Zapytanie ofertowe nr 17/2012

Związek Miast Polskich ul. Robocza 46A 61-517 Poznań Poznań, 22 listopada 2012 r. Zapytanie ofertowe nr 17/2012 Przedmiot zapytania dotyczy świadczenia usług eksperta ds. edukacji ekologicznej, w formie konsultacji dla 2 odrębnych partnerstw samorządowych, w tym: (zadanie 1) Międzygminny Związek Regionu Ciechanowskiego, (zadanie 2) Związek Międzygminny Czysty Region Kędzierzyn Koźle w ramach realizacji komponentu pn. Bezpośrednia pomoc doradczo-szkoleniowa dla JST w projekcie predefiniowanym Budowanie kompetencji do współpracy międzysamorządowej i międzysektorowej jako narzędzi rozwoju lokalnego i regionalnego Podstawa niniejsze postępowanie w sprawie zamówienia o szacunkowej wartości niższej niż 14 000 Euro jest prowadzone zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014. Niniejsze zapytanie ofertowe jest skierowana do wytypowanych wykonawców, oraz publikowane na stronie internetowej Zamawiającego (www.zmp.poznan.pl) w zakładce zamówienia publiczne, stanowiąc jednocześnie zaproszenie do składania ofert przez wszystkich potencjalnych Wykonawców zainteresowanych niniejszym zapytaniem. Oznaczenie (do określenia przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. z późniejszymi zmianami). Usługi kody CPV: 80540000-1 - Usługi szkolenia w dziedzinie środowiska naturalnego. I. Opis przedmiotu zapytania ofertowego. 1. Informacja wyjściowe: Związek Miast Polskich w ramach realizacji Fazy I projektu predefiniowanego Budowanie kompetencji do współpracy międzysamorządowej i międzysektorowej jako narzędzi rozwoju lokalnego i regionalnego, pomaga partnerstwom złożonym z jednostek samorządu terytorialnego w przygotowaniu wniosków aplikacyjnych do programu grantowego Ministerstwa Rozwoju Regionalnego (ze środków MF EOG) na wykonanie dokumentacji planistycznej i projektowej dotyczącej wybranych przedsięwzięć, które rozwiązują lokalnie zidentyfikowane wspólne problemy. 1

W ramach przygotowania wniosków aplikacyjnych została zidentyfikowana potrzeba konsultacji dla 2 partnerstw ze strony eksperta ds. edukacji ekologicznej, którego rolą będzie pomoc partnerstwom w przygotowaniu założeń do przyszłego wniosku aplikacyjnego do MRR w celu uzyskania dotacji na wykonanie dokumentacji planistycznej. 2. Ogólny opis zakresu: Przedmiotem zapytania ofertowego jest dostarczenie usług przez eksperta ds. edukacji ekologicznej, który udzieli konsultacji w tym zakresie 2 partnerstwom samorządowym: (zadanie 1) Międzygminny Związek Regionu Ciechanowskiego, (zadanie 2) Związek Międzygminny Czysty Region Kędzierzyn Koźle. Usługa musi być wykonana nie później niż do 20 grudnia 2012. Zamówienie jest podzielone na 2 odrębne zadania zgodnie z podziałem terytorialnym na poszczególne partnerstwa. Potencjalni wykonawcy mogą składać oferty na oba lub tylko na wybrane zadanie. 2.1. (zadanie 1) Międzygminny Związek Regionu Ciechanowskiego Partnerstwo Regionu Ciechanowskiego składa się z 27 gmin: Miasto Ciechanów, Miasto i Gmina Glinojeck, Gmina Ciechanów, Gmina Gołymin Ośrodek, Gmina Grudusk, Gmina Ojrzeń, Gmina Opinogóra Górna, Gmina Regimin, Gmina Pułtusk, Gmina Pokrzywnica, Gmina Świercze, Miasto Przasnysz, Miasto i Gmina Chorzele, Gmina Czernice Borowe, Gmina Jednorożec, Gmina Krasne, Gmina Krzynowłoga Mała, Gmina Przasnysz, Miasto Maków Mazowiecki, Gmina Czerwonka, Gmina Karniewo, Gmina Krasnosielc, Gmina Młynarze, Gmina Płoniawy-Bramura, Gmina Rzewnie, Gmina Sypniewo, Gmina Szelków teren gmin wyznacza granice wspólnego miejskiego obszaru funkcjonalnego. 2.1.1. Opis potrzeb: Wstępny zakres współpracy w ramach Partnerstwa Regionu Ciechanowskiego, określony w zgłoszeniu do udziału w projekcie predefiniowanym i zweryfikowany w trakcie wizyt w partnerstwie, zakłada m.in. stałą komunikację i konsultacje społeczne w zakresie prawidłowego gospodarowania odpadami komunalnymi w ramach działań edukacyjno-informacyjnych. Zgodnie z założeniami przyszłego systemu gospodarki odpadami komunalnymi w regionie ciechanowskim, system będzie obsługiwał 27 gmin, leżących na terenie czterech powiatów: ciechanowskiego, przasnyskiego, makowskiego i pułtuskiego. W ramach projektu w Woli Pawłowskiej powstanie m.in. regionalny zakład gospodarki odpadami komunalnymi z sortownią, kompostownią i linią do produkcji paliwa z odpadów. Moduły systemu wybudowane będą też w Makowie Mazowieckim, Płocochowie pod Pułtuskiem oraz Oględzie pod Przasnyszem. We wrześniu br. podpisana została umowa na współfinansowanie tych działań w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego. W celu wypracowania profesjonalnych rozwiązań na etapie przygotowania dokumentacji aplikacyjnej do MRR nieodzowna jest konsultacja eksperta ds. edukacji ekologicznej, która obejmie m.in. wsparcie w oszacowaniu przez personel partnerstwa kosztów dokumentów planowanych do 2

wykonania w II etapie projektu (okres lipiec 2013 grudzień 2015) ze wsparciem środków grantu MRR. Ekspert ds. edukacji ekologicznej ma za zadanie wspomóc personel partnerstwa przygotowujący wniosek aplikacyjny do MRR w formie wizytacji na miejscu i pisemnych wniosków dotyczących działań edukacyjno-informacyjnych w zakresie, jaki jest niezbędny do zaplanowania i zabudżetowania przyszłych działań na obszarze Partnerstwa - do celów ww. aplikacji grantowej. 2.1.2. Szczegółowy zakres prac: Ekspert ds. edukacji ekologicznej wspomoże partnerstwo uczestniczące w projekcie w zakresie: - założeń powszechnej edukacji ekologicznej na temat zasad postępowania z odpadami w regionie ciechanowskim zgodne z uwarunkowaniami nowego systemu wprowadzonego ustawą z 1 lipca 2011r., - nakreślenia planu działań niezbędnych dla prowadzenia powszechnej edukacji ekologicznej na temat zasad postępowania z odpadami w regionie, - wsparcia personelu partnerstwa w oszacowaniu kosztów działań objętych analizą. Konkretnym produktem konsultacji, obok wiedzy przekazanej na miejscu personelowi partnerstwa, będzie przygotowanie krótkiego min. 2-stronicowego raportu z konsultacji w partnerstwie, zawierającego w formie skrótowej ww. wskazówki stanowiące wynik przedmiotowych konsultacji, szacowaną pracochłonność i niezbędny zakres rzeczowy do wykonania w docelowych opracowaniach oraz szacowany koszt, który będzie wykorzystany do konstrukcji budżetu wniosku aplikacyjnego o grant MRR. Kopia raportu będzie przekazana do zamawiającego jako rozliczenie wykonania pracy, wraz z fakturą. 2.1.3. Uwarunkowania logistyczno organizacyjne planowanych prac: Przyjmuje się, że wykonawca poświęci na wykonanie pracy 2 osobo-dni. Koszty wykonawcy muszą obejmować (a) wynagrodzenie za wykonaną usługę (konsultacje, opracowanie raportu) oraz (b) dojazd na miejsce i ew. noclegi. Zakłada się, że wykonawca tego zadania, wyłoniony w niniejszym postępowaniu, wykona pracę w terminach uzgodnionych z przedstawicielem partnerstwa (imiennie wskazanym przez zamawiającego w umowie podpisanej z wykonawcą). Usługa musi zostać wykonana nie później niż do dnia 20 grudnia 2012r. 2.2. (zadanie 2) Związek Międzygminny Czysty Region Kędzierzyn Koźle Partnerstwo Związek Międzygminny Czysty Region Kędzierzyn Koźle składa się z 15 gmin: Bierawa, Cisek, Głogówek, Izbicko, Kędzierzyn-Koźle, Kolonowskie, Krapkowice, Leśnica, Pawłowiczki, Polska Cerekiew, Reńska Wieś, Strzeleczki, Ujazd, Walce, Zdzieszowice teren gmin wyznacza granice wspólnego miejskiego obszaru funkcjonalnego. 3

2.2.1. Opis potrzeb: Wstępny zakres współpracy w ramach Partnerstwa Związek Międzygminny Czysty Region Kędzierzyn Koźle, określony w zgłoszeniu do udziału w projekcie predefiniowanym i zweryfikowany w trakcie wizyty w partnerstwie - zakłada m.in. realizację działań edukacyjno-informacyjnych dotyczących nowego systemu gospodarki odpadowej. Zgodnie z założeniami przyszłego systemu gospodarki odpadami komunalnymi, system będzie obsługiwał 15 gmin z 4 powiatów - obszar prawie 1 483 km², na którym zamieszkuje prawie 200 tys. osób i powstaje ponad 60 tys. ton odpadów. Przygotowanie i realizacja poszczególnych planowanych przez Związek działań w gospodarce odpadami stawia duże wyzwania, w tym finansowe. Koszty kampanii informacyjnej zaplanowane na lata 2013-2015 mają wynieść ponad 2 mln zł. W celu wypracowania profesjonalnych rozwiązań na etapie przygotowania dokumentacji aplikacyjnej do MRR nieodzowna jest konsultacja eksperta ds. edukacji ekologicznej, która obejmie m.in. oszacowanie kosztów dokumentów planowanych do wykonania w II etapie projektu (okres lipiec 2013 grudzień 2015) ze wsparciem środków grantu MRR. Ekspert ds. edukacji ekologicznej ma za zadanie wspomóc personel partnerstwa przygotowujący wniosek aplikacyjny do MRR w formie wizytacji na miejscu i pisemnych wniosków dotyczących działań edukacyjno-informacyjnych w zakresie, jaki jest niezbędny do zaplanowania i zabudżetowania przyszłych działań na obszarze Partnerstwa - do celów ww. aplikacji grantowej. 2.2.2. Szczegółowy zakres prac: Ekspert ds. edukacji ekologicznej wspomoże partnerstwo uczestniczące w projekcie w zakresie: - założeń powszechnej edukacji ekologicznej na temat zasad postępowania z odpadami na terenie Związku Międzygminnego zgodne z uwarunkowaniami nowego systemu wprowadzonego ustawą z 1 lipca 2011r., - nakreślenia planu działań niezbędnych dla prowadzenia powszechnej edukacji ekologicznej na temat zasad postępowania z odpadami w regionie, - wsparcia personelu partnerstwa w szacowaniu kosztów działań objętych analizą w układzie rodzajowym. Konkretnym produktem konsultacji, obok wiedzy przekazanej na miejscu personelowi partnerstwa, będzie przygotowanie krótkiego min. 2-stronicowego raportu z konsultacji w partnerstwie, zawierającego w formie skrótowej ww. wskazówki stanowiące wynik przedmiotowych konsultacji, szacowaną pracochłonność i niezbędny zakres rzeczowy do wykonania w docelowych opracowaniach oraz szacowany koszt, który będzie wykorzystany do konstrukcji budżetu wniosku aplikacyjnego o grant MRR. Kopia raportu będzie przekazana do zamawiającego jako rozliczenie wykonania pracy, wraz z fakturą. 2.2.3. Uwarunkowania logistyczno organizacyjne planowanych prac: Przyjmuje się, że wykonawca poświęci na wykonanie pracy 2 osobo-dni. Koszty wykonawcy muszą obejmować (a) wynagrodzenie za wykonaną usługę (konsultacje, opracowanie raportu) oraz (b) dojazd na miejsce i ew. noclegi. 4

Zakłada się, że wykonawca tego zadania, wyłoniony w niniejszym postępowaniu, wykona pracę w terminach uzgodnionych z przedstawicielem partnerstwa (imiennie wskazanym przez zamawiającego w umowie podpisanej z wykonawcą). Usługa musi zostać wykonana nie później niż do dnia 20 grudnia 2012r. II. Wymagania formalne wobec wykonawców Zainteresowani wykonawcy lub ich personel bezpośrednio wykonujący usługę - muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje merytoryczne (ekspert ds. edukacji ekologicznej wyższe wykształcenie) oraz udokumentowane praktyczne doświadczenie w wykonaniu co najmniej 3 podobnych rodzajowo usług, polegających przykładowo na: świadczeniu usług konsultacji czy doradztwa lub opracowaniu projektów, wniosków czy analiz w przedmiocie zapytania w okresie ostatnich pięciu lat. Ciężar wykazania spełnienia ww. wymogów leży po stronie wykonawcy. III. Wytyczne dla wykonawców dot. przygotowania treści oferty Oferta powinna zawierać poniższe informacje: 1. cenę usługi (wypełniony Formularz ofertowy składany indywidualnie dla każdego z wyżej wymienionych zadań nr 1 i/lub nr 2), obejmującą: (a) wynagrodzenie za pracę personelu (b) dojazd na miejsce i ew. noclegi. Ocenie będzie poddawana łączna cena części (a) i (b) odrębnie dla każdego zadania 2. Oświadczenie wskazujące, jakie powiązania kapitałowe lub osobowe łączą Wykonawcę z Zamawiającym (wzór załącznik nr 2 do formularza ofertowego) Załącznikami do oferty powinny być CV wykonawcy (lub personelu wykonawcy bezpośrednio wykonującego usługę) oraz w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej wyciąg z Centralnego Rejestru Działalności Gospodarczej, oraz dokumentacja poświadczającą wymagane kwalifikacje: posiadanie wskazanego przygotowania zawodowego oraz doświadczenia w świadczeniu ww. usług w formie listy wykonanych prac oraz referencji, protokołów odbioru prac, itp. IV. Zasady współpracy, które będą zawarte umowie 1. Usługa będzie realizowana na podstawie umowy pisemnej, opisującej wymogi zawarte w niniejszym zapytaniu ofertowym. 2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usług/i bezpośrednio przez osobę/y wymienioną/e w ofercie, które mogą się wykazać kwalifikacjami wymaganymi przez Zamawiającego. Zmiany tym zakresie wymagają pisemnej zgody Zamawiającego. V. Proces i kryteria wyboru Wykonawcy 1. Oferty będą najpierw poddane ocenie formalnej ze względu na (a) kompletność oferty oraz (b) potwierdzenie posiadania odpowiednich kwalifikacji i doświadczenia. W tym zakresie Zamawiający rezerwuje sobie prawo do sprawdzenia podanych informacji. 5

2. Zamawiający dokona porównania i wyboru najkorzystniejszej oferty dla każdej z indywidualnie złożonych przez Wykonawcę / Wykonawców części (zadań nr 1, 2). 3. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty spełniającej wyżej opisane warunki formalne będzie łączna cena z tytułu świadczonych usług w ramach poszczególnych zadań wzór formularza ofertowego załącznik nr 1. VI. Termin i miejsce złożenia oferty na realizację ww. usług Oferta powinna odpowiadać w pełni na zapytanie ofertowe, powinna określać Wykonawcę i personel bezpośrednio wykonujący pracę, oraz wskazywać osobę do kontaktu zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. Oferty prosimy przesyłać do 29 listopada 2012 godz. 15.00 na adres Biura ZMP podany poniżej (oferta może być przesłana listem, faksem lub e-mailem wraz z zeskanowanymi załącznikami i otrzymanie jej w każdej z tych form będzie liczone jako spełnienie warunku dotrzymania terminu złożenia oferty). Wykonawca wybrany w tym postępowaniu musi załączyć do dokumentacji przed podpisaniem umowy pisemną wersję oferty wraz z załącznikami, jeśli nie dostarczył jej wcześniej. Termin związania z ofertą: 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu oznaczonego na składanie ofert. Zamawiający może przedłużyć termin związania z ofertą o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż kolejne 30 dni. O fakcie tym Zamawiający powiadomi Wykonawców. Dane Zamawiającego do nadesłania ofert: Związek Miast Polskich, ul. Robocza 46A, 61-517 Poznań Fax (061) 633 50 50 email: biuro@zmp.poznan.pl Dodatkowych informacji na temat zapytania ofertowego udziela: Anna Nadolna (061) 633 50 61; e-mail: anna.nadolna@zmp.poznan.pl, Alicja Grenda (061) 633 50 55, e-mail: alicja.grenda@zmp.poznan.pl. Z poważaniem Data: 22 listopada 2012 Z-ca Dyrektora Biura ZMP podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania Zamawiającego 6

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Dotyczy części zamówienia (zadania) nr. * Nazwa oferenta /pieczęć FORMULARZ OFERTY Data:. Związek Miast Polskich ul. Robocza 46A 61-517 Poznań Nawiązując do zapytania ofertowego z dnia 22.11.2012 na wykonanie usług eksperta ds. edukacji ekologicznej, który udzieli konsultacji w tym zakresie dla następujących partnerstw: (zadanie 1) Międzygminny Związek Regionu Ciechanowskiego * (zadanie 2) Związek Międzygminny Czysty Region Kędzierzyn Koźle * * zaznaczyć właściwe zadanie/-a oferujemy wykonanie zamówienia - zgodnie z wymogami opisanymi w zapytaniu na następujących warunkach: Dane składającego ofertę (wykonawcy): 2.1. Pełna nazwa.... 2.2. Forma prawna... 2.3. NIP... 2.4. REGON... 2.5. dokładny adres: ul. miejscowość + kod pocztowy...... 2.6. województwo... 2.7. tel.... 2.8. faks... 2.9. email:... 2.10 nazwa banku i numer rachunku 2.11. nazwiska i imiona osób upoważnionych do podpisywania umowy o wykonanie zadania...... 2.12. osoba do kontaktu... 7

Formularz dotyczy Zadania nr. * Potwierdzam posiadanie niezbędnej wiedzy i umiejętności, oraz kompetencji i doświadczenia zawodowego niezbędnego do wykonania ww. prac zgodnie z warunkami opisanymi w zapytaniu ofertowym. Na potwierdzenie załączam (a) dokumenty dotyczące uprawnień zawodowych poświadczających wymagane kwalifikacje [kopie dyplomów, certyfikatów, uprawnień, itp.], oraz (b) tabelaryczne zestawienie wykonanych usług [tabelka: zakres rzeczowy wykonanej usługi, kiedy, dla kogo adres/kontakt do ew. weryfikacji] oraz inne dokumenty potwierdzające wykonywanie prac w zakresie objętym zapytaniem ofertowym. Jeżeli podmiot/osoba ubiegający się prowadzi działalność gospodarczą, niezbędne jest załączenie aktualnego wyciągu z Centralnego Rejestru Dział. Gospodarczej lub KRS (tj. max 3 miesiące od daty wystawienia z oświadczeniem, że treść odpowiada stanowi aktualnemu) 1. Cena usługi (przedmiot wyboru najkorzystniejszej oferty): Część (1) Wynagrodzenie: Cena brutto (wraz podatkiem VAT jeśli dotyczy).. zł za 1 osobo-dzień pracy Łączne wynagrodzenie brutto (wraz podatkiem VAT jeśli dotyczy w zależności od formy organizacyjno-prawnej) za wykonanie prac w zakresie zadania zł słownie:. Część (2) koszt przejazdów, ew. noclegu i wyżywienia w trakcie realizacji umowy Cena brutto (wraz z podatkiem VAT jeśli dotyczy, w zależności od formy organizacyjnoprawnej wykonawcy) zł słownie:. 2. Łączna cena wykonania zadania, biorąc pod uwagę koszt wynagrodzenia (cz.1) i koszty przejazdu oraz ew. noclegów i wyżywienia (cz.2),: Cena brutto (wraz z podatkiem VAT j.w.) zł słownie: *UWAGA: Dla każdej części zamówienia tj. zadań (1) i/lub (2) należy złożyć odrębny wypełniony formularz ofertowy. Załączniki zawierające kopie poświadczenia kwalifikacji oraz zestawienie wykonanych usług - mogą być wspólne Data:.... Podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania wykonawcy 8

Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Nazwa oferenta /pieczęć OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH POMIĘDZY PODMIOTEM SKŁADAJĄCYM OFERTĘ A ZAMAWIAJĄCYM - ZWIĄZKIEM MIAST POLSKICH W POZNANIU, ul. ROBOCZA 46A Niniejszym, zgodnie z wymogiem obowiązującym w Wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego ds. udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych, oświadczam, nie istnieją powiązania kapitałowe między naszą firmą a Zamawiającym, tj. Związkiem Miast Polskich z siedzibą w Poznaniu ul. Robocza 46A (kod pocztowy 61-517), NIP 778-10-05-845, ani nie mają miejsca moje powiązania osobowe z osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy (tj. Tomaszem Potkańskim, Alicją Grendą, Anną Wiktorczyk-Nadolną, Hanną Leki), w szczególności polegające na: a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki osobowej lub cywilnej b) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, stosunku powinowactwa lub pokrewieństwa w linii prostej, powinowactwa lub pokrewieństwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli Data:.... Podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania wykonawcy [członka zarządu, kierownika jednostki, itp.] 9

Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego Nazwa / pieczęć wykonawcy TABELARYCZNE ZESTAWIENIE WYKONANYCH USŁUG LUB ŚWIADCZONEJ PRACY DOKUMENTUJĄCE POSIADANIE PRAKTYCZNYCH DOŚWIADCZEŃ W ZAKRESIE EDUKACJI EKOLOGICZNEJ (w okresie ostatnich 5 lat) LP Zakres rzeczowy usługi / pracy Daty świadczenia usługi / pracy Nazwa instytucji, dla której była świadczona usługa / praca Stanowisko i dane kontaktowe (email, tel.) osoby w tej instytucji do celów ew. weryfikacji 1 2 3 4 5 6 Data:.... Podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania wykonawcy 10