Rada Unii Europejskiej Bruksela, 17 lutego 2017 r. (OR. en) Międzyinstytucjonalny numer referencyjny: 2016/0410 (NLE) 6359/17 SCH-EVAL 67 VISA 58 COMIX 130 WYNIK PRAC Od: Sekretariat Generalny Rady Data: 17 lutego 2017 r. Do: Delegacje Nr poprz. dok.: 5785/17 Dotyczy: Decyzja wykonawcza Rady ustanawiająca zalecenie w sprawie wyeliminowania niedociągnięć stwierdzonych w toku oceny z 2016 r. w celu spełnienia przez Chorwację warunków koniecznych do stosowania dorobku Schengen w dziedzinie wspólnej polityki wizowej Delegacje otrzymują w załączeniu decyzję wykonawczą Rady ustanawiającą zalecenie w sprawie wyeliminowania niedociągnięć stwierdzonych w toku oceny z 2016 r. w celu spełnienia przez Chorwację warunków koniecznych do stosowania dorobku Schengen w dziedzinie wspólnej polityki wizowej; decyzja ta została przyjęta przez Radę na 3518. posiedzeniu, które odbyło się 17 lutego 2017 r. Zgodnie z art. 15 ust. 3 rozporządzenia Rady (UE) nr 1053/2013 z dnia 7 października 2013 r. zalecenie to zostanie przekazane Parlamentowi Europejskiemu i parlamentom narodowym. 6359/17 pas/as 1 DGD 1A PL
ZAŁĄCZNIK Decyzja wykonawcza Rady ustanawiająca ZALECENIE w sprawie wyeliminowania niedociągnięć stwierdzonych w toku oceny z 2016 r. w celu spełnienia przez Chorwację warunków koniecznych do stosowania dorobku Schengen w dziedzinie wspólnej polityki wizowej RADA UNII EUROPEJSKIEJ, uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, uwzględniając rozporządzenie Rady (UE) nr 1053/2013 z dnia 7 października 2013 r. w sprawie ustanowienia mechanizmu oceny i monitorowania w celu weryfikacji stosowania dorobku Schengen oraz uchylenia decyzji komitetu wykonawczego z dnia 16 września 1998 r. dotyczącej utworzenia Stałego Komitetu ds. Oceny i Wprowadzania w Życie Dorobku Schengen 1, a w szczególności jego art. 1 ust. 1 lit. b) i art. 15 ust. 3, uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej, a także mając na uwadze, co następuje: (1) Celem niniejszej decyzji wykonawczej jest przedstawienie działań naprawczych, których wdrożenie zaleca się Chorwacji w celu wyeliminowania niedociągnięć stwierdzonych w toku przeprowadzonej w 2016 r. oceny dotyczącej spełnienia warunków niezbędnych do stosowania dorobku Schengen w dziedzinie wspólnej polityki wizowej. W wyniku przeprowadzonej oceny decyzją wykonawczą Komisji przyjęto sprawozdanie zawierające ustalenia i opinie, wymieniające najlepsze praktyki oraz wskazujące niedociągnięcia stwierdzone w toku tej oceny 2. 1 2 Dz.U. L 295 z 6.11.2013, s. 27. Decyzja wykonawcza Komisji C(2016) 6725 ustanawiająca sprawozdanie z przeprowadzonej w 2016 r. oceny spełnienia przez Chorwację warunków niezbędnych do stosowania dorobku Schengen w dziedzinie wspólnej polityki wizowej. 6359/17 pas/as 2
(2) Ze względu na znaczenie, jakie ma przygotowanie do pełnego stosowania dorobku Schengen oraz przyszłego systemu wjazdu/wyjazdu, w szczególności w odniesieniu do prawidłowego wprowadzania w życie przepisów związanych z decyzją w sprawie stosowania i wydawania wiz krótkoterminowych, systemem informatycznym, postępowaniem z niewypełnionymi naklejkami wizowymi, ochroną danych i monitorowaniem usługodawców zewnętrznych, w pierwszej kolejności należy wdrożyć zalecenia nr 6 8, 16, 22 24, 29 32, 34, 41 45, 47 49 i 51 54. (3) Niniejszą decyzję wykonawczą należy przekazać Parlamentowi Europejskiemu i parlamentom krajowym. Zgodnie z art. 16 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1053/2013 w terminie trzech miesięcy od przyjęcia zalecenia Chorwacja powinna opracować plan działania w celu wyeliminowania niedociągnięć wymienionych w sprawozdaniu z oceny i powinna przekazać go Komisji i Radzie, NINIEJSZYM ZALECA, by Chorwacja: 1. zaktualizowała informacje zawarte w standardowym formularzu odmowy wjazdu oraz informowała o opłatach obecnie wymaganych w przypadku zaskarżenia decyzji; 2. zapewniła, by pracownicy zawsze zaznaczali na stosownym ekranie w systemie informatycznym wszystkie powody, które doprowadziły do odmowy, anulowania lub unieważnienia, tak by informacje w bazie danych zawsze były zgodne z informacjami zawartymi w standardowym formularzu odmowy; rozważyła włączenie do systemu informatycznego modułu generowania standardowego formularza odmowy; 3. ponownie rozważyła konieczność uzyskania uprzedniej zgody centralnych organów na wydanie wizy wielokrotnego wjazdu z okresem ważności dłuższym niż jeden rok; 4. wdrożyła program szkoleń dla wszystkich pracowników wydziałów wizowych dotyczący unijnego kodeksu wizowego i podręcznika wizowego oraz zorganizowała szkolenie informatyczne dotyczące systemów VIS, SIS i innych odpowiednich elementów dorobku Schengen w dziedzinie wspólnej polityki wizowej; 6359/17 pas/as 3
5. zaprzestała stosowania stempla potwierdzającego dopuszczalność wniosku, jako że podstawa prawna takiej praktyki stała się nieaktualna z dniem 29 lutego 2016 r.; 6. zapewniła, by wnioskodawcom planującym pobyt w Chorwacji dłuższy niż 90 dni w dowolnym 180-dniowym okresie wydawano pozwolenie umożliwiające im pobyt dłuższy niż 90 dni; 7. zapewniła, by unieważnienie naklejki wizowej wyraźnie odróżniało się od unieważnienia wizy oraz by nie stosowano takiego samego stempla dla obu tych czynności; System informatyczny 8. rejestrowała w systemie informatycznym przydzielanie naklejek wizowych poszczególnym pracownikom, tak by w każdej chwili można było określić status i dokładną lokalizację każdej naklejki; 9. wprowadziła automatyczne wygaśnięcie sesji każdego użytkownika korzystającego z systemu informatycznego, aby uniemożliwić nieuprawniony dostęp; 10. zapewniła ochronę wszystkich danych osobowych wprowadzanych do internetowego portalu składania wniosków, w szczególności poprzez ścisłe uniemożliwienie dostępu do danych osób, które nie złożyły wniosku wizowego; 11. zmodyfikowała system informatyczny, tak aby umożliwić rozszerzone wyszukiwanie poprzednich wniosków złożonych przez tę samą osobę; 12. wyjaśniła cel wprowadzania informacji w polach systemu informatycznego dotyczących zezwolenia na pobyt; 13. rozważyła ponownie cel pola pozytywny/negatywny w systemie informatycznym i wyjaśniła personelowi zasady jego wykorzystywania; 14. zmieniła system informatyczny tak, by zdjęcia i dokumenty potwierdzające mogły być bezpośrednio rejestrowane w systemie poprzez skanowanie; 15. zmieniła interfejs systemu informatycznego, tak by dostępny był pełny rejestr, przynajmniej dla administratorów; 6359/17 pas/as 4
16. stworzyła osobne profile użytkowników systemu informatycznego z wyraźnie określonymi uprawnieniami dla personelu administracyjnego oraz dla urzędników wizowych we wszystkich wydziałach wizowych; Ambasada/wydział wizowy w Prisztinie 17. zapewniła, by usługodawca zewnętrzny udostępniał publicznie informacje zgodnie z wymogami zawartymi w akcie prawnym; 18. zapewniła, by centrum telefoniczne usługodawcy zewnętrznego odpowiadało na połączenia telefoniczne w swoim własnym imieniu, aby nie wprowadzać wnioskodawców w błąd; 19. zapewniła, by usługodawca zewnętrzny chronił przynajmniej za pomocą hasła plik zawierający wykaz terminów wizyt; 20. zapewniła, by usługodawca zewnętrzny faktycznie usuwał dane osobowe wnioskodawców; wezwała usługodawcę zewnętrznego do potwierdzenia tego faktu na piśmie; 21. zapewniła, by osoby dzwoniące do centrum telefonicznego usługodawcy zewnętrznego w pierwszej kolejności usłyszały nagraną automatyczną wiadomość wyszczególniającą stawkę dopłaty za połączenie, a także miały możliwość bezpłatnego odłożenia słuchawki; 22. zapewniła, by ambasada posiadała bezpośredni zdalny dostęp do systemu ustalania terminów zarządzanego przez usługodawcę zewnętrznego, w celu zapobieżenia niewłaściwemu wykorzystywaniu dostępnych terminów; 23. dokonała przeglądu postanowień umowy podpisanej z usługodawcą zewnętrznym związanych z ustawą o ochronie danych, szyfrowaniem danych, zatrzymywaniem danych i zasadami poufności obowiązującymi pracowników centrum telefonicznego; 24. zapewniła, by wnioskodawcy nie byli zobowiązani do dzwonienia pod numer o podwyższonej opłacie w celu umówienia się na spotkanie w ambasadzie; 25. rozważyła utworzenie i dokumentowanie systemu regularnych przeprowadzanych po zakończeniu podróży kontroli podróżujących grup, we współpracy z pośredniczącymi podmiotami komercyjnymi; 26. rozważyła wprowadzenie dźwiękochłonnych przegród, zarówno w poczekalni, jak i w miejscu pracy pracowników zajmujących się kwestiami wizowymi, w celu zapewnienia wnioskodawcom prywatności; 6359/17 pas/as 5
27. rozważyła zainstalowanie kamery w tylnej części ambasady obok sąsiadującego bloku mieszkalnego w celu monitorowania przestrzeni między tymi dwoma budynkami; 28. udzielała wyczerpujących informacji na temat dokumentów uzupełniających, które należy przedłożyć przy składaniu wniosku, oraz na temat ewentualnych alternatywnych dokumentów potwierdzających okoliczności faktyczne; 29. zapewniła, by wszystkie warunki wjazdu były zawsze weryfikowane na podstawie rzetelnych dokumentów potwierdzających okoliczności faktyczne i na podstawie analizy faktycznej treści przedłożonych dokumentów, zwłaszcza w odniesieniu do zamiaru powrotu do Kosowa 3 w okresie ważności wizy; 30. zmieniła organizację pracy, tak by lepiej wykorzystywać zasoby wydziału wizowego i by cały proces stał się bardziej wydajny i przyjazny dla klienta. W szczególności: niezwłocznie po sprawdzeniu dopuszczalności wniosku należy utworzyć w systemie informatycznym plik w celu odpowiedniego zarejestrowania wniosku, a także uzyskania natychmiastowego dostępu do historii wizowej wnioskodawcy (jeżeli dotyczy). Będzie to także niezbędne do pobierania odcisków palców, gdy dorobek Schengen będzie w pełni stosowany w Chorwacji; rozmowa z wnioskodawcą podczas składania wniosku powinna skupiać się na uzyskiwaniu informacji istotnych w danym przypadku, które powinny zostać zapisane w systemie informatycznym; należy wykluczyć powtarzanie tych samych kontroli; decyzję w sprawie wniosków należy podjąć jak najszybciej po uzyskaniu wszystkich niezbędnych informacji; 31. należy wydawać wizy wielokrotnego wjazdu o długim okresie ważności, zawsze gdy umożliwiają to: status, historia wizowa i cel podróży wnioskodawcy zgodnie z art. 24 ust. 2 kodeksu wizowego; 3 Użycie tej nazwy nie wpływa na stanowiska w sprawie statusu Kosowa i jest zgodne z rezolucją Rady Bezpieczeństwa ONZ 1244/99 oraz z opinią Międzynarodowego Trybunału Sprawiedliwości w sprawie Deklaracji niepodległości Kosowa. 6359/17 pas/as 6
32. zapewniła, by na każdym etapie procesu tworzone były w systemie informatycznym jasne informacje na temat decyzji w sprawie wniosku; rozważyła wprowadzenie zmian w systemie informatycznym, tak by informacje o wszelkich podjętych działaniach lub wydanych decyzjach dotyczących wniosku mogły być w nim rejestrowane; 33. mając na uwadze zagwarantowanie uczciwości procesu pracy, określiła wytyczne dla pracowników oddelegowanych za granicę w celu zapobieżenia zatrudnianiu członków rodziny w tym samym dziale; 34. podjęła działania mające na celu zapewnienie, by opłatę bankową uiszczały władze chorwackie, a nie wnioskodawca: zmienić bank lub umożliwić uiszczanie opłaty wizowej gotówką lub kartą kredytową w konsulacie w celu uniknięcia sytuacji, w której wnioskodawca musiałby uiszczać dodatkowe opłaty oprócz opłaty wizowej; 35. zapewniła w sytuacji gdy wniosek zostaje uznany za niedopuszczalny by opłata wizowa została automatycznie zwrócona wnioskodawcy i nie musiał on występować o jej zwrot; 36. zapewniła, by wizy wielokrotnego wjazdu ważne dłużej niż 6 miesięcy były zawsze wydawane na czas pobytu wynoszący 90 dni w ciągu każdego 180-dniowego okresu; Ambasada / wydział wizowy w Moskwie 37. zapewniła, by strona internetowa wydziału wizowego zawierała wszystkie niezbędne informacje, wszystkie informacje były prawidłowe, a wszystkie linki działały; 38. zapewniła, by wszystkie informacje podane na stronie internetowej usługodawcy zewnętrznego były prawidłowe, wszystkie linki działały oraz by członkowie rodzin obywateli UE/EOG objęci dyrektywą 2004/38/WE byli prawidłowo informowani o wszystkich mających zastosowanie ułatwieniach proceduralnych, w szczególności w odniesieniu do dokumentów uzupełniających; 39. zapewniła, by usługodawca zewnętrzny korzystał z list kontrolnych wymaganych dokumentów uzupełniających, tak by niezwłocznie informować wnioskodawców o brakujących dokumentach; 40. zaleciła usługodawcy zewnętrznemu, by zapewnił lepszej jakości koperty, których nie można łatwo otworzyć, tak by przez cały czas chronić dane osobowe wnioskodawców; 41. zapewniła, by usługodawca zewnętrzny postępował w zgodzie z przepisami dotyczącymi ochrony danych, w szczególności poprzez uniemożliwienie swoim pracownikom odnotowywania decyzji w sprawie wniosków wizowych; 6359/17 pas/as 7
42. przygotowała jasne wytyczne dotyczące radzenia sobie ze wszystkimi poważnymi i drobnymi incydentami bezpośrednio na szczeblu lokalnym we współpracy z usługodawcą zewnętrznym; kierownictwo usługodawcy zewnętrznego powinno być informowane na piśmie o wszelkich błędach, powinien być także prowadzony rejestr błędów, a pozostałe państwa członkowskie powinny być informowane o poważnych incydentach; 43. systematycznie monitorowała pracę usługodawców zewnętrznych, między innymi poprzez przeprowadzanie regularnych niezapowiedzianych kontroli w ośrodkach przyjmowania wniosków wizowych, zarówno w Moskwie i pozostałych miejscach w Rosji, jak i na Białorusi i w Kazachstanie (w tym ostatnim przypadku w miarę możliwości we współpracy/naprzemiennie z innymi państwami członkowskimi korzystającymi z tych samych ośrodków); należy sporządzać pisemne sprawozdania w sprawie monitorowania działań zawierające konkretne ustalenia; 44. zapewniła, by usługodawca zewnętrzny nie zobowiązywał wnioskodawców do uiszczania, oprócz opłaty administracyjnej, dodatkowych opłat, takich jak opłaty za przesyłanie dokumentacji pomiędzy ambasadą a usługodawcą zewnętrznym; 45. pouczyła usługodawcę zewnętrznego, by opłata za pilne rozpatrzenie wniosku pobierana była na podstawie daty złożenia wniosku w siedzibie usługodawcy zgodnie z umową o ułatwieniach wizowych między UE a Rosją; 46. rozważyła zainstalowanie bezpiecznych drzwi przy wejściu głównym do budynku oraz zastąpienie tylnych drzwi (łączących lobby wydziału wizowego ze schodami znajdującymi się na terenie rosyjskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych) stalowymi drzwiami, aby zwiększyć bezpieczeństwo w konsulacie; 47. zapewniła, by dostęp do sejfu miała tylko jedna osoba, odpowiedzialna za przydzielanie naklejek wizowych poszczególnym pracownikom; korzystanie z drugiego klucza do sejfu powinno być możliwe jedynie w ściśle określonych warunkach (np. klucz powinien być trzymany w zapieczętowanej kopercie, która może zostać otwarta wyłącznie przez upoważnioną grupę pracowników); 48. zapewniła, by po prawej stronie papierowego wniosku wizowego zostały wpisane jedynie parametry wizy oraz uwaga: Decyzja o wizie: wydana po ostatecznym podjęciu decyzji, tak by móc odtworzyć proces decyzyjny; rozważyła możliwość wykorzystania systemu informatycznego do tego celu; 6359/17 pas/as 8
49. zapewniła, by odmowy były oparte wyłącznie na jednej lub kilku podstawach wymienionych w art. 32 ust. 1 kodeksu wizowego oraz by na standardowym formularzu odmowy została(-y) prawidłowo wskazana(-e) podstawa(-y) odmowy; 50. podjęła niezbędne środki w celu wyeliminowania niezgodności między dwustronną umową między Chorwacją a Federacją Rosyjską a umową o ułatwieniach wizowych między UE a Rosją; 51. niezwłocznie zaprzestała stosowania naklejek wizowych, które nie są zgodne z rozporządzeniem Rady (WE) nr 1683/95 z dnia 29 maja 1995 r. ustanawiającym jednolity formularz wizowy; 52. niezwłocznie wprowadziła dane z wniosków uznanych za dopuszczalne do krajowego systemu informatycznego, wyszukała poprzednie wnioski tego samego wnioskodawcy, połączyła je z bieżącym wnioskiem oraz pogrupowała wnioski osób podróżujących razem; 53. zaprzestała stosowania odręcznych notatek, które łatwo mogą zostać utracone w procesie rejestrowania i przekazywania informacji dotyczących wniosku; 54. zapewniła, by informacje dotyczące historii wizowej wnioskodawcy zawarte w systemie informatycznym były brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o rodzaju i okresie ważności wydawanej wizy. Sporządzono w Brukseli W imieniu Rady Przewodniczący 6359/17 pas/as 9