PORADNIK WYSTAWCY
Targi, w niemal każdej branży, stanowią od lat atrakcyjną formę komunikacji umożliwiającą bezpośredni kontakt oferentów z odpowiednio dobranymi, potencjalnymi klientami. Współcześnie targi odgrywają dużą rolę dla przedsiębiorstw, pozwalając skutecznie walczyć o pierwszeństwo i prestiż w danej dziedzinie. Bez wątpienia takie wydarzenie przy odpowiedniej postawie jest wartościową formą komunikacji marketingowej i sprawdzonym sposobem pozyskiwania nowych klientów. Istotą targów z punktu widzenia potencjału marketingowego jest bezpośrednia sprzedaż, reklama, promocja czy Public Relations. Dzięki udziałowi w takiej imprezie wystawcy mogą zrealizować w jednym miejscu i czasie wiele celów sprzedażowych. Niniejszy Poradnik Wystawcy powstał w oparciu o konkretne spostrzeżenia i obserwacje sprzedawców z wieloletnim doświadczeniem w pozyskiwaniu klientów na targach. Jego celem jest przekazanie praktycznych porad pozwalających w pełni czerpać korzyści płynące z uczestnictwa w targach. Dzięki naszej publikacji wystawcy będą w stanie jak najlepiej zaprezentować swoją ofertę oraz zdobyć jak najwięcej nowych klientów. Zaczynamy! WSTĘP 1
Przed targami 1. WYBÓR WYDARZENIA Z całą pewnością rozpoczynając proces wybierania odpowiednich targów dla naszego przedsiębiorstwa, należy dokładnie zweryfikować ich listę pod względem własnych celów marketingowych. Ważnymi aspektami targów konsumenckich są między innymi frekwencja zwiedzających, walory i lokalizacja obiektu, atrakcje, konkursy oraz coraz popularniejsze warsztaty czy prelekcje. Jednak niezwykle istotna jest sama promocja wydarzenia, która pozwala na zebranie ogromnej liczby potencjalnych klientów, najlepszych wystawców z całej Polski oraz specjalistów uczestniczących w profesjonalnych prezentacjach i pokazach. Co ważne, warto zastanowić się także, czy targi, w których braliśmy już kiedyś udział, to jedyne wydarzenie, na jakie warto się wybrać? Być może lepiej sprawdzić coś zupełnie nowego i skorzystać z oferty organizatora innych targów! 2. PREZENTACJA OFERTY Z PARTNEREM Wybierając ofertę wybranego organizatora, warto skorzystać z możliwości wystąpienia na targach w partnerstwie!. Może być to szczególnie istotne dla małych, dopiero rozpoczynających działalność przedsiębiorstw. Dzięki temu mamy możliwość dodatkowego wsparcia podczas organizacji stoiska oraz odpowiedniego obniżenia kosztów uczestnictwa. Pamiętaj jednak, że nie każdy organizator wyraża na to zgodę. Zatem przed wyborem wydarzenia należy koniecznie o to zapytać. 3. WYBIERZ CHARAKTER SWOJEGO UDZIAŁU W TARGACH Stoisko to rzecz kluczowa Warto jednak korzystać także z pozostałych możliwości, jakich dostarcza każdy profesjonalny organizator targów. Dzięki jego zaangażowaniu możemy wybrać spośród wielu dodatkowych form promocji. Możliwości jest naprawdę dużo: pokazy, prelekcje w specjalnie przygotowanych salach konferencyjnych, wystąpienia na scenie itp. Nie zapominajmy przy tym również o innych formach promocji! Insert ulotek, reklama w katalogu targowym, ogłoszenia w zasięgowych social mediach organizatora czy sponsorowanie nagrody w konkursie to tylko kilka ze sposobów uskuteczniających sprzedaż. Każde z takich działań zwiększa nasze możliwości i pozwala na lepsze oraz bardziej atrakcyjne zaprezentowanie danej oferty. 2
4. REZERWOWANIE POWIERZCHNI WYSTAWIENNICZEJ Po wyborze najlepszego dla nas wydarzenia przychodzi moment rezerwacji stoiska. Każdy organizator targów ustala własne sposoby i warunki procesu rejestracji. Sprawdź korzyści, możliwości i infrastrukturę danego obiektu oraz w jaki sposób organizator wykorzystuje te walory przygotowując ofertę dla wystawców i zwiedzających. Dopytaj również o szczegóły i promocyjne warunki, z których możesz skorzystać. Jak wygląda proces rejestracji? Przykładowo, rejestrując się na Targi Młodej Pary, wystarczy wypełnić krótki interaktywny formularz zamówienia. Całość trwa maksymalnie 1 minutę. W takim systemie wyeliminowany został również obowiązek odsyłania podpisanych dokumentów zamówienia. Wczesne zgłoszenie udziału pozwala najczęściej na wybór najkorzystniejszej dla nas lokalizacji oraz stoiska narożnego lub wyspowego(sprawdź, czy organizator pobiera za nie dodatkowych opłat!). Bardzo często zdarza się również, że firmy, których właściciele byli zadowoleni z udziału, zaraz po zakończeniu rezerwują powierzchnię na kolejną edycję 5. WIELKOŚĆ STOISKA Jak duże powinno być stoisko? To jedno z najczęściej zadawanych pytań Odpowiedź jest prosta Postaraj się już na tym etapie mieć pomysł na swoje stoisko. Ważne, aby odpowiadało Twoim oczekiwaniom. Zwróć uwagę na to, czy zmieścisz na nim własne wyposażenie, czy będziesz w stanie przeprowadzić zaplanowane atrakcje i czy zdołasz swobodnie rozmawiać z potencjalnymi klientami. Wielkość stoiska zależy od tego ilu pracowników będzie obsługiwało klientów. Pamiętaj również o tym, że wygląd stoiska ma istotny wpływ na to, jak Twoja oferta zostanie odebrana przez potencjalnych klientów. Twoje usługi muszą zostać zaprezentowane w przejrzysty i zwracający uwagę sposób. Dzięki temu osoby, które odwiedzają targi, z łatwością zauważą, co masz do zaproponowania, i będą bardziej chętne do prowadzenia rozmów. 6. POWIERZCHNIA ZABUDOWANA VS NIEZABUDOWANA To również jedno z najczęściej pojawiających się pytań zadawanych zwłaszcza przez firmy biorące udział w targach po raz pierwszy. Wyjaśnijmy, na czym polega ta różnica! Powierzchnia niezabudowana jak sama nazwa wskazuje, to pusta powierzchnia bez żadnych ścian, dodatków, oświetlenia itd. Szczególnie polecana i wybierana jest przez firmy, które chcą zaaranżować stoisko w całości po swojemu lub budują stoiska indywidualne. 3
Powierzchnia zabudowana(stoisko standardowe) w skład takiej powierzchni wchodzą: - zabudowa posiada najczęściej białe ścianki. Sprawdź, w jakim systemie buduje stoiska organizator Twoich targów. Standardem jest tutaj przeważnie oktanorm. Niestety zdarza się, że niektórzy organizatorzy używają starych, przestarzałych systemów. Zwróć na to uwagę! Twoje stoisko to przecież Twoja wizytówka; - oświetlenie (zazwyczaj jeden halogen na każde 3m2 stoiska); - wykładzina; - kosz na śmieci; - przyłącze energetyczne; - dodatkowo mogą również pojawić się krzesła, lada lub stolik. Stoisko targowe w zabudowie OKTANORM o wymiarach 3x3m, narożne z fryzem (nazwa firmy): 7. WYPOSAŻENIE DODATKOWE Wszelkie stoły, krzesła, lady, gabloty itd. często są niezbędne do zaprezentowania oferty. Zasadniczo istnieją dwie drogi wyboru, a każda z nich ma oczywiście swoje plusy i minusy. Zlecenie organizatorowi dostarczenia dodatkowego wyposażenia wiąże się z kolejnymi kosztami. Jednak w dniu targów całe wyposażenie będzie już na Ciebie czekało na wynajętym stoisku. Możesz również przywieźć dodatki samodzielnie, oszczędzając w ten sposób pieniądze. Którą z tych opcji lepiej wybrać? To zależy już tylko od Ciebie! 4
8. ANALIZA WARUNKÓW UCZESTNICTWA ORAZ REGULAMINU TARGÓW Wydaje się oczywiste, prawda? A jednak! Praktyka mówi zupełnie coś innego. Regulamin i warunki uczestnictwa to Twoja najważniejsza lektura na długo przed rozpoczęciem targów. Znajomość treści takich dokumentów pozwoli Ci na zdobycie wiedzy dotyczącej konkretnych szczegółów umowy, praw, ale i możliwości. Dzięki nim wiesz, na co możesz sobie pozwolić i jak jeszcze bardziej uatrakcyjnić własną ofertę. 9. DOKONAJ REZERWACJI Są klienci, którzy mogli wybrać się na targi specjalnie dla Ciebie! Nie zawiedź ich i nie trać szansy na zdobycie nowych odbiorców lub umocnienie zaufania Twoich stałych kupców. Pilnuj, więc wszelkich terminów, słuchaj swojego opiekuna z targów, który pomoże Ci przygotować się na wydarzenie, i przede wszystkim: bądź na czas! 10. PRZYGOTUJ SIĘ DO TARGÓW Możemy uznać, że wszelkie formalności mamy już za sobą, dobrze? Teraz dokładnie zaplanuj swój udział w wystawie. Jeśli to konieczne, deleguj pracowników, przygotuj materiały reklamowe(wizytówki, ulotki, broszury, teczki, foldery itp.), system zachęty, umowy, formularze czy też dokładny wystrój stoiska. Twoja oferta musi być gotowa i musi robić wrażenie! 11. POINFORMUJ KLIENTÓW O SWOIM UDZIALE W TARGACH Każdy organizator dba o promocję wydarzenia, niemniej warto komunikować swoim klientom udział w targach. W tym celu: - opublikuj informację o wydarzeniu na swoim fan page u - wyślij mailing do klientów, - dodaj w stopce wiadomości informację o targach 12. NA DZIEŃ PRZED TARGAMI W dzień przed targami odbywa się montaż stoisk. Wszelkie dokładne informacje na ten temat organizator przesyła najczęściej tydzień przed wystawą. Dzień montażowy zawsze zaczyna się od rejestracji w punkcie obsługi wystawców. W tym czasie otrzymasz w razie potrzeby karty parkingowe oraz identyfikatory upoważniające do poruszania się swobodnie wewnątrz hal wystawienniczych w trakcie montażu oraz samych targów. Spokojnie! To całkowicie normalna procedura. Organizator musi zweryfi- 5
kować wystawcę. Dlatego teżpozwól mu działać swobodnie. Nie chciałbyś przecież, aby w obiekcie znalazły się osoby niechciane. Po rejestracji obsługa zaprowadzi Cię na Twoje stoisko. Zajmij się jego przygotowaniem w ciągu dnia montażowego i sprawdź jego stan oraz kompletność wyposażenia. WAŻNE: W razie potrzeby wszelkie braki od razu zgłaszaj obsłudze dedykowanej wystawcom. Targi to duże przedsięwzięcie, nad którym pracuje spora grupa ludzi. To właśnie oni starają się przeciwdziałać nieprzewidzianym pomyłkom, które natychmiast zostają naprawiane. W dniu targów 13. BĄDŹ NA CZAS Postaraj się przyjść na swoje stoisko najpóźniej godzinę przed rozpoczęciem wydarzenia. Jeśli jest to konieczne, zrób pracownikom odprawę. Przygotuj się do rozmów z klientami, przedstaw najważniejsze punkty, które powinny być przekazane potencjalnym klientom. Sprawdź także, czy miejsce do rozmów jest gotowe: czy są na nim broszury, notatnik, długopis itp. pamiętaj, aby zaopatrzyć się w odpowiednią ilość. 14. BĄDŹ AKTYWNY Po rozpoczęciu wydarzenia bądź aktywny. Pamiętaj, że jesteś na targach odwiedzanych przez setki par, które szukają profesjonalnych usług w tym również Twoich. Rozmawiaj, ale nie zanudzaj. Musisz przecież dotrzeć do jak największej liczby narzeczonych, którzy chcą zaplanować swój ślub i wesele czyli najważniejszy dzień w życiu. 15. BĄDŹ ZASKAKUJĄCY Przygotuj kilka bonusów, rabatów, voucherów. Zaoferuj zwiedzającym dodatkowe wartości, które niekoniecznie muszą obciążyć Cię finansowo. Liczy się fantazja i pomysł na wyróżnienie się względem konkurencji. Twoi klienci na pewno docenią kreatywność, jaką wykażesz się podczas targów. 6
16. Bądź poinformowany Obok Twojego stanowiska znajdzie się bardzo dużo narzeczonych. Pamiętaj, że Targi Młodej Pary są po to, aby zebrać jak najwięcej kontaktów (tzw. leadów). Nie bój się zapytać o datę ślubu, adres mailowy oraz numer telefonu. Po wydarzeniu wykonaj telefon do par, które zostawiły Ci swój kontakt. Nie zapominaj, że to właśnie klienci czekają zazwyczaj na Twój telefon. Możesz, więc zaraz po targach zapytać o kwestię ich preferencji, gustów, wymagań i potrzeb. Następnie stwórz dla nich ofertę i wyślij ją mailem. Poczekaj maksymalnie 48 godzin na odpowiedź. Jeśli się jej nie doczekałeś, zadzwoń i upewnij się, że Twoja oferta na pewno dotarła do adresata. 17. SPAKUJ SIĘ Bezpośrednio po targach odbywa się demontaż stoisk. Zabierz ze sobą wyposażenie oraz materiały reklamowe. Zobacz, czy nie zostawiłeś śladów na podłodze lub innych elementach hali. Ważne: Do wszelkiego rodzaju przyklejania powinieneś używać specjalnej taśmy. Zapytaj o nią organizatora, który zawsze ma ją dla Ciebie przygotowaną. Możesz odebrać ją w punkcie obsługi wystawców. 18. WYPEŁNIJ ANKIETĘ ORGANIZATORA Oceń targi, pamiętając, że organizatorom zależy na Twojej satysfakcji. Wskaż pozytywne punkty wydarzenia oraz te, nad którymi Twoim zdaniem należy jeszcze popracować 19. PODSUMUJ TARGI Zrób analizę zysków i strat chociaż tych drugich nie musisz się nawet spodziewać Szczególnie, że korzyści płynące z targów można odczuwać przez kolejne miesiące, a nawet lata! Terminy ślubów i wesel bywają bardzo odległe. Dlatego też niektóre z par, które zainteresowały się Twoimi usługami, mogą odezwać się nieco później. Warto, więc zainwestować w prezentację swojej oferty i być cierpliwym, czekając na kolejnych klientów. Oceń także własne wystąpienie i ostateczne zainteresowanie stoiskiem. Dzięki temu będziesz w stanie podjąć decyzję i powiedzieć 20. JADĘ NA KOLEJNE TARGI! 7 Po targach
Pamiętaj, że organizator jest Twoim partnerem. Twój sukces to także jego sukces. Nie obawiaj się zadawać pytań. Odpowiedzialny organizator na pewno wysłucha Twoich opinii. Będzie chciał także rozwiać każdą wątpliwość i zawsze postara się odpowiedzieć na potrzeby swoich klientów. Karol Klimek www.targimlodejpary.pl Podsumowanie 8
CHECKLISTA Zaplanuj budżet Wybierz osoby do pomocy i określ ich obowiązki Zaplanuj stoisko Przygotuj strategie promocji przed w czasie i po targach Przygotuj specjalną ofertę dla zwiedzających Przygotuj materiały promocyjne Dopilnuj abyś pojawił się na liście wystawców oraz na stronie internetowej targów Zamieść informacje o udziale w targach na swojej stronie oraz facebooku 9