1. Pojęcie podróży służbowej oraz odrębna definicja podróży kierowców Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 77 5 1 KP). Pojęcie to jest wyznacznikiem dla kwalifikowania wyjazdów jako podróże służbowe i tych, które za takie uznane być nie mogą. Prawidłowe zakwalifikowanie wyjazdu decyduje o przyznawanych pracownikowi świadczeniach i stosowaniu do nich zwolnień podatkowo-ubezpieczeniowych oraz kwestii związanych z przestrzeganiem dyscypliny finansów publicznych. Jeżeli pracownikowi wypłacimy dietę za wyjazd, który nie stanowi podróży służbowych, to nie będzie to dieta w rozumieniu przepisów rozporządzenia delegacyjnego, ale świadczenie mające charakter wynagrodzenia. Nie będzie ono korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych, jak również z obowiązku naliczenia od jej kwoty składek na ubezpieczenia społeczne. Jak podkreślił SN w wyroku z 22.2.2008 r., I PK 208/07 (OSNP 2009/11-12/134), podróż służbowa charakteryzuje się tym, że odbywa się: 1) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
1.1. Wyjazd poza miejsce pracy 2) na polecenie pracodawcy, 3) w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania. Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie. 1.1. Wyjazd poza miejsce pracy Wyjazd o charakterze podróży służbowej to wyjazd poza stałe miejsce pracy pracownika. Jak wskazał NSA w Szczecinie w wyroku z 24.11.1999 r., SA/Sz 1780/98 (Legalis nr 30043563) o podróży służbowej oraz o należnych z tytułu jej odbywania należnościach (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie w ramach świadczonej pracy wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę, jako miejscem jej wykonywania. Jeżeli pracownicy udają się do ustalonego miejsca wykonywania pracy, to nie odbywają podróży służbowej, a otrzymane przez nich dodatkowe wynagrodzenie nie stanowi wypłat wolnych od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zapis poza miejscowość, w której znajduje się stałe miejsce pracy lub, w której znajduje się siedziba pracodawcy nie oznacza, że delegacja to wyjazd zarówno poza stałe miejsce pracy, jak i poza siedzibę pracodawcy. Decydujące znaczenie ma uzgodnione przez strony w umowie o pracę stałe miejsce pracy. Pracownik pracuje w oddziale zamiejscowym w Poznaniu, firma ma siedzibę w Warszawie. Wyjazd z Poznania do 5
1. Pojęcie podróży służbowej oraz odrębna definicja... Warszawy na spotkanie w siedzibie firmy jest podróżą służbową, gdyż pracownik jedzie (w celu służbowym) poza swoje stałe miejsce pracy. Co jest a co nie jest podróżą służbową Podróżą służbową nie jest: podróż do i w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy, podróż do i w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, o ile miejscowość ta jest miejscem pracy pracownika. O podróży służbowej możemy mówić dopiero wówczas, gdy pracownik opuści daną miejscowość (w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce jego pracy) lub inaczej zakreślony obszar będący miejscem pracy (przy czym najmniejszym wyznacznikiem delegacyjnym jest miejscowość). Pracownicy, których praca z istoty polega na przemieszczaniu na pewnym obszarze, nie odbywają podróży służbowych (wyrok SN z 28.6.2012 r., II UK 284/11, MoPr 2012/11/608-610). Wyjazd na znaczną nawet odległość, ale w ramach danego miasta lub obszarowo zakreślonego miejsca pracy nie będzie stanowić delegacji, a wyjazd nieodległy, ale do innej miejscowości delegacją będzie. Nie ma tutaj znaczenia również długość wyjazdu. Na tle obowiązujących przepisów absolutnie nie można uznać, że podróżą służbową jest dopiero taki wyjazd poza stałe miejsce pracy, który trwa określoną liczbę godzin. Czas wywiera wpływ na prawo do diety, ale nie służy kwalifikowaniu wyjazdów jako podróży służbowych. 6
1.1. Wyjazd poza miejsce pracy Pracownik pracuje na obrzeżach Warszawy. Pracodawca wysyła go w celu załatwienia sprawy służbowej do miejscowości położonej 4 km od siedziby firmy. Pomimo tego, że odległość jest nieznaczna jest to wyjazd służbowy (delegacja), gdyż pracownik opuszcza miejscowość, w której ma stałe miejsce pracy. Ma to znaczenie chociażby w odniesieniu do realizacji poleceń służbowych przez osoby, które mogą odmówić wyjazdu w delegację (np. pracownice w ciąży). Z przepisów dotyczących podróży służbowych wynika, że jest nią również wykonywanie zadania w miejscowości zamieszkania pracownika, o ile nie pokrywa się ona z miejscem jego pracy. Takie szczególne miejsce delegowania ma znaczenie tylko w zakresie diety, gdyż takowa nie przysługuje pracownikowi wysłanemu do miejscowości, w której mieszka (zarówno gdy jest to miejscowość pobytu stałego jak i czasowego tej osoby). Podobnie nie będzie przysługiwał mu ryczałt za noclegi. Do tego rodzaju wyjazdów stosować jednak musimy wszystkie postanowienia odnoszące się np. do ograniczeń w delegowaniu pewnych grup pracowników, konieczności zwrotu kosztów związanych z wyjazdem służbowym. Pracownik pracuje w Szczecinie, mieszka w Gryfinie. Pracodawca polecił mu zawiezienie pewnych dokumentów do kontrahenta z Gryfina. Przejazdy pracownika powinniśmy potraktować następująco: przejazd z Gryfina do Szczecina dojazd do pracy, przejazd na trasie Szczecin Gryfin Szczecin będzie podróżą służbową, przejazd ze Szczecina do Gryfina powrót do miejsca zamieszkania. 7
1. Pojęcie podróży służbowej oraz odrębna definicja... W zależności od tego, w jaki sposób pracodawca i pracownik odniosą się miejsca pracy w umowie o pracę, dany wyjazd będzie stanowić delegację lub nie. WAŻNE Decydując się na podpisanie umowy wskazującej na taki a nie inny zakres miejsca pracy pracownik ma świadomość pewnych konsekwencji z tym związanych. Miejsce pracy musi być jednak określone w sposób rzeczywisty, tzn. nie może być sztucznie rozszerzane ani zawężane w stosunku do tego co stanowić będzie zwykły, powtarzalny zakres czynności pracownika w znaczeniu geograficznym. Pracownik jedzie na polecenie pracodawcy ze Szczecina do Koszalina. Jeśli jego miejscem pracy jest Szczecin wyjazd ten stanowi podróż służbową, za którą otrzyma świadczenia delegacyjne. Jeżeli natomiast jego miejscem pracy jest obszar województwa zachodniopomorskiego, to wyjazd ten nie stanowi podróży służbowej. WAŻNE Jeśli miejsce pracy zostanie zakreślone zbyt wąsko, w momencie, gdy pracownik świadczy pracę na pewnym obszarze i nie można rzeczywiście powiązać jego pracy z określoną miejscowością, to może zostać uznane, że zapis dotyczący miejsca pracy jest pozorny, służy obejściu przepisów o zwolnieniach diet i innych należności za czas delegacji z podatku oraz składek na ubezpieczenia. Zbyt obszerne wskazanie miejsca pracy będzie natomiast prowadziło do niewypłacania świadczeń, które pracownik powinien jednak otrzymywać. 8
1.1. Wyjazd poza miejsce pracy Miejsce pracy może zostać określone w różny sposób. Może to być stały punkt, którym może być np. siedziba pracodawcy, adres jednostki organizacyjnej (filia, odział), ale też całkowicie inne miejsce, nie związane z pracodawcą. Może to nastąpić poprzez podanie pewnego obszaru (np. teren danego województwa, powiatu). Określenie miejsca pracy W wyroku SN z 1.4.1985 r., I PR 19/85 (OSP 1986/3/46) wskazano m.in., że miejsce pracy może być określone na stałe, bądź jako miejsce zmienne, przy czym w tym ostatnim wypadku zmienność miejsca pracy może wynikać z samego charakteru (rodzaju) pełnionej pracy. W uzasadnieniu uchwały SN z 9.12.2011 r., II PZP 3/11 (Biul. SN 2011/12/21) wskazano, że miejsce pracy może być określone punktowo (adresowo). W tym ujęciu miejsce pracy to pewien punkt geograficzny lub konkretny adres, przy czym adresem tym może być (choć nie musi), adres zakładu pracy prowadzonego przez pracodawcę lub adres zamieszkania pracownika (w przypadku telepracownika). Punktowe (adresowe) miejsce pracy właściwe jest dla tych pracowników, którzy wykonują pracę ze swej natury związaną ze stałym miejscem (na przykład robotnicy fabryczni lub pracownicy biurowi). Jeżeli miejscem tym będzie siedziba pracodawcy, to pracownik będzie w podróży służbowej wówczas, gdy na polecenie pracodawcy krótkotrwale wykona pracę poza tą siedzibą. Kolejnym z dopuszczalnych sposobów określenia miejsca wykonywania pracy w umowie o pracę jest wskazanie pewnego obszaru geograficznego. Takie obszarowe oznaczenie miejsca wykonywania pracy będzie właściwe w odniesieniu do prac, które ze swej natury wymagają ciągłego przemieszczania się, czyli u pracowników mobilnych. Obszar ten musi być tak określony, aby odpowiadał rzeczywistemu terenowi, 9
1. Pojęcie podróży służbowej oraz odrębna definicja... Pracownicy mobilni na którym pracownik przemieszcza się w ramach umówionej pracy. Ostatnim sposobem umownego określenia miejsca wykonywania pracy jest wskazanie ruchomego (w istocie zmiennego) miejsca pracy. W stosunku do tzw. pracowników mobilnych (przedstawiciel handlowy, serwisant) bardzo często będziemy mówić o miejscu pracy określonym jako obszar. Ich praca związana jest z permanentnym przemieszczaniem się. W takim przypadku przy codziennej pracy pracodawca nie ponosi dodatkowych kosztów związanych z delegacją, gdyż pracownik nie wyjeżdża poza miejsce pracy. W uchwale z 19.11.2008 r., II PZP 11/08 (Biul. SN 2008/11/21) SN wskazał, że podróż służbowa jest zjawiskiem krótkotrwałym, incydentalnym i tymczasowym. W konsekwencji nie można uznać, że w podróży służbowej można przebywać nieustannie jedynie w związku z charakterem pracy polegającej na przemieszczaniu się. Sąd Najwyższy nie ograniczył w tej uchwale w żaden sposób obszaru, jaki może być przez strony uznany za miejsce pracy. Mówiąc o obszarowo określonym miejscu świadczenia pracy trzeba jednak poczynić pewne zastrzeżenie. Mianowicie miejsce świadczenia pracy pracownika mobilnego oznaczające pewien obszar jego aktywności zawodowej musi odzwierciedlać rzeczywisty stan rzeczy. Ma zatem być to obszar, w którym pracownicy mobilni będą na stałe zobowiązani do przemieszczania się, będą wykonywać przewozy na tym właśnie obszarze. Niezsynchronizowane z rodzajem pracy oznaczenie miejsca pracy może prowadzić do oceny, że postanowienie dotyczące miejsca pracy jest nieważne z mocy art. 58 3 KC w zw. z art. 300 KP. Uchwała odnosiła się bezpośrednio do kierowców (w obecnym stanie prawnym ich już nie dotyczy zob. w dalszej części książki), ale zastosowanie znajduje także do innych pracowników, których codziennością jest przemieszczanie się. 10