Instrukcja przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej w Kujawsko-Pomorskim Centrum Pulmonologii w Bydgoszczy SPIS TREŚCI ROZDZIAŁ 1 Podstawowe informacje na temat kontroli zarządczej... 1 1. Wprowadzenie do porządku prawnego pojęcia kontroli zarządczej... 1 2. Definicja kontroli zarządczej... 2 3. Cele kontroli zarządczej... 2 ROZDZIAŁ 2 1. Pojęcie samooceny kontroli zarządczej... 3 2. Cele samooceny kontroli zarządczej... 3 3. Sposób przeprowadzenia samooceny kontroli zarządczej... 4 3.1. Metoda przeprowadzenia samooceny... 4 3.2. Zakres przeprowadzanej samooceny... 4 3.3. Ankiety wykorzystywane do przeprowadzanej samooceny... 4 3.4. Sposób dystrybucji oraz wypełniania i przekazywania ankiet przez respondentów... 5 4. Rola audytu wewnętrznego... 12 ZAŁĄCZNIKI 1. Ankieta do samooceny kontroli zarządczej Kadra kierownicza Kujawsko-Pomorskiego Centrum ; 2. Ankieta do samooceny kontroli zarządczej losowo wybrani pracownicy Kujawsko- Pomorskiego Centrum ; 3. Ankieta do samooceny kontroli zarządczej Z-ca Dyrektora ds. Ekonomiczno- Administracyjnych pełniący funkcje głównego księgowego jednostki; 4. Ankieta do samooceny kontroli zarządczej Kierownik Sekcji Informatyki. ROZDZIAŁ 1 Podstawowe informacje na temat kontroli zarządczej 1. Wprowadzenie do porządku prawnego pojęcia kontroli zarządczej Począwszy od 1 stycznia 2010 r. weszły w Ŝycie przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) wprowadzające obowiązek zapewnienia kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych. Ustawa określiła równieŝ osoby odpowiedzialne za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. W myśl przepisów art. 69 ust. 1 ww. ustawy kontrola zarządcza w sektorze finansów publicznych funkcjonuje na dwóch poziomach tj. na poziomie jednostki oraz działu administracji rządowej lub jednostki samorządu terytorialnego. Podstawowym str. 1
poziomem funkcjonowania kontroli zarządczej w całym sektorze finansów publicznych jest jednostka sektora finansów publicznych. Za funkcjonowanie kontroli zarządczej w jednostce odpowiedzialny jest jej kierownik, jednakŝe efektywne funkcjonowanie kontroli zarządczej wymaga aktywnego działania zarówno ze strony kierownika jednostki jak i wszystkich osób na stanowiskach kierowniczych, które mają udział w zarządzaniu jednostką. Obowiązków i zadań w zakresie kontroli zarządczej nie moŝna więc przydzielić lub ograniczyć do jednej komórki organizacyjnej. Działalność audytu wewnętrznego stanowi wsparcie dla kierownika jednostki w realizowaniu zadań z zakresu kontroli zarządczej, poprzez systematyczną ocenę systemu kontroli zarządczej, a takŝe czynności doradcze, które mają wspierać kierownika jednostki w realizacji celów i zadań jednostki. 2. Definicja kontroli zarządczej Zgodnie z treścią Art. 68. 1.ustawy o finansach publicznych: kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Ustawa nie wskazuje, o jakiego rodzaju działania chodzi, nie określa takŝe chociaŝby przykładowego katalogu wspomnianych zadań. Sformułowanie takiego katalogu byłoby zresztą znacznie utrudnione, jeŝeli nie niemoŝliwe, z uwagi na pojmowanie instytucji kontroli zarządczej jako działań ukierunkowanych na realizację celów i zadań określonej, spersonalizowanej jednostki sektora finansów publicznych. Biorąc pod uwagę wspomnianą definicję kontroli zarządczej - kontrolę zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych, w tym w utworzonych przez jednostki samorządu terytorialnego samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej naleŝy wiązać z zarządzaniem jednostką, zaś za najistotniejszy jej element naleŝy uznać system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania stopnia ich realizacji. W związku z tym, kontroli zarządczej nie moŝna utoŝsamiać i ograniczać do czynności kontrolnych wykonywanych przez pracowników komórek kontroli i audytu wewnętrznego, mimo Ŝe takie podejście bywa łączone z pojęciem "kontroli". Kontrola zarządcza jest systemem bardziej złoŝonym, który ma za zadanie sprawić, aby jednostka osiągnęła cele przed nią postawione. Przeprowadzanie czynności kontrolnych będzie stanowiło tylko niewielką część systemu kontroli zarządczej, pozwalając częściowo zdiagnozować stan obecny. Kontrola zarządcza jest kategorią dotyczącą procesu zarządzania, którą na gruncie ustawy naleŝy utoŝsamiać z terminem "kontrola wewnętrzna", funkcjonującym w międzynarodowych standardach. Zastosowanie przez ustawodawcę określenia "zarządcza" w miejsce "wewnętrzna" ma akcentować - jak podkreślano w toku prac nad ustawą - Ŝe kontrola nie stanowi jedynie systemu przyjętego na poziomie jednostek (a zatem nie ma charakteru wyłącznie wewnętrznego), ale dotyczy równieŝ działów administracji rządowej lub większych "grup" jednostek (np. jednostek samorządu terytorialnego). 3. Cele kontroli zarządczej Poza ogólnym celem kontroli zarządczej zawartym w samej definicji tej kontroli tj. zapewnieniem realizacji celów i zadań postawionych przed jednostką lub całym działem administracji rządowej bądź teŝ całą jednostką samorządu terytorialnego, w sposób zgodny z kry- str. 2
teriami wyliczonymi w art. 68 ust. 1. ustawy o finansach publicznych tj. zgodnie z prawem, efektywnie, oszczędnie i terminowo. Ustawodawca wymienił równieŝ inne szczegółowe cele wspomnianej kontroli, których osiągnięcie winno przyczynić się do określonego w sposób dość ogólny i zawartego w samej definicji podstawowego celu kontroli zarządczej. Celami tymi zgodnie z Art. 68. ust 2. ustawy o finansach publicznych jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzania ryzykiem. Ogólne wskazówki, nie stanowiące przepisów prawa powszechnego, dotyczące zasad budowania i oceny systemów kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych mających na celu osiąganie wspomnianych powyŝej celów kontroli zarządczej zostały określone w Komunikacie Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, który ukazał się w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów nr 15, pozycja nr 84, z 30 grudnia 2009 r. oraz na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl, w zakładce: Bezpieczeństwo Finansowe/Kontrola zarządcza w sektorze publicznym/akty prawne i standardy/standardy). 1. Pojęcie samooceny kontroli zarządczej ROZDZIAŁ 2 Samoocena kontroli zarządczej Jednym z warunków zapewnienia adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej zgodnie z przyjętymi standardami jest monitorowanie i ocena jej funkcjonowania. Ocena taka moŝe być dokonana m.in. w drodze samooceny kontroli zarządczej zalecanej w "Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych" o których mowa w pierwszym rozdziale niniejszej instrukcji. Samoocena kontroli zarządczej, zwana dalej "samooceną", to proces, w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania kontroli zarządczej przez pracowników i kierownictwo jednostki. Jest to narzędzie, które w stosunkowo krótkim czasie moŝe dać ogólny obraz funkcjonowania kontroli zarządczej. Samoocena nie jest uznawana w jednostce za substytut innych narzędzi oceny kontroli zarządczej, np. audytu wewnętrznego, a jest uwaŝana za jedno z narzędzi stosowanych w ramach monitoringu kontroli zarządczej. 2. Cele przeprowadzania samooceny Celem samooceny jest uzyskanie informacji o funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności w tych obszarach, w których nie było Ŝadnych działań audytorskich czy kontrolnych. Wyniki przeprowadzanej w jednostce samooceny mają posłuŝyć do poprawy funkcjonowania jednostki. Ponadto wynik samooceny będąc jednym ze źródeł wiedzy o funkcjonowaniu kontroli zarządczej, wraz z innymi źródłami wiedzy o funkcjonowaniu tej kontroli mogą być podstawą do podpisania przez kierownika jednostki oświadczenia o stanie kontroli str. 3
zarządczej. Samoocena moŝe przyczynić się takŝe do poprawy komunikacji pomiędzy kierownictwem, a pracownikami jednostki oraz moŝe wzmacniać świadomość odpowiedzialności kierownictwa i pracowników jednostki za funkcjonowanie kontroli zarządczej. 3. Sposób przeprowadzenia samooceny 3.1 Metoda przeprowadzenia samooceny Samoocena w Kujawsko-Pomorskim Centrum będzie przeprowadzana jedną z najczęściej stosowanych metod przeprowadzania samooceny, jaką jest wykorzystanie do tego celu ankiet (kwestionariuszy). Przy zastosowaniu wspomnianej metody samoocena będzie dokonywana poprzez udzielenie odpowiedzi na pytania sformułowane w ankietach. Metoda ta będzie zastosowana w szczególności ze względu na brak przeprowadzania do tej pory samooceny w jakiejkolwiek formie, chęć minimalizacji czasu i kosztów gromadzenia informacji dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej, a takŝe dlatego Ŝe pracownicy jednostki są rozproszeni w dwóch róŝnych lokalizacjach. 3.2 Zakres przeprowadzanej samooceny Samoocena obejmie funkcjonowanie kontroli zarządczej w całym Kujawsko-Pomorskim Centrum, a takŝe wszystkie elementy kontroli zarządczej tj.: 1) środowisko wewnętrzne, 2) cele i zarządzanie ryzykiem, 3) mechanizmy kontroli, 4) informację i komunikację, 5) monitorowanie i ocenę. 3.3 Ankiety wykorzystywane do przeprowadzanej samooceny Ankiety wykorzystywane do przeprowadzanej samooceny będą skierowane do pracowników wszystkich szczebli zarządzania w jednostce. W trakcie prowadzonej w jednostce samooceny zostaną wykorzystane cztery róŝniące się pomiędzy sobą ankiety. 1) Pierwsza z nich skierowana zostanie do kadry kierowniczej Kujawsko-Pomorskiego Centrum ; 2) Druga skierowana zostanie do losowo wybranych pracowników Kujawsko- Pomorskiego Centrum ; 3) Trzecia ankieta skierowana zostanie do Z-cy Dyrektora ds. Ekonomiczno- Administracyjnych pełniącego funkcje głównego księgowego jednostki i będzie dotyczyć szczegółowych mechanizmów kontroli operacji finansowych i gospodarczych; 4) Natomiast czwarta ankieta skierowana zostanie do Kierownika Sekcji Informatyki i dotyczyć będzie mechanizmów kontroli bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych. Przyjęcie sposobu przeprowadzania samooceny polegającego na jej dokonywaniu w oparciu o opinie osób na róŝnych szczeblach zarządzania, a nie tylko osób na stanowiskach kierowniczych, miało na celu ograniczenie ryzyka otrzymania niewiarygodnych wyników, co mogłoby mieć miejsce z uwagi na ocenianie przez te osoby efektów własnej pracy. Ponadto str. 4
przyjęty sposób prowadzenia samooceny umoŝliwi dokonanie analizy jak te same kwestie oceniane są przez wspomniane powyŝej odrębne grupy pracowników jednostki. Aby grupa respondentów była reprezentacyjna dla całej populacji, a wyniki samooceny nie były zaburzone przez skrajne opinie, grupa nie będzie zbyt mała i znajdować się w niej będą w odpowiedniej ilość osoby reprezentujące poszczególne grupy zawodowe pracowników jednostki. 3.4 Sposób dystrybucji oraz wypełniania i przekazywania ankiet przez respondentów Ankiety skierowane do kadry kierowniczej oraz losowo wybranych pracowników Kujawsko-Pomorskiego Centrum naleŝy wypełniać wyłącznie w formie elektronicznej poprzez aplikacje Akty Prawne zainstalowaną na serwerze szpitalnym, który udostępnia swoje zasoby wszystkim uŝytkownikom sieci wewnętrznej i która mo- Ŝe być uŝytkowana poprzez wykorzystanie przeglądarki internetowej zainstalowanej na kaŝdym komputerze szpitalnym. Dostęp do ankiet, wypełnianych za pomocą tej aplikacji uzyskuje się: 1) Krok 1. uruchamiając wspomnianą aplikacje klikając dwukrotnie na utworzoną wcześniej i znajdującą się na pulpicie ikonę/skrót uruchamiającą aplikacje Akty Prawne ; 2) Krok 2. wchodząc w zakładkę Przydatne znajdującą się w lewym panelu strony startowej, poprzez kliknięcie na nazwę tej zakładki; 3) Krok 3. następnie wchodząc w zakładkę Kontrola zarządcza znajdującą się dolnej części ekranu, poprzez kliknięcie na nazwę tej zakładki; 4) Krok 4. wybierając załącznik o nazwie Samoocena kontroli zarządczej poprzez kliknięcie na nazwę tego załącznika; 5) Krok 5. klikając w nazwę zakładki Samoocena kontroli zarządczej uruchamia się stronę startową ankiety samooceny, na której znajduje się uwaga skierowana do wszystkich respondentów dotycząca wypełnianych przez nich ankiet oraz dwie zakładki kierujące do dwóch z moŝliwych do wyboru ankiet tj: a) Ankieta przeznaczona dla kadry kierowniczej Kujawsko-Pomorskiego Centrum ; lub b) Ankieta przeznaczona dla pracowników Kujawsko-Pomorskiego Centrum ; w które klikając za pomocą myszki przechodzi się do strony słuŝącej do weryfikacji prawa dostępu do odpowiedniej ankiety; 6) Krok 6. wchodząc w zakładkę dotyczącą odpowiedniej ankiety uruchamia się strona na której znajdują się pola słuŝące do logowania wymagające podania loginu i hasła (przekazywanych osobom biorącym udział w procesie samooceny za pośrednictwem ich bezpośrednich przełoŝonych), których wprowadzenie i zatwierdzenie, poprzez kliknięcie za pomocą myszki w polecenie wejdź uruchamia odpowiednią ankietę. Wypełnienie i przekazanie ankiet wyłącznie przez osoby do tego zobowiązane zapewnia się poprzez dostęp do udziału w procesie samooceny ograniczony wyłącznie do osób znających odpowiedni login i hasło. Zarówno wszystkie osoby uczestniczące w procesie samooceny jak i przełoŝeni wspomnianych osób na czas trwania samooceny zobowiązani są do za- str. 5
chowania w tajemnicy zarówno loginu jak i hasła słuŝącego do zalogowania się do systemu, umoŝliwiającego udział w procesie samooceny. Dostęp do ankiet Krok 1. Uruchomienie aplikacji Dostęp do ankiet Krok 2. Wejście w zakładkę Przydatne str. 6
Dostęp do ankiet Krok 3. Wejście w zakładkę Kontrola zarządcza str. 7
Dostęp do ankiet Krok 4. Uruchomienie strony startowej zakładki kontrola zarządczej i wybór załącznika dotyczącego Samooceny kontroli zarządczej str. 8
Dostęp do ankiet Krok 5. Uruchomienie strony startowej ankiety samooceny str. 9
Dostęp do ankiet Krok 6. Logowanie za pomocą nazwy uŝytkownika oraz hasła Po uzyskaniu dostępu do odpowiedniej ankiety zgodnie z opisaną powyŝej ścieŝką postępowania, uruchomioną ankietę naleŝy wypełnić odpowiadając na kolejne pytania poprzez zaznaczenie kursorem właściwej spośród trzech moŝliwych odpowiedzi TAK, NIE, Trudno to ocenić oraz zamieszczenie odpowiedniego komentarza (pole to nie jest obowiązkowe). str. 10
Wypełnienie ankiety samooceny Po zakończeniu odpowiedzi na wszystkie zadane pytania naleŝy przesłać wypełnioną ankietę klikając na pole wyślij, po czym moŝna zamknąć wspomnianą powyŝej aplikacje. Przekazywanie wypełnionych ankiet odbywa się w sposób zapewniający pełną anonimowość odpowiedzi udzielanych przez poszczególnych respondentów, poprzez brak moŝliwości identyfikacji osób, które te ankiety wypełniały uzyskaną dzięki stworzeniu kont uŝytkowników wspólnych dla danej grupy respondentów tj. kierownictwa lub losowo wybranych pracowników (posiadających identyczny login i hasło), do których logują się wszystkie osoby uczestniczące w procesie samooceny i za pomocą których wypełniają ankiety samooceny. str. 11
Przesłanie wypełnionej ankiety samooceny Dodatkowe ankiety skierowane do Z-cy Dyrektora ds. Ekonomiczno-Administracyjnych pełniącego funkcje głównego księgowego jednostki oraz Kierownika Sekcji Informatyki dotyczące szczegółowych mechanizmów kontroli operacji finansowych i gospodarczych oraz mechanizmów kontroli bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych zostaną przekazane wspomnianym osobom przez audytora wewnętrznego za pomocą poczty wewnętrznej w formacie MS Word, a po ich wypełnieniu przez wspomniane osoby w ten sam sposób przekazane audytorowi wewnętrznemu celem uwzględnienia zawartych w nich informacji w końcowym raporcie z przeprowadzonej w jednostce samooceny kontroli zarządczej. 4. Rola audytu wewnętrznego W związku z faktem, Ŝe podstawowym zadaniem audytora wewnętrznego jest dostarczanie kierownikowi jednostki niezaleŝnej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce, udział audytora wewnętrznego w procesie samooceny przeprowadzanej w Kujawsko- Pomorskim Centrum oraz jednostkach jej podległych nie moŝe wpływać na realizację jego podstawowych zadań, ani na jego obiektywizm czy niezaleŝność. str. 12
W związku z powyŝszym rola audytu wewnętrznego w procesie samooceny została szczegółowo uzgodniona pomiędzy audytorem wewnętrznym, a kierownikiem jednostki. str. 13