ZARZĄDZENIE NR 1/2015 Dyrektora Gimnazjum nr 2 im. M.Kopernika w Lubaniu z dnia 15 stycznia 2015r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 1/2015 Dyrektora Gimnazjum nr 2 im. M.Kopernika w Lubaniu z dnia 15 stycznia 2015r. w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej w Gimnazjum nr 2 im. M. Kopernika w Lubaniu. Na podstawie: art. 68 i 69. ust. 1 pkt. 3, ust.3, ust.4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2013r. poz. 885 z późniejszymi zmianami): - Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ( Dz. Urz. Ministra Finansów z 2009r. Nr 15, poz. 84); - Komunikatu Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Ministra Finansów z 2011r. Nr 2, poz. 11); - Komunikatu Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. Ministra Finansów z 2012r. poz. 56), zarządzam, co następuje: Rozdział I Przepisy ogólne 1 W celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, wdraża się system kontroli zarządczej w Gimnazjum nr 2 im.m.kopernika w Lubaniu. Użyte w systemie kontroli zarządczej terminy oznaczają: 1) Dyrektor - Dyrektor Gimnazjum nr 2 im.m.kopernika w Lubaniu; 2) Szkoła/placówka Gimnazjum nr 2 im.m.kopernika w Lubaniu; 3) Kontrola zarządcza należy przez to rozumieć ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy przy zachowaniu ci ciągłości działań szkoły; 4) Kwestionariusz samooceny kwestionariusz, w jakim udokumentowane są wyniki oceny systemu kontroli zarządczej, 5) Mechanizmy kontroli wbudowane w proces lub system zasady, mające na celu racjonalne zapewnienie realizacji celów i zadań szkoły, zgodnie z określonymi standardami działaniami (procedurami), a także mające ograniczyć prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka lub zniwelowanie negatywnych skutków już zaistniałego ryzyka; 6) Procedura sposób realizacji zadania, załatwienia sprawy, realizacji projektu, zlecony przez dyrektora w wewnętrznych uregulowaniach lub wynikających z zadań szkoły, stanowiący dla pracowników wymagany sposób postępowania;

2 7) Ryzyko należy przez to rozumieć możliwość zaistnienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację założonych celów. Ryzyko mierzone jest siłą skutku oddziaływania oraz prawdopodobieństwem jego wystąpienia; 8) Zarządzanie ryzykiem realizowany przez dyrektora proces, którego celem jest identyfikacja potencjalnych ryzyk, które mogą mieć wpływ na realizację celów i zadań szkoły; 9) Mapa ryzyka - tabela (macierz) odzwierciedlająca ocenę siły oddziaływania i prawdopodobieństwa wystąpienia zidentyfikowanego ryzyka w szkole; 10) Rejestr ryzyk dokument odzwierciedlający przeprowadzoną identyfikację i analizę ryzyk, a także przyjętą reakcję na ryzyko; 11) Samoocena proces formalny, w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania kontroli zarządczej przez pracowników (na stanowiskach pedagogicznych, pracowników samorządowych na stanowiskach urzędniczych oraz na szczeblu zarządzania). 12) Kontrola czynności polegające na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymagalnym (wyznaczonym) w normach prawnych i procedurach wewnętrznych oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie prac kontrolowanego. Celem kontroli zarządczej w szkole jest zapewnienie: 1) zgodności działalności wszystkich podmiotów szkoły z przepisami prawa oraz wewnątrzszkolnymi regulaminami, instrukcjami i procedurami, 2) skuteczności działania, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów szkolnych, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności przepływu informacji i komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, 7) skuteczności zarządzania ryzykiem, 8) stosowania skutecznych mechanizmów kontroli, 9) bieżącego monitorowania i samooceny procesów kontroli zarządczej, 10) szybkiego reagowania w sytuacji pojawiających się zagrożeń, ryzyk i nieprawidłowości Kontrolę zarządczą w szkole realizują następujące działania: 1) opracowanie i wdrożenie wewnątrzszkolnych standardów i wskaźników kontroli zarządczej, 2) opracowanie niezbędnych procedur, regulaminów i innych mechanizmów kontroli zarządczej, 3) prowadzenie instruktażu i szkoleń z zakresu dokumentacji regulującej system kontroli zarządczej, 4) sprawowanie nadzoru pedagogicznego, 5) prowadzenie kontroli wewnętrznej wszystkich obszarów pracy szkoły, 6) prognozowanie zagrożeń i ryzyk oraz mechanizmów ich zapobiegania, 7) monitorowanie i ocena funkcjonowania systemu kontroli zarządczej,

3 8) składanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. 2. Kontrole przeprowadza się na podstawie rocznego planu kontroli opracowanego przez dyrektora wg wzoru nr Dopuszcza się możliwość przeprowadzenia kontroli poza planem. W szczególnie uzasadnionych przypadkach roczny plan kontroli może zostać zmieniony w trakcie roku, na który został opracowany. 4. W przypadku gdy okoliczności faktyczne uzasadniają potrzebę natychmiastowego podjęcia czynności kontrolnych, kontrola może być przeprowadzona jakom doraźna. 5. Sprawozdanie z wykonania rocznego planu kontroli sporządza się w terminie do 31 stycznia za rok poprzedni wg wzoru nr Zasady i sposoby realizacji oraz mechanizmy kontroli zarządczej regulują w szkole obowiązujące regulaminy, instrukcje, zarządzenia dyrektora i procedury, a także plany, sprawozdania i protokoły kontroli wewnętrznej. Wykaz dokumentów związanych z kontrolą zarządczą stanowi załącznik (wzór) nr 3 do zarządzenia. System kontroli zarządczej w szkole, jest to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujący: samokontrolę, kontrolę funkcjonalną, kontrolę instytucjonalną. 1. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego porównanie go z obowiązującą dla niego normą, oraz ustalenie odchyleń od tej normy W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według kryteriów, do których zalicza się; a) poprawność organizacyjną stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań); b) legalność, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi; c) gospodarność ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami szkoły, które umożliwią uzyskanie przy najniższych nakładach (w danych warunkach) optymalnych efektów; d) celowość zapewniająca eliminacje działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów szkoły, realizuje się przez sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym ;

4 e) rzetelność zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w szkole bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. 2. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszego regulaminu. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań. 3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli, jest zobowiązany: a) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości, b) niezwłocznie poinformować dyrektora o ujawnionych nieprawidłowościach. 4. Dyrektor, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję, w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów itp., których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych, bądź, którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisów. 2. Kontrola instytucjonalna przeprowadzana jest przez instytucje zewnętrzne powołane do tego celu. Rozdział II Cel i standardy kontroli zarządczej 8 1. Kontrola zarządcza w szkole funkcjonuje w oparciu o standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych i przyjęte standardy przez dyrektora szkoły, uwzględniające specyfikę placówki oświatowej, których wykaz stanowi wzór nr Celem standardów jest promowanie i wdrażanie modelu kontroli zarządczej z uwzględnieniem zadań placówki. 3. Standardy to uporządkowany zbiór wskazówek, które wykorzystywane są do tworzenia oceny i doskonalenia systemu kontroli zarządczej. 4. System kontroli zarządczej jest spójny i jednolity, składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementów:

5 a) środowiska wewnętrznego, b) cele i zarządzanie ryzykiem, c) mechanizmy kontroli, d) informacja i komunikacja, e) monitorowanie i ocena. Środowisko wewnętrzne 9 1. Środowisko wewnętrzne zapewnia strukturę i dyscyplinę umożliwiającą realizację podstawowych celów kontroli oraz wpływa na świadomość zatrudnionych pracowników. Środowisko wewnętrzne kształtowane jest poprzez przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe pracowników, ustalenie struktury organizacyjnej wraz z powierzeniem uprawnień. 2. Etyczne wartości, standardy postępowania oraz zasady zachowania pracowników określone zostały w Kodeksie Etyki, zatwierdzonym przez dyrektora szkoły. Wszyscy pracownicy są świadomi wartości etycznych przyjętych w szkole. 3. Dyrektor szkoły oraz pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki, kierują się osobistą i zawodową uczciwością. Dyrektor szkoły poprzez przykład i codzienne decyzje wspiera i promuje przyjęte wartości etyczne oraz osobistą i zawodową uczciwość pracowników. 4. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także rozumieć znaczenie systemu kontroli zarządczej. 5. Proces zatrudniania prowadzony jest w taki sposób, który zapewnia wybór najlepszego kandydata na dane stawisko pracy. Procedura naboru kandydatów na stanowiska urzędnicze określona jest odrębnym zarządzeniem. 6. Dyrektor szkoły zapewnia rozwijanie kompetencji zawodowych pracownikom poprzez udział w szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych. 7. Zakres zadań samodzielnych stanowisk pracy określa Regulamin Organizacyjny. Ponadto zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla poszczególnych stanowisk pracy określają zakresy czynności pracowników. Zakresy czynności zatwierdzane są przez dyrektora. Przyjęcie zakresu potwierdzone jest przez pracownika jego podpisem. 8. Pisemny zakres uprawnień przekazanych pracownikom (pełnomocnictwa, upoważnienia) podlegają ewidencji w rejestrach prowadzonych przez sekretariat. 9. Pracownicy na stanowiskach funkcyjnych są zobowiązani do zidentyfikowania zadań, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej lub wizerunku szkoły oraz ustanowienia środków zaradczych.

6 Cele i zarządzanie ryzykiem 10 Misją szkoły jest zapewnienie optymalnych warunków do pracy dydaktycznej, wychowawczo-opiekuńczej i organizacyjnej szkoły oraz do bezpiecznego pobytu w niej i rozwoju uczniów i pracowników. Mała pasja, często staje się początkiem drogi do spełnienia marzeń. cytat z Programu Wychowawczego szkoły. 1. Podstawowym zadaniem dyrektora w ramach systemu kontroli zarządczej jest wyznaczenie, w co najmniej rocznej perspektywie, celów i zadań oraz monitorowanie ich realizacji przy pomocy wyznaczonych mierników. 2. Określone cele i zadania powinny być: a) istotne, czyli ważne dla realizacji misji oraz ważne dla potrzeb pracowników szkoły, b) precyzyjne, czyli formułowane w sposób jasny i zapewniający jednoznaczną interpretację, c) spójne, czyli zapewniające wzajemną zgodność i brak powielania się, d) realistyczne, czyli uwzględniające ryzyka związane z ich realizacją. 3. Dyrektor definiuje cele i zadania podległej szkoły, uwzględniając zadania przyjęte do realizacji w budżecie na dany rok oraz cele operacyjne wynikające z Regulaminu Organizacyjnego i ze Statutu szkoły. 4. Wszystkim z wyznaczonych w ramach systemu kontroli zarządczej celom i zadaniom przypisany jest miernik określający jego docelową wartość: a) odpowiedzialność za określenie miernika spoczywa na właścicielu celu lub zadania, b) przy określaniu miernika i jego docelowej wartości bierze się pod uwagę przede wszystkim przepisy prawa, regulacje wewnętrzne określające obowiązki i zakres kompetencji i wytyczne dyrektora, c) przypisane poszczególnym celom i zadaniom mierniki powinny być: mierzalne, czyli umożliwiające określenie stopnia realizacji celów zadań oraz ich planowanie wartości, określone w perspektywie roku, w którym dany cel lub zadanie ma być zrealizowane. 5. Dyrektor opracowuje Plan Działalności, który zawiera następujące informacje: a) misję, b) cele, c) zadania służące osiągnięciu celów, d) mierniki odpowiadające poszczególnym celom i zadaniom, e) zasoby, czyli dostępne środki finansowe i inne zasoby w ramach określonego celu i zadania, f) nazwiska osób odpowiedzialnych za realizację (właścicieli) poszczególnych celów i zadań.

7 6. Dyrektor opracowuje projekt Rocznego Planu Działalności wg wzoru nr 5 w terminie do 30 listopada każdego roku i przekazuje do Urzędu Miasta Lubań. 7. Dyrektor na bieżąco monitoruje realizację wyznaczonych celów i zadań, z przyjętymi założeniami oraz w przypadku, gdy to jest konieczne, podejmuje działania korygujące. 8. Dyrektor daje zapewnienie, że wydatki publiczne są dokonywane w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących założonych celów. 9. Do 31 stycznia roku następnego dyrektor składa sprawozdanie o realizacji celów i zadań, tj. Planu Działalności wg wzoru nr Procedura zarządzania ryzykiem 1. Celem zarządzania ryzykiem jest identyfikacja obszarów ryzyka, oszacowanie ryzyka do akceptowanego poziomu przy ograniczeniu kosztów społecznych i finansowych do niezbędnego minimum. 2. Zarządzania ryzykiem obejmuje: a) zakres zadań i obowiązków podmiotów uczestniczących w procesie zarządzania ryzykiem; b) zasady i tryb identyfikacji ryzyka; c) zasady i tryb dokonywania analizy ryzyka; d) zasady określania właściwej reakcji na ryzyko, e) ustalenie akceptowalnego poziomu ryzyka, f) monitorowanie ryzyk. 3. Za funkcjonowanie zarządzania ryzykiem odpowiada dyrektor poprzez: a) kształtowanie i wdrażanie zasad zarządzania ryzykiem, b) nadzór i monitorowanie skuteczności procesu zarządzania ryzykiem, c) wyznaczanie poziomu ryzyka akceptowalnego, d) podejmowanie decyzji dotyczących sposobu postępowania w odniesieniu do poszczególnych ryzyk, e) podejmowanie decyzji dotyczących określenia właścicieli ryzyk. 4. Zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia wyznaczonych celów i zadań następuje poprzez ograniczenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz zabezpieczanie się przed jego skutkami, a w szczególności przez: a) rozpoznanie czyli identyfikacja ryzyka, określeniem rodzajów ryzyk, które wiążą się z działalnością szkoły i dokonywaniem ich pomiaru, b) ocenę ryzyka i jego istotności, przy pomocy skali określonej w analizie ryzyka, c) zarządzanie ryzykiem, które polega na badaniu efektywności i skuteczności podejmowanych działań, poprzez system kontroli,

8 d) kontrolę zarządzania ryzykiem, której istotą podjętych działań jest ocena zastosowanych metod redukcji ryzyka, prowadząca do skutecznego i efektywnego realizowania celów i wyznaczonych zadań. 5. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagrażającego realizacji poszczególnych celów i zadań szkoły. Identyfikacja ryzyk prowadzona jest na poziomie szkoły i na poziomie poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy. 6. Proces identyfikacji ryzyka odbywa się dwukrotnie w ciągu roku kalendarzowego tj. nie później niż w ostatnim dniu roboczym stycznia i nie później niż w ostatnim dniu roboczym listopada. 7. W procesie identyfikacji ryzyka uwzględnia się czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyk według obszarów wrażliwych, określonych we wzorze nr 7 do niniejszego zarządzenia. 8. W procesie identyfikacji ryzyka uwzględnia się czynniki je kształtujące. Ze względu na ich źródło ryzyka dzielą się na: a) zewnętrzne rodzaj ryzyka determinowanego przez czynniki zewnętrzne, b) wewnętrzne ryzyko to obejmuje działania wewnętrzne szkoły i może być zarządzane wewnątrz szkoły. 9. Każde zidentyfikowane ryzyko ujmuje się w rejestrze wg wzoru nr 8. Dla każdego zidentyfikowanego ryzyka ustala się jego właściciela. 10. Każdy pracownik ma prawo i obowiązek zgłaszania dyrektorowi ryzyk zidentyfikowanych podczas wykonywania przydzielonych zadań oraz wskazanie w jaki sposób przeciwdziałać. 11. W przypadku zmiany Planu Działalności przez dyrektora, należy dokonać ponownej identyfikacji ryzyka. 12. W celu dokonania oceny ryzyka wykorzystuje się Mapę Ryzyka, którą stanowi macierz (prawdopodobieństwo x skutek) wzór nr 9 do niniejszego zarządzenia. 13. Mapa ryzyka definiuje ryzyka na: a) niskie o wartości 4 i mniejszej, b) średnie o wartości powyżej 4 i mniejszej niż 15, c) wysokie o wartości powyżej Przy ocenie prawdopodobnych skutków wystąpienia ryzyka przyjmuje się skale punktową od 1 do 5 gdzie: a) 1 oznacza skutek nieznaczny, b) 2 oznacza skutek mały, c) 3 - oznacza skutek średni, d) 4 oznacza skutek poważny, e) 5 oznacza skutek katastrofalny. 15. Przy ocenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka przyjmuje się skale punktową od 1 do 5, gdzie: a) 1 oznacza prawdopodobieństwo bardzo małe (0-20%),

9 b) 2 - oznacza prawdopodobieństwo małe (21-40%), c) 3 - oznacza prawdopodobieństwo średnie (41-60%), d) 4 - oznacza prawdopodobieństwo duże (61-80%), e) 5 - oznacza prawdopodobieństwo bardzo duże (81-100%). 16. Wskaźniki do punktacji oceny prawdopodobieństwa i skutków ryzyka określa wzór nr 10. Przez akceptowany poziom ryzyka należy rozumieć przyjęty w zarządzeniu punktowo wyznaczony poziom istotności ryzyka, który nie wymaga podejmowania działań przeciwdziałających ryzyku. Ryzyka znajdujące się powyżej akceptowalnego poziomu ryzyka, wymagają zastosowania mechanizmów kontrolnych, tj.: dla każdego ryzyka, które przekracza akceptowalny poziom są opracowywane i wdrażane przez właściciela ryzyka odpowiednie działania zaradcze mające na celu przeciwdziałanie ujawnionemu ryzyku. Dyrektor ustala, że akceptowalne jest ryzyko i przy tym poziomie nie będą podejmowane dodatkowe działania przeciwdziałające - występuje tolerowanie ryzyka (T). Nie będą zatem wprowadzane żadne zmiany w związku z wystąpieniem niekorzystnego zjawiska, a jedynie prowadzony bezie monitoring ryzyk w ramach istniejących mechanizmów kontroli. Natomiast ryzyka o istotności średniego poziomu i powyżej, nie są akceptowalne i wymagają zastosowania dodatkowych mechanizmów kontrolnych, których zadaniem będzie obniżenie ryzyka do poziomu akceptowalnego (reakcja na ryzyko). 17. Dla każdego istotnego zidentyfikowanego ryzyka właściciel ryzyka wskazuje optymalną reakcję. Przyjmuje się niżej wymienione reakcje na ryzyko: a) tolerowanie (T) brak działań wpływających na ryzyko, b) przeniesienie (P) dotyczyć to będzie kategorii ryzyk w odniesieniu do których nastąpi przeniesienie ich na inna instytucję, miedzy innymi poprzez ubezpieczenie lub zlecenie usług na zewnątrz, c) wycofanie się (W) dotyczyć to będzie grupy ryzyk dla których mimo podejmowanych działań nie udało się zmniejszyć ich istotności do akceptowalnego poziomu, d) działanie (D) podejmowanie działań ograniczających ryzyko do akceptowanego. 18. Dyrektor sporządza Rejestr ryzyka i Mapę ryzyka w odniesieniu do Planów działalności w terminie: a) do 30 listopada każdego roku wraz z projektem Planu Działalności na rok następny, b) do 31 stycznia każdego roku wraz ze sprawozdaniem z wykonania Planu Działalności za rok poprzedni składają Raport roczny z zarządzania ryzykiem zgodnie ze wzorem nr Proces identyfikacji ryzyka odbywa się raz w roku kalendarzowym tj. do 30 listopada. Mechanizmy kontroli 13

10 1. Wewnętrzna dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest tworzona w wyniku przestrzegania norm określonych w procedurach wewnętrznych, instrukcjach, wytycznych, zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz innych dokumentach wewnętrznych. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. 2. Jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem bądź utratą dokumentów, określa obowiązująca w szkole Instrukcja Kancelaryjna Kontrolę finansową sprawuje dyrektor i pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej, obejmuje: zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, prowadzenie gospodarki finansowej. 2. Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych, zobowiązani są: dyrektor szkoły, który przez kontrolę na etapie wstępnym i bieżącym, realizuje bieżącą kontrolę zarządczą gospodarki finansowej, pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne realizowanie zadań oraz inne upoważnione osoby. 3. Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez dyrektora szkoły już na etapie przygotowywania projektu finansowego. Negatywna ocena celowości zaciągania zobowiązania, a co za tym idzie dokonania wydatku, stanowi przesłankę odstąpienia od zamiaru realizacji zadania. 4. W ramach kontroli wstępnej umów należy zwrócić uwagę, czy ustalenia w nich zaproponowane, a dotyczące kosztów są korzystne dla szkoły i mają pokrycie w planie finansowym szkoły. 5. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący: zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty dyrektorowi szkoły z wnioskiem o wprowadzenie odpowiednich zmian lub uzupełnień; odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami; zawiadamia jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje decyzję w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi nieprawidłowości.

11 6. Szczegółowe zasady przeprowadzania wewnętrznej kontroli finansowej zawarte są w procedurach kontroli wewnętrznej oraz w polityce rachunkowości, która obejmuje: - ogólne zasady prowadzenia ewidencji finansowo-księgowej, - zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, - sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowy plan kont, - zasady ustalania lub sprawdzania droga inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, - opis systemu informatycznego, - instrukcja obiegu dokumentów księgowo-finansowych. 15 Mechanizmem kontroli dotyczącej przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przetwarzanych w szkole zawarte są w Polityce Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych Informacja i komunikacja 1. Wszystkim pracownikom szkoły zapewnia się dostęp do informacji i zasobów niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych. Efektywny system komunikacji powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie. 2. Bieżąca informacja realizowana jest poprzez właściwą oraz rzetelną informację potrzebną do realizacji zadań. a) dyrektor lub osoba wyznaczona przez niego zobowiązany jest do bieżącego przekazywania informacji niezbędnych do realizacji zadań szkoły oraz informacji organizacyjnych i technicznych, zgodnie z podziałem kompetencji i zadań, b) pracownicy są zobowiązani do przekazywania informacji swoim przełożonym o realizacji zadań lub zaistniałych problemach w ich realizacji. 3. Komunikacja wewnętrzna realizowana jest poprzez przekazywanie do wiadomości zarządzeń, procedur oraz ogłoszeń na zebraniach Rady Pedagogicznej, księdze zarządzeń, w wyznaczonych miejscach w szkole (tablica ogłoszeń), na spotkaniach z pracownikami administracji i obsługi. Ponadto, aktualne i wiarygodne informacje niezbędne do realizacji zadań znajdują się w Biuletynie Informacji Publicznej i stronie internetowej szkoły. 4. Komunikacja zewnętrzna realizowana jest poprzez pozyskiwanie i wymianę informacji z podmiotami zewnętrznymi poprzez: a) udział dyrektora w spotkaniach z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza, Skarbnikiem oraz Naczelnikiem Wydziału Infrastruktury Społecznej, instytucjami sprawującymi nadzór pedagogiczny oraz innymi zgodnie z potrzebami, b) przyjmowanie interesantów, rozpatrywanie skarg i wniosków. Monitorowane i ocena Monitoring to proces oceny działania systemu w określonym czasie.

12 2. Dyrektor szkoły w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów. 3. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązany jest także wicedyrektor. 4. Wszyscy pracownicy przekazują dyrektorowi informacje, mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej. 5. Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej. 6. Dyrektor szkoły podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących w szkole procedur i regulaminów. ROZDZIAŁ III Samoocena systemu kontroli zarządczej Nadzorowanie i kontrolowanie jest funkcją kierowania i pozostaje integralną częścią ogólnego procesu zarządzania działaniami oraz silnego systemu kontroli zarządczej. W związku z tym do obowiązków dyrektora gimnazjum należy: a) identyfikowanie i ocena ryzyka niepowodzenia (nieprawidłowości i błędy) związanego z konkretnym obszarem działań, b) opracowanie i ustalenie zasad (polityki), planów, standardów działań, systemów i innych środków, aby zminimalizować, ograniczyć lub usunąć ryzyko związane ze zidentyfikowanym zagrożeniem, c) wprowadzenie praktyczne procesów (lub narzędzi, procedur) nadzorowania i kontrolowania, które zachęcają i wymagają od podległych pracowników wykonywania swoich obowiązków w taki sposób, aby osiągnąć cele kontroli zarządczej wymienione powyżej, d) zapewnienie skuteczności wykonywania kontroli zarządczej i dbałość o ciągłą poprawę realizowanych przez siebie procesów. 2. Celem uzyskania racjonalnego zapewnienia, iż zbudowany na poziomie szkoły system kontroli zarządczej został zaprojektowany właściwie, dyrektor oraz wyznaczeni przez niego pracownicy są zobowiązani do przeprowadzenia samooceny w terminie do końca stycznia każdego roku. 3. Samoocena może zostać przeprowadzona dodatkowo w trakcie roku budżetowego, w trybie doraźnym, w przypadku wystąpienia istotnych zmian w odniesieniu do funkcjonowania szkoły Podstawą udokumentowania samooceny jest kwestionariusz, w którym dokonuje się oceny wypełniania kryteriów kontroli zarządczej, wg wzoru zamieszczonego w załączniku nr 12 i 13 do niniejszego dokumentu. 2. Celem dokonania oceny istotnych ryzyk i zagrożeń, w ramach przeprowadzanej samooceny dyrektor oraz wyznaczeni przez niego pracownicy winni dodatkowo uwzględnić: a) założenia przyjęte w planie działalności jednostki,

13 b) szczegółowe zakresy odpowiedzialności Samoocenę przeprowadza się przy zachowaniu zasady rzetelności i bezstronności dokonywanych ocen, poprzez odniesienie się do istniejących dowodów funkcjonującego systemu kontroli zarządczej. W tym celu należy wykorzystać informacje zebrane w wyniku: a) sprawowanego nadzoru merytorycznego, b) wykonywanych przeglądów bieżących (monitoring) działalności, c) analizy i oceny ryzyka oraz a) informacje przekazywane przez pracowników szkoły, które mogą mieć wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej, b) informacje na temat stworzonych procedur wewnętrznych, c) informacje na temat działań szkoleniowych i innych wzmacniających systemy kontrolne. 2. Podczas przygotowania kwestionariuszy należy wziąć pod uwagę wszelkie informacje na temat nieprawidłowości i ryzyk funkcjonowania systemu kontroli zarządczej o jakich mowa w raportach kontrolnych i audytowych, wewnętrznych oraz zewnętrznych służb kontrolnych Samoocena opiera się o weryfikację aspektów jakościowych sytemu kontroli zarządczej według przyjętej 5 stopniowej skali ocen dojrzałości szkoły. Kwantyfikacja ocen przedstawia się następująco: a) ocena 1 i 2 - wyraźne i niedostateczne przestrzeganie standardów kontroli zarządczej - dotyczy zdarzeń i błędów o dużej materialności finansowej i/lub poważnych niezgodnościach z podstawowymi przepisami. Wystawiają działalność szkoły na ryzyko katastrofalne i poważne. Wymagają bezzwłocznej reakcji dyrektora. b) ocena 3 i 4 dostateczne i dobre przestrzeganie standardów kontroli zarządczej - dotyczy zdarzeń i błędów o średniej materialności i/lub niezgodność z regulaminami i instrukcjami wewnętrznymi. Błędy i pomyłki mają charakter incydentalny dla działalności szkoły. Ryzyko kategorii średniej i małej. Działania naprawcze powinny nastąpić w ustalonym przez dyrektora czasie. c) ocena 5 - najlepsza praktyka, zdarzenia o małej materialności związane z doskonaleniem efektywności i skuteczności szkoły. Wdrożenie działań naprawczych zależy od decyzji Dyrektora i jest w dużej mierze uzależnione od efektywności tych działań. Nieznaczne ryzyko działalności. 21 Wynikiem przeprowadzonej samooceny winna być propozycja działań mających charakter prewencyjny, odnoszących się do możliwości usprawnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w szkole, a także zapobieganiu nieprawidłowościom, stratom lub złemu zarządzaniu. 22

14 Zgodnie z Zarządzeniem nr 139/2014 Burmistrza Lubań z dnia 16 czerwca 2014r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Lubań i jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Lubań, ankiety do samooceny kontroli zarządczej zostawały skierowane do wszystkich pracowników szkoły. Ankiety samooceny przekazywane są do 31 stycznia do Urzędu Miasta Lubań. Rozdział IV Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. 23 Dyrektor ponosi odpowiedzialność za procesy, które służą nadzorowaniu i kontrolowaniu operacji w podległej mu szkole, w sposób dający racjonalne zapewnienie, że: 1) realizowane działania są zgodne z przepisami prawa, przyjętymi zasadami (procedurami) oraz ogólnie przyjętymi standardami; 2) zasoby są zużywane oszczędnie i w sposób przynoszący pożytek, a jakość usług posiada odpowiednią rangę; 3) plany jednostki, programy, zamierzenia i cele są osiągane; 4) dane i informacje publikowane lub udostępnianie wewnętrznie czy na zewnątrz są dokładne, wiarygodne i aktualne; 5) zasoby organizacji (włączając w to pracowników, systemy, dane/informacje i wizerunek) są dostatecznie zabezpieczone (nadzorowane); 6) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane celem ciągłej poprawy procesów Celem potwierdzenia, że system kontroli zarządczej wdrożony w szkole zapewnia realizację celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich procesach zachodzących w jednostce, dyrektor składa corocznie w terminie określonym przez Burmistrza Miasta Lubań oświadczenie o stanie kontroli zarządczej. Oświadczenie odnosi się do zdarzeń dla minionego roku budżetowego. Wzór oświadczenia zawarto w załączniku nr 14 do niniejszego dokumentu. 2. Wyznaczeni przez dyrektora pracownicy szkoły składają cząstkowe oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w obszarach swoich odpowiedzialności, w terminie do końca stycznia każdego roku, w odniesieniu do minionego roku budżetowego. Wzór oświadczenia cząstkowego zawarto w załączniku nr 15 do niniejszego zarządzenia. 25 Przy sporządzaniu oświadczeń należy uwzględnić wyniki dokonanej samooceny systemu kontroli zarządczej W przypadku wystąpienia znaczących niedociągnięć w systemie kontroli zarządczej, w odniesieniu do realizacji kluczowych celów i zadań jednostki, opisanych w planie działalności, istnieje możliwość zgłoszenia zastrzeżeń. Niedociągnięcia jakie

15 mogą mieć wpływ na warunkowe sporządzenie poświadczenia uznaje się za znaczące, jeżeli jedna lub więcej kluczowych części systemu kontroli zarządczej nie istnieje lub nie działa w sposób poprawny. 2. Pojawienie się zastrzeżeń oznacza konieczność wypełnienia opisu zastrzeżenia, w tym w szczególności określenia: a) elementu systemu kontroli zarządczej, którego dotyczy zastrzeżenie, b) przyczyn niewypełnienia kryterium kontroli zarządczej, c) ocenę skutków - zwięzła ocena potencjalnego wpływu istotnego niedociągnięcia, d) opis proponowanych działań naprawczych, e) termin wdrożenia działań naprawczych wyrażony datą Wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli są podstawą oceny stanu kontroli zarządczej w szkole. Ocena stanu kontroli zarządczej stanowi podstawę do oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, sporządzanego przez dyrektora szkoły za poprzedni rok. 2. Dyrektor szkoły w terminie do 31 stycznia każdego roku składa Burmistrzowi Miasta Lubań oświadczenie o stanie kontroli zarządczej. 28 Traci moc Zarządzenie nr 1/2010 Dyrektora Gimnazjum nr 2 im.m.kopernika w Lubaniu z dnia 5 marca 2010r. w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej. 29 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. p.o Dyrektora Gimnazjum nr 2 im.m.kopernika w Lubaniu mgr Jadwiga Gruszka

16