Zgorzelec, dn. 10.08. 2015r. SOSW.AG. 26. 16. 2015 ZAPYTANIE OFERTOWE Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy im. Marii Grzegorzewskiej w Zgorzelcu, NIP 615-17-76-606, w imieniu którego działa: Aneta Szostak-Sulewska Dyrektor Ośrodka, zaprasza do złożenia ofert na zakup i dostawę żywności na potrzeby stołówki szkolnej mieszczącej się w Specjalnym Ośrodku Szkolno- Wychowawczym im. Marii Grzegorzewskiej w Zgorzelcu o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 30 tys. euro netto, wyłączonej ze stosowania na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047 i 1473 z 2014 r. poz. 423,768,811,915,1146 i 1232 oraz z 2015 r. poz. 349). I. ZAMAWIAJĄCY Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy im. Marii Grzegorzewskiej ul. Armii Krajowej 10d, 59-900 Zgorzelec tel./fax: 75 77 524 71 lub 75 77 524 73 e-mail: biuro-admsosw@wp.pl II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia obejmuje zakup i dostawę żywności (wraz z rozładunkiem) na potrzeby stołówki szkolnej mieszczącej się w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym im. Marii Grzegorzewskiej z siedzibą przy ul. Armii Krajowej 10d w Zgorzelcu. 15330000-0 Przetworzone owoce i warzywa 15000000-8 Ryby przetworzone i konserwowe Nie dopuszcza się dzielenia zamówienia w ramach poszczególnych części. 1. Żywność będąca przedmiotem zamówienia musi odpowiadać warunkom jakościowym zgodnym z obowiązującymi atestami, Polskimi Normami, prawem żywnościowym oraz z obowiązującymi zasadami GHP/GMP i systemu HACCP lub Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem żywności zgodnym z ISO 22000:2005 2. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji jakości zdrowotnej i trwałości dostarczonej żywności do daty minimalnej trwałości lub terminu przydatności do spożycia określonych na czytelnych etykietach. 3. Cechy dyskwalifikujące zamawiane artykuły: niewłaściwe opakowanie, uszkodzone opakowanie, brak prawidłowego oznaczenia na opakowaniu pozwalającego na rozpoznanie 1
producenta, daty przydatności do spożycia, nietypowe dla produktu barwa, zapach, smak, konsystencja, oznaki zmian dyskwalifikujących produkt pod względem jakości m.in.: oznaki zepsucia, zapleśnienia, obecność zanieczyszczeń fizycznych. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia całej partii przedmiotu umowy lub odrzucenia jej części w przypadku, gdy w trakcie oceny wizualnej i organoleptycznej zostanie stwierdzona zła jakość produktów, będą widoczne uszkodzenia spowodowane niewłaściwym zabezpieczeniem produktów, złymi warunkami transportowymi lub niewłaściwym stanem higienicznym środków transportu przewożących przedmiot umowy. 5. W przypadku otrzymania żywności o niewłaściwej jakości zdrowotnej czy handlowej Zamawiający odmówi przyjęcia towaru i zgłosi niezwłocznie reklamację telefonicznie w dniu dostawy. Wykonawca zobowiązuje się odebrać i wymienić żywność nie spełniającą wymagań jakościowych na wolną od wad max do 4 godzin od dnia i godziny jego zgłoszenia i na własny koszt. Wykonawca podpisuje odbiór żywności nie spełniającej wymagań. 6. Odbiór ilościowo-jakościowy dostarczanej żywności będzie potwierdzany przez upoważnionego pracownika Zamawiającego. Nie dopuszcza się przyjęcia towaru bez ważnego dowodu dostawy, tj. ilości dostarczonego towaru, cen jednostkowych i wartości. 7. Podane w formularzu ofertowym ilości przedmiotu zamówienia stanowią szacunkowe zapotrzebowanie jakie Zamawiający przewiduje zakupić w danym roku szkolnym. Z tytułu niezrealizowania wskazanych w formularzu ofertowym ilości przedmiotu zamówienia Wykonawcy nie będą przysługiwały roszczenia przeciw Zamawiającemu. Zamawiający może dokonać zmiany asortymentowej określonej w przedmiocie zamówienia w ramach limitu finansowego. Szczegółowa ilość zamawianych artykułów będzie określana każdorazowo zamówieniami jednostkowymi. 8. Dostawa żywności następować będzie na podstawie zamówień składanych Wykonawcy przez Zamawiającego telefonicznie, pocztą elektroniczną lub faksem. W zamówieniu Zamawiający przekaże rodzaj i ilość zamawianej żywności jaka ma być dostarczona. W szczególnych przypadkach, wynikających z potrzeby Zamawiającego, Wykonawca winien przyjąć zamówienie w trybie pilnej realizacji. 9. Dostawca dostarczać będzie żywność przetworzone owoce i warzywa oraz ryby przetworzone i konserwowe do Zamawiającego własnym środkiem transportu spełniającym warunki zgodne z zasadami GHP/GMP (kserokopię decyzji o dopuszczeniu środka transportu przez PiS do przewozu żywności należy załączyć do oferty) na własny koszt i ryzyko w godzinach z częstotliwością co najmniej 1 raz w tygodniu. III. OKREŚLENIE SPOSOBU KOMUNIKOWANIA SIĘ ZE WSKAZANIEM OSOBY UPRAWNIONEJ DO KONTAKTU Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą faksu nr (75)7752473 lub drogą elektroniczną na adres: biuroadmsosw@wp.pl Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienia. Osobą wskazaną do kontaktu w kwestiach dotyczących przedmiotu zamówienia jest: Jolanta Klimkiewicz nr telefonu (75)7750057, w kwestiach proceduralnych: Dorota Buczkowska, nr telefonu (75)7750057, e-mail: biuroadmsosw@wp.pl. 2
IV. WYMAGANIA STAWIANE WYKONAWCY 1. Posiadanie wiedzy i doświadczenia 1. W celu spełnienia tego warunku Wykonawca przedstawi wykaz dostaw w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy- w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju i wartości, daty i miejsca ich wykonania - załącznik nr 3. 2. Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże doświadczenie poprzez wskazanie w wykazie co najmniej trzech dostaw o podobnym zakresie jak w Formularzu ofertowym na kwoty: - przetworzone owoce i warzywa (mrożonki owocowo-warzywne) na kwotę: 2400,00 zł brutto, - ryby przetworzone i konserwowe na kwotę: 3.300,00 zł brutto; Ponadto Wykonawca dołączy do wykazu dostaw referencje, które potwierdzą należyte wykonanie przedmiotu zamówienia. 3. Asortyment musi być dostarczany odpowiednim środkiem transportu, spełniającym obowiązujące wymogi sanitarne i dopuszczonym decyzją właściwego organu Państwowej Inspekcji Sanitarnej do przewozu żywności w warunkach zapewniających utrzymania ich właściwej jakości. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty kserokopię Decyzji Państwowego (Powiatowego) Inspektora Sanitarnego o dopuszczeniu środka transportu do przewozu żywności (aktualną, potwierdzoną za zgodność z oryginałem). 4. Osoby wykonujące zamówienie (kierowcy i pomocnicy) winni posiadać aktualne świadectwa zdrowia oraz czystą odzież ochronną (świadectwa zdrowia do wglądu). 5. W celu potwierdzenia uprawnień do wykonywania działalności Wykonawca załączy do oferty aktualny odpis z właściwego rejestru lub CEiIDG wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem składania ofert. DOKUMENTY JAKIE WYKONAWCA POWINIEN ZAŁĄCZYĆ DO OFERTY: Zamawiający wymaga, aby każda oferta zawierała następujące dokumenty: 1. Wypełniony i podpisany formularz asortymentowo-cenowy ofertowy (załącznik nr 2a i załącznik nr 2b) 2. Wypełniony i podpisany formularz ofertowy (załącznik nr 1) 3. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z CEiIDG, wystawiony nie wcześniej niż przed upływem 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert w postaci oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do podpisywania oferty. 4. Aktualną kserokopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem decyzji Państwowego (Powiatowego) Inspektora Sanitarnego o dopuszczeniu środka transportu do przewozu żywności. 5. Wykaz trzech dostaw o podobnym zakresie, realizowanych w ostatnich 3 latach przed upływem terminu składania ofert (załącznik nr 3) wraz z referencjami/poświadczeniem że zostały wykonane należycie. V. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA - termin realizacji zamówienia: od 01.09.2015r. do 30.06.2016r. 3
- płatność: przewidziana jest płatność w terminie do 14 dni od daty dostarczenia przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego towaru i poprawnie wystawionej Faktury VAT. - gwarancja: zgodnie z datą przydatności do spożycia na opakowaniu jednostkowym. VI. KRYTERIA OCENY OFERT ORAZ OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY która zostanie wyliczona w następujący sposób: Cw = (Cmin:Cx) x 100%, gdzie: Kryterium wyboru ofert stanowi cena 100% Cw ilość punktów przyznanych danej ofercie Cmin minimalna cena wykonania zamówienia Cx cena wykonania zamówienia podana przez uczestnika, którego wynik jest obliczany. 1. Za cenę przyjmuje się wartość ogółem brutto, wskazaną przez oferenta w formularzu asortymentowo-cenowym (załączniki nr 2a i 2b). 2. Wykonawca określi ceny na wszystkie elementy zamówienia wymienione w formularzu asortymentowo-cenowym. 3. Wszystkie wartości określone w formularzu asortymentowo-cenowym oraz ostateczna cena oferty muszą być liczone do dwóch miejsc po przecinku, z odpowiednim zaokrągleniem w dół lub w górę w następujący sposób: - w dół - jeżeli kolejna liczba jest mniejsza od 5, - w górę - jeżeli kolejna liczba jest większa od 5 lub równa 5. 3. Prawidłowego ustalenia podatku VAT należy dokonać zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. 4. Ostateczną cenę oferty stanowi suma wartości poszczególnych pozycji formularza asortymentowo-cenowego. 5. Zamawiający w celu ustalenia czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, może zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. 6. Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, niezwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty. 7. Rozliczenie między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w PLN. 8. Oferta musi być napisana w języku polskim i podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz. 9. Złożone oferty pozostaną ważne przez okres 30 dni po ostatecznym terminie składania ofert. 10. Oferta obowiązkowo winna być sporządzona na drukach załącznikach do niniejszego zapytania. VII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Miejsce i termin składania ofert Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy im. Marii Grzegorzewskiej, 59-900 Zgorzelec, ul. Armii Krajowej 10d (sekretariat), od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-13.00 do dnia 24 sierpnia 2015 r. do godz. 11.00. 2. Ofertę złożoną po terminie zwraca się niezwłocznie bez otwierania. 3. Dla ofert przesłanych pocztą za termin złożenia oferty uważa się termin otrzymania przesyłki. 4. Miejsce i termin otwarcia ofert Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy im. Marii Grzegorzewskiej, ul. Armii Krajowej 10d w Zgorzelcu, biuro administracyjno-gospodarcze (internat, parter), dnia 24 sierpnia 2015 r. o godzinie 11.10. 4
VIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE UMOWY 1. Umowy zostaną zawarte na warunkach określonych we wzorze stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego w terminie wskazanym przez Zamawiającego. 2. Zamawiający przewiduje zawarcie umowy z jednym wykonawcą dla każdej z części zamówienia oddzielnie, przy czym dla dwóch części zamówienia może być ten sam Wykonawca, jeżeli złoży na nie najkorzystniejsze oferty. 3. Wykonawcy występujący wspólnie winni, przed zawarciem umowy dostarczyć Zamawiającemu umowę regulującą współpracę tych Wykonawców. IX. WYBÓR OFERTY 1. Zamawiający dokona wyboru oferty, która: - odpowiada wymaganiom określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym - jest najkorzystniejsza z punktu widzenia przyjętego kryterium cena 100% 2. Zamawiający złoży zamówienie u Wykonawcy, który uzyska największą liczbę punktów w przyjętym kryterium cena. 3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. X. TRYB POSTĘPOWANIA 1. Postępowanie prowadzone jest z pominięciem ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych zgodnie z obowiązującym u Zamawiającego Regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo rezygnacji z podpisania umowy na każdym etapie prowadzonego postępowania. O swojej decyzji Zamawiający poinformuje Wykonawców na piśmie. Zatwierdził: Aneta Szostak-Sulewska Dyrektor Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w Zgorzelcu 5