Pracodawca musi ułatwić sprawną wizytę PIP Sylwia Gortyńska 12-11-2008 Kiedy do zakładu pracy zapuka inspektor, trzeba go nie tylko wpuścić na teren firmy, ale także do wszystkich jej obiektów i pomieszczeń. Inspektor ma nawet prawo obejrzeć faks czy ksero oraz przesłuchać pracowników Taka kontrola ma też swoje granice. Zakres obowiązków i praw, jakie mają wobec siebie kontrolowani i kontrolerzy, jest określony przepisami ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektor pracy ma dzięki temu możliwość skuteczniejszego wykonywania czynności kontrolnych. Z kolei pracodawca ma gwarancję, że ilość nadużyć, które mogą wystąpić w trakcie kontroli, jest w dużej mierze ograniczona. Jaki jest sam cel kontroli? Zgodnie z art. 21 ustawy przeprowadza się ją po to, aby: - ustalić stan faktyczny w zakresie przestrzegania prawa pracy, a w szczególności przepisów i zasad BHP, - zbadać przestrzeganie przepisów o legalności zatrudnienia, - udokumentować dokonane ustalenia. Kogo można kontrolować W zakresie BHP oraz legalności zatrudnienia kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) podlegają wszyscy pracodawcy i przedsiębiorcy niebędący pracodawcami, na których rzecz świadczona jest praca przez osoby fizyczne. Dotyczy to także osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, niezależnie od podstawy świadczenia pracy. Firma, która zatrudnia osoby na podstawie umowy-zlecenia lub o dzieło, też musi się liczyć z możliwością kontroli przez inspektora pracy. Kontrolę można przeprowadzić w siedzibie podmiotu kontrolowanego. Poza tym w innych miejscach wykonywania jego zadań, np. w oddziałach firmy. Ale także w miejscach przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Jeśli zatem firma zleca prowadzenie i przechowywanie dokumentów na zewnątrz, np. biuru rachunkowemu, to inspektor może zawitać nawet w tym miejscu. Ale uwaga, wtedy inspektor może sprawdzać tylko pracodawcę, a nie np. warunki BHP panujące w biurze rachunkowym. Poszczególne czynności kontrolne mogą być wykonywane także w siedzibach jednostek organizacyjnych PIP, tj. Głównego Inspektoratu Pracy i okręgowych inspektoratów pracy. Przed podjęciem czynności kontrolnych inspektor pracy powinien zgłosić swoją obecność podmiotowi kontrolowanemu. Nie dotyczy to przypadków, gdy takie zgłoszenie mogłoby mieć wpływ na wynik kontroli. Przed rozpoczęciem kontroli inspektor powinien wylegitymować się i co do zasady przedstawić upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.
Co może inspektor Inspektor pracy ma prawo: - swobodnego wstępu na teren zakładu pracy i do wszystkich jego obiektów i pomieszczeń, - przeprowadzania oględzin obiektów, maszyn i urządzeń oraz pomieszczeń pracy, - żądania od podmiotu kontrolowanego pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą; obowiązkowi temu podlegają również wszystkie osoby, które kontrolowany zatrudnia lub zatrudniał, albo które wykonują lub wykonywały dla niego pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, - wglądu do dokumentacji zakładu pracy, w tym do dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy; planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologicznej; wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności zakładu na żądanie inspektora kontrolowany ma obowiązek dostarczenia inspektorowi próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzaną kontrolą, - wglądu do akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników i osoby zatrudnione na innej podstawie, - zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją, - utrwalenia przebiegu kontroli za pomocą środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku, - wykonywania niezbędnych do celów kontroli odpisów, zestawień lub wyciągów z dokumentów oraz obliczeń i zestawień sporządzanych na podstawie tych dokumentów może też żądać ich bezpośrednio od kontrolowanego, - sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej; - korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów. Na koniec protokół Po zakończeniu czynności kontrolnych inspektor przygotowuje protokół kontrolny. Jego kopię otrzymuje strona kontrolowana. Taki dokument wykazuje, co inspektor ustalił podczas kontroli. Nie ma w nim elementów ocennych. Zawiera fakty. Opisuje
stwierdzone naruszenia prawa pracy w zakresie zagadnień objętych kontrolą. A także inne informacje mające istotne znaczenie dla rozstrzygania spraw. Informacje o tym, co powinno się znaleźć w protokole, zawiera art. 31 ust. 2 ustawy. Protokół, oprócz inspektora, powinien podpisać kontrolowany. Jednak zanim go podpisze, może zgłosić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń w nim zawartych. Takie zastrzeżenie trzeba złożyć na piśmie w terminie siedmiu dni od dnia przedstawienia protokołu. A inspektor pracy przeprowadzający kontrolę musi je zbadać. Kiedy uzna ich zasadność, musi zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu. Jeśli natomiast kontrolowany w ogóle nie podpisze protokołu, to i tak nie uniknie kary, gdy złamał przepisy. Reakcja na nieprawidłowości W art. 11 ustawy określony jest katalog czynności, jakie podejmuje PIP w sytuacji, gdy stwierdza naruszenia przepisów. Przykładowo, gdy dotyczą one przepisów i zasad BHP, PIP ma prawo nakazać usunięcie stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie. A gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników lub innych osób wykonujących prace lub prowadzących działalność, może nakazać wstrzymanie prac lub działalności. Ma również prawo nakazać pracodawcy wypłatę należnego wynagrodzenia za pracę taki nakaz podlega natychmiastowemu wykonaniu. Pracodawca po otrzymaniu takiej decyzji inspektora może ją po prostu wykonać. Ale ma też możliwość odwołania. Takie odwołanie rozpatruje okręgowy inspektor pracy. Rzeczpospolita Do 5 tys. zł mandatu zapłaci pracodawca, który ewidentnie lekceważy przepisy BHP Czego możemy oczekiwać od inspektora Patryk Laskorzyński, radca prawny w kancelarii DLA Piper Wiater sp.k. Rz: Czy podczas kontroli przedsiębiorca może wymagać od inspektora przestrzegania przepisów BHP obowiązujących w zakładzie pracy tak samo jak od pracowników? Tak. Obowiązek przestrzegania przepisów o bezpieczeństwie w zakładzie pracy wynika zarówno z przepisów prawa pracy, jak i z przepisów prawa cywilnego przewidujących odpowiedzialność cywilnoprawną za szkody wyrządzone w związku z ruchem przedsiębiorstwa. Nie ulega wątpliwości, że to przedsiębiorca prowadzący zakład pracy ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Fakt przeprowadzania kontroli przez różne inspekcje nie może w żaden sposób uchybiać stosowanym w zakładzie pracy zasadom bezpieczeństwa pracy. Co więcej, ponieważ jedną z funkcji inspektorów
pracy jest badanie stanu stosowania i przestrzegania zasad bezpieczeństwa pracy, nakłada to na nich powinność stosowania się do tych zasad. Przepisy prawa pracy nakazują również pracodawcy zapewnić inspektorowi środki ochrony, jeśli są niezbędne ze względu na bezpieczeństwo wykonywania czynności kontrolnych. Kiedy inspektor nie musi mieć upoważnienia do przeprowadzenia kontroli? Zgodnie z ogólnymi zasadami regulującymi procesy kontroli u przedsiębiorców czynności kontrolne mogą być wykonywane przez pracowników organów kontroli po okazaniu legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli działalności przedsiębiorcy. Jednak istnieje możliwość przeprowadzenia kontroli jedynie po okazaniu legitymacji, gdy zezwalają na to przepisy szczególne. Przepisem takim jest ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy, która w art. 24 ust. 5 zezwala na niezwłoczne podjęcie kontroli u przedsiębiorcy, jeżeli okoliczności faktycznie to uzasadniają. Chodzić tu może o przypadki szczególne, takie jak np. zagrożenie zdrowia lub życia pracowników czy inne podobne zdarzenia. W tej sytuacji kontrolowanemu należy niezwłocznie doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli (nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od dnia podjęcia kontroli). Czy pracodawca zawsze zna nazwisko pracownika, który udzielał informacji podczas kontroli? Nie. Przepisy przewidują możliwość utajnienia danych osobowych pracowników udzielających informacji inspektorom, gdy zachodzi uzasadniona obawa, że udzielenie informacji w sprawach objętych kontrolą mogłoby narazić tego pracownika lub osobę na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu udzielenia tej informacji. W takim przypadku inspektor pracy może wydać postanowienie o zachowaniu w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości tego pracownika, w tym jego danych osobowych. W konsekwencji w razie wydania postanowienia dane osobowe oraz okoliczności ujawnione przez pracownika pozostają wyłącznie do wiadomości inspektora pracy. Protokół przesłuchania pracownika wolno udostępniać pracodawcy tylko w sposób uniemożliwiający ujawnienie danych osobowych pracownika. Uwaga Gdy podczas kontroli zostały stwierdzone naruszenia innych przepisów prawa, inspektor powiadamia o tym odpowiednie instytucje, a w szczególności: - Zakład Ubezpieczeń Społecznych o naruszeniu przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych, - urząd kontroli skarbowej o naruszeniu przepisów prawa podatkowego, - policję lub Straż Graniczną o naruszeniu przepisów o cudzoziemcach. Uwaga
Inspektor pracy jest upoważniony do swobodnego poruszania się po terenie kontrolowanego przedsiębiorcy bez obowiązku uzyskiwania przepustki. Jest też zwolniony od rewizji osobistej, nawet gdy przewiduje ją wewnętrzny regulamin kontrolowanego. Gdy szef się nie zgadza Od nakazu inspektora pracy pracodawca może się odwołać: - najpierw podpisuje protokół pokontrolny i przyjmuje wydany nakaz, ma też prawo zgłosić zastrzeżenia do protokołu, - przed odwołaniem powinien przemyśleć dokładnie jego treść, przeanalizować zawartość nakazu sformułowanego w decyzji wydanej przez inspektora, - potem wnosi o zmianę lub uchylenie decyzji, - musi pamiętać o terminach ma 14 dni na odwołanie; termin ten liczy się od chwili otrzymania nakazu. Rzeczpospolita