ZAPYTANIE OFERTOWE na zakup i dostawę urządzeń biurowych w ramach projektu Partnerski Urząd Gminy przyjazny mieszkańcom nr umowy: UDA-POKL.05.02.01-00-057/12-00 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, POKL 5.2.1 Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 30191400-8 Niszczarki 30121100-4 Fotokopiarki 30121200-5 Urządzenia fotokopiujące 30121300-6 Urządzenia do powielania 30121400-7 Powielacze 30121410-0 Telefaksy 30232130-4 Kolorowe drukarki atramentowe 30232110-8 Drukarki laserowe 30216110-0 Skanery komputerowe 32550000-3 Sprzęt telefoniczny 32581200-1 Urządzenia faksowe ZAMAWIAJĄCY Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze ul. Długa 23/25, 00-238 Warszawa TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, obowiązujących na dzień ogłoszenie zapytania. Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, udostępnione na stronie internetowej www.frdl.mazowsze.pl oraz w siedzibie FRDL Centrum Mazowsze. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: zakup i dostawa urządzeń oraz przeszkolenie pracowników z obsługi programu (jeśli dotyczy) dla 4 gmin partnerskich z województwa mazowieckiego: - Jabłonna Lacka, ul. Klonowa 12, 08-304 Jabłonna Lacka - Repki, ul. Parkowa 7 08-307 Repki - Sokołów Podlaski, ul. Wolności 44 08-300 Sokołów Podlaski - Sterdyń, ul. Kościuszki 6 08-320 Sterdyń Lp. nazwa specyfikacja ilość sztuk miejsce dostawy 1 niszczarka Niszczenie jednorazowo con. 10 kartek (70g) na mikrościnki 2x8 mm, P-5/T-5/O-1 Niszczenie: dokumenty ze zszywkami, karty kredytowe i płyty CD/DVD Szerokość szczeliny wejściowej od 230 mm Elektroniczny start-stop, funkcja cofania Wyjmowany kosz Obudowa na kółkach z blokadą Czujnik zatrzymujący pracę noży w momencie dotknięcia szczeliny wejściowej na całość urządzenia, 5 lat na noże tnące Jabłonna Lacka
2 drukarka A3 kolor atramentowa Przedni podajnik papieru Podawanie papieru artystycznego Kolorowy wyświetlacz LCD Wybór odcieni szarości Wydruki w formatach do A3+ USB, Wi-Fi i Ethernet Automatyczne przełączanie Gwarancja 2 lata Jabłonna Lacka 3 urządzenie wielofunkcyjne FAKS / TELEFON / KOPIARKA / AUTOMAT ZGŁOSZENIOWY Identyfikacja rozmówcy Wydruk listy identyfikacji numerów abonentów wywołujących Cyfrowy automat zgłoszeniowy z ok. 15 min czasem nagrywania Wybieranie przy odłożonej słuchawce Rozsyłanie sekwencyjne (do con. 20 lokalizacji) Wskaźnik wyczerpania folii barwiącej Kopiowanie wielokrotne (pow. 20 stron) Powiększanie, zmniejszanie i grupowanie wydruków (sortowanie) Słuchawka System głośnomówiący Podświetlany wyświetlacz i klawiatura Identyfikacja rozmówcy CLIP Książka telefoniczna o pojemności do min. 200 pozycji Połączenia wewnętrzne Połączenia konferencyjne Kontrolka dzwonka/wiadomości Menu w j. polskim Kolor: srebrny/szary Jabłonna Lacka 4 drukarka ze skanerem Technologia druku atramentowa Maks. rozmiar nośnika A4 Rozdzielczość druku w czerni 1200 x 6000 dpi Rozdzielczość druku w kolorze 1200 x 6000 dpi Gramatura papieru do 220 g/m² Praca w sieci Rozdzielczość skanera 2400 x 2400 dpi Szybkość kopiarki w czerni minimum 20 str./min. Szybkość kopiarki w kolorze minimum 20 str./min. Rozdzielczość kopiarki 1200 x 1200 dpi Skalowanie: 25-400 % do 99 kopii Pojemność pamięci faksu 400 str. Szybkość transmisji faksu ok 30 kbps Szybkie wybieranie: 100 lokalizacji Interfejs usb 2.0 Wi-fi Ethernet 10/100 mbps Repki 5 aparat telefoniczny stacjonarny Identyfikacja abonenta Wyświetlacz z funkcją zegara Książka telefoniczna: 50 numerów Pamięć 50 abonentów wywołujących Powtórne wybieranie numerów Przycisk FLASH Tonowe lub impulsowe wybieranie numeru Regulator głośności dzwonka Stacjonarny z funkcją flash Repki
6 urządzenie wielofunkcyjne (faks, ksero, skaner, drukarka sieciowa) Podstawowe funkcje urządzenia (drukarka, Kopiarka, Skaner, Faks) Technologia druku laserowa monochromatyczna Maks. rozmiar nośnika A4 Prędkość procesora 600 MHz Maksymalna szybkość druku (mono) 35 str./min. Zainstalowana pamięć od 256 MB, od 4 GB wew. dysk Maksymalna wielkość pamięci do 768 MB Emulacje PCL5e/6, PS3, XPS, Epson/IBM Pro, PDF, TIFF Rozdzielczość w poziomie (mono) 1200 dpi Rozdzielczość w pionie (mono) 1200 dpi Pojemność podajnika papieru od 300 szt. Pojemność podajnika dokumentów od 50 szt. Pojemność tacy odbiorczej od 150 szt. Obsługiwane nośniki (papier A4, A5, B5, A6, koperty, folia, pocztówki, etykiety papierowe, karty) Obsługiwane systemy operacyjne Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows 2003 Server, Microsoft Windows Server 2008 Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Vista, Linux, Microsoft Windows 7 Typ skanera (kolorowy, płaski, technologia CIS) Optyczna rozdzielczość skanowania 1200 x 1200 dpi, Maksymalna rozdzielczość skanowania interpolowana - 4800 dpi, Skalowanie 25-400 % Złącze zewnętrzne 1x USB 2.0; 1x RJ-45 (Fast Ethernet 10/100) sieć bezprzewodowa IEEE 802.11 b/g/n Zainstalowane opcje Podajnik na 250 arkuszy, Podajnik wielofunkcyjny na 50 arkuszy, ADF (automatyczny podajnik dokumentów) pojemność: 50 arkuszy Tacka odbiorcza na 150 arkuszy, moduł druku dwustronnego Typ modemu ITU-T G3 Szybkość wysyłania danych (Upstream) 33,6 kb/s Pojemność pamięci faksu 4000 stron Szybkie wybieranie 200 numerów kolorowy ekran dotykowy LCD Sokołów Podlaski 7 projektor multimedialny 8 aparat telefoniczny stacjonarny WYŚWIETLANIE Jasność: Maks. 2000 lumenów (wg standardu ANSI) Współczynnik kontrastu: Kontrast standardowy 2100 (całkowicie włączony/całkowicie wyłączony) Rozdzielczość: XGA (1024 x 768) Równomierność: Standardowo 85% (wg japońskiego standardu JBMA) Soczewki projektora: Przysłona: F/2.41 do 2.55 Rozmiar obrazu: Od 22.89 do 302.8 cala (przekątna) Odległość wyświetlania: Od 1 do 12 m Konfiguracja: Funkcje 3D włączone POŁĄCZENIA Zasilanie: gniazdo zasilania prądem przemiennym Wejście sygnału z komputera: dwa złącza typu D-sub dla sygnału komponentowego (analogowego/rgb), sygnały wejściowe HDTV. Wyjście do komputera: nie dotyczy Wejście sygnału wideo: jedno złącze kompozytowego sygnału wideo typu RCA i jedno złącze S-video Wejście USB: jedno złącze typu slave na potrzeby zdalnego sterowania i aktualizacji oprogramowania wewnętrznego Wejście sygnału audio: jedno złącze typu jack (średnica 3.5 mm) Wejście HDMI: jeden port HDMI 1.3 (zgodność z protokołem HDCP) Bezprzewodowy telefon z ekranem kolorowym 1,8 cala. Podświetlana klawiatura i wyświetlacz LCD w słuchawce. System głośnomówiący. Książka telefoniczna Prezentacja numeru przychodzącego oraz listę wybieranych i nieodebranych numerów. Kolor srebrny/szary Sokołów Podlaski Sokołów Podlaski
9 skaner A3 kolor do digitalizacji materiałów (szkice, mapy, plany) z oprogramowaniem 10 drukarka laserowa monochromatyczna 11 fax (urządzenie wielofunkcyjne) Urządzenie do digitalizacji materiałów A3 kolor (szkice, mapy) wraz z oprogramowaniem, Rozdz. optyczna w pionie 1200 dpi, Rozdz. optyczna w poziomie 1200 dpi, Obszar skanowania min. 304.8 x 431.8 mm, Prędkość skanowania: max 12 sekund, Interfejs USB 2.0 Oprogramowanie pełna polska wersja Kaseta z czarnym tonerem Płyta instalacyjna Przewód zasilający Prędkość druku min 25 stron/min Możliwość automatycznego druku dwustronnego Rozdzielczość druku do 1200 x 1200 dpi Wbudowana karta sieciowa Możliwość wydruku na papierze o wielu rozmiarach i Grubościach (w tym na papierze ozdobnym) do A3+ USB Cyfrowy aparat zgłoszeniowy Technologia wydruku: druk na papierze termicznym maksymalna prędkość modemu: 9600 b/s (dobierana automatycznie) 28- stronicowa pamięć dokumentów Funkcja kopiowania Funkcja skanowania Obsługa funkcji identyfikacji abonenta wywołującego System głośnomówiący Sterdyń Sterdyń 2 Urząd Gminy Sterdyń Termin wykonania zamówienia Wykonawca zobowiązany są wykonać zamówienie w terminie do 31 stycznia 2014r. W tym terminie należy dostarczyć poszczególne części zamówienia do każdej z gmin Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy: 1.1 spełniają warunek dotyczący posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. 1.2 spełniają warunek dotyczący posiadania wiedzy i doświadczenia. 1.3 spełniają warunek dotyczący posiadania wiedzy i co najmniej 2 lat doświadczenia w sprzedaży sprzętu biurowego, komputerowego, telefonicznego. 1.4 spełniają warunek dotyczący dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 1.5 spełniają warunek dotyczący sytuacji ekonomicznej i finansowej, która zapewnia możliwość wykonania zamówienia. 1.6 nie podlegają wykluczeniu z postępowania w trybie zapytania ofertowego i złożą stosowne oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego), ponieważ Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich i zawarcia w ich imieniu umowy w postępowaniu w trybie zapytania ofertowego. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki określone w punktach od 1.2 do 1.4 musi spełniać co najmniej jeden wykonawca lub wszyscy wykonawcy łącznie, warunek określony w punkcie 1.1 i 1.5 musi spełniać każdy wykonawca z osobna. Zamawiający dokona oceny spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu na zasadzie wykazał/nie wykazał, na podstawie oświadczeń lub dokumentów złożonych przez wykonawcę wraz z ofertą, wymienionych i opisanych w punkcie 5, podpunkty 1.1 do 1.5 zapytania ofertowego. Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców, którzy nie wykażą spełniania warunków udziału w postępowaniu. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania 1. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia, określonych w punkcie V zapytania, wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty: 1.1 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w punkcie 5 zapytania, punkty od. 1.1 do 1.5 sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania 1.2 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania sporządzone zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania. 2. Jeżeli wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie takich podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. 3. W przypadku wnoszenia oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, wykonawcy muszą złożyć oświadczenia i dokumenty, o których mowa w punkcie 5 ustęp 1, z tym, że dokumenty wymienione w ustępie 1 podpunkt 1.1 i 1.5 należy przesłać dla każdego wykonawcy. 4. Pełnomocnictwo w formie pisemnej (skan oryginału należy dołączyć do oferty). 5. Odpis z właściwego rejestru przedsiębiorców (odpis z KRS itp.) 6. Ilekroć w treści zapytania, a także w załącznikach do niniejszego zapytania występuje wymóg podpisywania dokumentów lub oświadczeń lub też potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, należy przez to rozumieć że oświadczenia i dokumenty te powinny być opatrzone podpisem (podpisami) osoby (osób) uprawnionej (uprawnionych) do reprezentowania wykonawcy, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania wykonawcy na podstawie pełnomocnictwa. 7. Podpisy wykonawcy na oświadczeniach i dokumentach muszą być złożone w sposób czytelny i pozwalający zidentyfikować osobę podpisującą (np. podpis i obok czytelnie imię i nazwisko). 8. W przypadku potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, na dokumentach tych muszą się znaleźć podpisy wykonawcy, według zasad, o których mowa w punktach 4 i 5 oraz klauzula za zgodność z oryginałem. W przypadku dokumentów wielostronicowych, należy poświadczyć za zgodność z oryginałem każdą stronę dokumentu, ewentualnie poświadczenie może znaleźć się na jednej ze stron wraz z informacją o liczbie poświadczanych stron. 9. Pełnomocnictwo, o którym mowa w punkcie 4 w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem należy dołączyć do oferty. Opis sposobu przygotowania oferty Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferta musi być sporządzona i przesłana w wersji elektronicznej ponadto musi zawierać wypełniony formularz oferty stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania. Formularz oferty musi zostać przesłany w postaci podpisanego przez wykonawcę skanu oraz dodatkowo w formie edytowalnej (forma edytowalna nie wymaga podpisu). Pozostałe załączniki powinny zostać podpisane oraz przesłane w formie ponumerowanych skanów. Treść oferty musi być zgodna z treścią zapytania. Oferta wraz z załącznikami musi zostać sporządzona w sposób czytelny.
Oferta musi być podpisana przez wykonawcę, tj. osobę (osoby) reprezentującą wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania wykonawcy. Jeżeli osoba (osoby) podpisująca ofertę (reprezentująca wykonawcę lub wykonawców występujących wspólnie) działa na podstawie pełnomocnictwa, pełnomocnictwo to w formie skanu oryginału musi zostać dołączone do oferty. Wykonawca, który zaoferuje produkt równoważny musi udowodnić spełnienie wszystkich wymagań i funkcjonalności określonych w punkcie 3 Opis Przedmiotu Zamówienia. Termin związania ofertą Oferta wiąże, aż do momentu podpisania umowy z wybranym wykonawcą. Jeżeli wybrany wykonawca odmówi podpisania umowy zamawiający uprawniony jest do wyboru oferty, która uzyskała następną w kolejności najwyższą ilość punktów. Opis sposobu obliczania ceny Wykonawca poda cenę oferty w formularzu ofertowym w kwocie brutto. Cena musi być wyrażona w złotych polskich (PLN), z dokładnością nie większą niż dwa miejsca po przecinku. Wykonawca musi uwzględnić w cenie oferty wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia, w tym dostawę do urzędów gmin oraz wszelkie opłaty i podatki wynikające z obowiązujących przepisów. Płatności będą dokonywane na podstawie umowy zawartej z Zamawiającym i po wykonaniu usługi. Ewentualne płatności zaliczkowe będą uzgadniane indywidualnie z wyłonionym wykonawcą/wykonawcami. Badanie ofert 1. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców mailowo wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 2. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwróci się do wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. 3. Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, rachunkowe i inne polegające na niezgodności oferty z zapytaniem, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona. Opis kryteriów wyboru oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert: LP. Kryterium Znaczenie kryterium (w %) 1 Cena 70 % 2 Czas realizacji (w dniach) 20 % 3 Doświadczenie (w latach) 10 % Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach kryterium oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt. Punkty za kryterium Cena zostaną obliczone według wzoru: Cena oferty najtańszej ------------------------------- x 70 = liczba punktów Cena oferty badanej Punkty za kryterium Czas realizacji zostaną obliczone według wzoru: Najkrótszy czas realizacji ------------------------------- ---------- x 20 = liczba punktów Czas realizacji oferty badanej
Punkty za kryterium Doświadczenie w latach zostaną obliczone według wzoru: Najdłuższy okres doświadczenia ------------------------------------------------- x 10 = liczba punktów Okres doświadczenia oferty badanej Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów. Pozostałe warunki postępowania 1. Zamawiający powiadomi o wyborze najkorzystniejszej oferty albo rozstrzygnięciu zapytania ofertowego bez wyboru żadnej oferty, a także o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie również zamieszczona na stronie internetowej www.frdl.mazowsze.pl. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do anulowania zapytania ofertowego bez wybrania żadnej oferty i bez podawania przyczyny. 3. Oferta niezgodna z treścią zapytania ofertowego zostanie odrzucona. 4. Zamawiający powiadomi wybranego wykonawcę o miejscu i terminie podpisania umowy. 5. Zamawiający może prosić wykonawców o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienie oferty. W takie sytuacji wszyscy oferenci będą mieli szansę na takie same uzupełnienia. 6. W trakcie realizacji zamówienia zamawiający dopuszcza możliwość wzrostu zamówienia udzielonego z zastosowaniem zasady konkurencyjności do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą, 7. Za dzień zakończenia realizacji zamówienia przyjmuje się dzień odbioru prac na podstawie protokołu odbioru prac w części, na którą wykonawca złożył ofertę. lub dzień przeszkolenia pracowników w ramach danej części. 8. Zamawiający zastrzega, że w przypadku zamówienia przez zamawiającego mniejszej ilości usług i towarów niż podane w zapytaniu ofertowym nie będą przysługiwały z tego tytułu wykonawcy żadne roszczenia poza roszczeniem o zapłatę już wykonanych usług i dostaw. Opis sposobu udzielania wyjaśnień 1. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wyłącznie drogą mailową z opcją potwierdzenia odbioru na adres: dorota.rubnikowicz@frdl.org.pl 2. Zamawiający udzieli wyjaśnień wyłącznie drogą mailową z opcją potwierdzenia odbioru niezwłocznie, nie później jednak niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że mail z prośbą o wyjaśnienie treści zapytania wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Załączniki do oferty: Załącznik nr 1 - wzór formularza ofertowego Załącznik nr 2 - wzór oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 3 wzór oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia Proszę o przesłanie oferty w terminie do dnia 17 grudnia 2013r. (wtorek) do godz. 15.00 na adres e-mail: dorota.rubnikowicz@frdl.org.pl lub osobiście do siedziby Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze ul. Żurawia 43, 00-650 Warszawa IVp. Pok. 413 W tytule maila lub na kopercie z dokumentacją proszę dopisać: oferta na urządzenia biurowe w projekcie Partnerski Urząd Gminy przyjazny mieszkańcom. Pytania należy kierować do: Dorota Rubnikowicz dorota.rubnikowicz@frdl.org.pl (22) 351-93-02