24 powody uzasadniające niską cenę oferty Poradnik dla wykonawców
Jak ten poradnik może Ci pomóc? Jeśli chciałbyś samodzielnie sporządzić odpowiedź na wezwanie zamawiającego, ale Twoim problemem jest brak pomysłów jakie uzasadnione powody obniżenia ceny oferty mógłbyś wskazać zamawiającemu, to ten poradnik jest dla Ciebie. Być może po otrzymaniu wezwania poczułeś, że takich uzasadnionych powodów nie ma. Jestem jednak pewien, że po dłuższym zastanowieniu, byłbyś w stanie podać przynajmniej kilka. Celem poradnika jest ułatwienie Ci tej pracy. Tak, byś mógł przedstawić zamawiającemu odpowiedź zawierającą jak największą ilość czynników które pozwoliły Ci na obniżenie ceny oferty. Czego nie znajdziesz w tym poradniku? Nie znajdziesz tu gotowego wzoru pisma. Nie znajdziesz tu także magicznej recepty, która pozwoliłaby wyjaśnić każdą cenę, niezależnie jak niska by była. W razie wątpliwości Chciałem napisać poradnik prostym językiem. Jeśli jednak jakaś treść poradnika nie jest dla Ciebie jasna zadzwoń do mnie pod nr 510 506 503. Postaram się wyjaśnić wszystko jeszcze prościej. Nic za to nie zapłacisz, dopóki nie poprosisz o indywidualną poradę. Jeśli jesteś zainteresowany stałą pomocą kancelarii w zamówieniach publicznych zapraszam na sam koniec poradnika. www.kartaprzetargowa.pl 2
11. Siedziba (baza) przedsiębiorstwa znajduje się blisko miejsca realizacji zamówienia Przykłady Nadleśnictwo Wejherowo ogłosiło postępowanie na przebudowę odcinka drogi leśnej o długości 6 400 m. Samo miejsce realizacji zamówienia stanowi przewagę wykonawcy z pobliskiej Redy nad wykonawcą z odległego o 80 km Redzikowa. Uniwersytet Łódzki chce zamówić odczynniki chemiczne. Dostawy mają odbywać się sukcesywnie przez cały rok, na każde zamówienie złożone przez zamawiającego. Zamawiający nie jest w stanie podać dokładnej częstotliwości składania zamówień. W ten sposób ryzyko powstania dodatkowych kosztów związanych z częstym transportem odczynników do zamawiającego mniej obciąża dostawców mających magazyny w pobliżu Łodzi. Dla nich każdy dodatkowy transport to mniejszy koszt niż dla wykonawców dostarczających odczynniki z innych części Polski. Opis Pracując lokalnie ponosisz mniejsze koszty dojazdów, mniejsze są też straty czasu pracowników przy dojazdach oraz łatwiej o chętnych do pracy. Dodatkowo lepiej znasz lokalnych podwykonawców oraz czas trwania procedur w okolicznych urzędach. Brak długotrwałych dojazdów ma również pozytywny wpływ na wydajność pracowników. Kiedy możesz skorzystać Część wykonawców jest spoza obszaru realizacji zamówienia, koszty związane z dojazdami i inne lokalne uwarunkowania mają znaczenie dla czasu lub kosztów realizacji zamówienia. Dowody Porównanie odległości od miejsca realizacji zamówienia Twojego przedsiębiorstwa oraz wykonawców spoza regionu. Oszczędności Wyliczenie oszczędności na paliwie, mniejszym wykorzystaniu pojazdów, zaoszczędzonym czasie pracowników, koszcie noclegu. Oszacowanie wartości mniejszego ryzyka przy zatrudnianiu podwykonawców (możliwość zastosowania mniejszego narzutu z tytułu ryzyka). www.kartaprzetargowa.pl 16
14. Posiadasz dodatkowe wiadomości dotyczące przedmiotu zamówienia uzyskane dzięki wcześniejszej realizacji zamówień dotyczących tego przedmiotu Przykłady Prowadzisz usługi rachunkowe dla zamawiającego i wiesz, że pomimo wskazanej w specyfikacji istotnych warunków zamówienia sporej ilości księgowanych rocznie dokumentów, to pracy z nimi nie ma aż tak dużo. Świadczysz już usługę utrzymania i przeglądów technicznych infrastruktury zamawiającego i wiesz dokładnie jaki jest jej stan, jaka jest częstotliwość występowania awarii i przeciętny czas ich usunięcia. Zamówienie dotyczy drugiego etapu prac, podczas gdy Ty realizowałeś pierwszy. Opis Zamawiający ma obowiązek starannego opisania przedmiotu zamówienia, tak by wszyscy wykonawcy mieli pełną informację konieczną przy składaniu ofert. W praktyce jest z tym różnie. Zamawiający często nie mają wiedzy lub chęci koniecznych do wyczerpującego opisania warunków realizacji zamówienia. Dodatkowo, w praktyce nie da się wszystkiego opisać. Niektóre aspekty realizacji zamówienia znane są tylko wykonawcy i zamawiający nie wie czy ich realizacja okazała się prostsza czy bardziej skomplikowana niż było to przewidziane. Wcześniejsza realizacja: tych samych usług w poprzednim roku, robót budowlanych na poprzednim odcinku/etapie prac, dostaw o zindywidualizowanych wymaganiach realizowanych już wcześniej, daje Ci dogłębniejszą wiedzę co do realnych kosztów realizacji zadania. Kiedy możesz skorzystać Zamówienie jest kolejnym z rzędu podobnym zamówieniem musi być kolejnym zamówieniem, skoro powołujesz się na doświadczenie www.kartaprzetargowa.pl 19
w realizacji wcześniejszych zamówień dotyczących tego samego przedmiotu, musi być podobne, skoro Twoje wcześniejsze doświadczenie ma mieć wartość dla określenia ilości pracy przy jego realizacji. Dzięki swojej wiedzy jesteś w stanie rzetelnie ocenić, że praca jest łatwiejsza niż wynikałoby to z opisu przedmiotu zamówienia. Jeśli nie jest łatwiejsza, to nie jest to powód do obniżenia ceny. Uwaga! Jeśli chcesz napisać, że praca nie tylko jest łatwiejsza niż się wydaje, ale również będzie jej mniej to nie pisz, że uważasz, że ilość pracy została przeszacowana jeśli nie jest to pewne. Nie możesz napisać, że z Twoich prognoz wynika, że liczba księgowanych dokumentów będzie o 20% niższa w okresie realizacji umowy nie jest to pewne, a zamawiający wymaga złożenia oferty wedle podanego przez siebie szacunku. Dowody Wskaż na czym opierasz swoje twierdzenie, że praca jest łatwiejsza. Jeśli podajesz jakieś informacje, których nie ma zamawiający, a wynikają z jakiegoś dokumentu przedstaw ten dokument. Postaraj się być wiarygodny, bo zamawiający najczęściej będzie musiał przyjąć Twoje twierdzenie na wiarę (a może jej mieć mało). Oszczędności Przełóż swoje twierdzenia o łatwiejszej pracy na konkretne korzyści: krótszy czas pracy, mniej wykorzystanych części zamiennych, możliwość zatrudnienia osób o niższych kwalifikacjach (nie niższych niż wymagane, tylko niższych niż wydawałoby się, że są potrzebne do realizacji zamówienia po samym jego opisie). Wyceń swoje korzyści - wskaż ile zaoszczędzisz w trakcie realizacji zamówienia z powyższych powodów. www.kartaprzetargowa.pl 20
Stale dostępna pomoc prawna w walce o najkorzystniejszą ofertę! Składasz kilka ofert miesięcznie Składasz kilkanaście ofert miesięcznie Składasz kilkadziesiąt ofert miesięcznie Doraźna pomoc w razie problemów 200 zł 500 zł 1 000 zł Pomoc w jednym z trzech obszarów: weryfikacja SIWZ sprawdzenie oferty 500 zł 1 000 zł 2 000 zł wyszukiwanie błędów w ofertach konkurencji Pomoc w pełnym zakresie 1 000 zł 2 000 zł 5 000 zł Miesięczne wynagrodzenie netto przez pierwsze dwa miesiące naszej współpracy. Następnie razem ustalimy czy zakres pomocy i wynagrodzenie są dobrze dobrane.