Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Środowiskowym Domu Samopomocy dla osób z zaburzeniami psychicznymi w Manowie Jednostka kontrolowana: Środowiskowy Dom Samopomocy w Manowie Manowo 12 A 76-015 Manowo Jednostka zlecająca: Gmina Manowo Podmiot prowadzący: Pomorska Fundacja Jaś i Małgosia z siedzibą w Cewlinie Kierownik jednostki: Andrzej Biedulski Kierownik Środowiskowego Domu Samopomocy w Manowie Kontrolujący: Ewa Golińczak Kierownik Oddziału ds. Nadzoru i Kontroli w Pomocy Społecznej Dobrosława Woś inspektor wojewódzki na podstawie upoważnienia Nr 9/2013 z dnia 6 marca 2013 r. (akta kontroli str. 1) Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli: kontrolę przeprowadzono w dniu 14 marca 2013 r. Przedmiot i okres kontroli : Organizacja i funkcjonowanie środowiskowego domu samopomocy. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2012 r. do dnia kontroli. Ustalenia zawarte w protokole oparto o informacje udzielone przez kierownika środowiskowego domu samopomocy, skontrolowaną dokumentację oraz oględziny placówki. Prowadzenie i rozwój infrastruktury środowiskowych domów samopomocy dla osób z zaburzeniami psychicznymi należy do zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie (art. 18 ust. 1 pkt. 5 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej, Dz.U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.). Zgodnie z art. 22 pkt. 1 przywołanej ustawy ustalanie sposobu wykonywania zadań z zakresu administracji rządowej realizowanych przez jednostki samorządu terytorialnego jest zadaniem wojewody. Sposób funkcjonowania środowiskowych domów samopomocy, kwalifikacje osób świadczących usługi oraz standardy usług świadczonych przez domy określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy (Dz.U. Nr 238 poz.1586), które weszło w życie 1 stycznia 2011 r.
USTALENIA OGÓLNE DOTYCZACE ZASAD FUNKCJONOWANIA ŚRODOWISKOWEGO DOMU SAMOPOMOCY Środowiskowy Dom Samopomocy w Manowie powstał w 2010 roku. Zadanie realizowane jest przez Pomorską Fundację Jaś i Małgosia w Cewlinie, jako zadanie zlecone przez Gminę Manowo, w drodze otwartego konkursu ofert. Celami statutowymi działalności Fundacji są: udzielanie pomocy dzieciom ofiarom wypadków komunikacyjnych, udzielanie pomocy dzieciom ofiarom innych przestępstw, udzielanie pomocy dzieciom ze środowisk społecznie i ekonomicznie zaniedbanych, udzielanie pomocy dzieciom niepełnosprawnym, ofiarom wypadków komunikacyjnych, zintegrowanie dzieci niepełnosprawnych z dziećmi zdrowymi, pomoc instytucjom społecznym i ochrony zdrowia, pomoc osobom niepełnosprawnym, pomoc osobom ubogim i chorym, prowadzenie szkoleń i doradztwa, reintegracja zawodowa i społeczna osób społecznie wykluczonych. (akta kontroli str.11-14) W okresie objętym kontrolą zadanie realizowano na podstawie następujących umów: umowa Nr PR.Pow.1/2012 z dnia 2 stycznia 2012 r. z terminem realizacji zadania od 1.01.2012 r. do 31.12.2012 r. umowa Nr PR.Pow.1/2013 z dnia 18 grudnia 2012 r. z terminem realizacji zadania od 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2017 r. (akta kontroli str.15-31) Kontrolowana placówka funkcjonuje w oparciu o następujące dokumenty: Regulamin organizacyjny, Programy działalności (odrębnie dla każdego typu), plany pracy na dany rok. Środowiskowy Dom Samopomocy w Manowie nie posiada statutu. Regulamin organizacyjny ŚDS, Programy działalności oraz plan pracy na 2012 r. zostały zaopiniowane przez Wojewodę Zachodniopomorskiego, zgodnie z 4 ust 2 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy. Nie przedstawiono do zaopiniowania planu rocznego na 2013 rok. TYP DOMU, LICZBA MIEJSC I FREKWENCJA Środowiskowy Dom Samopomocy w Manowie jest placówką typu ABC, a zatem przeznaczonym dla: a) osób przewlekle psychicznie chorych, b) osób upośledzonych umysłowo w stopniu głębokim, znacznym i umiarkowanym, a także osób z lekkim upośledzeniem umysłowym, gdy jednocześnie występują inne zaburzenia, zwłaszcza neurologiczne, c) osób wykazujących inne przewlekłe zaburzenia czynności psychicznych, które zgodnie ze stanem wiedzy medycznej są zaliczane do zaburzeń psychicznych. 2
Ośrodek dysponuje 23 miejscami, przeznaczonymi dla mieszkańców Gminy Manowo. Na dzień 28 lutego 2013 r. wydane były 23 decyzje kierujące (dla 9 kobiet i 14 mężczyzn), w tym dla 2 osób chorych psychicznie, 9 osób upośledzonych umysłowo (7 w stopniu umiarkowanym, 2 w stopniu znacznym), 12 osób wykazujących inne zaburzenia czynności psychicznych (np. zaburzenia osobowości, zaburzenia depresyjne i lękowe, zespół psychoorganiczny-otępienny). Dwie osoby są ubezwłasnowolnione, dwie osoby ponoszą odpłatność za pobyt, zgodnie z art. 51b ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. Nie ma osób niepełnosprawnych ruchowo. (akta kontroli str.32-35) Każdy uczestnik posiada przydzielonego opiekuna, którym jest wyznaczony pracownik śds. Większość zajęć przeprowadzana jest wspólnie dla wszystkich uczestników. Zajęcia w mniejszych grupach odbywają się w zależności od preferencji uczestników. Na podstawie list obecności stwierdzono, że frekwencja na zajęciach wynosiła: w styczniu 2012 r. 64% (5 osób rozpoczęło uczęszczanie do śds w ostatniej dekadzie stycznia), w kwietniu 2012 r. 77% w maju 2012 r. 81%. Środowiskowy Dom Samopomocy w Manowie działa od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 00 do 15 00. Na podstawie dziennego planu zajęć stwierdzono, że kontrolowana placówka spełnia wymogi określone w 6 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy, zgodnie z którymi dom powinien zapewniać co najmniej 6 godzin zajęć z uczestnikami. (akta kontroli str.36-37) POMIESZCZENIA I WYPOSAŻENIE Środowiskowy dom samopomocy zlokalizowany jest w Manowie, w otoczeniu zapewniającym spokój i bezpieczeństwo uczestnikom zajęć. Do dyspozycji uczestników śds udostępniono znajdujący się w niedalekiej odległości teren rekreacyjny. Placówka zajmuje pomieszczenia na parterze budynku stanowiącego własność gminy. Lokal wraz z wyposażeniem został przekazany przez Gminę Manowo Pomorskiej Fundacji Jaś i Małgosia z siedzibą w Cewlinie na podstawie umowy użyczenia, zawartej w dniu 3 stycznia 2012 r. Umowa została zawarta na czas realizacji zadania publicznego pn. Prowadzenie Środowiskowego Domu Samopomocy w Manowie. Powierzchnia użytkowa wynosi 279 m 2, co w przeliczeniu na jednego uczestnika wynosi 12m 2. (akta kontroli str.38-46) W Środowiskowym Domu Samopomocy w Manowie znajdują się następujące pomieszczenia: szatnia, biuro / pomieszczenie służbowe, pomieszczenie kuchenne z magazynem żywnościowym, jadalnia połączona z salą wypoczynkową, sala do zajęć plastycznych i komputerowych, sala do zajęć rekreacyjnych i sportowych, 3
sala do zajęć krawieckich, muzykoterapii i biblioterapii, pracownia robót ręcznych (stolarska), pokój do indywidualnego poradnictwa i wyciszeń, 3 toalety, w tym 1 z natryskiem, toaleta dla personelu, 3 pomieszczenia gospodarcze i magazynowe. Egzemplarz nr 2 Placówka spełnia warunek określony w 18 pkt. 2 rozporządzenia, zgodnie z którym powierzchnia użytkowa przypadająca na 1 uczestnika winna wynosić nie mniej niż 8 m 2. Placówka posiada odpowiedni sprzęt do realizacji zadań wspierająco rehabilitacyjnych, sprzęt gospodarstwa domowego (urządzenia kuchenne, pralka, suszarka, żelazko, deska do prasowania), sprzęt RTV, sprzęt do zajęć sportowych, sprzęt komputerowy, materiały do zajęć plastycznych. STRUKTURA ZATRUDNIENIA W Środowiskowym Domu Samopomocy w Manowie na podstawie umowy o pracę aktualnie zatrudnione są 4 osoby (ogółem: 4 etaty). Wszyscy pracownicy stanowią zespół wspierająco-aktywizujący. Personel śds stanowią: kierownik śds-pracownik socjalny, koordynator-terapeuta zajęciowy, pedagog-terapeuta zajęciowy, terapeuta zajęciowy-opiekun osób starszych. Dodatkowo na umowę-zlecenie zatrudniono dwie osoby: pedagoga oraz pedagoga-instruktora zajęć fizycznych. (akta kontroli str.47-50) Zatrudnienie zespołu wspierająco-aktywizującego wynosi 4 etaty. Zgodnie z 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy wskaźnik zatrudnienia zespołu wspierająco-aktywizujacego powinien wynosić nie mniej niż 1 etat na 7 uczestników w domu typu A oraz 1 etat na 5 uczestników w domu typu B lub C. Obliczony w powyższy sposób, na podstawie wykazu uczestników śds, wskaźnik zatrudnienia dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Manowie wynosi 4,49 etatu. Kierownik środowiskowego domu samopomocy posiada kwalifikacje określone w 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy oraz w art. 122 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. Pracownicy zespołu wspierająco-aktywizującego posiadają kwalifikacje w zakresie stażu pracy z osobami z zaburzeniami psychicznymi. Spotkania zespołu wspierająco-aktywizującego odbywają się w zależności od potrzeb. Na podstawie protokołów ze spotkań stwierdzono, że w 2012 r. zespół wspierającoaktywizujący spotkał się 2 razy. Tematyka spotkań dotyczyła m.in. oceny postępów realizacji indywidualnych planów wspierająco-aktywizujących, ustalenia pracownika 1- go kontaktu, przyjęcia nowego uczestnika, organizacji wycieczki, zmiany w arkuszach diagnostycznych. W kontrolowanym okresie zorganizowane zostały dwa szkolenia wewnętrzne: w zakresie analizy rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy oraz wspólnie z środowiskowymi domami samopomocy z terenu powiatu koszalińskiego z zakresu form terapii zajęciowej. 4
ŚWIADCZONE USŁUGI Egzemplarz nr 2 Środowiskowy Dom Samopomocy w Manowie jest dziennym ośrodkiem wsparcia dla osób dorosłych z zaburzeniami psychicznymi, mających trudności w samodzielnej egzystencji i funkcjonowaniu społecznym. Celem głównym funkcjonowania Środowiskowego Domu Samopomocy w Manowie jest postępowanie rehabilitacyjne rozumiane jako zespół działań zmierzających do osiągnięcia przez uczestników jak najpełniejszej samodzielności życiowej. Cele szczegółowe działalności placówki to: ogólne usprawnianie, rozwój umiejętności wykonywania czynności życia codziennego, przystosowanie do życia w społeczeństwie, usprawnianie sposobu komunikowania się z otoczeniem. Na podstawie programu działalności, rocznego planu pracy w 2012 r. oraz dzienników pracy zespołu wspierająco-aktywizującego stwierdzono, iż kontrolowana placówka realizuje następujące działania wspierająco-aktywizujące: 1. Trening funkcjonowania w codziennym życiu, w tym: samoobsługa, trening dbałości o wygląd zewnętrzny i nauka higieny osobistej, zajęcia samoobsługowe, trening gospodarowania własnymi środkami finansowymi, trening umiejętności praktycznych (prasowania, sprzątania), trening kulinarny (nauka samodzielnego przygotowywania posiłków, nakrywania do stołu, obsługi sprzętu AGD). 2. Trening umiejętności interpersonalnych i społecznych: nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów społecznych, uczenie aktywności i odpowiedzialności, motywowanie do funkcjonowania w oparciu o własne możliwości, kształtowanie umiejętności współpracy i komunikowania się w grupie. 3. Trening umiejętności spędzania czasu wolnego, w tym: rozwijanie zainteresowań, lektura czasopism i książek, wybrane audycje radiowe, telewizyjne i filmowe, turystyka, działalność rekreacyjna, udział w imprezach kulturalnych, sportowych, towarzyskich. 4. Terapia zajęciowa. 5. Pomoc w załatwianiu spraw urzędowych. 6. Pomoc w dostępie do świadczeń zdrowotnych (organizowanie wizyt w placówkach zdrowia, promowanie zdrowego trybu życia). 7. Niezbędna opieka dostosowana do indywidualnych potrzeb. Środowiskowy Dom Samopomocy w Manowie nie świadczy usług w formie poradnictwa psychologicznego. Uczestnicy śds korzystają z poradnictwa specjalistycznego, w tym psychologicznego w ramach udziału w projekcie Poradnictwo specjalistyczne dla osób z niepełnosprawnością i ich rodzin z uwzględnieniem osób z zaburzeniami psychicznymi realizowanym przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Koszalinie (lider projektu). 5
Placówka umożliwia uczestnikom spożywanie drobnego posiłku przygotowywanego w ramach treningu kulinarnego. Propozycje posiłków na dany tydzień przygotowywane są przez wyznaczonego uczestnika domu (wg dyżurów) oraz zatwierdzane przez wszystkich uczestników na zebraniach społeczności. (przykładowy jadłospis - akta kontroli str.51-52) Środowiskowy dom samopomocy nie zapewnia uczestnikom usług transportowych. Uczestnicy docierają na zajęcia transportem prywatnym, publicznym lub pieszo. Indywidualny plan wspierająco-aktywizujący ustalany dla każdego uczestnika zakłada działania w następujących obszarach: samoobsługa, kontakty interpersonalne, wykorzystanie wolnego czasu, uczestniczenie w zajęciach zorganizowanych. (akta kontroli str.53-59) Indywidualne plany postępowania wspierająco-aktywizującego zawierają założenia czasowe jego realizacji. Środowiskowy Dom Samopomocy w Manowie współpracuje z Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Koszalinie, środowiskowymi domami samopomocy z terenu powiatu koszalińskiego, Domem Pomocy Społecznej w Żydowie, Klubem Seniora w Rosnowie, Gimnazjum w Manowie. Zgodnie z oświadczeniem kierownika domu spotkania z rodzinami i opiekunami uczestników odbywają się najczęściej dwa razy w roku, przy okazji uroczystości świątecznych. DOKUMENTACJA ZBIORCZA I INDYWIDUALNA W celu dokumentowania świadczonych usług prowadzona jest dokumentacja zbiorcza oraz indywidualna uczestników. Dokumentację zbiorczą stanowią: 1. ewidencja, zawierająca następujące informacje: imię i nazwisko, adres zamieszkania i numer telefonu, data i miejsce urodzenia, nr PESEL, data przyjęcia do domu Ewidencja nie jest prowadzona w układzie chronologicznym. Zawiera 23 wpisy dotyczące tylko osób aktualnie uczestniczących. Ewidencja nie zawiera danych opiekuna, informacji o okresie i przyczynie dłuższej niż dwutygodniowa nieobecności w domu oraz informacji związanych ze stanem zdrowia uczestnika. 2. listy obecności, zawierające następujące informacje: imię i nazwisko, dni miesiąca, zaznaczenie obecności podpis uczestnika. Wszyscy uczestnicy podpisują się samodzielnie. 6
3. dziennik pracy zespołu wspierająco-aktywizującego, wspólny dla wszystkich terapeutów, odrębnie na 2012 i 2013 rok, zawierający następujące informacje: imiona i nazwiska terapeutów, wykaz uczestników, tematyka zajęć, podpis osoby przeprowadzającej zajęcia. Dzienniki pracy nie zawierają przyjętego na określony okres czasu planu zajęć wspierająco-aktywizujących, formy realizacji zajęć oraz uwag o realizacji zajęć i aktywności uczestników. Dokumentację indywidualną uczestnika stanowią: karta danych osobowych, kopia decyzji kierującej do środowiskowego domu samopomocy, kopia orzeczenia o niepełnosprawności lub zaświadczenie lekarza orzecznika ZUS, oświadczenie zgoda na gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych, indywidualny arkusz diagnostyczno-terapeutyczny uczestnika, indywidualny plan wspierania uczestnika, okresowe oceny realizacji indywidualnego planu postępowania wspierającoaktywizującego, notatki zespołu (zeszyt obserwacji). W dokumentacji indywidualnej uczestnika brak informacji o uzgodnieniu z uczestnikiem terminu przyjęcia do środowiskowego domu samopomocy oraz informacji o zapoznaniu się uczestnika z regulaminem. Skontrolowano losowo wybrane teczki z dokumentacją uczestników przyjętych do środowiskowego domu samopomocy na podstawie następujących decyzji: 948-12/08/1/3/2012 z dnia 21.12.2012 r. 927-12/01/36/17/2012 z dnia 20.12.2012 r. 946-12/01/1/17/2012 z dnia 20.12.2012 r. 43-13/05/2/5/2013 z dnia 10.01.2013 r. 5-12/03/49/70/2012 z dnia 03.01.2012 r. 70-13/08/1/7/2013 z dnia 16.01.2013 r. 126-11/04/6/2013 z dnia 2.01.2013 r. 930-12/06/1/4/2012 z dnia 20.12.2012 r. 41-13/08/39/31/2013 z dnia 10.01.2013 r. 46-13/07/265/34/2013 z dnia 14.01.2013 r. Decyzje wydane zostały na czas określony, zgodny z terminem realizacji indywidualnego planu postępowania wspierająco-aktywizującego. Ocena realizacji indywidualnych planów postępowania wspierająco-aktywizujacego dokonywana jest raz na rok. Zgodnie z 26 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy (Dz.U. Nr 238 poz. 1586) termin dostosowania domów do wymaganych standardów upływa z dniem 31 grudnia 2014 r. 7
Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w księdze ewidencji kontroli Pomorskiej Fundacji Jaś i Małgosia w Cewlinie pod numerem 5. Przed podpisaniem protokołu kontroli, kontrolowany może zgłosić zastrzeżenia na piśmie co do jego treści, w ciągu 7 dni od daty otrzymania do podpisu. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz oznaczony nr 1 pozostaje w jednostce kontrolowanej. Protokół otrzymano dnia... Protokół podpisano dnia Kierownik jednostki kontrolowanej: Kontrolujący: Sporządzono 5 kwietnia 2013 r. 8