NR SPRAWY: G.271.B.4.2014 Załącznik nr 1 d SIWZ Szczegółwy pis przedmitu zamówienia Przedmitem zamówienia jest rganizacja i przeprwadzenie szkleń, dstawa licencji i wdrżenie systemów infrmatycznych zintegrwanych z platfrmą epuap wraz z uruchmieniem eusług na platfrmie epuap raz realizacja dradztwa w zakresie pracwanie dkumentów, regulaminów, frmularzy mających na celu wzmcnienie ptencjału administracji samrządwej w ramach realizacji prjektu pn. Prfesjnalna e-administracja współfinanswaneg ze śrdków Eurpejskieg Funduszu Spłeczneg w ramach Prgramu Operacyjneg Kapitał Ludzki, Prirytet V. Dbre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmcnienie ptencjału administracji samrządwej, Pddziałanie 5.2.1 Mdernizacja zarządzania w administracji samrządwej dla 6 jednstek samrządu terytrialneg. W prjekcie bierze udział 6 jednstek samrządu terytrialneg: Gmina Żyrzyn w rli Lidera Prjektu, Gmina Baranów, Gmina Kurów, Gmina Ople Lubelskie, Gmina Pniatwa, Gmina Wąwlnica w rli Partnerów Prjektu. Termin realizacji zamówienia: d 30 czerwca 2015 r. Obszary merytryczne przedmitu zamówienia: I. W ramach bszaru Prmcja eusług wśród bywateli przedmit zamówienia bejmuje: a. Przeprwadzenie szklenia dla trenerów wewnętrznych prwadzących seminaria infrmacyjne - train the trainer (24 gdz. x 1 gr. x 6 s./gr. = 24 gdz.). b. Przygtwanie prjektu regulaminu funkcjnwania Internetweg Centrum Prmcji eusług dla Lidera i Partnerów. c. Zakup systemu ICP dla Lidera i Partnerów. d. Wdrżenie systemu ICP dla Lidera i Partnerów. e. Przeprwadzenie szklenia z aplikacji specjalistycznych ICP (16 gdz. x 1 gr. X 12 s./gr. = 16 gdz.). f. Opracwanie zgłszeniweg frmularza d ICP na epuap dla Lidera i Partnerów. II. W ramach bszaru Szklenia dla pracwników samrządwych w zakresie IT przedmit zamówienia bejmuje: a. Przeprwadzenie szklenia - Techniki infrmacyjne i kmunikacyjne w administracji publicznej (16 gdz. x 9 gr. x 10 s./gr. = 144 gdz.). b. Przeprwadzenie szklenia - Zarządzanie dkumentami elektrnicznymi zgdnie z wymgami nałżnymi przez KPA i nwą instrukcję kancelaryjną (16 gdz. x 9 gr. x 10 s./gr. = 144 gdz.). c. Przeprwadzenie szklenia - Zasady bezpieczeństwa ICT (24 gdz. x 9 gr. x 10 s./gr. = 216 gdz.). d. Przeprwadzenie szklenia - Ochrna danych sbwych i jej funkcjnwanie w systemach infrmatycznych (16 gdz. x 9 gr. x 10 s./gr. = 144 gdz.). e. Przeprwadzenie szklenia - eurzędnik w certyfikacji ECDL (32 gdz. x 9 gr. x 10 s./gr. = 288 gdz.). III. W ramach bszaru Pakiet 30 eusług samrządwych przedmit zamówienia bejmuje:
a. Przeprwadzenie analizy becnie istniejących prcedur i dkumentów dtyczących elektrnizwanych usług dla Lidera i Partnerów. b. Przygtwanie ustandaryzwanych prjektów dkumentów niezbędnych przy świadczeniu usług dla Lidera i Partnerów. c. Przygtwanie prjektów dkumentacji zgłszeniwej wszystkich eusług dla Lidera i Partnerów. d. Dstswanie frmularzy eusług pbranych z repzytrium dkumentów epuap dla Lidera i Partnerów. e. Zakup licencji systemu elektrniczneg biegu dkumentów zintegrwaneg z epu- AP (dla 1 JST). f. Przeprwadzenie szklenia w zakresie systemu elektrniczneg biegu dkumentów (24 gdz. x 2 gr. x 9 s./gr. = 48 gdz.). g. Przeprwadzenie szklenia infrmacyjne dla sób zaangażwanych w realizację eusług (3 gdz. x 2 gr. x 9 s./gr. = 6 gdz.). h. Zakup licencji systemu gedezyjneg wspierająceg świadczenie eusługi (dla 3 JST). i. Wdrżenie systemu gedezyjneg wspierająceg świadczenie eusługi (dla 3 JST). IV. W ramach bszaru Uruchmienie punktu ptwierdzania prfili zaufanych przedmit zamówienia bejmuje: a. Stwrzenie prjektów aktualizacji prcedur chrny danych sbwych dla Lidera i Partnerów. b. Stwrzenie prjektów aktualizacji instrukcji zarządzania systemem infrmatycznym dla Lidera i Partnerów. c. Przeprwadzenie szklenia administratrów platfrmy epuap (16 gdz. x 1 gr. x 6 s./gr. = 16 gdz.). d. Przeprwadzenie szklenia sób wydających prfil zaufany 16 gdz. x 2 gr. x 10 s./gr. = 32 gdz.). V. W ramach bszaru Autmatyzacja eusług dla knsultacji spłecznych przedmit zamówienia bejmuje: a. Opracwanie prjektów dkumentów kreślających prces knsultacji drgą elektrniczną dla Lidera i Partnerów. b. Opracwanie frmularzy dla systemu knsultacji spłecznych wykrzystywanych przez epuap dla Lidera i Partnerów. c. Zakup systemu dziedzinweg - prtalu knsultacji spłecznych zintegrwaneg z epuap dla Lidera i Partnerów. d. Wdrżenie systemu dziedzinweg - prtalu knsultacji spłecznych u Lidera i Partnerów.
Opis minimalneg zakresu prac, prgramów szkleniwych raz wymagań minimalnych dla systemów infrmatycznych: I. Obszar Prmcja eusług wśród bywateli. a. Przeprwadzenie szklenia dla trenerów wewnętrznych prwadzących seminaria infrmacyjne - train the trainer (24 gdz. x 1 gr. x 6 s./gr. = 24 gdz.). Prgram szklenia: Metdy uczenia się sób drsłych. Identyfikacja i analiza ptrzeb szkleniwych. Metdy i techniki szkleniwe. Zasady prjektwania szkleń i materiałów szkleniwych. Wykrzystania sprzętu dydaktyczneg. Styl sbisty. Mwa, słw pisane, gestykulacja. Metdy zarządzania grupą. Trudne sytuacje w pracy trenera. Ewaluacja prcesów szkleniwych. I. Obszar Prmcja eusług wśród bywateli. b. Przygtwanie prjektu regulaminu funkcjnwania Internetweg Centrum Prmcji (ICP) eusług dla Lidera i Partnerów. Prjekt regulaminu funkcjnwania Internetweg Centrum Prmcji eusług musi zstać pracwany drębnie dla Lidera i każdeg z Partnerów prjektu. Opracwanie prjektu regulaminu funkcjnwania Internetweg Centrum Prmcji eusług musi zstać pprzedzne analizą ptrzeb Lidera raz Partnerów Prjektu. Prjekt regulaminu funkcjnwania Internetweg Centrum Prmcji eusług musi uwzględniać wytyczne i graniczenia wynikające z: Przeprwadznej analizy, Przepisów prawa, którym pdlegają Lider i Partnerzy prjektu, Wytycznych Prgramu Operacyjneg Kapitał Ludzki, Wewnętrznych przepisów Lidera i Partnerów prjektu. Prjekt regulaminu funkcjnwania Internetweg Centrum Prmcji eusług musi kreślać rganizację i zasady funkcjnwania ICP. Prjekt regulaminu funkcjnwania Internetweg Centrum Prmcji eusług musi zawierać c najmniej: Pstanwienia gólne ( w tym c najmniej: definicje, cele pwłania Internetweg Centrum Prmcji eusług), Zasady kierwania Internetwym Centrum Prmcji eusług, Zasady funkcjnwania i rganizacji Internetweg Centrum Prmcji eusług, Tryb pracy Internetweg Centrum Prmcji Usług ( w tym c najmniej: zasady biegu dkumentów, zasadny pdpisywania i akceptacji dkumentów, gdziny pracy), Strukturę rganizacyjną pwłania Internetweg Centrum Prmcji eusług. Opracwany prjekt regulaminu funkcjnwania Internetweg Centrum Prmcji eusług musi zstać dstarczny w frmie papierwej (wydruk kmputerwy trwale zbigwany) raz elektrnicznej (nagrany na nśniku CD, DVD lub Pendrive).
I. Obszar Prmcja eusług wśród bywateli. c. Zakup systemu ICP dla Lidera i Partnerów. System ICP ma być systemem infrmatycznym zintegrwanym z epuapem raz ESP (w wybranych knfiguracjach psiadających wbudwane interfejsy zgdne z epuap) stanwiąc centrum elektrnicznej dystrybucji infrmacji raz prmcji usług elektrnicznych urzędu skierwanej d bywateli. System ICP musi umżliwiać, za zgdą psiadaczy prfili zaufanych, którzy zgłsili chęć trzymywania drgą elektrniczną kmunikacji z właściwych sbie urzędów, wysyłać infrmacje dtyczące wdrażanych przez siebie eusług, czy innych przedsięwzięć wymagających partycypacji spłecznej (np. knsultacji spłecznych). System ICP musi umżliwiać infrmwanie mieszkańców różnych wydarzeniach, realizwanych przez urząd przedsięwzięciach, zagrżeniach, sytuacjach kryzyswych i innych dla nich ważnych sprawach za pmcą knt epuap raz ESP. System ICP musi umżliwiać definiwanie dbirców infrmacji na pdstawie wskazanych dwlnych kryteriów (wiek, płeć, miejsce zamieszkania, itp.). System ICP pwinien składać się z dwóch zasadniczych części: bazy danych zbierającej i przechwującej infrmacje mieszkańcach, którzy psiadają prfil zaufany raz zaawanswaneg mdułu kmunikacji. System ICP pwinien działać w parciu technlgie webwe dając mżliwść pracy dwlnej liczbie użytkwników w urzędzie, nie wymagając kniecznści instalacji aplikacji na stanwiskach pracy. Wprwadzanie danych dbywać się musi na dwa spsby: pprzez wypełnianie dpwiednich frmularzy dstępnych w aplikacji lub za pśrednictwem dedykwaneg frmularza epuap. P wprwadzeniu danych pierwszą metdą, system pwinien autmatycznie generwać dkument/zgdę na kmunikację elektrniczną z bywatelem, który p jeg pdpisaniu przez wyrażającą zgdę sbę, pwinien być archiwizwany (sytuacja ta nie dtyczy wprwadzania danych za pmcą frmularza epuap, gdzie zgda jest ptwierdzana prfilem zaufanym). System ICP musi zawierać mduł kmunikacji zintegrwany z ESP urzędu. System musi pzwalać na stwrzenie treści wysyłaneg dkumentu, załączanie plików elektrnicznych raz wybór, pprzez zaawanswane filtrwanie sób, d których infrmacja zstanie wysłana. Wszystkie wyknane czynnści w systemie muszą być zapisywane (lgwane), dając mżliwść późniejszeg przeglądania histrii wyknanych peracji. Wbudwane mechanizmy filtrwania systemu ICP muszą pzwalać na wybranie sób według dwlnych kryteriów np. tylk mężczyźni, zamieszkali we wskazanej gminie, w wieku pwyżej 40 lat. System w dwlnym mmencie musi dawać mżliwść edycji infrmacji bywatelach, bądź na życzenie każdeg z nich jej usunięcia. Zarządzanie systemem musi dbywać się z pzimu mdułu CMS (mduł zarządzający uprawnieniami i prawami dstępu użytkwników), d któreg dstęp ma administratr. Rla administratra pwinna umżliwiać pdstawwą knfigurację systemu, zarządzanie kntami użytkwników systemu raz kpią zapaswą.
I. Obszar Prmcja eusług wśród bywateli. d. Wdrżenie systemu ICP dla Lidera i Partnerów. System ICP pwinien mieć mżliwść instalacji na serwerze www lub na dwlnym kmputerze w urzędzie, na którym będzie wykrzystywany (w tym przypadku będzie t instalacja jednstanwiskwa). Ze względów bezpieczeństwa, system pwinien być bsługiwany z wykrzystaniem bezpieczneg prtkłu kmunikacji HTTPS. Wyknawca zbwiązany jest d instalacji systemu ICP na serwerach Zamawiająceg zgdnie z wytycznymi przedstawiciela administratra. Instalacja mże być przeprwadzna zdalnie. Gwarancja na system musi zstać udzielna Zamawiającemu na minimum 12 miesięcy. Licencja systemu musi zstać udzielna bezterminw na dwlną liczbę użytkwników dla każdej jednstki samrządu terytrialneg birącej udział w prjekcie. I. Obszar Prmcja eusług wśród bywateli. e. Przeprwadzenie szklenia z aplikacji specjalistycznych ICP (16 gdz. x 1 gr. X 12 s./gr. = 16 gdz.). Wyknawca zbwiązany jest d przeprwadzenia szklenia w zakresie administrwania raz użytkwania systemu ICP dla wytypwanych sób przedstawicieli jednstek samrządu terytrialneg birących udział w prjekcie. Wyknawca przedstawi prgram szklenia z systemu ICP najpóźniej w ciągu 7 dni d rzpczęcia szklenia. I. Obszar Prmcja eusług wśród bywateli. f. Opracwanie zgłszeniweg frmularza d ICP na epuap dla Lidera i Partnerów. Dla Lidera raz Partnerów prjektu musi zstać pracwany frmularz zgłszeniwy dla systemu ICP na epuap. Opracwany frmularz musi być w pełni kmpatybilny z systemem ICP raz umżliwiać autmatyczne wprwadzenie danych zgłaszająceg d systemu ICP. Opracwanie frmularza d ICP na epuap musi być pprzedzne analizą wymagań dla frmularzy elektrnicznych. Frmularz dla systemu ICP na epuap musi uwzględniać wytyczne i graniczenia wynikające z: Przeprwadznej analizy wymagań dla frmularzy elektrnicznych, Rzprządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zakresu i warunków krzystania z elektrnicznej platfrmy usług administracji publicznej (Dz.U. z 2011 r. Nr 93 pz. 546), Ustawy z dnia 17 luteg 2005 r. infrmatyzacji działalnści pdmitów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r. Nr 64, pz. 565, z późn. zm.), Ustawy z dnia 10 stycznia 2014 r. zmianie ustawy infrmatyzacji działalnści pdmitów realizujących zadania publiczne raz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2014 nr 0 pz. 183), Rekmendacji dtyczących standardu frmularza epuap. Frmularz dla systemu ICP na epuap musi zstać przedstawiny w frmie pliku xml. jak załączników d raprtu z pracwywania ich, który musi zstać dstarczny w frmie papier-
wej (wydruk kmputerwy trwale zbindwany) raz elektrnicznej (nagrany na nśniku CD, DVD lub Pendrive-USB). II. Obszar Szklenia dla pracwników samrządwych w zakresie IT. a. Przeprwadzenie szklenia - Techniki infrmacyjne i kmunikacyjne w administracji publicznej (16 gdz. x 9 gr. x 10 s./gr. = 144 gdz.). Prgram szklenia: Rzumienie pjęcia techniki infrmacyjne i kmunikacyjne (ICT) w kntekście funkcjnwania elektrnicznej administracji. Rzumienie pjęć system teleinfrmatyczny, elektrniczna administracja (e-gvernment), przedsiębirczść elektrniczna (e-cmmerce), bankwść elektrniczna (ebanking). Nwczesne metdy pracy w administracji publicznej przy wykrzystaniu technik ICT. Nwczesne metdy kmunikacji i zdbywania wiedzy w administracji publicznej przy wykrzystaniu technik ICT. Techniki ICT w kmunikacji urząd-bywatel. Pjęcie dkumentu elektrniczneg i systemu biegu dkumentów. Pdstawy prawne elektrnicznej administracji. II. Obszar Szklenia dla pracwników samrządwych w zakresie IT. b. Przeprwadzenie szklenia - Zarządzanie dkumentami elektrnicznymi zgdnie z wymgami nałżnymi przez KPA i nwą instrukcję kancelaryjną (16 gdz. x 9 gr. x 10 s./gr. = 144 gdz.). Prgram szklenia: Infrmacja w Urzędzie. Pdstawwe definicje i zakres biegu infrmacji. Infrmacja w systemie decyzyjnym Urzędu. Etapy biegu infrmacji. Infrmacja frmalna i niefrmalna. Obieg dkumentacji w frmie tradycyjnej i elektrnicznej - SEOD charakterystyka i pełnina funkcja. Pstępwanie z dkumentem papierwym w urzędzie tradycyjnym, a pstępwanie z dkumentem elektrnicznym w urzędzie elektrnicznym. Frma elektrniczna dkumentów a przepisy KPA. Nwa instrukcja kancelaryjna pdstawa prawna, zakres regulacji, pdstawwe definicje, mówienie i instruktaż sprządzania dla rganów jednstek samrządu terytrialneg Jednlity rzeczwy wykaz zakres regulacji, pytania prblemwe i dpwiedzi. Instrukcja archiwalna przechwywanie akt, ewidencjnwanie akt, rdzaje i kwalifikacja dkumentacji, dkumentacja niearchiwalna, systemu elektrnicznej archiwizacji dkumentów. II. Obszar Szklenia dla pracwników samrządwych w zakresie IT. c. Przeprwadzenie szklenia - Zasady bezpieczeństwa ICT (24 gdz. x 9 gr. x 10 s./gr. = 216 gdz.). Prgram szklenia: Wstęp d bezpieczeństwa i zagrżeń infrmatycznych. Zrzumienie ptencjalnych zagrżeń związanych z wykrzystaniem Internetu w instytucji. Zrzumienie ptencjalnych zagrżeń związanych z przesyłaniem infrmacji wrażliwych, np. zawierających dane sbwe, dane stanwiące tajemnicę służbwą. Zagadnienia plityki bezpieczeństwa infrmatyczneg. Audyt bezpieczeństwa infrmatyczneg.
Zasady bezpieczeństwa ICT praktyczne aspekty (szkdliwe prgramwanie w Internecie, bezpieczeństw fizyczne danych, zabezpieczanie treści dkumentów elektrnicznych, bezpieczeństw serwisów WWW). II. Obszar Szklenia dla pracwników samrządwych w zakresie IT. d. Przeprwadzenie szklenia - Ochrna danych sbwych i jej funkcjnwanie w systemach infrmatycznych (16 gdz. x 9 gr. x 10 s./gr. = 144 gdz.). Prgram szklenia: Pdstawy prawne przetwarzania danych sbwych. Zadania i bwiązki Administratra Bezpieczeństwa Infrmacji i innych sób przetwarzających dane. Rla i kmpetencje Generalneg Inspektra Ochrny Danych Osbwych (GIODO). Zapewnienie rganizacyjneg aspektu zabezpieczenia danych. Pdstawwe zagadnienia z zakresu chrny infrmacji niejawnych. Instrukcja zarzadzania systemem infrmatycznym. Zagrżenia dla przetwarzania danych sbwych w systemach infrmatycznych. Pstępwanie z elektrnicznymi nśnikami zawierającymi dane sbwe. Ochrna kmputerów przenśnych zawierających dane sbwe. II. Obszar Szklenia dla pracwników samrządwych w zakresie IT. e. Przeprwadzenie szklenia - eurzędnik w certyfikacji ECDL (32 gdz. x 9 gr. x 10 s./gr. = 288 gdz.). Prgram szklenia musi być zgdny z sylabusem mdułu eurzędnik pracwanym przez Plskie biur ECDL dstępnym na strnach internetwych www.ecdl.pl III. Obszar Pakiet 30 eusług samrządwych. a. Przeprwadzenie analizy becnie istniejących prcedur i dkumentów dtyczących elektrnizwanych usług dla Lidera i Partnerów. Dla Lidera raz Partnerów prjektu musi zstać wyknana analiza becnie istniejących prcedur i dkumentów dtyczących elektrnizwanych usług. Analiza becnie istniejących prcedur i dkumentów dtyczących elektrnizwanych usług musi zstać pracwana drębnie dla Lidera i każdeg z Partnerów prjektu. Analiza becnie istniejących prcedur i dkumentów dtyczących elektrnizwanych usług musi bejmwać identyfikację i analizę wszystkich prcedur, instrukcji, wytycznych, regulaminów i innych dkumentów, które mają wpływ na realizację elektrnizwanych usług i bwiązują Lidera i Partnerów prjektu. Analiza becnie istniejących prcedur i dkumentów dtyczących elektrnizwanych usług musi zawierać c najmniej: Identyfikację dkumentów kreślających zasady świadczenia elektrnizwanych usług wraz z kreśleniem dla każdeg dkumentu jeg przedmitu główneg raz przedmitów pbcznych (jeżeli występują), Identyfikację w treści dkumentów zapisów, wymagających mdyfikacji w wyniku wprwadzenie elektrnizacji usług, Rekmendacje zapisów zmieniających treści dkumentów, wymagających mdyfikacji w wyniku wprwadzenie elektrnizacji usług (rekmendwane zapisy muszą speł-
niać wymagania nakładane przez przepisy prawa, którym pdlegają Lider i Partnerzy prjektu). Analiza becnie istniejących prcedur i dkumentów dtyczących elektrnizwanych usług musi zstać przedstawina w frmie raprtu, który musi zstać dstarczny w frmie papierwej (wydruk kmputerwy trwale zbindwany) raz elektrnicznej (nagrany na nśniku CD, DVD lub Pendrive-USB). III. Obszar Pakiet 30 eusług samrządwych. b. Przygtwanie ustandaryzwanych prjektów dkumentów niezbędnych przy świadczeniu usług dla Lidera i Partnerów. Dla Lidera raz Partnerów prjektu musi zstać przygtwana lista prjektów dkumentów niezbędnych dla świadczenia zelektrnizwanych usług. Lista prjektów dkumentów niezbędnych dla świadczenia elektrnizwanych usług musi zstać pracwana drębnie dla Lidera i każdeg z Partnerów prjektu. Opracwanie listy prjektów dkumentów niezbędnych dla świadczenia zelektrnizwanych usług musi zstać pprzedzne analizą. Lista prjektów dkumentów niezbędnych dla świadczenia zelektrnizwanych usług musi zstać stwrzna w parciu : Przeprwadzną analizę, Wymagania nakładane przez akty prawne bwiązujące przy świadczeniu elektrnizwanych usług. Dla Lidera raz Partnerów prjektu muszą zstać pracwane prjekty dkumentów niezbędnych dla świadczenia elektrnizwanych usług. Prjekty dkumentów niezbędnych dla świadczenia elektrnizwanych usług muszą bejmwać wszystkie prjekty dkumentów z pracwanej i zatwierdznej listy dkumentów niezbędnych dla świadczenia zelektrnizwanych usług. Opracwanie prjektów dkumentów niezbędnych dla świadczenia elektrnizwanych usług musi zstać pprzedzne analizą. Prjekty dkumentów niezbędnych dla świadczenia elektrnizwanych usług muszą zstać pracwana drębnie dla Lidera i każdeg z Partnerów prjektu. Prjekty dkumentów niezbędnych dla świadczenia elektrnizwanych usług muszą zstać przygtwane w parciu : Przeprwadzną analizę, Ustawę z dnia 17 luteg 2005 r. infrmatyzacji działalnści pdmitów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r. Nr 64, pz. 565, z późn. zm.), Ustawę z dnia 10 stycznia 2014 r. zmianie ustawy infrmatyzacji działalnści pdmitów realizujących zadania publiczne raz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2014, pz. 183), Dbre praktyki stswane d prjektwania dkumentów. Lista raz prjekty dkumentów niezbędnych dla świadczenia elektrnizwanych usług muszą zstać przedstawine w frmie raprtu, który musi zstać dstarczny w frmie papierwej (wydruk kmputerwy trwale zbigwany) raz elektrnicznej (nagrany na nśniku CD, DVD lub Pendrive-USB). III. Obszar Pakiet 30 eusług samrządwych. c. Przygtwanie prjektów dkumentacji zgłszeniwej wszystkich eusług dla Lidera i Partnerów. Dla Lidera raz Partnerów prjektu muszą zstać pracwane prjekty dkumentacji zgłszeniwej wszystkich eusług dla Lidera i Partnerów. Opracwanie prjektów dkumentacji zgłszeniwej musi zstać pprzedzne analizą.
Prjekty dkumentacji zgłszeniwej wszystkich eusług muszą zstać pracwana drębnie dla Lidera i każdeg z Partnerów prjektu. Prjekty dkumentacji zgłszeniwej muszą zstać przygtwane w parciu : Przeprwadzną analizę, Ustawę z dnia 17 luteg 2005 r. infrmatyzacji działalnści pdmitów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r. Nr 64, pz. 565, z późn. zm.), Ustawę z dnia 10 stycznia 2014 r. zmianie ustawy infrmatyzacji działalnści pdmitów realizujących zadania publiczne raz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2014 nr 0 pz. 183), Rzprządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zakresu i warunków krzystania z elektrnicznej platfrmy usług administracji publicznej (Dz.U. z 2011 r. Nr 93 pz. 546). Prjekty dkumentacji zgłszeniwej muszą zstać przedstawine w frmie załączników d raprtu z pracwywania ich, który musi zstać dstarczny w frmie papierwej (wydruk kmputerwy trwale zbigwany) raz elektrnicznej (nagrany na nśniku CD, DVD lub Pendrive-USB). III. Obszar Pakiet 30 eusług samrządwych. d. Dstswanie frmularzy eusług pbranych z repzytrium dkumentów epuap dla Lidera i Partnerów. Dla Lidera raz Partnerów prjektu muszą zstać dstswane frmularze eusług pbrane z repzytrium dkumentów epuap. Frmularze eusług muszą być dstswane drębnie dla Lidera i każdeg z Partnerów prjektu. Dstswanie frmularzy eusług pbranych z repzytrium dkumentów epuap musi zawierać: Analizę frmularzy eusług pbranych z repzytrium dkumentów epuap, Analizę wymagań dla dcelwych frmularzy eusług, Dstswanie frmularzy w parciu przeprwadzne analizy. Dstswanie frmularzy eusług pbranych z repzytrium dkumentów epuap musi uwzględniać wytyczne i graniczenia wynikające z: Rzprządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zakresu i warunków krzystania z elektrnicznej platfrmy usług administracji publicznej (Dz.U. z 2011 r. Nr 93 pz. 546), Ustawy z dnia 17 luteg 2005 r. infrmatyzacji działalnści pdmitów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r. Nr 64, pz. 565, z późn. zm.), Ustawy z dnia 10 stycznia 2014 r. zmianie ustawy infrmatyzacji działalnści pdmitów realizujących zadania publiczne raz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2014, pz. 183). Dstswane frmularze eusług muszą zstać przedstawine w frmie załączników d raprtu z pracwywania ich, który musi zstać dstarczny w frmie papierwej (wydruk kmputerwy trwale zbigwany) raz elektrnicznej (nagrany na nśniku CD, DVD lub Pendrive-USB). III. Obszar Pakiet 30 eusług samrządwych. e. Zakup licencji systemu elektrniczneg biegu dkumentów zintegrwaneg z epu- AP (dla 1 JST). W bszarze merytrycznym bierze udział 1 JST Gmina Żyrzyn. Z systemu będzie krzystać 18 pracwników Gminy.
System SEOD musi działać w dwlnej sieci kmputerwej w standardzie TCP/IP. System SEOD musi być w pełni transakcyjny. System SEOD musi być systemem w pełni skalwalny. Skalwanie systemu pwinn dbywać się przez: mżliwść zwiększania liczby użytkwników, rzbudwę warstwy aplikacyjnej, rzbudwę warstwy bazdanwej. System SEOD musi być pprawnie bsługiwany przez ppularne przeglądarki internetwe, w tym przez: Ggle Chrme w wersji 29.0 i nwsze, MS Internet Explrer w wersji 9.0 i nwsze. SEOD pwinien wykrzystywać jednlitą platfrmę bazdanwą. Dpuszczalna jest drębna baza danych dla przechwywania plików. Wymagania dla mtru bazy danych sytemu SEOD: Interfejsy pzwalające na integrację w następujących technlgiach: Java (JDBC), ODBC, Perl, C, C++, PHP. Zastswany mtr bazy danych musi umżliwia, a warstwa aplikacyjna systemu SE- OD wykrzystuje: pdzapytania, kntrlę spójnści referencyjnej danych, wbudwane języki prceduralne, sekwencje, klucze bce, widki, kursry, rzbudwane indeksy w zakresie wyszukiwania raz srtwania, typy definiwane, przechwywanie danych w standardzie UTF-8. Wszystkie mduły SEOD muszą twrzyć jednlity system infrmatyczny, w szczególnści pprzez wykrzystanie: jednlitej platfrmy systemwej serwerów aplikacji i baz danych, jednlitej bazy danych, wszystkie dane muszą być zapisywane i dczytywane z jednej bazy danych, dpuszczalne jest przechwywanie plików w drębnej bazie danych jedneg interfejsu użytkwnika wspólne kartteki wspmagające pszczególne kmpnenty wspólny i spójny system uprawnień System SEOD musi psiadać swje repzytrium plików przechwujące pliki w bazie danych, Przechwywanie plików w drębnej bazie danych jest jednak dpuszczalne. System SEOD musi być niezależny d działania kmpnentów repzytrium. W przypadku awarii sprzętu kmputerweg bądź łączy system musi działać pprawnie. Nie dtyczy t jedynie dstępu d zamieszcznych dkumentów w repzytrium, które uległ usterce. Na system SEOD nie pwinien mieć wpływu wybór pakietów biurwych (Wrd, Excel, itp.) za pmcą których urzędnicy będą aktualizwać i twrzyć dkumenty. Dkumenty w Systemie SEOD nie mgą być w żaden spsób przetwarzane. Spójnść i integralnść dkumentów nie mże ulegać zmianm. Wymagane jest, zapewnienie mżliwści twierania dkumentów w aplikacjach źródłwych. Wymagane jest wprwadzenie chrny danych przed zniszczeniem lub utratą integralnści. System SEOD musi zapewniać dstęp d danych wielu użytkwnikm jedncześnie. System SEOD nie mże wprwadzać żadnych graniczeń technlgicznych dla frmatów przetwarzanych dkumentów. System SEOD musi psiadać przyjazny interfejs użytkwnika, który party jest na typwych rzwiązaniach interfejsów systemów internetwych i intranetwych. Interfejs ten pwinien wykrzystywać linki (referencje), listy, standardwe menu i frmularze, raz przyciski, itp. Interfejs użytkwnika musi być wypsażny w pmc kntekstwą. Interfejs użytkwnika musi być w języku plskim. System SEOD nie mże wprwadzać żadnych graniczeń technlgicznych dla frmatów przetwarzanych dkumentów. System SEOD musi psiadać zabezpieczenia przed utratą danych działające w czasie rzeczywistym na wypadek uszkdzenia pjedynczych urządzeń kńcwych. Umżliwienie przez SEOD sprządzenia kpii zapaswych plików, dknywanych c najmniej raz w tygdniu.
Kmpnenty systemu SEOD muszą wzajemnie kmunikwać się ze sbą i z systemami zewnętrznymi. Kmunikacja musi przebiegać w spsób zapewniający całkwitą pufnść. Akceptujemy przy tym wykrzystanie prtkłu SSL lub płączenia VPN. System SEOD musi zapbiegać mżliwści wprwadzenia i uruchmienia złśliweg kdu d aplikacji. Uwierzytelnianie użytkwników w ramach systemu SEOD musi zapewniać chrnę przed nieupważninym dstępem. Musi dbywać się c najmniej za pmcą lginu i hasła lub karty prcesrwej. Wymagane jest zabezpieczenie danych przed ich utratą w czasie rzeczywistym lub przed uszkdzeniem pjedynczych urządzeń pamięci maswej. W przypadku uszkdzenia kmputera klienta, utracie mgą ulec jedynie zmiany wprwadzne na danym kmputerze w aktualnie mdyfikwanych dkumentach System SEOD musi być zintegrwany z platfrmą epuap. Integracja systemu SEOD z platfrmą epuap musi umżliwiać wymianę danych między systemami, zgdnie z wymieninymi pniżej regułami, p knfiguracji skrytki Lidera Prjektu i Partnerów na platfrmie epuap, bez kniecznści późniejszej ingerencji w knfigurację skrytki lub kniecznści lgwania użytkwników celem bsługi plików przychdzących d skrytki lub przesyłanych systemu SEOD d knt interesantów na platfrmie epuap. System SEOD musi autmatycznie pbierać pliki skierwane d Beneficjenta w platfrmie epuap, peridycznie. Administratr systemu SEOD musi mieć mżliwść zdefiniwania maksymalneg dstępu czasu między klejnymi autmatycznymi wywłaniami funkcji pbierania plików z platfrmy epuap. Pbranie plików z platfrmy epuap d systemu SEOD zakńczne pwdzeniem musi pwdwać na platfrmie epuap usunięcie tych plików z listy mżliwych d pbrania. System SEOD musi udstępniać listę dkumentów, które wpłynęły z platfrmy epuap. Pzycje na liście dkumentów, które wpłynęły z platfrmy epuap muszą być pisane c najmniej: danymi knta w platfrmie epuap nadawcy dkumentu, nazwą wzru dkumentu z CRWD, unikalnym identyfikatrem dkumentu w systemie SEOD, datą i czasem wpływu, będącą datą i czasem wygenerwania Urzędweg Pświadczenia Odbiru lub Urzędweg Pświadczenia Przedłżenia wygenerwanym dla dkumentu, plikiem wizualizacji Urzędweg Pświadczenia Odbiru lub Urzędweg Pświadczenia Przedłżenia wygenerwanym dla dkumentu w frmacie PDF, z pzimu listy mżliwym na żądanie użytkwnika d zapisania na lkalnym nśniku pamięci maswej lub twrzeniu w pwiązanej z typem pliku aplikacji, plikiem ryginału dkumentu, z pzimu listy mżliwym na żądanie użytkwnika d zapisania na lkalnym nśniku pamięci maswej lub twrzeniu w pwiązanej z typem pliku aplikacji, plikiem ryginału Urzędweg Pświadczenia Odbiru lub Urzędweg Pświadczenia Przedłżenia wygenerwanym dla dkumentu, z pzimu listy mżliwym na żądanie użytkwnika d zapisania na lkalnym nśniku pamięci maswej lub twrzeniu w pwiązanej z typem pliku aplikacji, plikiem wizualizacji dkumentu w frmacie PDF, z pzimu listy mżliwym na żądanie użytkwnika d zapisania na lkalnym nśniku pamięci maswej lub twrzeniu w pwiązanej z typem pliku aplikacji. System SEOD w dniesieniu d każdej pzycji na liście dkumentów, które wpłynęły z platfrmy epuap musi zapewniać c najmniej: Uprawninemu użytkwnikwi rejestrację pzycji jak przesyłki przychdzącej w Centralnym Rejestrze Krespndencji Przychdzących. Rejestracja przesyłki przych-
dzącej musi plegać c najmniej na wskazaniu prcesu wrkflw z którym dana paczka zstanie pwiązana, wskazaniu frmularza rejestracji przesyłki, wypełnieniu pól frmularza, przekazaniu d dpwiedniej kmórki lub stanwiska merytryczneg. Przesyłki przychdzące z platfrmy epuap muszą pdlegać takim samym regułm rejestracji i biegu jak przesyłki przychdzące z innych źródeł (np. nadsyłane pcztą). Wyknywaną na żądanie weryfikację pdpisu elektrniczneg dkumentu przesłaneg z platfrmy epuap. Wyknywaną na żądanie weryfikację pdpisu elektrniczneg Urzędweg Pświadczenia Odbiru lub Urzędweg Pświadczenia Przedłżenia wygenerwaneg dla daneg dkumentu. Wyświetlenie listy załączników dłącznych d pliku dkumentu przesłaneg z platfrmy epuap. Wyświetlenie treści wskazaneg załącznika d daneg dkumentu w aplikacji skjarznej z typem pliku załącznika. Dkumenty Urzędweg Pświadczenia Odbiru lub Urzędweg Pświadczenia Przedłżenia dtyczące dkumentów przychdzących z platfrmy epuap muszą być trwale skjarzne z dkumentem któreg dtyczą i być dstępne wraz z dkumentem na wszystkich listach systemu SEOD. Przekazanie pliku d kmórki lub stanwiska merytryczneg musi pwdwać autmatyczne przekazanie Urzędweg Pświadczenia Odbiru lub Urzędweg Pświadczenia Przedłżenia dtycząceg daneg pliku, tak aby użytkwnik aktualnie zajmujący się danym dkumentem miał zapewniny łatwy dstęp d rzędweg Pświadczenia Odbiru lub Urzędweg Pświadczenia Przedłżenia. Wraz z pbraniem dkumentu z platfrmy epuap d systemu SEOD, system SEOD musi zapisywać dane knta w platfrmie epuap nadawcy dkumentu, jak dane interesanta w systemwej ewidencji interesantów, wraz z zapamiętaniem adresu knta w platfrmie epuap w danych interesanta. W przypadku istnienia interesanta pdanych parametrach (w tym adresie knta), słwnik interesantów nie pwinien być uzupełniany klejny raz identycznymi danymi. System SEOD musi pwiązywać dkument przesłany z platfrmy epuap z dpwiednim interesantem z systemwej ewidencji interesantów, utwrznym na pdstawie danych knta z prtalu epuap nadawcy. System SEOD musi zmuszać użytkwników rejestrujących w Centralnym Rejestrze Przesyłek Przychdzących dkumenty przesyłane z platfrmy epuap d umieszczania infrmacji mżliwści/kniecznści wysyłki d nadawcy w frmie elektrnicznej dkumentów pwiązanych z nadesłanym dkumentem. Przed wysłaniem dkumentu d platfrmy epuap system SEOD musi weryfikwać rzmiar dkumentu przesyłaneg z dpuszczalnymi limitami platfrmy epuap. Pnadt system SEOD musi weryfikwać czy dkumenty wysyłane d knt interesantów na platfrmie epuap są zgdne ze wzrem dkumentu w CRWD i pdpisane elektrnicznie. Dkumenty wytwrzne przez użytkwników systemu SEOD (pracwników Beneficjenta) i skierwane d wysyłki na platfrmę epuap, system SEOD musi autmatycznie wysyłać, peridycznie c najmniej c kreślny dstęp czasu. Administratr systemu SEOD musi psiadać mżliwść zdefiniwania maksymalneg dstępu czasu między klejnymi autmatycznymi wywłaniami funkcji wysyłania dkumentów d platfrmy epuap. System SEOD musi zapewniać pracwnikm merytrycznym kierwanie dkumentów (przesyłek wychdzących) d knt interesantów na platfrmie epuap. System SEOD musi autmatycznie rejestrwać i przyprządkwywać Urzędwe Pświadczenia Dręczenia lub Pświadczenia Niedręczenia Dkumentu, jakie wpływają z platfrmy epuap d systemu SEOD, d danych dkumentów wysłanych uprzedni d knt interesantów na platfrmie epuap.
Zarejestrwane i przyprządkwane d dkumentów (przesyłek wychdzących) Urzędwe Pświadczenia Dręczenia lub Pświadczenia Niedręczenia Dkumentu muszą być widczne i dstępne z widku szczegółweg akt sprawy w tym samym miejscu/widku c dkument (paczka wychdząca). Zarejestrwane Urzędwe Pświadczenia Dręczenia lub Pświadczenia Niedręczenia Dkumentu muszą być pisane c najmniej: frmą dkumentu (tradycyjna alb elektrniczna), datą dbiru dkumentu (przesyłki wychdzącej), datą wpływu Urzędwe Pświadczenia Dręczenia lub Pświadczenia Niedręczenia Dkumentu d systemu SEOD, danymi interesanta będąceg adresatem dkumentu (przesyłki wychdzącej), wskazaniem identyfikatra dkumentu (przesyłki wychdzącej) z Centralneg Rejestru Przesyłek Wychdzących z któym jest pwiązane Urzędwe Pświadczenia Dręczenia lub Pświadczenia Niedręczenia Dkumentu, plikiem wizualizacji Urzędweg Pświadczenia Dręczenia lub Pświadczenia Niedręczenia Dkumentu w frmacie PDF, z pzimu widku szczegółweg akt sprawy mżliwym na żądanie użytkwnika d zapisania na lkalnym nśniku pamięci maswej lub twrzeniu w pwiązanej z typem pliku aplikacji, plikiem ryginału Urzędweg Pświadczenia Dręczenia lub Pświadczenia Niedręczenia Dkumentu, z pzimu widku szczegółweg akt sprawy mżliwym na żądanie użytkwnika d zapisania na lkalnym nśniku pamięci maswej lub twrzeniu w pwiązanej z typem pliku aplikacji. System SEOD musi zapewniać wyknywaną na żądanie weryfikację pdpisu elektrniczneg Urzędweg Pświadczenia Dręczenia przesłaneg z platfrmy epuap. System SEOD musi zapewniać dzwierciedlenie struktury rganizacyjnej Zamawiająceg wraz z pdległścią kmórek rganizacyjnych. W systemie SEOD musi być zawarta hierarchiczna ewidencja struktury rganizacyjnej urzędu, w której znajdują się infrmacje c najmniej : pdległściach pszczególnych kmórek rganizacyjnych i stanwisk, pracwnikach przypisanych d pszczególnych kmórek rganizacyjnych i stanwisk, nazwach raz symblach kmórek wykrzystywanych d generwania znaku sprawy, nazwach raz, symblach stanwisk, uprawnieniach i knfiguracji pszczególnych stanwisk, danych adreswych pszczególnych elementów struktury i sameg urzędu. W systemie SEOD musi być zapewnina mżliwść mdyfikwania raz ddawania nwych kmórek rganizacyjnych i stanwisk. Zamawiający przez t rzumie: zmianę nazwy raz symbli kmórek rganizacyjnych i stanwisk, zmianę danych adreswych pszczególnych kmórek rganizacyjnych jak i sameg urzędu, zmianę pdległści kmórek rganizacyjnych, zmianę pdległści stanwisk, usuwanie kmórek rganizacyjnych i stanwisk, przywracanie usuniętych kmórek rganizacyjnych i stanwisk. System SEOD musi zapewniać łączenie nadanych uprawnień pprzez stanwiska i kmórki rganizacyjne. Każdy użytkwnik w systemie SEOD mże być przypisany d wielu stanwisk, dzięki czemu jeden użytkwnik mże pełnić w systemie różne rle, które wynikają z uprawnień w przypadku jeg stanwiska. System SEOD definiuje stanwisk według pniżej wymieninych kryteriów: pełna nazwa stanwiska, typ stanwiska, symbl stanwiska,
symbl kmórki użytej d znakwania (wybór spśród kmórki przynależnej lub nadrzędnej, umżliwiając w ten spsób twrzenie struktur niefrmalnych), sbę zastępującą, mżliwy na danym stanwisku bszar pszukiwań biektów w SEOD, zakres infrmacji dnalezinych biektach w SEOD mżliwy na danym stanwisku. System SEOD musi zapewnić przypisywanie uprawnień lub grup uprawnień zarówn stanwiskm jak i kmórkm rganizacyjnym. Uprawnienia wynikwe daneg stanwiska muszą stanwić sumę uprawnień: indywidualnych przypisanych stanwisku, grup uprawnień przypisanych stanwisku, indywidualnych przypisanych kmórce, d której stanwisk przypisan (dziedziczenie uprawnień), grup uprawnień przypisanych kmórce, d której stanwisk przypisan (dziedziczenie uprawnień). System SEOD musi zapewniać wyszukiwanie w strukturze rganizacyjnej stanwisk/kmórek, użytkwników uwzględniając status stanwiska. System SEOD musi zapewniać twrzenie grup, które są pza regularną strukturą urzędu, przypisywania im drębnych uprawnień i włączania d grupy dwlnych użytkwników. W systemie SEOD musi być zawarty słwnik użytkwników drębny d struktury rganizacyjnej. System SEOD musi zapewniać dla indywidualneg użytkwnika kreślenie c najmniej: nazwy użytkwnika czyli lginu raz hasła, symblu użytkwnika, typu użytkwnika. imienia, nazwiska, adresu email, numeru telefnu, daty ważnści knta, dstępnej dla użytkwnika metdy autryzacji, dmyślneg certyfikatu niekwalifikwaneg raz kwalifikwaneg, ewentualneg certyfikatu lgwania d systemu jeśli jeżeli taka pcja autryzacji zstała wybrana, dmyślneg dstawcy certyfikatu kwalifikwaneg d pdpisu elektrniczneg. Słwnik użytkwnika w systemie SEOD musi przedstawiać wszystkie kmórki rganizacyjne i stanwiska, d których zstał przypisany użytkwnik. Zablkwanie i dblkwanie użytkwnika, a także jeg usunięcie w systemie SEOD musi być zapewnine w jakimklwiek mmencie. Dtyczy t również zablkwania użytkwnika na skutek wpisania błędneg hasła. Listy użytkwników w systemie SEOD muszą zapewniać filtrwanie raz srtwanie ze względu na ich statusy: aktywny, zablkwany, skaswany. System SEOD musi zapewniać twrzenie dwlnej liczby typów użytkwników. Dla każdeg użytkwnika w systemie SEOD musi być udstępnina infrmacja statnim lgwaniu w systemie, wskazująca knkretna datę i gdzinę lgwania. System SEOD musi zapewniać mżliwść mnitrwania i rejestrwania liczby dni urlpwych, zarówn tych wykrzystanych jak i tych pzstałych jeszcze d wykrzystania. System SEOD musi zapewniać definiwanie słwników linków d zewnętrznych serwisów raz aplikacji, które będą udstępnine użytkwnikm. System SEOD musi zapewniać również utwrzenie knt dla użytkwników na kreślny czas, kreślnym terminie wygaśnięcia aktywnści knta.
System SEOD musi generwać i grmadzić w jednym miejscu kreślanym mianem słwnika interesantów wszystkich nadawców, adresatów,, strny sprawy raz pzstałych interesantów. Ewidencja klientów urzędu w systemie SEOD musi zawierać c najmniej: pdział klientów na sby fizyczne i sby prawne, dane adreswe klienta, mżliwść grupwania klientów w grupy przy czym należy mieć na uwadze, że każdy klient mże należeć d więcej niż jednej grupy, mżliwść kreślenia więcej niż jedneg adresu, kreślenie, który z pdanych adresów jest adresem krespndencyjnym, mżliwść kreślenia pełnmcnika klienta, dane analgiczne jak w przypadku klienta t jest: imię, nazwisk, stanwisk, dział, telefny numer kntaktwy, faks, adres e-mail, mżliwść kreślenia jednstek pdległych interesanta, infrmację mżliwści trzymywania krespndencji drgą elektrniczną. Dane adreswe w systemie SEOD muszą zawierać c najmniej: imię, nazwisk, nazwę firmy lub instytucji, nazwę skrócną, ulicę, nr budynku, nr lkalu, kd pcztwy, pcztę skrytkę pcztwą, miejscwść, adres d krespndencji, numer telefnu, numer faksu, adres e- mail), identyfikatr interesanta w skrzynce pdawczej (epuap), ddatkwe ple uwagami, a także identyfikatry słwnika TERYT. System SEOD musi zapewniać mżliwść zmiany danych adreswych nadawców przez użytkwników, którzy mają dpwiedni zakres uprawnień. Zmiany te mgą być wprwadzane w ramach aktualizacji lub skrygwania aktualnie istniejących danych. W przypadku trybu krekty wszystkie dane interesanta użyte w systemie muszą być zmieniane, natmiast w przypadku aktualizacji nwe dane muszą być używane tylk w stsunku d biektów zarejestrwanych p dniu wprwadzenia aktualizacji danych interesanta. W systemie SEOD musi być przechwywana histria wprwadzania zmian w danych adreswych wraz z infrmacją, kt zmienił te dane, kiedy i jakie zmienił wprwadził zmiany. W pcji ddatkwej należy zapewnić mżliwść kreślenia danych nieaktualnych. System SEOD musi zapewnić mżliwść zarządzania słwnikiem przez sby, które psiadają dpwiednie uprawnienia. Pza aktualizacją i zmianą danych użytkwnicy sby uprawnine muszą mieć mżliwść dnajdywania pdbnych interesantów raz ich łączenia. System SEOD musi zapewniać mżliwść utwrzenia adresata na pdstawie danych sób z nim pwiązanych na przykład danych inneg człnka rdziny. W systemie SEOD musi być wbudwany słwnik adresów czyli miejscwści i ulic w parciu dane z pdziału terytrialneg kraju na gminy, pwiaty i wjewództwa (TERYT). We wszystkich frmatkach bejmujących dane adreswe musi być mżliwe wykrzystanie słwnika d wprwadzania danych. Słwnik musi być aktualizwany na pdstawie danych z. System SEOD w przypadku wykrzystania słwnika TERYT p ustaleniu miejscwści, ulicy i numeru budynku musi autmatycznie pdpwiadać kd pcztwy i pcztę. System SEOD musi psiadać aktualną bazę kdów pcztwych mżliwą d aktualizacji z wykrzystaniem Spisu Pcztwych Numerów Adreswych Pczty Plskiej. W mmencie kiedy brakuje danych w słwniku TERYT, użytkwnik, który ma dpwiednie uprawnienia w systemie SEOD musi mieć mżliwść rzbudwywania teg słwnika System SEOD nie mże uzależniać kreślenia adresu interesanta d istnienia miejscwści czy ulicy w bazie TERYT. Autmatyczna pdpwiedź kdu pcztweg musi następwać także w przypadku mniejszych miejscwści, które nie psiadają ulic. Dla sób fizycznych musi istnieć mżliwść wydruku zakresu przetwarzanych danych sbwych przetwarzanych w systemie SEOD zgdnie z wytycznymi GIODO w tym zakresie. Słwnik interesantów musi psiadać mżliwść weryfikacji i przeglądania wszystkich spraw raz dkumentów związanych z danym interesantem.
System SEOD musi zapewniać mżliwść twrzenia i autmatyczneg generwania raprtów infrmację dtyczących teg kt, kiedy, w jakim zakresie ddał lub usunął czy zmdyfikwał dane zawarte w słwniku interesantów. System SEOD musi psiadać mżliwść zarejestrwania wyrażenia sprzeciwu wbec przetwarzania danych sbwych, których mwa w art. 32, ust.1, pkt. 8 ustawy chrnie danych sbwych. System SEOD musi zapewniać dla sób nie wyrażających sprzeciwu wbec przetwarzania danych sbwych, których mwa w art. 32, ust.1, pkt. 8 ustawy chrnie danych sbwych d rejestrwania infrmacji udstępnianiu danych sbwych. System SEOD musi zapewniać mżliwść wyeksprtwanie danych interesantów d pliku CSV, System SEOD musi zawierać rzeczwy wykaz akt (JRWA), zawierający: wyciągi z JRWA dla pszczególnych kmórek rganizacyjnych, mżliwść przechwywania danych histrycznych JRWA, mżliwść definiwania JRWA wraz z datami bwiązywania każdeg hasła system SEOD musi pzwalać na wprwadzenie wielu różnych haseł i kategrii archiwalnych bwiązujących w różnych kresach czasu dla teg sameg symblu JRWA, wpis w słwniku JRWA musi zawierać c najmniej: symbl hasła, hasł, przypisaną kategrię archiwalną, przedział dat bwiązywania hasła, uwagi d hasła. Słwnik JRWA musi zapewniać ddawanie nwych symbli i haseł JRWA, edycję istniejących raz narzędzia d filtrwania i przeszukiwania listy. System SEOD musi zapewniać prwadzenie rejestru wzrów, wydruków dkumentów i szablnów. Grupwanie wzrów i szablnów dkumentów w systemie SEOD musi dbywać się ze względu na kmórek rganizacyjne i prcesy. System musi zezwalać, aby wzry i szablny dkumentów mgły być imprtwane z zewnętrznych plików d systemu SEOD bądź też definiwane wewnątrz systemu SEOD. Szablny dkumentów muszą stanwić wersję dkumentu przeznaczną d mdyfikacji w zależnści d ptrzeby w miejscu jeg wykrzystania. System SEOD musi zapewniać edycję dstępnych wzrów wydruków. Nie mniej jednak wydruk wygenerwany ze wzru musi psiadać zabezpieczenie chrniące g przed mdyfikacją. System SEOD musi zapewniać zarządzanie wzrami wydruków, w szczególnści: ddawanie, usuwanie, wersjnwanie. System SEOD musi zapewniać definiwanie szablnów dkumentów w frmacie RTF i ich imprt w systemie z mżliwścią autmatyczneg wstawiania d treści dwlnych atrybutów pbieranych z systemu. System SEOD musi prezentwać listę zmiennych mżliwych d wykrzystania wraz z ich pisem, w tym c najmniej: kd kreskwy dkumentu jednwymiarwy raz dwuwymiarwy, znak sprawy, dane teleadreswe urzędu, dane pracwnika prwadząceg sprawę zawierające: imię i nazwisk, pełnine stanwisk, symbl pracwnika lub stanwiska, kmórkę rganizacyjną raz dane kntaktwe, data wszczęcia sprawy, lista pzycji w rejestrach, lista strn sprawy (w układzie listy punktwanej prezentującej, c najmniej imię, nazwisk, nazwę instytucji, adres), lista załącznych dkumentów w pstaci nazw dkumentów, lista brakujących dkumentów w pstaci nazw dkumentów, dane pchdzące z frmularza pisująceg dany biekt w systemie (dane metryki sprawy, dane metryki dkumentu),
dane głównej strny sprawy wniskdawcy (każdy atrybut interesanta, którym mwa w słwniku interesantów), znaczniki sterujące, np. infrmujące nwej strnie w dkumencie. System SEOD musi zapewniać mżliwść sprządzania nwych dkumentów na bwiązujących szablnach pza sprawami i w danej sprawie. System SEOD musi zapewniać twrzenie krespndencji seryjnej. Spsób generwania krespndencji seryjnej nie mże blkwać mżliwści edycji wykrzystaneg przez użytkwnika szablnu krespndencji d mmentu zaakceptwania wprwadznej treści. System SEOD musi zapewniać mżliwść sprządzanie szablnów dkumentów i przechwywanie ich w systemie. Szablny dkumentów muszą być pdzielne względem kmórek rganizacyjnych i prcesów. Szablny dkumentów mgą być imprtwane z plików zewnętrznych d systemu bądź też definiwane wewnątrz systemu. Szablny dkumentów muszą stanwić wersję dkumentu przeznaczną d edycji w zależnści d ptrzeby w miejscu jeg wykrzystania. System SEOD musi zapewniać zarządzanie szablnami. Dtyczy t ddawania i wersjnwania a także usuwania, raz grupwania ich względem struktury rganizacyjnym i prcesów, którym przypisan wzry. System SEOD musi zapewniać mżliwść ddania w systemie dkumentu w pstaci elektrnicznej, jak wypełnineg szablnu dkumentu elektrniczneg. System SEOD musi umżliwiać funkcjnalnść w zakresie bsługi krespndencji i prcedwania spraw. System SEOD musi zapewniać mżliwść mdyfikacji zawartści szablnów wydruków dstępnych w systemie. System SEOD musi udstępniać dedykwany kwestinariusz d przeglądania i wpisywania danych pisujących dkumenty i sprawy (wychdzące również krespndencja) mieszczące się w zakresie danych pisujących dkumentację w tzw. paczkach archiwalnych. System SEOD musi zapewniać mżliwść rejestrwania krespndencji złżnej w pstaci papierwej d biura pdawczeg urzędu raz przetwrzenie jej d wersji elektrnicznej. System SEOD musi zapewniać prwadzenie pstępwania z dkumentami ewidencjnwanymi i metadanymi zgdnie z wymgami kreślnymi w przepisach prawa. System SEOD musi zapewniać mżliwść wprwadzania d systemu dkumentów elektrnicznych złżnych na nśnikach elektrnicznych d biura pdawczeg urzędu. Każda krespndencja przychdząca wprwadzana d systemu SEOD musi mieć indywidualne znakwanie kdem kreskwym wygenerwanym przez system pdczas wprwadzania dkumentu. Prcedura rejestracji musi zapewniać naniesienie kdu kreskweg na dwzrwanie cyfrwe, bez kniecznści pnwnej mdyfikacji dwzrwania cyfrweg. Jednwymiarwy kd kreskwy mże zawierać również prócz identyfikatra sprawy także numer dkumentu i datę wpływu pisma. Dwuwymiarwy kd mże zawierać ddatkw dane interesanta. System SEOD musi sprawnie dnaleźć pisma p ich kdach kreskwym nawet w przypadku sknfigurwania złżnej zawartści kdu kreskweg. Kd kreskwy jednwymiarwy musi być prezentwany wraz zawartścią teg kdu (identyfikatrem) umżliwiającym jeg ręczne wprwadzenie d systemu SEOD. System SEOD musi umżliwiać zapewniać mżliwść ddzielenia czynnści rejestracji d skanwania krespndencji przychdzącej, tzn. musi być mżliwe najpierw wstępne zarejestrwanie pisma w systemie, p czym wygenerwanie nalepki zawierającej kd kreskwy dla pisma, a następnie jeg skanwanie i dkńczenie rejestracji. System SEOD musi zapewniać mżliwść rejestracji papierwej przesyłki wpływającej i jej skanwanie w frmatach: JPG, PDF, TIFF, DJVU.
System SEOD musi zapewniać bsługę skanerów wypsażnych w interfejs TWAIN bezpśredni z pzimu systemu SEOD, bez kniecznści instalwania i uruchamiania zewnętrzneg prgramwania. System SEOD musi zapewniać mżliwść rzróżniania tekstu (OCR) zeskanwanych dkumentów - tj. psiadać mechanizm OCR bez kniecznści zakupu kmercyjnych licencji, wraz z dłączeniem w systemie SEOD w mmencie skanwania lub na żądanie użytkwnika. System SEOD musi zapewniać wykrzystywanie interfejsu TWAIN jak i sterwników dedykwanych (driver) dla użytkwanych w urzędzie skanerów. System SEOD musi zapewniać rejestrwanie pism, które nie mgą być twarte przez pdawczy biur pdawcze bądź sekretariat (ferta przypadku fert przetargwych). Użytkwnik, któremu dręczn dkument musi mieć mżliwść dknania pełnej rejestracji. System SEOD musi zapewniać w mmencie rejestracji krespndencji przychdzącej raz kierwania d wysyłki krespndencji wychdzącej, jednczesne zarejestrwanie jej w kilku rejestrach, wskazanych przez użytkwnika z listy dstępnych rejestrów. System SEOD musi zapewniać pwiązywanie z krespndencją przychdzącą dpwiednich interesantów ze słwnika interesantów w bliżej niekreślnej liczbie na etapie wypełniania frmularza pisująceg krespndencję przychdzącą. System SEOD musi zapewniać knfigurację i bsługę składów chrnlgicznych, ddzielnie dla krespndencji przychdzącej i wychdzącej, z mżliwścią kreślenia stpnia dwzrwania przesyłek papierwych. System SEOD musi zapewniać knfigurację i bsługę składów nśników infrmatycznych, z mżliwścią dntwywania stpnia wprwadzenia krespndencji w frmie elektrnicznej. System SEOD musi zapewniać jednczesną knfigurację i bsługę wielu składów chrnlgicznych i składów nśników infrmatycznych. System SEOD musi zapewniać wstępną rejestrację pisma sprwadzającą się d zarejestrwania daty wpływu, kreślenia liczby załączników raz wygenerwania przez system nalepki zawierającej kd kreskwy nadany pismu. W następnym krku użytkwnik systemu pwinien psiadać mżliwść ukńczenia rejestracji. W takiej sytuacji uprawnieni użytkwnicy muszą mieć mżliwść dknania następnie pełnej rejestracji pisma. Nie mżna się dpuścić d sytuacji, w której pism zstanie przekazane d dalszeg prcedwania bez jeg wcześniejszej pełnej rejestracji. System SEOD musi zapewniać wygenerwanie listy przesyłek, dla których stpień dwzrwania pism papierwych raz stpień wprwadzenia krespndencji w frmie elektrnicznej jest niepełny lub g brak. System SEOD musi zapewniać rejestrację krespndencji jak dkumentacji nie twrzącej akt sprawy zarówn już na etapie biura pdawczeg bądź sekretariatu, jak i w dalszym etapie u pracwnika merytryczneg wydziale knkretnym dziale. System SEOD musi zapewniać wygenerwanie ptwierdzenia papierweg lub Urzędweg Pświadczenia Przedłżenia dla krespndencji dstarcznych na nśniku elektrnicznym, zgdnych w frmie i treści z wymgami prawa. Wprwadzanie krespndencji, jak dkumentacji nietwrzącej akt danej sprawy w systemie SEOD musi psiadać c najmniej pniższe funkcjnalnści: wymuszanie przyprządkwania krespndencji d symblu JRWA, wymuszanie przyprządkwania krespndencji d kategrii archiwalnej (zgdnej z symblem JRWA), nadawanie przesyłce indywidualneg w systemie SEOD znaczenie dkumentacji nietwrzącej akt sprawy, zawierające w sbie wskazanie dtyczące: rcznika rejestracji krespndencji, przyprządkwaneg symblu JRWA, symblu kmórki rganizacyjnej, w której zarejestrwan przesyłkę, zamieszczenie ddatkweg pisu tekstweg w stsunku d każdej krespndencji.
System SEOD musi zapewniać wyszukiwanie krespndencji stanwiących dkumentację nietwrzącą akt sprawy wg wyżej pisanych znaczeń i pisów tekstwych. Spsób rejestracji krespndencji przychdzącej w systemie SEOD musi zapewniać użytkwnikwi rejestrującemu przesyłkę naniesienie na rejestrwaną przesyłkę identyfikatra krespndencji w systemie (wygenerwaneg autmatycznie przez system) wraz z dpwiednim kdem kreskwym, przed wyknaniem przesyłki skanwania krespndencji. Wytwrzenie i dłączenie dwzrwania cyfrweg krespndencji d frmularza pisująceg przesyłkę musi być wyknywane na etapie rejestracji krespndencji przychdzącej. System SEOD musi psiadać mżliwść rejestracji zwrtu dkumentów niedręcznych. System SEOD musi zapewniać wprwadzanie krespndencji wpływającej w frmie papierwej, a także w frmie elektrnicznej z platfrmy epuap w frmie wiadmści e-mail, raz dstarcznych na nśnikach elektrnicznych. System SEOD musi psiadać mżliwść bsługi Zwrtneg Ptwierdzenia Odbiru (ZPO) w zakresie wprwadzania i znakwania kdem kreskwym. System SEOD musi rejestrwać Zwrtne Ptwierdzenie Odbiru (ZPO), jak załącznik d przesyłki, której dtyczy. Jeżeli krespndencja zawiera kilka dkumentów, t w systemie SEOD musi być dstępna infrmacja ZPO z pzimu każdeg z nich zawarteg w przesyłce zbirczej. Pdczas wprwadzania krespndencji elektrnicznej system SEOD musi umżliwiać weryfikację pdpisu elektrniczneg. System SEOD bez uruchamiania żadneg ddatkweg zewnętrzneg prgramwania musi pzwalać na weryfikację pdpisanych krespndencji pdpisanej w standardzie XAdES i prfilem zaufanym epuap. System SEOD musi zapewniać rejestrację wielu dkumentów z jednej paczki wpływającej (paczka, w której spakwan kilka dkumentów d jedneg nadawcy) dając mżliwść wykrzystania w spsób autmatyczny zestawu danych z rejestracji pprzednieg pisma. System SEOD musi umżliwiać autmatyczne dstarczenie krespndencji w frmie papierwej i elektrnicznej (pprzez e-mail, platfrma epuap). System SEOD musi bsługiwać dręczanie krespndencji d adresatów za pśrednictwem dwlnych peratrów pcztwych. System SEOD musi zapewniać twrzenie dwlneg zestawu frm wysyłki dkumentów, przedziałów wagwych i gabarytów paczek, d których uzależniny jest kszt przesyłki. Cennik krespndencji musi być dwlnie mdyfikwalny przez administratra i rzróżniać kszty krespndencji ze względu na frmę wysyłki, wagę i gabaryt. System SEOD musi umżliwiać wygenerwanie raprtu mówiąceg ksztach wysyłek. Pisma muszą być wysyłane przez użytkwników systemu z pzimu akt spraw, a także z pminięciem rejestrwania ich w aktach sprawy, dtyczy np. zaprszeń. W przypadku krespndencji przychdzącej złżnej na nśnikach elektrnicznych system SEOD musi zapewniać wygenerwanie urzędweg pświadczenia dbiru. W przypadku wprwadzania pism wychdzących z pzimu akt sprawy, system SEOD musi graniczać jeg prces wysyłki przez kancelarię d kreślenia wyjścia pisma z urzędu. Adresaci krespndencji w systemie SEOD muszą być pbierani tylk i wyłącznie ze słwnika interesantów. System SEOD musi zapewniać wysyłkę dkumentów za pśrednictwem kancelarii lub dręczanie jej sbiście dpwiednie kmórki rganizacyjne. System SEOD musi wspierać bsługę dręczeń krespndencji pprzez kuriera. System SEOD musi pzwalać zdefiniwać użytkwnikwi słwnik bszarów pracy gńców, pprzez kreślenie zakresów adreswych (miejscwści, ulic, zakresów numerów budynków z pdziałem na parzyste i nieparzyste). D każdeg rejnu musi istnieć mżliwść przypisania wielu zakresów adreswych. D każdeg bszaru musi istnieć mżliwść przypisania jedneg kuriera. Każda paczka w systemie SEOD musi psiadać mżliwść przypisania d gńca w spsób ręczny, pprzez wskazanie grupy paczek i przypisanie ich d gńca.
Każda paczka w systemie SEOD musi psiadać mżliwść przypisania d gńca autmatycznie. W takim wypadku system SEOD musi autmatycznie przypisać przesyłki gńcm, ile adres krespndencji przynależy d zdefiniwaneg rejnu i d daneg rejnu zstał przypisany gniec. W systemie SEOD musi być dstępne wygenerwanie książki nadawczej zgdnej ze wzrem ustalanym przez Pcztą Plską z mżliwścią dstswania zawartści listy dkumentów umieszcznych na wydruku d krespndencji zarejestrwanych we wskazanym kresie czasu, znacznych jak wysłane, znacznych wybranymi frmami wysyłki, związane z kreślnym prcesem, pchdzących z wybraneg działu, itp. Dla każdeg gńca z wybraneg dnia system SEOD musi generwać raprty dla dręczanej krespndencji. System SEOD musi zapewniać znaczenie krespndencji jak dręcznej przez gńca także p dniu dręczenia. System SEOD musi w rejestrze krespndencji wychdzących musi zapewniać szybkie rejestrwanie zwrtów raz zwrtek, pprzez użycie dpwiedniej funkcji przy wybranym piśmie. System SEOD musi zapewniać też dszukanie krespndencji za pmcą dczytaneg kdu kreskweg umieszczneg na zwrtce. Rejestracja musi skutkwać autmatycznym pjawieniem się zarejestrwaneg zwrtu/zwrtki w teczce sprawy przy właściwym dkumencie lub pwiadmieniem tym fakcie użytkwnika prwadząceg sprawę (zależnie d knfiguracji). System SEOD musi zapewniać przekazywanie pism wewnętrznych analgicznie d dekretacji pmiędzy kmórkami rganizacyjnymi, a także w spsób analgiczny d wysyłki pism w sprawach d adresatów zewnętrznych. Całść krespndencji zarówn wewnętrznej i zewnętrznej wymienianej pmiędzy różnymi działami musi twrzyć w systemie SEOD wydziałwe książki krespndencji. Książka wydziałwa w systemie SEOD musi rzróżniać krespndencję przychdzącą i wychdzącą d i z danych kmórek rganizacyjnych. System SEOD musi zapewniać mżliwść drukwania wydziałwej książki krespndencji. System SEOD musi zapewniać rejestrwanie krespndencji przychdzącej na pzimie kmórki rganizacyjnej pza rejestrem krespndencji przychdzącej i dekretwanie ich wewnątrz kmórki. System SEOD musi zapewniać mżliwść wielpzimwej dekretacji w pinie raz w pzimie w zależnści d uprawnień daneg użytkwnika. Dekretacja mże dtyczyć części struktury rganizacyjnej pdległej danemu użytkwnikwi. W systemie SEOD musi być dstępna mżliwść rzszerzenie uprawnień d kierwania pism w prcesie dekretacji na dwlną kmórkę i dwlneg użytkwnika. Dekretacja w systemie SEOD musi pzwalać na przekazanie krespndencji dwlnej liczbie pracwników i/lub kmórek rganizacyjnych, a także znaczenie krespndencji przekazanej na jednstki rganizacyjne niepracujące w systemie SEOD. W systemie SEOD dekretacja dkumentu na kmórkę rganizacyjną znacza skierwanie g d dpwiednieg użytkwnika w kmórce zajmująceg się przyjmwaniem krespndencji. System SEOD nie mże zezwalać na przekazywanie dkumentu bez dekretacji. Na etapie dekretacji krespndencji system SEOD musi zapewniać użytkwnikwi, który dekretuje jednczesne wskazanie kilku stanwisk, kmórek, jednstek rganizacyjnych raz zespłów zadaniwych, jak dbirców. System SEOD musi dawać mżliwść wskazania, którzy z wybranych adresatów dekretacji, są merytrycznymi, a którzy pmcniczymi raz które stanwiska i kmórki trzymują pwiadmienia piśmie. W systemie SEOD na etapie dekretacji musi być zapewnine dla każdeg adresata z sbna zdefiniwanie terminu rzpatrzenia, prirytetu raz treści dekretacji. D każdeg adresata musi trafić egzemplarz dekretwaneg pisma patrzny wskazanym terminem, prirytetem i treścią dekretacji.