Regulamin Konkursu na Mikrodotacje organizowanego przez Stowarzyszenie Adelfi w ramach regrantingu Urzędu Miasta Ełku

Transkrypt

1 Regulamin Konkursu na Mikrodotacje organizowanego przez w ramach regrantingu Urzędu Miasta Ełku Cz. I. Informacje i zasady ogólne 1. Konkurs na Mikrodotacje organizowany jest na realizację, w formie wsparcia, zadania samorządu miasta Ełku w roku 2013 z zakresu oświata i wychowanie poprzez: a) współpracę międzypokoleniową w kwocie zł 2. W ramach Konkursu na Mikrodotacje będą preferowane następujące typy projektów: a) w zadaniu Współpraca międzypokoleniowa: projekty grup młodzieży i grup seniorów, które przewidują zaangażowanie we wspólne działania innej grupy pokoleniowej; projekty, które zakładają wymianę doświadczeń, kompetencji lub wiedzy między pokoleniami; projekty rozwiązujące problem lub potrzebę społeczności lokalnej. b) w zadaniu Programy edukacji mieszkańców w zakresie porządku, ładu i czystości w miejscach publicznych: kampanie społeczne nakierowane na zwiększenie świadomości mieszkańców Ełku o obowiązku sprzątania przestrzeni publicznej po swoich zwierzętach, przewidujące innowacyjne metody docierania do jak największej liczby osób. 3. Dodatkowe punkty można również otrzymać za zaangażowanie w projekcie szerszej społeczności lokalnej, wykorzystanie Internetu i nowoczesnych technologii. 4. Projektodawcami w Konkursie na Mikrodotacje mogą być organizacje pozarządowe w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy, których działalność statutowa mieści się w obszarze zadaniu publicznego: oświata i wychowanie oraz grupy nieformalne, w których imieniu wniosek złoży organizacja pozarządowa. 5. Projekty realizowane w ramach Konkursu na Mikrodotacje muszą służyć wspólnocie samorządowej Miasta Ełku. 6. Projekty wyłonione w Konkursie na Mikrodotacje mogą być realizowane najpóźniej do dnia 31 sierpnia 2013 r. 7. Jeden projektodawca może otrzymać jedną Mikrodotację.

2 8. Maksymalna wysokość jednej Mikrodotacji: zł, minimalna 500 zł. 9. Projektodawca musi zapewnić co najmniej 10% wkładu własnego. Dopuszczalny jest każdy rodzaj wkładu własnego (finansowy oraz niefinansowy w postaci wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy). 10. Mikrodotacja nie może być przeznaczona na: a) przedsięwzięcia, które są dofinansowane z budżetu samorządu miasta Ełku lub jego funduszy celowych; b) pokrycie deficytu zrealizowanych wcześniej przedsięwzięć; c) zakup gruntów, zakup i/lub remont budynków i lokali; d) działalność gospodarczą podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego; e) udzielanie pomocy finansowej osobom fizycznym lub prawnym; f) działalność polityczną lub religijną. Cz. II. Rozpatrywanie ofert 1. Złożony wniosek na Mikrodotację oceniany jest pod względem formalnym i merytorycznym. Stowarzyszenie Adlefi dokona oceny formalnej w oparciu o następujące kryteria: a) wniosek został złożony przez uprawnionego projektodawcę, b) wniosek wypełniony jest komputerowo z wyłączeniem podpisów w oświadczeniu; c) wniosek został złożony terminowo tj., d) wniosek został złożony na formularzu WNIOSKU na MIKRODOTACJĘ w ramach REGRANTINGU oraz jest wypełniony we wszystkich rubrykach, e) termin realizacji oferowanego zadania mieści się w określonych konkursem ramach czasowych, f) wniosek nie zawiera błędów rachunkowych, g) wnioskowana kwota dotacji nie jest mniejsza niż 500 zł i nie większa niż 5000 zł, h) projektodawca zapewnia wkład własny w wysokości minimum 10 % całkowitej wartości projektu, i) projektodawca dołączył do wniosku wszystkie wymagane załączniki. 2. Wnioski, które spełnią wszystkie powyższe wymagania formalne, zostaną przekazane do oceny merytorycznej Komisji Konkursowej działającej w składzie i na podstawie Regulaminu Komisji Konkursowej. 3. Komisja Konkursowa opiniuje złożone wnioski pod względem merytorycznym zgodnie z następującymi kryteriami merytorycznymi i przypisaną im punktacją (gdzie 0 pkt.

3 kryterium nie spełnione lub spełnione w bardzo małym stopniu, zaś 5 pkt. kryterium spełnione w bardzo dużym stopniu): KRYTERIA OCENY MERYTORYCZNEJ 1. Czy dostatecznie została uzasadniona potrzeba realizacji projektu? 0 5 pkt. 2. Czy są to ważne sprawy dla danej społeczności? 0 5 pkt. 3. Czy projektodawca ma wyraźnie określony cel i wizję zmiany? 0 5 pkt. 4. Czy działania są właściwie dobrane do planowanej zmiany? 0 5 pkt. 5. Czy działania są realne do wykonania? 0 5 pkt. 6. Czy działania wykorzystują dostępne możliwości i są innowacyjne? 0 5 pkt. 7. Czy rezultaty projektu są adekwatne do zakładanych działań? 0 5 pkt. 8. Czy rezultaty wskazują zmianę jaka może zajść po realizacji projektu? 0 5 pkt. 9. Czy projekt wyraźnie określa grupę osób do których jest skierowany? 0 5 pkt. 10. Czy projekt angażuje wolontariuszy? 0 5 pkt. 11. Czy projekt przyniesie korzyści zarówno organizatorom jak i uczestnikom 0 5 pkt. projektu? 12. Czy projekt włączy do współpracy inne instytucje i organizacje? 0 5 pkt. 13. Czy zaplanowane zakupy są niezbędne do realizacji działań? 0 5 pkt. 14. Czy projektodawca realnie ocenił własne zasoby w stosunku do 0 5 pkt. zamierzeń? 15. Czy projektodawca ocenił ryzyko i wie jak jemu zapobiec? 0 5 pkt. 16. Czy projekt Ci się podoba, czy według Ciebie jest dobrze przygotowany i zaplanowany? KRYTERIA STRATEGICZNE Czy projekt odpowiada na jeden z głównych priorytetów konkursowych związanych ze współpracą międzypokoleniową, programy edukacyjne dotyczące porządku w miejscach publicznych? Czy projekt zakłada szersze zaangażowanie lokalnej społeczności? Czy projekt zakłada wykorzystanie w realizacji narzędzi IT? SUMA UZYSKANYCH PUNKTÓW 0 5 pkt. 10 pkt. (0 pkt. nie spełnia, 10 pkt. Spełnia) 10 pkt. (0 pkt. nie spełnia, 10 pkt. Spełnia) 10 pkt. (0 pkt. nie spełnia, 10 pkt. Spełnia) 4. Komisja ocenia oferty, pracując w oparciu o kartę oceny merytorycznej oraz przedstawia propozycję dofinansowania wraz z uzasadnieniem dla Zarządu Stowarzyszenia Adelfi. Zarząd

4 ma prawo przyznać dofinansowanie w pełnej lub niepełnej kwocie wnioskowanej przez projektodawcę. 5. Po ogłoszeniu wyników oceny projektów i przyznaniu kwot Mikrodotacji, istnieje możliwość pisemnego odwołania się od decyzji Komisji i Zarządu w przeciągu 3 dni do Zarządu Stowarzyszenia Adelfi. 6. Przyznane Mikrodotacje są przekazywane na konto bankowe projektodawcy po podpisaniu umowy. Umowa określa warunki merytoryczno-finansowe realizacji projektu, jego kontroli, trybu i terminu rozliczenia i sprawozdania z jego realizacji. Cz. III. Realizacja projektu 1. Realizacja projektu przebiegać musi zgodnie z zapisami umowy i załączonym do niej zaktualizowanym projektem. 2. Promocja projektu powinna uwzględniać poniższe: a) przekazywanie ustnej informacji kierowanej do odbiorców poszczególnych działań w trakcie realizacji zadania o fakcie dofinansowania zadania z budżetu samorządu miasta Ełku; b) umieszczanie herbu Miasta Ełku i logo Stowarzyszenia Adelfi na wszystkich materiałach i produktach promocyjnych związanych z realizacją zadania (publikacje, ulotki, banery, materiały merytoryczne, naklejki, koszulki, raporty, itp.). c) umieszczanie zapisu:,,projekt <nazwa> finansowany jest z budżetu Miasta Ełku na wszystkich materiałach drukowanych związanych z realizacją zadania. d) umieszczenie informacji promującej zadanie i Zleceniodawcę co najmniej w jednej publikacji prasowej, informacji radiowej lub telewizyjnej w mediach lokalnych lub regionalnych oraz na portalach społecznościowych i publicznych. 3. Dokonanie w trakcie realizacji zadania przesunięć w zakresie poszczególnych kategorii kosztów finansowanych przez Zleceniobiorcę powyżej kwoty 500,00 zł brutto wymaga uzyskania pisemnej zgody Zleceniodawcy oraz odpowiedniego zaktualizowania projektu. Pisemnej zgody Zleceniodawcy wymaga również utworzenie nowej pozycji budżetowej w ramach kwoty dotacji. 4. Wszelkie pozostałe zmiany dotyczące warunków realizacji projektu możliwe są wyłącznie poprzez zmianę zapisów umowy w formie aneksu i dotyczą wyłącznie przyszłych działań i powiązanych z nimi wydatków.

5 5. Wszelkie odsetki i przychody uzyskane przy realizacji umowy należy wykorzystać wyłącznie na wykonanie zadania, natomiast odsetki i przychody nie wykorzystane podczas realizacji zadania podlegają zwrotowi na konto Stowarzyszenia Adelfi. Cz. IV. Monitoring w trakcie realizacji projektu 1. ma prawo do monitoringu projektu w trakcie jego realizacji. 2. Celem monitoringu będzie ocena postępu realizacji projektu, ocena ryzyka i wsparcie Operatora w przypadku stwierdzonych trudności. 3. Monitoringiem zostanie objętych co najmniej 50 % realizowanych w ramach Konkursu na Mikrodotacje projektów. 4. Monitoring realizowanych projektów będzie polegał na: a) Kontakcie za pośrednictwem dostępnych komunikatorów IT oraz kontakcie osobistym. b) Przeglądzie istniejących dokumentów projektowych. c) Udziale w niektórych działaniach projektodawców. 5. Monitoring projektów jest przeprowadzany po uprzednim powiadomieniu Projektodawców. 6. Protokoły z monitoringu będą sporządzane w przypadku stwierdzenia zagrożenia zrealizowania projektu przez projektodawcę. W razie nieprawidłowości projektodawca zostaje wezwany do ich niezwłocznego usunięcia. 7. W przypadku niezastosowania się do wezwań może odstąpić od umowy. Cz. V. Rozliczanie i zatwierdzanie sprawozdań z realizacji zadań 1. Projektodawca, po zakończeniu realizacji projektu określonego w umowie, sporządza sprawozdanie merytoryczno-finansowe i składa je w ustalonym w umowie terminie do Stowarzyszenia Adlefi, ul. Maleckich 3/18, Ełk. 2. Wzór sprawozdania z realizacji projektu stanowi załącznik do niniejszego dokumentu. 3. Złożone sprawozdanie merytoryczno-finansowe sprawdzane jest przez. 4. W przypadku prawidłowej realizacji projektu i jego rozliczenia projektodawca otrzymuje pismo zatwierdzające sprawozdanie z realizacji zadania, najpóźniej w terminie 30 dni kalendarzowych od terminu złożenia sprawozdania merytoryczno-finansowego.

6 5. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków w złożonym sprawozdaniu z realizacji projektu, Projektodawca jest zobowiązany do ich usunięcia w wyznaczonym terminie i złożenia odpowiednich wyjaśnień bądź złożenia brakujących dokumentów. 6. W przypadku niezastosowania się do wezwań Projektodawca zapłaci karę umowną wg zapisów umowy. 7. Niezastosowanie się do wezwań może być podstawą do odstąpienia od umowy przez i zwrotu Mikrodotacji przez Projektodawcę. Cz. VI. Dodatkowe informacje 1. Wniosek na Mikrodotacje należy złożyć w wersji papierowej i elektronicznej w jednym egzemplarzu, w terminie...na adres: Stowarzyszenie Adlefi ul. Małeckich 3 lok 18 (II piętro) Ełk Konkurs na Mikrodotacje 2. Wniosek w wersji elektronicznej może być przesłany na adres.., najpóźniej w dniu złożenia wniosku w wersji papierowej. Cz. VII. Załączniki do wniosku 1. Kopia aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji, 2. Wersja elektroniczna wniosku, 3. Inne (np. różne formy prezentacji, wizualizacji, mindmapy itp.)