Instrukcja dokonywania samooceny oraz sporządzania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Zespole Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu

Załącznik nr 4 do Zarządzenia nr 3/2010 Dyrektora Zespołu Placówek Oświatowych w Nowym Tomyśl z dnia 31 sierpnia 2011r. Instrukcja dokonywania samooceny oraz sporządzania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Zespole Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu ROZDZIAŁ l Postanowienia ogólne 1 1. Samoocena oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej sporządzane są w oparciu o skuteczny nadzór i monitoring systemu zarządzania i kontroli stosowany w ciągu całego roku budżetowego, realizowany w Zespole Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu 2. Niniejsza instrukcja określa zakres, zasady i sposób dokonywania samooceny oraz sporządzania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej, w tym w szczególności: a) sposób dokonywania i dokumentowania samooceny, b) przyjęte kryteria jakościowe i ilościowe, na podstawie których jest sporządzana ocena, c) informację na temat skali ocen, d) zdefiniowanie odpowiedzialności uczestników procesu samooceny w Zespole Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu e) zasady sporządzenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej przez Dyrektora Zespołu Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu f) zasady przygotowania oświadczeń cząstkowych przez pracowników w Zespołu Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu. Podstawa prawna 2. System samooceny oraz składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej w Zespole Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu wprowadzony został na podstawie następujących regulacji prawnych i dokumentów: 1) Art. 68-71 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r., Nr 15, poz. 1240 z późniejszymi zmianami). 2) Komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. z 2009r., Nr 15, poz. 84) Podstawowe definicje 3. Użyte w Instrukcji terminy oznaczają: 1) Dyrektor Dyrektor Zespołu Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu

2) Ilościowe kryteria oceny- kryteria odnoszące się do przyjętych wartości wskaźników i mierników działalności, 3) Jakościowe kryteria oceny kryteria odnoszące się do jakości funkcjonowania elementów systemu kontroli zarządczej: środowisko wewnętrzne, cele i zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontrolne, informacja i komunikacja, monitoring, 4) Jednostka - Zespół Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu 5) Kwestionariusz samooceny kwestionariusz, w którym dokumentowane są wyniki oceny systemu kontroli zarządczej, 6) Samoocena - samoocena systemu kontroli zarządczej, formalny proces, który umożliwia dokonanie przeglądu istniejących mechanizmów kontroli pod względem adekwatności celem proponowania i wdrażania ulepszeń w istniejącym systemie. ROZDZIAŁ II Samoocena systemu kontroli zarządczej 4. 1. Nadzorowanie i kontrolowanie jest funkcją kierowania i pozostaje integralną częścią ogólnego procesu zarządzania działaniami oraz silnego systemu kontroli zarządczej. W związku z tym do obowiązków Dyrektora Zespołu Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu należy: a) identyfikowanie i ocena ryzyka niepowodzenia (nieprawidłowości i błędy) związanego z konkretnym obszarem działań, b) opracowanie i ustalenie zasad (polityki), planów, standardów działań, systemów i innych środków, aby zminimalizować, ograniczyć lub usunąć ryzyko związane ze zidentyfikowanym zagrożeniem, c) wprowadzenie praktyczne procesów (lub narzędzi, procedur) nadzorowania i kontrolowania, które zachęcają i wymagają od podległych pracowników wykonywania swoich obowiązków w taki sposób, aby osiągnąć cele kontroli zarządczej wymienione powyżej, d) zapewnienie skuteczności wykonywania kontroli zarządczej i dbałość o ciągłą poprawę realizowanych przez siebie procesów. 2. Celem uzyskania racjonalnego zapewnienia, iż zbudowany na poziomie Jednostki system kontroli zarządczej został zaprojektowany właściwie, Dyrektor oraz wyznaczeni przez niego pracownicy są zobowiązani do przeprowadzenia samooceny w terminie do końca stycznia każdego roku. 3. Samoocena może zostać przeprowadzona dodatkowo w trakcie roku budżetowego, w trybie doraźnym, w przypadku wystąpienia istotnych zmian w odniesieniu do funkcjonowania Jednostki. 5. 1. Podstawą udokumentowania samooceny jest kwestionariusz, w którym dokonuje się oceny wypełniania kryteriów kontroli zarządczej, wg wzoru zamieszczonego w załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji. 2. Celem dokonania oceny istotnych ryzyk i zagrożeń, w ramach przeprowadzanej samooceny Dyrektor oraz wyznaczeni przez niego pracownicy winni dodatkowo uwzględnić: a) założenia przyjęte w planie działalności jednostki, b) szczegółowe zakresy odpowiedzialności.

6. 1. Samoocenę przeprowadza się przy zachowaniu zasady rzetelności i bezstronności dokonywanych ocen, poprzez odniesienie się do istniejących dowodów funkcjonującego systemu kontroli zarządczej. W tym celu należy wykorzystać informacje zebrane w wyniku: a) sprawowanego nadzoru merytorycznego, b) wykonywanych przeglądów bieżących (monitoring) działalności, c) analizy i oceny ryzyka oraz a) informacje przekazywane przez pracowników Jednostek, które mogą mieć wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej, b) informacje na temat stworzonych procedur wewnętrznych, c) informacje na temat działań szkoleniowych i innych wzmacniających systemy kontrolne. 2. Podczas przygotowania kwestionariuszy należy wziąć pod uwagę wszelkie informacje na temat nieprawidłowości i ryzyk funkcjonowania systemu kontroli zarządczej o jakich mowa w raportach kontrolnych i audytowych, wewnętrznych oraz zewnętrznych służb kontrolnych. 7. 1. Samoocena opiera się o weryfikację aspektów jakościowych sytemu kontroli zarządczej według przyjętej 5 stopniowej skali ocen dojrzałości jednostki. Kwantyfikacja ocen przedstawia się następująco: a) ocena 1 i 2 - wyraźne i niedostateczne przestrzeganie standardów kontroli zarządczej - dotyczy zdarzeń i błędów o dużej materialności finansowej i/lub poważnych niezgodnościach z podstawowymi przepisami. Wystawiają działalność Zespołu Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu na ryzyko katastrofalne i poważne. Wymagają bezzwłocznej reakcji Dyrektora. b) ocena 3 i 4 dostateczne i dobre przestrzeganie standardów kontroli zarządczej - dotyczy zdarzeń i błędów o średniej materialności i/lub niezgodność z regulaminami i instrukcjami wewnętrznymi. Błędy i pomyłki mają charakter incydentalny dla działalności Zespołu Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu. Ryzyko kategorii średniej i małej. Działania naprawcze powinny nastąpić w ustalonym przez Dyrektora czasie. c) ocena 5 - najlepsza praktyka, zdarzenia o małej materialności związane z doskonaleniem efektywności i skuteczności Zespołu Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu. Wdrożenie działań naprawczych zależy od decyzji Dyrektora i jest w dużej mierze uzależnione od efektywności tych działań. Nieznaczne ryzyko działalności. 8. Wynikiem przeprowadzonej samooceny winna być propozycja działań mających charakter prewencyjny, odnoszących się do możliwości usprawnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Jednostce, a także zapobieganiu nieprawidłowościom, stratom lub złemu zarządzaniu.

Rozdział III Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. 9. Dyrektor Zespołu Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu ponosi odpowiedzialność za procesy, które służą nadzorowaniu i kontrolowaniu operacji w podległej mu Jednostce, w sposób dający racjonalne zapewnienie, że: 1) realizowane działania są zgodne z przepisami prawa, przyjętymi zasadami (procedurami) oraz ogólnie przyjętymi standardami; 2) zasoby są zużywane oszczędnie i w sposób przynoszący pożytek, a jakość usług posiada odpowiednią rangę; 3) plany jednostki, programy, zamierzenia i cele są osiągane; 4) dane i informacje publikowane lub udostępnianie wewnętrznie czy na zewnątrz są dokładne, wiarygodne i aktualne; 5) zasoby organizacji (włączając w to pracowników, systemy, dane/informacje i wizerunek) są dostatecznie zabezpieczone (nadzorowane); 6) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane celem ciągłej poprawy procesów. 10. 1. Celem potwierdzenia, że system kontroli zarządczej wdrożony w Zespole Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu zapewnia realizację celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich procesach zachodzących w jednostce, Dyrektor składa corocznie w terminie określonym przez Starostę Powiatu Nowotomyskiego oświadczenie o stanie kontroli zarządczej. Oświadczenie odnosi się do zdarzeń dla minionego roku budżetowego. Wzór oświadczenia zawarto w załączniku nr 3 do niniejszej instrukcji. 2. Wyznaczeni przez Dyrektora pracownicy Zespołu Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu składają cząstkowe oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w obszarach swoich odpowiedzialności, w terminie do końca stycznia każdego roku, w odniesieniu do minionego roku budżetowego. Wzór oświadczenia cząstkowego zawarto w załączniku nr 2 do niniejszej instrukcji. 11. Przy sporządzaniu oświadczeń należy uwzględnić wyniki dokonanej samooceny systemu kontroli zarządczej. 12. 1. W przypadku wystąpienia znaczących niedociągnięć w systemie kontroli zarządczej, w odniesieniu do realizacji kluczowych celów i zadań jednostki, opisanych w planie działalności, istnieje możliwość zgłoszenia zastrzeżeń. Niedociągnięcia jakie mogą mieć wpływ na warunkowe sporządzenie poświadczenia uznaje się za znaczące,

jeżeli jedna lub więcej kluczowych części systemu kontroli zarządczej nie istnieje lub nie działa w sposób poprawny. 2. Pojawienie się zastrzeżeń oznacza konieczność wypełnienia opisu zastrzeżenia, w tym w szczególności określenia: a) elementu systemu kontroli zarządczej, którego dotyczy zastrzeżenie, b) przyczyn niewypełnienia kryterium kontroli zarządczej, c) ocenę skutków - zwięzła ocena potencjalnego wpływu istotnego niedociągnięcia, d) opis proponowanych działań naprawczych, e) termin wdrożenia działań naprawczych wyrażony datą. 3. Niniejsze informacje stanowią załącznik do oświadczenia o stanie kontroli zarządczej zgodnie z wzorem zamieszczonym w załączniku nr 3 do niniejszej instrukcji. Załączniki do instrukcji samooceny: 1. Arkusz samooceny systemu kontroli zarządczej załącznik nr 1 2. Oświadczenie cząstkowe o stanie kontroli zarządczej załącznik nr 2 3. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej - załącznik nr 3

Załącznik nr 1 do Instrukcji Samooceny Kontroli dokonał:. Nowy Tomyśl, dn.. ARKUSZ SAMOOCENY SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ W ZESPOLE PLACÓWEK OŚWIATOWYCH W NOWYM TOMYŚLU Placówka:. Adres:... Dyrektor:. Okres objęty badaniem:. 1. Przestrzeganie wartości etycznych 1. 2. 3. 4. Wskaźniki wewnątrzszkolne Czy w placówce obowiązuje Regulamin Pracy, z którym zapoznani zostali pracownicy? Czy regulamin jest zgodny z obowiązującym prawem? Czy w placówce obowiązuje Kodeks Etyczny obowiązujący wszystkich pracowników szkoły? Czy w placówce przestrzegany jest Kodeks Etyki w relacjach pomiędzy pracownikami a przełożonymi, interesantami, instytucjami zewnętrznymi Czy w placówce występuje zjawisko mobbingu i molestowania? Wynik (TAK/NIE) lub ocena w skali 1-5 Sposób potwierdzenia

5. Czy Dyrektor placówki pozyskuje opinię pracowników o jakości i skuteczności zarządzania placówką? 2. Kompetencje zawodowe 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Czy pracownicy posiadają wymagane kwalifikacje i umiejętności do zajmowania danego stanowiska? Czy w placówce opracowano stanowiskowe karty pracy? Czy nabór na wolne stanowiska urzędnicze odbywa się zgodnie z Regulaminem Naboru na wolne stanowiska? Czy w placówce opracowano Regulamin Oceny Pracowników Samorządowych, zawierający kryteria oceny, zasady oceny oraz częstotliwość jej dokonywania? Czy pracownicy na stanowiskach urzędniczych są oceniani terminowo? Czy w placówce opracowano szczegółowe kryteria oceny nauczyciela? Czy pracownicy rozpoczynający pracę po raz pierwszy na stanowiskach urzędniczych odbywają służbę przygotowawczą, zgodnie z Regulaminem Służby Przygotowawczej Zespole Placówek Oświatowych Czy nauczycielom stażystom i nauczycielom kontraktowym dyrektor przydziela opiekuna stażu?

9. 10. 11. 12. 13. 14. Czy w szkole opracowano Procedurę Awansu na poszczególne stopnie awansu zawodowego? Czy w szkole znajduje się Regulamin Udzielania Pomocy Finansowej na różne formy doskonalenia zawodowego dla nauczycieli? Czy w placówce rozpoznaje się potrzeby w zakresie doskonalenia nauczycieli i pracowników administracji i obsługi? Czy w szkole opracowany jest plan WDN? Czy Dyrektor organizuje szkolenia nauczycielom w ramach nadzoru pedagogicznego? Czy pracownicy placówce uczestniczą w różnorodnych formach doskonalenia? Czy pracownicy wykorzystują zdobyte na szkoleniach umiejętności i wiadomości w swojej pracy? 3. Struktura organizacyjna 1. 2. Czy schemat organizacyjny placówki dostosowany jest do realizacji jej zadań i celów? Czy Dyrektor placówki opracował Regulamin Organizacyjny ZPO, zawierający: 1) zasady kierowania jednostką, 2) zadania dla jednostek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk, 3) zakresy obowiązków na poszczególnych stanowiskach pracy, 4) obieg dokumentów i podpisywania korespondencji,

5) organizację przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków, 6) tryb wykonywania kontroli. 3. 4. 5. 6. 7. Czy każdy pracownik posiada w aktach osobowych, po uprzednim zapoznaniu się z nim i podpisaniu, zakres uprawnień, odpowiedzialności i obowiązków? Czy prowadzi się Księgę Zastępstw za nieobecnych nauczycieli? Czy zatrudniona liczba pracowników jest wystarczająca do realizacji zadań placówki? Czy pracownicy placówki wykonują powierzone zadania w wyznaczonych godzinach pracy? Czy godziny pracy dostosowane są do potrzeb potencjalnych interesantów, a w szczególności uczniów i rodziców? 4. Delegowanie uprawnień 1. 2. Czy osoby zarządzające i pracownicy mają jasno i precyzyjnie określony zakres uprawnień? Czy delegowanie uprawnień potwierdzane jest podpisem delegującego i przyjmującego określone uprawnienia?

3. Czy w placówki prowadzi się rejestr delegowania uprawnień o charakterze bieżącym, rejestr upoważnień, pełnomocnictw (prokury)? 5. Misja placówki 1. 2. Czy placówka jako organizacja posiada opracowaną misję? Czy misja placówka jako jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego wynika z zadań określonych w Konstytucji RP, ustawie o systemie oświaty oraz zadań własnych organu prowadzącego i zadań własnych placówki? 6. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji 1. 2. 3. 4. W placówce sporządzany jest arkusz organizacyjny, który podlega zaopiniowaniu przez Radę Pedagogiczną i jest zatwierdzony przez organ prowadzący? Czy placówka posiada zatwierdzony roczny plan finansowy, określający wydatki na poszczególne cele i zadania placówki? Czy projekt planu finansowego przedstawiany jest do zaopiniowania przez Radę Rodziców i Radę Pedagogiczną? Czy Dyrektor placówki monitoruje realizację planu finansowego poprzez: 1) analizę comiesięcznych sprawozdań z wykonania planu finansowego, sporządzanych przez głównego księgowego,

5. 2) analizę wydatków płacowych w zakresie zastępstw za nieobecnych nauczycieli, 3) analizę kosztów utrzymania budynków, 4) sprawozdań wymaganych przez zewnętrzne podmioty. Czy Dyrektor placówki systematycznie monitoruje realizację szkolenia z poszczególnych edukacji przedmiotowych i podejmuje decyzje kadrowe ( przydziela płatne zastępstwa) w przypadku zagrożenia ich realizacji. 7. Identyfikacja ryzyka 1. 2. Czy Dyrektor placówki zidentyfikował ryzyka, które mogą uniemożliwić realizację zadań i celów placówki? Identyfikacja ryzyka prowadzona jest w sposób planowany i systematyczny, nie rzadziej niż raz w roku. 3. Proces identyfikacji ryzyka jest dokumentowany. 4. W procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się dane zewnętrzne. 8. Analiza ryzyka 1. Czy Dyrektor placówki określił prawdopodobieństwo wystąpienia poszczególnych ryzyk?

2. Czy Dyrektor określił skutki wystąpienia poszczególnych ryzyk? 3. Czy Dyrektor opracował mapę ryzyka? 9. Reakcja na ryzyko i działania zaradcze 1. 2. Określony został rodzaj reakcji w stosunku do każdego istotnego ryzyka. Dyrektor placówki oraz upoważnieni pracownicy określili działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu. 10. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej 1. 2. 3. Czy w placówce opracowano dokumentację kontroli zarządczej? Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowi zbiór: regulaminów, procedur wewnętrznych, instrukcji, wytycznych, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty. Czy dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest łatwo dostępna dla wszystkich pracowników, którym te informacje są niezbędne? Czy dokumentacja kontroli zarządczej jest spójna i pełna oraz podlega systematycznej aktualizacji i ewaluacji?

11. Nadzór 1. 2. 3. 4. Czy przełożeni systematycznie dokonują kontroli i przeglądów wyników i postępów pracy w koniecznym zakresie? Czy Operacje finansowe, gospodarcze i inne ważne zdarzenia są weryfikowane przed i po ich wykonaniu? Czy wszelkie operacje finansowe i zdarzenia gospodarcze są autoryzowane? Czy w placówce opracowano zasady ( politykę ) rachunkowości zawierającą: 1) określenie roku obrotowego, 2) okresy sprawozdawcze, 3) metodę wyceny aktywów, 4) wykaz kont księgi głównej, 5) przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, 6) zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, 7) powiązania kont pomocniczych z kontami księgi głównej, 8) wykaz ksiąg rachunkowych, 9) wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerze, 10) określenie struktury zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe, 11) określenie wzajemnych powiązań zbiorów danych tworzących księgi, 12) opis systemów przetwarzania danych, 13) wykaz programów i p0rocedur, 14) opis algorytmów i programowych zasad

ochrony danych, 15) opis metod zabezpieczania danych, 16) określenie wersji oprogramowania, 17) określenie daty rozpoczęcia eksploatacji, 12. Ciągłość działalności 1. Czy dla stanowisk uznanych w szkole za kluczowe opracowano tzw succesion plan (plan sukcesji)? 2. Czy za pracowników nieobecnych ustalane są zastępstwa? 13. Ochrona zasobów 1. 2. 3. 4. 5. Czy dostęp do zasobów placówki jest ograniczony? Czy osoby mające dostęp do zasobów placówki w sposób formalny potwierdziły przyjęcie odpowiedzialności za te zasoby? Czy klucze w placówce wydawane są zgodnie z instrukcją? Czy zasoby jednostki są właściwie chronione. Czy zasoby jednostki są właściwie wykorzystywane.

14. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Czy dokumentacja operacji finansowych i gospodarczych jest pełna i umożliwia ich prześledzenie od samego początku, w trakcie ich realizacji i po zakończeniu? Czy w placówce opracowano procedury kontroli finansowej? Czy procedury kontroli finansowej są opracowane na podstawie obowiązujących przepisów z uwzględnieniem standardów kontroli finansowej? Czy w placówce opracowano przepisy wewnętrzne w zakresie gospodarki kasowej? Czy przepisy z zakresu gospodarki kasowej są przestrzegane? Czy raporty kasowe są sporządzane terminowo oraz w terminach wynikających z przepisów prawa? Czy w placówce prowadzona jest ewidencja analityczna i syntetyczna? Czy w placówce określono rodzaje druków ścisłego zarachowania oraz opracowano instrukcję gospodarki drukami ścisłego zarachowania?

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Czy gospodarka drukami ścisłego zarachowania jest prowadzona zgodnie z instrukcją? Czy jednostka terminowo dokonuje płatności do urzędów skarbowych podatku od osób fizycznych? Czy placówka składa co miesiąc deklaracje dla podatku od towarów i usług VAT -7. Czy rejestr podatku VAT od zakupów i sprzedaży jest prowadzony rzetelnie? Czy rozliczenia z ZUS są prawidłowe? Czy świadczenia z ZFŚS są prawidłowo dysponowane i zgodnie z Regulaminem Świadczeń Socjalnych? Czy w szkole opracowano wewnętrzne regulaminy w zakresie gospodarki majątkiem?. Czy w placówce prowadzona jest ewidencja środków trwałych i wyposażenia? Czy mienie placówki jest oznakowane zgodnie z przepisami wewnętrznymi? 18. Czy jest zgodność w oznakowaniu mienia placówki z ewidencją środków trwałych i wyposażenia?

19. Czy środki trwałe są klasyfikowane zgodnie z rozporządzeniem w sprawie klasyfikacji środków trwałych? 20. Czy środki trwałe umarzane są właściwą stawką? 21. Czy inwentaryzacja w szkole przeprowadzana jest we właściwych terminach? 22. Czy w placówce opracowano wewnętrzne przepisy w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji? 23. Czy wyniki inwentaryzacji rozliczane są w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym przypadł termin inwentaryzacji? 24. Czy dowody dotyczące gospodarki mieniem są sporządzane prawidłowo? 25. Czy w placówce dokonywane są przeglądy mienia? 26. Czy Dyrektor placówki powołał komisję Likwidacyjną do likwidacji majątku ruchomego?

27. Czy z czynności zniszczenia majątku sporządzane są protokoły? 28. Czy w placówce opracowano wewnętrzne przepisy dotyczące gospodarki magazynowej? 29. Czy osoby odpowiedzialne za prowadzenie magazynu złożyły oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za magazyn? 30. Czy przyjmowane materiały do magazynu wpisywane są do kartoteki ilościowo-wartościowej? 31. Czy prowadzone są doraźne kontrole magazynu? 32. Czy placówka posiada plan dochodów własnych? 33. Czy dochody własne jednostki są wydatkowane zgodnie z uchwałą organu prowadzącego? 34. Czy umowy najmu są sporządzane na każdą okoliczność najmu pomieszczeń ZPO i z zachowaniem cen rynkowych?

35. Czy pobierane opłaty za duplikaty świadectw szkolnych i duplikaty legitymacji są zgodne z obowiązującymi przepisami? 36. Czy w ZPO obowiązuje Regulamin wynagradzania pracowników? 37. Czy wszystkim pracownikom prowadzone są karty wynagrodzeń, z wyszczególnieniem obowiązkowych i fakultatywnych składników wynagrodzenia? 38. Czy dla pracowników nieobecnych prowadzone są karty zasiłkowe, w przypadku nieobecności ponad 30 dni sporządzane są zastępcze asygnaty zasiłkowe? 39. Czy listy płac sporządzane są zgodnie z wymaganiami i zatwierdzane pod względem formalno-rachunkowym, a także zatwierdzane do wypłaty przez dyrektora placówki? 40. Czy wynagrodzenia nauczycieli naliczane są poprawnie dla określonych stopni awansu zawodowego? 41. Czy w ZPO właściwie rozlicza się godziny ponadwymiarowe nauczycieli?

42. Czy dodatki stażowe naliczane są poprawnie? 43. Czy nagrody jubileuszowe wypłacane są zgodnie z obowiązującymi przepisami? 44. Czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop naliczany jest i wypłacany zgodnie z obowiązującymi przepisami. 45. Czy odprawy emerytalne wypłacane są zgodnie z obowiązującymi przepisami? 46. Czy naliczanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami? 47. Czy zasiłki na zagospodarowanie wypłacane są zgodnie z obowiązującymi przepisami? 48. Czy w ewidencji księgowej koszty działalności operacyjnej prowadzone są w podziale na: a) zużycie materiałów i energii; b) usługi obce; c) podatki i opłaty; d) wynagrodzenia; e) ubezpieczenia społeczne i i inne świadczenia dla pracowników; f) pozostałe koszty rodzajowe; g) pozostałe obciążenia.

49. Czy wydatki budżetowe są właściwie klasyfikowane? 50. Czy w ZPO opracowano przepisy wewnętrzne regulujące obieg dokumentów dotyczących wydatków? 51. Czy dowody księgowe zatwierdzane są pod względem formalno- rachunkowym? 52. Czy dowody księgowe w zakresie środków strukturalnych są opisane? 53. Czy delegacje są rozliczane zgodnie z przepisami? 54. Czy w każdej delegacji pracownika dyrektor określa środek lokomocji oraz terminy delegacji i miejsce? 55. Czy zaliczki wypłacane na odbycie delegacji służbowych rozliczane są we właściwym terminie? Czy dofinansowanie form doskonalenia nauczycieli 56. odbywa się zgodnie z wytycznymi organu prowadzącego i zgodnie z planem doskonalenia opracowanym przez dyrektora ZPO. 57. Czy w ZPO prowadzone są księgi kont pomocniczych zgodnie z przepisami.

Czy księgi rachunkowe prowadzone są rzetelnie, 58. sprawdzalnie i na bieżąco. Czy księgi rachunkowe umożliwiają stwierdzenie 59. poprawności sald, zapisów oraz działania poprawności procedur obliczeniowych. Czy w ZPO sporządzane są w terminie wymagane 60. sprawozdania. 61. Czy sprawozdania finansowe podpisywane są przez głównego księgowego i dyrektora ZPO. 62. Czy sprawozdania przekazywane są terminowo do organu prowadzącego. 15. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych 1. 2. 3. 4. 5. Czy w jednostce opracowano i wdrożono politykę bezpieczeństwa informatycznego. Czy polityka bezpieczeństwa informatycznego zawiera fizyczne i logiczne środki ograniczenia dostępu do zasobów informatycznych (oprogramowania, plików, sprzętu itp..) odpowiednie do szacowanego ryzyka nieuprawnionego dostępu. Czy dostęp do zasobów informatycznych jednostki mają wyłącznie uprawnione osoby odpowiednio do zasobów. Czy w przypadku wycofania z komputerów, dysków, nośników itp. lub zmiany ich przeznaczenia, usuwa się z nich wrażliwe dane i aplikacje. Czy w jednostce wprowadzono odpowiednie środki kontroli dostępu do oprogramowania systemowego.

Czy w jednostce funkcjonują mechanizmy kontroli, 6. które zapobiegają działaniom polegającym na wprowadzaniu nieautoryzowanych aplikacji lub zmian w funkcjonujących aplikacjach i wykrywają te działania. 7. Czy każdy użytkownik posiada unikalną nazwę/login. 8. Czy zapewnione są odpowiednie mechanizmy w celu utrzymania ciągłości działania systemów informatycznych, baz danych i aplikacji. 9. Czy ustalono zasady oraz osoby upoważnione do dostępu do danych osobowych gromadzonych w jednostce. 10. Czy opracowano procedurę wykonywania backupów (kopii zapasowych). 16. Bieżąca informacja 1. Czy informacje otrzymywane w jednostce są aktualne, tzn. umożliwiają podjęcie odpowiednich działań w odpowiednim czasie. 2. Czy informacje otrzymywane w jednostce są rzetelne, tzn. są zgodne z rzeczywistością.

3. Czy informacje otrzymywane w jednostce są kompletne, tzn. zawierają wszystkie potrzebne dane i szczegóły. 4. Czy w jednostce funkcjonuje dobra komunikacja pomiędzy komórkami i osobami, których działalność jest ze sobą powiązana. 5. Czy Dyrektor ZPO określił kanały przepływu informacji 17. Komunikacja wewnętrzna 1. Czy w jednostce ustalone zostały zasady komunikacji od pracowników jednostki, do dyrektora. 2. Czy informacje otrzymywane w jednostce są aktualne, tzn. umożliwiają podjęcie odpowiednich działań w odpowiednim czasie. 3. Czy informacje otrzymywane w jednostce są rzetelne, tzn. są zgodne z rzeczywistością. 4. 5. Czy w jednostce funkcjonuje dobra i efektywna komunikacja pomiędzy komórkami i osobami, których działalność jest ze sobą powiązana. Czy obieg dokumentów jest zgodny z instrukcją kancelaryjną?

18. Komunikacja zewnętrzna 1. Czy w jednostce ustalone zostały zasady komunikacji z rodzicami. 2. Czy jednostka prowadzi własną stronę BIP, na której umieszcza wszystkie niezbędne dokumenty wewnętrzne, sprawozdania, regulaminy itp. 3. Czy w jednostce wykorzystuje się BIP do informowania o rekrutacji na stanowiska urzędnicze. 4. W jednostce funkcjonuje dobra i efektywna komunikacja pomiędzy organami, instytucjami (np. SANEPiD, PIP, sądy) i instytucjami współpracującymi 19. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej 1. Czy w jednostce na bieżąco prowadzi się kontrolę wybranych mechanizmów systemu kontroli zarządczej. 2. Czy w przypadku, gdy kontrola zidentyfikowała problem w systemie kontroli zarządczej, problem ten jest na bieżąco naprawiany. 20. Samoocena

1. Czy co najmniej raz w roku w jednostce dokonywana jest samoocena systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki 2. Czy procedura samooceny odbywa się w sposób odrębny od bieżącej działalności. 3. Czy procedura samooceny jest dokumentowana. 21.Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej 1. Czy w jednostce przeprowadzane są niezbędne procesy monitorowania, samooceny oraz wyniki przeprowadzonych kontroli i audytów, w celu uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej w jednostce. 2. Czy jednostka corocznie potwierdza uzyskanie powyższego zapewnienia w formie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok? 22. Bezpieczeństwo i higiena pracy

1. Czy w ZPO opracowano i uwidoczniono plan ewakuacji? 2. Czy dla obiektów prowadzone są książki obiektu budowlanego? 3. Czy przeglądy instalacji elektrycznych, gazowych, kominowych, stanu technicznego budynku wykonywane są we właściwych terminach i odnotowywane są w KOB? 4. Czy pracownicy odbywają wymagane szkolenia z zakresu bhp i p/poź.? 5. Czy w salach, na boiskach, przy urządzeniach do ćwiczeń gimnastycznych umieszczone są tablice informacyjne określające bezpieczne ich użytkowanie? 6. Czy pracownicy posiadają zaświadczenia lekarskie o braku przeciwwskazań na zajmowanym stanowisku? 7. Czy w ZPO powołano inspektora bhp? 8. Czy prowadzona jest dokumentacja wypadków pracowniczych i uczniowskich?

9. Czy protokoły wypadków podpisywane są przez dyrektora ZPO? 10. Czy w ZPO prowadzony jest rejestr chorób zawodowych oraz podejrzeń o chorobę zawodową? 11. Czy przydział środków ochrony indywidualnej odbywa się zgodnie z opracowanymi normami? 12. Czy w ZPO wykonywane są okresowe badania środowiska pracy? 13. Czy szlaki komunikacyjne są właściwie oznakowane? 14. Czy przestrzeń między biegami schodów jest zabezpieczona? 15. Czy przy użytkowanych maszynach i urządzeniach umieszczone są instrukcje obsługi np..komputery, kserokopiarka, czajniki elektryczne, pralka? 16. Czy pracownicy odbywają instruktaż stanowiskowy? 17. Czy w ZPO dla każdego stanowiska opracowano stanowiskowe karty pracy? 18. Czy dla każdego stanowiska pracy opracowano ocenę ryzyka zawodowego?

19. Czy w statucie szkoły określono obowiązki nauczycieli w zakresie opieki nad uczniami i bhp.? 20. Czy w ZPO opracowano Regulamin wycieczek szkolnych? 21. Czy wycieczki i wyjazdy odbywają się po zatwierdzeniu karty wycieczki przez dyrektora ZPO? 22. Czy w ZPO przeprowadza się alarmy próbne? 23. Czy wychowawcy i trenerzy zapoznają uczniów z zasadami postępowania na wypadek pożaru oraz innych zagrożeń? 24. Czy nauczyciele pełnią dyżury, zgodnie z Planem dyżurów? 25. Czy w pomieszczeniach znajdują się apteczki pierwszej pomocy wraz z instrukcją jej udzielania? 26. Czy wymagana prawem liczba pracowników szkoły posiada kwalifikacje z zakresu udzielania pierwszej pomocy? 27. Czy w widocznych miejscach umieszczono instrukcje postępowania w przypadku pożaru?

28. Czy w ZPO zabezpieczenie p/poż jest właściwegaśnice, węże, drogi ewakuacyjne, zgodnie z Instrukcją bezpieczeństwa pożarowego obiektu? 29. Czy pomieszczenia sanitarne są wyposażone właściwie. Czy uczniowie mają dostęp do bieżącej ciepłej i zimnej wody? 30. Czy teren szkoły jest ogrodzony i monitorowany? 23.Sprawy kadrowe i dokumentacja pracownicza 1. Czy dla każdego pracownika prowadzona jest osobna teczka akt osobowych? 2. Czy teczki akt osobowych prowadzone są zgodnie z wymogami prawa? Czy przechowywanie akt osobowych i dokumentacji 3. związanej ze stosunkiem pracy odbywa się w warunkach niegrożących ich uszkodzeniu lub zniszczeniu? Czy akta osobowe byłych pracowników podlegają 4. archiwizacji wg kategorii B 50 i przechowywane są w archiwum szkolnym? Czy dokumentacja płacowa pracowników 5. przechowywana jest w archiwum szkolnym wg

kategorii B 50 od daty jej wytworzenia? Czy dla każdego pracownika pracodawca ( oprócz 6. nauczycieli) założył i prowadzi kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy? Czy do kart ewidencji czasu pracy dołączane są wnioski 7. pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych? Czy w ZPO prowadzona jest dokumentacja: 8. 1) dotycząca podejrzeń o chorobę zawodową; 2) dokumentacja chorób zawodowych; 3) wypadków przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy; 4) świadczeń związanych z chorobami zawodowymi i wypadkami przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy? Czy każdy pracownik jest zawiadomiony na piśmie o 9. warunkach umowy o pracę lub stosunku pracy- art. 29 3² Kodeksu pracy? Czy pracownicy administracji i obsługi ZPO mają 10. określone na piśmie zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności? 11. Czy wszystkie zmiany w zakresie warunków pracy i płacy dokonywane są w formie pisemnej podwyżki płac, awans zawodowy, zmiany czasu pracy, kategorie

zaszeregowania, dodatki fakultatywne, zmiany wysokości poborów zasadniczych, dodatku stażowego, funkcyjnego- jako aneksy do umowy o pracę?

Załącznik nr 2 do Instrukcji Samooceny (miejscowość, data) Oświadczenie cząstkowe o stanie kontroli zarządczej Ja, niżej podpisany(a) (imię i nazwisko) jako... (nazwa stanowiska /lub komórki organizacyjnej) oświadczam, iż: zasoby przydzielone do realizacji powierzonych mi zadań 1... w roku... zostały wykorzystane w zamierzonych celach i zgodnie z zasadą dobrego zarządzania finansowego, gwarantując ich efektywność, skuteczność i adekwatność w stosunku do zdefiniowanych w planie działalności na rok... założeń, w obszarze mojej odpowiedzialności został ustanowiony system kontroli zarządczej gwarantujący realizację operacji gospodarczych zgodnie z prawem oraz regulacjami wewnętrznymi, jak również zasadami etycznego postępowania. Powyższe oświadczenie opiera się na mojej ocenie oraz informacjach, które pochodzą z: samooceny systemu kontroli zarządczej, monitoringu procesów kontroli zarządczej, wyników kontroli i audytów zewnętrznych. Ponadto potwierdzam, że nie jest mi wiadomo o jakimkolwiek nieujawnionym fakcie, który mógłby szkodzić interesowi finansowemu Jednostki. Przedmiotowe oświadczenie o stanie kontroli zarządczej jest składane bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami 2.... (podpis i pieczęć) 1 zakres zadań określony w Regulaminie Organizacyjnym Jednostki/ zakresie czynności 2 niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 3 do Instrukcji Samooceny.. (miejscowość, data) Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Ja, niżej podpisany(a)... (imię i nazwisko Dyrektora Jednostki) jako Dyrektor Zespołu Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu oświadczam, iż: zasoby przydzielone do realizacji zadań Jednostki w roku. zostały wykorzystane w zamierzonych celach i zgodnie z zasadą dobrego zarządzania finansowego, gwarantując ich efektywność, skuteczność i adekwatność w stosunku do zdefiniowanych w planie działalności na rok.założeń, w Zespole Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu został ustanowiony system kontroli zarządczej gwarantujący realizację operacji gospodarczych zgodnie z prawem oraz regulacjami wewnętrznymi, jak również zasadami etycznego postępowania. Powyższe oświadczenie opiera się na mojej ocenie oraz informacjach, które pochodzą z: samooceny systemu kontroli zarządczej, monitoringu procesów kontroli zarządczej, wyników kontroli i audytów zewnętrznych. Ponadto potwierdzam, że nie jest mi wiadomo o jakimkolwiek nieujawnionym fakcie, który mógłby szkodzić interesowi finansowemu Jednostki. Przedmiotowe oświadczenie o stanie kontroli zarządczej jest składane bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami 3... 3 - niepotrzebne skreślić (podpis i pieczęć)

WYKAZ DO PRÓBKOWANIA NA ZASADACH KONTROLI 2012R. W niniejszym dokumencie przedstawione zostały wszystkie próby dokumentów analizowanych podczas procesu samooceny systemu kontroli zarządczej w Zespole Placówek Oświatowych w Nowym Tomyślu Lp. Próba Wielkość próby 1. Karty oceny nauczycieli 4 2. Zakresy obowiązków wybranych pracowników 8 3. Poprawność delegowania uprawnień 1 4. Protokoły kontroli dokumentacji księgowej 3 5. Operacje finansowe i zdarzenia gospodarcze 10 6. Potwierdzenia przyjęcia odpowiedzialności za zasoby 1 7. Wydania kluczy 5 8. Druki ścisłego zarachowania 5 9. Płatności do urzędów skarbowych podatku od osób fizycznych 10. Deklaracje dla podatku od towarów i usług VAT -7. 3 11. Rejestr podatku VAT od zakupów i sprzedaży 1 12. Umorzenia/amortyzacja 2 13. Dowody dotyczące gospodarki mieniem. 3 14. Protokoły zniszczenia. 2 15. Przyjęcia do magazynu 3 16. Karty wynagrodzeń, z wyszczególnieniem obowiązkowych i fakultatywnych składników wynagrodzenia. 17. Karty zasiłkowe. 2 18. Listy płac. 5 19. Dodatki stażowe. 5 20. Nagrody jubileuszowe. 3 21. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. 2 22. Dodatkowe wynagrodzenia roczne. 15 23. Dowody księgowe. 8 24. Dowody księgowe w zakresie środków strukturalnych. 3 5 5