STRATEGICZNE MYŚLENIE - KONTROLA ZARZĄDCZA PRZY WYKORZYSTANIU NARZĘDZI IT Szczyrk, 2-3 czerwiec 2016
CELE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ Określenie celów strategicznych i operacyjnych dla organizacji. Zarządzanie zadaniami cyklicznymi (okresowymi). Szybki podgląd dla osób decyzyjnych w zakresie prawidłowości realizacji celów i zadań wyznaczonych w ramach procesu kontroli zarządczej. Efektywne zarządzanie ryzykiem związanym z realizacją zaplanowanych celów i zadań. Możliwość przeprowadzania analiz i raportowania o stanie zaawansowania realizacji wytyczonych celów i zadań. Prezentacja wyników analiz związanych z kontrolą zarządczą w przejrzysty sposób, z wykorzystaniem identyfikatorów graficznych m.in. z wykorzystaniem Kokpitu Menedżera.
Główne role w systemie kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem PREZYDENT MIASTA odpowiedzialny za zapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. CZŁONKOWIE KIEROWNICTWA zarządzają ryzykiem w ramach posiadanych kompetencji, promują zgodność działania z ustalonym akceptowalnym poziomem ryzyka. AUDYTOR WEWNETRZNY dokonuje niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej, w tym systemu zarządzania ryzykiem. OSOBA UPOWAŻNIONA PRZEZ PREZYDENTA MIASTA DO KOORDYNACJI KONTROLI ZARZĄDCZEJ prowadzi ogólny nadzór nad kontrolą zarządczą w zakresie analizy informacji o występujących zagrożeniach w procesie realizacji celów lub zadań; koordynuje działania korygujące, wspomagające; monitoruje zabezpieczenia istotnych ryzyk. OSOBA KIERUJACA WYDZIAŁEM (KOMÓRKA RÓWNORZĘDNĄ) zarządza ryzykiem na poziomie komórki organizacyjnej. OSOBA KIERUJACA WYDZIAŁEM (KOMÓRKA RÓWNORZĘDNĄ) OSOBA KIERUJACA WYDZIAŁEM (KOMÓRKA RÓWNORZĘDNĄ) PRACOWNICY realizują mechanizmy kontroli, uczestniczą w identyfikacji i analizie ryzyka.
Zespół ds. wdrożenia i funkcjonowania Systemu Wspomagania Kontroli Zarządczej i Zarządzania Ryzykiem Doradcy Doradcy Pełnomocnik ds. ISO Kierownik wdrożenia Sekretarz Miasta Audytor wewnętrzny czynności doradcze Koordynator wdrożenia, Lider Systemu KZ Zastępca Lidera Systemu KZ Doradca w zakresie integracji z systemami ewidencyjnymi Administrator ds. sieciowych Lider systemu Kadry Doradca w zakresie spraw kadrowych
Nowy model Systemu Kontroli Zarządczej narzędzie informatyczne służące do tworzenia, monitorowania i dokonywania zmian w zakresie struktury organizacyjnej Urzędu; narzędzie umożliwiające projektowanie opisów stanowisk pracy i zakresów czynności pracowników; narzędzie do efektywnego zarządzania w zakresie Systemu Zarządzania Jakością (ISO); narzędzie stanowiące całokształt funkcjonalności związanych z kontrolą zarządczą.
Główne funkcjonalności Systemu Wspomagania Kontroli Zarządczej i Zarządzania Ryzykiem 3. Ryzyka 4. Ankiety 5. Harmonogram czynności /Kalendarz 2. Zadania 6. Bank wiedzy System KZ 1. Zakresy czynności 7. Komunikator
Funkcja Zakresy czynności Systemu KZ Kadry Słowniki KADRY Sporządzenie zakresu obowiązków przez przełożonego Przyjęcie zakresu obowiązków przez pracownika Przyjęcie zakresu obowiązków przez osobę zastępującą Zakres obowiązków służbowych Zakres zadań Załącznik Uprawnienia do systemów ABI
Funkcje Cele i Zadania Systemu KZ Słownik kategorii celów Słownik celów, priorytetów - Priorytety strategiczne (SRMZ) - Cele strategiczne (SRMZ) - Cele operacyjne (SRMZ, R.O.) - Wskaźniki SRMZ Kokpit Menadżera Słownik zadań Zadania - Mierniki budżetowe, - Wskaźniki/mierniki pozostałe Słownik ryzyk Słownik kategorii ryzyk Ryzyka Mechanizmy kontrolne Ocena ryzyka (Istotność) - Niska - Średnia - Wysoka, Określenie akceptowalnego poziomu ryzyka. Reakcja na ryzyko -Tolerowanie -Zgłoszenie -Przeniesienie -Wycofanie się -Działanie Działania konieczne (zaradcze) Osoba odpowiedzialna za ryzyko zarządzanie ryzykiem
SKUTEK Szacowanie wartości ryzyka Mapa (macierz) ryzyka 5- Katastrofalny 1 (5) 2 (10) 3 (15) 3 (20) 3 (25) 4- Poważny 1 (4) 2 (8) 2 (12) 3 (16) 3 (20) 3- Średni 1 (3) 1 (6) 2 (9) 2 (12) 3 (15) 2- Mały 1 (2) 1 (4) 1 (6) 2 (8) 2 (10) 1- Nieznaczny 1 (1) 1 (2) 1 (3) 1 (4) 1 (5) 1- Rzadkie 2- Małe 3- Średnie 4- Duże PRAWDOPODOBIEŃSTWO 5- Prawie pewne Ocena ryzyka (Poziom istotności ryzyka) 3 - Ryzyko wysokie (od 15 do 25 pkt) 2 - Ryzyko średnie (od 8 do12 pkt) 1 - Ryzyko niskie (od 1 do 6 pkt) Uwaga: W przypadku pojawienia się skutku ryzyka (np. finansowego na poziomie 5- katastrofalnym, realizacji zadania na poziomie 1- nieznacznym, wizerunku na poziomie 1- nieznacznym), to ogólny poziom skutków przyjmie najwyższą wartość. W tym przypadku ogólna ocena wyniesie 5 - katastrofalne skutki.
Metodyka uzgadniania celów zadań i ryzyk Osoba kierująca Wydziałem (komórką równorzędną) Wyznaczanie celów i zadań Identyfikacja i analiza ryzyk Członek Kierownictwa wg właściwego resortu Uzgodnienie celów, zadań, zidentyfikowanych ryzyk i wyników ich analizy UZGODNIENIE Wynik BRAK UZGODNIENIA Prezydent Miasta, Członkowie Kierownictwa KOKPIT MENADŻERA SYSTEM KZ BAZA DANYCH/ARCHIWIZACJA
Kokpit Menadżera - korzyści Możliwość bieżącego monitorowania realizacji działań. Powiązanie strategii organizacji z działaniami operacyjnymi. Łatwe przechodzenie z okna wyników do danych źródłowych. Tworzenie raportów w oparciu o własne zapytanie lub gotowe szablony. Szybki podgląd kluczowych parametrów z wykorzystaniem intuicyjnego mechanizmu świateł ulicznych do wizualizacji statusu.
Przykładowy widok kokpitu 190 170 Ryzyka w UM 189 70 60 55 Ryzyka w Resortach 56 150 130 110 90 70 50 30 10-10 +2 65 29 Ryzyko niskie Ryzyko średnie Ryzyko wysokie 50 40 30 20 10 0 12 11 Resort PM 5 17 Resort I-ZPM 21 3 5 2 2 2 Resort II-ZPM 24 Resort III-ZPM 39 4 Resort SM +2 2 16 7 Resort SK niskie średnie wysokie 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Ryzyka w resorcie PM niskie średnie wysokie Zadanie 5 Zadanie 4 Zadanie 3 Zadanie 2 Zadanie 1 Ryzyka w Wydziale 6 wysokie średnie niskie 0 1 2 3
Przykładowy widok kokpitu (cd.) 190 170 150 130 110 90 70 50 30 10-10 Ryzyka w UM 189 +2 65 29 Ryzyko niskie Ryzyko średnie Ryzyko wysokie RYZYKO FINANSOWE 39% Kategorie ryzyka (średnie) RYZYKO DOT. ZASOBÓW LUDZKICH 13% +2 RYZYKO ZEWNĘTRZNE 17% RYZYKO OPERACYJNE 31% Ryzyka finansowe Ryzyko braku środków finansowych. Ryzyko realizowania programów współfinansowanych ze środków UE. Ryzyko zamówień publicznych i zlecenia zadań publicznych. Inne związane z ryzykiem finansowym. Ryzyko sprawozdawczości finansowej. Ryzyko inwestycji. Ryzyko podlegające ubezpieczeniu. Ryzyko budżetowe. Ryzyko straty środków. 0 5 10 15 20
Przykładowy widok kokpitu cd. Ryzyka w Resorcie SM 30 26 25 20 20 15 10 5 0 14 7 6 +2 4 3 3 3 3 3 3 2 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Wydz 20 Wydz 21 Wydz 22 Wydz 23 Wydz 24 Wydz 25 Wydz 26 Wydz 27 niskie średnie wysokie
Przykładowy widok kokpitu cd. Ryzyka wg Zadań Wydziału 23 Zadanie 7 Zadanie 6 Zadanie 5 Zadanie 5 Zadanie 4 Zadanie 4 Zadanie 3 Zadanie 2 Zadanie 1 Zadanie 1 0 1 2 3 - Nowe ryzyko
Korzyści wdrożenia Systemu KZ stworzenie udoskonalonego i spójnego systemu kontroli zarządczej w Gminie Zabrze (obecnie w Urzędzie Miejskim, a docelowo w m.j.o.), usprawnienie pracy dla Członków Kierownictwa Urzędu, Osób kierujących Wydziałem, audytu wewnętrznego, Administratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI), a także dla potrzeb systemu zarządzania jakością (ISO), efektywne zarządzanie ryzykiem związanym z realizacją zaplanowanych celów i zadań, stworzenie kompletnej bazy informacji na temat ryzyk, bieżący dostęp do dokumentacji w zakresie kontroli zarządczej dla wszystkich osób, dla których są one niezbędne, uniknięcie wielokrotnej analizy ryzyka tych samych obszarów, szybki podgląd i analiza danych oraz sporządzanie raportów, zidentyfikowanie nieprawidłowości, których usunięcie wpłynie na jakość realizowanych procesów oraz lepsze wyniki kontroli zewnętrznych.
Dziękuję za uwagę Naczelnik Biura Audytu Wewnętrznego Urząd Miejski w Zabrzu Izabela Kaszuba tel. 32 37 33 538 sekretariat_ba@um.zabrze.pl