ZAKŁADANIE SPÓŁKI Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ Sierpień, 2014
SPIS TREŚCI TWORZENIE SPÓŁKI 3 UMOWA SPÓŁKI 3 REJESTRACJA SPÓŁKI W KRAJOWYM REJESTRZE SĄDOWYM (KRS) 4 KOSZTY 6 2
TWORZENIE SPÓŁKI Zgodnie z art. 163 Kodeksu spółek handlowych (KSH) do utworzenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością niezbędne jest: a) zawarcie umowy spółki, b) wniesienie przez wspólników wkładu na pokrycie całego kapitału zakładowego, a w razie obejmowania udziału za cenę przewyższającą wartość nominalną udziału również wniesienie nadwyżki, z tym zastrzeżeniem, że przy zawarciu umowy spółki przy wykorzystaniu wzorca umowy, na pokrycie kapitału zakładowego wnosi się jedynie wkłady pieniężne, a pokrycie kapitału zakładowego powinno nastąpić najpóźniej 7 dni od dnia wpisania spółki do rejestru, c) powołanie zarządu, d) ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki, e) wpis do rejestru przedsiębiorców (Krajowego Rejestru Sądowego). Z chwilą zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji (art. 161 1 KSH); może ona nabywać prawa, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana. Spółka z o.o. w organizacji nabywa osobowość prawną z chwilą zarejestrowania w Krajowym Rejestrze Sądowym (art. 12 KSH). Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z o.o. (art. 151 2 KSH). UMOWA SPÓŁKI Umowa spółki powinna określać (art. 157 KSH): a) firmę spółki i jej siedzibę, b) przedmiot działalności spółki, c) wysokość kapitału zakładowego, którego minimalna wartość wynosi 5.000 PLN d) informację, czy wspólnik może posiadać więcej niż jeden udział, e) liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników, f) czas trwania spółki, jeśli jest oznaczony. Umowa spółki z wymaga formy aktu notarialnego za wyjątkiem umowy zawartej w formie elektronicznej z wykorzystaniem wzorca umowy spółki z o.o. 1 opatrzonego podpisem elektronicznym (art. 157 1 KSH). Rekomendujemy zawarcie umowy w formie aktu notarialnego, bowiem wzorzec stosowany przy zawieraniu umowy w formie elektronicznej jest 1 Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości Dz.U.nr 3
ogólny, nie pozwala na dostosowanie jej postanowień do konkretnego przedsięwzięcia i potrzeb uregulowania stosunków między wspólnikami. Do zawarcia umowy spółki w formie notarialnej wymagane są następujące dokumenty: a) dowody osobiste lub paszporty osób podpisujących umowę, b) aktualny wyciąg z rejestru handlowego wspólnika, jeżeli wspólnikiem jest osoba prawna, c) ewentualnie pełnomocnictwo dla osoby reprezentującej wspólnika podczas zawierania umowy spółki, chyba że uprawnienia tej osoby do reprezentowania wspólnika wynikają z odpowiednich przepisów prawa, któremu ta osoba podlega; wymagana jest forma aktu notarialnego albo forma zgodna z prawem miejsca wystawienia dokumentu. Dokument określony w pkt. c) powinien być opatrzony klauzulą apostille stosownie do Konwencji Haskiej z dnia 5 października 1961 r. Dotyczy to państw sygnatariuszy tej Konwencji. REJESTRACJA SPÓŁKI W KRAJOWYM REJESTRZE SĄDOWYM (KRS) W celu rozpoczęcia działalności przez spółkę z o.o. należy w ciągu 6 miesięcy od daty zawarcia umowy spółki złożyć wniosek do właściwego ze względu na siedzibę spółki Sądu Rejonowego - Wydziału Gospodarczego Krajowego Rejestru Sądowego. Wniosek składany jest na właściwych formularzach dostępnych na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości i podlega opłacie. Fakt utworzenia spółki podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Wniosek do KRS powinien zawierać: a) firmę, siedzibę i adres spółki b) przedmiot działalności spółki c) wysokość kapitału zakładowego d) informację, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział e) oznaczenie wspólników posiadających samodzielnie lub łącznie z innymi co najmniej 10% kapitału zakładowego oraz ilość posiadanych przez tych wspólników udziałów i łączną ich wartość wspólnicy posiadający mniej niż 10 % kapitału zakładowego nie są ujawniani w KRS f) wzmiankę, że wspólnik jest jedynym wspólnikiem spółki, jeżeli spółka ma tylko jednego wspólnika g) nazwiska, imiona i adresy członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki h) nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia takich organów i) zaznaczenie okoliczności wniesienia wkładów niepieniężnych do spółki, jeśli były wniesione 4
j) czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony k) jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki oznaczenie tego pisma Załączniki do wniosku KRS: a) umowa spółki b) oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników c) jeśli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny, zawierający umowę spółki, dowód ich ustanowienia, z wyszczególnieniem składu osobowego d) podpisana przez wszystkich członków zarządu lista wspólników z podaniem nazwiska, imienia i firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich e) złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu, ( klauzula apostille jest wymagana w przypadku poświadczenia dokonanego przez zagranicznego notariusza) f) umowa najmu lokalu (adres spółki). Powyższa lista załączników nie ma zastosowania do zgłoszenia spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy. Do zgłoszenia takiej spółki załącza się dokumenty sporządzone na formularzach udostępnianych w systemie teleinformatycznym. Zarząd spółki, którą utworzono przy wykorzystaniu wzorca umowy, ma jedynie obowiązek złożyć do sądu rejestrowego w terminie 7 dni od daty rejestracji spółki: a) oświadczenie wszystkich członków Zarządu, iż wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione b) wzory podpisów członków Zarządu złożone wobec sądu lub poświadczone notarialnie, (w razie poświadczenia przez notariusza zagranicznego konieczna jest klauzula apostille ). Załączniki do wniosku do KRS zasada tzw. jednego okienka: Wraz z wnioskiem o rejestrację spółki w KRS, korzystając z zasady tzw. jednego okienka, dokonuje się zgłoszenia nowej spółki w rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON), w zakładzie ubezpieczeń społecznych (ZUS) i urzędzie skarbowym (US). Zatem do wniosku o wpis spółki do KRS należy nadto załączyć: a) wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej w celu uzyskania numeru REGON b) zgłoszenie płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych (ZUS) c) zgłoszenie identyfikacyjne skierowane do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w celu uzyskania numeru NIP. Zasada jednego okienka nie ma zastosowania, gdy wniosek o wpis w rejestrze przedsiębiorców składany jest w formie elektronicznej (przy wykorzystaniu wzorca umowy). 5
W takim przypadku wnioskodawca wysyła powyższe wnioski i zgłoszenia samodzielnie, do właściwych urzędów i instytucji. Niezależnie od złożenia wniosku i formularzy w KRS w celu rejestracji spółki, do rozpoczęcia działalności przez spółkę niezbędne jest: 1. otwarcie rachunku bankowego spółki, chyba że był otwarty dla spółki w organizacji, 2. jeśli spółka zamierza zatrudniać pracowników: złożenie oświadczenia w ZUS w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby, zorganizowanie szkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. KOSZTY 1. Taksa notarialna Wysokość maksymalnej taksy notarialnej za sporządzenie aktu notarialnego - umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością - uzależniona jest od wysokości kapitału zakładowego spółki. Dla spółki z minimalnym kapitałem zakładowym w wysokości 5.000 PLN taksa notarialna wynosi maksymalnie 160 PLN + VAT. Przy wyższym kapitale zakładowym taksa notarialna wynosi: Wysokość kapitału zakładowego Taksa do 10.000 zł 100 zł + 3 % od nadwyżki powyżej 3.000 zł powyżej 10.000 zł do 30.000 zł 310 zł + 2 % od nadwyżki powyżej 10.000 PLN powyżej 30.000 zł do 60.000 zł 710 zł + 1 % od nadwyżki powyżej 30.000 PLN powyżej 60.000 zł do 1.000.000 zł 1.010 zł + 0,4 % od nadwyżki powyżej 60.000 PLN powyżej 1.000.000 zł do 2.000.000zł 4.770 zł + 0,2 % od nadwyżki powyżej 1.000.000 PLN; powyżej 2.000.000 zł 6.770 zł + 0,25 % od nadwyżki powyżej 2.000.000 PLN2, Do tak wyliczonej taksy należy dodać 23 % podatku VAT. 2 nie więcej jednak niż 10.000 zł, a w przypadku czynności dokonywanych pomiędzy osobami zaliczonymi do I grupy podatkowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn nie więcej niż 7.500 zł. 6
Wysokość taksy notarialnej za notarialne poświadczenie podpisu uzależniona jest od wartości przedmiotu czynności, z dokonaniem której wiąże się notarialne poświadczenie podpisu i wynosi 1/10 maksymalnej stawki, jaka należałaby się, gdyby dokument sporządzono w formie aktu notarialnego, nie więcej jednak niż 300 zł. 2. Podatek od czynności cywilnoprawnych Wysokość podatku od czynności cywilnoprawnych należnego od zawarcia umowy spółki zależy od wysokości kapitału zakładowego spółki i wynosi 0,5 % tej wysokości. Podatek naliczany jest przez notariusza podczas sporządzania umowy spółki w formie aktu notarialnego i jest pobierany wraz z podpisaniem umowy spółki. 3. Opłata sądowa Opłata od wniosku o rejestrację spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS wynosi 500 zł, natomiast opłata od wniosku o zmianę wpisu w KRS wynosi 250 zł. 4. Opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym Opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wynosi 100 zł. 7