Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I WYMAGAŃ STAWIANYCH WYKONAWCOM 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa transportowo-przeprowadzkowa wyposażenia Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie (zwana dalej Usługą ). 2. Zakres Usługi obejmuje w szczególności przenoszenie, załadunek, transport, rozładunek, wnoszenie rzeczy oraz przedmiotów do docelowych pomieszczeń i ustawianie ich w docelowych miejscach, zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego. Na przenoszone mienie składa się przede wszystkim: 1) sprzęt biurowy, tj. komputery, monitory, klawiatury, drukarki, niszczarki, aparaty telefoniczne, faksy itp.; 2) wyposażenie meblowe oraz pozostałe wyposażenie stanowiące część majątku pomocniczego; 3) dokumentacja papierowa stanowiąca wyposażenie szaf, nadstawek i innych przenoszonych mebli; 4) sprzęt RTV, AGD i inny sprzęt elektryczny; 5) pozostałe wyposażenie wyżej niewymienione. 3. Szczegółowy wykaz wyposażenia objętego Usługą zawiera Tabela nr 1. Ilość wskazanego wyposażenia może ulec zmianie do czasu wykonania Usługi. Zakres tolerancji wynosi 10%. 4. Usługa będzie realizowana w trzech etapach: 1) I etap: 25.08.2017 r. 26.08.2017 r. w następujących godzinach: 2) II etap: 01.09.2017 r. 02.09.2017 r. w następujących godzinach: 3) III etap: 08.09.2017 r. 10.09.2017 r. w następujących godzinach: c) niedziela, w godz. 8-21. Zamawiający zastrzega sobie prawo zlecenia rozpoczęcia Usługi przed godz. 16 w piątek. 5. W najbliższy poniedziałek, następujący po I i III etapie prac, Wykonawca zapewni od godz. 8.00 zespół minimum czterech pracowników do pomocy przy montażu rozmontowanych mebli oraz odpowiedniego ustawienia przenoszonego wyposażenia w docelowych pomieszczeniach zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego. 6. Zamawiający uprawniony jest do wskazania innego terminu realizacji zamówienia, nie późniejszego niż 30 września 2017 r., o czym poinformuje Wykonawcę na co najmniej 5 dni przed planowanym rozpoczęciem każdego etapu. Nowo wskazany termin wykonania zamówienia nie przekroczy łącznej liczy godzin wynikającej z harmonogramu określonego w pkt. 4. 7. Usługa objęta Umową realizowana będzie pomiędzy budynkami położonymi na obszarze dzielnicy Praga Północ m.st. Warszawy: Etap przeprowadzki Dotychczasowa lokalizacja Docelowa lokalizacja Brechta 3 I Floriańska 10 Jagiellońska 36 II Jagiellońska 36 Brechta 3 III Jagiellońska 36 Brechta 3 Strona 1 z 5
8. Opis budynków, w których realizowana będzie Usługa: 1) budynek położony przy ul. Floriańskiej 10: - budynek dwupiętrowy (Usługa realizowana będzie na parterze, półpiętrze i II piętrze budynku); - brak windy; - jedna klatka schodowa; - rozładunek od strony ul. Floriańskiej. 2) budynek położony przy ul. Brechta 3: - budynek sześciopiętrowy (Usługa realizowana będzie na II, IV i V piętrze budynku); - dwie windy; - załadunek i rozładunek od strony ul. Brechta. 3) budynek położony przy ul. Jagiellońskiej 36: - budynek sześciopiętrowy (Usługa realizowana będzie na parterze, I, III, IV, V i VI piętrze budynku); - jedna winda; - załadunek od strony ul. Jagiellońskiej. 9. Wykonawca musi liczyć się z faktem, że w budynku wyposażonym w windę może wystąpić czasowe jej wyłączenie z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, co nie będzie powodować wstrzymania wykonywania Usługi. 10. Wykonawca będzie świadczyć Usługę biorąc odpowiedzialność za powierzone mienie, z zachowaniem należytej staranności w celu dokonania sprawnej, całościowej i terminowej relokacji mienia. 11. W celu realizacji zadania Wykonawca będzie w szczególności zobowiązany: 1) zapewnić transport dokumentacji oraz wszystkich elementów wyposażenia pomieszczeń, rozmieszczenie i ustawienie mebli oraz pozostałych elementów wyposażenia pomieszczeń w nowym miejscu zgodnie z oznaczeniem i instrukcjami Zamawiającego; 2) dostarczyć wszelkie niezbędne materiały do pakowania, jak np. kartony, taśmy klejące, folię bąbelkową, w ilościach niezbędnych do spakowania całego przenoszonego wyposażenia; 3) zabezpieczyć transportowane mienie na czas transportu przy użyciu kartonów, styropianu, folii bąbelkowej, folii stretch i koców przemysłowych; 4) zapewnić pomoc w demontażu oraz montażu mebli i innych stałych elementów zabudowy, jeśli będzie to konieczne; 5) zapewnić odpowiednią do zakresu zlecenia i terminu jego wykonania liczbę osób, narzędzi (wózków, platform transportowych itp.) oraz środków transportu niezbędnych do sprawnego i efektywnego wykonania Usługi w terminie wskazanym przez Zamawiającego, nie dopuszczając do powstania tzw. "przestojów"; 6) zabezpieczyć ciągi komunikacyjne, ściany, podłogi, drzwi, windy przed zniszczeniem lub uszkodzeniem w trakcie przeprowadzki. 12. Pakowanie zawartości szaf, biurek i innego wyposażenia w dostarczone przez Wykonawcę kartony i inne opakowania będzie wykonywane we własnym zakresie przez Zamawiającego. 13. Wykonawca zapewni koordynatora usługi przeprowadzki mającego doświadczenie logistyczne i predyspozycje do kierowania zespołem ludzi, który ściśle będzie współpracował z osobami odpowiedzialnymi ze strony Zamawiającego. Zamawiający wymagać będzie, aby co najmniej na 5 dni przed terminem przeprowadzki, Koordynator ze strony Wykonawcy przeprowadził wizję lokalną w miejscu świadczenia usługi, w celu podjęcia koniecznych przygotowań logistycznych. Strona 2 z 5
14. Informacje dodatkowe określające szczegółowe warunki realizacji przedmiotu zamówienia: 1) każdy pracownik Wykonawcy podczas wykonywania pracy zobowiązany jest do przestrzegania zasad i przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz p.poż.; 2) Wykonawca wyposaży swoich pracowników w czasie wykonywania prac i pobytu na terenie budynku w ubiór z widocznym oznaczeniem firmy Wykonawcy; 3) podczas realizacji Usługi stale obecny będzie koordynator ze strony Wykonawcy; 4) Wykonawca zastosuje się do wszelkich instrukcji Zamawiającego, a także do postanowień obowiązujących regulaminów, procedur i podobnych aktów związanych z przebywaniem i poruszaniem się po terenie budynku; 5) do transportu i przenoszenia rzeczy wewnątrz budynków, wskazane jest użycie takich środków transportu, które nie powodują zniszczenia bądź uszkodzenia podłoża; niedopuszczalne jest przesuwanie ciężkich rzeczy po podłodze, co może doprowadzić do uszkodzenia mienia lub podłoża; 6) Wykonawca naprawi wszelkie szkody powstałe w czasie wykonywania Usługi, zarówno w pomieszczeniach jak i na przenoszonym mieniu; 7) nadzór nad załadowywanym bądź rozładowywanym samochodem należy do obowiązków Wykonawcy; niedopuszczalne jest pozostawienie załadowanego samochodu bez dozoru; 8) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia w tym: organizacji i utrzymania zaplecza dla potrzeb realizacji przedmiotu zamówienia, transportu materiałów i urządzeń do bezpośredniego miejsca wykonywania prac; 9) wykonywanie robót może zostać wstrzymane przez Zamawiającego z przyczyn niezależnych od Zamawiającego. Zamawiający może przedłużyć planowany termin zakończenia prac, w przypadku wstrzymania wykonywania prac z przyczyn niezależnych od Wykonawcy. Tabela 1. ETAP I Wyposażenie planowane do przeniesienia z I piętra z II piętra Jagiellońska 36 Brechta 3 Dokumentacja papierowa stanowiąca wyposażenie szaf, nadstawek i innych przenoszonych mebli Meble pracownicze Biurka pracownicze 13 6 Biurka pomocnicze 6 - Krzesła obrotowe 14 5 Krzesła konferencyjne 23 10 Krzesła składane 7 - Stoliki okolicznościowe 5 2 Szafa aktowa trzypoziomowa 1 - Szafy aktowe pięciopoziomowe 15 11 Szafy aktowe sześciopoziomowe 3 - Szafy ubraniowe - 1 Nadstawki dwupoziomowe na szafy 4 9 Kontenerki 16 8 Wieszaki 7 5 Szafa metalowa dwudrzwiowa - 1 Sprzęt biurowy i inne urządzenia elektryczne Zestawy komputerowe (komputer, monitor, klawiatura, mysz) 13 4 Strona 3 z 5
Drukarki 4 3 Urządzenie wielofunkcyjne A4 2 1 Urządzenia wielofunkcyjne A3 2 - Niszczarki 3 2 Laptopy 1 3 Telefony 12 7 Faksy - 1 Lodówki 2 - Kuchenki mikrofalowe 2 - Ekspres do kawy 1 - Czajnik elektryczny - 1 Wentylatory przenośne - 4 Lampki biurowe 2 6 Pozostałe wyposażenie Kosze na śmieci 12 6 Tablice korkowe 11 6 Tablica flipchart 5 - Bindownica 1 - Obraz wym. 80x100 cm 1 2 Lustro w ramie - 1 Regał metalowy rozkładany 90x80 cm czteropoziomowy 2 - ETAP II i III Wyposażenie planowane do przeniesienia z parteru z I piętra z III piętra z IV piętra z V piętra z VI piętra Dokumentacja papierowa stanowiąca wyposażenie szaf, nadstawek i innych przenoszonych mebli Meble pracownicze Biurka pracownicze 5 9 7 26 8 5 Biurka pomocnicze z kontenerkiem 2-3 - - - Biurka pomocnicze bez kontenerka - 8 3 13 7 4 Krzesła obrotowe 5 10 6 26 10 6 Krzesła konferencyjne 4 10 7 33 6 8 Stoły konferencyjne składane - - - 3 2 2 Stoliki okolicznościowe 2-3 2 3 2 Szafy aktowe trzypoziomowe 1-1 - 1 - Szafy aktowe pięciopoziomowe 3 15 7 41 12 16 Szafy aktowe sześciopoziomowe 1 - - 15 2 6 Regał aktowy pięcipoziomowy - - - 2 4 - Szafy ubraniowe - - 1-2 - Nadstawki dwupoziomowe na szafy - 1-26 1 3 Szafy na mapy pięciopoziomowe (80x70x188 cm) - 4 - - - - Szafa metalowa dwudrzwiowa - 5 1 1 2 - Szafa metalowa kartotekowa (77x128x63 cm) - - - - 1 - Kontenerki 5 15 6 29 13 5 Wieszaki 2 5 3 13 5 4 Taborety - - - 1 3 2 Strona 4 z 5
Meble gabinetowe Biurka pracownicze - - - - 3 - Biurka pomocnicze - - - - 4 - Fotele gabinetowe - - 1-3 - Krzesła konferencyjne - - - - 17 - Stół konferencyjny - - - - 3 - Szafa aktowa trzypoziomowa - - - - 1 - Szafa aktowa pięciopoziomowa - - - - 1 - Regał pięciopoziomowy - - - - 1 - Szafy ubraniowe - - - - 3 - Komody z lodówkami - 1 - - 3 - Witryny - - - - 4 - Kontenerki - - - - 3 - Sprzęt biurowy i inne urządzenia elektryczne Zestawy komputerowe (komputer, monitor, klawiatura, mysz) 4 9 6 22 12 3 Drukarki 2 6 2 13 5 2 Urządzenie wielofunkcyjne A4-1 - - 1 1 Urządzenia wielofunkcyjne A3 - - - - 1 - Niszczarki - 1 1 3 4 1 Telefony 4 10 6 22 11 3 Telefaksy - - - - 1 - Drukarki etykiet - - - - 2 - Skaner - - - 3 2 - Lodówka - 1 1 1 1 - Kuchenka mikrofalowa - 1 1 1 1 1 Wentylator przenośny 1 - - - - - Lampki biurowe - 1 2 17 2 1 Pozostałe wyposażenie Apteczki - - - - 1 - Kosze na śmieci 3 11 6 21 12 5 Tablice korkowe 1 11 4 20 3 2 Tablica flipchart - - 1 3 1 - Bindownica - - - - 1 - Gilotyna - - - 1 - - Drabina - - - 1 - - Mapy w ramach 100x100 cm - 5 - - 1 1 Mapa w ramie 200x200 cm - 3-16 3 2 Tablica suchościeralna - - - - 1 - Obrazy w przeszklonej ramie - - - - 12 - Regał metalowy rozkładany 120x50 cm pięciopoziomowy - - - - - 3 Regał metalowy rozkładany 90x30 cm sześciopoziomowy - - - - - 5 UWAGA: Zamawiający ma prawo dokonywania zmian w zakresie przenoszonego wyposażenia pomiędzy poszczególnymi etapami. Strona 5 z 5