Tekst jednolity przyjęty Uchwałą nr 127/2017 Zarządu Banku z dnia 28 listopada 2017 r. Kodeks Etyczny Grupy Banku Millennium
1. Wstęp Bank Millennium, jako instytucja zaufania publicznego, prowadzi działalność w oparciu o obowiązujące regulacje prawne, normy szczegółowe obowiązujące spółki publiczne a w szczególności banki, najlepsze praktyki rynkowe i niniejszy Kodeks Etyczny. Bank przestrzega również Zasad Dobrej Praktyki Bankowej, przyjętych przez Związek Banków Polskich. Bank Millennium uznaje prowadzenie biznesu w sposób zrównoważony i etyczny za jedną z najważniejszych zasad swojego funkcjonowania wynikającą bezpośrednio z misji Banku oraz wartości związanych z jego marką. Wskazane wyżej zasady znajdują odpowiednie zastosowanie do podmiotów wchodzących w skład grupy kapitałowej Banku Millennium S.A. zwanych dalej Grupą Banku Millennium. Kodeks Etyczny, stanowi zbiór zasad, jakimi kierują się wszyscy Pracownicy Grupy Banku Millennium, w trakcie wykonywania obowiązków służbowych. 2. Zasady zarządzania etyką Bank jako instytucja zaufania publicznego oraz firma odpowiedzialna społecznie i ekonomicznie określa zakres ryzyka związanego z etyką. W celu niwelowania tego ryzyka, Bank ustanawia mechanizmy ograniczające ryzyko składające się na system zarządzania etyką. Na system zarządzania etyką składają się: - Kodeks Etyczny - zawiera zasady etyki. Za formułowanie zasad Kodeksu Etycznego, komunikację i promowanie wartości etycznych oraz ocenę przestrzegania zasad etyki odpowiada Departament Zapewnienia Zgodności; - instytucja Rzecznika ds. Etyki - funkcję Rzecznika ds. Etyki pełni kierujący Departamentem Zapewnienia Zgodności. Do zadań Rzecznika ds. Etyki należy stanie na straży przestrzegania Kodeksu Etycznego, promowanie i informowanie o standardach etycznych, zlecanie kontroli przestrzegania zasad etycznych, weryfikowanie przypadków dotyczących łamania zasad etycznych; - system szkoleń z zakresu etyki oraz informowania o zmianach w zakresie zasad etyki określony w rozdziale 12. Sposób upowszechniania kodeksu i zachowań etycznych; 1
- rozwiązania instytucjonalne takie jak procedury, polityki i zasady zawierające wytyczne właściwego postepowania - Bank określa szczegółowe kodeksy, zasady, procedury i polityki dotyczące zasad etycznego postępowania; - system zgłaszania naruszeń - określony w rozdziale 11. Instrumenty kontroli zachowań nieetycznych i zgłaszanie naruszeń; - system kontroli przestrzegania zasad etycznych - zawiera kontrole cykliczne oraz jednorazowe kontrole przeprowadzane z inicjatywy Rzecznika ds. Etyki. W ramach kontroli cyklicznych przynajmniej raz na dwa lata jednostka ds. zgodności dokonuje oceny ryzyk związanych z naruszeniem zasad etyki. Z dokonanej oceny formułowany jest raport, który przedstawiany jest Zarządowi Banku. 3. Wartości marki Millennium Wspieramy Klientów w osiąganiu finansowego sukcesu dzisiaj i w przyszłości. Naszą przewagę konkurencyjną budujemy w oparciu o wartości, które znamy, stosujemy w praktyce i wskazujemy innym każdego dnia. Wartości Banku Millennium: 3.1. Budujemy relacje oparte na zaufaniu Możemy na sobie polegać, a rozwijając się i realizując ambitne cele pamiętamy o etyce i współpracownikach. Odpowiedzialność, szacunek, wsparcie i zrozumienie cementują naszą społeczność i pomagają nam wzmacniać naszą pozycję lidera wśród najlepszych banków w Polsce. Budujemy zaufanie do Banku będąc jego ambasadorami. 3.2. Jakość i innowacyjność są naszą pasją Wyznaczamy standardy doskonałości oraz kreujemy trendy w bankowości. Otwartość, entuzjazm, poszukiwanie najlepszych rozwiązań i przełamywanie barier są wpisane w nasze myślenie, działania, produkty, usługi i procesy, a także relacje z otoczeniem i wewnątrz organizacji. 3.3. Doceniamy Pracowników i promujemy współpracę W naszej kulturze organizacyjnej osiąganie celów i sukcesów odbywa się poprzez wzajemną inspirację, wymianę kompetencji oraz doświadczeń. Odkrywamy i nagradzamy ludzi, którzy swoim działaniem motywują innych do pokazania się z jak najlepszej strony. 2
3.4. Zawsze mierzymy wyżej Kiedy inni osiągają szczyt możliwości my chcemy więcej. Rozwijamy i podnosimy kompetencje Pracowników i zespołów w ramach programów szkoleniowych i certyfikacji. Bacznie obserwujemy otoczenie, doskonalimy zmieniamy się oraz aktywnie reagujemy na wyzwania przyszłości. 4. Poszanowanie prawa Podmioty Grupy Banku Millennium, jako instytucje działające w demokratycznym państwie prawa, uznają przestrzeganie prawa we wszystkich obszarach swojej działalności za podstawową zasadę. Grupa Banku Millennium respektuje też powszechnie akceptowane normy etyczne i zwyczajowe. 5. Poszanowanie różnorodności W swojej działalności Grupa Banku Millennium respektuje uniwersalne prawa i wolności człowieka. Grupa Banku Millennium działa z poszanowaniem godności ludzkiej i przestrzega prawa do równego traktowania bez względu na takie informacje jak: wiek, płeć, pochodzenie etniczne i narodowe, religię, wyznanie, status rodzinny, orientację seksualną, stan zdrowia, przekonania, przynależność związkową oraz inne przesłanki narażające na zachowania dyskryminacyjne. Informacje te nie stanowią kryteriów przy wyborze Pracowników, rozwiązywania z nimi stosunku pracy, ustalania warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do benefitów szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe. Kandydaci do pracy wybierani są na podstawie obiektywnych kryteriów takich jak w szczególności: wykształcenie, doświadczenie zawodowe, kompetencje ogólne i specyficzne, znajomość języków obcych oraz ogólne dopasowanie do profilu. Grupa Banku Millennium szanuje różnorodność i przeciwstawia się przejawom praktyk dyskryminacyjnych. Grupa Banku Millennium posiada Politykę Różnorodności, procedury antydyskryminacyjne oraz antymobbingowe. 3
6. Pracownicy 6.1. Relacje Pracownik - firma a/ Procedury Grupa Banku Millennium działa w oparciu o przejrzyste i procedury, do przestrzegania których zobowiązani są wszyscy Pracownicy bez względu na charakter pracy i formę zatrudnienia. b/ Ochrona majątku firmy Pracownicy zobowiązani są do wykorzystywania majątku Grupy Banku Millennium zgodnie z jego przeznaczeniem oraz jego ochronę. Za niedopuszczalne uznaje się niszczenie majątku, wykorzystywanie go do celów prywatnych, zabór czy rozporządzanie nim bez stosownych pełnomocnictw. c/ Ochrona informacji W sposób szczególny Bank, jako instytucja zaufania publicznego, oraz jego Pracownicy, zobowiązani są do ochrony informacji powierzonych im przez Klientów oraz ścisłe przestrzeganie zasad tajemnicy bankowej. d/ Ochrona dobrego imienia Pracownicy są zobowiązani do ochrony dobrego imienia Grupy Banku Millennium. Za niezgodne ze standardami etycznymi uznaje się przekazywanie informacji o Grupie Banku Millennium i opinii na temat jej działania w nieautoryzowanych wypowiedziach dla mediów. Wypowiedzi w mediach społecznościowych muszą być zgodne z zasadami dobrych praktyk w mediach społecznościowych określonych w niniejszym Kodeksie oraz zamieszczonych w Intranecie. Powyższe zasady również dotyczą przekazywania informacji i opinii o innych bankach lub instytucjach finansowych. e/ Wolność zrzeszania się Grupa Banku Millennium przestrzega zasad umożliwiających zrzeszanie się Pracowników i zgodnie z prawem tworzy warunki do działania organizacji zrzeszających. f/ Ochrona zdrowia Grupa Banku Millennium zapewnia swoim Pracownikom, w oparciu o rozwiązania korporacyjne, dostęp do systemu ochrony zdrowia, prowadzi działania profilaktyczne oraz propaguje zdrowy, aktywny styl życia. Grupa Banku Millennium dba o zachowanie niezbędnej równowagi pomiędzy pracą a życiem osobistym i rodzinnym Pracowników. 4
g/ Zasady zatrudniania, wynagradzania i nagradzania Grupa Banku Millennium prowadzi przejrzystą politykę w zakresie zatrudniania, wynagradzania i nagradzania. Umożliwia Pracownikom szkolenia, edukację i możliwości rozwoju zawodowego, oraz w oparciu o przejrzysty system ocen, możliwość awansu. Wynagradzanie z tytułu wykonywania pracy zgodne jest z jej wynikami, uwzględnia wkład indywidualny i pracę zespołową oraz zaangażowanie wykraczające poza zwykłe obowiązki służbowe, poprzez programy wyróżnień i nagród specjalnych. Grupa Banku Millennium nie akceptuje pracy niewolniczej i przymusowej, nie zatrudnia w żadnej formie nieletnich i nie toleruje ich zatrudniania przez organizacje, z którymi współpracuje. h/ Warunki pracy Grupa Banku Millennium tworzy i utrzymuje bezpieczne i zdrowe środowisko pracy. Eliminując potencjalne zagrożenia, zobowiązuje Pracowników do przestrzegania przepisów BHP oraz za niedopuszczalne uznaje wykonywanie czynności służbowych pod wpływem narkotyków i alkoholu, posiadanie w środowisku pracy narkotyków, broni palnej i białej oraz amunicji. i/ Pomoc socjalna Grupa Banku Millennium posiada korporacyjny system pomocy socjalnej i dba, by był on przejrzysty i funkcjonował w oparciu o decyzje wypracowywane wspólnie z przedstawicielami Pracowników. j/ Badania zadowolenia pracowników Grupa Banku Millennium chce być dobrym pracodawcą, stąd systematycznie bada poziom zadowolenia z pracy swoich Pracowników. Analiza wyników tych badań służy do realizacji programów usprawniających organizację pracy. k/ Kanały komunikacji Grupa Banku Millennium posiada system komunikacji wewnętrznej umożliwiający przekazywanie Pracownikom w czasie rzeczywistym bieżących informacji oraz umożliwiający im dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych i korzystania z praw pracowniczych. Grupa Banku Millennium umożliwia też Pracownikom prezentacje własnych informacji oraz opinii w wewnętrznych i zewnętrznych kanałach. Pracownicy wypowiadający się w mediach społecznościowych są zobowiązani do przestrzegania zasad dobrych praktyk w mediach społecznościowych określonych w niniejszym Kodeksie a także udostępnionych w Intranecie. 5
6.2. Relacje Pracownik Pracownik a/ Zasady relacji wewnątrz Banku Społeczność Pracowników jest zaangażowana w budowę atmosfery współpracy wspierającej realizację zadań biznesowych, poprzez tworzenie klimatu zaufania, otwartości, uczciwej komunikacji i szacunku. Pracownicy mają świadomość, że osiągnięcie sukcesu jest związane z budowaniem partnerskich relacji ze współpracownikami, podwładnymi i przełożonymi. W procesie realizacji celów Bank uznaje pracę zespołową za jeden z głównych czynników gwarantujących sukces. Popiera również kreatywność i innowacyjność wspierając rozwój tych cech u Pracowników. 6.3. Relacje Pracownik otoczenie zewnętrzne a/ Tajemnica handlowa i zasady poufności Grupa Banku Millennium uznaje przestrzeganie zasad tajemnicy handlowej oraz ochrony informacji poufnych i danych osobowych, a Bank także tajemnicy bankowej, za filary działania instytucji zaufania publicznego. Zasady te obowiązują Pracowników i obejmują także uznane za niepubliczne, informacje o wewnętrznych procedurach, czynnościach czy procesach. Grupa Banku Millennium przetwarza dane osobowe Klientów z poszanowaniem przepisów prawa i w dobrej wierze. Grupa Banku Millennium dokłada należytej staranności w informowaniu o celu przetwarzania danych osobowych oraz zapewnia Klientom wgląd do treści tych danych, z możliwością ich sprostowania i uzupełniania. Grupa Banku Millennium kieruję się zasadą legalności, celowości, merytorycznej poprawności, adekwatności oraz ograniczenia czasowego przy przetwarzaniu danych osobowych. Pracownicy mają obowiązek ochrony danych osobowych, w szczególności nieudostępniania ich osobom nieuprawnionym oraz zapobiegania ich wykorzystywaniu niezgodnie z przeznaczeniem. W Grupie Banku Millennium obowiązują ograniczenia dokonywania transakcji osobistych wynikające z zakazu wykorzystywania informacji poufnych. 6
6.4. Konflikt interesów Pracownicy powinni unikać wszelkich działań lub powiązań, które kolidują lub sprawiają wrażenie kolidowania z najlepiej pojętym interesem Grupy Banku Millennium, Klientów Banku lub grupy Klientów Banku. Pracownicy mają obowiązek bieżącego zgłaszania przełożonym wszelkich konfliktów interesów mogących powodować lub powodujących potencjalne działania na szkodę Grupy Banku Millennium, Klientów Banku lub grupy Klientów Banku, zgodnie z odpowiednimi, regulacjami wewnętrznymi oraz normami prawnymi. Grupa Banku Millennium działając w najlepiej pojętym interesie Klienta określa okoliczności, w których identyfikuje potencjalne konflikty interesów oraz określa zasady, przeciwdziałania powstaniu konfliktów interesów. 6.5. Powiązania personalne Grupa Banku Millennium akceptując możliwość powstawania rożnych więzi pomiędzy Pracownikami przyjmuję zasadę, że takie relacje nie mogą powodować konfliktu interesu, wpływać negatywnie na wyniki pracy, możliwości nadzorowania innych lub środowisko kontroli wewnętrznej. Grupa Banku Millennium uznaje za zakazane praktyki, które są sprzeczne z najlepiej pojętym interesem Grupy a dotyczą faworyzowania lub podejmowania decyzji biznesowych w oparciu o uczucia, powiązania rodzinne czy przyjaźnie. Pracownicy Grupy Banku Millennium powinni informować Departament Kadr o możliwości zaistnienia okoliczności, które w tym zakresie mogą tworzyć konflikt interesu. 7. Klienci 7.1. Jakość usług Grupa Banku Millennium buduje długotrwałe i obopólnie korzystne relacje z Klientami oparte na zasadach poszanowania godności ludzkiej i równego traktowania. Bez względu na jakiekolwiek cechy bądź przekonania Klientów podejmuje działania w celu oferowania produktów i usług o najwyższym poziomie. Grupa Banku Millennium zapewnia pełną i rzetelną informację o własnych i oferowanych jako dystrybutor produktach, w tym ich emitentach, warunkach procesu reklamacyjnego. 7
Grupa Banku Millennium przestrzega zasady precyzyjnego, zrozumiałego i przejrzystego sposobu komunikacji z Klientem. Informacje o świadczonych usługach a także umowach, dokumentach i pism kierowanych do Klientów, Grupa formułuje w sposób precyzyjny, zrozumiały i przejrzysty. 7.2. Etyczna sprzedaż Pracownicy Grupy Banku Millenium zobowiązani są do działania w najlepiej pojętym interesie Klienta poprzez rzetelne informowanie Klienta o wszelkich ryzykach związanych z produktami oraz cechach oferowanych produktów, instrumentów i świadczonych usług. Pracownicy nie mogą sugerować, namawiać lub wywierać wpływu na Klientach mającego doprowadzić do nabycia instrumentu, produktu, usługi lub innego rozwiązania oferowanego przez Grupę Banku Millennium, którego Klient nie potrzebuje. Pracownikom zabrania się oferowania Klientom zachęt w postaci korzyści finansowych, świadczeń w formie materialnej, niematerialnej lub oferowania dodatkowych usług w zamian za skorzystanie z oferty Grupy Banku Millennium. Przed świadczeniem usług inwestycyjnych Grupa Banku Millennium przeprowadza ocenę adekwatności w celu zbadania czy dany instrument, produkt finansowy lub usługa inwestycyjna są dla Klienta adekwatne. W przypadku gdy produkt lub instrument jest nieadekwatny lub przekazane przez Klienta informacje są niewystarczające do dokonania oceny, Bank przekazuje Klientowi odpowiednie ostrzeżenie. Pracownicy zobowiązani są unikać sytuacji rodzących konflikt interesów zwłaszcza wynikający z obsługi sprzedażowej osób związanych bliskimi relacjami rodzinnymi lub prywatnymi. 7.3. Rozpatrywanie reklamacji Grupa Banku Millennium uznaje opinie, uwagi i reklamacje Klientów za istotne źródło informacji umożliwiające mu stałą poprawę jakości pracy. Pracownicy są zobowiązani, zgodnie z obowiązującą procedurą, do przekazywania uwag i reklamacji Klientów, zaś Grupa Banku Millennium przestrzega zasady, by dostarczyć Klientom, w jak najkrótszym czasie, odpowiedzi odnoszącej się merytorycznie do zgłoszonego problemu. Sposób rozpatrywania reklamacji jest przyjazny dla Klientów i uwzględnia należne im prawa. 8
8. Rynek 8.1. Uczciwa konkurencja Grupa Banku Millennium przestrzega w działalności biznesowej zasad uczciwej konkurencji. Grupa Banku Millennium kieruje się zasadami rzetelności, lojalności, kultury korporacyjnej i wzajemnego zaufania. Grupa Banku Millennium wspiera rozwój polskiego systemu bankowego biorąc udział, wspólnie z innymi bankami, w działaniach i programach realizowanych na rzecz rozwoju banków, infrastruktury poprawiających jakość ich działania oraz programach edukacyjnych adresowanych do Klientów. 8.2. Rzetelna komunikacja Grupa Banku Millennium prowadzi systematycznie i w sposób zorganizowany politykę informacyjną dostarczając aktualnych, mających oparcie w faktach informacji poprzez dostępne publiczne (adresowane do wszystkich zainteresowanych) i wewnętrzne (adresowane do Pracowników) kanały komunikacji. Bank dba o równy dostęp do informacji dla wszystkich grup jej odbiorców. a/ Relacje z mediami i kanały komunikacji Grupa Banku Millennium prowadzi otwartą współpracę informacyjną z mediami, dostarczając im informacji i opinii oraz odpowiadając na zadawane pytania. b/ Zasady dobrych praktyk w mediach społecznościowych Pracownicy Grupy Banku Millennium udzielając się w sieci mają świadomość, że są Pracownikami instytucji zaufania publicznego, a ich zachowanie może wpływać na postrzeganie i opinię o Grupie. Zawsze wypowiadają się w swoim imieniu i biorą odpowiedzialność za własne wypowiedzi. Wyrażają swoje zdanie w sposób logiczny i kulturalny, szanując opinie innych osób. Nie publikują oraz nie udostępniają negatywnych treści na temat Grupy. Mają świadomość, że to co jest udostępniane w Internecie trwale pozostaje w sieci. Zachowują tajemnicę bankową, tajemnicę przedsiębiorstwa oraz przestrzegają zasad ochrony danych osobowych Klientów oraz Pracowników Grupy Banku Millennium, które obowiązują także w sieci, mediach społecznościowych i na forach internetowych. Nie komunikują się z Klientami poprzez prywatne wiadomości (np. komentarze w mediach społecznościowych), komunikacja z Klientami jest możliwa wyłącznie poprzez formalne ścieżki kontaktu dostępne w Grupie Banku oraz na które Klient 9
wyraził zgodę. Wewnętrzne kwestie Pracowników oraz firmy poruszane są za pośrednictwem wewnętrznych kanałów do tego przeznaczonych. Zabronione jest tworzenie przez niewyznaczonych do tego Pracowników odrębnych profili Grupy Banku Millennium w mediach społecznościowych. Życie prywatne i prywatny profil na portalach społecznościowych oddzielony jest od życia zawodowego, a publikacji w sieci zdjęć i filmów ze spotkań firmowych mogą dokonywać upoważnieni Pracownicy. c/ Relacje z rynkiem kapitałowym Grupa Banku Millennium utrzymuje aktywne relacje z uczestnikami i instytucjami rynku kapitałowego oparte o obowiązujące w tym zakresie regulacje prawne oraz najlepsze praktyki rynkowe: zasadę otwartości i równego traktowania wszystkich inwestorów poprzez równy dostęp do informacji. Bank przestrzega zasad zapisanych w Dobrych Praktykach spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie i informuje publicznie o realizacji tych zasad. 8.3. Rzetelna reklama i promocja Grupa Banku Millennium prowadzi działania reklamowe i promocyjne zgodnie z obowiązującymi zasadami prawa, kodeksami etycznymi i najlepszymi praktykami rynkowymi. Celem kampanii marketingowych jest przekazanie informacji o produktach bankowych i ich cechach w sposób rzetelny, zrozumiały i dostosowany do percepcji przeciętnego odbiorcy. Prowadząc te działania, Grupa Banku Millennium szanuje interesy aktualnych i przyszłych Klientów oraz przestrzega zasad uczciwej konkurencji, nie kreując negatywnego wizerunku konkurentów, nie podważa ich solidności oraz nie ocenia ich działalności. 8.4. Etyczny lobbing Działalność lobbingowa prowadzona przez Grupę Banku Millennium oparta jest o zapisy prawa regulujące ten typ działalności, ma charakter profesjonalny i oparta jest o przejrzystą, racjonalną argumentację. Jej celem jest rzecznictwo interesów Grupy Banku Millennium i środowiska bankowego w stosunku do ośrodków decyzyjnych. 8.5. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy Grupa Banku Millennium, w oparciu o obowiązujące regulacje prawne i najlepsze praktyki rynkowe, realizuje instytucjonalny program przeciwdziałania praniu pieniędzy 10
i finansowaniu terroryzmu. Bank współpracuje w tym zakresie z wyspecjalizowanymi instytucjami Państwa, systematycznie doskonali własne procedury oraz prowadzi działania szkoleniowe w tym zakresie adresowane do Pracowników. 8.6. Niezależny audyt Grupa Banku Millennium, jako spółka zaufania publicznego, uznaje za jedną z najważniejszych zasad swego działania dostarczanie swoim Interesariuszom terminowych, przejrzystych i adekwatnych informacji o swoim działaniu. Informacje te w zakresie określonym przepisami prawa są regularnie przeglądane i weryfikowane przez niezależnego Audytora Zewnętrznego. Współpraca z nim należy do kanonu zasad działania Grupa Banku Millennium. 9. Dostawcy 9.1. Zasady relacji z dostawcami towarów i usług Grupa Banku Millennium stosuje uczciwe i jednolite zasady przy wyborze dostawców. Ich wybór oparty jest o obiektywne kryteria takie jak jakość, cena, rzetelność i przestrzeganie zasad etycznego prowadzenia biznesu. Każdy dostawca biorący udział w przetargu jest zobowiązany do potwierdzenia, że zapoznał się z Kodeksem Etycznym Grupy Banku Millennium i zobowiązuje się do przestrzegania jego zasad oraz zasad prowadzenia odpowiedzialnego biznesu. Grupa Banku Millennium udziela dostawcom niezbędnego wsparcia w sprawie realizacji powierzonych czynności. W trakcie i po ustaniu współpracy, Grupa Banku Millennium respektuje prawo własności intelektualnej stron. 9.2. Konstrukcja umów Grupa Banku Millennium przygotowuje przejrzyste i zrozumiałe umowy z uwzględnieniem wymogów prawnych. W umowach z dostawcami produktów i usług na rzecz Grupa Banku Millennium wszędzie tam, gdzie zapisy takie mogą mieć zastosowanie Grupa Banku Millennium stosuje zapisy o stosowaniu klauzul etycznych i/lub środowiskowych, ochrony informacji, w tym danych osobowych, tajemnicy bankowej i handlowej. 11
9.3. Organizacja przetargów Grupa Banku Millennium, prowadzi przetargi w sposób przejrzysty, w oparciu o obowiązujące regulacje wewnętrzne. Bank przestrzega tajemnicy handlowej, klauzul poufności oraz chroni informacje, które uzyskał w procesie negocjacji i realizacji umów z dostawcami. 10. Reprezentowanie Grupy Banku Millennium 10.1. Kontakty z instytucjami publicznymi Zasady określające obowiązki związane z reprezentowaniem Grupy Banku Millennium zawarte są w regulaminach organizacyjnych. Grupa Banku Millennium i jej Pracownicy przestrzegają prawa i zasad etycznych w kontaktach w jej imieniu z osobami pełniącymi funkcje publiczne, oraz kontaktują się z nimi, o ile kontakty te są niezbędne do wykonywania ich obowiązków służbowych. 10.2. Kontakty z partiami politycznymi Grupa Banku Millennium przestrzega zasady neutralności politycznej, nie wspiera, nie finansuje i nie umożliwia prowadzenia jakiejkolwiek działalności politycznej w przestrzeni, którą administruje. Zasada ta obowiązuje tak instytucję jak i jej Pracowników w trakcie wykonywania obowiązków służbowych. 10.3. Kontakty ze społecznościami lokalnymi Grupa Banku Millennium utrzymuje otwarte relacje ze społecznościami lokalnymi, prowadzi z nimi dialog, angażuje się w ich życie poprzez działania z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu, dba o partnerski charakter tych relacji i dąży w procesie rozwoju działalności biznesowej do przestrzegania zasad zrównoważonego rozwoju. Pracownicy Grupy Banku Millennium przestrzegają zapisów prawa i zasad etycznych w kontaktach z przedstawicielami administracji lokalnej. 11. Polityka zapobieganiu korupcji Celem polityki zapobieganiu korupcji jest tworzenie bezpiecznego środowiska rynkowego. Grupa Banku Millennium stosuje zasadę zero tolerancji dla korupcji. 12
W Grupie Banku Millennium korupcję definiuje się zgodnie z zapisami Cywilnoprawnej konwencji o korupcji, jako: żądanie, proponowanie, wręczanie lub przyjmowanie bezpośrednio lub pośrednio łapówki lub jakiejkolwiek innej nienależnej korzyści lub jej obietnicy, które wypacza prawidłowe wykonywanie jakiegokolwiek obowiązku lub zachowanie wymagane od osoby otrzymującej łapówkę, nienależną korzyść lub jej obietnicę. W celu zapobiegania ryzyku korupcji Grupa Banku Millennium identyfikuje obszary najbardziej narażone na to ryzyko oraz określa zasady postępowania służące zapobieganiu korupcji w tym: zasady i warunki etycznego przyjmowania i wręczania (oferowania) korzyści w Grupie Banku Millennium, zasady udziału w przetargach przez Bank Millennium i spółki zależne. Naruszenie powyższych zasad stanowi przesłankę do wyciagnięcia konsekwencji służbowych, a także w szczególnych przypadkach do pociągnięcia do odpowiedzialności karnej. 11.1. Przyjmowanie i wręczanie (oferowanie) korzyści Korzyścią są wszelkie wręczone lub przyjęte rzeczy mające wartość pieniężną lub korzyści niepieniężne, za które przyjmujący nie ponosi zapłaty np. gadżety elektroniczne, kosze delikatesowe. Przyjmowanie lub wręczenie korzyści od partnerów biznesowych innych Pracowników Grupy Banku Millennium, z wyjątkiem zwyczajowo uznawanych w relacjach biznesowych prezentów lub o rozsądnym charakterze osobistym o wartości do 200 zł brutto jest zabronione zwłaszcza w przypadku, gdy korzyść ta mogłaby być uznana za wywieranie wpływu na rzetelność wykonywania powierzonych im obowiązków lub na podjęcie decyzji biznesowej. Przyjmowanie przez pracownika prezentów lub środków pieniężnych oraz czerpanie innych korzyści z tytułu kontaktów z Klientami Grupy Banku stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych. Możliwe jest przekazywanie lub przyjmowanie przez Pracownika prezentów na wyżej określonych zasadach, w wyjątkowych sytuacjach, gdy brak ich przyjęcia mógłby źle wpływać na stosunki Banku z Klientem. Wyłączeniu podlegają wszelkie korzyści, które Pracownik otrzymuje lub wręcza w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. 13
Korzyści o wartości powyżej 200 zł brutto można przyjąć lub wręczyć pod warunkiem uzyskania zgody Departamentu Zapewnienia Zgodności. Przyjęcie prezentu powyżej tej wartości podlega rejestracji zgodnie z odrębnymi zasadami. Wręczanie (oferowanie) korzyści, niezależnie od ich wartości, urzędnikom państwowym i samorządowym, jest zabronione. 11.2. Zasady udziału w przetargach przez Banku Millennium i spółki zależne Grupa Banku bierze udział w przetargach z poszanowaniem zasad uczciwej konkurencji i powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz z zachowaniem w poufności wszystkich informacji oraz tajemnicy handlowej przedsiębiorstwa pozyskanych w toku wykonywanych czynności. Wszelkie formy wywierania wpływu na wybór oferty złożonej przez Grupę Banku są niedopuszczalne. Na każdym etapie postępowania przetargowego lub negocjacji, w spotkaniach z podmiotem, na rzecz którego organizowany jest przetarg uczestniczą co najmniej dwie osoby reprezentujące Bank lub spółki zależne. Grupa Banku Millenium unika sytuacji mogących rodzić konflikt interesów podczas brania udziału w czynnościach przetargowych. W kontaktach z podmiotem na rzecz którego organizowany jest przetarg dopuszcza się możliwość przyjmowania podarunków zgodnie z zasadami etycznego przyjmowania i wręczania (oferowania) korzyści w Grupie Banku Millennium. 12. Środowisko naturalne 12.1. Reguły prawne Grupa Banku Millennium przestrzega regulacji dotyczących ochrony środowiska, w zakresie adekwatnym do wielkości i charakteru działania firmy. 12.2. Ochrona środowiska naturalnego Grupa Banku Millennium monitoruje i ogranicza swój wpływ na środowisko naturalne poprzez prowadzenie akcji edukacyjnych i oferowanie proekologicznych produktów zachęca Pracowników i Klientów do dbania o środowisko naturalne. W umowach z dostawcami, tam gdzie ma to zastosowanie, stosowane są klauzule środowiskowe. 14
13. Instrumenty kontroli zachowań nieetycznych i zgłaszanie naruszeń 13.1. Obowiązek zgłaszania przypadków naruszeń Każdy Pracownik, który posiada informacje lub uzasadnione podejrzenia, że doszło do naruszenia przepisów prawa, obowiązujących w Grupie Banku procedur lub Kodeksu Etyki, ma obowiązek niezwłocznego zgłoszenia tego faktu przez dedykowane kanały zgłoszeń Prezesowi Zarządu Banku albo Radzie Nadzorczej Banku w przypadku naruszeń dokonanych przez Członka Zarządu Banku. W przypadku pozyskania przez Pracownika informacji o naruszeniu i zaniechaniu jego zgłoszenia, powinien mieć poczucie współodpowiedzialności, a nawet może zostać uznany za współwinnego szkody powstałej na skutek tego naruszenia lub nieprawidłowości, nawet jeżeli sam nie przyczynił się bezpośrednio do spowodowanej szkody. Grupa Banku Millennium zapewnia anonimowe kanały dokonywania zgłoszeń, poufności wszystkich zgłoszeń a także nie podejmuje żadnych działań przeciwko osobie, która w dobrej wierze zgłosi informacje dotyczące potencjalnych naruszeń przepisów prawa oraz obowiązujących procedur lub Kodeksu Etyki, lub która uczestniczy w procedurze weryfikacyjnej zgłoszeń, chyba że nieprawdziwe zgłoszenie lub informacje przekazane były w złej wierze. 13.2. Zgłaszanie naruszeń W przypadku wykrycia lub uzasadnionego podejrzenia naruszenia przez innego Pracownika Banku przepisów prawa, obowiązujących w Banku procedur lub Kodeksu Etyki należy niezwłocznie zgłosić naruszenie na skrzynkę naruszenia@bankmillennium.pl (zgłoszenie z zewnętrznych skrzynek poczty elektronicznej - kanał umożliwiający zachowanie anonimowości Zgłaszającego) lub z pracowniczych skrzynek poczty elektronicznej na skrzynkę * NARUSZENIA (kanał niezapewniający anonimowości Zgłaszającego) lub listownie adresując przesyłkę listowną imiennie do Prezesa Zarządu Banku z dopiskiem do rąk własnych na adres siedziby Banku (kanał umożliwiający zachowanie anonimowości Zgłaszającego). W przypadku wykrycia lub uzasadnionego podejrzenia dokonania naruszenia przez Członka Zarządu Banku należy niezwłocznie zgłosić naruszenie listownie adresując list imiennie do Członka Rady Nadzorczej Banku pełniącego funkcję Przewodniczącego Komitetu Audytu Rady Nadzorczej Banku (aktualne informacje na temat składu Rady Nadzorczej Banku i jej komitetów znajdują się na stronie internetowej Banku 15
w zakładce Władze Banku i Ład Korporacyjny ) z dopiskiem do rąk własnych na adres siedziby Banku (kanał umożliwiający anonimowość Zgłaszającego). Dokonując zgłoszenia należy dokładnie opisać naruszenie, przebieg zdarzeń oraz wskazać osoby związane z naruszeniem. Każde zgłoszenie jest analizowane oraz możliwe jest przeprowadzenie weryfikacji zgłoszenia przez wyznaczonych weryfikatorów. W wyniku weryfikacji zgłoszenia mogą być podjęte działania zaradcze, aby dane zdarzenie nie miało miejsca w przyszłości a także podjęcie środków dyscyplinujących w przypadku, gdy naruszenie zostanie potwierdzone lub w przypadku przekazania nieprawdziwych informacji w złej wierze. 14. Sposób upowszechniania kodeksu i zachowań etycznych Kodeks Etyczny zamieszczony jest w Internecie pod adresem: www.bankmillennium.pl oraz Intranecie, w serwisie Milleteka. Dla wszystkich Pracowników Grupy Banku Millennium przeznaczone jest szkolenie e-learningowe Kodeks etyczny, które jest przeprowadzane co 2 lata. 15. Zasady akceptacji kodeksu Nowo zatrudniani Pracownicy zobowiązani są do zapoznania się z treścią Kodeksu i podpisania oświadczenia o znajomości zawartych w nim zasad i ich stosowania. Każdy z zatrudnianych Pracowników zobowiązany jest ponadto, poprzez ukończenie szkolenia e-learningowego Kodeks etyczny, do zapoznania się z treścią Kodeksu, potwierdzenia jego znajomości oraz stosowania zasad zawartych w kodeksie w codziennej pracy. 16
ZAŁĄCZNIK: Słownik najważniejszych pojęć: Etyczny lobbing oddziaływanie na decyzje podejmowane przez organy władzy publicznej oparte na prawie i standardach etycznych, takich jak m.in.: maksymalizowanie dobra i minimalizowanie szkody (krzywdy), pozwolenie innym na dokonywanie własnych wyborów, zapewnienie sprawiedliwego rozkładu korzyści i obciążeń, przestrzegania praw człowieka. Etyka biznesu sposób prowadzenia działalności biznesowej przez firmę w sposób uczciwy, odpowiedzialny za każde działanie i wyrażające szacunek w każdym biznesowym postępowaniu. Cechuje się on również konsekwencją w przestrzeganiu etyki i norm obowiązujących w firmie oraz zaangażowaniem wszystkich Pracowników w etyczne działania. Konflikt interesów - okoliczności mogące doprowadzić do stanu sprzeczności między interesem firmy, osoby powiązanej z firmą i obowiązkiem działania przez firmę w sposób rzetelny z uwzględnieniem najlepiej pojętego interesu Klienta, jak również z okoliczności mogące doprowadzić do powstania sprzeczności między interesami kilku Klientów firmy. 17