Centrum PISOP Jesteśmy grupą aktywnych ludzi, którzy od 15 września 2000 r. tworzą niezależne Stowarzyszenie Należymy do Ogólnopolskiej Sieci SPLOT Nazwa PISOP jest skrótem słów: Poradnictwo, Informacja, Szkolenia Organizacji Pozarządowych W ramach swoich działań: - Aktywizujemy obywateli - Wspomagamy przedsiębiorczość społeczną - Wspieramy współpracę Stabilność działań zapewnia nam prowadzona działalność gospodarcza.
Doświadczenia Centrum PISOP w regrantingu Operator Programu Szklarnia Fundacja im. Stefana Batorego w 2003 roku Operator Programu Równać Szanse w 2007 roku wielkopolski Operator Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w latach 2014-2016 Operator regrantingu środków samorządu Miasta Leszna w 2016 roku
Raport z ewaluacji wdrażania pilotażowego Programu Centra Inicjatyw Lokalnych (CIL) w Poznaniu Ewaluacja prowadzona była w październiku i listopadzie 2016 roku
Koncepcja ewaluacji Standardem ewaluacji jest triangulacja danych (wykorzystanie materiałów pochodzących z różnych źródeł), metodologii (różne źródła danych, techniki badawcze) oraz zaangażowanie w proces badawczy kilku badaczy. Badanie ma charakter głównie jakościowy z elementami badania ilościowego.
Zastosowana triangulacja Grupa poddana badaniu Realizatorzy CIL regrantingowego 2 Realizatorzy CIL (2 nabór) 4 z 7 Realizatorzy mikroprojektów - 15 z 25 Mieszkańcy korzystający z działań CIL 73 Mieszkańcy niekorzystający z działań CIL - 8 Badania Wywiady grupowe (fokus) - 1 Wywiady indywidualne - 6 Ankiety - 88 Analiza dokumentacji Zespół badawczy 4 osoby (ewaluatorka, 2 socjolożki, animator lokalny)
Cele ewaluacji: Ocena adekwatności mieszkańców Poznania Koncepcja ewaluacji działalności CILi pod kątem zwiększania aktywności Ocena skuteczności i efektywności regrantingu w Poznaniu pod kątem aktywizowania poznaniaków Analiza dobrych praktyk działalności CILi Analiza słabych i mocnych stron działalności CILi Analiza możliwych kierunków rozwoju CILi
Ocena adekwatności działalności CILi pod kątem zwiększania aktywności mieszkańców Poznania Wywiad z przedstawicielem CIL regrantingowego Wywiad z przedstawicielem CIL (2 nabór) Wywiad grupowy z mieszkańcami Ankiety z mieszkańcami korzystającymi z CIL Ankiety z projektodawcami CIL Analiza dokumentacji Ocena skuteczności i efektywności regrantingu w Poznaniu pod kątem aktywizowania poznaniaków Wywiad z przedstawicielem CIL regrantingowego Wywiad grupowy z mieszkańcami Ankiety z mieszkańcami korzystającymi z CIL Ankiety z projektodawcami CIL Analiza dokumentacji Analiza dobrych praktyk działalności CILi Wywiad z przedstawicielem CIL regrantingowego Wywiad z przedstawicielem CIL (2 nabór) Ankiety z mieszkańcami korzystającymi z CIL Ankiety z projektodawcami CIL Analiza dokumentacji Analiza słabych i mocnych stron działalności CILi Wywiad z przedstawicielem CIL regrantingowego Wywiad z przedstawicielem CIL (2 nabór) Wywiad grupowy z mieszkańcami Ankiety z mieszkańcami korzystającymi z CIL Ankiety z projektodawcami CIL Analiza dokumentacji Analiza możliwych kierunków rozwoju CILi Wywiad z przedstawicielem CIL regrantingowego Wywiad z przedstawicielem CIL (2 nabór) Wywiad grupowy z mieszkańcami Ankiety z mieszkańcami korzystającymi z CIL Ankiety z projektodawcami CIL Analiza dokumentacji
Ogólne wnioski z ewaluacji (1) 1. CILe pozwalają na zwiększenie aktywności mieszkańców Poznania. Szczególną rolę pełnią CILe regrantingowe i te z CILi z naboru drugiego, które zakładają wspieranie wszystkich grup, bez ograniczeń np. wiekowych, oraz ich pomysłów na inicjatywy. 2. Środki przeznaczone na regranting i działalność CIL, biorąc pod uwagę angażowanie własnych zasobów NGO-CILi, jest skuteczną i efektywną formą wspierania aktywności mieszkańców, w szczególności skupionych wokół młodych, nieaktywnych NGO i grup nieformalnych. 3. CILe dają wędkę a nie rybę wspierając aktywność mieszkańców i zmniejszając dystans między działaczami a Miastem. 4. CILe wspierają działania integracyjne lokalnie i współpracę: mieszkańców, liderów, NGO, instytucji, rad osiedli. 5. Sprawdziła się współpraca CILi z radami osiedli, innymi NGO pozwoliło to na uspójnienie działań dla mieszkańców i osiągnięcie synergii wynikającej z lokalnych działań.
Ogólne wnioski z ewaluacji (2) 6. Dużym ograniczeniem aktywności CIL jest brak określonej perspektywy czasowej ich funkcjonowania. 7. Regranting prowadzony przez CILe z pierwszego naboru nie uwzględniał współpracy z CILami z drugiego konkursu i odwrotnie. Dla odbiorców CILe nie tworzyły kompleksowego systemu wsparcia, ale różne projekty pod tą samą nazwą. CILe nie współpracują ze sobą, działają według różnych zasad pod tą samą nazwą. 8. Informacja o CILach w niewielkim stopniu zaistniała w przestrzeni Miasta, wśród mieszkańców. Przyczyną był krótki czas realizacji i wielość działań oraz ograniczone środki. 9. Najskuteczniejsze w komunikowaniu do odbiorców o działalności CIL okazało się wykorzystanie nieformalnej sieci kontaktów ( poczta pantoflowa ). Promocja marki CIL jest zbyt mała, by zaistnieć w świadomości mieszkańców.
Ogólne wnioski z ewaluacji (3) 10. Wymóg 60% działalności w ramach realizowanych projektów na terenie CIL został określony jako zbyt ograniczający dla mieszkańców i organizacji/grup korzystających ze wsparcia CIL. Uzasadniano to ograniczeniem kreatywności i swobody działania mieszkańców. Wniosek dotyczy głównie CILi regrantingowych. Jednak z drugiej strony korzystanie z zasobów lokalowych CILi pozwala na łatwy kontakt z przedstawicielami CIL z razie pytań, problemów oraz wspiera integrację i współpracę realizatorów różnych mikroprojektów, a także ułatwia monitoring działania grup. 11. Najtrudniejsze dla realizatorów CIL w pełnieniu swojej funkcji był ograniczony czas realizacji projektów oraz ograniczenie do 60% działań w CIL. 12. Ograniczeniem w działalności CIL były zasoby lokalowe niepozwalające na wspieranie różnorodnych inicjatyw mieszkańców, np. sportowe, taneczne, inne wymagające przestrzeni oraz niedostępne dla osób z niepełnosprawnością.
Wnioski z ewaluacji regranting (1) 1. Regranting pozwolił na realizację nowych inicjatyw lokalnych przez i dla mieszkańców. Realizacja regrantingu pozwoliła na dotarcie z ofertą do osób, które wcześniej nie korzystały ze wsparcia Urzędu Miasta i innych instytucji. Regranting pozwolił także złożyć swój pierwszy projekt tym, którzy nie ubiegali się wcześniej o środki, i uzyskać dofinansowanie. 2. Regranting uwzględniał wsparcie informacyjno-edukacyjne dla projektodawców, co sprawdziło się w praktyce (coaching, mentoring, warsztaty, monitoring projektów). Projektodawcy najchętniej korzystali ze wsparcia związanego z procedurami księgowo-prawnymi dotyczącymi realizacji projektu, ale także pozyskiwania środków na działalność i aspektów prawnych działalności. 3. Działalność dwóch operatorów regrantingu uwzględniała różne zasady aplikowania i rozliczania (otwarty konkurs/zamknięty konkurs), różny system wsparcia (wizyty monitoringowe/spotkania warsztatowe) oraz nie pokrywała całego Miasta, a tylko wybrane dzielnice/osiedla.
Wnioski z ewaluacji regranting (2) 4. Badanie wskazuje na ogólne zadowolenie Realizatorów mikrograntów, z takiej formy pozyskiwania środków na działania. Do najczęściej pojawiających się argumentów na rzecz dofinansowania małych projektów w formie regrantingu należy zaliczyć możliwość działania lokalnie, aktywizowanie małych społeczności lokalnych i stosunkową łatwość w pozyskaniu tych środków w szczególności dla grup nieformalnych. Realizatorzy projektów są zainteresowani dalszą działalnością społeczną i korzystaniem z mikrograntów. 5. Deklarowane przez Realizatorów liczby osób zaangażowanych w projekty, w tym osób, z którymi organizacje pozarządowe nie współpracowały wcześniej oraz liczby wolontariuszy, wskazują na włączenia w projekt/aktywizowanie mieszkańców Poznania na dość wysokim poziomie w stosunku do skali projektów (nawet kilkaset osób jednorazowo w projekcie.) 6. W ramach wsparcia okołoprojektowego, największe dyskusje wzbudzała zbyt rozbudowana dokumentacja projektowa, w szczególności dotyczyło to jednego z CILi regrantingowych.
Wnioski z ewaluacji CILe lokalne (z drugiego naboru) (1) 1. CILe pozwoliły na zapewnienie wsparcia dla aktywnych mieszkańców tworzących grupy nieformalne, nieskupione w NGO. 2. Sprawdziła się rola CIL jako animatora lokalnych działań, diagnozującego lokalne potrzeby, wspierającego grupę mieszkańców w realizacji ich wizji działań. 3. CIL-e pokryły tylko część Poznania, przez co nie działają na rzecz wszystkich mieszkańców Miasta. 4. Bliskość lokalizacyjna CIL wzmacnia jego oddziaływanie na mieszkańców danego terenu. 5. Różny jest stan i zakres zamieszczanych przez CILe informacji czasem bogata informacja nt. projektu i realizowanych działań, w innych przypadkach ich mała liczba. 6. CILe prowadzą promocję wspieranych dobrych praktyk i inicjatyw realizowanych z ich wsparciem.
Wnioski z ewaluacji CILe lokalne (z drugiego naboru) (2) 7. Wystąpiła niespójność zasad wspierania inicjatyw przez CILe niektóre CILe ogłaszały konkursy na wsparcie inicjatyw (jako patron), inne z kolei nie. W przypadku ogłaszania konkursów CILe stosowały różne rodzaje dokumentacji konkursowej bardzo krótkie regulaminy lub ich brak. 8. Nie wszystkie dokumenty upubliczniane są kompletne. Np. nie uwzględniono informacji o finansowaniu na formularzach zgłoszeniowych lub zastosowano nieprawidłowy zapis list rankingowych bez pełnych danych osób np. Pani Zosia z. 9. Nakładanie się na siebie ról (np. prowadzenie CIL, aplikowanie na CIL prowadzący regranting), może powodować brak przejrzystości działań dla mieszkańców. 10. Działania realizowane w ramach CIL są promowane przez inne podmioty i instytucje, np. rady osiedli, inne NGO.
Wnioski z ewaluacji CILe lokalne (z drugiego naboru) (3) Dodatkowy wniosek, który wynika tylko z jednego badania ale warto uwzględnić w analizie przyszłej działalności CILi: Pojawiła się propozycja ze strony mieszkańców by częściowo oferta wsparcia była odpłatna w określonej części. Uzasadniano to możliwością poszerzenia działań (więcej dostępnych środków) oraz odbierania jako większą wartość przez uczestników (odpłatne - lepsze) a jednocześnie koniecznością rynkowego podejścia CILi.
Rekomendacje z ewaluacji - Centra Inicjatyw Lokalnych (1) 1. Centra Inicjatyw Lokalnych powinny być kontynuowane. Zakres ich działalności powinien zakładać animowanie inicjatyw oddolnych oraz wspieranie wszystkich grup mieszkańców, bez ograniczeń np. wiekowych. CILe powinny wspierać pomysły na inicjatywy mieszkańców. CILe powinny także wspierać realizację celów Miasta związanych z aktywnością mieszkańców, np. wspierać PBO. 2. Rekomendowane jest określenie perspektywy czasowej funkcjonowania CILi. 3. Rekomendowane jest pokrycie działalnością CILi całe Miasto, np. poprzez ogłoszenie konkursu na wydzielone 7-8 obszarów Poznania (np. jak w przypadku budżetu obywatelskiego, można założyć połączenie kilku mniejszych okręgów PBO, by nie było CILi zbyt dużo). 4. Rolą CILi powinno być wspieranie działań integracyjnych w społecznościach lokalnych i współpracy: liderów, NGO, instytucji, rad osiedli. Ale także powinny funkcjonować mechanizmy współpracy ze strony rad osiedli, np. promocja CIL przez rady osiedli i inne jednostki miejskie.
Rekomendacje z ewaluacji - Centra Inicjatyw Lokalnych (2) 5. Rekomendowane jest uwzględnienie współpracy CILu z radami osiedli/lokalnymi NGO/lokalnymi instytucjami np. biblioteką w celu uspójnienia działań dla mieszkańców i osiągnięcia synergii. 6. Należy powiązać CILe z operatorem regrantingu, np. poprzez udział przedstawicieli CIL w komisjach oceny projektów, przekazywanie z wyprzedzeniem informacji o planowanych konkursach, itp. 7. Warto ograniczyć możliwość aplikowania jednego NGO w ramach konkursu na operatora regrantingu oraz na CIL. 8. Konieczne jest stworzenie wspólnych zasad działania CILi, obejmujących min. procedury konkursowe dla wspieranych inicjatyw, zasady wizualizacji, informacji i promocji. CIL musi być spójną i tożsamą marką w całym Poznaniu.
Rekomendacje z ewaluacji - Centra Inicjatyw Lokalnych (3) 9. CILe powinny współpracować ze sobą. Może to być zapewnione przez wspólne spotkania/warsztaty np. 2-3 razy w roku. 10. Rekomendowane jest, by Miasto przeprowadziło kampanię promocyjną CIL, by marka była kojarzona przez mieszkańców jako wsparcie Miasta dla nich w aktywności lokalnej. 11. Należy zmniejszyć wymagany próg 60% działalności CIL w siedzibie CIL np. do 20% działalności w siedzibie lub do 1 zadania w ramach wspieranej inicjatywy. Pozwoli to mieszkańcom na kreatywność i swobodę działania, a jednocześnie da możliwość łatwego kontaktu z przedstawicielami CIL z razie pytań, problemów, monitoringu oraz umożliwi integrację i współpracę realizatorów różnych mikroprojektów. 12. Warto kontynuować sprawdzone działania CILi - promocję wspieranych przez nie dobrych praktyk i inicjatyw realizowanych z ich wsparciem.
Rekomendacje z ewaluacji - Centra Inicjatyw Lokalnych (4) 13. CILe powinny dysponować infrastrukturą niezbędną do wspierania różnorodnych inicjatyw, np. sportowych, edukacyjnych, kulturalnych oraz dostępne dla osób z niepełnosprawnością. Propozycje lokalizacji CILi powinny być przedmiotem szerszej analizy w ramach konkursu na CILe, np. przez zastosowanie listy z propozycjami lokalizacji będących w dyspozycji Miasta (np. obecnie funkcjonujące centra, biblioteki, szkoły) i/lub checklisty (formuła stosowana np. przez Polsko-Amerykańską Fundację Wolności i Polską Fundację Dzieci i Młodzieży w ramach Programu Równać Szanse) z minimalnymi wymaganiami do obiektu (np. liczba sal, boisko, wielkość sal, dostępność dla osób z niepełnosprawnością). 14. Można wziąć pod uwagę realizację częściowo zadań CIL odpłatnie, w ramach działalności odpłatnej CIL.
Rekomendacje z ewaluacji regranting (1) 1. Miasto Poznań powinno kontynuować regranting jako skuteczną i efektywną formę wspierania aktywności mieszkańców, w szczególności skupionych wokół młodych, nieaktywnych NGO i grup nieformalnych, które wcześniej nie korzystały ze wsparcia Urzędu Miasta i innych instytucji. 2. Spójność i przejrzystość realizacji wsparcia regrantingowego oraz pokrycie działalnością całego Miasta zapewni jeden operator. 3. Regranting powinien umożliwiać aplikowanie o wsparcie finansowe obok organizacji pozarządowych także grupom nieformalnym.
Rekomendacje z ewaluacji regranting (2) 4. Operator regrantingu powinien zapewnić wsparcie informacyjno-edukacyjne dla projektodawców, np. coaching, mentoring, warsztaty, monitoring projektów. Wsparcie winno wykraczać poza aplikowanie, realizację i rozliczanie mikrograntów m.in., o procedury księgowoprawne, pozyskiwanie środków na działalność. 5. Dokumentacja związana z aplikowaniem o dofinansowanie oraz rozliczeniem mikroprojektu powinna być znacząco prostsza niż pozyskiwanie środków bezpośrednio z poszczególnych Wydziałów Urzędu Miasta. 6. Operator regrantingu winien współpracować na bieżąco z CILami, przekazując im z wyprzedzeniem ważne informacje z punktu widzenia aplikowania w konkursach. W załączniku znajdują się szczegółowe wnioski i rekomendacje dotyczące regrantingu.
NGO, grupy, mieszkańcy proponowanie, inicjowanie, realizacja i rozliczanie projektów we współpracy z CIL i operatorem regrantingu CIL animacja, diagnoza i wsparcie w realizacji inicjatyw z intencji i przez mieszkańców; budowanie współpracy; opiniowanie ofert do operatora regrantingu Propozycja funkcjonowania systemu CIL Operator regrantingu, np. Centrum Bukowska Urząd Miasta dofinansowanie, stworzenie marki CIL
Załącznik szczegółowe wnioski i rekomendacje dot. regrantingu WNIOSKI Operatorzy zamieszczają pełne informacje nt. projektu i założeń CIL - wyjaśniają, czym jest CIL. Różny sposób komunikowania o działaniach projektowych. U jednego z Operatorów jest wyodrębniona zakładka nt. CIL-u drugiego natomiast informacje są zamieszczane w aktualnościach. W przypadku wyodrębnionej zakładki, informacje ułożone są chaotycznie i nie mają tytułów ani wstępów. Promocja działań realizowanych w CIL prowadzona jest jako harmonogram wydarzeń w formie tabeli lub zestawienie realizowanych projektów z linkiem na Facebook. REKOMENDACJE Praktyka powinna być kontynuowana. Proponuje się, aby projekt dotyczący CIL miał osobną zakładkę, w której każdy może znaleźć wszystkie najważniejsze informacje. Postuluje się wprowadzenie obowiązku promocji działań i zachęcania do tworzenia harmonogramu działań dla Operatorów.
WNIOSKI Niespójności / różnice w dokumentacji: - jeden z Operatorów w fiszce nie wymaga opisu efektów, a w sprawozdaniu już tak - u drugiego z Operatorów, w regulaminie konkursu, brak informacji o finansowaniu działań osobno pojawia się informacja, w jaki sposób stosować logotyp Miasta Poznania - jeden z Operatorów żąda zwrotu niewykorzystanych środków w terminie 2 dni, drugi z kolei w terminie 10 dni kalendarzowych. - u jednego z Operatorów pojawia się konieczność opisywania na dokumentach kwoty dotacji jako wkładu własnego Operatora, tymczasem Oferentów nie powinna dotyczyć kwestia tego, czy projekt jest wkładem własnym Operatora. Występuje nieścisłość dotycząca informowania o finansowaniu projektu. U jednego z Operatorów pojawia się zapis: Projekt jest realizowany dzięki współfinansowaniu Urzędu Miasta Poznania oraz Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. U drugiego z kolei: Projekt współfinansowany ze środków budżetowych Miasta Poznania. Dwie NGO realizowały projekty dofinansowane w konkursach obydwu Operatorów Fundacja Senior Active (razem 4projekty), Fundacja Orchidea (razem 2 projekty). REKOMENDACJE Proponuje się uspójnienie reguł dotyczących ogłoszeń konkursowych lub wyodrębnienie jednego tylko Operatora, jeśli te uspójnienia nie są możliwe w przypadku wielu Operatorów. Postuluje się doprecyzowanie dla Operatora/ów, w jaki sposób powinni informować o wkładzie własnym, jeśli projekt stanowi wkład własny do innego projektu. Ustalenie jednej obowiązującej wersji informacji o finansowaniu i uwzględnienie jej w umowie. Postuluje się doprecyzowanie, ile razy dana NGO może startować w poszczególnych konkursach Operatorów.
WNIOSKI Na stronie www zamieszczone są najważniejsze dokumenty dot. dokumentacji konkursowej np. ogłoszenie konkursowe, jednakże w przypadku zmian np. w regulaminie konkursu nie poinformowano, co zostało zmienione. Pełna dokumentacja w dokumentacji konkursowej dostępne są wzory kart oceny formalnej i merytorycznej, regulamin oceny, itp. Opracowanie FAQów dla oferentów. Na stronie zamieszczono FAQi, które odpowiadają na najczęściej zadawane pytania Zamieszczone są ważne dokumenty. Pojawia się wzory oświadczenia nt. tego, że środki wykazane w ramach wkładu własnego do projektu nie pochodzą z innych projektów dofinansowanych przez Miasto Poznań. Duża liczba dokumentów. U obu Operatorów, jest bardzo długi spis wszystkich dokumentów na stronie www. REKOMENDACJE W przypadku zmiany dokumentacji konkursowej, zawsze powinna pojawić się informacja, co zostało zmienione. Praktyka powinna być kontynuowana. W kolejnych edycjach konkursu, FAQi powinny być obowiązkowe. Stanowią odpowiedź na najczęściej zadawane pytania Oferentów. Praktyka powinna być stosowana w kolejnych działaniach. Dokumenty powinny być podzielone na podgrupy, odpowiednio nazwane, żeby ułatwić Oferentom odszukanie odpowiednich dokumentów.
Dziękujemy za uwagę zespół badawczy Centrum PISOP www.pisop.org.pl