Poznań, 26.06.2013 r. Zaproszenie do składania ofert Nr 5/8.1 POIG/2013 W związku z realizacją projektu nr: WND-POIG.08.01.00-30-226/12 pod tytułem: Stworzenie innowacyjnego portalu do zintegrowanej obsługi użytkowników metoda podniesienia jakości usług outsouringu IT realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Działanie 8.1. Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej zapraszam do składania ofert na zakup usług niezbędnych do realizacji projektu. 1. Zamawiający: Scan IT sp. z o.o., NIP 7811879633, REGON 302174048, Ul. Dąbrowskiego 553, 60-451 Poznań, tel: 616684523, email: radoslaw.jachimiak@scan-it.pl 2. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest dostawa następujących usług informatycznych, niezbędnych do zbudowania portalu do zintegrowanej obsługi użytkowników sprzętu IT: 1. Zakup usługi informatycznej Developera Java EE /.NET w ilości 2646 godzin 2. Zakup usługi informatycznej Architekta rozwiązania w zakresie usług opracowania architektury oraz analiz wykonalności rozwiązań IT w oparciu o założone wymagania w ilości 1470 godzin 3. Zakup usług informatycznych Kierownika projektu w zakresie usług zarządzania projektem informatycznym, które obejmują wszystkie czynności związane z planowaniem i kontrolą pracy zespołu projektowego w ilości 808,5 godziny 4. Zakup usług informatycznych Testera, w ramach przeprowadzania bieżących, obligatoryjnych testów jednostkowych oraz integracyjnych przygotowanych fragmentów kodów oraz podmodułów w ilości 1029 godzin 5. Zakup usług informatycznych Integratora w zakresie ciągłej integracji, która ma na celu wykrycie błędów na etapie programowania w ilości 808,5 godzin 6. Zakup usług informatycznych koordynatora testerów w zakresie przeprowadzania całościowych testów uwzględniających bieżące testy częściowe wykonane przez testerów w ilości 144 godzin 7. Zakup usług informatycznych w zakresie monitoringu działania systemu w ramach prowadzonych testów całościowych w ilości 324 godziny 8. Zakup usług informatycznych Bugfixingu w ilości 817 godzin 3. Informacja o sposobie porozumiewania się z oferentami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z oferentami a) Wnioski w sprawie wyjaśnienia przedmiotu zamówienia można kierować osobiście w siedzibie Zamawiającego lub na adres email Zamawiającego podany w pkt. 1. do dnia 12 lipca 2013 roku godz. 10:00.
b) Wszystkie zapytania i odpowiedzi będą umieszczane w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej www.scan-it.pl w ciągu 2 dni od daty ich otrzymania, nie później jednak niż do dnia 15 lipca, godz. 16:00. 4. Sposób przygotowania oferty a. Oferta powinna zawierać: i. Nazwę, adres, dane osoby do kontaktu Oferenta, ii. Zakres oferty, iii. Kosztorys dostawy jednostkowy (netto i brutto), iv. Kosztorys całkowity netto i brutto. v. Oświadczenie Wykonawcy dot. doświadczenia nabytego w ciągu 3 ostatnich lat w zakresie realizacji usług objętych przedmiotem zamówienia zawierającego następujące informacje: 1. Nazwa projektu 2. Zleceniodawca 3. Wykaz usług zrealizowanych w ramach projektu zgodny z przedmiotem zamówienia 4. Termin realizacji 5. Oświadczenie o jakości zrealizowanych prac 6. Poświadczenie właściwego wykonania prac w postaci referencji lub danych teleadresowych osoby mogącej poświadczyć jakość prac ze strony Zleceniodawcy vi. Aktualny dokument rejestrowy (nie starszy niż 3-miesiące) zawierający dane zgodne ze stanem faktycznym, decyzję o nadaniu nr NIP, decyzję o nadaniu nr REGON. vii. Podmioty zagraniczne mogą składać dokumenty równoważne b. Dostawca może złożyć jedną ofertę. c. Złożona oferta powinna uwzględniać wszystkie zobowiązania, obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia; d. Cena musi być podana w PLN cyfrowo i słownie oraz być zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku; całkowita cena ofertowa musi być podana bez podatku VAT oraz z podatkiem VAT naliczonym w stosunku do wartości netto zgodnie z obowiązującymi stawkami; e. Oferta musi być podpisana (czytelnie lub z pieczątką imienną) przez osoby uprawnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy; wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny, datowane i podpisane przez osobę upoważnioną. f. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim g. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. h. Przedłożona oferta powinna być ważna przez okres 30 dni od terminu składania ofert. Po wygaśnięciu oferty, Zleceniodawca może zwrócić się do oferenta o przedłużenie ważności oferty o kolejne 30 dni. i. Oferty prosimy składać w zamkniętej kopercie opatrzonej nazwą: Oferta na dostawę usług informatycznych, niezbędnych do zbudowania portalu do zintegrowanej
obsługi użytkowników sprzętu IT i adnotacją nie otwierać przed 29.07.2013 godz. 10:00. 5. Wymagania względem Wykonawców a. Zamawiający wymaga, by Wykonawca składający ofertę: i. posiadał minimum 3 letnie doświadczenie w zakresie usług, objętych przedmiotem niniejszego zamówienia, ii. zrealizował minimum 1 projekt obejmujący usługi objęte przedmiotem zamówienia. b. Dopuszczalnym sposobem poświadczającym jakość zrealizowanych usług mogą być alternatywnie: i. referencje od Zamawiającego daną usługę / projekt w ramach którego usługa była zrealizowana, ii. dokumenty potwierdzające zakończenie prac / rozliczenie projektowych, iii. oświadczenie Wykonawcy wraz z danymi teleadresowymi osoby ze strony Zamawiającego, która może poświadczyć jakość zrealizowanych prac. 6. Istotne postanowienia umowy a. Terminy płatności i akceptowalne formy i. Zamawiający zastrzega sobie 14 dniowy termin płatności z tytułu zrealizowanych usług płatny po przyjęciu prac przewidzianych do relizacji na podstawie szczegółowego harmonogramu rzeczowo finansowego realizacji usług. b. Harmonogram rzeczowo finansowy realizacji usług i. Harmonogram rzeczowo finansowy realizacji usług przygotowany będzie wspólnie przez Zamawiającego i Wykonawcę po rozstrzygnięciu postępowania i stanowić będzie Załącznik do umowy. ii. Każda zmiana Harmonogramu rzeczowo finansowego wymaga uzgodnienia pomiędzy stronami i zgody zamawiającego. iii. Nie dopuszcza się wydłużenia terminu realizacji prac poza datę zakończenia projektu. c. Warunki odbioru zamówienia i. Wykonawca zobowiązuje się wykonać Zadania Umowy w terminach określonych w Harmonogramie Rzeczowo-Wartościowym, w terminie do 31.12.2014. ii. Na potrzeby Umowy, pod pojęciem wykonania Umowy, Strony rozumieją odbiór wszystkich Usług, przewidzianych w Harmonogramie rzeczowo - finansowym, bez uwag i zastrzeżeń ze strony Zamawiającego. Za datę wykonania części Umowy będącej przedmiotem odbioru uznaje się datę podpisania odpowiedniego Protokołu Odbioru przez Strony, bez uwag i zastrzeżeń Zamawiającego, z zastrzeżeniem, że wszystkie czynności odbiorcze, w tym również związane z uwzględnianiem uwag lub zastrzeżeń
Zamawiającego powinny zakończyć się w terminach wykonania Umowy, określonych zgodnie z ust. 1 powyżej. iii. Szczegółowy tryb, zasady i terminy odbiorów Usług, o których mowa w ust. 2 powyżej zostanie uzgodniony pomiędzy Stronami. iv. Zamawiający zobowiązuje się przyjąć poszczególne Usługi w terminie 7 dni roboczych od przedstawienia Usługi do odbioru lub na piśmie zgłosić uwagi lub zastrzeżenia. Zastrzeżenia powinny być przekazane do Wykonawcy na piśmie, faksem lub pocztą elektroniczną. v. W przypadku zgłoszenia uwag podczas odbioru strony podpiszą protokół odmowy odbioru zawierający uzasadnienie takiej odmowy z wykazem zastrzeżeń i terminami ich usunięcia. Wykonawca na własny koszt i ryzyko obowiązany jest do ich uwzględnienia w całości. Po uwzględnieniu zastrzeżeń Wykonawca ponownie zgłosi gotowość do odbioru przedmiotu zamówienia. W takim przypadku procedura odbioru zostanie przeprowadzona ponownie, stosownie do postanowień niniejszego paragrafu; za datę odbioru uważa się datę odbioru poprawionego, uwzględniającego wszystkie uwagi i zastrzeżenia. vi. W przypadku gdy Wykonawca nie uwzględni uwag lub zastrzeżeń w wyznaczonym terminie albo będą one uwzględnione niezgodnie z tym, co zgłosił Zamawiający, Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od Umowy, bez wyznaczania Wykonawcy dodatkowego terminu w tym zakresie oraz będzie uprawniony do żądania zapłaty kar umownych, o których mowa w 7 Umowy. vii. Po zakończeniu realizacji Usług Wykonawca pisemnie zgłosi gotowość do odbioru końcowego przedmiotu zamówienia. Po otrzymaniu takiego zgłoszenia Zamawiający w terminie 7. dni przystąpi do czynności odbiorowych, a po ich wykonaniu i nie zgłoszeniu uwag, przedstawi Wykonawcy do podpisu Protokół Odbioru Końcowego bezusterkowy. viii. Procedura przekazania i odbioru zleconych przez Zamawiającego Usług zostanie uzgodnione pomiędzy Stronami w Umowie. d. Kary umowne i. Wykonawca odpowiada za szkodę, wyrządzoną Zamawiającemu, w tym również za szkodę wyrządzoną przez osoby, którymi Wykonawca posłużył się przy wykonaniu Umowy, chyba że szkoda została spowodowana działaniem siły wyższej, wyłączną winą Zamawiającego lub osoby trzeciej, za którą Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności. ii. W przypadku opóźnienia Wykonawcy w stosunku do terminów wykonania poszczególnych Usług określonych w Harmonogramie Rzeczowo- Finansowym, Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 0.5 % wynagrodzenia brutto określonego w 5 ust. 1 Umowy za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. iii. Jeżeli opóźnienie Wykonawcy stosunku terminów wykonania poszczególnych części Umowy określonych w Harmonogramie Rzeczowo-
Finansowym, przekroczy 10 dni roboczych, Zamawiający może, niezależnie od kar umownych przewidzianych w ust. 4 poniżej, od Umowy odstąpić bez obowiązku wyznaczania dodatkowego terminu, a także żądać kary umownej w wysokości 20 % wynagrodzenia brutto określonego w 5 ust. 1 Umowy. iv. Jeżeli Wykonawca będzie wykonywał prace w sposób wadliwy albo sprzeczny z Umową, Zamawiający wezwie Wykonawcę do zmiany sposobu wykonania i wyznaczy mu w tym celu termin 10 dni roboczych. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od Umowy oraz żądania zapłaty kary umownej w wysokości 20% wynagrodzenia brutto określonego w 5 ust. 1 Umowy. v. Przewidziane w niniejszym paragrafie wysokości kar umownych są wysokościami maksymalnymi. W przypadku zaistnienia okoliczności uprawniających Zamawiającego do naliczenia kar umownych, Zamawiający jest uprawniony do miarkowania ich wysokości w zależności od charakteru uchybienia Wykonawcy obowiązkom umownym. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy przewidziana Umową kara umowna jest zdaniem Stron Umowy wygórowana w stosunku do charakteru uchybienia przez Wykonawcę obowiązkom umownym, określonym przez Umowę i SIWZ. Strony Umowy ustalają, że ostateczna decyzja w zakresie ewentualnego miarkowania kar umownych jest zawsze podejmowana indywidualnie przez Zamawiającego. Naliczenie kar umownych jak i ich miarkowanie jest uprawnieniem Zamawiającego. vi. Wykonawca jest zobowiązany zapłacić karę umowną na rachunek bankowy Zamawiającego nr 12 2490 0005 0000 4530 2543 1811, po uprzednim pisemnym wezwaniu do zapłaty kary oraz określeniu jej wysokości, terminu zapłaty oraz tytułu obciążenia w postaci noty obciążeniowej. vii. Zamawiający jest uprawniony do potrącenia kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy na podstawie Umowy lub z zabezpieczenia należytego wykonania Umowy, według uznania Zamawiającego. viii. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych, na zasadach ogólnych uregulowanych w Kodeksie cywilnym. e. Gwarancja i. Wykonawca zobowiązuje się do sprawowania opieki gwarancyjnej w zakresie zrealizowanych usług w ciągu minimum 1 roku po zakończeniu realizacji prac. 7. Termin i miejsce składania ofert a. Kompletne oferty zawierające, co najmniej informacje wskazane w pkt. 4, należy składać do dnia 29.07.2013 roku do godziny 10:00 w sposób spełniający opisane warunki. b. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania.
c. Każdy Dostawca może złożyć tylko 1 ofertę. d. Oferent może, przed upływem terminu do składania ofert wycofać ofertę. 8. Kryteria wyboru dostawcy a. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty brane pod uwagę będzie tylko kryterium cena - maksymalna łączna ocena: 100 pkt. wg formuły: Cena - 100 % b. O wynikach postępowania (ewentualnie o jego unieważnieniu) Oferenci zostaną powiadomieni drogą pisemną. Wybór oferty nastąpi do 12.08.2013 r. Podpisanie umowy nastąpi w terminie 7 dni od wyboru oferty. 9. Oferta zostanie odrzucona, jeżeli: a. jej treść nie odpowiada treści dokumentacji z postępowania, b. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, 10. Okoliczności unieważnienia postępowania Niniejsze postępowanie może zostać unieważnione w przypadku: a. braku ofert mieszczących się w budżecie niniejszego projektu b. braku ważnych ofert. O unieważnieniu postępowania każdy wykonawca zostanie poinformowany w formie pisemnej. 11. Pozostałe informacje Wybór Wykonawcy nastąpi w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę, z zachowaniem zasad jawności, przejrzystości i uczciwej konkurencji. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje firmy Scan IT sp. z o.o. do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje firmy Scan IT sp. z o.o. do akceptacji oferty, w całości lub części i nie zobowiązuje firmy Scan IT sp. z o.o. do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Scan IT sp. z o.o. nie może być pociągana do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. Scan IT sp. z o.o. zastrzega sobie prawo w każdej chwili do zmian całości lub części zapytania ofertowego.