18 ZARZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 26 września 2003 r. w sprawie sposobu ewidencjonowania ksiąg wieczystych w ośrodku migracyjnym ksiąg wieczystych i dokumentowania przebiegu migracji. Na podstawie art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 14 lutego 2003 r. o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym (Dz. U. Nr 42, poz. 363) zarządza się, co następuje: 1. Zarządzenie określa: 1) sposób ewidencjonowania ksiąg wieczystych w ośrodku migracyjnym ksiąg wieczystych; 2) sposób dokumentowania przebiegu migracji ksiąg wieczystych; 3) wzór protokołu przekazywania ksiąg wieczystych; 4) wzory okresowych sprawozdań z przebiegu migracji ksiąg wieczystych. 2. 1. W książce ewidencji przewozów ksiąg wieczystych, prowadzonej przez wydział ksiąg wieczystych oraz ośrodek migracyjny ksiąg wieczystych, rejestruje się partie ksiąg wieczystych, które w zamkniętych i zaplombowanych pojemnikach przekazywane są do ośrodka migracyjnego oraz zwracane przez ten ośrodek. 2. Książka, o której mowa w ust. 1, zawiera: 1) dla wydawanych partii ksiąg wieczystych: a) datę i czas nadania partii ksiąg wieczystych, b) oznaczenie adresata, c) oznaczenie numeru partii ksiąg wieczystych, d) liczbę i numery pojemników zawartych w danej partii ksiąg wieczystych, ze wskazaniem numerów plomb, którymi zabezpieczony został pojemnik, e) imiona i nazwiska oraz podpisy osoby wydającej i osoby odbierającej partię ksiąg wieczystych, f) numer listu przewozowego; 2) dla przyjmowanych partii ksiąg wieczystych: a) datę i czas odbioru partii ksiąg wieczystych, b) oznaczenie nadawcy, c) oznaczenie numeru partii ksiąg wieczystych, d) liczbę i numery pojemników zawartych w danej partii ksiąg wieczystych, e) imiona i nazwiska oraz podpisy osób wydających i przyjmujących partię ksiąg wieczystych, f) numer listu przewozowego. 3. 1. Ewidencję ksiąg wieczystych znajdujących się w ośrodku migracyjnym ksiąg wieczystych prowadzi się w systemie informatycznym. 2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, obejmuje: 1) numery ksiąg wieczystych,
Ministra Sprawiedliwości 102 Poz. 18 2) numery partii i pojemników, w których księgi wieczyste zostały przekazane do ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych. 4. Dla każdego pojemnika z księgami wieczystymi sporządza się protokół przekazanych ksiąg wieczystych, którego części oznaczone są symbolami A, B, C lub D, numerem partii przekazywanych ksiąg wieczystych oraz numerem pojemnika. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia. 5. 1. W wydziale ksiąg wieczystych sporządza się, w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, część protokołu oznaczoną symbolem A, zwaną dalej protokołem A. Jeden egzemplarz protokołu A pozostawia się w wydziale ksiąg wieczystych, a drugi przekazywany jest w pojemniku, razem z księgami wieczystymi, których dotyczy, do ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych. 2. Przewodniczący wydziału ksiąg wieczystych potwierdza zgodność protokołu A z zawartością pojemnika, zawierającego księgi wieczyste przeznaczone do migracji. 6. 1. Po odebraniu pojemnika z księgami wieczystymi, w ośrodku migracyjnym ksiąg wieczystych sporządza się część protokołu oznaczoną symbolem B, zwaną dalej protokołem B. Protokół B pozostawia się w ośrodku migracyjnym ksiąg wieczystych. 2. Kierownik ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych potwierdza w protokole B jego zgodność z zawartością pojemnika. 3. W razie stwierdzenia rozbieżności pomiędzy protokołami A i B kierownik ośrodka migracyjnego wraz z przewodniczącym wydziału ksiąg wieczystych podejmują czynności wyjaśniające w celu ustalenia przyczyny niezgodności stanu ksiąg wieczystych przekazanych w pojemniku z protokołem A. 4. Ustalenia dokonane w toku czynności wyjaśniających, o których mowa w ust. 3, kierownik ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych odnotowuje na protokole B, w rubryce Uwagi. 5. Jeżeli w wyniku czynności wyjaśniających nie doszło do usunięcia przyczyny niezgodności, kierownik ośrodka migracyjnego przesyła odpis protokołu B prezesowi sądu okręgowego, w którego okręgu znajduje się sąd rejonowy, z którego został przekazany pojemnik z księgami wieczystymi. 7. 1. Po przygotowaniu pojemnika z księgami wieczystymi przeznaczonymi do zwrotu do wydziału ksiąg wieczystych, w ośrodku migracyjnym ksiąg wieczystych sporządza się, w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, część protokołu oznaczoną symbolem C, zwaną dalej protokołem C. Jeden egzemplarz protokołu C pozostawia się w ośrodku migracyjnym ksiąg wieczystych, a drugi jest przekazywany do wydziału ksiąg wieczystych w pojemniku, razem z księgami wieczystymi, których dotyczy. 2. Kierownik ośrodka migracyjnego potwierdza zgodność protokołu C z zawartością pojemnika, zawierającego dotychczasowe księgi wieczyste. 3. Jeżeli do wydziału ksiąg wieczystych nie zwraca się wszystkich ksiąg wieczystych otrzymanych w danym pojemniku, kierownik ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych opisuje przyczynę zatrzymania księgi wieczystej w protokole C, w rubryce Uwagi, w pozycji, pod którą ta księga wieczysta jest wymieniona. 4. Jeżeli do pojemnika przygotowanego do zwrotu dołącza się księgę wieczystą z innego pojemnika, kierownik ośrodka migracyjnego uzupełnia o kolejne pozycje protokół C. 8. 1. W wydziale ksiąg wieczystych sporządza się część protokołu oznaczoną symbolem D, zwaną dalej protokołem D. Protokół D pozostawia się w wydziale ksiąg wieczystych. 2. Przewodniczący wydziału potwierdza w protokole D jego zgodność z zawartością pojemnika. 3. W razie stwierdzenia rozbieżności pomiędzy protokołami C i D przewodniczący wydziału ksiąg wieczystych wraz z kierownikiem ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych podejmują czynności wyjaśniające w celu ustalenia przyczyny niezgodności stanu ksiąg wieczystych przekazanych w pojemniku z protokołem C. 4. Ustalenia dokonane w toku czynności wyjaśniających, o których mowa w ust. 3, przewodniczący wydziału ksiąg wieczystych odnotowuje w protokole D, w rubryce Uwagi. 5. Jeżeli w wyniku czynności wyjaśniających nie doszło do usunięcia przyczyny niezgodności, przewodniczący wydziału ksiąg wieczystych przesyła odpis protokołu D prezesowi sądu okręgowego, który nadzoruje ośrodek migracyjny ksiąg wieczystych. 9. 1. Kierownik ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych sporządza sprawozdania dzienne z przebiegu migracji. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia. 2. Kierownik ośrodka migracyjnego, dla każdego wydziału ksiąg wieczystych objętego migracją, sporządza miesięczne, półroczne i roczne sprawozdania z przebiegu migracji ksiąg wieczystych. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia. 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2003 r. Minister Sprawiedliwości: Grzegorz Kurczuk
Ministra Sprawiedliwości 103 Poz. 18 Załączniki do zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 26 września 2003 r. (poz. 18) Załącznik nr 1 strona 1................................... (pieczęć wydziału ksiąg wieczystych)................... (data) PROTOKÓŁ PRZEKAZANYCH KSIĄG WIECZYSTYCH CZĘŚĆ A W... (numer partii i numer pojemnika) Miejsce wydania ksiąg wieczystych:.............................................................. (nazwa wydziału ksiąg wieczystych) Data wydania ksiąg wieczystych:................................... Liczba ksiąg wieczystych zawartych w pojemniku:.............. Wykaz ksiąg wieczystych zawartych w pojemniku: Numer księgi wieczystej Liczba tomów Numer księgi wieczystej Liczba tomów
Ministra Sprawiedliwości 104 Poz. 18 strona 2 Numer księgi wieczystej Liczba tomów Numer księgi wieczystej Liczba tomów Uwagi przewodniczącego wydziału ksiąg wieczystych:............................................... Potwierdzam zgodność protokołu z zawartością pojemnika............................................. (podpis przewodniczącego wydziału ksiąg wieczystych)
Ministra Sprawiedliwości 105 Poz. 18 strona 1.............................................. (pieczęć ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych)................... (data) PROTOKÓŁ PRZEKAZANYCH KSIĄG WIECZYSTYCH CZĘŚĆ B W... (numer partii i numer pojemnika) Miejsce odbioru:............................................................................... (nazwa ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych) Data odbioru:...................................... Liczba ksiąg wieczystych zawartych w pojemniku:.............. Wykaz ksiąg wieczystych zawartych w pojemniku: Numer księgi wieczystej Liczba tomów Uwagi 4
Ministra Sprawiedliwości 106 Poz. 18 strona 2 Numer księgi wieczystej Liczba tomów Uwagi 4 Uwagi kierownika ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych:.......................................... Potwierdzam zgodność protokołu z zawartością pojemnika. Potwierdzam odbiór wskazanych powyżej ksiąg wieczystych do migracji.................................................. (podpis kierownika ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych)................................................. (data i podpis osoby odpowiedzialnej za migrację ksiąg wieczystych wymienionych w protokole)
Ministra Sprawiedliwości 107 Poz. 18 strona 1.............................................. (pieczęć ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych)................... (data) PROTOKÓŁ PRZEKAZANYCH KSIĄG WIECZYSTYCH CZĘŚĆ C W... (numer partii i numer pojemnika) Miejsce wydania ksiąg wieczystych:.............................................................. (nazwa ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych) Data wydania ksiąg wieczystych:...................................... Liczba ksiąg wieczystych zawartych w pojemniku:.............. Wykaz ksiąg wieczystych zawartych w pojemniku: Numer księgi wieczystej Uwagi Stan migracji księgi wieczystej 1) Oznaczenie partii i pojemnika, z którego księga wieczysta została dołączona 4 5
Ministra Sprawiedliwości 108 Poz. 18 strona 2 Numer księgi wieczystej Uwagi Stan migracji księgi wieczystej 1) Oznaczenie partii i pojemnika, z którego księga wieczysta została dołączona 4 5 Uwagi kierownika ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych:....................................................................................................................................... Potwierdzam zgodność protokołu z zawartością pojemnika.................................................. (podpis kierownika ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych) 1) Rubrykę 4 wypełnia się wyrazami niedokonana tylko w przypadku, gdy dotychczasową księgę wieczystą zwraca się do sądu rejonowego bez dokonania migracji.
Ministra Sprawiedliwości 109 Poz. 18 strona 1.............................................. (pieczęć wydziału ksiąg wieczystych)................... (data) PROTOKÓŁ PRZEKAZANYCH KSIĄG WIECZYSTYCH CZĘŚĆ D W... (numer partii i numer pojemnika) Miejsce odbioru:............................................................................... (nazwa wydziału ksiąg wieczystych) Data odbioru:...................................... Liczba ksiąg wieczystych zawartych w pojemniku:.............. Wykaz ksiąg wieczystych zawartych w pojemniku: Numer księgi wieczystej Uwagi Stan migracji księgi wieczystej 1) Oznaczenie partii i pojemnika, z którego księga wieczysta została dołączona 4 5
Ministra Sprawiedliwości 110 Poz. 18 strona 2 Numer księgi wieczystej Uwagi Stan migracji księgi wieczystej 1) Oznaczenie partii i pojemnika, z którego księga wieczysta została dołączona 4 5 Uwagi przewodniczącego wydziału ksiąg wieczystych:............................................... Potwierdzam zgodność protokołu z zawartością pojemnika.................................................. (podpis przewodniczącego wydziału ksiąg wieczystych) 1) Rubrykę 4 wypełnia się wyrazami niedokonana tylko w przypadku, gdy dotychczasową księgę wieczystą zwraca się do sądu rejonowego bez dokonania migracji.
Ministra Sprawiedliwości 111 Poz. 18.............................................. (nazwa ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych) Sprawozdanie dzienne z przebiegu migracji ksiąg wieczystych w dniu...20....r. Zestawienie ksiąg wieczystych zapisanych w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych Załącznik nr 2 Wydział Ksiąg Wieczystych Numer księgi wieczystej Wydział Ksiąg Wieczystych Numer księgi wieczystej............................................ (miejscowość, data)................................................ (pieczęć i podpis kierownika ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych)
Ministra Sprawiedliwości 112 Poz. 18 Załącznik nr 3.............................................. (nazwa ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych) Sprawozdanie z przebiegu migracji ksiąg wieczystych w okresie od...do... Miesiąc/ półrocze/rok Wydział Ksiąg Wieczystych Liczba ksiąg wieczystych, których migracja została dokonana Liczba ksiąg wieczystych pozostających w ośrodku migracyjnym Liczba ksiąg wieczystych zwróconych bez dokonania migracji 4 5 6 Suma w miesiącu/półroczu/roku Suma w miesiącu/półroczu/roku Suma w miesiącu/półroczu/roku Suma w miesiącu/półroczu/roku Suma w okresie............................................ (miejscowość, data)................................................ (pieczęć i podpis kierownika ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych)