Zarz ądzenie Nr 27/2016

Zarz ądzenie Nr 27/2016 Burmistrza Tolkmicka z dnia 7 grudnia 2016 roku w sprawie zasad scentralizowania rozlicze ń podatku VAT w Gminie Tolkmicko i jej jednostek bud żetowych oraz zak ładu bud żetowego Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorz ądzie gminnym (Dz. U. 2016.446 j. t. z pó źniejszymi zm.) oraz w zwi ązku z wyrokiem Trybuna łu Sprawiedliwo ści Unii Europejskiej z 29 wrze śnia 2015 r. (C-276/14), a także komunikatów Ministra Finansów z dnia 29 wrze śnia i 16 grudnia 2015 r., zarządzam co następuje: 1 Wprowadzam do stosowania Procedur ę rozliczenia podatku VAT w ramach centralizacji rozlicze ń podatkowych taniny Tolkmicko. Wykonanie zarz ądzenia powierza si ę Skarbnikowi Gminy, Kierownikom, Dyrektorom i pracownikom Jednostek bud żetowych, Zak ładu budżetowego w Gminie Tolkmicko. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. B U R t S T R Z

Procedura rozliczenia podatku VAT w ramach centralizacji rozlicze ń podatkowych Gminy Tolkmicko Spis tre ści: I Definicje II Uczestnicy procedury III Cel procedury IV Zakres obowiązków oraz odpowiedzialno ści V Czynno ści procesu VI Faktury VII Korespondencja z organami podatkowymi ( VIII Kontrola podatkowa oraz post ępowanie podatkowe IX Rozliczenia pomi ędzy Urzędem a Jednostkami bud żetowymi i Zakładem budżetowym X Zmiany umów XI Umowy cywilnoprawne XII Nadzór oraz kontrola raportowania XIII Zakres obowi ązków i odpowiedzialno ści pracowników uczestnicz ących w procesie rozliczania podatku VAT w ramach Procedury I Definicje. Procedura - niniejszy dokument maj ący na celu okre ślenie zasad centralizacji rozliczeń podatkowych VAT w Gminie Tolkmicko. Ustawa VAT - Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i us ług. Centralizacja - unifikacja rozlicze ń podatkowych Gminy Tolkmicko na gruncie podatku od towarów i us ług (VAT) urzędu obsługuj ącego Burmistrza Tolkmicka, jednostek budżetowych oraz zak ładu budżetowego poprzez utworzenie jednego podatnika Gmin ę Tolkmicko. Urząd - Urząd Miasta i Gminy w Tolkmicku obs ługuj ący Burmistrza Tolkmicka. Jednostka bud żetowa - samorządowa jednostka budżetowa w rozumieniu Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych utworzona przez Radę Miejską w Tolkmicku. 1

Zakład budżetowy - samorz ądowy zakład budżetowy w rozumieniu Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych utworzony przez Rad ę Miejską w Tolkmicku. Okres rozliczeniowy - miesi ęczny okres rozliczeniowy w rozumieniu Ustawy VAT, za który rozliczany jest podatek VAT. Deklaracje cząstkowe - deklaracje podatkowe w podatku VAT sk ładane do Urzędu w terminach okre ślonych w pkt. V Procedury przez Jednostki budżetowe oraz Zak ład budżetowy z tytułu zrealizowanej w okresie sprawozdawczym sprzeda ży opodatkowanej podatkiem VAT oraz naby ć w ramach prowadzonej dzia łalno ści. Rejestry cz ąstkowe - rejestry zakupów oraz sprzeda ży opodatkowanej przez Jednostki budżetowe i Zak ład budżetowy oraz przekazywane we wskazanym terminie do Urz ędu w ramach Raportu. Je żeli jednostka, zak ład prowadzi księgowość w systemie ksi ęgowym umożliwiaj ącym sporządzenie rejestrów VAT w Excel, nale ży kontynuować sporządzanie rejestrów VAT za pomoc ą tego systemu. Raport - zestawienie dokumentów sk ładaj ących się z Deklaracji cz ąstkowej, Rejestru cząstkowego oraz Informacji dodatkowej sk ładanej do Urz ędu przez Jednostki oraz Zakład w terminie okre ślonym w pkt. V Procedury. Informacja dodatkowa - informacja na temat zdarze ń niestandardowych maj ąca znaczenie dla rozliczenia podatku VAT w danym okresie rozliczeniowym, nie uj ętych w Deklaracji cz ąstkowej oraz Rejestrze cząstkowym. Informacja dodatkowa sk ładana jest tylko w przypadku wystąpienia zdarzeń niestandardowych. II Uczestnicy Procedury: 1. Urząd Miasta i Gminy Tolkmicko, Pl. Wolno ści 3, 82-340 Tolkmicko 2. Zespó ł Obsługi Szkół w Tolkmicku, ul. Szkolna 20, 82-340 Tolkmicko, 3. Gimnazjum im. Jana Paw ła II w Tolkmicku, ul. Szkolna 20, 82-340 Tolkmicko, 4. Szkoła Podstawowa w Tolkmicku im. Miko łaja Kopernika, ul. Szpitalna 6, 82-340 Tolkmicko, 5. Szkoła Podstawowa w Łęczu im. Morskiego Oddzia łu Straży Granicznej, Łęcze 29, 82-340 Tolkmicko, 6. Szko ła Podstawowa w Pogrodziu im. 106. Dywizji Piechoty AK, Pogrodzie 33, 82-340 Tolkmicko, 7. Przedszkole Miejskie Bajkowy Las" w Tolkmicku, ul. Portowa 4, 82-340 Tolkmicko, 8. Miejsko-Gminny O środek Pomocy Spo łecznej w Tolkmicku, ul. Sportowa 1, 82-340 Tolkmicko, 2

9. Zakład Gospodarki Wodno- Ściekowej w Tolkmicku, ul. Do Wa łów 1, 82-340 Tolkmicko. III Ceł Procedury Celem procedury jest centralizacja w zwi ązku z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwo ści Unii Europejskiej w sprawie C 276/14, rozlicze ń podatku VAT Urz ędu, Jednostek budżetowych oraz Zak ładu budżetowego utworzonych przez Rad ę Miejską w Tolkmicku. IV Zakres obowi ązków oraz odpowiedzialno ści Urząd - rozliczenie podatku VAT w tym prowadzenie rejestru podatkowego, ( składanie deklaracji podatkowych oraz dokonywanie innych czynno ści z tytułu sprzedaży oraz nabyć realizowanych przez Urz ąd oraz Jednostki budżetowe i Zak ład budżetowy. Jednostki budżetowe oraz Zak ład budżetowy - przygotowanie Deklaracji cząstkowych, wystawianie faktur VAT zgodnie z pkt. VI Procedury, prowadzenie Rejestru cz ąstkowego oraz przekazywanie do Urz ędu wszelkich informacji związanych z rozliczaniem podatku VAT. V Czynności procesu 1. Od dnia 1 stycznia 2017 r. Jednostki bud żetowe oraz Zak ład budżetowy nie składaj ą do właściwych urz ędów skarbowych deklaracji podatkowych. Deklaracja podatkowa sk ładana jest tylko przez Gmin ę Tolkmicko, która jest podatnikiem w rozumieniu Ustawy VAT w zakresie działalno ści wszystkich Jednostek budżetowych i Zak ładu budżetowego. 2. Zakres działalno ści merytorycznej prowadzonej przez Urz ąd, Jednostki budżetowe oraz Zakład budżetowy nie ulega zmianie. 3. Odpowiedni pracownicy Urz ędu, Jednostek bud żetowych oraz Zak ładu budżetowego wystawiaj ą faktury VAT zgodnie z Ustaw ą VAT oraz z zastrze żeniem pkt. 7. 4. Kierownicy/Dyrektorzy Jednostek bud żetowych oraz Zak ładu budżetowego prowadzą Rejestry cząstkowe, o których mowa pkt. I Procedury. 5. Na koniec okresu rozliczeniowego Kierownicy/Dyrektorzy Jednostek budżetowych oraz Zakładu budżetowego przygotowuj ą Deklaracje cz ąstkowe, o których mowa w pkt. I Procedury. 6. Kierownicy/Dyrektorzy Jednostek bud żetowych oraz Zak ładu budżetowego odpowiedzialni s ą za spe łnienie wymogów o których mowa w pkt. VI 1. Procedury w stosunku do faktur VAT wystawianych przez dostawców zewnętrznych. 7. W terminie do 10 dnia miesi ąca następuj ącego po okresie rozliczeniowym właściwi pracownicy Jednostek budżetowych oraz Zak ładu budżetowego 3

przekazuj ą do Referatu Finansowo-Bud żetowego i Planowania Urz ędu Miasta i Gminy w Tolkmicku w formie dokumentów elektronicznych i w formie dokumentów papierowych opatrzonych podpisem Kierownika/Dyrektora Jednostki budżetowej oraz Zak ładu budżetowego Raport za dany okres rozliczeniowy składaj ący się z: - Deklaracji cz ąstkowej w szczegó łowo ści do grosza (w tym deklaracji zerowej jeśli taka wyst ąpi), - Rejestru cz ąstkowego (w tym zerowego), - Informacji dodatkowej (w razie wyst ąpienia), - Przekazania obliczonej kwoty podatku VAT (w szczególno ści do grosza), która jest wynikiem rozliczenia podatku przez Jednostk ę/zakład do 20-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, na rachunek Gminy Tolkmicko w tre ści przelewu wpisuj ąc: VAT za m-c... - nazwa Jednostki/Zak ładu. 8. Pracownicy Urz ędu Miasta i Gminy w Tolkmicku na podstawie przes łanych Raportów sporz ądzaj ą skonsolidowany rejestr podatkowy Gminy Tolkmicko w rozumieniu Ustawy VAT oraz deklaracj ę podatkową VAT-7 do Urzędu Skarbowego. 9. Należy dokonać stosownych zmian w polityce rachunkowo ści obowiązuj ącej w jednostce, w szczególno ści w zasadach funkcjonowania kont zwi ązanych z rozliczeniem podatku VAT (podatek nale żny, podatek naliczony, rozliczenie podatku, rozrachunki z tyt. podatku VAT z Gmin ą Tolkmicko). 10.Dyrektorzy/Kierownicy w Jednostkach/Zak ładzie wyznaczaj ą osoby odpowiedzialne za prawid łowo ść rozliczeń podatku od towarów i us ług VAT stosownie do art. 31 ustawy z 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja Podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, ze zm.) i przekazuj ą dane do Referatu Finansowo- Budżetowego i Planowania w Urz ędzie Miasta i Gminy Tolkmicko. VI Faktury 1. Faktury wystawiane przez pracowników Urz ędu, Jednostek budżetowych i Zakładu budżetowego muszą zawierać wszystkie niezb ędne elementy, o których mowa w art. 106 e ustawy o VAT, przy czym ustala si ę, że dane identyfikacyjne podmiotu dokonuj ącego transakcji sprzeda ży bądź zakupu wpisywane będą na fakturach nast ępuj ąco: FAKTURA SPRZEDAŻY Podatnik: Gmina Tolkmicko ul. Plac Wolno ści 3 82-340 Tolkmicko NIP 578 31 10 114 Wystawca: Jednostka bud żet/zakład (jej nazwa i adres) FAKTURA NABYCIA Podatnik: Gmina Tolkmicko ul. Plac Wolno ści 3 82-340 Tolkmicko NTP 578 31 10 114 Odbiorca: Jednostka bud żet/zak ład (jej nazwa i adres) Rachunek bankowy: Wystawcy 4

2. W przypadku gdy faktura VAT Nabywcy nie spe łnia wymogów okre ślonych w pkt. VI 1. Kierownik Jednostki bud żetowej lub Zak ładu budżetowego zobowi ązany jest do wystawienia noty koryguj ącej. 3. W celu ujednolicenia numeracji, prowadzonych cz ąstkowych ewidencji zakupu i sprzedaży ustala si ę w Jednostkach budżetowych i Zakładzie budżetowym następuj ący sposób ich oznaczenia: Rejestry: a). nazwa podmiotu - Gmina Tolkmicko/nazwa pe łna Jednostki, Zak ładu, b).nip 578 31 10114, c). nazwa rejestru - rejestr zakupu lub rejestr sprzeda ży, d). numer rejestru - GTO/ nazwa skrócona jednostki/miesi ąc/rok Faktury: a). numer faktury - trzy pierwsze litery jednostki/kolejny nr/miesi ąc np.01 /rok np. 2017 4. Przy czym usta ła się skróty: GTO - Gmina Tolkmicko, UMG - Urząd Miasta i Gminy Tolkmicko, ZOS - Zespó ł Obs ługi Szkół, GIM - Gimnazjum w Tolkmicku, SPT - Szko ła Podstawowa w Tolkmicku, SPŁ - Szkoła Podstawowa w Łęczu, SPP - Szko ła Podstawowa w Pogrodziu, ZGW - Zakład Gospodarki Wodno-Sciekowej w Tolkmicku, PMT - Przedszkole Miejskie w Tolkmicku, MGO - Miejsko-Gminny O środek Pomocy Spo łecznej w Tolkmicku, VII Korespondencja z organami podatkowymi Wszelka korespondencja w imieniu Gminy z organami podatkowymi prowadzona jest wyłącznie przez pracowników Urz ędu Miasta i Gminy Tolkmicko. W zakresie działalności Jednostek bud żetowych i Zak ładu budżetowego tre ść korespondencji przygotowana jest przez w łaściwą Jednostkę budżetową oraz Zakład budżetowy i przekazywana w formie elektronicznej do Referatu Finansowo-Bud żetowego i Planowania Urzędu Miasta i Gminy Tolkmicko. VIII Kontrola podatkowa oraz post ępowanie podatkowe W przypadku czynno ści sprawdzaj ących, kontroli podatkowej, post ępowania podatkowego lub post ępowania kontrolnego, czynno ści te b ędą przeprowadzane w siedzibach Urz ędu, Jednostek budżetowych i Zak ładu budżetowego. 5

IX Rozliczenia pomi ędzy Urzędem a Jednostkami bud żetowymi i Zakładem bud żetowym Wszelkie odp łatne czynno ści Jednostek i Zak ładu wymienionych w Procedurze, na rzecz Gminy (i na odwrót), a tak że odpłatne czynno ści dokonywane pomi ędzy tymi samymi jednostkami, zak ładem (w tym refakturowanie, dostawa mediów, najem sal), dokonywać należy na podstawie rachunku niefiskalnego i nie nale ży ujmować go w ewidencji sprzedaży ani w cząstkowych deklaracjach VAT - sk ładanych przez te jednostki Gminie. X Zmiany umów W terminie do 31 grudnia 2016 r. Kierownicy/Dyrektorzy Jednostek bud żetowych i Zakładu budżetowego zobowi ązani są do zawarcia stosownych aneksów do umów (lub dokonania ustale ń w innej formie) zawartych z dostawcami zewnętrznymi oraz odbiorcami towarów i us ług, w celu zagwarantowania wymogów dla faktur VAT, o których mowa w pkt. VI Procedury. XI Zawieranie umów cywilnoprawnych Umowy cywilnoprawne (np. najmu) zawierane przez Jednostki bud żetowe/zak ład w imieniu i na rzecz gminy muszą zawiera ć właściwe dane identyfikacyjne podmiotu je zawieraj ącego, czyli: pe łna nazwa gminy, jej adres i jej NIP (oraz dane Jednostki/Zakładu jako podmiotu reprezentuj ącego gmin ę, czyli pełną nazwę Jednostki/Zakładu wraz z jej adresem, a tak że podpis Dyrektora/Kierownika Jednostki/Zak ładu z upoważnieniem Burmistrza Tolkmicka XII Nadzór oraz kontrola raportowania Skarbnik Tolkmicka odpowiedzialny za rozliczanie podatku VAT w Gminie Tolkmicko ma prawo do kontroli zasad przygotowania danych niezb ędnych do sporządzenia Raportu Jednostki bud żetowej oraz Zak ład budżetowy.

XIII Zakres obowiązków i odpowiedzialno ści pracowników uczestniczących w procesie rozliczania podatku VAT w ramach Procedury Obowiązki pracowników Jednostek bud żetowych oraz Zakladu bud żetowego: 1. Podpisanie w terminie do 31-12-2016 r. z dostawcami zewn ętrznymi oraz odbiorcami us ług i towarów, aneksów do umów w zakresie zmian zasad wystawiania faktur zgodnie z Procedur ą. 2. Wystawiania faktur VAT zgodnie z zasadami okre ślonymi w Procedurze. 3. Rzetelne oraz prawid łowe prowadzenie Rejestrów cz ąstkowych. 4. Sporządzanie oraz weryfikacja Deklaracji cz ąstkowej. 5. Terminowe przekazanie Raportów zgodnie z Procedur ą. 6. Udzielanie wyczerpuj ących wyja śnień oraz przekazywanie informacji i dokumentów zgodnie z Procedur ą, w ramach procesu przekazywania Raportu oraz jego kontroli. 7. Wspó łpraca w ramach czynno ści sprawdzaj ących, kontroli podatkowych, postępowań podatkowych oraz post ępowań kontrolnych z komórk ą organizacyjn ą właściwą dla rozliczeń podatkowych Urz ędu Miasta i Gminy w Tolkmicku. 8. Wykonywanie innych czynno ści zgodnych z Procedur ą. Obowiązki pracowników Referatu Finansowo-Bud żetowego i Planowani wła ściwych dla rozlicze ń podatkowych Urz ędu Miasta i Gminy w Tolkmicku: 1. Weryfikacja tre ści oraz zawarto ści Raportu. 2. Nadzór nad procesem przygotowania dokumentów wchodz ących w skład Raportu. 3. Kontrola procesu przygotowania oraz przekazywania Raportu przez Jednostki budżetowe oraz Zak ład budżetowy. 4. Uwzgl ędnienie w deklaracji podatkowej informacji zawartych w Raportach. 5. Koordynacja wspó łpracy z organami podatkowymi oraz organami kontroli skarbowej w ramach czynno ści sprawdzaj ących, kontroli podatkowych, postępowań podatkowych oraz post ępowań kontrolnych. Zakres odpowiedzialno ści: 1. Wszyscy pracownicy oraz Kierownicy/Dyrektorzy Jednostek bud żetowych, Zakładu budżetowego b ędący uczestnikami Procedury, odpowiadaj ą za czynno ści do których dokonania s ą zobowiązani oraz które faktycznie wykonali. 7

2. Kierownicy/Dyrektorzy Jednostek bud żetowych, Zakładu budżetowego ponoszą odpowiedzialno ść za prawdziwo ść oraz rzetelno ść danych przekazanych w ramach Raportu. 3. Skarbnik Tolkmicka ponosi odpowiedzialno ść za rzetelno ść sporządzonej deklaracji podatkowej. B U R I S T R Z Le,zw2ou Burmistrz Tolkmicka