Załącznik II - Zasady operacyjne 1. Kwalifikowalność 1.1 Kwalifikowalne działania (poddziałania jeśli występuje): Ministerstwo Środowiska pełni rolę Operatora Programu przy wsparciu Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. W programie będzie realizowany projekt predefiniowany oraz nabór wniosków w ramach Funduszu Małych Grantów oraz głównego naboru wniosków. Zakres niniejszego Programu koncentruje się na ochronie różnorodności biologicznej i ekosystemów poprzez realizację projektów zmierzających do zatrzymania procesu zmniejszania się oraz zanikania różnorodności biologicznej na terenie całego kraju, a w szczególności na obszarach Natura 2000. W ramach Programu przewiduje się realizację następujących rodzajów projektów inwestycyjnych i nieinwestycyjnych zgłaszanych przez wnioskodawców w naborze wniosków: projekty mające na celu podniesienie efektywności zarządzania oraz monitorowania obszarów Natura 2000; projekty mające na celu poprawę stanu ochrony siedlisk przyrodniczych i gatunków w ramach obszarów Natura 2000; projekty mające na celu przeprowadzenie inwentaryzacji i monitorowania występowania inwazyjnych gatunków obcych oraz ograniczenie ich presji na rodzime ekosystemy; projekty mające na celu zwiększenie świadomości ekologicznej społeczeństwa poprzez promocję postaw ekologicznych. 1.2 Kwalifikowalni wnioskodawcy: W ramach Programu kwalifikowalni są następujący wnioskodawcy: w przypadku otwartych naborów wniosków: wszystkie podmioty, prywatne lub publiczne, zgodnie z art. 6.2 ust. 1 Regulacji, między innymi jednostki samorządu terytorialnego oraz państwowe jednostki organizacyjne, w tym Państwowe Gospodarstwo Leśne "Lasy Państwowe" (PGL LP),itp.; w przypadku Funduszu Małych Granów: organizacje pozarządowe; w przypadku Funduszu Współpracy Dwustronnej: polscy Beneficjenci, którzy podpisali umowę w sprawie projektu z Operatorem Programu oraz wdrażają projekty z partnerami projektów z Państw-Darczyńców, polskie organizacje zainteresowane współpracą i wymianą doświadczeń i wiedzy z partnerami projektów z Państw-Darczyńców.
1.3 Szczegółowe zasady kwalifikowalności kosztów: Koszty są kwalifikowalne zgodnie z Rozdziałem 7 Regulacji z następującym wyjątkiem: w drodze wyjątku od art. 7.3 ust. 1 lit. (c) Regulacji całkowity koszt zakupu nowego lub używanego sprzętu jest kwalifikowalny pod warunkiem, że sprzęt ów stanowi nieodłączną i niezbędną część projektu i ma zasadnicze znaczenie dla osiągnięcia rezultatu projektu. Koszty pośrednie ponoszone w ramach projektów mogą opierać się na ryczałcie wynoszącym do 20% całkowitych bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych zgodnie z art. 7.4 ust. 1 lit. (b) Regulacji, ponadto zostaną szczegółowo określone w poszczególnych umowach w sprawie projektu. Szczegółowa metodologia kalkulacji kosztów pośrednich zgodnie z powyższym zostanie przedstawiona przez Operatora Programu i zostanie zawarta w treści ogłoszenia o naborze wniosków. 2. Parametry finansowe 2.1 Minimalna i maksymalna kwota dofinansowania przypadająca na jeden projekt: Minimalna kwota dofinansowania w przypadku otwartego naboru wniosków wynosi 170 000 EUR; zaś maksymalna - 800 000 EUR. Wsparcie w formie dofinansowania stosowane w przypadku projektu predefiniowanego podano w Sekcji 6, natomiast dofinansowanie w ramach Funduszu Małych Grantów w Sekcji 5.4. 2.2 Poziom dofinansowania projektu W przypadku projektu predefiniowanego i projektów wybranych w drodze głównego naboru wniosków, dofinansowanie z Programu nie przekroczy 85% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. W przypadku projektów wybranych w ramach Funduszu Małych Grantów dofinansowanie z Programu nie przekroczy 90% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. 3. Wybór projektów 3.1 Procedury wyboru: Procedury wyboru są zgodne z procedurami określonymi w art. 6.5 Regulacji z tym wyjątkiem, iż możliwe jest złożenie odwołania po dokonaniu oceny przez ekspertów, a Komitet ds. Wyboru Projektów podejmuje ostateczną decyzję dotyczącą tego, które projekty otrzymają wsparcie. Decyzja ta nie podlega weryfikacji Operatora Programu. Operator Programu dokonuje oceny wniosków pod kątem ich zgodności z kryteriami administracyjnymi i kwalifikowalności. Jeżeli na tym etapie Operator Programu wykryje jakiekolwiek niespójności lub oczywiste błędy, które można poprawić wnioskodawca otrzyma krótki termin na naniesienie poprawek. Wnioskodawcy, których wnioski zostaną odrzucone na tym etapie mają prawdo do odwołania się od tej decyzji do Operatora Programu. Jeżeli decyzja Operatora Programu
jest negatywna możliwe jest złożenie od niej kolejnego odwołania do Krajowego Punktu Kontaktowego. W przypadku uzyskania pozytywnej decyzji od Operatora Programu lub Krajowego Punktu Kontaktowego decyzja zostaje poddana ocenie, bez tej oceny wniosek nie zostaje przekazany dalej. Zgodnie z art. 6.5 ust. 2, 3 i 5 Regulacji każdy wniosek spełniający kryteria administracyjne i kwalifikowalności jest analizowany przez dwóch ekspertów Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, którzy nie są zaangażowani we wdrażanie Programu. Eksperci powołani przez Operatora Programu mają odpowiednią wiedzę w danej dziedzinie. Eksperci przyznają oddzielnie punkty dla projektów zgodnie z kryteriami wyboru przyjętymi przez Komitet ds. Wyboru Projektów oraz zgodnie z art. 6.5. ust. 3 Regulacji. Jeśli różnica między punktami przyznanymi przez dwóch ekspertów wynosi więcej niż 30% wyższego wyniku, Operator Programu zleca niezależną ocenę projektu trzeciemu ekspertowi. W takich przypadkach na potrzeby sporządzenia listy rankingowej stosuje się średnią liczbę punktów z dwóch najbardziej zbliżonych wyników. Wnioskodawcy są informowani o wynikach oceny merytorycznej przeprowadzonej przez ekspertów i mają prawo złożenia odwołania od ich decyzji do Operatora Programu, a następnie do Krajowego Punktu Kontaktowego. Operator Programu przygotowuje listę rankingową propozycji rekomendowanych do finansowania w oparciu o punkty przyznane przez ekspertów i przedkłada ową listę do Komitetu ds. Wyboru Projektów. Jednocześnie Operator Programu przesyła listę rankingową w języku angielskim do KMF. Projekty przedłożone do Komitetu ds. Wyboru Projektów po ocenie merytorycznej zawierają stosowne uzasadnienie wraz z zaleceniami dotyczącymi wybranych propozycji. Po przeprowadzeniu analizy listy rankingowej Komitet w uzasadnionych przypadkach może zmodyfikować kolejność wymienionych projektów kwalifikujących się do wsparcia. Uzasadnienie takiej modyfikacji należy przedstawić w protokole z posiedzenia Komitetu ds. Wyboru Projektów. Jeśli ta modyfikacja prowadzi do odrzucenia projektu, dany wnioskodawca jest powiadamiany o tym fakcie na piśmie i otrzymuje uzasadnienie modyfikacji. Oprócz podstawowej listy rekomendowanych projektów Komitet ds. Wyboru Projektów może również wskazać projekty do zamieszczenia na liście rezerwowej. Komitet ds. Wyboru Projektów przedkłada Operatorowi Programu listę rekomendowanych projektów, a Operator Programu informuje wnioskodawców o wynikach procesu wyboru i publikuje wyniki na stronie internetowej Programu. 3.2 Otwarte nabory wniosków oraz dostępność funduszy (w tym, ich liczba, czas trwania i szacowana wielkość): W ramach Programu odbędzie się jeden nabór wniosków, który rozpocznie się nie później niż w pierwszym kwartale 2013 r., a kwota dofinansowania z MF EOG dostępna w tym naborze wyniesie przynajmniej 13 190 181 EUR. Nabór będzie trwał nie krócej niż 2 miesiące. Jeżeli po przeprowadzeniu naboru zostaną nierozdysponowane środki Operator Programu może:
przeprowadzić uzupełniający nabór lub nabory. Do tego naboru/tych naborów zastosowanie mają mutatis mutandis powyższe przepisy; skorzystać z wniosków zamieszczonych na rezerwowej liście projektów. 3.3 Kryteria wyboru: Komitet ds. Wyboru Projektów zatwierdza otwarte nabory wniosków i kryteria merytoryczne, które obejmują poniższe kryteria ogólne: wykonalność; zasadność; efektywność ekonomiczna; innowacyjność i planowany efekt ekologiczny; wpływ na środowisko oraz wkład w osiąganie celów, rezultatów i wyników Programu. Bardziej szczegółowe kryteria wyboru zostaną opracowane przez Operatora Programu i przyjęte przez Komitet ds. Wyboru Projektów na jego pierwszym posiedzeniu, a następnie będą przedłożone do KMF. 4. Przepływ płatności, weryfikacja wniosków o płatność, monitoring i sprawozdawczość 4.1 Przepływ płatności Projekty prowadzone przez organizacje non-profit otrzymują płatności w formie rat zaliczki. Pierwsza rata zaliczki wynosi nie więcej niż 10% całkowitej przyznanej kwoty dofinansowania. O kolejne raty zaliczki Beneficjenci wnioskują za pośrednictwem raportów okresowych. Projekty prowadzone przez podmioty z sektora publicznego, w tym jednostki samorządu terytorialnego otrzymują płatności w formie jednej płatności zaliczkowej oraz jako płatności okresowe i płatności końcowe. Beneficjent wnioskuje o płatność zaliczkową, która nie może być wyższa niż 40% całkowitej przyznanej kwoty dofinansowania. Zaliczka równoważy wydatki poniesione i zgłoszone w okresowym raporcie finansowym. Zaliczka jest odejmowana od kwoty zwrotu poniesionych wydatków, aż do wyrównania całkowitej kwoty płatności zaliczkowej. Projekty prowadzone przez Beneficjentów nie będących podmiotami z sektora publicznego, ani organizacjami non-profit otrzymują płatności w formie jednej płatności zaliczkowej oraz jako płatności okresowe i płatności końcowe. Beneficjenci wnioskują o płatność zaliczkową, która nie może być wyższa niż 10% całkowitej przyznanej kwoty dofinansowania. Zaliczka równoważy wydatki poniesione i zgłoszone w okresowym raporcie finansowym. Zaliczka jest odejmowana od kwoty zwrotu poniesionych wydatków, aż do wyrównania całkowitej kwoty płatności zaliczkowej. Płatności są przekazywane na rzecz Beneficjenta, w terminie nie przekraczającym trzech miesięcy od złożenia wniosku o płatność okresową i nie później niż miesiąc po jego zatwierdzeniu.
4.2 Weryfikacja wniosków o płatność Płatności na rzecz projektów dokonywane są na podstawie zatwierdzonych raportów okresowych / raportów końcowych dla projektu. Proces weryfikacji i zatwierdzania raportów okresowych dla projektów opiera się na informacjach dotyczących poniesionych wydatków, statusu finansowego i postępów projektów zawartych w raportach okresowych oraz na dodatkowych informacjach przedkładanych razem z raportami. W przypadku weryfikacji wydatków poniesionych przez partnera projektu z Państwa-Darczyńcy wystarczającym dowodem poniesienia kosztów jest raport niezależnego biegłego rewidenta potwierdzający, że zgłoszone koszty zostały poniesione zgodnie z Regulacjami, przepisami prawa krajowego i praktykami rachunkowości kraju partnera projektu. Powyższą zasadę stosuję się do partnera projektu z Państwa-Darczyńcy, porównaj art. 7.13 ust. 5 Regulacji. Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej jest odpowiedzialny za weryfikację i zatwierdzanie raportów finansowych. Ministerstwo Środowiska weryfikuje streszczenia raportów przedkładane przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej i przeprowadza ogólny nadzór. Procedura weryfikacji wniosków o płatność, cykliczności okresów sprawozdawczych oraz terminów przedkładania raportów zostaną szczegółowo opisane w systemie zarządzania i kontroli Programów zgodnie z art. 4.8 ust. 2 Regulacji. 4.3 Monitorowanie i sprawozdawczość Beneficjenci są zobowiązani informować o postępach finansowych w projekcie oraz o postępie w osiąganiu oczekiwanych wyników oraz przekazywać stosowne informacje na koniec realizacji projektów w raportach okresowych. Raporty okresowe przedkładane są Operatorowi Programu z częstotliwością określoną w uzgodnionym harmonogramie, ale nie rzadziej niż trzy razy w roku. W przypadku projektów predefiniowanych przynajmniej raz w okresie realizacji projektu przeprowadza się monitoring na miejscu dla każdego projektu. W przypadku projektów wybranych w otwartym naborze wniosków monitoring na miejscu odbywa się co roku na próbie projektów wybranych na podstawie analizy ryzyka. Analiza ta uwzględnia m.in. postęp rzeczowy i finansowy projektu, czas pozostały do zakończenia projektu oraz poprawność przygotowanej dokumentacji sprawozdawczej. Z zasady monitoring na miejscu na koniec realizacji projektu przeprowadzany jest po złożeniu przez Beneficjenta ostatniego wniosku o płatność do Operatora Programu. Monitoring na miejscu może również zostać przeprowadzony w trybie doraźnym kiedy zajdzie taka potrzeba. Monitoring na miejscu prowadzi Operator Programu. Informacje na temat procesu monitoringu i sprawozdawczości zostaną szczegółowo opisane w systemie zarządzania i kontroli Programu zgodnie z art. 4.8 ust. 2 Regulacji.
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej jest odpowiedzialny za weryfikację i zagwarantowanie terminowego przekazywania płatności oraz odzyskiwanie nienależnie wypłaconych płatności. Ministerstwo Środowiska weryfikuje streszczenia reportów przedkładane przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej i przeprowadza ogólny nadzór. 5. Dodatkowe mechanizmy w ramach Programu 5.1 Fundusz Współpracy Dwustronnej Alokacja środków na Fundusz Współpracy Dwustronnej na poziomie Programu nie może być niższa niż 1,5% całkowitych wydatków kwalifikowalnych w ramach Programu. Plan wykorzystania środków Funduszu Współpracy Dwustronnej oraz strategia funduszu zostaną bardziej szczegółowo opracowane i przedłożone do zatwierdzenia przez KMF. 5.2 Działania uzupełniające Nie dotyczy. 5.3 Rezerwa na rzecz strat z tytułu różnic kursowych Umowy zawierane pomiędzy Operatorem Programu a Beneficjentem będą określane w polskich złotych (PLN). Rezerwa na rzecz strat z tytułu różnic kursowych będzie wykorzystywana tylko na pokrycie strat z tytułu różnic kursowych Operatora Programu wynikających z różnicy pomiędzy kursem zastosowanym przy planowaniu budżetu Programu, a kursem zastosowanym do obliczenia wydatków rzeczywistych (w tym różnica pomiędzy kursem zastosowanym przy udzielaniu dofinansowania projektów, a kursem zastosowanym do rozliczania dofinansowania projektów). 5.4 Fundusze Małych Grantów W ramach rezultatu Zwiększony potencjał ekologiczny organizacji pozarządowych do promowania różnorodności biologicznej oprócz projektów złożonych w ramach naboru wniosków zostanie ustanowiony Fundusz Małych Grantów, który będzie ustanowiony na rzecz projektów składanych przez organizacje pozarządowe zgodnie z art. 1.5 ust. 1 lit. (m) Regulacji. Ponadto wyżej wspomniane podmioty muszą spełniać następujące wymogi: posiadać status prawny, muszą być zarejestrowane przynajmniej na 12 miesięcy przed złożeniem wniosku oraz muszą być zarejestrowane na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Cel, oczekiwane rezultaty, wskaźniki i wyniki Funduszu Małych Grantów są takie same jak te określone dla Programu. Szereg działań zostanie przedstawiony w ramach oczekiwanych rezultatów, z których będzie można wybierać działania dla projektów składanych przez organizacje pozarządowe do Funduszu Małych Grantów. W ramach Funduszu Małych Grantów zaplanowano jeden nabór wniosków. Całkowita alokacja dostępna w Funduszu Małych Grantów wynosić będzie 4 000 000 EUR z kwoty dofinansowania MF EOG.
Kwota wsparcia finansowego na projekty w ramach Funduszu Małych Grantów wyniesie od 50 000 EUR do 250 000 EUR. Kwestię poziomu dofinansowania projektu omówiono w Sekcji 2.2 powyżej, zaś płatności zaliczkowe w Sekcji 4.1 powyżej. Sekcja 3 dotycząca wyboru projektów stosuje się mutatis mutandis do Funduszu Małych Grantów, w tym szczegółowe kryteria wyboru zostaną opracowane przez Operatora Programu i przyjęte przez Komitet ds. Wyboru Projektów na jego pierwszym posiedzeniu, a następnie będą przedłożone do BMF. 6. Projekty predefiniowane Jeden projekt predefiniowany stanowi część propozycji programu, jak przewidziano w MoU. Projekt ten opisano w załączniku 2 do propozycji programu, a dalsze informacje na jego temat przedstawiono również w odpowiedzi na wniosek o dodatkowe informacje. Ochrona różnorodności biologicznej i ekosystemów Celem projektu jest zwiększenie poziomu świadomości na temat różnorodności biologicznej wśród nauczycieli i uczniów poprzez opracowanie narzędzi wspierających edukację o różnorodności biologicznej (materiały edukacyjne dla nauczycieli, atrakcyjne gry edukacyjne, materiały promocyjne w Internecie) oraz organizowanie warsztatów dla nauczycieli (w tym materiały edukacyjne dla nauczycieli dotyczące znaczenia różnorodności biologicznej dla życia i gospodarki). Realizacja projektu przyczyni się do zatrzymania procesu zmniejszania się różnorodności biologicznej poprzez podniesienie poziomu świadomości ekologicznej wśród grup docelowych. Beneficjent: Departament Informacji o Środowisku w Ministerstwie Środowiska Kwota dofinansowania z MF EOG: 743 750 EUR Szacunkowy całkowity koszt kwalifikowany: 875 000 EUR Poziom dofinansowania: 85% 7. Modyfikacje Programu Zasady dotyczące modyfikacji Programu określono w art. 5.9 Regulacji i art. 2.9 umowy w sprawie programu. 8. Wersja propozycji programu Wszelkie odniesienia do propozycji programu znajdujące się w niniejszej umowie w sprawie programu rozumie się jako odniesienia do wersji podpisanej przez Operatora Programu dnia 1 lutego 2012 r. i obejmują wszelką późniejszą korespondencję i komunikację pomiędzy Darczyńcami, KMF, Krajowym Punktem Kontaktowym, a Operatorem Programu.
9. Różne Nie dotyczy.