Instrukcja dla wypełniających wniosek o dotację w ramach programu Działaj Lokalnie VII Zasady ogólne: 1. Wnioskodawcy posiadający osobowość prawną wypełniają w swoim imieniu całość wniosku. 2. Jeżeli projekt realizować zamierza instytucja lokalna lub grupa nieformalna korzystająca z osobowości prawnej innej organizacji lub instytucji: - część I wypełnia organizacja lub instytucja posiadająca osobowość prawną (wnioskodawca), - części II - IV wypełnia grupa nieformalna, która faktycznie będzie realizować projekt (realizator). 3. W wyznaczonym miejscu (pod oświadczeniami) powinny podpisać się osoby upoważnione do reprezentowania organizacji składającej wniosek i posiadającej osobowość prawną. 4. Wielkość rubryk we wniosku może być zwiększana w zależności od potrzeb wnioskodawcy. 5. We wniosku posługiwać się należy dwiema kategoriami: - Uczestnicy (osoby bezpośrednio zaangażowane w realizację projektu) - Odbiorcy (osoby, które będą korzystać z projektu, np. uczestnicy warsztatów, pikników, słuchacze koncertów). 6. Wszystkie pola we wniosku powinny być wypełnione. W sytuacji gdy: - organizacja np. nie posiada strony www w polu przeznaczonym na wpisanie jej adresu należy zawrzeć informację brak, - któraś z części wniosku nie dotyczy danej organizacji lub grupy nieformalnej należy wpisać tekst nie dotyczy. 7. Osoby posługujące się programem Excel prosimy o sporządzenie budżetu na formularzu przygotowanym w tym programie (nie ma obowiązku przenoszenia danych z tego formularza do formularza wniosku zapisanego w programie Word). Korzystanie z programu Excel pozwala wyeliminować proste, lecz najczęściej popełniane przez wnioskodawców, błędy rachunkowe. Zarówno w budżecie wypełnianym w programie Excel jak i programie Word należy usunąć puste wiersze. Zwracamy szczególną uwagę na prawidłową numerację poszczególnych pozycji w budżecie. 8. Zaznaczając wybrane przez siebie we wniosku o dotację odpowiedzi (np. w przypadku pkt. nr 7) korzystać należy z opcji pola wyboru formularza. Okno widoczne na rysunku poniżej pojawi się po dwukrotnym kliknięciu lewym klawiszem myszki na kwadrat znajdujący przed wybraną odpowiedzią. W oknie tym znajduje się pozycja Wartość domyślna. Chcąc zaznaczyć daną odpowiedź poprzez wstawienie znaku X należy wybrać zaznaczone i potwierdzić klikając OK. Działaj Lokalnie VII, rok 2011 strona 1 z 5
Pkt. 4. Należy wpisać osobę/osoby upoważnione zgodnie ze statutem osoby prawnej lub otrzymanym od organu prowadzącego pełnomocnictwem. Pkt. 6 Należy przedstawić grupę osób przygotowujących projekt. Informacje powinny zawierać m.in.: cel, okoliczności oraz datę utworzenia grupy, charakterystykę prowadzonej działalności oraz członków grupy, dotychczasowe osiągnięcia, plany na przyszłość itp. Pkt. 8 Za realizację programu odpowiedzialna może być wyłącznie jedna osoba. W informacjach dodatkowych można opisać np. kwalifikacje oraz doświadczenie koordynatora. 9.c Odbiorcy (osoby, które będą korzystać z projektu, np. uczestnicy warsztatów, pikników, słuchacze koncertów). Należy podać również dane liczbowe. Działaj Lokalnie VII, rok 2011 strona 2 z 5
Pkt. 9.e Rezultaty projektu należy podzielić na materialne oraz niematerialne. Rezultaty materialne to jasno definiowalne, policzalne rezultaty, które osiągane są dzięki realizacji projektu. Rezultaty twarde - przykłady: - ilość osób biorących udział w szkoleniach, - liczba planowanych publikacji, - liczba imprez otwartych dla lokalnej społeczności, - liczba godzin szkoleniowych lub zajęć pozalekcyjnych, - liczba utworzonych np. stron internetowych, prezentacji, placów zabaw, klubów, świetlic, - liczba zaangażowanych wolontariuszy. Rezultaty niematerialne dotyczą postaw, umiejętności i innych cech, których istnienie stwierdzone może być jedynie w drodze specyficznych badań czy obserwacji. Rezultaty miękkie przykłady: - zwiększenie wiedzy o historii regionu, - podniesienie świadomości ekologicznej w grupie 30 osób biorących udział w warsztatach, - wzrost wiary we własne możliwości uczestników projektu. Pkt. 10 Należy wpisać i w skrócie opisać planowane działania wraz ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej za ich przeprowadzenie oraz zaznaczyć miesiąc/ce realizacji poszczególnych działań poprzez wstawienie znaku X. Pkt. 11.a i 11.b Należy pamiętać o powiązaniu tego punktu z pkt. 12.a oraz 12.b. Np. jeżeli w pkt. 11.b podają Państwo liczbę firm zaangażowanych w projekt to informacja ta powinna przełożyć się na podanie informacji o formie wsparcia oferowanego przez dokładnie taką samą liczbę firm w pkt. 12.a (pomoc finansowa) lub/i 12.b (pomoc niefinansowa). Pkt. 12.a W odpowiednich rubrykach należy wpisać pełne nazwy instytucji firm i innych organizacji oferujących wsparcie finansowe. Kwoty, jakie planują Państwo pozyskać od ww. instytucji prosimy wymienić w punkcie nr 19. Pkt. 12.b W odpowiednich rubrykach należy wpisać pełne nazwy instytucji firm i innych organizacji oferujących wsparcie niefinansowe. Pkt. 12.b powinien mieć przełożenie na budżet projektu. Przykład: Starostwo Powiatowe użycza salę na potrzeby realizacji szkolenia zaplanowanego w ramach projektu. W budżecie projektu powinna pojawić się wtedy pozycja wynajem sali szkoleniowej, której źródłem finansowania będzie wkład niefinansowy. Działaj Lokalnie VII, rok 2011 strona 3 z 5
Należy pamiętać, iż wniesienie wkładu niefinansowego do projektu będzie dokumentowane (w trakcie realizacji projektu) odpowiednimi oświadczeniami w przypadku firm i instytucji, oraz kartami czasu pracy w przypadku wolontariuszy pracujących na rzecz projektu. Pkt. 18 Budżet należy przygotować według ustalonego schematu. Można go sporządzić w programie Excel bez konieczności jego kopiowania do wniosku w programie Word. Prosimy zwrócić szczególną uwagę na podział kosztów całkowitych na: 1. Koszty programowe - koszty ściśle związane z realizacją projektu. Do kosztów programowych zaliczyć możemy między innymi koszty druku materiałów informacyjnych, koszty podróży związane z projektem, honorarium szkoleniowców lub ekspertów, wysyłkę pocztową, koszty promocji projektu, koszty zakupu materiałów na zajęcia, itp. 2. Koszty zarządzania i koszty administracyjne - koszty pośrednio związane z projektem. Do kosztów administracyjnych zaliczamy między innymi: obsługę finansową projektu, honorarium koordynatora, opłaty czynszowe i eksploatacyjne lokalu, koszty telefonów, materiałów biurowych, prowizji bankowych i wyposażenia. a także podział kosztów według źródeł finansowania: 1. LOG - w tej kolumnie prosimy o wykazanie kosztów, które zamierzają Państwo sfinansować z dotacji przekazanej przez LOG w ramach Programu Działaj Lokalnie VI. 2. Wkład finansowy - w tej kolumnie prosimy o wykazanie pozostałych planowanych kosztów, które zostaną sfinansowane z innych źródeł (wyłącznie wkład finansowy tj. środki pieniężne znajdujące się na rachunku bankowym organizacji realizującej projekt). 3. Wkład niefinansowy - w tej kolumnie prosimy o umieszczenie kwot odpowiadających wycenie wartości wkładu usługowego i rzeczowego, takiego jak np.: praca wolontariuszy, użyczenie sprzętu lub lokalu, darowizny rzeczowe, usługowe i inne. Po wypełnieniu tabeli budżetowej prosimy upewnić się, że liczba jednostek pomnożona przez koszt jednostkowy odpowiada sumie w danej pozycji budżetowej oraz, że suma źródeł finansowania projektu w układzie poziomym i pionowym odpowiada sumie pozycji i sumie kosztów całkowitych projektu. Do wypełnionego budżetu można dołączyć krótki komentarz. Pkt. 19 Należy zachować spójność z informacjami podanymi w pkt. 12a. Załączniki Wyciąg z KRS w przypadku programu Działaj Lokalnie uznawany jest za aktualny, aż do wystąpienia zmian w organizacji wymagających dokonania korekty danych w KRS. Oznacza to, że jeżeli sytuacja prawna organizacji nie zmieniła się od momentu pobrania ostatniego odpisu z KRS (nawet jeżeli miało to miejsce w okresie wcześniejszym niż 3 m-c przed datą złożenia wniosku o dotację) nie jest wymagane pobieranie kolejnego wyciągu. Działaj Lokalnie VII, rok 2011 strona 4 z 5
W takiej sytuacji na składanym dokumencie należy zawrzeć tylko informację Niniejszy dokument przedstawia stan prawny nazwa organizacji - aktualny na dzień data podpisania wniosku o dotację wraz z podpisami osób upoważnionych do reprezentowania organizacji. Jeżeli załączają Państwo odpis, który utracił ważność (ze względu na zmianę danych), prosimy o załączenie do odpisu kopii pisma do sądu z prośbą o zarejestrowanie zmian, podpisanego przez osoby upoważnione do reprezentowania organizacji. Informacja o wszystkich wymaganych załącznikach znajduje się regulaminie programu. Działaj Lokalnie VII, rok 2011 strona 5 z 5