Strategia wdrażania standardu zarządzania w TOWARZYSTWIE ROZWOJU ZIEMI KARCZMISKIEJ mgr Mirosław Hałas Karczmiska 2014 0
Niniejszy Standard określa misję i wizję organizacji oraz zarządzanie i funkcjonowanie Towarzystwa Rozwoju Ziemi Karczmiskiej. Standard został przyjęty Uchwałą Zarządu Nr 1/2014 z dnia 15 stycznia 2014 r. 1
Spis treści 1. Wizja i misja...str.3 Robimy to a by......str.3 Narzędzia i metody naszej działalności...str.3 2. Zarządzanie...str.4 zarządzanie zasobami ludzkimi...str.4 zarządzanie jakością...str.5 dokumenty...str.6 3. Finanse...str.7 Pozyskiwanie i zarządzanie środkami finansowymi...str.7 Zarządzanie majątkiem organizacji...str.7 Zarządzanie płynnością finansową...str.7 Zarządzanie ryzykiem...str.7 Dokumentacja finansowa...str.8 4 Relacje z otoczeniem...str.9 Komunikacja zewnętrzna...str.9 Współpraca z administracją...str.9 Współpraca z grantodawcami...str.9 Współpraca z darczyńcami...str.10 Współpraca z innymi organizacjami pozarządowymi...str.10 Współpraca z innymi partnerami...str.10 Współpraca z mediami...str.10 Działania marketingowe i fundraising...str.10 5. Bibliografia... str. 12 Załącznik nr1 Kodeks Etyki 2
I. Wizja i misja organizacji Misją Towarzystwa Rozwoju Ziemi Karczmiskiej jest działanie na rzecz poprawy życia społeczności lokalnej i rozwój ziemi karczmiskiej. 1. Robimy to, aby: -zachęcać mieszkańców do włączania w sprawy społeczne; -pomagać mieszkańcom najbardziej potrzebującym; - prezentować i promować kulturę ziemi karczmiskiej; - zaszczepiać ideę społeczeństwa obywatelskiego; - kreować elity społeczne. 2. Narzędzia i metody naszej działalności 2.1 Wydawanie gazety. 2.2. Cykliczne organizowanie imprez historyczno - kulturalnych. 3.3. Działalność kulturalna na rzecz dzieci i młodzieży. Produktem flagowym naszego Stowarzyszenia jest utworzenie tras rajdu historycznego, wizualizacja Grodziska z okresu średniowiecza w Chodliku. 3
II. Zarządzanie organizacją 1. Zarządzanie potencjałem społecznym Informacja o naborze pracowników jest upubliczniana na Stowarzyszenia. stronie internetowej Przy zatrudnianiu organizacja może korzystać z własnej bazy stałych współpracowników. Wyłącznymi kryteriami przy rekrutacji pracowników i współpracowników są: wykształcenie, doświadczenie, kompetencje. Nie stosujemy żadnych kryteriów, które mogłyby w jakikolwiek sposób wpływać na dyskryminację kogokolwiek, np. ze względu na płeć, orientację seksualną czy poglądy polityczne. Na etapie zatrudnienia organizacja zapewnia pracownikowi, współpracownikowi możliwości podnoszenia swoich kwalifikacji. Organizacja stosuje także systemy motywacyjne w stosunku do swoich pracowników i współpracowników, min poprzez możliwości awansu, możliwość uczestniczenia w prestiżowych przedsięwzięciach, współpracy ponadnarodowej, możliwości współdecydowania o planach organizacji. Ocena pracowników i współpracowników odbywa się co dwa lata lub w razie bieżących potrzeb. Ocena pracowników zatrudnionych na umowę o pracę odbywa się na podstawie ankiety wypełnionej przez pracodawcę. Ocena dotyczy: - zaangażowania pracownika, - motywacji, -umiejętności, -kompetencji niezbędnej na danym stanowisku. Po dokonaniu oceny pracodawca informuje pracownika o jej wynikach. W przypadku oceny negatywnej pracodawca i pracownik ustalają obszary niezbędne do poprawy. Inną formą oceny może być ocena wspólna dokonana przez pracodawcę i pracownika dotyczące: - zaangażowania w pracę, - wypełnianie zadań, - motywacji, 4
Współpracownicy zatrudniani do bieżących przedsięwzięć są oceniani na podstawie ankiety wypełnionej przez beneficjentów, do których skierowane jest to przedsięwzięcie. Ocenie podlega przygotowanie merytoryczne, umiejętność komunikacji w pracy z grupą. Zarówno pracownicy, jak i współpracownicy mają wgląd do dokumentacji w zakresie oceny. W Stowarzyszeniu stosuje się opisy stanowisk pracy zawierający następujące informacje: - nazwa stanowiska, -.wymagania dotyczące wykształcenia i znajomości języka, -zakres czynności. 2. Zatrudnienie wolontariuszy 1. Organizacja określa zasady rekrutacji wolontariuszy. Praca wolontariuszy odbywa się zgodnie z zapisami Karty Praw i Obowiązków Wolontariusza, która w szczególności zawiera: - zakres czynności i kompetencji wolontariusza, - zakres jego zaangażowania, - wskazanie opiekuna oraz zasady korzystania z pomieszczeń i sprzętu organizacji, a także inne przysługujące mu prawa np. ubezpieczenie. 2. Zasady podejmowania decyzji: Decyzje podejmowane są przez Zarząd Stowarzyszenia Towarzystwa Rozwoju Ziemi Karczmiskiej. Przyjęcie nowych członków do Stowarzyszenia następuje na podstawie uchwały Zarządu. Uchwałę Zarząd podejmuje w oparciu o pisemny wniosek osoby ubiegającej się o przyjęcie do Stowarzyszenia, poparty przez co najmniej 2 członków zwyczajnych Stowarzyszenia. 3. Zarządzanie jakością Organizacja stosuje zasady zarządzania jakością zgodne z kołem Deminga, co oznacza a) planowanie, czyli ustalanie celów zadań do wykonania, b) wykonanie wdrażanie zadań zgodnie z przyjętym planem, 5
c)sprawdzenie,czyli monitorowanie działań, d) poprawa i ew. działania korygujące. Organizacja stosuje czytelne zasady komunikacji pomiędzy Zarządem, pracownikami, współpracownikami, beneficjentami, wolontariuszami, za pomocą powszechnie dostępnych narzędzi komunikacyjnych takich jak np.: strona internetowa, poczta internetowa, SMS, komunikaty na stronie www. W ramach zarządzania jakością, organizacja prowadzi badania satysfakcji beneficjentów, wolontariuszy, współpracowników, sponsorów, celem podniesienia standardów swoich działań. Podstawowym narzędziem badawczym jest ankieta ewaluacyjna. 4. Porządek dokumentacyjny Organizacja posiada regulamin organizacyjny zawierający opis struktury organizacyjnej orza zasady podległości Stowarzyszenia. Stowarzyszenie- Towarzystwo Rozwoju Ziemi Karczmiskiej, w swojej dokumentacji posiada protokoły z cyklicznych i nadzwyczajnych spotkań, do których dołączone są listy obecności. Organizacja prowadzi rejestr korespondencji przychodzących i wychodzących 5. Przechowywanie dokumentacji Organizacja posiada i prowadzi wykaz dokumentów takich jak: - zarządzenia i uchwały organów stowarzyszenia, - regulaminy, - dokumentacja kadrowa, - dokumentacja projektowa, -raporty z kontroli, - dokumentacja finansowa, - polityka rachunkowości, - polityka bezpieczeństwa danych osobowych. 6
III. Finanse 1. Pozyskiwanie i zarządzanie środkami finansowymi Organizacja na początku każdego roku buduje bazę grantodawców i donatorów oraz planuje w jaki sposób i z jakiego źródła będzie pozyskiwała środki na swoją działalność. Wyznacza też osoby, które będą odpowiedzialne za napisanie wniosku aplikacyjnego. Na początku każdego roku, metodą metaplanu, najbliższą przyszłość. opracowujemy scenariusz działań na 2. Zarządzanie majątkiem organizacji Towarzystwo Rozwoju Ziemi Karczmiskiej w przypadku posiadania majątku, będzie prowadziło ewidencję środków trwałych, wyposażenia i licencję oprogramowania. Stowarzyszenie posiada bazę umów o dzieło i produktów wytworzonych w ramach umów o dzieło. 3. Zarządzanie płynnością finansową Dla realizacji swoich celów organizacja buduje strukturę przychodów w perspektywie ok. dwóch lat. Co roku dokonujemy też analizy porównawczej w obszarze sytuacji finansowej. Towarzystwo Rozwoju Ziemi Karczmiskiej posługuje sie prostymi wskaźnikami, które pozwalają na weryfikację sytuacji finansowej. Są to: a) wskaźnik płynności finansowej, b) wskaźnik ogólnego zadłużenia, c) wskaźnik kontroli kosztów administracyjnych. Organizacja bada te wskaźniki na zasadzie analizy porównawczej, celem określenia tendencji rozwojowej organizacji. 4. Zarządzanie ryzykiem Organizacja jeden raz w roku dokonuje analizy obejmującej identyfikacje zagrożeń oraz prawdopodobieństwo ich wystąpienia. W przypadku wystąpienia dużego ryzyka, przygotowuje planu działań profilaktycznych. 7
5. Dokumentacja finansowa Księgowość organizacji prowadzona jest z użyciem księgi głównej, w odniesieniu do zakładowych kont. Organizacja posiada: - politykę rachunkowości, - zakładowy plan kont, -instrukcję kontroli obiegu i archiwizacji dokumentów, - instrukcję zarządzania systemem informatycznym ( w przypadku prowadzenia księgowości komputerowo), 8
IV. Relacje z otoczeniem 1. Komunikacja zewnętrzna Stowarzyszenie prowadzi politykę informacyjną w zakresie celów, działań i prowadzonych projektów. Polityka informacyjna jest zgodna ze Statutem, kodeksem etycznym oraz misją i wizją Stowarzyszenia. Stowarzyszenie posiada aktualną stronę internetową, która będzie przetłumaczona na język angielski. Stowarzyszenie posiada profile na popularnych portalach społecznościowych. Stowarzyszenie prowadzi Biuletyn Informacji Publicznej (BIP), w którym informuje o realizacji przedsięwzięć współfinansowanych ze środków publicznych. Szczegółowych informacji na temat Stowarzyszenia udziela podmiotom zewnętrznych wyłącznie Prezes lub osoba przez niego upoważniona. 2. Współpraca z administracją Współpraca z administracją odbywa się na zasadach jawności i transparentności. Stowarzyszenie przystępuje do konkursów ogłaszanych przez administrację na realizacje zadań publicznych zgodnie ze swoją działalnością statutową. 3. Współpraca z grantodawcami Współpraca z grantodawcami jest zgodna z kodeksem etyki organizacji. We współpracy z grantodawcami, Stowarzyszenie kładzie szczególny nacisk na przeciwdziałanie potencjalnemu konfliktowi interesów. 9
4. Współpraca z darczyńcami Informacje o darczyńcach umieszczone są na stronie internetowej w wydzielonej zakładce. Stowarzyszenie informuje darczyńców o sposobie dysponowania przekazanymi przez nich środkami. Stowarzyszenie wysyła darczyńcom listy z podziękowaniami za uzyskane wsparcie. 5. Współpraca z innymi organizacjami pozarządowymi Organizacja, w miarę aktualnych potrzeb, nawiązuje współpracę z innymi podmiotami pozarządowymi, tworząc partnerstwa i koalicje. Stowarzyszenie uczestniczy w spotkaniach branżowych. W miarę aktualnych potrzeb, Stowarzyszenie realizuje wspólne przedsięwzięcia zgodnie ze swoją ideą statutową. 6.Współpraca z innymi partnerami Organizacja, w miarę potrzeby, współpracuje z innymi podmiotami np. instytucjami kultury, spółdzielniami socjalnymi, biznesem, działającymi w tym samym obszarze. Uczestniczy w forach branżowych i wchodzi w koalicje z tymi partnerami. Organizacja informuje otoczenie o powyższych działaniach. Współpraca z innymi partnerami jest zgodna z Kodeksem Etyki obowiązującym w Stowarzyszeniu. 7. Współpraca z mediami Za kontakty z mediami odpowiedzialny jest Prezes Zarządu lub osoba wyznaczona przez niego. Twarzą organizacji jest Prezes Zarządu. W przypadku znaczących przedsięwzięć realizowanych przez organizację wysyłane są informacje do mediów, które są zapraszane do uczestnictwa w tych w wydarzeniach. 8. Działania marketingowe i fundraising Stowarzyszenie buduje swój wizerunek w sposób świadomy, opierając się na swojej misji i wizji, a także w oparciu o wartości prezentowane przez członków i partnerów. 10
W przypadku zlecania działań marketingowych agencjom reklamy, Stowarzyszenie przekazuje tym podmiotom informację o swoich wartościach. Stowarzyszenie w prowadzeniu działań marketingowych zawsze kieruje się zasadami etycznymi. 11
Bibliografia 1. USTAWA z dnia 7 kwietnia 1989 r. Dz.U. 1989 nr 20 poz. 104 Prawo o stowarzyszeniach. z późniejszymi zmianami: Dz.U.2001.79.855 2003-06-29 zm. Dz.U.2003.96.874 art. 5 2004-05-01 zm. Dz.U.2004.102.1055 art. 2 2007-07-28 zm. Dz.U.2007.112.766 art. 3 2011-07-01 zm. Dz.U.2011.112.654 art. 131 2. USTAWA z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2010 r., Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.) Dz.U.2010.234.1536 2011-07-01 zm. Dz.U.2011.112.654 art. 166 2011-10-30 zm. Dz.U.2011.205.1211 art. 2 2011-11-03 zm. Dz.U.2011.209.1244 art. 1 2011-12-31 zm. Dz.U.2011.208.1241 art. 48 2012-01-01 zm. Dz.U.2011.149.887 art. 215 zm. Dz.U.2011.209.1244 art. 1 2013-01-01 zm. Dz.U.2011.209.1244 art. 1 zm. Dz.U.2011.232.1378 art. 14 3. USTAWA z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591 Dz.U.2009.152.1223 z późniejszymi zmianami Dz. U. z 2014 r. poz. 51 (z dnia 10.01.2014 r.) 12
Załącznik nr 1 do Standardu KODEKS ETYKI Kodeks etyki zawiera standardy postępowania kadry zarządczej, członków, wolontariuszy Towarzystwa Rozwoju Ziemi Karczmiskiej. 1 Zasady postępowania w Towarzystwie Rozwoju Ziemi Karczmiskiej: a) zasada praworządności - oznacza że organizacja działa zgodnie z obowiązującym prawem; b) zasada rzetelności- oznacza że wszyscy którzy pracują na rzecz organizacji robią to sumiennie wykorzystując swoją wiedzę i umiejętności; c) zasada przejrzystości i jawności - oznacza że organizacja informuje o swoich działaniach w sposób ogólnie dostępny; d) zasada neutralności oznacza że Stowarzyszenie nie ulega wpływom naciskom które mogą prowadzić do działań sprzecznych z działalnością statutową; 2 Rozwiązywanie konfliktów 1) Konflikt wewnętrznya) w przypadku konfliktu wewnętrznego organem pojednawczym jest komisja pojednawcza składająca się z dwóch osób stowarzyszenia tj. członka zarządu, prezesa lub vice- prezesa Stowarzyszenia; b) w przypadku gdy w/w osoby pozostają w konflikcie, to prezes powołuje inne osoby do rozwiązania konfliktu; 13
2) Konflikt zewnętrznya)w przypadku konfliktów zewnętrznych za jego rozwiązanie odpowiedzialny jest prezes lub vice- prezes; b) w przypadku konfliktu zewnętrznego którego stroną jest zarząd do jego rozwiązania powołuje się mediatora akceptowanego przez obie strony konfliktu. 3 Zarządzanie organizacją 1. Zarząd w swoich procesach decyzyjnych ma na celu wypełnienie Misji Organizacji. 2. Zarząd posiada jasne i przejrzyste zasady zatrudniania pracowników, współpracowników i wolontariuszy organizacji. 3. Zarząd w swoich procesach decyzyjnych kieruje się zasadą równego traktowania pracowników, współpracowników i wolontariuszy organizacji oraz wszystkich podmiotów i instytucj,i z którymi współpracuje. 4. Zarząd dba o wizerunek organizacji, dbając jednocześnie o wizerunek całego Trzeciego Sektora w Polsce. 4 Finanse 1. Finanse organizacji są wydatkowane zgodnie z jej działalnością statutową. 2. Dotacje ze źródeł publicznych są jawne. Informacje o dotacjach pochodzących ze źródeł publicznych zamieszczone są na stronie Stowarzyszenia w zakładce BIP. 3. W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej, organizacja wyodrębnia ją w swojej ewidencji finansowo-księgowej, a dochód przeznacza na działalność statutową. 14
5 Otoczenie zewnętrzne 1. Organizacja współpracuje z innymi organizacjami, podmiotami na zasadzie partnerstwa, wzajemnego zaufania i wzajemności. 6 Przepisy końcowe 1. Wszyscy członkowie, pracownicy, współpracownicy i wolontariusze są zobowiązani do przestrzegania etyki. 2. Zarząd jest zobowiązany do rozpowszechniania kodeksu etyki wśród członków, pracowników, współpracowników i wolontariuszy organizacji. 15