Załącznik nr 1 do Zarządzenie nr 49/2013 Regulamin udzielania i rozliczania delegacji służbowych w Kuratorium Oświaty w Gdańsku 1 Wyjaśnienie najczęściej stosowanych zwrotów i skrótów Ilekroć w niniejszym Regulaminie mowa jest o: pracodawcy - zgodnie z l pkt 4 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29.12.1998r. w sprawie organizacji kuratoriów oświaty oraz zasad tworzenia ich delegatur: jest to Kurator, podróży służbowej (delegacji) - rozumie się przez to wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscem wykonywania pracy pracownika wskazanym w umowie o pracę, poleceniu wyjazdu służbowego (delegacji) - rozumie się przez to formularz służący do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w podróż służbową na obszarze kraju i rozliczenia kosztów tej podróży (załącznik nr 1 do Regulaminu), regulaminie - rozumie się przez to Regulamin udzielania i rozliczania delegacji służbowych" w Kuratorium Oświaty w Gdańsku, rejestrze - rozumie się przez to rejestr delegacji prowadzony w Wydziale Organizacji i Informacji Oświatowej w formie elektronicznej, zaliczce - rozumie się przez to zaliczkę udzieloną pracownikowi w związku z podróżą służbową. 2 Informacje ogólne 1. Upoważnia się kierujących delegaturami, wydziałami oraz ich zastępców w Kuratorium Oświaty w Gdańsku do wykonywania czynności w imieniu pracodawcy w zakresie delegowania pracowników Kuratorium Oświaty w podróż służbową. 2. Zobowiązuje się osoby upoważnione do delegowania pracowników w imieniu pracodawcy do kierowania się zasada realizacji podróży służbowej w sposób najbardziej efektywny 1
i ekonomiczny z punktu widzenia Kuratorium Oświaty w Gdańsku. 3. Polecenie wyjazdu służbowego musi być wydane pisemnie na druku polecenie wyjazdu służbowego przez Pracodawcę przed rozpoczęciem podróży służbowej. 4. Pracodawca wskazuje w poleceniu wyjazdu służbowego przede wszystkim: a) czas trwania wyjazdu (od. do..), b) cel wyjazdu, c) środek transportu, a także jego rodzaj i klasę, d) miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży. 5. Cel wyjazdu służbowego musi być zgodny z celami jednostki. 6. Pracownik Wydziału / Delegatury odnotowuje termin oddelegowania pracownika na liście obecności. 3 Rejestr delegacji 1. Pracownik Wydziału Organizacji i Informacji Oświatowej prowadzi rejestr delegacji, według wzoru określonego w załączniku nr 2 do Regulaminu. 2. Rejestr delegacji powinien być aktualny i kompletny. 3. Numer oraz inne informacje zamieszczone na druku delegacji muszą być zgodne z danymi ujętymi w rejestrze. 4. W przypadku anulowania wcześniej zatwierdzonej delegacji pracownik Wydziału Organizacji i Informacji Oświatowej zobowiązany jest przekreślić druk delegacji, potwierdzić fakt anulowania własnoręcznym podpisem i datą oraz umieścić na druku delegacji i w rejestrze delegacji słowo anulowano". 5. Druki delegacji anulowanych powinny być przechowywane w Wydziale Organizacji i Informacji Oświatowej jako załączniki do rejestru delegacji. 6. W przypadku, gdy pracownik nie ponosi kosztów związanych z podróżą służbową (np. jazda samochodem służbowym, wykonywanie czynności służbowych w miejscu zamieszkania itp.) 2
- dokument delegacji przekazuje do Wydziału Organizacji i Informacji Oświatowej. 7. Delegacja jest potwierdzeniem nieobecności pracownika w pracy i powinna być przechowywana w Wydziale Organizacji i Informacji Oświatowej jako załączniki do rejestru delegacji. 4 Udzielanie i rozliczanie zaliczek 1. Pracownik może otrzymać zaliczkę na pokrycie kosztów podróży służbowej. 2. Podstawą otrzymania przez pracownika zaliczki jest przedstawienie w Zespole Finansowo Księgowym polecenia wyjazdu służbowego, zatwierdzonego przez Pracodawcę wraz z zatwierdzonym przez Głównego Księgowego i Kuratora wnioskiem o zaliczkę (dolna część druku polecenie wyjazdu służbowego). 3. Kwotę zaliczki określa delegowany pracownik. 4. Pracownik jest zobowiązany do rozliczenia zaliczki w terminie 7 dni po zakończeniu podróży służbowej. 5. Zaliczkę na podróż służbową udzieloną pod koniec roku budżetowego należy rozliczyć nie później niż do dnia 29 grudnia każdego roku. 6. Pracownik, który nie rozliczył się z pobranej zaliczki nie ma prawa do uzyskania kolejnej zaliczki. 5 Udokumentowanie kosztów podróży służbowej 1. Podstawowymi środkami lokomocji podczas odbywania podróży służbowych są: autobus PKS, pociąg osobowy zwykły oraz pociąg pospieszny (II klasa) lub inny środek publicznego transportu zbiorowego. 2. Na wniosek pracownika Kurator może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, nie będącym własnością pracodawcy. 3. Pracodawca zawiera z pracownikiem używającym samochodu prywatnego do podróży służbowej umowę cywilnoprawną wg wzoru określonego w załączniku nr 3 do Regulaminu. 4. W przypadkach, o których mowa w ust. 2, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, w drodze odrębnego zarządzenia, która nie może być 3
wyższa niż. określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. póz. 12650). 5. Jeżeli pracownik odbył podróż służbową innym środkiem lokomocji niż wskazany przez pracodawcę na poleceniu wyjazdu, jest zobowiązany pisemnie uzasadnić powód dokonanej zmiany oraz uzyskać zgodę Pracodawcy na udokumentowanie wyjazdu za pomocą dowodów zastępczych, według wzoru określonego w załączniku nr 4 do Regulaminu. 6 Rozliczanie delegacji 1. Delegację należy rozliczyć w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. 2. Pracownik dokładnie wypełnia rachunek kosztów podróży (druga strona druku polecenia wyjazdu służbowego) wpisuje datę przedłożenia delegacji do Zespołu Finansowo - Księgowego oraz potwierdza ten fakt własnoręcznym podpisem w oznaczonym miejscu na druku delegacji. 3. Do rozliczenia podróży służbowej prywatnym środkiem transportu pracownik dołącza zgodę Kuratora i ewidencję przebiegu pojazdu według wzoru określonego w załączniku nr 5 do Regulaminu. 4. Celem ustalenia należnych diet, pracownik zobowiązany jest złożyć oświadczenie określające, który z posiłków był bezpłatny w przypadku podróży służbowej trwającej 8 godzin i więcej. 5. Wyznaczony pracownik Zespołu Finansowo - Księgowego sprawdza dokument delegacji pod względem formalnym i rachunkowym. 6. Jeżeli pracownikowi przedkładającemu delegację do rozliczenia udzielono zaliczki, to wyznaczony pracownik Zespołu Finansowo - Księgowego ustala jej wysokość i uwzględnia ją przy rozliczaniu delegacji. 7. Zasady przyznawania wysokości diet, ryczałtów i innych kosztów związanych z podróżami służbowymi określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. 8. Należne środki z tytułu kosztów podróży służbowej przelewa się na wskazany rachunek bankowy pracownika. W przypadku, gdy pracownik nie posiada rachunku bankowego odbiór gotówki - 4
wynikającej z rozliczenia delegacji pracownik pobiera z kasy Kuratorium Oświaty w Gdańsku, potwierdzając ten fakt własnoręcznym podpisem i datą. 7 Informacje końcowe 1. Wszyscy pracownicy Kuratorium Oświaty w Gdańsku są zobowiązani do przestrzegania ustaleń zawartych w niniejszym Regulaminie. 2. Wszystkie przypadki, w których ze względu na nadzwyczajne okoliczności wystąpiły odstępstwa od zasad zawartych w Regulaminie muszą być uzasadnione, udokumentowane i zatwierdzone przez Kuratora. 3. Sprawy nieujęte w niniejszym Regulaminie regulują odrębne przepisy. 4. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania. Zatwierdzam 5