UMOWA zawarta w dniu.. roku w Warszawie, pomiędzy: Narodowym Instytutem Fryderyka Chopina z siedzibą w Warszawie Pl. Piłsudskiego 9,00-078 Warszawa, wpisanym do rejestru instytucji kultury pod numerem RNiK 51/2001, zwanym dalej Instytutem lub Zamawiającym, reprezentowanym przez: a., b., a,zwanym dalej Wykonawcą, reprezentowanym przez: -, 1 Przedmiotem niniejszej umowy jest określenie zasad i warunków wykonania przez Wykonawcę usługi przygotowania i edycji wydawnictw muzycznych Narodowego Instytutu Fryderyka Chopina (płyty CD wraz z opakowaniami i poligrafią). 2 Wykonawca oświadcza, że dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem oraz odpowiednim zapleczem technicznym i osobowym umożliwiającym prawidłowe i w pełni profesjonalne wykonanie niniejszej Umowy, stosownie do wymogów stosowanych dla działalności świadczonej przez Wykonawcę oraz stosownie do charakteru materiałów wyjściowych, o których mowa w 4 niniejszej Umowy. 3 1. Wykonawca zobowiązuje się, w okresie określonym w 11 ust. 3 niniejszej Umowy, wyprodukować i dostarczyć Zamawiającemu nośniki CD (wraz z opakowaniami) z utrwalonym na nich materiałami wyjściowymi dostarczonymi przez Zamawiającego. Rodzaj danego nośnika i jego maksymalna ilość, opakowania jednostkowe, nadruki na nośnikach określone są w Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy oraz Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia ZP/NIFC-68/2010. 2. Strony uzgadniają, że wykonywanie niniejszej Umowy odbywać się będzie na podstawie pisemnych zamówień składanych przez Zamawiającego przy czym ostatnie zamówienie powinno być złożone do dnia 10 maja 2011 roku. 3. Minimalna liczba nośników CD oraz opakowań objęta jednym zamówieniem nie może być niższa niż 1.000 sztuk. 4. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji każdego zamówienia złożonego przez zamawiającego w terminie 14 dni od dnia otrzymania zamówienia. 5. Zamówienie składane przez Zamawiającego powinno zawierać co najmniej następujące dane: Strona 1 z 5
a. rodzaj nośnika, b. tytuł nośnika, c. ilość produktów, d. specyfikacja produktu, ze szczególnym uwzględnieniem rodzaju opakowania jednostkowego, e. termin wyprodukowania zamówienia, f. miejsce dostarczenia wraz z dokładnym adresem oraz imię i nazwisko osoby upoważnionej ze strony Zamawiającego do odbioru, g. specyfikacja materiałów wyjściowych dla zamówienia, o których mowa w 4 niniejszej Umowy a przekazywanych wraz z danym zamówieniem. 6. Doręczenie Wykonawcy zamówienia powinno nastąpić listem poleconym z potwierdzeniem odbioru lub faxem. W przypadku, jeżeli Zamawiający prześle zamówienie do Wykonawcy za pomocą poczty elektronicznej (mail), Strony postanawiają, że zamówienie takie zostanie potwierdzone przez Zamawiającego drogą wskazaną w zdaniu następnym. Ponadto strony postanawiają, że złożenie zamówienia faxem zostanie dodatkowo potwierdzone telefonicznie przez Wykonawcę. Sposób doręczenia materiałów wyjściowych dla danego zamówienia, o których mowa w 4 niniejszej Umowy, Strony ustalą odrębnie. 7. W przypadku, jeżeli wraz z zamówieniem lub tego samego dnia, w którym zostało złożone zamówienie, nie zostaną doręczone Wykonawcy materiały wyjściowe dla tego zamówienia lub też, jeżeli zostaną one doręczone w stanie niekompletnym, termin realizacji zamówienia ulega automatycznie przedłużeniu o czas oczekiwania przez Wykonawcę na doręczenie mu tych materiałów przez Zamawiającego lub o czas oczekiwania na uzupełnienie tych materiałów przez Zamawiającego. 8. Strony postanawiają, że zamówienia i materiały wyjściowe, o których mowa w 4 niniejszej Umowy będą dostarczone Wykonawcy na następujący adres: 4 1. Wykonanie przez Wykonawcę przedmiotu niniejszej umowy nastąpi na podstawie i z wykorzystaniem materiałów wyjściowych przekazanych Wykonawcy przez Zamawiającego. 2. Zamawiający zobowiązuje się przekazać Wykonawcy materiały wyjściowe wraz z pisemnym zamówieniem, o którym mowa w 3 ust. 3 niniejszej Umowy. 3. Szczegółowa specyfikacja techniczna i jakościowa warunków, jakie mają spełniać materiały wyjściowe określona jest w Załączniku nr 2 do niniejszej umowy. 4. Dla ochrony interesów Zamawiającego, po dostarczeniu materiałów wyjściowych, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, Wykonawca dokona sprawdzenia jakości technicznej w/w materiałów pod kątem ich zgodności ze specyfikacją techniczną określoną w Załączniku nr 2 do niniejszej umowy. 5. Wykonawca, przed skierowaniem do druku, dostarczy Zamawiającemu do akceptacji proofy cyfrowe/próby kolorystyczne: digipaków, okładki, nadruku na płycie i jednej strony bookletu (2 kolory). 6. Jeżeli Wykonawca, w terminie 48 (czterdziestu ośmiu) godzin od chwili odbioru materiałów określonych w ust. 1 niniejszego paragrafu, nie zgłosi uzasadnionych zastrzeżeń, co do ich jakości technicznej, uważać się będzie, że dostarczone przez Zamawiającego materiały Strona 2 z 5
wyjściowe są właściwej jakości, umożliwiającej Wykonawcy profesjonalne wykonanie niniejszej Umowy. 7. Jeżeli materiały wyjściowe, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu nie będą zgodne z specyfikacją techniczną, Wykonawca niezwłocznie i pisemnie poinformuje o tym fakcie Zamawiającego, a Zamawiający dostarczy poprawione materiały wyjściowe. W takim przypadku termin wykonania niniejszej Umowy może ulec przesunięciu o czas oczekiwania na doręczenie Wykonawcy poprawionych materiałów wyjściowych. 8. Po otrzymaniu od Zamawiającego poprawionych materiałów wyjściowych Wykonawca dokona ich ponownego sprawdzenia. W takim przypadku postanowienia ustępów poprzedzających niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio. 5 1. Po dostarczeniu przez Wykonawcę do Zamawiającego wyprodukowanych nośników CD oraz opakowań, przedstawiciele Zamawiającego i Wykonawcy sporządzą pisemny protokół zdawczo odbiorczy, stwierdzający liczbę dostarczonych nośników CD wraz z opakowaniami oraz datę, godzinę i miejsce ich dostarczenia oraz dane identyfikujące zamówienie (nr, data złożenia). 2. Od momentu podpisania protokółu określonego w ust. 1 niniejszego paragrafu, pełną odpowiedzialność za dostarczone nośniki CD oraz opakowania przejmuje Zamawiający. 3. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji właściwej jakości nośników CD oraz opakowań - na okres 36 miesięcy począwszy od daty realizacji danego zamówienia. 6 1. Za wykonanie zamówienia Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie w łącznej kwocie złotych netto ) powiększonej o % podatku VAT co stanowi łączną kwotę zł brutto (słownie: złotych i groszy). W przeliczeniu na 1000 sztuk nośników CD z opakowaniem wynagrodzenie wynosi.. złotych netto) za 1000 sztuk nośników CD z opakowaniami według specyfikacji określonej w Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy. 2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 niniejszego paragrafu, płatne będzie każdorazowo po wykonaniu przez Wykonawcę danego zamówienia. 3. Zamawiający dokona zapłaty na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę. 4. Wykonawca może wystawić fakturę po podpisaniu przez Strony protokołu odbioru z realizacji danego zamówienia, o którym mowa w 5 ust. 1 niniejszej Umowy. 5. Zamawiający dokona zapłaty przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę na fakturze. 6. Zamawiający dokona zapłaty w terminie 14 dni od dnia doręczenia do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. 7. Za dzień dokonania płatności uznaje się dzień zlecenia przelewu przez Zamawiającego. 8. Z tytułu ewentualnej zwłoki Zamawiającego w płatności, Wykonawcy należne są od Zamawiającego odsetki ustawowe. 9. Wykonawcy z tytułu wykonania niniejszej umowy przysługuje jedynie wynagrodzenie określone w ust. 1 niniejszego paragrafu, które obejmuje wszelkie koszty Wykonawcy Strona 3 z 5
związane z należytym wykonaniem niniejszej umowy, w tym koszty transportu nośników CD do miejsca określonego w zamówieniu. Z tytułu wykonania niniejszej umowy Wykonawcy nie przysługuje żadne dodatkowe wynagrodzenie ani też zwrot jakichkolwiek kosztów. 10. Wynagrodzenie określone ust. 1 niniejszego paragrafu nie będzie podlegało podwyższeniu bez względu na jakiekolwiek okoliczności inne, niż wskazane w niniejszej Umowie. 7 1. W przypadku niedotrzymania przez Wykonawcę z jego winy terminu realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty, za każdy dzień zwłoki, kary umownej w wysokości 1 % wynagrodzenia brutto za realizację zamówienia, którego dotyczy zwłoka.. 2. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę postanowień niniejszej Umowy, innych niż terminowe wykonanie niniejszej Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu następujące kary umowne: a. za opóźnienie w usunięciu wady i/lub usterki w wysokości 0,5% wartości brutto zamówienia, którego dotyczy opóźnienie, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, b. w przypadku naruszenia innych postanowień niniejszej Umowy w wysokości 3% wynagrodzenia brutto określonego w 6 ust. 1 niniejszej Umowy, za każdy przypadek naruszenia. 3. Postanowienia niniejszego ustępu nie wykluczają dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania w części przewyższającej wysokość kar umownych. 4. Kary umowne należne Zamawiającemu mogą być potrącane z wynagrodzenia Wykonawcy. 5. W przypadku braku możliwości potrącenia kary umownej z wynagrodzenia Wykonawcy, kary umowne płatne są w terminie 7 dni od dnia wezwania Wykonawcy do zapłaty, przelewem na rachunek bankowy wskazany w wezwaniu do zapłaty. 6. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, jeśli niewykonanie lub nienależyte wykonanie niniejszej Umowy nastąpiło w skutek działania siły wyższej. 8 1. Zamawiający oświadcza, że posiada prawo (lub jest do tego upoważniony) do utrwalania i zwielokrotniania na nośnikach wskazanych w niniejszej Umowie, przedmiotów prawa autorskiego i/lub praw pokrewnych, które dostarczy Wykonawcy w materiałach wyjściowych dla celu wykonania niniejszej Umowy. 2. Zamawiający oświadcza, że w rozumieniu przepisów Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych Zamawiający jest uprawnionym do korzystania z w/w przedmiotów prawa autorskiego i/lub praw pokrewnych. W związku z powyższym Zamawiający oświadcza, że określone niniejszą umową powierzenie Wykonawcy przez Zamawiającego wyprodukowania w/w nośników oznacza jedynie powierzenie mu czynności o charakterze technicznym (produkcja). Dla uniknięcia wątpliwości strony oświadczają, że powierzenie Wykonawcy wyprodukowania w/w nośników w żaden sposób nie oznacza, że Wykonawcy udzielono licencji do rozporządzania i/ lub korzystania z w/w przedmiotów praw autorskich i/lub praw pokrewnych na jakichkolwiek polach eksploatacji, w szczególności określonych w art. 50 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, jak i nie oznacza, że na Wykonawcę przeniesiono jakiekolwiek prawo do w/w przedmiotów praw autorskich i/lub praw Strona 4 z 5
pokrewnych. Korzystającym z w/w przedmiotów prawa autorskiego i/lub praw pokrewnych w rozumieniu przepisów w/w ustawy, pozostawać będzie w dalszym ciągu Zamawiający. 3. Dla uniknięcia wątpliwości Zamawiający oświadcza, że Wykonawca nie jest w żaden sposób obciążony lub zobowiązany do wypłacania wynagrodzeń określonych w art. 17 i/lub art. 70 ust. 3 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 4. Wykonawca ma prawo przekazywać organizacjom zbiorowego zarządzania prawami autorskimi i/lub pokrewnymi dane dotyczące ilości, tytułów, czy też formy wyprodukowanych nośników w trakcie realizacji niniejszej umowy. 9 1. Niniejsza umowa ma charakter poufny, a wszelkie jej postanowienia lub informacje związane z tą umową lub z jej wykonywaniem mogą być ujawnione wobec osób trzecich wyłącznie za uprzednią zgodą drugiej strony, wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności. 2. Postanowienia ust. 1 niniejszego paragrafu nie mają zastosowania w wypadku, gdy obowiązek ujawnienia treści niniejszej umowy lub w/w informacji wynika z przepisów prawa lub z decyzji bądź z decyzji lub orzeczenia uprawnionego do tego organu. 10 1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie niniejszej umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Instytut może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 11 1. Ewentualne spory mogące wyniknąć z wykonywania lub interpretacji niniejszej umowy, rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 2. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Niniejsza umowa została zawarta na czas oznaczony tj. do dnia 31 maja 2011 roku. 4. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego o składanie zamówień czy realizację wszystkich ilości płyt określonych w Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy. 5. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia ZP/NIFC-68/2010, oferta z dnia 2010 roku złożona przez Wykonawcę w toku ww. postępowania, stanowią załączniki odpowiednio nr 3 i nr 4 do niniejszej Umowy. 6. Załączniki do niniejszej Umowy stanowią jej integralną część. 7. Niniejsza umowa wchodzi w życie z momentem jej podpisania. 8. Niniejszą umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Strona 5 z 5