Regulamin 2nd International Forum on Medical Parsitology Wrocław 16-17.10.2015 1 Informacje wstępne 1. Konferencja 2nd International Forum on Medical Parsitology (zwana dalej Konferencją) jest wydarzeniem naukowym, na którym przedstawiany jest dorobek naukowo badawczy studentów i studentów studiów doktoranckich. 2. Konferencja odbywać się będzie w dniach 16-17 października 2015 roku w sali im. E. Biernackiego (Kardiologia) przy ul. T. Pasteura 4 we Wrocławiu. 3. Organizatorem Konferencji jest Komitet Organizacyjny w skład którego wchodzą opiekunowie oraz powołani członkowie Studenckiego Koła Naukowego Parazytologii Lekarskiej przy Katedrze Biologii i Parazytologii Lekarskiej oraz Chorób Zakaźnych, Chorób Wątroby i Nabytych Niedoborów Odpornościowych Uniwersytetu Medycznego im. Piastów Śląskich we Wrocławiu. 4. Skład Komitetu Naukowego, złożonego ze specjalistów różnych dyscyplin naukowych, zostanie podany do publicznej wiadomości i ogłoszony na stronie Konferencji przed rozpoczęciem sesji. 5. Do czynnego uczestnictwa w Konferencji uprawnieni są studenci wszystkich lat i kierunków oraz studenci studiów doktoranckich. 6. W ramach Konferencji odbędzie się sesja ustna w języku angielskim. Dyskusja po prezentacji będzie prowadzona w języku polskim. 7. Dla studentów jak i studentów studiów doktoranckich przewidziana jest wspólna sesja. W przypadku większej ilości prac Komitet Organizacyjny zastrzega sobie jednak prawo do podzielenia sesji. 8. Warunkiem czynnego udziału w sesji jest otrzymanie pozytywnej oceny Komitetu Naukowego wysłanego wcześniej streszczenia pracy naukowo badawczej z dziedziny chorób zakaźnych. Na Konferencję przyjmowane będą tylko prace oryginalne, kazuistyczne. Dozwolone są także prace poglądowe o szczególnej wartości merytorycznej. 9. Autorami prac mogą być wyłącznie studenci uczelni wyższych i studenci studiów doktoranckich. Lekarze stażyści, niebędący jednocześnie studentami studiów doktoranckich, mogą być współautorami prac tylko wówczas, jeżeli w momencie pisania pracy posiadali status studenta.
10. Każdy uczestnik może zgłosić maksymalnie dwie prace, jednocześnie może być współautorem nieograniczonej liczby zgłoszonych prac. 11. W przypadku większej liczby zgłoszeń do danej sesji o ich przyjęciu decydowała będzie recenzja Komitetu Naukowego. Komitet organizacyjny zastrzega sobie również prawo do utworzenia konkursu plakatów przy danej sesji, w której będą mogły wziąć udział prace, które nie zostały przyjęte do prezentacji ustnej. 2 Uczestnictwo 12. Warunkami udziału w Konferencji są: a) Zgłoszenie Uczestnictwa w Konferencji wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego, dostępnego na stronie internetowej Konferencji. b) Uiszczenie opłaty w wysokości 20zł. Uiszczenie opłaty upoważnia uczestnika do wygłoszenia prezentacji i otrzymania certyfikatu potwierdzającego wygłoszenie pracy (w przypadku autorów prac), zaświadczenia o uczestnictwie, materiałów konferencyjnych, uczestnictwa w wydarzeniach okołokonferencyjnych. 13. Osoba, która nie uiściła opłaty konferencyjnej ma możliwość uczestniczyć w sesji jako wolny słuchacz. Nie przysługują jej jednak korzyści opisane w pkt. 12b. 14. Jedyną formą płatności za uczestnictwo w Konferencji jest przelew pieniężny na rachunek bankowy Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu: 35 1500 1793 1217 9000 9997 0000 BZ WBK XXXV O/Wrocław Uniwersytet Medyczny im. Piastów Śląskich we Wrocławiu Wybrzeże L. Pasteura 1, 50-367 Wrocław tytułem: "2IFMP [Imię i Nazwisko Uczestnika]" 15. Wpłata powinna wpłynąć nie później niż do 16 września 2015. Po tym czasie nie będzie możliwości wnoszenia opłaty konferencyjnej. 16. Każdy uczestnik, który uiścił opłatę powinien zabrać ze sobą dowód wpłaty i na prośbę komitetu okazać go w punkcie rejestracyjnym w pierwszym dniu Konferencji. 17. W celu wystawienia faktury VAT przez Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu należy za pośrednictwem udostępnionego na stronie internetowej formularza podać wymagane dane: numer NIP uczelni, jej pełny adres, imię i nazwisko uczestnika Konferencji. 18. Rezygnacja jest możliwa tylko po wcześniejszym powiadomieniu Organizatorów drogą mailową. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji uczestnik ma możliwość ubiegania się o zwrot kosztów rejestracji. W zależności od daty wpłynięcia rezygnacji
możliwy jest zwrot 100% kwoty, gdy rezygnacja zgłoszona jest do 21 września 2015. O przyznaniu zwrotu decyduje Komitet Organizacyjny. 3 Zasady kwalifikacji, prezentacji i oceny prac 19. Streszczenia prac należy przesłać drogą elektroniczną, korzystając z formularza znajdującego się na stronie: http://ifmp.samorzad-umw.pl. Termin przesyłania streszczeń prac upływa 15 września 2015 roku o godzinie 23.59. 20. Lista zakwalifikowanych na Konferencję prac zostanie umieszczona na stronie internetowej Konferencji najpóźniej do 20 września 2015 do godziny 12:00. Do tego czasu prelegenci zostaną także poinformowani o przyjęciu bądź odrzuceniu streszczenia drogą mailową. 21. Dopuszczalna liczba autorów jednej pracy to 5 osób. 22. Dopuszcza się podanie więcej niż jednego opiekuna naukowego dla jednej pracy. 23. Streszczenie nie może zawierać tabel, wykresów ani rysunków. 24. Streszczenie nie może być dłuższe niż 500 słów. Prace o większej ilości słów nie będą rozpatrywane. 25. Obowiązującym językiem dla steszczeń jest język angielski. Prace w innych językach nie będą rozpatrywane. 26. Streszczenie powinno składać się z 5 części: a. Wstęp (Introduction) b. Cel pracy (Aim of the study) c. Materiały i metody (Materials and methods) d. Wyniki (Results) e. Wnioski (Conclusion) 27. Streszczenie pracy opisującej przypadek medyczny (Case Report) powinien składać się z 3 części: a. Wstęp (Background) b. Opis przypadku (Case Report) c. Wnioski (Conclusions) 28. Za treść i formę streszczenia odpowiada osoba zgłaszająca. 29. Za kwalifikację prac odpowiedzialny jest Komitet Naukowy. 30. W przypadku, gdy praca zostanie zakwalifikowana do konkursu plakatów w ramach danej sesji, autorzy prac zobowiązani są przesłać plakat w formie elektronicznej na adres mailowy: conference@ifmp.samorzad-umw.pl do 14 października 2015 do godziny
23.59, oraz w dniu sesji posiadać plakat papierowy. Rozmiar plakatu powinien wynosić 707 mm x 1000 mm (B1) w układzie pionowym. 31. Decyzja Komitetu Naukowego dotycząca kwalifikacji pracy jest ostateczna. Komitet zastrzega sobie prawo do nieinformowania o powodzie odrzucenia streszczenia. 32. Zakwalifikowana praca powinna być przedstawiona przez jednego z autorów, lub wyznaczoną osobę prezentującą po uiszczeniu przez nią opłaty konferencyjnej, w formie ustnej, w języku angielskim. Dyskusja do pracy będzie prowadzona w języku polskim. 33. Autorzy prac zobowiązani są do przygotowania prezentacji multimedialnej w programie Power Point 97-2003. Do dyspozycji autorów prac będzie rzutnik multimedialny. 34. Prezentacja powinna zostać wysłana wraz z nazwiskiem osoby prezentującej, tytułem pracy na adres mailowy: conference@ifmp.samorzad-umw.pl nie później niż do 14 października do godziny 23:59. W szczególnych przypadkach (o szczególności decyduje Komitet Organizacyjny) istnieje możliwość dostarczenia prezentacji osobiście, koordynatorowi sesji, w dniu wystąpienia uczestnika, nie później niż przed rozpoczęciem sesji. 35. Prezentacje odbywać się będą według harmonogramu ustalonego przez Komitet Organizacyjny. Harmonogram prezentacji prac zostanie zamieszczony na stronie Konferencji nie później niż 7 dni przed sesją tj. do 9 października 2015 roku. Będzie on też dostępny podczas Konferencji. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w harmonogramie. Osoby zarejestrowane będą o wszelkich zmianach informowane na bieżąco. 36. Ustna prezentacja nie może trwać dłużej niż 10 minut, ewentualna dyskusja nie dłużej niż 5 minut. Osoba prowadząca sesję ma prawo przerwać prezentację lub debatę w przypadku przekroczenia wyznaczonego czasu. 37. Wszyscy autorzy prac mają prawo do wzięcia udziału w dyskusji. Członkowie Komitetu Naukowego mają prawo zadać pytanie dotyczące prezentowanej pracy każdemu z autorów pracy. Prawo do zadawania pytań mają również wszyscy obecni uczestnicy Konferencji. Podczas dyskusji wymagana jest obecność co najmniej jednego z autorów pracy. W przypadku jego nieobecności ocena za dyskusję wynosi 0 pkt. 38. Osoba prezentująca pracę podczas Konferencji otrzymuje Certyfikat Wygłoszenia Pracy w ilości odpowiadającej liczbie autorów. 39. Prace studentów będą oceniane podczas prezentacji przez Komitet Naukowy. Ocena ta jest ostateczna i niepodważalna. Po zakończonej sesji autorzy mają możliwość poznania ocen punktowych.
40. Elementy pracy oceniane przez Komitet Naukowy to: przygotowanie prezentacji (wprowadzenie, cel pracy, materiały, metody badawcze, wyniki, wnioski), waga problemu, sposób prezentacji, samodzielność pracy, zaprezentowanie tematu w wyznaczonym czasie, sposób prowadzenia dyskusji. 41. Komitet Naukowy po zakończeniu sesji wyłania spośród prezentowanych prac najlepsze prace według reguły: 3 najwyżej ocenione prace (I miejsce, II miejsce, III miejsce) i 1 wyróżnienie. W sytuacji, gdy dwie lub więcej prac uzyskają identyczną sumę punktów, głos decydujący o przyznaniu miejsc ma Przewodniczący Komitetu Naukowego. 42. Komitet Naukowy zastrzega sobie prawo do zmiany liczby przyznanych nagród i wyróżnień w zależności od liczby zgłoszonych prac. 43. Wręczenie nagród i wyróżnień nastąpi podczas oficjalnego zamknięcia Konferencji. 44. Informacje o wyróżnionych pracach będą umieszczone na stronie internetowej Konferencji. 4 Postanowienia końcowe 45. Kwestie sporne nieuregulowane niniejszym regulaminem rozstrzyga Komitet Organizacyjny. 46. Rejestracja, zgłoszenie streszczenia pracy jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez autorów pracy Regulaminu Konferencji. Konsekwencje wynikające z nieprzestrzegania lub łamania regulaminu ponoszą autorzy pracy. 47. Konferencja ma charakter wyłącznie niekomercyjny, a cały dochód z opłat konferencyjnych zostaje przeznaczony na pokrycie bezpośrednich kosztów jej organizacji. 48. Uczestnik Kongresu przesyłając swoją pracę wyraża zgodę na przetwarzanie wszystkich danych podanych podczas rejestracji pracy dla celów organizacji Konferencji przez Komitet Organizacyjny.