Nr sprawy: OR15-69010-OR500075/09; (6680-0272-00000011/13, 6680-0272-00000013/13). 7

upływie trzech 31, czterech 32, ośmiu 33 i dziewięciu 34 miesięcy od daty uzyskania przez decyzję waloru ostateczności. Tytuł wykonawczy wystawiony został w jednej sprawie (po upływie 121 dni od daty wystawienia upomnienia) 35. W innej sprawie wszczęto postępowanie dotyczące zastosowania ulgi w spłacie należności 36. W dwóch sprawach upomnienia były wystawione w maju 37 i sierpniu 38 br. W jednej sprawie 39, w której decyzję o ustaleniu kwoty nienależnie pobranej płatności lub płatności pobranej w nadmiernej wysokości wydano w 2010 r. (sprawa zarejestrowana przez DZN) Oddział skierował do beneficjenta upomnienie po ponad dwóch miesiącach od daty otrzymania dokumentacji sprawy z DZN. Tytuł wykonawczy wystawiony został w powyższej sprawie po upływie 44 dni od daty upomnienia. W ww. sprawie DZN nie podejmował działań w zakresie dochodzenia należności. (dowód: akta kontroli str. 89, 410-412, 507-515) W 2013 r. (1 stycznia) przedawnieniu uległo pięć należności, które dotyczyły dwóch dłużników 40, o wartości, na łączną kwotę 133,39 tys. zł (należność główna), a wraz z odsetkami wyniosła 231,1 tys. zł. (dowód: akta kontroli str. 173-177, 182-183) Dokumentację, wraz z wystawionymi tytułami wykonawczymi, w trzech 41 spośród ww. spraw, Oddział otrzymał 22 sierpnia 2012 r., część dokumentacji ww. spraw została przekazana 6 lutego 2013 r. Upomnienie oraz tytuł wykonawczy nr 76/2009 wystawione były przez DZN odpowiednio 5 marca 2008 r. oraz 20 sierpnia 2009 r. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Koninie zwrócił tytuł wykonawczy 7 grudnia 2009 r. z powodu zaprzestania działalności spółki. (dowód: akta kontroli str. 174-177) Oddział nie podjął czynności zmierzających do odzyskania należności objętej tytułem wykonawczym nr 76/2009 (należność główna na kwotę 132,34 tys. zł). Zastępca Dyrektora Oddziału wyjaśnił, że wobec przedawnienia należności 31 grudnia 2012 r. Dyrektor nie podejmował dalszych czynności, ponieważ w drodze egzekucji administracyjnej byłyby one nieskuteczne i mogłyby powodować powstawanie nieuzasadnionych kosztów. Proces zmierzający do odzyskania należności będzie prowadzony na drodze postępowania cywilnego. Dokumentacja ww. spraw została przekazana do DZN w lipcu 2013 r. w celu przeprowadzenia analizy. Zastępca Dyrektora Oddziału podał, że po uzyskaniu stosownych upoważnień sprawa będzie przedmiotem obsługi radców prawnych Oddziału. (dowód: akta kontroli str. 174-177, 469-472) 31 Nr sprawy: OR15-69010-OR500841/08. 32 Nr sprawy: 5560-0290-00000023/13, 5560-0290-00000025/13, 5560-0290-00000029/13, 5560-0290-00000032/13. 33 Nr sprawy: 6680-9015-00000510/13, 6680-9015-00000511/13. 34 Nr sprawy: 6680-9015-00000359/12. 35 Nr sprawy: 6680-9015-00000359/12. 36 Nr sprawy: 6680-9015-00000510/13, 6680-9015-00000511/13. 37 Nr sprawy: 5560-0290-00000023/13, 5560-0290-00000025/13, 5560-0290-00000029/13, 5560-0290-00000032/13. 38 Nr sprawy: OR15-69010-OR500841/08. 39 Nr sprawy: 9094-0297-00000182/10. 40 Nr sprawy: 9094-9015-00004302/07; 9094-9015-00004303/07; 9094-9015-00004305/07; 9094-9015-00000428/08; 9094-9015-00000429/08. 41 Nr sprawy: 9094-9015-00004302/07; 9094-9015-00004303/07; 9094-9015-00004305/07. 8

Dopiero w toku kontroli NIK, 26 sierpnia 2013 r., Dyrektor DZN skierował do Oddziału pismo, w którym polecił niezwłoczne podjęcie w ww. sprawach czynności dochodzenia roszczeń o naprawienie szkody w postępowaniu cywilnym. (dowód: akta kontroli str. 469-472, 501) W odniesieniu do dwóch należności 42 o wartości 1,77 tys. zł upomnienie wystosowane było przez DZN 21 maja 2009 r., a tytuł wykonawczy wystawił Oddział 11 stycznia 2013 r., po otrzymaniu dokumentacji z DZN 4 grudnia 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 174-177) W odniesieniu do 14 zaległych należności, dla których termin przedawnienia upływa w styczniu 2014 r., ustalonych w decyzjach wydanych w 2008 r. stwierdzono, że: - w trzech sprawach należność została całkowicie spłacona 43, - Oddział, w toku kontroli NIK, wszczął postępowanie w sprawie umorzenia należności o wartości nieprzekraczającej 100 Euro (trzy sprawy 44 ), a w dwóch sprawach wystosował do beneficjenta pismo z informacją o niedopłacie 45, - w pięciu sprawach Oddział wystawił tytuły wykonawcze 46 (z tego jedna należność została całkowicie spłacona), - dwie sprawy zostały przekazane przez DZN po wystawieniu tytułu wykonawczego 47. (dowód: akta kontroli str. 178-181, 507-515) Ustalone nieprawidłowości W przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następującą nieprawidłowość: Pracownicy Wydziału Windykacji w sposób opieszały podejmowali czynności zmierzające do odzyskania należności Agencji, w stosunku do dziesięciu z jedenastu objętych badaniem decyzji (z wyłączeniem sześciu spraw, w których prowadzono postępowanie w sprawie stosowania ulg w spłacie należności) o ustaleniu należności z tytułu płatności bezpośrednich oraz PROW 2007-2013, co było działaniem nierzetelnym. W piśmie z 31 października 2012 r., skierowanym do Dyrektorów Oddziałów Regionalnych, Zastępca Prezesa wskazał, że sprawy, w których data pierwszego ustalenia przypada przed 16 października 2009 r. powinny być procedowane w pierwszej kolejności. Oddział został zobowiązany, w odniesieniu do spaw bieżących, do kierowania spraw na drogę postępowania egzekucyjnego w terminie 30 dni od daty doręczenia upomnienia, kierowania upomnień do dłużników w terminie 14 dni od daty uprawomocnienia się decyzji oraz do przeprowadzania analizy należności pod kątem możliwości ich umorzenia. (dowód: akta kontroli str. 55-59) W wyjaśnieniach Naczelnik Wydziału Windykacji podała, że wpływ na czasochłonność obsługi spraw windykacyjnych miała duża ilość spraw przekazywanych z DZN oraz brak doświadczenia w prowadzeniu postępowań windykacyjnych. W pierwszej kolejności podjęto działania zmierzające do odzyskania należności ustalonych przed 2012 r. (1979 spraw spośród 1984 ogółem przekazanych przez DZN) lub przerwania biegu przedawnienia. Ww. sposób działania opóźniał podejmowanie działań windykacyjnych w pozostałych sprawach. W lipcu 2011 r., po przejęciu pierwszych zadań z zakresu prowadzenia windykacji, w Oddziale położono nacisk na rozliczenie odzyskanych wpłat pozostających 42 Nr sprawy: 9094-9015-00000428/08; 9094-9015-00000429/08. 43 Nr sprawy: 9094-9015-00000674/08; 9094-9015-00000238/08; 9094-9015-00001685/08. 44 Nr sprawy: 9094-9015-00000674/08; 9094-9015-00000680/08; 9094-9015-00000672/08. 45 Nr sprawy: 9094-9015-00000847/08; 9094-9015-00000849/08. 46 Nr sprawy: 9094-9015-00001974/08; 9094-9015-00001975/08; 9094-9015-00001972/08; 9094-9015-00000960/08; 9094-9015-00000238/08. 47 Nr sprawy: 9094-9015-00000860/08; 9094-9015-00000861/08. 9

na rachunkach Agencji oraz na rejestrację nowych spraw. Ponadto pracownicy Wydziału obsługujący dużą ilość spraw windykacyjnych, wykonują zadania związane z obsługą spraw niewindykowanych, rejestrują nowe należności oraz prowadzą postępowania w zakresie stosowania ulg w spłacie należności. Sprawy były z DZN przekazywane w postaci pakietów spraw znajdujących się na różnym etapie zaawansowania. Prowadzenie czynności windykacyjnych w trzech sprawach, w których wystąpiły opóźnienia w podejmowaniu ww. czynności 48, wymagało otrzymania dodatkowych informacji z DZN. (dowód: akta kontroli str. 507-515) NIK zauważa jednak, że w 2012 r. liczba wydanych decyzji o ustaleniu kwoty płatności pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości była o 20% wyższa w stosunku do 2011 r. W 2012 r. liczba wystawionych upomnień wzrosła o 87% w odniesieniu do 2011 r., a w pierwszej połowie 2013 r. wzrosła już o 53% w odniesieniu do całego roku poprzedniego. Ponadto w pierwszej połowie 2013 r. wystawionych zostało o 51 % więcej tytułów wykonawczych niż w całym 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 517-518) Ocena cząstkowa Uwagi dotyczące badanej działalności Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości działalność kontrolowanej jednostki w opisanym wyżej obszarze. Sprawy dotyczące zaległych należności były przekazywane z DZN do Oddziału od 6 lutego 2012 r. W 2012 r., Oddział otrzymał 1 857 spraw dotyczących należności na kwotę 2 797,93 tys. zł, a w 2013 r. 127 spraw na kwotę 283,73 tys. zł (do 25 lipca 2013 r.). (dowód: akta kontroli str. 32-38, 51-52, 70) Najwyższa Izba Kontroli zwraca uwagę, że przekazanie przez DZN dokumentacji dotyczącej spraw (w tym również spraw, w których DZN nie podjął czynności zmierzających do odzyskania należności 49 lub spraw dotyczących należności kwalifikujących się do umorzenia 50 ) nastąpiło ze znacznym opóźnieniem w stosunku do określonego przez Prezesa Agencji terminu, tj. 30 czerwca 2011 r. (zarządzenie nr 119/2011). (dowód: akta kontroli str. 174-181, 201-202, 399-402, 499) 3. Stosowanie ulg w spłacie należności Opis stanu faktycznego Zasady udzielania ulg w spłacie należności określone zostały w Książce procedur KP-611-145-ARiMR/6/z 51. Od 1 lipca 2011 r. 52 do zadań Oddziału należało m.in. stosowanie ulg w spłacie należności. W ww. dokumencie przywołany został 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności 48 Nr sprawy: 9094-9015-00001974/08, 9094-9015-00001975/08, 9094-0297-00000182/10. 49 Nr sprawy: (64090-9015-00000454/11, 64090-9015-00000455/11); (9094-9015-00001206/10M, 9094-9015-00001208/10M). 50 9015-435/WPR/12; 9015-407/WPR/12; 9015-368/WPR/12; 9015-437/WPR/12; 9015-379/WPR/12; 9015-377/WPR/12; 9015-390/WPR/12; 9015-384/WPR/12;: 9015-416/WPR/12; 9015-038/WPR/12. 51 Książka procedur dochodzenie należności z tytułu kwot wypłaconych w ramach: WPR (SG EFOIGR, EFRG, EFROWW) oraz Programu SAPARD finansowanego ze środków Planu Rozwoju Obszarów Wielskich; Księga dłużników (wersja 6), ww. Książka Procedur weszła w życie z dniem 1 lipca 20111 r. 52 Według zarządzenia nr 119/2010 Prezesa Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z dnia 16 listopada 2010 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa od dnia 1 lipca 2011 r. Oddział umarza, rozkłada na raty i odracza terminy płatności w stosunku do wierzycieli wynikających z nadmiernie lub nienależnie pobranych środków w ramach systemów wsparcia bezpośredniego, Planu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2004-2006, Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013, z wyjątkiem zadań należących do kompetencji innych jednostek organizacyjnych Agencji. 10

przypadających agencjom płatniczym w ramach Wspólnej Polityki Rolnej 53. Oddział nie dokonywał zbycia należności. (dowód: akta kontroli str. 3-30 211-274, 413-427) Prowadzenie procesu rozkładania na raty oraz odraczania terminów płatności należało do zadań Wydziału Windykacji. Wnioski o udzielenie ulg w spłacie należności rozpatrywane były przez pracownika Wydziału Windykacji, a następnie projekty decyzji weryfikowane były przez Naczelnika Wydziału. W celu monitorowania dokonywanych przez beneficjentów wpłat należności objętych ulgami, w Wydziale prowadzono rejestr spraw z aktywnym układem ratalnym. (dowód: akta kontroli str. 20-31, 71-83, 189-193, 195-202, 260-261, 483-493, 507-515) Dyrektor Oddziału i Zastępca Dyrektora wydali z upoważnienia Prezesa Agencji, w 2012 r., dwie decyzje o rozłożeniu na raty należności na kwotę 9,6 tys. zł. W 2013 r. (30 czerwca) wydane zostały 34 decyzje o rozłożeniu na raty należności na kwotę 284 tys. zł, trzy decyzje o odroczeniu spłaty należności na kwotę 9,94 tys. zł. W 2012 r. wydano trzy, a w 2013 r. do 30 czerwca 11 decyzji o uchyleniu decyzji o układzie ratalnym należności na kwotę odpowiednio 20,92 tys. zł i 125,68 tys. zł. (dowód: akta kontroli str. 189-194, 276-315) Badaniem objęto 10 decyzji o zastosowaniu ulg w spłacie należności na łączną kwotę 224,73 tys. zł (76,54% ogólnej kwoty udzielonych ulg), w tym dziewięć decyzji o rozłożeniu na raty spłaty należności na łączną kwotę 216,12 tys. zł oraz jedną o odroczeniu terminu spłaty na kwotę 8,73 tys. zł. (dowód: akta kontroli str. 195-200, 203-206) Oddział zastosował ulgi w spłacie należności zgodnie z procedurą wewnętrzną Agencji oraz obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Spłata należności objętych ulgami następowała zgodnie z przyjętym harmonogramem. (dowód: akta kontroli str. 71-75, 203-206, 500, 518-519, 525) Oddział wezwał czterech wnioskodawców do uzupełnienia wniosków o udzielenie ulgi w spłacie zobowiązań. Termin wezwania dłużnika przez Oddział do uzupełnienia wniosku wyniósł: - 314 dni od daty otrzymania częściowo uzupełnionego wniosku o udzielenie ulgi 54 ; - 175 dni od daty otrzymania przez Oddział z Centrali Agencji wniosku beneficjenta 55 ; - 71 dni od daty złożenia wniosku o udzielenie ulgi 56 oraz 11 dni. 57 Terminy wydania decyzji o zastosowaniu ulgi w spłacie należności od dnia złożenia kompletnego wniosku o rozłożenie na raty należności nie przekroczyły 30 dni w pięciu przypadkach, a w pozostałych wyniosły od daty otrzymania przez Oddział wniosku 175 dni 58, 86 dni 59, 80 dni 60, 58dni 61 i 59 dni 62. Oddział nie wystosował 53 Dz. U. nr 258, poz. 1747. 54 Nr decyzji o rozłożeniu na raty należności 9015-129/WPR/13. 55 Nr decyzji o rozłożeniu na raty należności 9015-036/WPR/13. 56 Nr decyzji o rozłożeniu na raty należności 9015-053/WPR/13. 57 Nr decyzji o rozłożeniu na raty należności 9015-116/WPR/13. 58 Nr decyzji o rozłożeniu na raty należności 9015-048/WPR/13. 59 Nr decyzji o rozłożeniu na raty należności 9015-053/WPR/13. 60 Nr decyzji o rozłożeniu na raty należności 9015-036/WPR/13. 61 Nr decyzji o rozłożeniu na raty należności 9015-143/WPR/13. 62 Nr decyzji o rozłożeniu na raty należności 9015-142/WPR/13. 11

Ustalone nieprawidłowości Uwagi dotyczące badanej działalności Ocena cząstkowa do wnioskodawców powiadomień w trybie art. 36 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego 63. (dowód: akta kontroli str. 203-206, 467) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1) Oddział w toku prowadzenia pięciu spraw zakończonych decyzjami o zastosowanie ulgi w spłacie należności na łączną kwotę 117,97 tys. zł, pomimo przekroczenia terminu określonego w art. 35 3 Kpa, nie poinformował wnioskodawców o przedłużającym się postępowaniu. W ww. sprawach nie dochowano terminów na ich załatwienie, wskazanych w przywołanym przepisie. W wyjaśnieniach Dyrektor Oddziału podał, że główną przyczyną niezałatwienia spraw w terminie był problem związany z ilością obsługiwanych postępowań w związku z przejęciem zadań z DZN. NIK nie podziela argumentacji Dyrektora Oddziału, według której wysłanie powiadomienia o przedłużającym się terminie załatwienia sprawy było bezzasadne w przypadku, gdy przyczyną niezałatwienia spawy był natłok spraw i niewystarczająca obsada kadrowa. Zdaniem NIK, w badanych sprawach, koniecznym było powiadomienie strony o przedłużającym się terminie rozpatrzenia sprawy, bez względu na fakt, iż przyczyną zaistniałej sytuacji było duże obciążenie zadaniami pracowników Oddziału. (dowód: akta kontroli str. 467-468) 2) Wydział Windykacji ze znaczną zwłoką prowadził proces rozkładania na raty należności. O powyższym świadczyły przywołane w opisie stanu faktycznego terminy wezwań do uzupełnienia wniosków o udzielenie ulgi w spłacie należności na łączną kwotę 43,1 tys. zł (od 71 do 314 dni) oraz wydawania decyzji o zastosowaniu ulgi w spłacie należności na łączną kwotę 117,97 tys. zł, w odniesieniu do dat otrzymania przez Oddział wniosków o udzielenie ulgi (od 58 do 175 dni). W wyjaśnieniach Dyrektor Oddziału wskazał, że przekroczenie terminów obsługi spraw wynikało z nagromadzenia ich ilości, w stosunkowo intensywnym okresie wdrażania zupełnie nowych zadań, określonych w zarządzeniu Prezesa Agencji nr 119/2010 z 16 listopada 2010 r. Zastępca Dyrektora Oddziału Rafał Klimek podał, że proces obsługi przejętych postępowań mógł zostać wydłużony z uwagi na małe doświadczenie pracowników Oddziału w prowadzeniu tego typu spraw oraz przekazanie z DZN dużej ilości spraw do procedowania w Oddziale. (dowód: akta kontroli str. 67-68, 208-210, 468) NIK zauważa jednak, że w pierwszej połowie 2013 r. liczba wydanych decyzji o zastosowaniu ulgi w spłacie należności była o 36% wyższa niż w całym 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 517-518) W Oddziale, w zakresie prowadzenia spraw dotyczących przyznawania ulg w spłacie należności obowiązywały tylko ogólne zasady określone w Książce procedur KP-611-145-ARiMR/6/z. Dyrektor Oddziału wskazał, że ma możliwość wydania własnego wewnętrznego aktu w postaci instrukcji, jedynie wobec zadań nieopisanych przez departamenty merytoryczne w Centrali Agencji. (dowód: akta kontroli str. 71-75) NIK zwraca uwagę na fakt nieokreślenia przez Agencję kryteriów jakimi powinni kierować się pracownicy przy rozpatrywaniu zasadności przyznania ulgi w spłacie należności. Przyjęta praktyka przyznawania ulg w spłacie należności mogła sprzyjać uznaniowości w podejmowaniu decyzji administracyjnych. Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości działalność kontrolowanej jednostki w opisanym wyżej obszarze. 63 Dz.U. z 2013 r., poz. 267. 12

4. Zbywanie i umarzanie należności Opis stanu faktycznego Oddział nie opracował wewnętrznych regulacji w zakresie umarzania należności. W powyższym zakresie obowiązywały regulacje określone w Książce procedur KP- 611-145-ARiMR/6/z. Oddział w latach 2012 2013 (30 czerwca) wydał 127 decyzji o umorzeniu należności (odpowiednio 80 i 47 decyzji, dotyczących 79 i 45 beneficjentów). Wartość umorzonych należności wyniosła 20 tys. zł i 11 tys. zł. Podstawą umorzenia należności, o których mowa wyżej był 3 ust. 1 pkt 4, 4 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 grudnia 2010 r. Oddział przeprowadził postępowania w sprawie umorzenia należności na podstawie 4 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 grudnia 2010 r. w 216 sprawach (wg dokumentów ZW-1) przekazanych przez DZN na łączną kwotę 19,64 tys. zł. DZN przekazał do Oddziału siedem spraw (wg dokumentów ZW-1) w toku postępowania o umorzenie należności. (dowód: akta kontroli str. 194, 201-202, 207, 436-440) Analizie poddano dokumentację dotyczącą umorzenia 10 najwyższych kwotowo należności, na łączną kwotę 4,8 tys. zł. Oddział wydał decyzje o umorzeniu należności w terminie od 45 dni do 116 dni od daty otrzymania z DZN dokumentacji dotyczącej dochodzenia analizowanych należności (tj., po jednej decyzji po upływie odpowiednio 45 dni 64, 48 dni 65, 57 dni 66, 64 dni 67, 77 dni 68 i 116 dni 69 oraz cztery decyzje po upływie 56 dni 70 ). Przekazanie z DZN dokumentacji dotyczącej ww. decyzji nastąpiło po upływie 15 miesięcy (dokumentacja dziewięciu należności) i 16 miesięcy (dokumentacja jednej należności) od 30 czerwca 2011 r., który był wskazany jako termin zakończenia przekazywania dokumentacji spraw dotyczących zaległych należności z DZN do Oddziału 71. Od wydania decyzji o ustaleniu kwoty nienależnie pobranych płatności, do przekazania dokumentacji do Oddziału upłynęło 19 miesięcy (jedna sprawa 72 ), 22 miesiące (dwie sprawy 73 ), 27 miesięcy (4 sprawy 74 ), 28 miesięcy (jedna sprawa 75 ), 29 miesięcy (jedna sprawa 76 ) i 32 miesiące (jedna sprawa 77 ). (dowód: akta kontroli str. 201-202) Według harmonogramu realizacji zadań, określonego w załączniku do pisma z 31 października 2012 r. 78, Oddział zobowiązany był do przeprowadzenia do końca roku 2012 r. analizy przekazanych spraw pod względem możliwości umorzenia 64 Nr decyzji: 9015-407/WPR/12. 65 Nr decyzji: 9015-416/WPR/12. 66 Nr decyzji: 9015-390/WPR/12. 67 Nr decyzji: 9015-435/WPR/12. 68 Nr decyzji: 9015-437/WPR/12. 69 Nr decyzji: 9015-038/WPR/12. 70 Nr decyzji: 9015-379/WPR/12; 9015-377/WPR/12; 9015-368/WPR/12; 9015-384/WPR/12. 71 2 zarządzenia nr 119/2010 Prezesa Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z dnia 16 listopada 2010 r. 72 Nr decyzji: 9015-435/WPR/12. 73 Nr decyzji: 9015-407/WPR/12; 9015-368/WPR/12. 74 Nr decyzji: 9015-437/WPR/12; 9015-379/WPR/12; 9015-377/WPR/12; 9015-390/WPR/12. 75 Nr decyzji: 9015-384/WPR/12. 76 Nr decyzji: 9015-416/WPR/12. 77 Nr decyzji: 9015-038/WPR/12. 78 Pismo Zastępcy Prezesa ARiMR Jarosława Wojtowicza z 31 października 2012 r. 9znak ZP-510-DZN-64093-27/WNWPR/12 skierowane do dyrektorów Oddziałów Regionalnych Agencji. 13

należności na podstawie 3 ust. 1 pkt 4, 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 grudnia 2010 r. (dowód: akta kontroli str. 55-64) W toku kontroli NIK wystosowano do beneficjentów zawiadomienie o wszczęciu postępowania w sprawie umorzenia trzech należności na łączną kwotę 0,37 tys. zł 79, których dokumentacja została przekazana z DZN we wrześniu 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 178-181, 507-515) Ustalone nieprawidłowości Ocena cząstkowa W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1) Zgodnie z 4 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 grudnia 2010 r. Prezes Agencji umarza z urzędu należności o ile należność w ramach jednego programu pomocy nie jest wyższa od kwoty stanowiącej równowartość 100 euro. Oddział przewlekle realizował zadanie umarzania należności, o których mowa w przywołanym przepisie, o czym świadczyło wszczęcie postępowań w sprawie umorzenia należności (w odniesieniu do 10 poddanych analizie należności) tylko w pięciu sprawach w terminie do 30 dni od daty otrzymania dokumentacji z DZN, w jednej sprawie postępowanie wszczęto po 63 dniach 80, w dwóch sprawach po 49 dniach 81 i w dwóch sprawach po 33 dniach 82. Dyrektor Oddziału podał, że przekroczenie terminów obsługi powyższych spraw wynikało z nagromadzenia ich ilości, wynikającego ze zmian organizacyjnych wprowadzonych zarządzeniem Prezesa ARiMR nr 119/2010. (dowód: akta kontroli str. 208-210, 201-201, 499) 2) Postępowania w sprawie umorzenia trzech należności, zostały wszczęte przez Oddział po upływie 10 miesięcy od otrzymania we wrześniu 2012 r. dokumentacji z DZN tj. dopiero w trakcie kontroli NIK (12 lipca 2013 r.). Świadczy to o nierzetelnym przeprowadzeniu w Oddziale analizy przekazanych spraw w zakresie umorzenia należności na podstawie 3 ust. 1 pkt 4, 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 grudnia 2010 r., o czym świadczyło. (dowód: akta kontroli str. 178-181, 507-515) Naczelnik Wydziału Windykacji wskazała, że prowadzenie analizy polegało na weryfikacji kwot należności w sprawach przekazywanych z DZN. W wyniku pomyłki, kwoty należności w ww. sprawach zostały błędne zaewidencjonowane w rejestrze spraw prowadzonych w Oddziale. Po wykryciu błędu wszczęto postępowanie w sprawie umorzenia należności (12 lipca 2013 r. przyp. kontr.). (dowód: akta kontroli str. 178-181, 507-515) Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie pomimo stwierdzonych nieprawidłowości działalność kontrolowanej jednostki w opisanym wyżej obszarze. 5. System nadzoru i kontroli w zakresie zarządzania należnościami Opis stanu faktycznego System działań mający zapewnić skuteczne odzyskiwanie zaległych należności określony został w procedurach wewnętrznych Agencji, m.in. w Książce procedur 79 Znak sprawy 9094-9015-00000674/08; 9094-9015-00000680/08; 9094-9015-00000672/08. 80 Nr sprawy: 9015-437/WPR/12. 81 Nr sprawy: 9015-038/WPR/13, Nr sprawy: 9015-435/WPR/12. 82 Nr sprawy: Nr sprawy: 9015-377/WPR/12, Nr sprawy: 9015-368/WPR/12. 14

KP-611-ARiMR-145/6/z. Zakres zadań przypisanych poszczególnym komórkom i jednostkom organizacyjnym Agencji, obejmujący m.in. prowadzenie spraw związanych z dochodzeniem zaległych należności, wskazany został w Regulaminie organizacyjnym ARiMR 83 oraz wewnętrznym regulaminie organizacyjnym Oddziału 84. Oddział nie monitorował realizacji zadań w zakresie zarządzania należnościami. W Oddziale nie zostały opracowane wewnętrzne procedury w zakresie monitorowania i dochodzenia należności, stosowania ulg w spłacie należności oraz umarzania należności. (dowód: akta kontroli str. 3-31, 71-83, 201-204, 211-269, 288, 413-427) Sprawy związane z monitorowaniem należności, ich dochodzeniem, stosowaniem ulg w spłacie należności oraz ich umarzania nie były przedmiotem kontroli i audytów. (dowód: akta kontroli str. 172) Do Oddziału wpłynęła w 2013 r. jedna skarga dotycząca wydania decyzji o ustaleniu kwoty nienależnie pobranych płatności. Skarga został rozpatrzona przez Oddział rzetelnie oraz terminowo. (dowód: akta kontroli str. 270-275) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. IV. Wnioski i uwagi Wnioski pokontrolne Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 85, wnosi o: w ramach sprawowanego nadzoru nad działalnością jednostek organizacyjnych Agencji 1) zapewnienie terminowego rozpatrywania spraw w postępowaniach o zastosowanie ulg w spłacie należności; 2) systematyczne umarzanie należności Agencji, o których w 3 ust. 1 pkt 4, 4 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 grudnia 2010 r.; 3) monitorowanie procesu odzyskiwania należności w sposób zapewniający niedopuszczenie do ich przedawnienia; 4) określenie wskazówek, którymi powinni kierować się pracownicy przy rozpatrywaniu zasadności przyznania ulgi w spłacie należności; 5) prowadzenie działań mających na celu odzyskanie należności dochodzonych o beneficjenta o numerze ID 51701310 w sprawie 9094-9015-00004302/07, 9094-9015-00004303/07 i 9094-9015-00004305/07. V. Pozostałe informacje i pouczenia Prawo zgłoszenia zastrzeżeń Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia 83 Regulamin organizacyjny ARiMR stanowiący załącznik do zarządzenia nr 74/2009 Prezesa ARiMR z 24 czerwca 2009 r. 84 Wewnętrzny Regulamin Organizacyjny Wielkopolskiego Oddziału Regionalnego z 16 sierpnia 2011 r. oraz z 23 maja 2013 r. 85 Dz.U. z 2012 r., poz.82 ze zm. 15

Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Poznaniu. Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Poznań, dnia 17 września 2013 r. Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu Kontroler Dyrektor Agata Nowak specjalista kontroli państwowej z up. Grzegorz Malesiński Wicedyrektor 16