Zamek Królewski w Warszawie Pomnik Historii i Kultury Narodowej 00-277 Warszawa, Plac Zamkowy 4 NIP 526 000 13 12 REGON 000860582 tel.: (0-22) 3555432, tel/fax: (0-22) 3555219 e-mail: prawny@zamek-krolewski.pl Warszawa dn. 10.09.2013 r. dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia na dostawy materiałów eksploatacyjnych ZZ 2110 23/2013. Zamek Królewski w Warszawie informuje, że w przedmiotowym postępowaniu wpłynęły pytania do SIWZ. Poniżej przekazujemy treść pytań i odpowiedzi Zamawiającego. PYTANIE 1: Zwracamy się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie i sprecyzowanie wymagań dotyczących spełniania wymogów przez zaoferowane materiały równoważne. Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia umieścił zapis: Raporty z testów potwierdzające, że podana wydajność tonerów jest wynikiem monochromatycznych, ISO/IEC 19798 dla wkładów do drukarek kolorowych, ISO/IEC 24712 dla kolorowych kartridży atramentowych, ISO/IEC 24711 dla wkładów z atramentem w kolorze czarnym (tuszy) wystawione przez niezależny podmiot posiadający stosowną akredytację w zakresie badania produktów pod kątem spełniania powyższych norm lub zaświadczenie wystawione przez niezależny podmiot posiadający stosowną akredytację w zakresie badania produktów potwierdzające spełnianie powyższych norm. Nie ulega wątpliwości, że zgodnie z podstawowymi zasadami udzielenia zamówień publicznych wszelkie wymagania winny być sprecyzowane a jedyne odniesienia mogą mieć miejsce tylko i wyłącznie w przypadku powszechnie dostępnych i uznanych norm czy też jednostek miary. Żądanie dołączenia certyfikatów zgodności technicznej ze wskazanymi wydajnościowymi normami ISO wydanych przez podmiot uprawniony do kontroli jakości, posiadający odpowiednią akredytację, na potwierdzenie zgodności oferowanych materiałów jest niemożliwe do spełnienia ponieważ żaden podmiot uprawniony nie prowadzi żadnych badań w tym kierunku. W Uni Europejskiej, jak i w naszym kraju nie istnieją podmioty uprawnione do kontroli jakości kontrolujące materiały eksploatacyjne do urządzeń drukujących. Żaden z podmiotów wskazanych w obwieszczeniu Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie
informacji o notyfikowanych jednostkach certyfikujących nie prowadzi badań kartridży do urządzeń drukujących i kopiujących, które potwierdziłoby zgodność oferowanych materiałów ze wskazanymi normami lub specyfikacjami. Nie możliwe jest przeprowadzenie certyfikacji określonych wyrobów na zgodność z którąkolwiek normą wydajnościową ponieważ, norma ta nie posiada polskiego odpowiednika. Istnienie Polskiej Normy jest bowiem warunkiem koniecznym do przeprowadzenia procedury udzielenia akredytacji oraz certyfikacji wyrobu i wydania certyfikatu. Produkty takie jak materiały eksploatacyjne do drukarek nie są objęte, żadną techniczną normą nakazową w przepisach Unii Europejskiej. Z tego też powodu żadna jednostka akredytacyjna działająca w ramach porozumienia jednostek akredytacyjnych ILAC MRA (International Laboratory Accreditation Cooperation MRA) nie mogła wydać akredytacji do wydawania opinii i prowadzenia badań materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących w normach 19752:2004, 19797:2007, 24711:2007 i 24712:2007 jakiemukolwiek podmiotowi. W podanej argumentacji wynika, że uzyskanie testów wykonanych przez jakąkolwiek jednostkę uprawnioną do kontroli jakości, na podstawie wydajnościowych norm ISO jest całkowicie niemożliwe. Badania te są wykonywane wyłącznie przez producentów materiałów eksploatacyjnych. W sytuacji braku we wskazanym zakresie Polskiej Normy oraz braku odpowiednich podmiotów za granicą kraju, należy uznać, że brak jest także podstaw do żądania zaświadczenia w zakresie zgodności z wydajnościowymi normami ISO. Konkludując, na chwilę obecną nie ma podmiotu uprawnionego do kontroli jakości w określonym zakresie. Należy zwrócić uwagę na fakt, iż żaden z producentów materiałów OEM czyli tzw. Oryginałów nie posiada dokumentów wystawionych przez podmiot uprawniony do kontroli jakości potwierdzających ich parametry. Dla materiałów równoważnych, również dostępne mogą być jedynie testy wykonane przez ich producentów. Proszę zatem o określenie jakie dokumenty, możliwe do uzyskania, Zamawiający uzna za wystarczające na potwierdzenie parametrów oferowanych materiałów (np. raporty z testów wystawione przez producenta materiałów eksploatacyjnych, bądź dystrybutora, karty bezpieczeństwa produktu, itp.) PYTANIE 2: Zwracam się z prośbą o przesłanie F. cenowego w wersji edytowalnej dot. postępowania przetargowego na dostawę materiałów eksploatacyjnych. PYTANIE 3: Zwracamy się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie i sprecyzowanie wymagań dotyczących spełniania wymogów przez zaoferowane dokumenty do materiałów równoważnych. Zamawiający w SIWZ umieścił zapis: 13. Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 2)Pzp Wykonawca, który oferuje rozwiązania równoważne jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego produkty spełniają wymagania określone przez Zamawiającego. W przypadku zaproponowania materiałów eksploatacyjnych równoważnych Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty dokumenty potwierdzające równoważność z produktem oryginalnym:
a) Raporty z testów potwierdzające, że podana wydajność tonerów jest wynikiem monochromatycznych, ISO/IEC 19798 dla wkładów do drukarek kolorowych, ISO/IEC 24712 dla kolorowych kartridby atramentowych, ISO/IEC 24711 dla wkładów z atramentem w kolorze czarnym (tuszy) wystawione przez niezależny podmiot posiadający stosowną akredytację w zakresie badania produktów pod kątem spełniania powyższych norm lub zaświadczenie wystawione przez niezależny podmiot posiadający stosowną akredytację w zakresie badania produktów potwierdzające spełnianie powyższych norm, b) Certyfikat ISO 14001 lub równoważny na proces produkcji materiałów eksploatacyjnych, pozwalający zweryfikować, czy producent spełnia przepisy związane z ochroną środowiska oraz potwierdzający, że materiały są produkowane w sposób bezpieczny i niewpływający negatywnie na środowisko, c) Certyfikat ISO 9001 lub równoważny potwierdzający, że proces produkcji przebiega zgodnie z przywołana norma. Jaką wg. Zamawiającego akredytację, na jakiej podstawie nadaną powinien posiadać podmiot w zakresie badania produktów pod kątem spełniania norm ISO/IEC 19752, ISO/IEC 19798, ISO/IEC 24712, ISO/IEC 24711. Co Zamawiający rozumie przez Akredytację? Czy podmiotem spełniającym powyższy warunek ma być wg. Zamawiającego podmiot, posiadający certyfikat akredytacji wydany przez Polskie Centrum Akredytacji, potwierdzający, że podmiot uprawniony do kontroli jakości posiada laboratorium badawcze akredytowane w oparciu o normę PN-EN ISO/IEC 17025? PYTANIE 4: Zwracamy się z wnioskiem o wprowadzenie do SIWZ wymogu dołączenia do oferty raportów z testów przeprowadzonych wg. norm ISO/IEC 19752, ISO/IEC 19798, ISO/IEC 24712, ISO/IEC 24711 wystawionych przez podmiot niezależny od Wykonawcy, producenta i dystrybutora, zajmujący się badaniem materiałów eksploatacyjnych, ale nie posiadający akredytacji Polskiego Centrum Akredytacji. ODPOWIEDŹ NA PYTANIA 1, 3 i 4: Zamawiający posiada drukarki pochodzące od określonych producentów. Ponieważ jest to sprzęt specjalistyczny, to zamawiający zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki eksploatuje te drukarki zgodnie z zaleceniami ich producentów. W ocenie zamawiającego takie postępowanie służy optymalnej eksploatacji drukarek i pozwala zachować je jak najdłużej w stanie używalności. W myśl tej zasady zamawiający uznał, że do eksploatacji drukarek powinien stosować tusze i tonery wskazane przez producentów drukarek jako materiały zapewniające ich prawidłowe i najlepsze funkcjonowanie. Z tego względu w przetargu na dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek zamawiający zażądał materiałów wskazanych przez producentów drukarek. Jednakże ze względu na treść art. 29 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: ustawa Pzp) zamawiający zezwolił na złożenie ofert dotyczących materiałów równoważnych w stosunku do materiałów wskazanych przez producentów drukarek. W związku z tym, że zamawiający stosuje zasadę prawidłowej gospodarki, to przyjęcie materiałów równoważnych nie może opierać się wyłącznie na podstawie subiektywnego przekonania i zapewnień dostawców o równoważności tych materiałów, lecz musi być poparte zaświadczeniami niezależnych podmiotów potwierdzającymi tę równoważność,
dlatego też Zamawiający postawił oferentom wymóg udowodnienia równoważności tych materiałów. Zamawiający zgodnie z zasadami obowiązującymi w przetargach publicznych określił sposób, w jaki oferenci mają wykazać równoważność proponowanych materiałów. Na podstawie art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp zamawiający zdecydował, że wymagania dotyczące równoważności materiałów oferenci powinni wykazać za pomocą dokumentów. Rodzaj dokumentów zamawiający określił na podstawie 6 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentów). Paragraf 6 ust. 1 pkt 2 wskazanego rozporządzenia wymienia taki rodzaj dokumentu, jak zaświadczenie podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzające, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu zamawiający zażądał dokumentów w postaci: raportów z testów potwierdzających, że podana wydajność tonerów jest wynikiem monochromatycznych, ISO/IEC 19798 dla wkładów do drukarek kolorowych, ISO/IEC 24711 dla wkładów z atramentem (tuszy), wystawionych przez niezależny podmiot posiadający stosowną akredytację w zakresie badania produktów pod kątem spełniania powyższych norm lub zaświadczenia wystawionego przez niezależny podmiot posiadający stosowną akredytację w zakresie badania produktów, potwierdzającego spełnianie powyższych norm. Określając ww. postaci dokumentów, zamawiający chciał skonkretyzować na potrzeby przedmiotowego przetargu kategorię dokumentów określoną w 5 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia o dokumentach, tj. kategorię zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym. W żaden sposób nie chodziło zamawiającemu o zawężenie lub rozszerzenie tej kategorii. Zapisy SIWZ dotyczące wymienionych postaci dokumentów powinny być rozumiane w taki sposób, aby w pełni pokrywały się z treścią 5 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia o dokumentach. Jednocześnie pragniemy uczynić ogólną uwagę, że przedsiębiorcy zajmujący się sprzedażą określonych produktów powinni przyjąć do wiadomości, iż w sektorze przetargów publicznych będą zobowiązani wykazywać potencjalnym nabywcom, że oferowane przez nich produkty spełniają wymagania jakościowe określone przez tych nabywców. Jest to jedna z zasad obowiązujących w przetargach publicznych. Przepisy o przetargach publicznych dają zamawiającym prawo do sprawdzenia jakości oferowanych im produktów. Ustawodawca określił, że zamawiający powinni żądać przedstawienia dokumentów, potwierdzających że oferowane dostawy spełniają wymagania jakościowe zamawiających (art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp). Rozporządzenie w sprawie dokumentów określa rodzaje tych dokumentów ( 6). Zamawiający ma zatem prawo, a także gospodarski obowiązek zażądania tych dokumentów na potwierdzenie jakości oferowanych produktów. Ustawodawca gwarantuje w ten sposób instytucjom publicznym, że nie będą zmuszone do nabywania produktów o niesprawdzonej jakości. Instytucje te nie mogą ponosić ryzyka nabywania ze środków publicznych produktów o niesprawdzonej jakości. To przedsiębiorcy oferujący produkty instytucjom publicznym zobowiązani są wykazać ich należytą jakość i ponoszą ryzyko nieudowodnienia tej jakości. Ryzyko to nie może być przerzucane na instytucje publiczne, a przedsiębiorcy powinni przyjąć to do wiadomości i pogodzić się z takim stanem prawnym.
W przedmiotowym przetargu zamawiający miał prawo zażądać zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym. Możliwość żądania tego dokumentu jest narzędziem, jakie ustawodawca przyznaje zamawiającemu w celu sprawdzenia jakości produktów. Brak możliwości przedstawienia takiego dokumentu przez oferenta nie jest problemem zamawiającego, lecz oferenta. Brak takiej możliwości nie może naruszać prawa zamawiającego do sprawdzenia jakości produktów oferowanych mu w przetargu publicznym. Nie może to prowadzić do nabywania przez zamawiającego produktów o niesprawdzonej jakości. Zamawiający nie zamierza eksperymentować z niesprawdzonymi tuszami i tonerami, lecz chce kupić tusze i tonery o udowodnionej jakości. Jeżeli oferent przystępujący do przetargu publicznego nie jest w stanie wykazać zamawiającemu na zasadach obowiązujących w przetargu publicznym, że jego produkty spełniają postawione wymagania jakościowe, to trzeba niestety stwierdzić, że w przetargu tym nie ma miejsca na jego ofertę. Oferent taki, składając ofertę, ponosi ryzyko jej odrzucenia. Jednocześnie chcielibyśmy zwrócić uwagę, że Zamawiający nie pozbawia oferentów możliwości zaoferowania produktów wskazanych przez producentów drukarek. Jednocześnie informujemy, że Zamawiający nie ma obowiązku wskazywania instytucji akredytujących. Opisane wyżej działania zamawiającego wynikają z uprawnień określonych w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp i 6 ust. 1 pkt 2 i pkt 3 rozporządzenia o dokumentach. Zamawiający nie wyraża zgody na załączenie do oferty oświadczenia niezależnego podmiotu, nie posiadającego akredytacji, zajmującego się badaniem tuszy i tonerów, oświadczenia producenta materiałów eksploatacyjnych. ODPOWIEDŹ NA PYT. 2: Druk formularza cenowego w wersji Word został zamieszczony na stronie internetowej.. Zastępca Dyrektora ZAMKU KRÓLEWSKIEGO W WARSZAWIE ds. Technicznych /-/ Marek Kasprzak