Zarządzanie projektem kwestie jakościowe

Kilka słów o sobie Marek Prokopowicz Doktorant Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu Od 2005 roku koordynator międzynarodowych projektów o łącznej kwocie dotacji > 3,2 mln Koordynator 26 projektów realizujących mobilności zagraniczne dla uczniów szkół technicznych i zawodowych w Polsce Przez 4 miesiące stażysta w NGO w Pensylwanii, USA

Wsparcie finansowe

To co najważniejsze Projekt jest dla uczniów / kadry i ma służyć podnoszeniu ich kompetencji Beneficjent bierze odpowiedzialność za całość działań w projekcie (również w przypadku korzystania z pośredników) Projekt powinien być elementem działań szkoły, częścią większej całości, nie tylko jednorazowym działaniem

Zarządzanie projektem Planowanie Kontrola Organizowanie Motywowanie

Zarządzanie ryzykiem Identyfikacja ryzyka w projekcie na każdym etapie realizacji Choroba prowadzących zajęcia Choroba uczestników przed wyjazdem Niewykonywanie zadań podczas stażu przez ucznia Miejsce pracy niedostosowane do zawodu Brak uczestniczenia w obowiązkowym programie Odpowiednia konstrukcja regulaminów (możliwość usunięcia uczestnika, opiekuna z projektu nawet podczas mobilności) Ciągłe analizowanie sytuacji w projekcie przez cały zespół projektowy

Warto rozważyć Wykorzystanie aplikacji/narzędzi do zarządzania projektem (wykres Gantta, diagram Ishikawy) Przygotowanie procedur awaryjnych Na wypadek utraty dowodu tożsamości za granicą Choroby uczestnika Opóźnienia/odwołania lotu Usunięcia z projektu Kontakt z NA w sytuacjach problemowych Odpowiednie ubezpieczenie uczestników (ubezpieczenie grupowe NNW, KL, Assistance, OC + EKUZ)

Process Decision Programme Chart (PDPC) Zadanie główne Organizacja konferencji Subzadania Wysłanie zaproszeń Rezerwacja sali Możliwe problemy Zaproszenia nie dojdą Błędne dane w zaproszeniach Środki zaradcze Wysłać polecone Poprosić o potwierdzenie Sprawdzić przed wysłaniem Rezerwacja sprzętu Źródło: A. Wąsicka [za:] T. Greber

Harmonogram działań Kontraktowanie i przygotowanie do realizacji projektu Przygotowanie uczestników (przed wyjazdem) Mobilności (praktyki zagraniczne) Walidacja, działania upowszechniające i ewaluacja (po powrocie) Działania ciągłe: Monitoring, działania informacyjne, spotkania zespołu projektowego, kontakt z uczestnikami, partnerami, rodzicami, raportowanie w MT+

Kontraktowanie Kontakt z partnerami zagranicznymi Weryfikacja planu Analiza ryzyka w projekcie Podział zadań Przygotowanie niezbędnych zmian i kontakt z NA Kompletowanie zespołu projektowego Przygotowanie procedur wyboru usługodawców Opracowanie dokumentów (regulaminów rekrutacji, umów stażowych wraz z załącznikami, umów partnerskich)

Zespół projektowy Czy szkoła jest w stanie zrealizować wszystkie zadania przy wykorzystaniu tylko własnych pracowników? Dokładne rozpisanie zadań i obowiązków w ramach projektu Czytelne określenie zasad podległości służbowej Jasna identyfikacja przepływu dokumentów oraz ich weryfikacji, jeden kanał komunikacji Wybór osób kontaktowych dla grup, partnerów zagranicznych, rodziców Odpowiednie wynagrodzenia dla członków zespołu

Współpraca z partnerami Beneficjent (szkoła) Partner biznesowy (miejsce praktyk) Organizacja pośrednicząca

Współpraca z pośrednikami Wady Trudniej kontrolować jakość działań Pośrednicy współpracują z dużą liczbą beneficjentów Doskonale znają stawki i kwestie budżetowe (może to prowadzić od wykorzystywania beneficjentów) Projekty finansują ich działalność Często nie ma możliwości bezpośredniego kontaktu z organizacjami goszczącymi Zalety Łatwiej szczególnie na początku realizować działania (gdy brak kontaktów bezpośrednich do org. goszcz.) Zazwyczaj duże bazy pracodawców Kompleksowe usługi (organizacja transportu lokalnego, programu kulturowego, kursów, zakwaterowania) Często dysponują pracownikami mówiącymi po polsku Pomoc w wypełnianiu dokumentów

Warto rozważyć Umowa partnerska (w wersji polskiej oraz angielskiej), która zabezpiecza beneficjenta i uczestników Wzory organizacji pośredniczących a ich użyteczność Co gdy nastąpi przerwanie mobilności? Co gdy miejsca stażowe są nieodpowiednie? Co gdy warunki zakwaterowania są inne niż oczekiwane? Wizyty monitorujące (nie tylko podczas samych mobilności) Wizyta partnerów w Polsce, rozmowy na Skype, ciągły kontakt Kwestie budżetowe nie można płacić za tutoring/mentoring w ramach wsparcia indywidualnego, uwaga na racjonalność kosztów

Rekrutacja uczestników Zachowanie zasady równości Dostęp do wszystkich informacji związanych z mobilnościami już na etapie rekrutacji Stosowanie zasad rekrutacji również dla opiekunów (osób towarzyszących) Wybór Komisji Rekrutacyjnej oraz dbanie o prawidłowość protokołów z jej spotkań W razie potrzeby przeprowadzenie dodatkowej rekrutacji (może być konieczny aneks do regulaminu udziału w projekcie)

Warto rozważyć Przygotowanie listy rezerwowej dla wszystkich profesji (zawodów), również w przypadku mobilności kadry Stosowanie obiektywnych kryteriów rekrutacji (zarówno w przypadku nauczycieli jak i uczniów) Przygotowanie procedury odwoławczej podczas rekrutacji Pozyskanie wszystkich wymaganych danych od uczestników i rodziców (kontakt w razie sytuacji nadzwyczajnych) Jakie zadania powinien realizować opiekun podczas mobilności, na co musi być przygotowany?

Przykładowe zadania opiekuna PRZED W TRAKCIE PO Monitoring miejsc pracy (warunki pracy, mentorzy) Dokumentacja (fotografie, filmy) Kontrola warunków organizacyjnych (zakwaterowanie i wyżywienie) Kontrola jakości projektu (zgodność z wnioskiem) Wsparcie merytoryczne i językowe Zebrania ze stażystami (rozmowy dotyczące praktyk) Organizacja czasu wolnego Kontrola dzienniczków praktyk Kontrola przestrzegania przepisów BHP Udział w ocenianiu uczniów (razem z org. przyjmującą i pośredniczącą) Kontrola realizacji programu kulturowego Okresowe raporty dla szkoły Ustalenie warunków współpracy z dyrekcją (szkoły) Włączenie się w proces rekrutacji Organizacja zajęć przygotowawczych Kontrola kursu językowego Kontrola planów dziennych Regulamin pobytu (niepełnoletni uczestnicy) Spotkania z rodzicami Program działań dodatkowych (czas wolny) Zapoznanie się ze specyfiką programu Erasmus+ Poznanie uczestników stażu (ich umiejętności językowych, zawodowych) Poznanie docelowych miejsc praktyk (wymagania do uczestników, poszczególnych mentorów) Udział w ewaluacji końcowej (ewentualne propozycje np. modyfikacji sposobu monitoringu) Włączenie się w proces upowszechniania Przygotowanie kwestionariuszy osobowych do ewaluacji procesu mobilności Rozliczenie się z delegacji Omówienie i analiza zaistniałych problemów Sprawdzenie dokumentacji (certyfikaty, ECVET) Samoocena opiekuna także pod kątem własnego rozwoju zawodowego/osobistego Certyfikacja dla opiekuna (Europass Mobilność)

Przygotowanie do wyjazdu Failing to prepare = Preparing to fail

Przykładowa lista dokumentów Lista bagażu (spis rzeczy niezbędnych) Regulamin rekrutacji, udziału i pobytu Lista kontaktowa uczestników grupy Kopie dokumentów tożsamości Lista numerów polis ubezpieczeniowych Formularz raportów okresowych (dla opiekuna/młodzieży) Potwierdzenie odbioru kieszonkowego Zakres obowiązków interesariuszy Umowa szkoły z opiekunem, organizacją partnerską Katalog problemów obowiązkowo zgłaszanych do opiekuna Karta informacyjna dla rodziców Lista czynności dla opiekuna Lista kontrolna przed wyjazdem Informacje o stanie zdrowia uczestników (np. alergie) Lista miejsc staży i godzin pracy uczestników

Przygotowanie do wyjazdu Realizacja szkoleń zgodnie z wnioskiem (lub poprawa jakości) Szkolenia mające służyć poprawie kompetencji uczestników (nie przygotowaniu do matury/egzaminów zawodowych) Odpowiednie rozłożenie w czasie zajęć Szkolenia jako odpowiedź na analizę problemów mogących wystąpić w projekcie

Warto rozważyć Odpowiedni dobór osób szkolących Jakie szkolenia dla osób towarzyszących / kadry wprowadzić by podnieść jakość projektu? Wprowadzenie obowiązkowych rozmów kwalifikacyjnych z organizacjami goszczącymi Wprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych w j. obcym dla osób towarzyszących Uwzględnienie zróżnicowanego poziomu osób wyjeżdżających (zróżnicowanie grup)

Podczas mobilności Czas pracy 6-8h dziennie (5 dni w tygodniu) Kursy językowe, program kulturowy nie zaliczają się do czasu pracy Uczestnicy muszą mieć zapewnione bezpieczeństwo Osoby towarzyszące muszą mieć możliwość odwiedzania miejsc stażowych W przypadku mobilności kadry job shadowing wizyta studyjna Uczestnicy powinni być samodzielni i budować własną samoocenę oraz odpowiedzialność

Monitoring w projekcie Monitoring ma służyć kontroli i podnoszeniu jakości (a nie tworzeniu dodatkowych papierów w projekcie) Monitoring powinien być związany z konkretnymi celami Uczestnicy, którzy widzą poprawę jakości dzięki ich opiniom chętniej angażują się w dalsze działania

Jak badać? Ankieta badanie Przygotować proces badawczy przed rozpoczęciem monitoringu Wpływ ciąg przyczynowo-skutkowy + następstwo czasowe + relacja Dlaczego warto łączyć metody ilościowe i jakościowe? Ilościowe (ile?) - Ankiety on-line - Ankiety audytoryjne - Dzienniczki Jakościowe (jak? dlaczego?) - Indywidualne wywiady pogłębione - Wywiady focusowe - Obserwacja uczestnicząca - Nieustrukturalizowane wywiady

Jakie obszary badać? Monitoring powinien dotyczyć wszystkich kluczowych obszarów projektu, oraz powinien objąć maksymalnie szerokie spektrum interesariuszy

Monitoring programów stażowych Uczestnicy powinni sami weryfikować prawidłowość zadań (na podstawie Porozumienia o programie stażu) Powinny istnieć dodatkowe mechanizmy kontroli jakości staży Zadania stażowe powinny być przedstawione konkretnie (nie ogólnikowo), a jednocześnie powinny być realne do osiągnięcia w trakcie mobilności Można dostosowywać programy stażowe do umiejętności konkretnego uczestnika (programy stażowe w ramach zawodu mogą się różnić)

Uznawanie osiągnięć Jak uznać zdobyte umiejętności i wiedzę? Europass Mobilność Dokumentacja Europejskiego systemu akumulowania i przenoszenia osiągnięć w kształceniu i szkoleniu zawodowym (ECVET) List rekomendacyjny od pracodawcy Certyfikat wystawiony przez firmę przyjmującą Dziennik praktyk Test kompetencji i certyfikat krajowy

Transfer osiągnięć w ramach ECVET Wykorzystanie założeń systemu ECVET w projektach mobilności edukacyjnej w sektorze Kształcenie i szkolenia zawodowe programu Erasmus+. http://www.eksperciecvet.org.pl

Przykładowe jednostki uczenia się w ECVET Wykorzystanie założeń systemu ECVET w projektach mobilności edukacyjnej w sektorze Kształcenie i szkolenia zawodowe programu Erasmus+. http://www.eksperciecvet.org.pl

Certyfikacja Europass Mobilność Wykonywane czynności / zadania Zdobyte umiejętności i kompetencje zawodowe Zdobyte sprawności i umiejętności językowe (o ile nie zostały ujęte w rubryce Umiejętności i kompetencje zawodowe ) Zdobyte sprawności i umiejętności w zakresie obsługi komputera (o ile nie zostały ujęte w rubryce Umiejętności i kompetencje zawodowe ) Zdobyte sprawności i umiejętności organizacyjne (o ile nie zostały ujęte w rubryce Umiejętności i kompetencje zawodowe ) Zdobyte sprawności i umiejętności społeczne (o ile nie zostały ujęte w rubryce Umiejętności i kompetencje zawodowe ) Inne zdobyte umiejętności i kompetencje

Działania upowszechniające Upowszechnianie promowanie projektu

Informowanie interesariuszy

Działania upowszechniające J.Dąbrowska, E.Miłoń, Podziel się sukcesem! Upowszechnianie rezultatow w projektach edukacyjnych, FRSE, http://czytelnia.frse.org.pl/podziel-sie-sukcesem/

Warto rozważyć Rezultaty powinny być odpowiedzią na zidentyfikowane potrzeby Odpowiedni wybór rezultatów, które będą upowszechniane Zaangażowanie uczestników do przygotowania materiałów upowszechniających oraz w same działania upowszechniające Nie wszystkie działania wymagają nakładów finansowych

Uwagi ogólne Wsparcie organizacyjne jest przeznaczone dla beneficjenta można modyfikować pierwotny plan z wniosku tak by podnieść jakość projektu Warto sprawdzić w Mobility Tool + jak wygląda raport końcowy przed rozpoczęciem działań w projekcie Należy odpowiednio stosować logotyp i informacje o źródle finansowania projektu Gwarancja równych szans wzięcia udziału w projekcie nie oznacza, że wszyscy uczestnicy otrzymują taką samą pomoc (np. dla osób z mniejszych miejscowości można przewidzieć dodatkowe środki na dojazdy na szkolenia)

Uwagi ogólne Zasady przetwarzania danych osobowych i ich ochrony w projekcie Dokładna analiza załączników do umowy finansowej (Warunki ogólne umowy finansowej, Załącznik III: Zasady finansowe i umowne) Kompletowanie i weryfikowanie dokumentacji projektowej na co zwracać uwagę Jakie działania należy wykonać by obecny/kolejny projekt był jeszcze lepszy?

Rekomendowane aplikacje

Użyteczne linki / Q&A http://czytelnia.frse.org.pl/ http://erasmusplus.org.pl/mediateka/ http://www.leonardo.org.pl/ http://erasmusplus.org.pl/kontakt-ksztalcenie-iszkolenia-zawodowe/ http://www.eksperciecvet.org.pl/