AMW HOTELE Sp. z o.o. 03-310 Warszawa ul. św. Jacka Odrowąża 15 REGON 356882180, NIP 6762278406 Warszawa, dnia 24.08.2017r. ZAPYTANIE OFERTOWE AMW HOTELE Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (03-310), przy ul. św. Jacka Odrowąża 15, zwraca się z zapytaniem ofertowym na: Wykonanie kompleksowej dokumentacji projektowo-kosztorysowej remontu pokoi hotelowych oraz korytarzy na I i II piętrze w Hotelu Kopernik w Toruniu, przy ul. Wola Zamkowa 16 I. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest: 1. Wykonanie kompleksowej dokumentacji projektowo-kosztorysowej remontu pokoi hotelowych oraz korytarzy na I i II piętrze w Hotelu Kopernik w Toruniu, przy ul. Wola Zamkowa 16, wraz z uzyskaniem pozwoleń na wykonanie prac budowlanych, uzgodnień pod względem wymagań higienicznych, sanitarnych i przeciwpożarowych. Prace projektowe powinny obejmować między innymi: a. Remont I i II piętra hotelu w zakresie adaptacji wybranych pomieszczeń na cele administracyjne/socjalne oraz adaptację wybranych pomieszczeń na cele hotelowe (z czego część pomieszczeń z dostosowaniem dla potrzeb osób niepełnosprawnych) łącznie 35 pokoi + łazienki ogólnodostępne (9 pokoi + łazienki ogólnodostępne parter, 26 pokoi + łazienki ogólnodostępne piętro). Prace projektowe powinny zostać przewidziane z uwzględnieniem podziału lub scalenia niektórych pomieszczeń a także z zaplanowaniem nowych łazienek (w pokojach). Do zaprojektowanej aranżacji powinny zostać również dostosowane (funkcjonalnie) ogólnodostępne łazienki (parter). Prace projektowe powinny uwzględniać również wymianę drzwi w pomieszczeniach na I i II piętrze Hotelu na takie, które pozwolą na wyciszenie pomieszczeń oraz będą zgodne z przepisami w zakresie ppoż. We wszystkich remontowanych pomieszczeniach oraz na korytarzu I piętra należy przewidzieć wymianę wykładzin. Remont musi uwzględniać podniesienie kategorii pomieszczeń (objętych zakresem prac) do 3*, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. W takcie prac projektowych należy uwzględnić zalecenia opracowania pt. Ekspertyza techniczna stanu ochrony przeciwpożarowej budynku hotelu Kopernik w Toruniu przy ul. Wola Zamkowa 16. z lutego 2012r. b. Opracowanie aranżacji pomieszczeń w zależności od ich funkcji (z uwzględnieniem m. in. mebli). c. Dokumentacja powinna uwzględniać przebudowę/wymianę wewnętrznych instalacji w obrębie remontowanej części budynku, w taki sposób aby całość instalacji funkcjonowała bez zakłóceń/przerw oraz z wydajnością zapewniającą optymalne ich użytkowanie. 2. Opracowanie wniosku o pozwolenie na budowę oraz występowanie w imieniu zamawiającego przed organami administracji architektoniczno-budowlanej w postępowaniu o udzielenie pozwolenia na budowę celem uzyskania ostatecznej decyzji. 3. Pełnienie funkcji nadzoru autorskiego nad robotami budowlanymi realizowanymi na podstawie dokumentacji projektowo-kosztorysowej pokoi hotelowych oraz korytarzy na I i II piętrze w Hotelu Kopernik w Toruniu, przy ul. Wola Zamkowa 16.
Przed złożeniem oferty, konieczna będzie wizja lokalna w celu zaznajomienia się z sytuacją faktyczną oraz specyfiką obiektu. W sprawie ustalenia dogodnego terminu wizji prosimy o kontakt z Dyrekcją Hotelu Kopernik w Toruniu tel. 56 659 73 33. II. Terminy: 1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: Do 20 tygodni od dnia zawarcia umowy. 2. Minimalny termin ważności oferty: 1 miesiąc od daty otwarcia ofert. 3. Termin na zawarcie Umowy: Niezwłocznie, nie później niż 2 dni po dniu, w którym Oferent otrzyma podpisane przez Zamawiającego egzemplarze Umowy 4. Termin i sposób składania ofert : Wyłącznie za pośrednictwem platformy LOGINTRADE najpóźniej do dnia 06.09.2017r., do godziny: 16:00 5. Termin i sposób zadawania pytań: Wyłącznie za pośrednictwem platformy LOGINTRADE najpóźniej do dnia do dnia 01.09.2017r., do godziny 14:00 6. Termin i miejsce płatności: Poprawnie wystawioną fakturę wraz z protokołem odbioru należy przesłać do siedziby Spółki przy ul. św. Jacka Odrowąża 15, 03-310 Warszawa. Rozliczenie faktury nastąpi w terminie 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury wraz z podpisanym przez strony protokołem odbioru. III. Warunki udziału w postępowaniu: 1. Oferent musi znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 2. Oferent musi posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień (uprawnienia budowlane). Oferent musi posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 3. Oferent musi udzielić gwarancji i rękojmi na wykonaną pracę na okres 3 lat. 4. Oferent musi posiadać następujące doświadczenie: a) Wykonawca powinien wykazać się doświadczeniem polegającym na opracowaniu minimum 3 dokumentacji projektowo-kosztorysowych na budowę lub przebudowę, dotyczących budynków hotelowych lub podobnych, w ciągu ostatnich 5 lat. 5. Oferent musi udzielić zabezpieczenia należytego wykonania Umowy w wysokości 5% wartości Umowy. 6. Oferent musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC) w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę minimum 50.000,00 zł (suma ubezpieczenia) oraz oświadczyć, że niezwłocznie po podpisaniu Umowy zawrze i/lub przedstawi polisę OC z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę co najmniej odpowiadającą wartości Umowy. 7. Oferent musi gwarantować wymagany poziom jakości wykonania przedmiotu oferty poprzez posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowanie potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
8. Oferent musi oświadczyć, że zapoznał się z Zapytaniem Ofertowym, z rzeczowym zakresem całości zamówienia, w szczególności ze Specyfikacją i dokumentacją projektową, zapoznał się ze wzorem umowy i przyjmuje je bez zastrzeżeń. 9. Oferent musi oświadczyć, że wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby AMW HOTELE Sp. z o.o. 10. Oferent musi oświadczyć, że w przypadku wyboru jego oferty zobowiązuje się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez AMW HOTELE Sp. z o.o., o treści zgodnej z załączonym wzorem umowy, z którym Oferent się zapoznał i nie wnosi do jego treści zastrzeżeń. 11. Na potwierdzenie spełnienia powyższych warunków w pierwszym etapie postępowania, Oferent musi złożyć Oświadczenie wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu ofertowym. 12. Zamawiający może wezwać Oferenta, którego oferta została najwyżej oceniona lub Oferentów zakwalifikowanych do dalszej części postępowania, do złożenia w wyznaczonym terminie aktualnych na dzień złożenia oświadczeń, pełnomocnictw lub dokumentów potwierdzających spełnienie wymienionych powyżej warunków, w szczególności: a) kserokopie odpowiednich dokumentów wskazujących, że Oferent gwarantuje wymagany poziom jakości wykonania przedmiotu oferty (uprawnienia budowlane); b) referencje i rekomendacje; c) w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą - kserokopię aktualnego (wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu do składania ofert) odpisu z właściwego dla jednostki gospodarczej rejestru albo ewidencji w celu udokumentowania prawa do prowadzenia działalności gospodarczej oraz statusu jednostki; d) w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą - kserokopię aktualnych (wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu do składania ofert) zaświadczeń właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego) potwierdzających odpowiednio, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne; e) oryginał pełnomocnictwa - w sytuacji działania przez pełnomocnika; f) polisę OC z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę minimum 50.000,00 zł (suma ubezpieczenia). Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Oferent nie posiada wymaganych zdolności, jeśli zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Oferenta w inne przedsięwzięcia gospodarcze Oferenta może mieć wpływ na realizację zamówienia. IV. Kryteria oceny ofert: 1. Cena: 70 % (C) 2. Termin wykonania: 30 % (T) Sposób wyliczenia punktów w kryterium Ceny (C): C = Cmin*70/Co gdzie: C ilość punktów uzyskanych w kryterium Cena
Cmin - najniższa cena ze wszystkich ofert Co - cena analizowanej oferty 70 - waga kryterium Cena Sposób wyliczenia punktów w kryterium Termin wykonania (T): T = Tmin*30/Co gdzie: T ilość punktów uzyskanych w kryterium Termin wykonania Tmin Najkrótszy termin ze wszystkich oferowanych To Termin wykonania analizowanej oferty 30 - waga kryterium Termin wykonania Punkty przyznane w poszczególnych kryteriach będą zaokrąglone do 2 miejsc po przecinku. V. Termin i miejsce składania ofert: 1. Ofertę sporządzoną na podstawie Formularza Oferty wraz z: a. Oświadczeniem wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu ofertowym, b. wykazem pełnionych funkcji, potwierdzającym posiadanie wymaganego doświadczenia, należy złożyć za pośrednictwem platformy zakupowej Zamawiającego w nieprzekraczalnym terminie do dnia 06.09.2017 r., godz. 16:00. 2. Otwarcie ofert nastąpi w terminie do 7 dni od daty składania ofert. 3. Po wpłynięciu ofert Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranymi Wykonawcami lub przeprowadzenia aukcji za pośrednictwem Platformy Zakupowej Zamawiającego. VI. Warunki sporządzania ofert 1. Oferta musi być podpisana przez osobę uprawnioną do działania w imieniu oferenta, która powinna przedłożyć odpowiedni dokument potwierdzający jej uprawnienie do działania w imieniu i na rzecz oferenta na żądanie Zamawiającego. 2. Ofertę należy sporządzić na Formularzu Oferty, który stanowi załącznik do niniejszego Zapytania Ofertowego. 3. Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia należy podać jako cenę netto z wyszczególnieniem cen jednostkowych za poszczególne pozycje (kosztorys). Cena podana w ofercie powinna zawierać wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, ze względu na cel, jakiemu ma służyć oraz przy uwzględnieniu wszystkich obowiązków ujętych w Specyfikacji. Wszelkie wartości kwotowe należy podać do dwóch miejsc po przecinku. 4. Minimalny termin ważności oferty wynosi 1 miesiąc od daty otwarcia ofert. 5. Postępowanie przeprowadzone będzie zgodnie z K.C. AMW HOTELE Sp. z o.o. w Warszawie zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert, odstąpienia od postępowania, jak również unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Spółka zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany Ogłoszenia lub Zapytania Ofertowego oraz Specyfikacji. Spółka zastrzega sobie prawo do odpowiedzi jedynie na te oferty, które są zgodnie z jej oczekiwaniami.
6. Oferent nie może samodzielnie wprowadzać zmian do Zapytania ofertowego. Ewentualne błędy ujawnione w udostępnionej dokumentacji itp., Oferent winien zgłosić AMW HOTELE Sp. z o.o. w Warszawie przed terminem składania ofert. 7. W przypadku, gdy Oferent złożył swoją ofertę w przedmiotowym postępowaniu, a Zamawiający dokonał zmiany warunków postępowania, Oferent będzie zobowiązany do ponownego złożenia oferty z uwzględnieniem nowych warunków. 8. Do oferty należy załączyć: a. Oświadczenie wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu ofertowym; b. Wykaz pełnionych funkcji, potwierdzający posiadanie wymaganego doświadczenia. c. Wykaz wykonanych usług, w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. d. wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami; e. oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; VII. Udzielanie wyjaśnień do zapytania ofertowego: 1. Zamawiający będzie miał obowiązek udzielenia wyjaśnień do treści Zapytania ofertowego, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynie do dnia 01.09.2017r. do godz. 14:00. 2. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje do wiadomości wszystkich Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu, bez wskazania autora pytania. 3. Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert może zmienić treść Zapytania oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie informuje Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu. 4. Wszystkie wyjaśnienia będą składane za pośrednictwem Platformy Zakupowej Zamawiającego. VIII. Warunki przyjęcia oferty oraz zawarcia umowy: 1. Zamawiający dokona analizy i oceny złożonych ofert według kryteriów ustalonych w niniejszym zapytaniu. Po dokonaniu oceny złożonych ofert, Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej i wystosuje zaproszenie do zawarcia umowy. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranymi Oferentami lub przeprowadzenia aukcji za pośrednictwem Platformy Zakupowej Zamawiającego. Negocjacje/aukcje mają charakter poufny i są prowadzone w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie Oferentów. Po zakończeniu negocjacji/aukcji Zamawiający może doprecyzować lub uzupełnić Specyfikację wyłącznie w zakresie, w jakim była ona przedmiotem negocjacji/aukcji. Zamawiający zaprasza oferentów, z którymi prowadził negocjacje/aukcje, do składania dodatkowych ofert, przekazując im zmienioną Specyfikację. Oferenci, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane
w złożonych ofertach, chyba że w wyniku negocjacji/aukcji Zamawiający rozszerzył przedmiot zamówienia. 3. Zamawiający informuje, że warunkiem zawarcia umowy z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę w niniejszym postępowaniu jest uzyskanie przez Zamawiającego zgody odpowiednich organów na zawarcie umowy (zgoda korporacyjna). 4. Zamawiający informuje, że umowa zawarta będzie według projektu umowy stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania. IX. Warunki płatności: Termin płatności faktury: 21 dni od daty złożenia w siedzibie Spółki poprawnie wystawionej faktury wraz z odpowiednim dokumentem potwierdzającym wykonaną w danym okresie usługę (raport z wykonanych czynności, protokół odbioru prac, itp.). X. Informacje dotyczące Platformy zakupowej Zamawiającego: 1. Adres Operatora Platformy zakupowej Zamawiającego: https://amwhotele.logintrade.net 2. W sprawach technicznych i organizacyjnych związanych z Platformą zakupową, można kontaktować się w godzinach 8-16 pod poniższymi numerami telefonów: 71 787-35-34; 71 787-37-27; 71 787-37-57 XI. Wykaz załączników: a. Załącznik nr 1 - Specyfikacja, b. Załącznik nr 2 - Wzór Umowy, c. Załącznik nr 3 - Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, d. Załącznik nr 4 - Formularz oferty, e. Załącznik nr 5 - Wykaz wykonanych zamówień f. Załącznik nr 6 - Wykaz osób, g. Załącznik nr 7 Rysunki części obiektu (w formacie DWG). h. Załącznik nr 8 Ekspertyza z zakresu ochrony ppoż.