REGULAMIN PROJEKTU STUDENCKIEGO HELPERS GENERATION I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 ORGANIZATOR Organizatorem Projektu Studenckiego HELPERS GENERATION (zwanego dalej "Projektem") jest: Fundacja DKMS z siedzibą w Warszawie, ul. Altowa 6 lok. 9, 02-386 Warszawa, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000318602, NIP 5222908659, REGON 141667781 (zwana dalej "Organizatorem"). W celu realizacji Projektu Organizator wyznacza następujących koordynatorów Projektu: p. Igor Belczewski, igor.belczewski@dkms.pl 22 882 95 59, p. Alicja Cichońska, alicja.cichonska@dkms.pl 22 882 95 54 (zwanych dalej Koordynatorami Projektu ). Pełniącym Obowiązki Team Leadera Działu Rekrutacji Dawców z ramienia Organizatora jest p. Artur Koszla. 2 UCZESTNICY W Projekcie mogą wziąć udział studenci studiujący w szkołach wyższych w Polsce. Organizator zawrze z każdym z wybranych przez siebie uczestników (zwanych dalej Liderami Projektu ) nieodpłatną umowę wolontariacką, określającą wzajemne zasady współpracy przy realizacji Projektu. 3 CZAS TRWANIA PROJEKTU 1. Projekt (włączając czas rekrutacji Liderów Projektu) trwa od dnia 25 września 2017 r. do dnia 31 sierpnia 2018 r. 2. Finałem Projektu będzie zorganizowanie i przeprowadzenie przez Liderów Projektu, we współpracy z Organizatorem, akcji rejestracji potencjalnych dawców szpiku i komórek macierzystych (zwanej dalej Akcją Rejestracji Dawców ) w następujących okresach: w semestrze zimowym w dniach od 4 do 10 grudnia 2017 r., w semestrze letnim w dniach od 16 do 22 kwietnia 2018 r. (zwanych dalej Odsłonami Projektu ). II. ZASADY OGÓLNE PROJEKTU 1 GŁÓWNE ZAŁOŻENIA 1. Niniejszy Regulamin Projektu Studenckiego HELPERS GENERATION (zwany dalej Regulaminem ) dostępny jest w siedzibie Organizatora, a także na stronie internetowej Organizatora pod adresem www.dkms.pl/student. 2. Projekt skierowany jest do studentów wszystkich szkół wyższych w Polsce (zwanych dalej Uczelniami ). 1
3. Każda z Odsłon Projektu będzie składała się z następujących etapów: a) wspólnej dla obu Odsłon Projektu rekrutacji Liderów Projektu, b) szkolenia dla Liderów Projektu, c) nagłośnienia i promocji Akcji Rejestracji Dawców, d) akcji Rejestracji Dawców. 4. Maksymalna liczba Uczelni, które zostaną włączone do Projektu, dla każdej z Odsłon Projektu wynosi: w semestrze zimowym: 45 Uczelni, ze szczególnym uwzględnieniem Uczelni o liczbie studentów przekraczającej 8 tysięcy osób, w semestrze letnim: 80 Uczelni, w zależności od ilości otrzymanych zgłoszeń z uwzględnieniem Uczelni o liczbie studentów poniżej 8 tysięcy osób. 5. Każda Uczelnia może zostać zaangażowana w Projekt tylko raz w roku akademickim w danej Odsłonie Projektu. 6. Organizator zastrzega sobie prawo do zezwolenia na udział w dwóch Odsłonach Projektu wybranym przez siebie Uczelniom. 7. Maksymalna liczba Uczelni zaangażowanych w Odsłony Projektu może ulec zmianie. Organizator zastrzega sobie prawo do samodzielnego decydowania o przydzieleniu danej Uczelni do danej Odsłony Projektu. 8. W zależności od wielkości Uczelni oraz liczby zgłoszeń z niej otrzymanych, na każdej z Uczelni zostanie wytypowanych od jednego do trzech Liderów Projektu. 2 ETAP PIERWSZY PROJEKTU REKRUTACJA LIDERÓW PROJEKTU 1. W celu wyboru Liderów Projektu, Organizator przeprowadzi jedną, wspólną akcję rekrutacji Liderów Projektu dla obu Odsłon Projektu, która rozpocznie się w dniu 25 września 2017 r. o godzinie 00:01 i zostanie zakończona w dniu 17 października 2017 r. o godzinie 23:59 (zwaną dalej Rekrutacją ). 2. Organizator zastrzega sobie prawo do przedłużenia okresu trwania Rekrutacji wedle swojego uznania. 3. Organizator zastrzega sobie prawo do samodzielnego wyboru Liderów Projektu bądź, w przypadku braku zgłoszeń do udziału w Projekcie, rezygnacji Liderów Projektu wybranych przez Organizatora bądź w innych sytuacjach określonych w Regulaminie, do przeprowadzenia dodatkowej rekrutacji Liderów Projektu (zwanej dalej Dodatkową Rekrutacją ). 4. Dodatkowa Rekrutacja może zostać przeprowadzona w trakcie trwania Rekrutacji bądź po jej zakończeniu, a w razie wystarczającej ilości zgłoszeń na odsłonę zimową odbędzie się w terminie od dnia 22 stycznia 2018 r. od godziny 00:01 do dnia 9 lutego 2018 r. do godziny 23:59. 2
5. Każdy z uczestników Projektu jest zobowiązany do wysłania za pomocą poczty elektronicznej wypełnionego formularza CV oraz formularza zgłoszeniowego, dostępnych na stronie internetowej Organizatora: www.dkms.pl/student (zwanych dalej Zgłoszeniem ). Oba pliki powinny zostać przesłane w formacie.doc. 6. Wypełnione Zgłoszenie należy przesłać na adres poczty elektronicznej Organizatora: student@dkms.pl w terminie od dnia 25 września 2017 r. od godziny 00:01 do dnia 17 października 2017 r. do godziny 23:59. W przypadku przeprowadzenia Dodatkowej Rekrutacji, wypełnione Zgłoszenie należy przesłać na adres poczty elektronicznej Organizatora: student@dkms.pl w terminie od dnia 22 stycznia 2018 r. od godziny 00:01 do dnia 9 lutego 2018 r. do godziny 23:59. 7. Zgłoszenie powinno zostać przesłane na ww. adres Organizatora w następujący sposób: a) W temacie wiadomości powinna znaleźć się pełna nazwa Uczelni, na której studiuje zgłaszający się uczestnik Projektu: np. Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie ; b) Oba pliki powinny zostać nazwane następująco (bez polskich znaków): Imię_Nazwisko_Formularz_CV Imię_Nazwisko_Formularz_Zgłoszeniowy. c) W Formularzu CV zgłaszający się uczestnik znakiem X powinien zaznaczyć dwie znajdujące się na końcu formularza klauzule, dotyczące wyrażenia zgody na przetwarzanie jego danych osobowych przez Organizatora w celach związanych z realizacją Projektu oraz informację o zapoznaniu się z Regulaminem. d) Po uzupełnieniu obu formularzy zgłaszający się uczestnik powinien je załączyć w formacie pliku.doc do Zgłoszenia i przesłać za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail Organizatora wskazany w pkt 6 powyżej. 8. W przypadku jakichkolwiek problemów ze złożeniem Zgłoszenia, należy skontaktować się za pomocą poczty elektronicznej lub telefonicznie z Koordynatorami Projektu od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00-16:00. 9. Organizator zastrzega sobie prawo do pominięcia Zgłoszenia wysłanego po terminie, bez wymaganych załączników lub niezgodnie z opisem wskazanym w pkt. 7 powyżej. 10. W przypadku przedłużenia przez Organizatora Rekrutacji lub Dodatkowej Rekrutacji, Organizator poinformuje o tym uczestników, którzy nadesłali prawidłowo swoje Zgłoszenie, zamieszczając stosowną informację na stronie internetowej: www.dkms.pl/student. 11. Zgłoszenie oceniane jest przez dwoje Koordynatorów Projektu oraz Team Leadera Działu Rekrutacji Dawców, którzy dokonują wyboru Liderów Projektu na podstawie Zgłoszenia. 12. Osoby zakwalifikowane do danej Odsłony Projektu zostaną o tym poinformowane za pomocą poczty elektronicznej do dnia 25 października 2017 r. do godziny 12:00. Organizator zastrzega sobie prawo do przesunięcia tego terminu, o czym poinformuje uczestników, którzy złożyli Zgłoszenie. 13. Osoby zakwalifikowane w ramach Rekrutacji Dodatkowej zostaną o tym poinformowane za pomocą poczty elektronicznej do dnia 12 lutego 2018 r. do godziny 23:59. Organizator 3
zastrzega sobie prawo do przesunięcia tego terminu, o czym poinformuje uczestników, którzy złożyli Zgłoszenie. 14. Brak potwierdzenia udziału w Projekcie przez uczestnika w terminie 2 dni kalendarzowych od otrzymania informacji o zakwalifikowaniu do danego etapu Projektu może powodować wykluczenie go z dalszego udziału w danej Odsłonie Projektu. 15. W przypadku zgłoszenia się w ramach Rekrutacji Dodatkowej uczestników studiujących na uczelni wyższej, z której w ramach Rekrutacji zostali już wybrani Liderzy, uczestnicy ci mogą zostać zakwalifikowani jedynie jako osoby pomagające wybranym Liderom. 16. W ramach Rekrutacji Dodatkowej decydujące znaczenie ma kolejność zgłoszeń. Organizator ma prawo przydzielać dodatkowe punkty uczestnikom Dodatkowej Rekrutacji na podstawie kolejności przesłania poprawnie wypełnionych Zgłoszeń. 3 ETAP DRUGI PROJEKTU PRZYGOTOWANIE AKCJI ORAZ SZKOLENIE 1. Organizacja Akcji Rejestracji Dawców na Uczelni odbywa się w ramach nieodpłatnego udziału w Projekcie na zasadach wolontariatu. Z każdym Liderem Projektu Organizator podpisze nieodpłatną umowę wolontariacką na okres 3 miesięcy, określającą termin rozpoczęcia udziału w Projekcie oraz inne istotne warunki współpracy z Organizatorem. 2. Liderzy Projektu zgadzają się, aby ich dane kontaktowe takie jak: nazwa uczelni, miasto, imię i nazwisko, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej były przekazywane innym Liderom Projektu w celu nawiązania przez nich współpracy, mającej na celu przeprowadzenie Akcji Rejestracji Dawców. 3. Drugi etap Projektu rozpoczyna się od skontaktowania ze sobą Liderów Projektu z danej Uczelni, jeżeli jest ich więcej niż jedna osoba. Liderzy Projektu są zobowiązani do zorganizowania spotkania oraz ustalenia, na jakich wydziałach oraz w jakich dniach na swojej Uczelni chcieliby zorganizować Akcję Rejestracji Dawców. Swoje ustalenia Liderzy Projektu konsultują z Koordynatorami Projektu oraz przesyłają je w formie tabeli (przygotowanej i przesłanej im do uzupełnienia przez Organizatora) wraz z informacją o tym, do kogo z Uczelni powinny zostać skierowane pisma z prośbą o zgodę na przeprowadzenie Akcji Rejestracji Dawców oraz na nieodpłatne udostępnienie w tym celu lokalizacji na terenie Uczelni (zwane dalej Pismami ). 4. Koordynatorzy Projektu, na podstawie informacji przekazanych przez Liderów Projektu zgodnie z pkt. 1 powyżej redagują Pisma. 5. Przygotowane przez Koordynatorów Projektu Pisma Liderzy Projektu otrzymają od Organizatora za pomocą poczty elektronicznej w formacie.pdf. Liderzy Projektu są zobowiązani do wydrukowania i niezwłocznego przekazania Pism osobie decyzyjnej w Uczelni do podpisu. Szybkość w uzyskaniu zgód na przeprowadzenie Akcji Rejestracji Dawców na Uczelni ma bardzo duży wpływ na dalsze działania w ramach Projektu. 6. Kolejnym punktem drugiego etapu Projektu jest szkolenie dla Liderów Projektu. Udział w szkoleniu jest obowiązkowy dla każdego z Liderów Projektu. 7. Szkolenie organizowane jest w Warszawie w następujących dniach: dla Odsłony Projektu w semestrze zimowym: w dniach 3-4 listopada 2017 r. dla Odsłony Projektu w semestrze letnim: w dniach 2-3 marca 2018 r. 4
8. Organizator pokrywa udokumentowane przez Lidera Projektu koszty związane ze szkoleniem, w postaci: kosztów dojazdu, zakwaterowania oraz wyżywienia (śniadania, obiadu i kolacji) w trakcie trwania szkolenia. 9. Wszystkie inne koszty, niż wskazane w pkt. 8 powyżej, poniesione przez Lidera Projektu w związku ze szkoleniem są opłacane przez niego samego we własnym zakresie. Szczegółowe informacje związane z miejscem szkolenia, harmonogramem, instrukcją dojazdu oraz instrukcjami i formularzami zwrotu kosztów dojazdu zostaną przekazane Liderom Projektu po otrzymaniu od nich potwierdzenia o udziale w Projekcie. 10. W przypadku kiedy Lider Projektu nie będzie mógł uczestniczyć w szkoleniu, Organizator zastrzega sobie prawo do wyboru innej osoby na jego miejsce. 11. Dokładne instrukcje odnośnie przebiegu Akcji Rejestracji Dawców Liderzy Projektu otrzymają w postaci wiedzy praktycznej w trakcie szkolenia, o którym mowa w pkt. 7 powyżej. 12. Po udziale w szkoleniu Liderzy Projektu przystępują do działań promocyjno-edukacyjnych dotyczących Akcji Rejestracji Dawców na terenach swoich Uczelni, m.in. otrzymują uprzednio przygotowane z Koordynatorami Projektu plakaty i ulotki do rozdystrybuowania na terenie Uczelni, odpowiadają za nagłaśnianie informacji o Akcji Rejestracji Dawców oraz idei dawstwa, edukują studentów. 13. Dokładne instrukcje dotyczące działań, wskazanych w pkt. 12 powyżej, znajdują się w Przewodniku Projektu, który Liderzy Projektu otrzymają za pomocą poczty elektronicznej. 14. Warunkiem otrzymania w wyznaczonym terminie plakatów i ulotek oraz materiałów rejestracyjnych jest ustalenie miejsc rejestracji na Uczelni oraz dostarczenie na czas zgód od władz Uczelni na nieodpłatne udostępnienie lokalizacji celem przeprowadzenia Akcji Rejestracji Dawców. 15. Terminy, o których mowa w pkt. 14 powyżej, zostaną doprecyzowane w Ramowym Harmonogramie Projektu, stanowiącym załącznik do Przewodnika Projektu. 4 ETAP TRZECI PROJEKTU AKCJA REJESTRACJI DAWCÓW 1. Kolejnym etapem Projektu jest organizacja i przeprowadzenie Akcji Rejestracji Dawców, której termin przewidziany jest na: dla Odsłony Projektu w semestrze zimowym: w dniach 4-10 grudnia 2017 r., dla Odsłony Projektu w semestrze letnim: w dniach 16-22 kwietnia 2018 r. 2. Akcja Rejestracji Dawców odbywa się w miejscach, dniach i godzinach ustalonych z Uczelnią. W wyjątkowych sytuacjach Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia Akcji Rejestracji Dawców w innym terminie niż określony w pkt 1. 3. Liderzy Projektu są zobowiązani do dopilnowania prawidłowego przebiegu Akcji Rejestracji Dawców, konsultowania wszystkich problemów i nieprawidłowości ze swoimi Koordynatorami Projektu. 4. Po zakończeniu Akcji Rejestracji Dawców we wszystkich miejscach na danej Uczelni Liderzy Projektu niezwłocznie, nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia Akcji Rejestracji Dawców, są zobowiązani do potwierdzenia z Koordynatorami Projektu daty oraz 5
miejsca odbioru paczek z materiałami rejestracyjnymi z Akcji Rejestracji Dawców przekazanymi przez Organizatora. Materiały te zostaną odebrane przez firmę kurierską na koszt Organizatora. Szczegóły związane z tym etapem Projektu będą na bieżąco przesyłane za pomocą poczty elektronicznej Liderom Projektu. 5. Zespół Liderów Projektu z każdej Uczelni może dodatkowo wziąć udział w konkursie o wakacyjny staż w siedzibie Organizatora w Warszawie (zwanym dalej Konkursem ). Złożenie Zgłoszenia na Lidera Projektu nie jest tożsame ze zgłoszeniem się do Konkursu. Regulamin Konkursu zostanie zamieszczony do pobrania na stronie internetowej Projektu. III. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Warunkiem otrzymania przez Lidera Projektu certyfikatu udziału w Projekcie oraz referencji od Organizatora jest sumienne wykonanie założonego planu zorganizowania Akcji Rejestracji Dawców oraz powierzonych obowiązków, a także ścisła współpraca Lidera Projektu z Koordynatorami Projektu. Organizator zastrzega sobie prawo do odmówienia wydania certyfikatu i sporządzenia referencji w przypadku nieprzestrzegania przez Lidera Projektu Regulaminu oraz wytycznych i wskazań Organizatora bądź też nienależytego lub niespełniającego oczekiwań Organizatora wykonywania nałożonych na Lidera Projektu obowiązków. 2. Referencje, o których mowa w pkt 1 powyżej, będą zawierały w szczególności: informacje o Liderze Projektu oraz o Projekcie, w którym brał udział, informację o zakresie obowiązków oraz zadaniach zrealizowanych przez Lidera Projektu, a także umiejętnościach praktycznych pozyskanych przez niego w trakcie realizacji Projektu. 3. Wszelkie materiały związane z Projektem, przekazane Liderom Projektu przez Organizatora, stanowią własność Organizatora i podlegają zwrotowi przez Lidera Projektu, zgodnie z zawartą z Liderem Projektu umową wolontariacką. 4. Poprzez złożenie Zgłoszenia, uzupełnionego o zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz, w przypadku zakwalifikowania do Projektu, o zgodę na nieodpłatne wykorzystywanie wizerunku, uczestnik Projektu wyraża zgodę na przetwarzanie przez Organizatora jego danych osobowych zawartych w Zgłoszeniu oraz na wykorzystywanie jego wizerunku w celach związanych z promocją Projektu. 5. W związku z pkt 6 powyżej, Organizator zastrzega sobie prawo do opublikowania imion, nazwisk, zdjęć i innych informacji o Liderach Projektu, jak również wywiadów z nimi na łamach prasy, antenie radia, w Internecie oraz w telewizji w celach związanych z promocją Projektu. Organizator zastrzega sobie także prawo do wykorzystywania wizerunku Liderów Projektu w Internecie, prasie lub w telewizji poprzez publikację zdjęć oraz materiałów filmowych zebranych podczas Projektu w celach związanych z promocją Projektu, w szczególności na stronie internetowej Organizatora: www.dkms.pl, stronie internetowej dotyczącej Projektu oraz na profilu Facebook i Instagram Organizatora. 6. W celu zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych Liderów Projektu, Organizator będzie administratorem bazy danych Liderzy na zasadach określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 922). W bazie danych przetwarzane będą takie dane uczestników Projektu jak: imię i nazwisko, adres, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, data urodzenia, PESEL, uczelnia, rok i kierunek studiów oraz miejsce zatrudnienia. 7. Uczestnik Projektu ma prawo wglądu do treści swoich danych osobowych oraz ich poprawiania. Podanie danych osobowych wskazanych w Zgłoszeniu przez uczestnika Projektu jest dobrowolne, przy czym stanowi warunek udziału w Projekcie. Administratorem danych 6
osobowych uczestników Projektu jest Organizator. Dane osobowe będą przetwarzane przez Organizatora zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 922). 8. We wszystkich sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 7