2. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom komórek organizacyjnych Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu prowadzącej indywidualną sprawę.

ZARZĄDZENIE NR021.1.64.2014 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 12 maja 2014 w sprawie wprowadzenia procedury postępowania administracyjnego środkami komunikacji elektronicznej Na podstawie ust 3 załącznika Nr 2 do regulaminu organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu wprowadzonego zarządzeniem Nr 021.1.66.2013 z dnia 17.07.2013 z późn. zm. w związku z art. 39 (1) ustawy z dnia 14.06.1960r. Kodeks Postępowania Administracyjnego ( Dz. U. z 2013 poz. 267 ze zm. ), zarządzam co następuje: 1. Wprowadza się do stosowania w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu Procedury postępowania administracyjnego środkami komunikacji elektronicznej stanowiącą załącznik Nr 1 do zarządzenia. 2. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom komórek organizacyjnych Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu prowadzącej indywidualną sprawę. 3. Nadzór nad prawidłowością doręczania pism urzędowych sprawuje kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za prowadzenie indywidualnej sprawy 4. Pisma urzędowe wymagające zatwierdzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym, podpisuje Dyrektor lub upoważniony przez Burmistrza pracownik Ośrodka. 5. Zobowiązuje się osoby nadzorujące poszczególne komórki wewnętrzne do utworzenia wersji elektronicznych formularzy i wniosków oraz ich przekazanie w wersji elektronicznej do dnia 16.06.2014 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania

Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 021.1.64..2014 z dnia 12.05.2014 PROCEDURA POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO ŚRODKAMI KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ Procedura określa sposób i tryb doręczania pism urzędowych, wglądu do dokumentów, wzywania i innej komunikacji ze stroną postępowania administracyjnego środkami komunikacji elektronicznej Ilekroć mowa w procedurze o : - KPA- oznacza to ustawę z dnia 14.06.1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz 267 z późn. zm. ) - zaufany profil oznacza profil założony w systemie epuap o statusie zaufany, o którym mowa w art. 20a ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. - środki komunikacji elektronicznej - rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną; - podpis elektroniczny - kwalifikowany certyfikat przy zachowaniu zasad przewidzianych w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.) - Ośrodku, OPS Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu - pracowniku pracownika Ośrodka - adresie elektronicznym strony - system teleinformatyczny umożliwiający porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności adres poczty elektronicznej lub system e PUAP np. adres poczty elektronicznej, konto na e - PUAP Rozdział I Postanowienia wstępne 1.1. Identyfikacja strony postępowania administracyjnego Strona może posiadać dla celów identyfikacji w środkach komunikacji elektronicznej z Ośrodkiem: - podpis elektroniczny - zaufany profil e PUAP. 1.1.1 Podpis elektroniczny 1. Podpis elektroniczny do dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. 2. Bezpiecznym podpisem elektronicznym jest podpis elektroniczny, który: a) jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, b) jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,

c) jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna; 3. O bezpieczny podpis elektroniczny strona jest zobowiązana samodzielnie wystąpić do właściwego podmiotu świadczącego usługi teleinformatyczne i dokonać wszelkich formalności na koszt własny, zgodnie z ustawą z dnia z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym 1.1.2 Profil e Puap 1. Strona może założyć i użytkować dla celów postępowania administracyjnego profil zaufany e Puap 2. Strona w tym celu zakłada konto na www.epuap.gov.pl, wypełnia wniosek o założenie profilu zaufanego, a następnie udaje się do Dowolnego Punktu Potwierdzenia celem potwierdzenia tożsamości. Wizyta w urzędzie jest jednorazowa. Pełna lista punktów potwierdzających dane znajduje się na stronie www.epuap.pl. W gminie Sandomierz wyznaczonymi urzędami do potwierdzania zaufanego profilu e Puap jest : - Zakład Ubezpieczeń Społecznych ul. Mickiewicza - Urząd Skarbowy ul. Żydowska 3. Zaufany profil e-puap strona może założyć na zasadzie samozaufania - wypełniając wniosek o założenie profilu zaufanego za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego z ważnym certyfikatem kwalifikowanym, mogą potwierdzić swoje dane 1.2 Sprawy załatwiane środkami komunikacji elektronicznej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. 1. Środkami komunikacji elektronicznej, poprzez zaufany profil e-puap lub podpis elektroniczny, strona postępowania administracyjnego może : - złożyć pełnomocnictwo - złożyć odpisy dokumentów - składać wyjaśnienia, zeznania - składać podania, wnioski, petycje, skargi - składać uwierzytelnione odpisy dokumentów, pełnomocnictw lub zaświadczeń 2. Ośrodek jest zobowiązany, za zgoda strony lub na jej wniosek : - doręczać pisma urzędowe - doręczać zawiadomienia, wezwania - doręczać zaświadczenia 3. Ośrodek może zwrócić się do strony lub innego uczestnika postępowania o wyrażenie zgody na doręczanie pism lub innych określonych przez Ośrodek w wystąpieniu kategoriach spraw na adres elektroniczny strony lub innego uczestnika postępowania 1.3 Wymagania techniczno organizacyjne 1. Pisma wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządza się w formacie danych XML na podstawie wzorów dokumentów elektronicznych umieszczonych

w repozytorium. Załączniki dodawane do pism zapisuje się w formatach danych określonych w zał. Nr 1 do procedury 2. W ogólnym wzorze elektronicznym znajdującym się w repozytorium w szczególności są wyodrębnione następujące elementy struktury pisma: 1) rodzaj pisma w zależności od potrzeb, w tym: wniosek, zawiadomienie, decyzja, postanowienie, skarga, stanowiącego dookreślenie typu dokumentu elektronicznego 2) tytuł odnoszący się do treści pisma, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517); 3) odbiorca lub odbiorcy pisma - w sposób umożliwiający automatyczne wyodrębnienie następujących cech informacyjnych, jeżeli zostały one podane: a) nazwa oraz numer REGON podmiotu niebędącego osobą fizyczną, jeżeli odbiorcą nie jest osoba fizyczna, b) nazwisko i imiona oraz numer PESEL osoby fizycznej, jeżeli odbiorcą jest osoba fizyczna, c) adres podmiotu, o którym mowa w lit. a lub b, w tym: kod pocztowy, miejscowość, ulicę, budynek, lokal; 4) twórca lub twórcy pisma - podmiot odpowiedzialny za treść pisma - w sposób umożliwiający automatyczne wyodrębnienie cech informacyjnych, o których mowa w pkt 3, jeżeli zostały one podane. 3. Ogólny wzór elektroniczny umożliwia formatowanie tekstu pisma, w tym co najmniej wstawianie nowych akapitów 4. System teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń automatycznie generuje informację wskazującą, że nie wpłynęło w terminie potwierdzone urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w podrozdziale 2.1 5. Urzędowe poświadczenie odbioru złożonego pisma oraz potwierdzone i niepotwierdzone poświadczenia doręczeń organ administracji publicznej przechowuje przez co najmniej taki okres, przez jaki jest obowiązany przechowywać pisma, których dotyczą te poświadczenia. 6. W przypadku odebrania dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą podmiotu publicznego poświadczenie przedłożenia jest automatycznie tworzone i udostępniane nadawcy tego dokumentu przez system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń. 7. Za udostępnienie nadawcy poświadczenia przedłożenia uważa się w szczególności jego przekazanie do pozostającej w dyspozycji odbiorcy poświadczenia skrytki w ramach systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego służącego do obsługi doręczeń. 8. Jeżeli nie jest możliwe udostępnienie automatycznie wytworzonego poświadczenia przedłożenia w sposób, o którym mowa w ust. 6, poświadczenie to wysyłane jest na adres elektroniczny wskazany przez wnoszącego, z tym że może to być: 1) adres poczty elektronicznej albo

2) inny adres elektroniczny, pod warunkiem że jest obsługiwany przez system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń. 9. Poświadczenie doręczenia jest udostępniane przez system informatyczny podmiotu publicznego w celu umożliwienia podpisania tego poświadczenia przez adresata dokumentu elektronicznego i zawiera: 1) pełną nazwę podmiotu publicznego, który doręcza dokument elektroniczny; 2) pełną nazwę podmiotu, któremu podmiot publiczny doręcza dokument elektroniczny; 3) oznaczenie sprawy; 4) jednoznaczne oznaczenie pisma, którego dotyczy; 5) w przypadku podpisania poświadczenia doręczenia - datę i czas podpisania rozumiane jako data i czas doręczenia dokumentu elektronicznego. 10. Adresat dokumentu elektronicznego potwierdza jego odebranie przez opatrzenie poświadczenia doręczenia podpisem elektronicznym umożliwiającym identyfikację podpisującego lub przy użyciu zaufanego profilu e Puap 11. Po opatrzeniu poświadczenia doręczenia podpisem elektronicznym system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń bezpośrednio po zakończeniu procesu weryfikacji podpisu elektronicznego adresata: 1) udostępnia adresatowi do pobrania doręczany dokument elektroniczny wraz z podpisanym przez niego poświadczeniem doręczenia; 2) udostępnia organowi doręczającemu podpisane poświadczenie doręczenia. 1.4 Działalność informacyjna 1. Na stronach BIP Ośrodek informuje o: 1) udostępnionym adresie elektronicznej skrzynki podawczej, podanym w formie identyfikatora URI; 2) maksymalnym rozmiarze dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami, wyrażonym w megabajtach, możliwym do doręczenia za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej, nie mniejszym niż 5 megabajtów; 3) zakresach użytkowych dokumentów elektronicznych tworzonych na podstawie wzorów umieszczonych przez te podmioty repozytorium; 4) rodzajach informatycznych nośników danych, na których może zostać im doręczony dokument elektroniczny; 5) rodzajach informatycznych nośników danych, na których może zostać zapisane urzędowe poświadczenie odbioru; 6) innych wymaganiach określonych przepisami prawa dotyczących doręczania dokumentów elektronicznych. 2. Klienci Ośrodka są informowani o prawach i obowiązkach w zakresie doręczania środkami komunikacji elektronicznej przez pracowników załatwiających indywidualne sprawy. 3. Pracownik jest obowiązany : - poinformować klienta o możliwości doręczania, składania pism i prowadzenia postępowania administracyjnego przy użyciu środków komunikacji elektronicznej poprzez przekazanie pełnej informacji na temat możliwości założenia profilu zaufanego w Puap, prawa posiadania podpisu elektronicznego, w tym informacji o sposobie ich uzyskania;

- poinformowania strony o możliwości zakresu prowadzonych spraw w formie dokumentu elektronicznego zgodnie z podrozdziałem 1.2; - przekazania pełnej informacji na temat obowiązku poinformowania organu o zmianie adresu elektronicznego. Szczegółowy zakres przekazywanych informacji stronie stanowi załącznik Nr 2 do procedury. Rozdział II Załatwienie spraw i prowadzenie postępowania administracyjnego 2. 1.DORĘCZANIE 1. Doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej jeśli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków: 1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej; 2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny; 3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny. Wzór zgody na doręczanie pism stanowi załącznik Nr 3 do procedury 2.Organ administracji publicznej może wystąpić o wyrażenie zgody na doręczanie pism drogą elektroniczną, przesyłając to wystąpienie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny strony lub innego uczestnika postępowania. Wzór wystąpienia o wyrażenie zgody na doręczanie pism drogą elektroniczną stanowi załącznik N r 4 do procedury 3. Przekazanie wystąpienia stronie, o którym mowa w ust 2, nie wymaga zawiadomienia o przesłaniu wystąpienia lub potwierdzenia przyjęcia wystąpienia. Wystąpienie o wyrażenie zgody na przekazywanie pism drogą elektroniczną przesyła się na adres elektroniczny strony lub innego uczestnika postępowania jednorazowo. 4. Strona może zrezygnować z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej w każdym czasie. W przypadku rezygnacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, organ administracji publicznej doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego. 5. W przypadku doręczania za pomocą środków komunikacji elektronicznej, strona zamieszkała za granicą lub mająca siedzibę za granicą, nie jest zobowiązana do wskazania w kraju pełnomocnika do doręczeń. 6. W toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swego adresu swojego adresu, w tym adresu elektronicznego. 7. W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli adresat potwierdzi odbiór pisma w sposób: a) organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata informację zawierającą zawiadomienie zawierające: -wskazanie, że adresat może odebrać dokument/ pismo w formie dokumentu elektronicznego;

-wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać dokument pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia dokumentu pisma; -pouczenie dotyczące sposobu odbioru dokumentu pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru podpisem elektronicznym lub poprzez zaufany profil elektroniczny b) W przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w sposób, o którym mowa w lit a, organ administracji publicznej po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma. c) W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia. d) Zawiadomienia, o których mowa w lit a i b, mogą być automatycznie tworzone i przesyłane przez system teleinformatyczny organu administracji publicznej, a odbioru tych zawiadomień nie potwierdza się. e) po upływie 14 dni od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia organ przesyła stro0nie informację o uznaniu pisma za doręczone wskazując datę uznania pisma za doręczona oraz daty wysyłania zawiadomień, o których mowa w ust 7a i b. Wzór informacji stanowi załącznik Nr 1 do procedury 8. W przypadku uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone organ administracji publicznej umożliwia adresatowi pisma dostęp do treści pisma w formie dokumentu elektronicznego przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone oraz do informacji o dacie uznania pisma za doręczone i datach wysłania zawiadomień, o których mowa w lit a i b, w swoim systemie teleinformatycznym. 2.2.WEZWANIA 1. Organ administracji publicznej może wzywać osoby do udziału w podejmowanych czynnościach i do złożenia wyjaśnień lub zeznań osobiście, przez pełnomocnika, na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego, jeżeli jest to niezbędne dla rozstrzygnięcia sprawy lub dla wykonywania czynności urzędowych. 2. W wezwaniu należy wskazać: 1) nazwę i adres organu wzywającego; 2) imię i nazwisko wzywanego; 3) w jakiej sprawie oraz w jakim charakterze i w jakim celu zostaje wezwany; 4) czy wezwany powinien się stawić osobiście lub przez pełnomocnika, czy też może złożyć wyjaśnienie lub zeznanie na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego; 5) termin, do którego żądanie powinno być spełnione, albo dzień, godzinę i miejsce stawienia się wezwanego lub jego pełnomocnika; 6) skutki prawne niezastosowania się do wezwania. 3. W wezwaniu na rozprawę określa się termin, miejsce i przedmiot rozprawy. 4. Stronom, świadkom, biegłym oraz państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym, organizacjom i innym osobom, wezwanym do udziału w rozprawie doręcza się wezwanie na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego.

5. Wezwanie powinno być zaopatrzone podpisem pracownika organu wzywającego, z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego podpisującego lub, jeżeli dokonywane jest z użyciem dokumentu elektronicznego, powinno być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu 6. Wezwanie uważa się doręczone jeśli zostały spełnione warunki określone w ust. 7 podrozdziału 2.1 procedury. Wzór wezwania strony stanowi załącznik Nr 6 do procedury 2.3 PEŁNOMOCNICTWA 1. Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. 2. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą podpisu elektronicznego lub zaufanego profilu e Puap 3. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Organ administracji publicznej może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony. 4. Jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się poprzez podpis elektroniczny lub zaufany profil e Puap Odpisy pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie uwierzytelniane elektronicznie sporządzane są w formatach danych określonych w zał. Nr 1 do procedury 5. W sprawach mniejszej wagi organ administracji publicznej może nie żądać pełnomocnictwa, jeśli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony. 2.4. UDOSTĘPNIANIE AKT 1. Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. 2. Organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie tych w swoim systemie teleinformatycznym, po identyfikacji strony przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego

3. Dokumenty elektroniczne udostępnia się z zachowaniem ich integralności, o ile zostały podpisane podpisem elektronicznym, którego ważność w chwili złożenia podpisu może być zweryfikowana przez odbiorcę. Jeżeli nie jest możliwe sprawdzenie przez odbiorcę ważności podpisu w chwili jego złożenia, w celu udostępnienia dokumentu elektronicznego sporządza się jego kopię podpisaną podpisem elektronicznym osoby, która może być zidentyfikowana w sposób określony w rozdziale I 3. Kopia dokumentu elektronicznego składa się z treści udostępnianego dokumentu elektronicznego i elementów informacyjnych określających co najmniej sporządzającego i podpisującego kopię, datę jej sporządzenia oraz nazwę i adres podmiotu, w którym kopia została sporządzona 4. Kopia dokumentu elektronicznego może być sporządzona w postaci uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego pisma, zawierającego w szczególności: 1) jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający w razie potrzeby odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym; 2) datę wykonania wydruku. 2.5 SKŁADANIE PODAŃ 1. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno: 1) być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów podpisu elektronicznego lub zaufanego profilu e Puap 2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru; 3) zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie. 2. Jeżeli podanie, o którym mowa wyżej, nie zawiera adresu elektronicznego, organ administracji publicznej przyjmuje, że właściwym jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego, a gdy wniesiono je w innej formie i zawiera ono żądanie doręczania pism drogą elektroniczną, doręczenie pism następuje na adres wskazany w piśmie, przy czym w pierwszym piśmie poucza się o warunku podania adresu elektronicznego w żądaniu doręczania pism środkami komunikacji elektronicznej. 3. Organ administracji publicznej jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący tego zażąda. W przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny. 4. Urzędowe poświadczenie odbioru podania wniesionego w formie dokumentu elektronicznego zawiera: 1) informację o tym, że pisma w sprawie będą doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej; 2) pouczenie o prawie do rezygnacji z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej 6. Do potwierdzenia odbioru pisma stosuje się odpowiednio ust 6-11 rozdziału I podrozdział 1.3.

7. Doręczenie podania przez stronę, na podstawie którego wszczyna się postępowanie administracyjne w sposób określony w ust 1 oznacza żądanie strony o doręczanie pism środkami komunikacji elektronicznej 8. W przypadku gdy doręczone pismo na skrzynkę podawczą organu administracji publicznej zostało przesłane przez profil e Puap który nie nosi statusu zaufany lub nie zostało podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym, w celu wszczęcia postępowania administracyjnego, podanie wymaga potwierdzenia w formie pisemnej. 2.6. ADNOTACJE 1. Czynności organu administracji publicznej, z których nie sporządza się protokołu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika, który dokonał tych czynności. 2. Adnotacja może być sporządzona w formie dokumentu elektronicznego. Adnotacje sporządza wyłącznie pracownik posiadający certyfikowany podpis elektroniczny z wykonanych osobiście czynności urzędowych. 2.7. DOWODY 1. Jeżeli dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Organ administracji publicznej zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy organ uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie. 2. Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. 3. Jeżeli odpis dokumentu został sporządzony w formie dokumentu elektronicznego, poświadczenie jego zgodności z oryginałem, dokonuje się przy użyciu mechanizmów podpisu elektronicznego lub zaufanego profilu e Puap Odpisy dokumentów poświadczane elektronicznie sporządzane są w formatach danych określonych w zał. Nr 1 do procedury 4. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym ma charakter dokumentu urzędowego. 5. Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, organ administracji publicznej zażąda od strony składającej odpis dokumentu, przedłożenia oryginału tego dokumentu. Rozdział III Wymiana informacji pomiędzy podmiotami realizującymi zadania publiczne 1. Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania 2. W przypadku gdy: 1) w przepisach prawa został określony wzór pisma lub wzór nieelektroniczny, 2) w repozytorium został umieszczony wzór pisma przeznaczony do załatwiania danej sprawy - inny niż ogólny - przesyłki złożone w sposób, o którym mowa w ust. 1, uważa się za wniesione nieskutecznie.

3.W przypadku, gdy podpisany i doręczony do podmiotu publicznego lub przez podmiot publiczny dokument elektroniczny jest pismem przeznaczonym do przeczytania przez człowieka, dokument ten powinien być możliwy do zwizualizowania bez potrzeby korzystania z repozytorium 4. Wizualizacja nie musi być identyczna ze wzorem nieelektronicznym, ale musi zawierać dane w układzie niepozostawiającym wątpliwości co do treści i kontekstu zapisanych informacji, w sposób zgodny z tym wzorem. Rozdział IV. Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych w procedurze, zastosowanie ma Kodeks Postępowania Administracyjnego, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz akty wykonawcze do ustaw. 2. Zmiany w procedurze wprowadza się na zasadach jej wprowadzenia 3. Procedura wchodzi w życie z dniem podpisania... ( podpis Dyrektora )

ZAŁĄCZNIK Nr 1 Lp. FORMATY DANYCH ORAZ STANDARDY ZAPEWNIAJĄCE DOSTĘP DO ZASOBÓW INFORMACJI UDOSTĘPNIANYCH ZA POMOCĄ SYSTEMÓW TELEINFORMATYCZNYCH UŻYWANYCH DO REALIZACJI ZADAŃ PUBLICZNYCH Format danych, rozszerzenie nazwy pliku lub skrócona nazwa standardu Oryginalna pełna nazwa standardu Opis standardu Organizacja określająca format, normę lub standard Oznaczenie lub nazwa normy albo dokumentu zawierającego specyfikację techniczną wskazanego formatu 1 2 3 4 5 6 A W celu wymiany zasobów informacyjnych przez podmioty realizujące zadania publiczne stosuje się: 1. Do danych zawierających dokumenty tekstowe, tekstowo-graficzne lub multimedialne stosuje się co najmniej jeden z następujących formatów danych: 1.1.txt Dokumenty w postaci czystego (niesformatowanego) zbioru znaków zapisanych w standardzie Unicode UTF-8 jako pliki typu.txt ISO/IEC ISO/IEC 10646 1.2.rtf 1.3.pdf 1.4.xps 1.5.odt 1.6.ods Rich Text Format Specification Portable Document Format XML Paper Specification Open Document Format for Office Application Open Document Format for Dokumenty w postaci sformatowanego tekstu jako pliki typu.rtf Dokumenty tekstowo - graficzne jako pliki typu.pdf Dokumenty tekstowo - graficzne jako pliki typu.xps Dokumenty w postaci sformatowanego tekstu jako pliki typu.odt Dokumenty w postaci sformatowanego arkusza kalkulacyjnego Microsoft Corp. ISO/IEC Microsoft Corp., Ecma International Wewnętrzny standard Microsoft Corp. ISO/IEC 32000-1 ECMA-388 ISO/IEC ISO/IEC 26300 ISO/IEC ISO/IEC 26300

1.7.odp 1.8.doc 1.9.xls 1.10.ppt 1.11.docx.xlsx.pptx 1.12.csv Office Application Open Document Format for Office Application Microsoft Office Word Microsoft Office Excel Microsoft Office PowerPoint Office Open XML File Formats Comma Separated Values jako pliki typu.ods Dokumenty w postaci prezentacji multimedialnych jako pliki typu.odp Dokumenty w postaci sformatowanego tekstu jako pliki typu.doc Dokumenty w postaci sformatowanego arkusza kalkulacyjnego Dokumenty w postaci prezentacji multimedialnych jako pliki typu.ppt Otwarta specyfikacja techniczna aplikacji biurowych Wartości rozdzielone przecinkiem ISO/IEC ISO/IEC 26300 Microsoft Corp. Microsoft Corp. Microsoft Corp. Wewnętrzny standard Microsoft Corp. Wewnętrzny standard Microsoft Corp. Wewnętrzny standard Microsoft Corp. ISO/IEC ISO/IEC 29500 IETF RFC 4180 Do danych zawierających informację graficzną stosuje się co najmniej jeden z 2. następujących formatów danych: ISO/IEC 10918- Digital 1 ISO/IEC compression Plik typu.jpg (Joint 10918-2 2.1.jpg (.jpeg) and coding of Photographic Experts ISO/IEC ISO/IEC 10918- continuous-tone Group) 3 ISO/IEC still images 10918-4 2.2.tif (.tiff) 2.3.geotiff 2.4.png Tagged Image File Format Geographic Tagged Image File Format Portable Network Graphics Plik typu.tif Plik typu.geotiff ISO NASA Jet Propulsion Laboratory ISO 12234-2, ISO 12639 GeoTIFF Revision 1.0 Plik typu.png ISO/IEC ISO/IEC 15948 2.5.svg Scalable Vector Graphics (SVG) Plik grafiki wektorowej 1.1 W3C - Specification 3. Do danych zawierających informację dźwiękową lub filmową stosuje się odpowiednio co najmniej jeden z następujących formatów danych: 3.1.wav wave form audio format Plik audio - -

3.2.mp3 3.3.avi 3.4 3.5.mpg.mpeg.mp4.m4a mpeg4 3.6.ogg 3.7.ogv MP3 File Format Audio Video Interleave MPEG-2 video Encoding MPEG-4 Visual Coding Ogg Vorbis Audio Format Theora Video Format Plik audio Niekompresowany plik audio/wideo Plik wizualny z dźwiękiem lub bez Plik wizualny z dźwiękiem lub bez Plik audio Plik audiowizualny z dźwiękiem lub bez ISO/IEC IBM Corporation /Microsoft Corporation ISO/IEC 11172-3 ISO/IEC 13818-3 ISO/IEC ISO/IEC 13818 ISO/IEC ISO/IEC 14496 Xiph.Org Foundation Xiph.Org Foundation 4. Do kompresji (zmniejszenia objętości) dokumentów elektronicznych stosuje się co najmniej jeden z następujących formatów danych: 4.1.zip ZIP file format.zip File Format Format kompresji PKWAREInc. Specification plików Version: 6.3.2 Format archiwizacji 4.2.tar Tape Archiver plików (używany zwykle wraz z.gz) FSF - 4.3.gz (.gzip) 4.4.7Z GZIP file format 7-Zip file format Format kompresji plików Format kompresji plików IETF RFC 1952 Igor Pavlov - Do tworzenia stron WWW stosuje się co najmniej jeden z następujących formatów 5. danych: Standard języka Hypertext znaczników ISO/IEC 5.1.html Markup ISO/IEC formatujących strony 15445 1) Language WWW HTML 4.01 5.2.xhtml 5.3.html Extensible Hypertext Markup Language XHTML Basic 1.1 - Second Edition Standard języka znaczników formatujących strony WWW Standard języka znaczników formatujących strony WWW wykorzystywany w zakresie prezentacji informacji w komputerach kieszonkowych (PDA) W3C - W3C - - -

5.4.css Cascading Style Sheets XHTML basic Kaskadowy Arkusz Stylu W3C - B. Do określenia struktury i wizualizacji dokumentu elektronicznego stosuje się następujące formaty danych: Do definiowania układu informacji polegającego na określeniu elementów 1. informacyjnych oraz powiązań między nimi stosuje się następujące formaty danych: Standard 1.1.xml Extensible Markup Language uniwersalnego formatu tekstowego służącego do zapisu danych w postaci elektronicznej W3C - 1.2.xsd 1.3.gml 1.4.rng Extensible Markup Language Geography Markup Language REgular LAnguage for XML Next Generation Standard opisu definicji struktury dokumentów zapisanych w formacie XML Język Znaczników Geograficznych Język schematów do języka XML W3C - OGC - ISO/IEC ISO/IEC 19757-2 Do przetwarzania dokumentów zapisanych w formacie XML stosuje się co 2. najmniej jeden z następujących formatów danych: Extensible Rozszerzalny Język 2.1.xsl Stylesheet W3C - Arkuszy Stylów Language 2.2.xslt Extensible Stylesheet Language Transformation Przekształcenia Rozszerzalnego Języka Arkuszy Stylów W3C - Do elektronicznego podpisywania, weryfikacji podpisu i szyfrowania dokumentów 3. elektronicznych stosuje się: Zaufana lista nadzorowanych lub 3.1 TSL 2) Trusted Service akredytowanych ETSI TS 102 ETSI Status List podmiotów 231 świadczących usługi certyfikacyjne 3.2 XMLsig XML-Signature Syntax and Processing 3.3 XAdES 3) Electronic XML Advanced Signatures Podpis elektroniczny dokumentów w formacie XML Podpis elektroniczny dokumentów w formacie XML W3C - ETSI ETSI TS 101 903

3.4 PAdES 3) PDF Advanced Electronic Signatures 3.5 CAdES 3) Electronic CMS Advanced Signatures XML 3.6 XMLenc Encryption Syntax and Processing Podpis elektroniczny dokumentów w formacie PDF Podpis elektroniczny dokumentów w formacie CMS Szyfrowanie dokumentów elektronicznych w formacie XML ETSI ETSI ETSI TS 102 778 ETSI TS 101 733 W3C - Objaśnienia skrótów nazw organizacji z kol. 5: FSF - Free Software Foundation IETF - Internet Engineering Task Force ISO - International Standardization Organization OASIS - Organization for the Advancement of Structured Information Standards OGC - Open Geospatial Consortium Inc. OMA - Open Mobile Alliance W3C - World Wide Web Consortium ETSI - European Telecommunications Standards Institute 1) Dopuszcza się stosowanie standardu W3C 2) Wykorzystanie list TSL w systemach administracji publicznej następuje w oparciu o najnowszą wersję standardu ETSI TS 102 231 oraz europejski system list TSL w zgodzie z decyzją Komisji 2009/767/WE z dnia 16 października 2009 r. ustanawiające środki, ułatwiające korzystanie z procedur realizowanych drogą elektroniczną poprzez "pojedyncze punkty kontaktowe" zgodnie z dyrektywą 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczącą usług na rynku wewnętrznym (Dz. U. UE L 274 z 20.10.2009, str. 36, z późn. zm.). 3) Stosowane zgodnie z Decyzją Komisji 2011/130/UE z dnia 25 lutego 2011 r. w sprawie ustalenia minimalnych wymagań dotyczących transgranicznego przetwarzania dokumentów podpisanych elektronicznie przez właściwe organy zgodnie z dyrektywą 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczącą usług na rynku wewnętrznym (Dz. U. UE L 53 z 25.02.2011, str. 66).

FORMATY DANYCH OBSŁUGIWANE PRZEZ PODMIOT REALIZUJĄCY ZADANIE PUBLICZNE W TRYBIE ODCZYTU Nazwa normy, Organizacja standardu lub Lp. Rozszerzenie Oryginalna określająca dokumentu pełna nazwa Opis formatu nazwy pliku normę lub normalizacyjnego formatu standard albo standaryzacyjnego 1 2 3 4 5 6 1..dwg - 2..dwf - 3..dxf - 4..dgn - 5..jp2 Joint Photographic Experts Group 2000 Plik binarny programu AutoCAD z grafiką wektorową Skompresowany plik programu AutoCAD Plik programu AutoCAD kodowany znakami ASCII Pliki programu MicroStation z grafiką wektorową Format graficzny JPEG2000 Autodesk Autodesk Autodesk Bentley Systems Wewnętrzny format Autodesk Wewnętrzny format Autodesk Wewnętrzny format Autodesk Wewnętrzny format Bentley Systems ISO/IEC ISO/IEC 15444-1

Załącznik Nr 2 Szczegółowy zakres przekazywanych informacji przez pracowników Ośrodka stronom Pan/Pani.... 27-600 Sandomierz Oświadczam, że zostałem/am poinformowany o możliwości doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej w przypadku spełnienia jednego z następujących warunków: 1) Złożenia podania w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą OPS 2) Wystąpienie do Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu o doręczanie pism w formie elektronicznej oraz wskazanie swojego adresu elektronicznego 3) Wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie elektronicznej i wskazanie swojego adresu elektronicznego Strona w celu porozumiewania się z OPS drogą elektroniczna zobowiązana jest posiadać : 1) Podpis elektroniczny Strona występuje samodzielnie do właściwego podmiotu świadczącego usługi teleinformatyczne i dokonuje wszelkie formalności na koszt własny. Podmioty świadczące usługi teleinformatyczne dostępne są na stronie www.nccert.pl. 2) Zaufany profil e PUAP Strona zakłada konto na www.epuap.gov.pl, wypełnia wniosek o założenie profilu zaufanego a następnie udaje się do dowolnego punktu celem potwierdzenia tożsamości. Pełna lista punktów znajduje się na w/w stronie. W gminie Sandomierz wyznaczonym urzędami do potwierdzania zaufanego profilu e PUAP jest: Zakład Ubezpieczeń Społecznych ul. Mickiewicza 53 Urząd Skarbowy ul. Żydowska 1 Zostałem/am również poinformowany o treści:art.40 4 oraz art.41 1 Kodeksu postępowania administracyjnego: Art.,40 4- Strona zamieszkała za granicą lub mająca siedzibę za granicą, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, jest obowiązana wskazać w kraju pełnomocnika do doręczeń, chyba, ze doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Art.41 1 - W toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy maja obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swojego adresu w tym adresu elektronicznego. Art 41 2 W razie zaniedbania obowiązku określonego w 1 doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny Strona w każdym czasie ma prawo do rezygnacji z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej.. ( miejscowość, data) ( podpis)

Załącznik Nr 3 Wzór zgody na doręczanie pism... Sandomierz...... ( imię, nazwisko adres) Oświadczenie Wyrażam zgodę na doręczanie pism środkami komunikacji elektronicznej w związku z prowadzonym postępowaniem administracyjnym przez organ wszczętym z urzędu */ na wniosek z dnia... Oświadczam, ze posiadam zaufany profil e PUap/ bezpieczny podpis elektroniczny * Adres skrzynki elektronicznej... Zobowiązuję się do niezwłocznego poinformowania Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu o każdej zmianie adresu elektronicznego Oświadczam, że zostałam/łem poinformowany o konieczności potwierdzania otrzymanych pism urzędowych oraz możliwości rezygnacji z otrzymywania pism środkami komunikacji elektronicznej w każdym czasie.... ( podpis strony ) * niepotrzebne skreślić

Załącznik Nr 4 Wzór wystąpienia do strony... Sandomierz,... ( pieczątka organu ) WYSTĄPIENIE Działając na mocy art 39 (1) 1b Kodeksu Postępowania Administracyjnego ( Dz. U. Nr... poz...), w związku z prowadzonym postępowaniem administracyjnym wszczętym w dniu... z urzędu / na wniosek * w sprawie... ( imię i nazwisko, adres strony oraz rodzaj sprawy) Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu występuje - o wyrażenie zgody na doręczanie pism drogą komunikacji elektronicznej Uzasadnienie Wnioskiem z dnia.../ z urzędu* zostało wszczęte postępowanie administracyjne w sprawie... Organ I instancji w dniu... uzyskał informację o możliwości przekazywania stronie postępowania administracyjnego pism drogą komunikacji elektronicznej. Doręczanie pism jest możliwe jeśli strona wyrazi zgodę na doręczanie za pomocą tych środków pism. W związku z powyższym Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu zwraca się z prośbą o wyrażenie zgody na doręczanie pism środkami komunikacji elektronicznej. Doręczenie przedmiotowej zgody wino nastąpić w terminie do... Zgoda może w każdym czasie być odwołana Strona jest zobowiązana do potwierdzenia doręczenia mu pisma ze wskazaniem daty doręczenia... ( podpis osoby upoważnionej) * niepotrzebne skreślić

Załącznik Nr 5 Informacja o uznaniu pisma za doręczone Pan... zam... Informacja Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu informuje, że pismo... (rodzaj pisma) z dnia..., sygnatura sprawy..., z dniem...zostało uznane za doręczone. Zawiadomienia o możliwości odebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego zostały przesłane na podany adres elektroniczny w następujących terminach 1... 2... Z dniem... upłynął okres czternastu dni od dnia pierwszego zawiadomienia. Zgodnie z art 46 6 W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie 14 dni od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia Strona posiada dotstęp do treści pisma w formie dokumentu elektronicznego przez okres 3 miesięcy od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone.

Załącznik Nr 6 Wzór wezwania do złożenia wyjaśnień/ zeznań... Sandomierz,... ( pieczęć organu) Pan / Pani... WEZWANIE Na podstawie art. art. 50 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z...) postanawiam: wezwać Panią... w związku z prowadzonym postępowaniem administracyjnym wszczętym z urzędu / na wniosek z dnia... w sprawie... do* : a) osobistego/ za pośrednictwem pełnomocnika stawienia się w siedzibie organu administracji Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu ul. Słowackiego 17a pokój nr... w godzinach...w celu przesłuchania jako strony/ świadka* postępowania; odnośnie podanej wyżej sprawy. b) złożenia wyjaśnień / zeznań na piśmie c) złożenia wyjaśnień/ zeznań w formie dokumentu elektronicznego w terminie 7 dni (oprócz sobót i niedziel), liczonym od dnia następnego po dniu doręczenia niniejszego wezwania,; Pouczenie ** : W przypadkach, w których osoba wezwana nie może stawić się z powodu choroby, kalectwa lub innej nie dającej się pokonać przeszkody, organ może dokonać określonej czynności lub przyjąć wyjaśnienie albo przesłuchać osobę wezwaną w miejscu jej pobytu, jeżeli pozwalają na to okoliczności, w jakich znajduje się ta osoba.... ( podpis osoby upoważnionej ) * wybrać właściwe. W przypadku wezwania do złożenia wyjaśnień na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego w załączeniu należy przekazać pytania do których strona winna się odnieść ** W przypadku wezwania świadka należy w Pouczeniu zacytować art 88 KPA. Kto będąc zobowiązany do osobistego stawienia się mimo prawidłowego wezwania bez uzasadnionej przyczyny jako świadek odmówił złożenia zeznania może być ukarany przez organ grzywną do 50 zł. a w razie ponownego niezastosowania się do wezwania grzywną do 200 zł.