Konsultacje społeczne w ramach projektu Wysokie standardy współpracy z NGO s w Dzielnicy Praga Południe Miasta Stołecznego Warszawy dr Paweł Kuczyński Warszawa, listopad 2014 r.
Spis treści Cele i program spotkań konsultacyjnych 3 Działania informacyjne... 4 Data i miejsce zrealizowanych spotkań konsultacyjnych....4 Program spotkania. 7 Charakterystyka organizacji pozarządowych uczestniczących w spotkaniach..7 Wyniki sondażu wśród uczestników spotkania konsultacyjnego 8 Użyteczność finansowych form współpracy z Urzędem Dzielnicy Praga-Południe.. 9 Użyteczność niefinansowych form współpracy z Urzędem Dzielnicy Praga-Południe. 10 Wnioski i rekomendacje dotyczące zagadnień szczegółowych...14 Podsumowanie.... 22 Obserwacje Moderatora...... 23 Aneks 26
CELE I PROGRAM SPOTKAŃ KONSULTACYJNYCH Niniejszy raport dotyczy konsultacji społecznych, które odbyły się w ramach projektu Wysokie standardy współpracy z NGO s w Dzielnicy Praga Południe Miasta Stołecznego Warszawy współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.4 Rozwój potencjału trzeciego sektora, Poddziałanie 5.4.2 Rozwój dialogu obywatelskiego. Organizacje pozarządowe, które uczestniczyły w konsultacjach, zostały poproszone o wyrażenie swoich opinii na następujące tematy: Otwarte konkursy ofert na realizację zadań publicznych realizowanych na rzecz mieszkańców dzielnicy Praga-Południe; Tryb pozakonkursowy zlecania zadań publicznych realizowanych na rzecz mieszkańców dzielnicy Praga-Południe tzw. małe granty ; Działalność Dzielnicowej Komisji Dialogu Społecznego; Obowiązujące zasady i tryb dostępu organizacji do lokali komunalnych znajdujących się na terenie dzielnicy. Celem przeprowadzonych konsultacji społecznych było wsparcie przedstawicieli organizacji pozarządowych i administracji publicznej w dokonaniu oceny wzajemnych relacji i jakości współpracy. Chodziło także o zebranie rekomendacji zaproponowanych zarówno przez przedstawicieli organizacji pozarządowych, jak i pracowników urzędu.
Wyniki konsultacji posłużą do projektowania przez Urząd Dzielnicy Praga-Południe instrumentów współpracy z organizacjami pozarządowymi, które będą odpowiadały ich potrzebom. Praktycznym celem spotkań było podniesienie poziomu wiedzy organizacji pozarządowych jeśli idzie o współpracę z urzędem dzielnicy. Kolejne działania w tym zakresie zostaną uwzględnione w strategii, opracowywanej w ramach projektu Wysokie standardy współpracy z NGO s w Dzielnicy Praga-Południe Miasta Stołecznego Warszawa. Konsultacje były zaadresowane do organizacji pozarządowych i innych podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego, o których mowa w artykule 3, ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (dla uproszenia w koncepcji nazywane są one łącznie: organizacjami pozarządowymi), które są zarejestrowane na terenie dzielnicy Praga - Południe i/lub prowadzą na jej terenie aktywną działalność. Gospodarzem konsultacji był Urząd Dzielnicy Praga-Południe, wsparcie merytoryczne i organizacyjne zapewnił partner w projekcie czyli Stowarzyszenie Centrum Wspierania Aktywności Lokalnej CAL. Działania informacyjne Zaproszenie do konsultacji zostało opublikowane na stronie internetowej Urzędu m. st. Warszawy, Urzędu Dzielnicy Praga - Południe, Stowarzyszenia Centrum Wspierania Aktywności Lokalnej CAL i wysłane e-mailem do organizacji pozarządowych znajdujących się w bazie danych Centrum Wspierania Aktywności Lokalnej CAL. Możliwość przesyłania zaproszeń miały także organizacje pozarządowe - gospodarze spotkań. Dodatkowo zostały przygotowane plakaty informujące o konsultacjach, które zostały umieszczone m. in. w budynku urzędu dzielnicy i siedzibach organizacji, gospodarzy spotkań. Data i miejsce zrealizowanych spotkań konsultacyjnych Konsultacje w ramach projektu miały formę bezpośrednich spotkań z przedstawicielami organizacji pozarządowych. W terminie od 17-go do 24-go listopada 2014 roku odbyło się pięć spotkań konsultacyjnych. Istotnym novum było skorzystanie z gościnności kilku organizacji
działających na Pradze-Południe i zaproszenie zainteresowanych do ich lokali, co pozwoliło na mniej formalną atmosferę konsultacji. Spotkania odbyły się w pięciu różnych osiedlach dzielnicy Praga-Południe, aby zapewnić łatwiejszy dostęp uczestnikom zebrań. Kolejne spotkania odbyły się w następujących lokalizacjach: 17 listopada godz. 16.30-19.00 spotkanie w siedzibie organizacji Międzynarodowy Ruch ATD Czwarty Świat, ul. Grenadierów 34, lokal U1 18 listopada godz. 17.00-20.00 spotkanie w siedzibie organizacji Stowarzyszenie Pracownie Twórcze Lubelska, ul. Lubelska 30/32 19 listopada godz. 16.00-18.30 spotkanie w budynku Klubu Kultury Saska Kępa (sala widowiskowa), ul. Brukselska 23
21 listopada godz. 15.00-17.30 spotkanie w siedzibie Ingenium Stowarzyszenia Ludzi Aktywnych, ul. Meissnera 12 24 listopada godz. 15.00-17.30 Centrum Społeczne PACA 40 ul. Paca 40 gospodarz spotkania Stowarzyszenie Wspólne Podwórko
Liczba osób uczestniczących w konsultacjach była zgodna z przyjętymi założeniami. Żywy przebieg spotkań pokazał, że mieszkańcy chcą współpracować z Dzielnicą. W spotkaniach konsultacyjnych wzięło udział łącznie 65 osób, w tym przedstawiciele 33 organizacji pozarządowych. Program spotkania Każde ze spotkań zostało przeprowadzone według podobnego, ramowego scenariusza: 1. Powitanie uczestników spotkania: przedstawiciel Urzędu Dzielnicy, organizacji, i gospodarza. 2. Wprowadzenie do spotkania: przedstawienie celu, przebiegu, zasad i informacji o ankiecie zaplanowanej na zakończenie spotkania. 3. Zebranie opinii uczestników, ze szczególnym uwzględnieniem czterech kluczowych zagadnień. 4. Wypełnienie anonimowej ankiety na zakończenie spotkania. 5. Podziękowanie za udział w spotkaniu i informacja o tym, kiedy, gdzie i w jakiej formie będzie dostępne sprawozdanie z konsultacji.
Charakterystyka organizacji pozarządowych uczestniczących w spotkaniach Organizacje pozarządowe uczestniczące w spotkaniach konsultacyjnych na terenie Pragi- Południe były bardzo zróżnicowane pod względem aktywności, wielkości, jak i stażu działalności. Nie wszystkie działające organizacje utrzymują kontakt z samorządem i starają się o środki budżetowe na realizację zadań statutowych. Widocznym problemem okazał się słaby stopień integracji lokalnych organizacji, który często nie wiedzą o sobie nawzajem. Na spotkania przybyły głównie organizacje zajmujące się pomocą najuboższym i przeciwdziałaniu patologiom, edukacją oraz organizacje sportowe. Znaczącą grupę stanowiły osoby reprezentujące środowiska artystyczne, co potwierdza, że Praga-Południe słusznie uchodzi za nowe centrum sztuki niezależnej. Zasoby lokalowe dzielnicy pozwalają na przyciąganie niezależnych środowisk twórczych. Z drugiej strony ten kierunek rozwoju dzielnicy wymaga nakładów finansowych.
WYNIKI SONDAŻU WŚRÓD UCZESTNIKÓW SPOTKAŃ KONSULTACYJNYCH Poniżej przedstawione wyniki zostały zebrane w ramach wykorzystanego w procesie konsultacji narzędzia tj. ankiet. Podstawowe pytania zadane uczestnikom objęły następujące zagadnienia: Czy dla Twojej organizacji użyteczne są otwarte konkursy ofert na realizację zadań publicznych realizowanych na rzecz mieszkańców dzielnicy Praga-Południe? Czy dla Twojej organizacji użyteczny jest tryb pozakonkursowy zlecania zadań publicznych realizowanych na rzecz mieszkańców dzielnicy Praga-Południe, tzw. małe granty? Czy dla Twojej organizacji użyteczna jest działalność Dzielnicowej Komisji Dialogu Społecznego? Czy dla Twojej organizacji użyteczne są obecne zasady i tryb dostępu organizacji do lokali komunalnych znajdujących się na terenie dzielnicy? Dodatkowo organizacje pozarządowe zostały poproszone o uzasadnienie swoich ocen i wskazanie tych cech i elementów ocenianych instrumentów współpracy, które są dla nich użyteczne, bądź nie. Zaprezentowane stanowiska dały szeroki przegląd zagadnień. Co ważne - opinie liderów trzeciego sektora i współpracujących z nimi urzędników są w wielu punktach zbieżne. Zarówno w obszarze rozpoznania problemów, jak i pomysłów na ich rozwiązanie. Na jakość współpracy w największym stopniu wpływa doświadczenie, które zdobywają obydwie strony. Organizacje pozarządowe, wbrew stereotypowi, nie okazały się roszczeniowe i nie były zakonem żebraczym. Zasadniczą kwestią pozostaje dobra komunikacja oraz proste i czytelne procedury. Obydwa obszary mogą być nadal doskonalone.
Użyteczność finansowych form współpracy z Urzędem Dzielnicy Praga-Południe PYT. Czy dla organizacji użyteczne są otwarte konkursy ofert na realizację zadań publicznych realizowanych na rzecz mieszkańców dzielnicy Praga - Południe? Nie 6% Raczej nie 6% Raczej tak 15% Tak 73% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Podstawową formą współpracy finansowej między urzędem a organizacjami pozarządowymi jest udzielenie dotacji na realizację zadań publicznych. Ta forma współpracy została dobrze oceniona przez uczestników spotkania. Zdecydowana większość respondentów (88%) uznała za użyteczne lub raczej użyteczne otwarte konkursy ofert na realizację zadań publicznych. Jedynie 12% respondentów uznało otwarte konkursy ofert za nieprzydatne lub raczej nieprzydatne. Należy podkreślić, że bezużyteczność konkursów, którą wskazała część organizacji pozarządowych może wynikać z faktu, iż część z nich finansuje się w inny, niezależny sposób.
PYT. Czy dla Twojej organizacji użyteczny jest tryb pozakonkursowy zlecania zadań publicznych realizowanych na rzecz mieszkańców dzielnicy Praga-Południe, tak zwane małe dotacje? Ogólna ocena użyteczności trybu pozakonkursowego jest mocno zróżnicowana. Ponad połowa (54%) uznała tak zwane małe granty za przydatne lub raczej przydatne. Można podejrzewać, że pozostałe osoby (46 %) uznały finansowanie pozakonkursowe za nieprzydatne z powodu zbyt dużego nakładu pracy przygotowawczej w porównaniu do otrzymanej kwoty. Co ważne, większość uczestników spotkania uznała, że fundusze, które zostały przyznane dzielnicy powinny zostać w całości przeznaczona na otwarte konkursy ofert. Użyteczność niefinansowych form współpracy z Urzędem Dzielnicy Praga-Południe Ważną stroną współpracy urzędu dzielnicy z organizacjami pozarządowymi jest obszar pozafinansowy. W zasadzie w tym zakresie można mówić o wzajemnej kooperacji, gdzie ma miejsce równość stron we wzajemnych relacjach i bardziej partnerskie podejście. Wiele osób uznało, że urzędnicy są gotowi do udzielania wyjaśnień i niesienia pomocy.
PYT. Czy dla Twojej organizacji użyteczne są obecne zasady i tryb dostępu organizacji do lokali komunalnych znajdujących się na terenie dzielnicy? Nie 37% Raczej nie 27% Raczej tak 23% Tak 13% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% W tym przypadku opinie organizacji pozarządowych są również bardzo zróżnicowane. 64% ankietowanych uznało, że obecne zasady i tryb dostępu organizacji do lokali komunalnych są nieużyteczne. Część respondentów podkreśliła, że jednym z ważniejszych powodów, które blokują ich rozwój jest brak siedziby- czy szerzej- miejsca, w którym mogłyby prowadzić swoje działania. Ponadto proponowane przez miasto lokale są często w złym stanie. Lepsze lokale są oddawane do celów komercyjnych. Co ważne osoby, które podnosiły ten problem często nie wskazywały, iż podejmują jakiekolwiek działania, by zmienić tę sytuację. Warto zauważyć, że części opinii na temat użyteczności lokali towarzyszy brak wiedzy o trybie ich przyznawania a także rzeczowej informacji nt. dostępu do konkretnych lokali komunalnych. Z drugiej strony wiele osób uznało, że Dzielnica Praga-Południe daje pozytywny przykład, jeśli idzie o politykę lokalową uwzględniającą potrzeby organizacji pozarządowych. Uczestnicy
spotkań docenili to, że część osób prowadzących działalność na rzecz mieszkańców, otrzymało lokale po stawkach preferencyjnych określonych na poziomie kosztów utrzymania obiektów. Nie wszystkie potrzeby lokalowe zostały jednak zaspokojone. PYT. Czy dla Twojej organizacji użyteczna jest działalność Dzielnicowej Komisji Dialogu Społecznego? Większość ankietowanych oceniła negatywnie użyteczność Dzielnicowej Komisji Dialogu Społecznego, jeśli idzie o własną organizację. 75% uczestników spotkań uznało DKDS za nieużyteczną lub raczej nieużyteczną. W trakcie ożywionych dyskusji na ten temat powtarzała się opinia, że Dzielnicowa Komisja Dialogu Społecznego nie ma na siebie pomysłu. Zajmuje się sama sobą i działa bez wyraźnego planu. Spotkania w ramach DKDS-u powinny zostać podzielone tematycznie, dzięki czemu organizacje uczestniczyłyby jedynie w spotkaniach, które ich interesują. Co ważne, niemało organizacji nie wiedziało czym właściwie zajmuje się DKDS, kto wchodzi w jej skład i jaki jest cel
jej funkcjonowania. Przy czym co trzeci ankietowany (25%) uznał, że i integracja społeczności lokalnej zyskują na funkcjonowaniu DKDS-u. dialog społeczny PYT. Jaki może być wkład Twojej organizacji we współpracę niefinansową z Urzędem Dzielnicy Praga-Południe? Zebrane wypowiedzi pokazują, że spora część organizacji pozarządowych, które wzięły udział w konsultacjach chce informować na bieżąco urząd i inne organizacje pozarządowe o swojej działalności (np. w formie informacji przesyłanych e-mailem, ankiet, itp). Tę opcję wybrało najwięcej uczestników spotkania, bo aż 31, tj. 89%. Organizacje chcą także uczestniczyć w realizacji wspólnych przedsięwzięć inicjowanych przez Urząd. Najważniejszym impulsem jest realizacja zadań mieszczących się w sferze działań
statutowych. Tę opcję wybrało 28 respondentów, tj. 80%. Współpracę z organizacjami mającymi podobne cele wybrało 17 osób (48%). Jedynie 14 uczestników spotkań (40%) wybrało współpracę w ramach osiedla lub dzielnicy, bez względu na swoje cele statutowe. Co ważne, dwukrotnie więcej przedstawicieli organizacji woli uczestniczyć w spotkaniach i szkoleniach organizowanych przez urząd 27 osób (77%), aniżeli organizować je samodzielnie dla innych organizacji 11 osób (31). Warto zauważyć, że co czwarta organizacja pozarządowa 28 respondentów (80%) chce uczestniczyć w innych formach konsultacji organizowanych przez urząd. Oznacza to, że dla wielu organizacji liczy się formuła ciągłej współpracy oraz bezpośredni kontakt z przedstawicielami urzędu. Swoje uczestnictwo w opracowaniu Strategii Współpracy dzielnicy z organizacjami pozarządowymi oraz w rozwijaniu innych programów i planów dotyczących współpracy i działalności organizacji pozarządowych zadeklarował co piąty uczestnik konsultacji (20 osób 57%). Pomimo krytyki Dzielnicowej Komisji Dialogu społecznego 13 uczestników (37%) zadeklarowało, że chce uczestniczyć w jej pracach. W związku z powyższym, warto zastanowić się nad wprowadzeniem pewnych zmian, które mają na celu udoskonalenie działań DKDSu. Jedynie 7 respondentów (20%) chce podejmować inne działania w ramach współpracy niefinansowej z urzędem i integrowania środowiska organizacji pozarządowych działających na terenie dzielnicy. Tak niski wynik może być spowodowany tym, że uwzględniona w ankiecie opcja inne jest mało zachęcająca dla uczestników konsultacji. Zgłoszone propozycje dotyczyły takich form współpracy jak np.: inicjowanie projektów systemowych, szkolenia dla urzędników, użyczenie sal z multimediami.
WNIOSKI I REKOMENDACJE DOTYCZĄCE ZAGADNIEŃ SZCZEGÓŁOWYCH Poniższe zestawienia zostały zebrane na podstawie zagadnień poruszanych, w trakcie dyskusji, na pięciu spotkaniach konsultacyjnych. Rekomendacje zaproponowane przez moderatora nie mają wiążącego charakteru, stanowią jedynie propozycję rozwiązania określonego problemu. WNIOSKI Zbyt mała, a często nieistniejąca współpraca pomiędzy poszczególnymi organizacjami. Organizacje rzadko posiłkują się wiedzą na temat innych organizacji, rzadko wykazują, że coś robiły i występowały wspólnie z jakimś projektem (wyjątek stanowią środowiska artystyczne). REKOMENDACJE Istotną kwestią jest stworzenie sieci organizacji działających na terenie dzielnicy, a także także usprawnienie przepływu informacji, czemu może pomóc planowane wdrożenie specjalnej platformy internetowej. Uzależnienie od jednego źródła finansowania. Wiele problemów wynika z jednego źródła finansowania. Część organizacji jest zdecydowanie uzależniona od środków samorządowych, z których finansuje całość lub większość swoich działań. To mocno ogranicza działania NGO-sów, które mają kompetencje merytoryczne, ale już niekoniecznie związane z zarządzaniem środkami publicznymi, począwszy od ich pozyskiwania, a skończywszy na ich rozliczaniu. Należy rozważyć uruchomienie nowej zakładki poświęconej NGO-som na stronie www dzielnicy. Stworzenie nowej zakładki ma na celu udostępnienie wszelkich niezbędnych materiałów i informacji związanych z funkcjonowaniem organizacji pozarządowych. Na stronie mogłyby zostać zamieszczone informacje nt. szkoleń dotyczących finansowania i pozyskiwania środków przez NGO-sy, m.in. kontakt do instytucji, które organizują tego typu szkolenia. Jest to kwestia do uwzględnienia, jeśli
idzie o planowaną platformę internetową, jako narzędzie komunikacji wertykalnej i horyzontalnej, jeśli idzie o organizacje pozarządowe i urząd miasta. Rozbudowana dokumentacja. Wielu uczestników narzekało na bariery biurokratyczne. Negatywne opinie dotyczyły konieczności przedstawienia szeregu bardzo szczegółowych dokumentów, oraz zbyt dokładnej weryfikacji przez urząd. Rozbudowane dokumenty wymagane w systemie dotacyjnym są dużym utrudnieniem. Uczestnicy ocenili, że jest bardzo czasochłonny i ludzkochłonny w tym sensie, że bardzo dużo osób musi być zaangażowanych w obsługę tej procedury. Częste zmiany druków powoduje, że organizacje nie nadążają za procesem aktualizacji posługują się np. zeszłorocznymi wzorami dokumentów. W związku z tym wiele z nich odpada z konkursu ze względów formalnych lub popełnia błędy w rozliczeniach. Warto rozważyć możliwości urzędu związane z organizacją szkoleń nt. wymagań proceduralnych, zwłaszcza, kiedy się zmieniają. Informacja o takich szkoleniach powinna być dobrze wypromowana np. poprzez mailing do organizacji. Informację na ten temat warto opublikować na stronie www urzędu. Spotkania z urzędnikami. Dla wielu organizacji ważne są wizyty urzędników w miejscach prowadzenia działalności przez lokalne organizacje, w celu zapoznania się z ich działaniami, planami itp. Na bazie takich spotkań budowane jest zaufanie. Należy rozwijać bezpośrednie kontakty przedstawicieli urzędu z organizacjami pozarządowymi. Zorganizowanie konsultacji w różnych lokalizacjach, korzystając z gościnności organizacji pozarządowych działających na Pradze-Południe, spotkało się z aprobatą uczestników.
Czas oczekiwania na dofinansowanie. Uczestnicy spotkania mieli zastrzeżenia do dostępności na czas przyznanych środków. W niektórych przypadkach, zwłaszcza na początku roku, środki nie są dostępne z przyczyn obiektywnych. To powoduje, że projekty nie mogą być realizowane w cyklu ciągłym. Istnieje realne ograniczenie podejmowania działań, gdy np. organizacja musi czekać do czasu otrzymania dotacji, aby zatrudnić specjalistę, który miał pracować od początku roku. W przypadku niektórych projektów możliwe jest wydatkowanie od dnia ogłoszenia konkursu, a następnie refundacja środków po podpisaniu umowy. W sytuacji, gdy środki na zaplanowanie działania docierają zbyt późno, rozwiązaniem pomocniczym jest poinstruowanie projektodawców, aby w pierwszym etapie projektów przewidywali działania przygotowawcze, nie wymagające nakładów finansowych, o ile jest to możliwe. Innym rozwiązaniem są poręczenia i pożyczki. Takie rozwiązanie w Warszawie organizacje mogą uzyskać, czy wręcz wywalczyć wzorem innych miast. Najem lokali w ciągach handlowo-usługowych. Organizacje zwróciły uwagę na trudności związane z najmem lokali organizacjom poza konkursem, w ciągach handlowo-usługowych. W szczególnie uzasadnionych przypadkach władze dzielnicy powinny dopuszczać wyjątki, jeśli idzie o wysokość czynszów. Chodzi o takie sytuacja, gdy pewien typ usługi jest szczególnie potrzebny mieszkańcom dzielnicy na miejscu. Przykładem jest działalność stowarzyszenia Emmaus, którego zadaniem statusowym jest pomoc osobom ubogim w wyjściu ze stanu wyuczonej bezradności i jednocześnie pomoc w zarobieniu przez nich niewielkich środków, które pozwolą na zaspokojenie podstawowych potrzeb.
Brak dostatecznej informacji o dofinansowanych projektach. Organizacje podkreśliły, że informacje o efektach działań, które zostały dofinansowane w poprzednich latach nie są wystarczająco rozpowszechnione. Sprawozdania organizacji są jawne, jednak należy zwiększyć dostępność do informacji, które przekazuje gmina. Pouczające dla organizacji pozarządowych byłyby informacje o dofinansowanych projektach umieszczone w wygodnym miejscu np. na odrębnej platformie internetowej dedykowanej organizacjom i/lub na stronie www urzędu dzielnicy - w zakładce poświęconej NGO. Współpraca biznes NGO-sy. W spotkaniach konsultacyjnych wzięły udział organizacje biznesowe, które zaoferowały swoją pomoc NGO-om. Świadczy to o coraz większym zaangażowaniu firm w działania społeczna odpowiedzialność biznesu (CSR). Organizacje mogą się uczyć od bardzo doświadczonych w tym temacie NGO-sów, a także od małych i średnich firm, start-upowców. Wiedza na temat możliwości i sposobów współpracy wśród organizacji pozarządowych jest nader skromna. Warto wykorzystać ten rozwijający się trend. Zdaniem moderatora i autora opracowania warto pomyśleć o ułatwieniu zbliżenia pomiędzy organizacjami pozarządowymi i biznesem. Takim miejscem może być wspomniana odrębna platforma internetowa. Pozostaje jednak pytanie, kto byłby za nią odpowiedzialny i kto by nią administrował. Zbyt ogólne kryteria oceny projektów. Zdaniem niektórych uczestników konsultacji ocena jakościowa jest obecnie oparta o rozmyte kryteria. Wskazano na typowe wady kryteriów: zbytnia ogólność, niemierzalność, co pociąga za sobą za daleko idącą uznaniowość. Warto doprecyzować kryteria merytoryczne, aby nie budziły wątpliwości interpretacyjnych. Przedstawiciele urzędu, którzy uczestniczyli w spotkaniach konsultacyjnych zaoferowali swoje doradztwo w tej kwestii. Organizacje mają możliwość rozmowy z pracownikami urzędu nt. powodów odrzucenia wniosków.
Własny wkład finansowy. Większość organizacji, składając wnioski do grantodawców, musi zapewnić w projekcie tzw. wkład własny. Zazwyczaj organizacje muszą zagwarantować określoną kwotę, którą dołożą do projektu jako wkład finansowy. Dla wielu stowarzyszeń i fundacji stanowi to duży problem. Fundusze unijne. Nieliczne organizacje uczestniczące w spotkaniach konsultacyjnych ubiegały się o dofinansowania z zewnętrznych źródeł, takich jak np. fundusze Unii Europejskiej. Wynika to z braku umiejętności tworzenia projektów pod względem merytorycznym i budżetowym. Rozwiązanie problemu wkładu własnego pozostaje po stronie organizacji pozarządowych, który urząd powinien zapewnić w tym względzie informację i konsultacje. Dzielnica zapewnia możliwość indywidualnych spotkań z organizacją chętną do wejścia w partnerstwo z urzędem. Za duże procedury na małe granty. Organizacje zasadniczo nie kwestionowały faktycznego braku małych grantów w konkursach rozpisywanych przez dzielnicę, rozumiejąc, że małe granty pełnią funkcję doraźnego dofinansowania, o ile zostaną jakieś wolne środki finansowe. Pojawił się postulat dalej idącego uproszczenia procedur i wymogów formalnych związanych z przyznawaniem małych grantów. Zwłaszcza wtedy, gdy wnioskowana kwota jest znacznie niższa niż 10 000 zł. Zaleca się stworzenie osobnej ścieżki sprawozdawczej i wprowadzenie uproszczonego formularza do małych dotacji.
Model funkcjonowania DKDS. Informacje o spotkaniach w Dzielnicowej Komisji Dialogu Społecznego są mało przejrzyste. Organizacja spotkań i przepływ informacji związanych z DKDS pozostawiają wiele do życzenia. Istotnym problemem jest nierozpoznanie przez DKDS potrzeb organizacji, czego konsekwencją jest m.in. brak pomysłów związanych z przedmiotem spotkań komisji. Kształtowania priorytetów na poziomie dzielnicy. Organizacje uznały, że brakuje informacji o kierunkowych działaniach samorządu w dzielnicy. Informacje zamieszczone na stronie internetowej urzędu są zbyt ogólne i warto, aby poświęcić więcej uwagi kwestiom prawnym i proceduralnym. Istnieje potrzeba usprawnienia przepływu informacji związanych z funkcjonowaniem DKDS. Niektóre kwestie, które są poruszane na spotkaniach DKDS, należy przenieść do internetu. Pewnym rozwiązaniem byłoby internetowe forum, zapewniające szerszy udział w dyskusjach. Innym prostym udoskonaleniem przebiegu spotkań byłaby sugerowana przez uczestników konsultacji daleko idąca monotematyczność czy też branżowość, aby nie dotyczyły wszystkich możliwych spraw. Planowanie tematów spotkań z wyprzedzeniem i przemyślany porządek obrad pozwoliłoby uczestniczyć w spotkaniach zainteresowanym danym zagadnieniem. Zadaniem władz dzielnicy byłoby opublikowanie wytycznych, co do kierunków działania dzielnicy. Zwłaszcza tych, które pozwalają lepiej wykorzystać potencjał organizacji pozarządowych w zgodzie ze strategią dzielnicy. Przykładowymi priorytetami zgłaszanymi przez same organizacje były m. in.: a) większa przestrzeń na wsparcie projektów dla rodzin z innej grupy niż rodzin defaforyzowane, czyli minimalne przeprofilowanie konkursów z profilaktyki i oferty dla grup zagrożonych wykluczeniem, na takie, które mogą dotyczyć działań rozwijających kompetencje zróżnicowanych grup docelowych, b) konsekwentne budowanie wizerunku miejsc
w dzielnicy, gdzie jest duże skupisko NGO-sów, np. Lubelska miałaby być miejscem skupionym w 100% na kulturze i sztuce, ale już nie na opiece nad zwierzętami. Nieodpłatny wynajem lokali. Organizacje posiadają niedostateczną wiedzę na temat możliwości nieodpłatnego wynajmu sali/ lokalu na terenie dzielnicy. Na przykład, nie wszyscy wiedzieli, że takie miejsca udostępnia Centrum Aktywności Lokalnej CAL. Brak odpowiedniej komunikacji horyzontalnej pomiędzy organizacjami. Brakuje wspólnej przestrzeni do wymiany informacji na temat działalności i aktualnych projektów poszczególnych organizacji. Brak wsparcia w zakresie strategii, marketingu i public relations. Część organizacji nie ma strategii budowania wizerunku i uważa, że potrzebuje pomocy w zakresie instrumentów marketingowych i public relations. Należy ułatwić organizacjom dostęp do informacji i wiedzy dotyczącej wsparcia pozafinansowego np. poprzez nieodpłatne udzielanie przestrzeni na działania społeczne. Proponowane rozwiązanie (inicjatywa CAL), to usprawnienie przepływu informacji we wszystkich kierunkach, z uwzględnieniem urzędu miasta dzięki zaprojektowaniu i wdrożeniu prostej platformy internetowej. Możliwym rozwiązaniem jest lepsze wykorzystanie DKDS. Instytucjami, które pomagają stworzyć strategie marketingową dla NGOsów są SCWO i Centrum Szpitalna. Warto zamieścić tę informację na stronie www dzielnicy (zakładka dla NGO) oraz na planowanej platformie internetowej.
Działania promocyjne - usprawnienie kanału dystrybucji. Dla organizacji pozarządowych ważną kwestią jest współpraca z Ośrodkami Sportu i Rekreacji oraz placówkami oświatowymi. Urzędnik pierwszego kontaktu. Zdaniem uczestników konsultacji brakuje osoby powołanej z ramienia urzędu odpowiedzialnej za kontakt z organizacjami pozarządowymi. Niewykorzystany potencjał szkoleniowy organizacji pozarządowych. W organizacjach pozarządowych pracuje bogaty zasób specjalistów z różnych dziedzin. Ten potencjał nie jest w pełni wykorzystany. Organizacje powinny wykorzystać ten potencjał i wejść ze sobą w kooperację. Uzyskiwane na tej drodze efekty sieci związane z zawiązywaniem różnorodnych form współpracy między organizacjami pozwolą na zdobywanie nowej wiedzy i łączenie umiejętności oraz kluczowych kompetencji uczestników danej sieci organizacyjnej. Należy usprawnić ten kanał dystrybucji. Należy podjąć szereg działań informacyjnych, aby organizacje pozarządowe były zauważalne, lepiej przekazywały własną ofertę oraz swoje propozycje dla mieszkańców np. poprzez rozdystrybuowanie ulotek na terenie placówek oświatowych i OSiR-ów. W celu usprawnienia przepływu informacji i uproszczenia kwestii proceduralnych, należy przemyśleć propozycję zasugerowaną przez organizacje, polegająca na powołania urzędnika pierwszego kontaktu. Warte uwagi jest lepsze wykorzystanie DKDS, jeśli idzie o wymianę doświadczeń pomiędzy organizacjami celem organizacji szkoleń, nawet na zasadzie wymiany usług. Tą drogą organizacje powinny wykorzystać swój potencjał i wejść w kooperację nie korzystając z pomocy urzędników. W ramach dzielenia się wiedzą i doświadczeniem mogą zostać zainicjonowane cykliczne szkolenia. Współpraca organizacji w formie sieci daje synergię kompetencji. Jest to droga do budowania wyjątkowego potencjału stanowiącego źródło innowacyjnych rozwiązań przynoszących liczne korzyści mieszkańcom dzielnicy Praga-Południe.
PODSUMOWANIE Współpraca trzeciego sektora i władz samorządowych jest rzeczywistą potrzebą, a jej celem jest skuteczne zaspokajanie potrzeb lokalnych społeczności we wszystkich dziedzinach życia społecznego. Wydaje się, że zasadniczą wartością przeprowadzonych konsultacji jest potwierdzenie istotnej, a nawet wiodącej roli NGO-sów w budowaniu efektywnie działających społeczności lokalnych. Co za tym idzie, organizacje pozarządowe są tym aktorem społecznym, który tworzy niewidoczne spoiwa działań zbiorowych, działających często na niewielką skalę. Są to nowe więzi społeczne, współpraca odległych sobie statusowo grup, ujawnienie się talentów i nowych liderów, odkrywanie nowych miejsc spotkań. W podsumowaniu warto wspomnieć, że nowe rozwiązania powinny lepiej wykorzystywać możliwości sieci, portali społecznościowych i platform internetowych (działających na zasadzie forum i podobnych). Krytyka DKDS daje podstawy do stwierdzenia, że należy rozważyć jak wykorzystać możliwości internetowych narzędzi umożliwiających porozumiewanie się zainteresowanych stron. Lepsze wykorzystanie czasu i lepsza organizacja zwłaszcza spotkań z góry tematycznie przygotowanych - będzie rozwiązaniem oczekiwanym przez organizacje, wspartym dodatkowo dzięki wdrożeniu przemyślanych rozwiązań sieciowych.
OBSERWACJE MODERATORA Rzeczowe podsumowanie, uwzględniające wyniki wypowiedzi ankietowych oraz spis zagadnień poruszanych w ramach dyskusji, wydaje się spełniać zadania postawione przed tym raportem, ale nie oddaje w pełni atmosfery i dynamiki przebiegu spotkań. W związku z tym pozwalam sobie na podzielenie się kilkoma obserwacjami, które uzupełnią to, co zostało napisane powyżej. 1. Klimat współpracy W spotkaniach wzięli udział wyłącznie zainteresowani. Ta banalna konstatacja, pozwala zrozumieć, jakie źródło miała konstruktywna atmosfera towarzysząca konsultacjom. Poza jednym wyjątkiem, żadna organizacja pozarządowa nie wzięła udziału w spotkaniu, aby przedstawić swoją listę roszczeń lub wylewać żale. Uczestnicy chętnie opowiadali o swojej działalności, co dało asumpt do rozmów o możliwej współpracy pomiędzy organizacjami. Wskazując trudności związane z pozyskiwaniem finansowania nie szukano nierealistycznych rozwiązań. Wręcz przeciwnie, większość organizacji nie utożsamiała się z zakonem żebraczym jak barwnie określiła roszczeniowość NGO-sów jedna z uczestniczek. Można wręcz powiedzieć, że duża część organizacji pozarządowych, które uczestniczyły w konsultacjach usiłuje sobie radzić na swój sposób i bywa, że nie korzystały w ogóle z konkursów otwartych. Warte podkreślenia jest to, że w wypowiedziach przedstawicieli organizacji pozarządowych, które mają doświadczenie we współpracy z urzędnikami zdecydowanie przeważały opinie, że pracownicy samorządu dzielnicy Praga-Południe cechują się wysoką kulturą, gotowością do współpracy i chęcią pomocy we współpracy z NGO-sami. 2. Miejsca spotkań Na pewno dobrym pomysłem okazało się zorganizowanie konsultacji w różnych lokalizacjach, w czterech przypadkach korzystając z gościnności organizacji pozarządowych działających
na Pradze-Południe. Dzięki temu przebieg spotkań był mniej ceremonialny. Co więcej, osiągnięty został efekt, który nazwałbym sublokalnym, polegający na tym, że na ulicę Grenadierów, Lubelską, Brukselską, Meissnera i Paca dotarły organizacje, dla których przynajmniej jeśli idzie o część z nich miejsce spotkania oznaczało swoiste, dobrze znane im centrum dla osiedla czy kilku ulic. Było to szczególnie widoczne w przypadku ul. Lubelskiej/Skaryszewskiej, gdzie mieszkańcy i artyści stanowią rodzaj wspólnoty. Skutek tego był również taki, że dla obserwatorów z zewnątrz możliwe było uchwycenie dużego zróżnicowania socjalnego i kulturowego dzielnicy Praga-Południe. Znalazło ono swoje odzwierciedlenie w odmiennych profilach działalności organizacji pozarządowych. 3. Motywacje uczestników Uczestników spotkań można podzielić na trzy grupy. Pierwszą stanowią organizacje, których działalność w całości opiera się na pozyskiwaniu środków z budżetu samorządu dzielnicy lub Miasta. Te NGO-sy mają najwięcej do powiedzenia, jeśli idzie o doskonalenie zasad współpracy z samorządem. Dysponują wiedzą i doświadczeniem na tyle dużym, aby pełnić rolę wymagającego klienta, który jest czuły na niedogodności proceduralne i wszelkie uchybienia. Drugą grupę tworzą organizacje, których doświadczenia we współpracy z urzędem m.st. Warszawy są niewielkie lub wręcz żadne. Takie NGO-sy wzięły udział w spotkaniach z dwóch powodów. Po pierwsze, aby poszukać dodatkowych źródeł finansowania swojej działalności, a po drugie, aby znaleźć rozwiązanie problemu, z którym sobie nie poradziły (np. kwestie lokalowe albo formalno-prawne). Trzecią grupę, stosunkowo niewielką, acz ważną, stanowiły organizacje, które mają coś do zaproponowania innym NGO-som, szukając partnerów do wspólnych przedsięwzięć. Wśród nich byli zarówno potencjalni partnerzy działający pro publico bono jak też organizacje biznesowe mające na uwadze działania z zakresu corporate social responsibility (CSR).
Podziękowanie Konsultacje z organizacjami pozarządowymi przebiegały bardzo sprawnie i, jak sądzę, dały uczestnikom przekonanie, że warto było w nich uczestniczyć. Cel ten został osiągnięty dzięki zaangażowaniu i wysokiej sprawności organizatorów spotkań, a także osób, które wzięły udział we wszystkich spotkaniach. Największe podziękowania należą się gospodarzom spotkań reprezentujących organizacje ATD Czwarty Świat, Stowarzyszenie Pracownie Twórcze Lubelska, Klub Kultury Saska Kępa, Ingenium, Stowarzyszenie Wspólne Podwórko. Podziękowania należą się także pozostałym organizacjom, których członkowie uczestniczyli w konsultacjach tj. Emmaus, Caritas DWP Klub Podwórkowy, ZOW im. Dziadka Lisieckiego, Ewangeliczna Fundacja ARKA, Stowarzyszenie Capoeira Angola, Klub Sąsiada Skarszewska, Komuna Warszawa, Fundacja Wiedza i Praktyka, Stowarzyszenie Ładna Kępa, Fundacja Między Nami, Fundacja Dzieci Niczyje, MKS Syrena, Zielona Saska Kępa, Ośrodek dla ofiar przemocy w rodzinie DOM, Fundacja KOS, Monar, UKS Niedźwiadek, Fundacja Niezwyciężony, Fundacja Hippoland, UKS 141 Warszawa, Funiversity, UTW Grochów, Pedagodzy Podwórkowi, Fundacja Światło-Życie, Caritas DWP, Klub M65 Fundacja "Dobro czynić", Centrum Wspierania Aktywności Lokalnej CAL, Fundacja Pozytywna Droga, UKS Kamionek, Habitat for Humanity PL, Polska Bez Barier.
ANEKS Załącznik do raportu nr 1 Lista uczestników spotkań konsultacyjnych 17.11. 2014, Grochów-Kinowa/Północ Lp. Instytucja/Organizacja 1 Emmaus 2 Stowarzyszenie Centrum Wspierania Aktywności Lokalnej CAL 3 Caritas DWP Klub Podwórkowy 4 Communication Service 5 ATD Czwarty Świat 6 Urząd Dzielnicy Praga-Południe m.st. Warszawy 7 ZOW im. Dziadka Lisieckiego 18.11.2014, Kamionek Lp. Instytucja/Organizacja 1 Ewangeliczna Fundacja ARKA 2 Stowarzyszenie Capoeira Angola 3 Urząd Dzielnicy Praga-Południe m.st. Warszawy 4 Stowarzyszenie Centrum Wspierania Aktywności Lokalnej CAL 5 Klub Sąsiada Skarszewska 6 Komuna Warszawa 7 Stowarzyszenie Pracownie Twórcze Lubelska 30/32 8 Communication Service
19.11.2014, Saska Kępa L.p Instytucja/Organizacja 1 Fundacja Wiedza i Praktyka 2 Stowarzyszenie Ładna Kępa 3 Fundacja Między Nami 4 Fundacja Dzieci Niczyje 5 MKS Syrena 6 Zielona Saska Kępa 7 Ośrodek dla ofiar przemocy w rodzinie DOM 8 Stowarzyszenie Centrum Wspierania Aktywności Lokalnej CAL 9 Urząd Dzielnicy Praga-Południe m.st. Warszawy 10 Fundacja KOS 11 Klub Kultury Saska Kępa 12 Communication Service 21.11.2014, Gocław Lp. Instytucja/Organizacja 1 Monar 2 Stowarzyszenie Ingenium 3 Communication Service 4 Urząd Dzielnicy Praga-Południe m.st. Warszawy 5 UKS Niedźwiadek 6 Fundacja Niezwyciężony 7 Fundacja Hippoland 8 Stowarzyszenie Centrum Wspierania Aktywności Lokalnej CAL
24.11.2014, Grochów-Centrum L.p Instytucja/Organizacja 1 Communication Service 2 UKS 141 Warszawa 3 Funiversity 4 UTW Grochów 5 Pedagodzy Podwórkowi, Fundacja Światło-Życie 6 Caritas DWP 7 Klub M65 Fundacja "Dobro czynić" 8 Fundacja Zielone Domy 9 Urząd Dzielnicy Praga-Południe m.st. Warszawy, Wydział Spraw Społecznych i Zdrowia 10 Wspólne Podwórko 11 Fundacja Pozytywna Droga 12 UKS Kamionek 13 Habitat for Humanity PL 14 Polska Bez Barier 15 Stowarzyszenie Centrum Wspierania Aktywności Lokalnej CAL