ZAPYTANIE OFERTOWE Nr postępowania: 10/RPOWM/2017 z dnia 27.04.2017 r. 1. Nazwa, adres, dane kontaktowe Zamawiającego Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR ul. Czerska 8/10, 00-732 Warszawa, woj. Mazowieckie adres strony internetowej: www.skmsar.org.pl 2. Tytuł zamówienia: Postępowanie nr 10/RPOWM/2017 na wykonanie usługi serwisu kawowego i serwisu obiadowego (lunch) dla 15 osób, w dniach 09-10.05.2017 r. Krakowie. 3. Miejsce, termin i sposób składania ofert: Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Cena oferty powinna być wyrażona wyłącznie w walucie polskiej (PLN), z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku. Cena ofertowa jest ceną ryczałtową i obejmuje wszystkie koszty wykonania zamówienia. Oferent uwzględnia wymagania zawarte w zapytaniu. Oferta powinna być złożona na załączonym formularzu ofertowym (Załącznik numer 1). Oferta powinna zawierać: a) Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2), b) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3), c) Aktualny odpis z właściwego rejestru (w przypadku braku dostępności w bazie Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej: https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/ lub Krajowym Rejestrze Sądowym: http://www.krs-online.com.pl/). Oferty należy składać w formie elektronicznej: Wyżej wymienione dokumenty powinny zostać przesłane na adres e-mail: bozena.sopniewska@sar.org.pl w tytule e-maila: Serwis kawowy i obiadowy na Warsztaty z budowy strategii marki i przewagi konkurencyjnej pozycji na rynkach zagranicznych w Krakowie. Termin składania ofert: do dnia 05.05.2017 r. 4. Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia: Bożena Sopniewska, bozena.sopniewska@sar.org.pl; tel: 508 908 266 5. Skrócony opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa wykonania: serwisu kawowego i serwisu obiadowego (lunch) dla 15 osób, w dniach 09-10 maja 2017 r. w Sali konferencyjnej Hotelu Best Western Efekt Express, ul. Opolska 14, w Krakowie, w związku z realizacją dwudniowego warsztatu z zakresu budowy strategii marki i przewagi konkurencyjnej pozycji na rynkach
zagranicznych, grupa IV w ramach projektu pn. Zwiększenie konkurencyjności małopolskich marek na rynkach zagranicznych, Osi Priorytetowej III Przedsiębiorcza Małopolska, Działania 3.3 Umiędzynarodowienie małopolskiej gospodarki, Poddziałania 3.3.1 Promocja gospodarcza Małopolski, nr umowy o dofinansowanie: RPMP.03.03.01-12- 0130/16-00. Przedmiot zamówienia jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014 2020. 6. Cel zamówienia: Celem zamówienia wybór Wykonawcy usługi serwisu kawowego i serwisu obiadowego (lunch) dla 15 osób, w dniach 09-10 maja 2017 r. w Sali konferencyjnej Hotelu Best Western Efekt Express, ul. Opolska 14, w Krakowie, w związku z realizacją dwudniowego warsztatu z zakresu budowy strategii marki i przewagi konkurencyjnej pozycji na rynkach zagranicznych, grupa III w ramach projektu pn. Zwiększenie konkurencyjności małopolskich marek na rynkach zagranicznych, nr umowy o dofinansowanie: RPMP.03.03.01-12-0130/16-00. 7. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa wykonania: serwisu kawowego i serwisu obiadowego (lunch) dla 15 osób, w dniach 09-10 maja 2017 r. w Sali konferencyjnej Hotelu Best Western Efekt Express, ul. Opolska 14, w Krakowie, w związku z realizacją dwudniowego warsztatu z zakresu budowy strategii marki i przewagi konkurencyjnej pozycji na rynkach zagranicznych, IV grupa w ramach projektu pn. Zwiększenie konkurencyjności małopolskich marek na rynkach zagranicznych, Osi Priorytetowej III Przedsiębiorcza Małopolska, Działania 3.3 Umiędzynarodowienie małopolskiej gospodarki, Poddziałania 3.3.1 Promocja gospodarcza Małopolski, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014 2020, nr umowy o dofinansowanie: RPMP.03.03.01-12- 0130/16-00. Obowiązki Wykonawcy: Wykonawca dostarczy i zapewni: 1) serwis kawowy dla 15 osób w trakcie warsztatu w dniach 09-10 maja 2017 r. w Sali konferencyjnej Hotelu Best Western Efekt Express, ul. Opolska 14, w Krakowie w godz.9:00 do 17:00, w następującym minimalnym menu: a) Kawa, mleczko do kawy, cukier, słodzik b) Herbata czarna, owocowa, zielona c) Woda gazowana, niegazowana, d) Soki e) Ciasteczka (3 rodzaje) f) Paluszki, g) Owoce (winogrona, jabłka, banany) 2) Serwis obiadowy (Lunch) dla 09-10 maja 2017 r. w Sali konferencyjnej Hotelu Best Western Efekt Express, ul. Opolska 14, w Krakowie w godzinach 12:00 do 13:00; w następującym minimalnym menu: a) Pierwsze danie (zupa)
b) Danie drugie (danie mięsne) c) Dodatki skrobiowe; d) Surówka e) Kompot, woda niegazowana lub sok. f) Zastawa wielorazowa Zamawiający zastrzega sobie prawo wprowadzenia niewielkich zmian dot. godziny lunchu, w zależności od programu warsztatu i liczby osób korzystających z serwisu kawowego i obiadowego. Wykonawca ponosi samodzielnie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Obowiązki Zamawiającego: Zamawiający dostarczy listę osób korzystających z serwisu kawowego i obiadowego podczas dwudniowego warsztatu. 8. Kod CPV: 55520000-1 Usługi dostarczania posiłków, 55321000-6 Usługi przygotowywania posiłków, 55320000-9 Usługi podawania posiłków 9. Czy dopuszcza się złożenie ofert częściowych: NIE 10. Termin realizacji zamówienia: W dniach 09-10 maja 2017 r. 11. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania. 2. Oświadczenie Wykonawcy, że spełnia warunki, dotyczące udziału w postępowaniu. 3. Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, to jest posiadanie uprawnienia do wykonywania działalności objętej Ofertą (tzn. posiadanie aktualnej koncesji zezwolenie na prowadzenie działalności gastronomicznej oraz zgodę Stacji Sanitarno Epidemiologicznej i inne niezbędne pozwolenia). 4. Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt do realizacji usługi: sprzęt gastronomiczny i zastawę stołową. 1) Informacje o wykluczeniu: a) Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu. b) Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, co do których wskutek sprawdzenia wiarygodności ofert poweźmie informacje o zawarciu w złożonej ofercie danych niezgodnych z prawdą. c) Wykonawcy powiązanego z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo (zgodnie z zapisami Załącznika nr 2) W celu uniknięcia konfliktu interesów, zamówienia publiczne udzielane przez Zamawiającego, nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe, o których mowa powyżej,
rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Ofertę Oferenta wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą. 12. Kryteria oceny ofert: 1. Zamawiający uzna oferty za spełniające wymagania i przyjmie do szczegółowego rozpatrywania (z zastosowaniem zasady spełnia/nie spełnia), jeżeli: 1) oferta spełnia wymagania określone w niniejszym zapytaniu ofertowym, 2) oferta została złożona w określonym przez Zamawiającego terminie, 3) Wykonawca nie jest powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, 4) Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, to jest posiadanie uprawnienia do wykonywania działalności objętej Ofertą (tzn. posiada aktualną koncesję zezwolenie na prowadzenie działalności gastronomicznej oraz zgodę Stacji Sanitarno Epidemiologicznej i inne niezbędne pozwolenia), 5) Wykonawca przedstawił ofertę zgodną co do treści z wymaganiami Zamawiającego. Zaoferował cenę kompletną, jednoznaczną i ostateczną. Cena oferty została wyrażona cyfrowo i słownie oraz zawierała wszelkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia i wynikające z zapytania ofertowego. 2. Oferty złożone po terminie lub w inny sposób niż określony w pkt. 3 nie zostaną rozpatrzone. 3. Oferty nie spełniające wymagań formalnych określonych postanowieniami niniejszego zapytania będą odrzucane. 4. Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że: 1% = 1 punkt. Wybór oferty zostanie dokonany w oparciu o przyjęte w niniejszym postępowaniu kryteria oceny ofert. 5. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i wagami procentowymi: 1) Cena (C1) 100 % Przyznawane punkty ofertom obliczane będą: cena oferty w kwocie brutto oraz netto z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla 1 osoby, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia. 13. Informacje o wagach punktowych lub procentowych Maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania przez Wykonawcę w kryterium Cena wynosi 100 punktów. 14. Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty
Sposób oceny ofert: 1) Punkty za kryterium Cena zostaną obliczone według wzoru: C= Cmin *100*100% Co gdzie: C- liczba punktów w kryterium ceny C min- najniższa cena spośród złożonych ofert Co- cena oferty rozpatrywanej Zamawiający przy wyborze najkorzystniejszej oferty będzie kierował się ogólną punktacją, obliczoną jako suma punktów osiągniętych przez Wykonawcę w każdym z kryteriów cena. Punktacja będzie obliczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 15. Pytania do treści niniejszego zapytania: a) Wykonawcy mogą zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania. Zamawiający obowiązany jest udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni robocze przed upływem terminu składania ofert. b) Jeżeli pytanie o wyjaśnienie treści zapytania wpłynęło do Zamawiającego po upływie terminu o którym mowa punkcie a) powyżej, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić pytanie bez odpowiedzi. c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany w treści zapytania: w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu do składania ofert, zmodyfikować treść niniejszego zapytania. Dokonane w ten sposób modyfikacje Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, umieszczając ją na stronie bazy konkurencyjności. Modyfikacje są każdorazowo wiążące dla Wykonawców. d) Zamawiający przedłuży termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do wprowadzenia w ofertach zmian wynikających z modyfikacji treści niniejszego zapytania. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający niezwłocznie zawiadamia wszystkich Wykonawców, umieszczając tę informacje na stronie w bazie konkurencyjności. 16. Określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści umowy w zakresie: a. terminu realizacji umowy; b. zmian wynikających ze zmiany wniosku o dofinansowanie lub wytycznych, które mają zastosowanie w Projekcie; c. zmiany liczby osób korzystających z serwisu kawowego i obiadowego; d. innych, nieistotnych zmian w stosunku do treści oferty Wykonawcy. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę. W przypadku, gdy wybrany Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.
17. Formularz oferty: Wzór formularza oferty znajduje się w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego 18. Poprawa pomyłek w treści oferty: Zamawiający dokona poprawy oczywistej omyłki pisarskiej i/lub pomyłki rachunkowej w treści oferty i powiadomi o tym Wykonawcę przesyłając informację na adres poczty elektronicznej podany w ofercie. 19. Lista dokumentów wymaganych od Wykonawcy: 1. Oferta wzór formularza oferty znajduje się w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. 2. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2; 3. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3); 4. Aktualny odpis z właściwego rejestru (w przypadku braku dostępności w bazie Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/ lub Krajowym Rejestrze Sądowym (http://www.krs-online.com.pl/). Przy składaniu ofert w formie elektronicznej, Wykonawca przesyła wypełnione i podpisane dokumenty w formie skanów (załączniki 1,2,3,) Jeżeli złożona oferta nie zawiera wszystkich dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wzywa do ich uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o: a) Wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano, i uzasadnienie jej wyboru. b) Wykonawców, których oferty zostały odrzucone wraz z uzasadnieniem Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia ofert wykonawcy, jeżeli zaproponowana cena jest rażąco niska, w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Odrzucenie oferty będzie możliwe po przedstawieniu wyjaśnień przez wykonawcę. 20. Unieważnienie postępowania Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny 21. Finansowanie Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014 2020, w ramach projektu pn. Zwiększenie konkurencyjności małopolskich marek na rynkach zagranicznych, nr umowy o dofinansowanie: RPMP.03.03.01-12-0130/16-00.
Uwagi końcowe. Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Stowarzyszenia Komunikacji Marketingowej SAR do zawarcia umowy. Stowarzyszenie może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.