ZARZĄDZENIE NR 12/17 WÓJTA GMINY ŻAGAŃ w sprawie i pieczątek stosowanych w Urzędzie Gminy Żagań oraz trybu ich zamawiania, ewidencjonowania, używania i przechowywania oraz likwidacji Na podstawie art. 31 i art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U. z 2016, poz. 446) w związku z art. 2a pkt 3 i art. 16c ustawy o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz ach państwowych (Dz.U. z 2005 r. Nr 235, poz. 2000 z późn. zm.) i 18 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i urzędowych (Dz. U. Nr 47, poz. 316 z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1. 1. Określa się zasady postępowania przy zamówieniu i pieczątek na potrzeby Urzędu Gminy Żagań, ich ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz likwidacji w przypadku utraty przez nie cech użytkowych lub braku celowości dalszego używania. 2. W Urzędzie Gminy Żagań mogą być stosowane e urzędowe, imienne (podpisowe) oraz inne pieczątki wynikające z przepisów prawa bądź potrzeb pracowników urzędu w zakresie realizowania zadań. 3. Pieczęcie i pieczątki, o których mowa w niniejszym zarządzeniu są własnością Urzędu Gminy Żagań, który ponosi koszt ich tworzenia. 2. 1. Pieczęcią urzędową jest metalowa, tłoczona pieczęć okrągła, zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczpospolitej Polskiej, a w otoku napis Urząd Gminy Żagań, Wójt Gminy Żagań. 2. Pieczęcią Urzędową może być również pieczęć, o której mowa w pkt.1, zawierająca pośrodku, zamiast wizerunku orła herb Gminy Żagań, określony w Statucie Gminy. 3. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych np. na decyzjach administracyjnych, zaświadczeniach, świadectwach. 4. Pieczęć urzędową, o której mowa w pkt. 1, używają komórki organizacyjne do sygnowania sporządzonych dokumentów w związku z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, przekazanych Wójtowi z mocy przepisów ogólnie obowiązujących lub w drodze porozumień z właściwymi organami. 5. Pieczęć urzędową, o której mowa w ust. 2 używają komórki organizacyjne do sygnowania sporządzonych dokumentów w związku z realizacją zadań własnych Gminy. 6. Odcisku urzędowej nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 7. Wymiary urzędowych określonych w pkt. 1 i 2, podmioty uprawnione do ich wykonania, zasady zamawiania, sposób przechowywania oraz postępowania z ami, które utraciły swoją wartość użytkową oraz zasady postępowania w sytuacji zagubienia bądź kradzieży, określają odrębne przepisy. 3. 1. W Urzędzie Gminy Żagań stosowane są e nagłówkowe oraz imienne (podpisowe) według wzorów określonych w Załączniku nr 1 do zarządzenia. 2. Uprawnionymi do używania imiennych w Urzędzie Gminy są: 1) Wójt Gminy, 2) Sekretarz Gminy, 3) Skarbnik Gminy, 4) inni pracownicy, których zakres powierzonych zadań i czynności uzasadnia posługiwanie się taką ą. 3. Pieczęcie podpisowe powinny uwzględniać przy nazwisku pracownika także jego tytuły zgodnie z udokumentowanym charakterem wykształcenia.
4. Pieczęcie imienne o treści z up. Wójta mogą posiadać i posługiwać się nimi jedynie osoby mające indywidualne, pisemne upoważnienie odpowiednio Wójta Gminy. 4. 1. W przypadku załatwiania spraw przez kierowników jednostek organizacyjnych z upoważnienia organów gminy, stosuje się pieczęć nagłówkową jednostki upoważnionej. 2. Pieczęć do podpisu, w przypadku, o którym mowa w ust. 1, powinna określać organ, z upoważnienia którego sprawa jest załatwiana, oraz stanowisko upoważnionego do załatwiania spraw. 5. 1. Wniosek o wykonanie lub pieczątki sporządza się na jednolitym formularzu Zapotrzebowanie na wykonanie dla Urzędu Gminy Żagań. Wzór formularza zapotrzebowania stanowi Załącznik nr 2 do zarządzenia. 2. Wniosek, o którym mowa w pkt.1, należy składać do Sekretarza Gminy, który sprawdza treść, pod względem formalno-prawnym oraz potwierdza: 1) zgodność układu (wzoru) oraz jej treść z postanowieniami Regulaminu Organizacyjnego Urzędu oraz niniejszego zarządzenia, 2) prawo danego pracownika do podpisywania dokumentów na podstawie upoważnienia udzielonego przez wójta, 3) zgodność stanowiska służbowego oraz uprawnień do tytułów wynikających z charakteru wykształcenia, porównując je z danymi zawartymi w aktach osobowych pracownika. 3. Po stwierdzeniu zgodności treści zamawianej z wymaganiami, o których mowa w ust. 2 Sekretarz Gminy zleca wykonanie z uwzględnieniem przepisów 2 ust.7. 4. Zamówienie większej liczby egzemplarzy lub pieczątki tej samej treści jest dopuszczalne tylko w uzasadnionych przypadkach. Wówczas każdy wtórnik lub pieczątki jest opatrzony kolejnym numerem rozpoznawczym stosownie do treści zamówienia. 6. 1. W Urzędzie Gminy prowadzi się Rejestr i pieczątek oraz ich odcisków zwany dalej Rejestrem, w którym ewidencjonuje się e wykonane zgodne z wnioskiem, o którym mowa w 5 ust. 1. 2. Pieczęcie i pieczątki wydawane są za imiennym potwierdzeniem odbioru w Rejestrze (podpis odbierającego i data). 3. Rejestr prowadzony jest i przechowywany na stanowisku pracy ds. sekretariatu. 4. Rejestr powinien zawierać: 1) liczbę porządkową, 2) odcisk /pieczątki, 3) informacje dotyczące wprowadzenia /pieczątki do użytkowania: a) data, b) imię, nazwisko i podpis osoby pobierającej użytkownika /pieczątki, 4) informacje dotyczące wycofania /pieczątki z użytkowania: a) data, b) osoby przyjmującej pieczęć/pieczątkę. 5) informacje dotyczące likwidacji /pieczątki a) data, b) przewodniczącego komisji likwidacyjnej pieczęć/pieczątkę, 6) uwagi, np. dotyczące powodu wycofania /pieczątki. 5. Wzór Rejestru określa Załącznik nr 3 do zarządzenia. 7. 1. Pieczęcie i pieczątki używa się wyłącznie do załatwiania spraw służbowych. Za ich używanie odpowiedzialny jest każdy pracownik urzędu, któremu przekazano pieczęć. Id: DD64C737-E9EE-4326-80A1-C4EDA59F3900. Uchwalony Strona 2
2. Użytkowane e i pieczątki należy przechowywać, z uwzględnieniem przepisów 2 ust. 7, w sposób gwarantujący ich ochronę przed uszkodzeniem, zagubieniem, kradzieżą bądź bezprawnym użyciem. Po zakończeniu pracy e i pieczątki winny być zabezpieczone w zamkniętych szafach. 3. O przypadkach kradzieży czy utraty lub pieczątki należy niezwłocznie zawiadomić Sekretarza Gminy z podaniem okoliczności, w których to nastąpiło. 4. Sekretarz Gminy dokonuje zgłoszenia zagubienia lub kradzieży o szczególnie ważnym znaczeniu policji, a w przypadku urzędowych zawiadamia również podmiot, który pieczęć taką wykonał. 5. Z czynności, o których mowa w pkt. 3 sporządza się notatki służbowe. 8. 1. W przypadku zużycia, uszkodzenia bądź dezaktualizacji lub pieczątki należy niezwłocznie zwrócić ją na stanowisko pracy ds. sekretariatu. 2. Pieczęcie i pieczątki o których mowa w ust. 1 przekazuje się do likwidacji na stanowisko pracy ds. sekretariatu wraz z formularzem zgłoszenia likwidacji, który stanowi Załącznik nr 4 do zarządzenia. 3. Fakt przekazania do likwidacji lub pieczątki oraz ich zlikwidowania odnotowuje się w rejestrze, o którym mowa w 6 ust.1. 4. Przeznaczone do likwidacji e i pieczątki stanowisko ds. sekretariatu przechowuje do momentu likwidacji. 9. 1. Powołuje się Komisję do spraw likwidacji, o których mowa w 8, zwaną dalej Komisją. 2. W skład Komisji wchodzą: 1) Przewodniczący Komisji Sekretarz Gminy, 2) Sekretarz Komisji pracownik zatrudniony na stanowisku pracy ds. sekretariatu, 3) Członek Komisji pracownik merytoryczny, którego pracy dotyczy likwidowana pieczęć. 3. Likwidacji lub pieczątek dokonuje się raz w roku, do końca pierwszego kwartału, poprzez fizyczne zniszczenie uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze używanie. 4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach likwidacji /pieczątek można dokonać doraźnie w innym terminie niż wymieniony w ust. 3. 5. Z czynności, o których mowa w ust. 3 i 4 sporządza się protokół, według wzoru określonego w Załączniku nr 5 do zarządzenia. 10. 1. Za e i pieczątki będące w posiadaniu poszczególnych pracowników, w tym za e imienne (podpisowe), odpowiadają osobiście ich użytkownicy. 2. W przypadku zmian organizacyjnych bądź innych szczególnych zdarzeń, e dotychczas używane na danym stanowisku pracy, które nie straciły użyteczności w wyniku w/w zmian, mogą być protokolarnie przekazane do dalszego użytkowania nowym komórkom bądź osobom. 3. Protokół przekazania sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden przedkłada się na stanowisko ds. sekretariatu. 4. Wzór protokołu, o którym mowa w pkt. 2-3 stanowi Załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia. 5. Pracownik, z którym rozwiązana zostaje umowa o pracę zobowiązany jest rozliczyć się z pobranych i użytkowanych i pieczątek. 11. Zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych gminy do przedkładania do rejestru prowadzonego w Urzędzie Gminy Żagań odcisków i pieczątek używanych na podstawie udzielonych przez upoważnień dla kierowników i pracowników jednostek organizacyjnych oraz przedkładania dowodów zdania tych w związku z rozwiązaniem umowy o pracę lub innymi okolicznościami powodującymi utratę mocy wydanego upoważnienia. 12. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy. Id: DD64C737-E9EE-4326-80A1-C4EDA59F3900. Uchwalony Strona 3
13. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Wójt Gminy Tomasz Niesłuchowski Id: DD64C737-E9EE-4326-80A1-C4EDA59F3900. Uchwalony Strona 4
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 12/17 WZORY PIECZĘCI URZĘDOWYCH, PIECZĘCI NAGŁOWKOWYCH ORAZ PODPISOWYCH I. Wzory urzędowych 1. Wzory urzędowych pieczęć metalowa, tłoczona okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczpospolitej Polskiej, a w otoku napis: URZĄD GMINY ŻAGAŃ WÓJT GMINY ŻAGAŃ 2. Wzory urzędowych pieczęć metalowa, tłoczona okrągła zawierająca pośrodku herb Gminy Żagań, a w otoku napis: II. Wzory nagłówkowych i podpisowych GMINA ŻAGAŃ 1. Wzory nagłówkowych oraz podpisowych stosowanych w sprawach należących do kompetencji Rady Gminy Żagań, Przewodniczącego Rady Gminy: 1) nagłówkowe: 2) podpisowe: RADA GMINY ŻAGAŃ RADA GMINY ŻAGAŃ adres PRZEWODNICZĄCY RADY GMINY 2. Wzory nagłówkowych oraz podpisowych stosowanych w sprawach należących do kompetencji Wójta Gminy: 1) nagłówkowe: 2) podpisowe: WÓJT GMINY WÓJT GMINY ŻAGAŃ URZĄD GMINY ŻAGAŃ adres, telefon, faks, NIP, Regon GMINA ŻAGAŃ adres, telefon, faks, NIP, Regon WÓJT 3. Wzory nagłówkowych oraz podpisowych w sprawach załatwianych z upoważnienia Wójta:
1) nagłówkowe: 2) podpisowe: z up. WÓJTA Sekretarz Gminy z up. WÓJTA stanowisko pracy WÓJT GMINY ŻAGAŃ URZĄD GMINY W ŻAGANIU adres, telefon, fax, NIP, Regon GMINA ŻAGAŃ adres, telefon, fax, NIP, Regon z up. WÓJTA Skarbnik Gminy 4. Wzory nagłówkowych dla Urzędu Gminy oraz komórek organizacyjnych urzędu: 5. Wzory imiennych pozostałych: 1) SEKRETARZ GMINY 2) SKARBNIK GMINY 3) PEŁNOMOCNIK DS. OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH 4) PRZEWODNICZĄCY KOMISJI DS. PROFILAKTYKI I ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH URZĄD GMINY ŻAGAŃ adres, telefon, fax, NIP, Regon GMINA ŻAGAŃ adres, telefon, fax, NIP, Regon 6. Wzory nagłówkowych oraz podpisowych stosowanych w sprawach należących do kompetencji sołectwa: 1) nagłówkowa: 2) popisowa: SOŁECTWO... (nazwa sołectwa) SOŁTYS Id: DD64C737-E9EE-4326-80A1-C4EDA59F3900. Uchwalony Strona 2
...... Stanowisko pracy Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 12/17 ZAPOTRZEBOWANIE na wykonanie /pieczątki dla Urzędu Gminy Żagań Sekretarz Gminy Zgodnie z 5 ust. 1 Zarządzenia nr 12/17 w sprawie urzędowych stosowanych w Urzędzie Gminy Żagań oraz trybu ich zamawiania, ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz likwidacji wnoszę o wyrobienie o poniższej treści: (W przypadku większej liczby zamawianych należy podać ich liczbę) Uzasadnienie i potwierdzenie celowości 1)...... 2) miejsce przechowywania. 3) imię, nazwisko i stanowisko osoby odpowiedzialnej za pieczęć urzędową:......... (data) (podpis) Stwierdzam poprawność treści w/w pod względem formalnym i zgodności z przepisami prawa. Akceptuję zapotrzebowanie na wykonanie w/w..... (data) (podpis Sekretarza Gminy)
Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 12/17 WZÓR URZĄD GMINY ŻAGAŃ - EWIDENCJA PIECZĘCI/ PIECZĄTEK URZĘDOWYCH Lp. Odcisk Wprowadzenie do użytkowania Zmiana użytkowania Likwidacja Data Imię i nazwisko użytkownika Podpis użytkownika Data Imię i nazwisko użytkownika Podpis użytkownika Data Imię i nazwisko użytkownika Powód wycofania
Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Nr 12/17 Żagań,... Stanowisko pracy ZGŁOSZENIE do likwidacji zbędnych lub zużytych /pieczątek używanych w Urzędzie Gminy Żagań Sekretarz Gminy Zgodnie z 8 ust. 2 Zarządzenia Nr 12/17 w sprawie urzędowych i pieczątek stosowanych w Urzędzie Gminy Żagań oraz trybu ich zamawiania, ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz likwidacji, zdaję do likwidacji następujące e/pieczątki:...... (data) (podpis)
Załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr 12/17 PROTOKÓŁ NR... likwidacji zbędnych lub zużytych /pieczątek używanych w Urzędzie Gminy Żagań sporządzony w dniu... roku Zgodnie z 9 ust. 5 Zarządzenia Nr 17/2016 z dnia 31 marca 2016 roku w sprawie i pieczątek stosowanych w Urzędzie Gminy Żagań oraz trybu ich zamawiania, ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz likwidacji, komisja likwidacyjna w składzie (imię, nazwisko, stanowisko): 1. 2. 3.......... przeprowadziła w Urzędzie Gminy Żagań likwidację... szt. /pieczątek, według załącznika do niniejszego protokołu *, poprzez ich: 1. 2. 3....... Na tym protokół zakończono i podpisano:......... * W załączniku do protokołu należy przedstawić wykaz odcisków zlikwidowanych /pieczątek wraz z określeniem liczby porządkowej, pod którą dana pieczęć/pieczątka została zarejestrowana w Rejestrze Pieczęci/Pieczątek Urzędu Gminy Żagań. Żagań, dnia... roku
Załącznik Nr 6 do Zarządzenia Nr 12/17 PROTOKÓŁ Nr... przekazania /pieczątek w Urzędzie Gminy Żagań sporządzony w dniu... Zgodnie z 10 ust. 4 Zarządzenia Nr 12/17 w sprawie i pieczątek stosowanych w Urzędzie Gminy Żagań oraz trybu ich zamawiania, ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz likwidacji... przekazuje... sztuk /pieczątek: (imię, nazwisko, stanowisko przekazującego)... (imię, nazwisko, stanowisko przyjmującego) których wykaz odcisków zawiera załącznik do niniejszego protokołu. Pieczęcie/pieczątki przekazuje się z powodu:......... Na tym protokół zakończono i podpisano: 1.... 2.... (czytelny podpis przekazującego) Żagań, dnia... roku (czytelny podpis przyjmującego)